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1.較強(qiáng)的禮貌性
在國(guó)際間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)貿(mào)易中,難免會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)糾紛和摩擦的情況,所以,要想有效的處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),減少貿(mào)易糾紛和摩擦,就應(yīng)該要對(duì)此類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行禮貌性的處理。因此,相關(guān)部門(mén)在寫(xiě)外貿(mào)英語(yǔ)函電的時(shí)候,無(wú)論是要表達(dá)何種的意見(jiàn),都要注意好自己書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的語(yǔ)氣,不管是要向?qū)Ψ剿髻r、抱怨還是拒絕接受對(duì)方的某種觀念,都要采用禮貌性的語(yǔ)言,注意語(yǔ)氣的溫和性。同時(shí),書(shū)信的措辭一定要心平氣和、力求表達(dá)客氣的態(tài)度,語(yǔ)氣要盡量委婉,要盡可能的減少在書(shū)信中使用帶有直接命令性的語(yǔ)言。只有這樣,才能保證寫(xiě)出的書(shū)信既能夠充分的將自己的觀念表達(dá)出來(lái),還可以通過(guò)溫和的語(yǔ)言表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方人格的尊重與利益的關(guān)系。對(duì)此,可以采用以下幾種句式:一是,采用被動(dòng)式的語(yǔ)句。在對(duì)同一件事進(jìn)行敘述時(shí),不同的語(yǔ)氣會(huì)表達(dá)出不同的感覺(jué),如果使用主動(dòng)式的語(yǔ)句,會(huì)讓對(duì)方有一種被譴責(zé)的感覺(jué);但是如果使用被動(dòng)式的語(yǔ)句,則可以起到緩和語(yǔ)氣的作用,讓對(duì)方能夠有被尊重的感覺(jué)。二是,使用肯定式的語(yǔ)句。在對(duì)同一件事進(jìn)行敘述時(shí),如果過(guò)多的出現(xiàn)帶有否定性的詞語(yǔ),則會(huì)讓對(duì)方有不愉快的感覺(jué);但是如果將其改為肯定式的語(yǔ)氣,則會(huì)很容易的讓對(duì)方感覺(jué)到好感。三是,采用過(guò)去時(shí)與進(jìn)行時(shí)的英語(yǔ)語(yǔ)法。在英語(yǔ)中,有一些詞語(yǔ)是可以用來(lái)表示人的態(tài)度的,例如,hope,want,wonder,think等此類(lèi)的單詞。這些單詞的過(guò)去時(shí)具有試探的態(tài)度,可以將寫(xiě)作者的建議、勸告等于語(yǔ)言行為表達(dá)出來(lái),其表達(dá)方式比現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)更加委婉。并且,此類(lèi)成語(yǔ)的進(jìn)行時(shí)能夠也具有委婉表達(dá)態(tài)度的性質(zhì),其表達(dá)方式比一般進(jìn)行時(shí)更加的客氣。
2.采用準(zhǔn)確平實(shí)的表達(dá)方法
在對(duì)外貿(mào)英語(yǔ)函電進(jìn)行書(shū)寫(xiě)時(shí),人們往往會(huì)使用可以明確表達(dá)個(gè)人態(tài)度、語(yǔ)句通順流暢、邏輯關(guān)系明朗的方法來(lái)表達(dá),例如,inorderto,asaresult等類(lèi)型的詞語(yǔ)來(lái)表達(dá)上下文之間的邏輯關(guān)系。同時(shí),人們?cè)跁?shū)寫(xiě)此類(lèi)函電時(shí),對(duì)語(yǔ)言的簡(jiǎn)潔性也十分的注意,特別是在發(fā)送傳真時(shí)。這樣,一些比較常用的概念就會(huì)經(jīng)常被書(shū)寫(xiě)者利用詞組的形式來(lái)表現(xiàn),從而明確的表達(dá)出自己的觀念,例如cashwithorder,primaryindustry等類(lèi)型的詞組。此外,外貿(mào)英語(yǔ)函電具有的準(zhǔn)確平實(shí)的表發(fā)方法的特點(diǎn),在其用詞的正確性方面也有著明顯的體現(xiàn)。因?yàn)椋赓Q(mào)英語(yǔ)函電的主要作用是傳遞商業(yè)上的信息,將商務(wù)的事實(shí)全面的陳述出來(lái),并且與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)。所以,在書(shū)寫(xiě)函電時(shí)一定要注意詞語(yǔ)的選擇,盡可能的少使用那些十分華麗的辭藻,應(yīng)該選擇十分正規(guī)、具有較強(qiáng)表現(xiàn)力的法律性詞語(yǔ)。
3.具有行業(yè)性特點(diǎn)
與其他類(lèi)型英語(yǔ)相比,外貿(mào)英語(yǔ)函電帶有一種獨(dú)特性的行業(yè)性質(zhì),很多用于函電書(shū)寫(xiě)的日常英語(yǔ)詞語(yǔ)都會(huì)在函電中被賦予新的意義。因此,要想對(duì)函電中運(yùn)用的英語(yǔ)的意義和含義有一個(gè)充分全面的了解,其研究者則必須要具備商務(wù)理論和實(shí)務(wù)兩方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。相對(duì)于用于其他領(lǐng)域中的英語(yǔ),外貿(mào)函電英語(yǔ)在書(shū)寫(xiě)時(shí)的幾個(gè)詞匯的特點(diǎn)是與普通英語(yǔ)不相同的,例如,order的意思不是“命令”而是“訂單”;offer的意思不是“提供”,而是“報(bào)盤(pán)”;againsrt的意思不是“反對(duì)”,而是“用什么東西來(lái)交換”。面對(duì)此種情況,要想深入的理解函電中每個(gè)英文單詞的具體含義,不能只是單純的更改詞匯在普通英語(yǔ)語(yǔ)境中的意思,而是要將其與函電所要表示的內(nèi)容以及商務(wù)實(shí)務(wù)相結(jié)合,從而充分掌握其內(nèi)涵。
二、外貿(mào)英語(yǔ)函電的應(yīng)用
伴隨信息、多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,人類(lèi)社會(huì)也邁入了信息時(shí)代。在二十一世紀(jì),人們已經(jīng)逐漸的棄掉了信函在業(yè)務(wù)溝通中占據(jù)的主導(dǎo)地位,互聯(lián)網(wǎng)、傳真、電子郵件等傳播速度快、成本低等新型交流方式成為了當(dāng)今時(shí)代信息傳播的主流技術(shù)。雖然當(dāng)今時(shí)代,新型通信手段占據(jù)了當(dāng)前信息傳播的主導(dǎo)地位,但是從信息的傳播內(nèi)容和傳播形式方面來(lái)看,無(wú)論是信息的基本格式,還是其表達(dá)的內(nèi)容和方式,都沒(méi)有發(fā)生根本上的變化。由此可以看出,信息時(shí)代只是將信函式的信息傳播手段變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)式的傳播方式,國(guó)際貿(mào)易的業(yè)務(wù)交流也隨之變得更加便利。特別是電商的出現(xiàn)和發(fā)展,更是為我國(guó)的進(jìn)出口貿(mào)易提供了便捷的交易渠道,使得經(jīng)濟(jì)一體化的世界經(jīng)濟(jì)格局逐漸形成。伴隨這一經(jīng)濟(jì)格局的出現(xiàn),國(guó)際間的商務(wù)貿(mào)易合作也愈發(fā)的強(qiáng)烈起來(lái),自我國(guó)進(jìn)入世貿(mào)組織后,我國(guó)企業(yè)同其他成員國(guó)之間的商業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)也逐漸增多。作為當(dāng)今社會(huì)國(guó)際間貿(mào)易交流的重要手段,外貿(mào)英語(yǔ)函電的社會(huì)地位也隨著國(guó)際間貿(mào)易的發(fā)展而不斷的提升,并逐漸成為國(guó)際間商務(wù)貿(mào)易交流的重要組成內(nèi)容,在貫穿于商務(wù)貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。無(wú)論企業(yè)間建立良好的業(yè)務(wù)交流關(guān)系、達(dá)成交易,還是對(duì)合同的執(zhí)行以及在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的矛盾和糾紛,都需要利用函電來(lái)溝通和解決,這也使得國(guó)際貿(mào)易被稱(chēng)為單據(jù)貿(mào)易。另外,國(guó)際貿(mào)易在對(duì)實(shí)務(wù)進(jìn)行操作時(shí),其字各個(gè)貿(mào)易環(huán)節(jié)中進(jìn)行的函電交往,都是其商務(wù)交流重要的法律依據(jù),當(dāng)出現(xiàn)貿(mào)易糾紛時(shí),這些函電內(nèi)容將成為解決糾紛的關(guān)鍵點(diǎn),會(huì)對(duì)糾紛的結(jié)果產(chǎn)生重要的影響。
三、結(jié)語(yǔ)
(1)以英語(yǔ)為外貿(mào)交流媒介。商務(wù)英語(yǔ)函電是以英語(yǔ)為交流媒介進(jìn)行外貿(mào)信息傳遞一種商務(wù)信函。在外貿(mào)活動(dòng)中所使用的英語(yǔ)語(yǔ)言表達(dá)既正式又言簡(jiǎn)意賅,既專(zhuān)業(yè)又得體。
(2)與國(guó)際貿(mào)易息息相關(guān)。商務(wù)英語(yǔ)函電與國(guó)際貿(mào)易、國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)課程等緊密相聯(lián),而且在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中的詢(xún)盤(pán)、報(bào)盤(pán)、還盤(pán)、下單、簽訂合同、貨物運(yùn)輸?shù)缺粡V泛地運(yùn)用。所以一個(gè)合格的國(guó)際貿(mào)易從業(yè)人員應(yīng)該系統(tǒng)扎實(shí)地掌握國(guó)際貿(mào)易的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
商務(wù)英語(yǔ)函電在外貿(mào)活動(dòng)中的問(wèn)題和解決方法
近年來(lái),隨著我國(guó)與世界各國(guó)貿(mào)易活動(dòng)日漸頻繁和復(fù)雜,外經(jīng)貿(mào)人才實(shí)現(xiàn)有效業(yè)務(wù)溝通的實(shí)際能力已成為許多外貿(mào)企業(yè)考查職員和招聘新人的標(biāo)準(zhǔn)之一。以下筆者結(jié)合自身的外貿(mào)實(shí)踐活動(dòng)對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方法作了如下歸納:
(1)外貿(mào)業(yè)務(wù)工作中常存在的問(wèn)題
1)預(yù)算與實(shí)際相差較大。做貿(mào)易前一定要計(jì)算好一切費(fèi)用,選好貿(mào)易術(shù)語(yǔ),最后再簽定合同。但如果是剛接觸外貿(mào)行業(yè),很容易在還沒(méi)有調(diào)查進(jìn)口商所在地市場(chǎng)的情況下,就先去工廠進(jìn)貨了。如果工廠角色也沒(méi)有做好預(yù)算,草草就簽訂了合同,那么可能出口商和工廠都會(huì)虧損。2)填單信息錯(cuò)誤。對(duì)于外貿(mào)業(yè)務(wù)新手,剛開(kāi)始由于沒(méi)有接觸過(guò)各種單據(jù),所以在填單據(jù)的時(shí)候會(huì)感覺(jué)很麻煩。再加上好多單據(jù)也有相同的部分,如果沒(méi)有掌握各種單據(jù)的填寫(xiě)方法,容易在制單中出現(xiàn)疏漏。等得到訂單之后,才發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)單與客戶(hù)感興趣的產(chǎn)品訂單有出入,達(dá)不到客戶(hù)的要求,量小的話(huà),客戶(hù)會(huì)直接扣款。量大的話(huà),客戶(hù)會(huì)全部將貨物退回來(lái)。最終由于制單引起的問(wèn)題,所有的一切費(fèi)用和損失都將由賣(mài)方自己承擔(dān)。3)產(chǎn)品的驗(yàn)貨與出貨問(wèn)題。在大貨快要完成的時(shí)候,有些客戶(hù)需要驗(yàn)貨。有的是驗(yàn)尾期,有的是中期和尾期都要驗(yàn)。驗(yàn)貨人員都會(huì)很仔細(xì)、很專(zhuān)業(yè),任何一個(gè)小問(wèn)題都會(huì)挑出來(lái),很多都是大貨的時(shí)候外貿(mào)業(yè)務(wù)員說(shuō)的問(wèn)題他們都還會(huì)再犯,以致驗(yàn)貨不通過(guò),然后拿回去返工,再申請(qǐng)驗(yàn)貨,直到驗(yàn)貨通過(guò)為止才能出貨,但是這期間的時(shí)間絕對(duì)不能超過(guò)出貨的時(shí)間,所以說(shuō)有些時(shí)候碰到很多在驗(yàn)貨時(shí)發(fā)現(xiàn)的生產(chǎn)問(wèn)題,驗(yàn)貨一直不通過(guò)的話(huà)也會(huì)很棘手,因?yàn)榈綍r(shí)出貨都是問(wèn)題,出不了貨的話(huà),就要被扣款。
(2)解決方法
1)專(zhuān)業(yè)知識(shí)要過(guò)硬。商務(wù)英語(yǔ)函電的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是外貿(mào)業(yè)務(wù)人員從事外貿(mào)工作的必備基礎(chǔ),再加上外貿(mào)工作的高風(fēng)險(xiǎn),這就迫切要求外貿(mào)工作者必須熟練地掌握好商務(wù)英語(yǔ)函電專(zhuān)業(yè)知識(shí)。在打好外貿(mào)業(yè)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上,通過(guò)不斷強(qiáng)化實(shí)踐練習(xí)來(lái)提高學(xué)生的動(dòng)手操作能力。
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