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    畢業(yè)生檔案管理辦法精選(九篇)

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    畢業(yè)生檔案管理辦法

    第1篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    關(guān)鍵詞:“學(xué)生類”檔案;高校;數(shù)字化

    隨著教育部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式施行,學(xué)生檔案被納入到高校檔案歸檔范圍,把學(xué)生檔案與其他門類的檔案并列成為高校檔案的組成部分,形成高校檔案第十一大類――“學(xué)生類”檔案。高校“學(xué)生類”檔案能夠真實反映和記錄每個學(xué)生在校期間的活動情況,有利于保證人事檔案齊全完整,并可在一定程度上防止人事檔案的弄虛作假行為。同時,“學(xué)生類”檔案的歸檔也能更好地滿足學(xué)生在上學(xué)、就業(yè)和出國等活動時的查檔需求。應(yīng)該說,在高校檔案中增設(shè)“學(xué)生類”檔案,是高校檔案管理實踐中的一個積極探索,對今后高校檔案工作的發(fā)展具有重要意義。

    在高校檔案管理正朝數(shù)字化方向邁進的大趨勢下,開發(fā)數(shù)字化“學(xué)生類”檔案信息管理系統(tǒng)成為當前高校檔案工作者的工作重點之一。通過建立“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),能夠快速、高效地進行學(xué)生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析等管理功能。然而,在現(xiàn)今條件下實現(xiàn)高校“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,還存在不少難點。

    一、 高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化的難點

    (一)管理部門不統(tǒng)一,從業(yè)人員整體素質(zhì)不高

    目前,全國各高校對學(xué)生檔案的管理所采取的管理方法和方式存在明顯差異,檔案管理比較混亂。就管理部門而言,有的高校是由各院(系)負責管理;有的高校是由專門檔案機構(gòu)負責管理;有的高校將研究生檔案和本科生檔案區(qū)別對待,研究生檔案由研究生院負責管理,本科生檔案由學(xué)生處負責管理。我校則是由學(xué)生處同時負責管理研究生和本科生的檔案。而學(xué)生檔案的形成過程中,從新生入學(xué)到畢業(yè),各種檔案材料前后經(jīng)手的部門比較多,相關(guān)的管理人員大多不是檔案管理專業(yè)人員,所以很容易出現(xiàn)學(xué)生檔案收集不齊全或整理不規(guī)范的現(xiàn)象。

    在高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化的發(fā)展過程中,人無疑是最關(guān)鍵的因素,各種軟、硬件技術(shù)及相關(guān)措施都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮效用。這對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求,管理人員不僅需要精通傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù),還必須熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、常用辦公軟件及專業(yè)檔案管理軟件等。然而,由于高校檔案管理機構(gòu)普遍存在人員變動頻繁、專職人員偏少、人員不夠等情況,加之從業(yè)人員大多知識面較窄,計算機和網(wǎng)絡(luò)方面的知識還達不到檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要求,這些都給高校“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化進程增添了不少難度。

    (二)檔案資料不規(guī)范齊全,歸檔范圍不統(tǒng)一

    《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定,對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的學(xué)生檔案,包括學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等,都應(yīng)納入歸檔范圍。然而目前全國高校大多只歸檔保存了學(xué)生在高校學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍檔案,主要包括招生名錄、新生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績卡、畢業(yè)生登記表、學(xué)位名冊、畢業(yè)生名冊和獎學(xué)金等獎懲材料。學(xué)生的高中檔案、入學(xué)體檢表等資料隨著學(xué)生畢業(yè)被一并帶走,高校檔案管理部門并無備份。不僅如此,在實際工作過程中,由于學(xué)生檔案材料歸檔范圍沒有統(tǒng)一的標準,經(jīng)常發(fā)現(xiàn)部分畢業(yè)生的檔案材料不夠齊全,而高校檔案管理部門由于缺少必要的檔案資料支持,無法補檔,這在一定程度上都損害了學(xué)生的切身利益。

    (三)檔案資料內(nèi)容缺乏有效監(jiān)督

    《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出,學(xué)生的高中檔案也應(yīng)納入高校“學(xué)生類”檔案的歸檔范疇。然而,由于客觀條件限制,高校檔案管理部門無法對這些材料的真實性做出正確判斷。即便是學(xué)生在高校就讀期間所形成的部分檔案材料,同樣很難對其進行有效監(jiān)督。以學(xué)生入學(xué)登記表為例,其基本內(nèi)容都是由學(xué)生自行填寫。由于對自己檔案的重要性認識不足,沒有形成良好的檔案意識,一些學(xué)生在填該表時態(tài)度不認真,填寫不仔細,造成歸檔材料質(zhì)量不符合歸檔要求,從而影響了學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。更嚴重的是,某些學(xué)生為了實現(xiàn)某些個人利益,不惜在填寫個人檔案材料時弄虛作假,這樣會導(dǎo)致檔案信息與學(xué)生真實身份和情況不符。由于學(xué)生檔案是用人單位了解和使用人才的重要依據(jù),這些學(xué)生的舞弊行為可能反過來會給自己以后的就業(yè)乃至生活帶來不少麻煩。應(yīng)該說,這種行為是對高校學(xué)生檔案歸檔工作真實性和嚴肅性的嚴重挑戰(zhàn)。

    (四)缺乏必要的經(jīng)費支持

    和高校在別的領(lǐng)域的資金投入相比,高校在檔案管理方面的投入很難在短時間內(nèi)產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟效益。加之高校檔案管理部門對檔案工作重要性和檔案數(shù)字化建設(shè)緊迫性的宣傳力度不夠,不少高校領(lǐng)導(dǎo)對“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理的了解不夠深入,對高校檔案工作缺乏足夠的重視。而且現(xiàn)今高校的財務(wù)狀況普遍比較吃緊,領(lǐng)導(dǎo)的不重視極易造成高校在“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)費投入不足。這必將大大延緩高校學(xué)生檔案管理朝數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的進程。

    二、 高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化的應(yīng)對之策

    在計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展且廣泛應(yīng)用的時代背景下,數(shù)字化是高校“學(xué)生類”檔案管理工作發(fā)展的必由之路。面對高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化進程中存在的前述種種難點,高校及其檔案管理部門要積極應(yīng)對,對癥下藥。

    (一)加大高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的宣傳力度

    高校檔案管理部門可采用網(wǎng)絡(luò)(學(xué)校主頁、學(xué)生論壇等)、海報、講座等多種方式大力宣傳高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性。這種宣傳具有多種意義。首先,宣傳可使高校領(lǐng)導(dǎo)深入了解學(xué)生檔案數(shù)字化管理的重要性,切實提高對檔案工作的重視程度,增加對檔案工作的資金投入。其次,宣傳有助于提高廣大學(xué)生對學(xué)生檔案管理工作的了解,使他們意識到學(xué)生檔案管理工作關(guān)于他們每個人的切身利益,在填寫有關(guān)檔案材料時容不得絲毫馬虎。再次,宣傳有助于進一步提高高校教師,尤其是檔案管理從業(yè)人員對學(xué)生檔案數(shù)字化管理緊迫性的認識,使他們以更加積極的態(tài)度努力地投入到高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化的建設(shè)工作中來。

    (二)統(tǒng)一管理部門,規(guī)范“學(xué)生類”檔案管理

    為確保“學(xué)生類”檔案信息的完整準確,真正實現(xiàn)“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,高校應(yīng)首先從組織上和制度上對“學(xué)生類”檔案的管理工作加以明確。組織上,高校應(yīng)將所有的學(xué)生檔案交由檔案管理部門負責管理。高校檔案管理部門應(yīng)成立專門的“學(xué)生類”檔案工作小組,設(shè)專人專門負責“學(xué)生類”檔案的管理工作。制度上,高校檔案管理部門應(yīng)制定科學(xué)的“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理制度,并嚴格用這項制度來約束相關(guān)人員的工作行為。

    其次,對于“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,可嘗試采取以下方式進行。高校招生辦在新生入學(xué)時,應(yīng)在高校檔案管理部門的指導(dǎo)下,將學(xué)生高考招生錄取信息輸入“學(xué)生類”檔案管理系統(tǒng)中,這部分信息作為“學(xué)生類”檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)信息。學(xué)生在高校就讀期間,高校檔案管理部門負責指導(dǎo)各學(xué)院(系)兼職檔案員,要求他們定期將學(xué)生的在校信息錄入“學(xué)生類”檔案數(shù)據(jù)庫。學(xué)生處及各院(系)的負責人負責督促和檢查各學(xué)院(系)在校學(xué)生的檔案信息錄入狀況,從而保證學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息的完整性和真實性。高校檔案管理部門則按年度審核該數(shù)據(jù)庫,以保證檔案信息的完整、準確。學(xué)生畢業(yè)時,由高校檔案管理部門按照有關(guān)高校電子檔案歸檔辦法將“學(xué)生類”進行歸檔保管。高校檔案管理部門在轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生紙質(zhì)檔案時,也應(yīng)將畢業(yè)生的數(shù)字化檔案與下一個檔案管理部門分享。

    (三)加強對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

    針對檔案管理人員在數(shù)字化和信息化領(lǐng)域整體素質(zhì)不高的狀況,應(yīng)該有針對性地加強相關(guān)領(lǐng)域的技能培訓(xùn),切實提高從業(yè)人員在學(xué)生檔案數(shù)字化方面的業(yè)務(wù)能力。一方面,應(yīng)針對檔案數(shù)字化對計算機知識和外語水平要求較高的特點,組織一些專門針對計算機基礎(chǔ)知識和常用外語詞匯的培訓(xùn),使從業(yè)人員具有較深的專業(yè)外語功底,同時熟悉常用計算機操作和數(shù)據(jù)錄入,精通檔案信息的網(wǎng)絡(luò)搜索。另一方面,由于檔案數(shù)字化工作中需要經(jīng)常用到各種專業(yè)檔案管理軟件和excel、word等office辦公軟件,應(yīng)專門組織一些針對這些常用軟件的培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后,要嚴格考核時度,確保培訓(xùn)達到預(yù)期效果。

    綜上,數(shù)字化和信息化是檔案工作發(fā)展史上的一次革命,我們要抓住計算機科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的難得歷史機遇,充分依靠和利用現(xiàn)有的各種先進科技成果,促進高校“學(xué)生類”檔案管理工作朝著數(shù)字化、信息化的發(fā)展方向不斷前進。

    【參考文獻】

    [1]沈愛琴. 對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J]. 鹽城工學(xué)院學(xué)報, 2005(1):93

    [2]李銀銀.對《高等學(xué)校檔案管理辦法》增設(shè)“學(xué)生類”檔案的思考[J]. 檔案與建設(shè) 2009 (7):15-16.

    第2篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    關(guān)鍵詞:高等院校學(xué)歷檔案檔案管理

    學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的,是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù),用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方,對學(xué)歷檔案具有真實客觀的評價基礎(chǔ)。從用人單位看,目前從高校轉(zhuǎn)來的學(xué)歷檔案存在不少問題亟待解決,針對這些問題,站在用人單位的角度,筆者認為:一方面,有必要將關(guān)口前移,探尋根源,從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法;另一方面,建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。

    一、學(xué)歷檔案存在的主要問題

    學(xué)歷檔案存在的主要問題有五個:

    (一)學(xué)歷檔案失真

    部分學(xué)歷材料失真,如:因為升學(xué)或就業(yè)的需要,對某學(xué)科成績篡改過甚至對整份成績單進行篡改;授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如,我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標記中的“不”字刮掉的情況;還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時間相同,大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴重:有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè),卻在晉升職務(wù)、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實反映干部本身的學(xué)歷和水平。

    (二)學(xué)歷檔案短缺

    一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料,2012年中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn),有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表,三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料;另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素,如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。

    (三)學(xué)歷檔案無序

    學(xué)歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進行,如:一些檔案排列無序,隨便裝在檔案袋中;一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄;一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看,九成以上的學(xué)生檔案未進行過規(guī)范的整理裝訂,通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象,即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料,未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。

    (四)檔案分裝失誤

    在學(xué)歷檔案的整理中,由于粗心或者其他原因分裝錯誤,導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆,而此種情況暴露出來時經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后,失誤已經(jīng)難以彌補。

    (五)人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時、規(guī)范

    由于目前就業(yè)形式多樣,除了一些進入國家機構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生,還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位,這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限,導(dǎo)致人檔分離,很多學(xué)生沒有檔案意識,把學(xué)歷檔案棄之不顧,當需要檔案時發(fā)現(xiàn)無從查找;還有一些學(xué)生畢業(yè)后,學(xué)校沒有及時把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位,或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范,如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。

    二、問題成因與根源追溯

    (一)高校檔案工作的特點是主因

    學(xué)生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點決定的,歸納有五:一是擴招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加,相應(yīng)工作量成倍增長;二是招生渠道不同及學(xué)生來源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化;三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加,這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富,其中不乏工作經(jīng)歷,檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多,形成的檔案不規(guī)范;四是在職教育渠道繁多,但是管理水平卻參差不齊,教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo),直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬別;五是學(xué)生檔案具有暫時性、流動性的特點,高校檔案管理人員普遍認為保管時間較短,不必花費過多時間管理,從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無序。

    (二)學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施

    教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》),但全文針對學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少,缺乏對學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性,不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求,使得目前各個學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同,不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學(xué)校檔案管理的落實情況監(jiān)管不夠,遠未實現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標。

    (三)學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠

    目前教育部在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學(xué)歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢,但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費共享渠道,致使學(xué)歷公開透明力度大打折扣,公眾監(jiān)督與制約機制難以形成。

    (四)高校檔案管理人員配備不足,素養(yǎng)不夠

    高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象,學(xué)生檔案數(shù)量龐大,進出檔頻繁,使得檔案管理工作任務(wù)繁重,現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識、經(jīng)驗、責任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面,而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量,從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。

    三、建議與改進設(shè)想

    (一)規(guī)范辦學(xué)秩序,從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布,違規(guī)招生的單位國家均不予承認其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時,檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng),學(xué)會鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。

    (二)制定管理辦法,從細節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理

    教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法,增強辦法的可操作性、指導(dǎo)性,各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點,制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施,特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié),使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化,如:規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁;完善必要的簽字、蓋章手續(xù);材料形成時間要準確,填寫要規(guī)范等;與此同時,還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實性、完整性;保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通;確保檔案轉(zhuǎn)遞的準確、及時。

    (三)通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

    一方面,高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學(xué)歷檔案管理工作;另一方面,對現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開展職業(yè)培訓(xùn),提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認識;第三,檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù),掌握新技能,使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。

    (四)教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機制并跟用人單位形成良好的溝通機制

    首先,教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組,形成監(jiān)督機制,加強對高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查,促進并提高各高校對學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時,教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機制,了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題,積累的相關(guān)經(jīng)驗,如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識和經(jīng)驗,對可疑材料,及時前往調(diào)查,守住學(xué)歷材料進入干部檔案的最后關(guān)口,杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生,一經(jīng)查實造假應(yīng)嚴肅懲罰,切實維護學(xué)歷材料真實性、嚴肅性和規(guī)范性。

    (五)強化電子注冊,提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認定

    強化要求高校學(xué)歷證書電子注冊工作,根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》,符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進行電子注冊,嚴厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道,對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費注冊資格,提供網(wǎng)上信息查詢,推廣學(xué)歷認定查詢,整治學(xué)歷造假現(xiàn)象,規(guī)范教育渠道,嚴把學(xué)歷教育的出口。

    (六)建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理

    隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及,現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來越多是電子文件形式,應(yīng)該建立電子檔案,一方面有利于查閱利用,另一方面以后也不用再次數(shù)字化,可以節(jié)約人力、物力、財力。筆者認為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個問題:

    1.規(guī)范工作,關(guān)注細節(jié)

    在建立學(xué)生電子檔案時工作人員應(yīng)善于運用信息技術(shù)的優(yōu)勢,從細節(jié)處強化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲等環(huán)節(jié)如有一個細節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案,使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立,并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案,而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料,作為對電子檔案的補充和備份,若對電子檔案的信息有異議,還可查閱紙質(zhì)檔案,并作為最后的依據(jù)。

    2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護

    學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外,還要注意設(shè)置檔案的只讀性,即維護檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性和完整性,避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動。同時還應(yīng)注意進行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

    3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞

    檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位,實現(xiàn)電子檔案功能的延伸,如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺的話,不僅各高校統(tǒng)一使用,而且延伸至各機關(guān)企事業(yè)單位,實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,實現(xiàn)高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。

    綜上所述,學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用,只有加強多部門協(xié)作,開發(fā)利用高科技手段,才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用,提高全民素質(zhì),實現(xiàn)強國之路。

    參考文獻:

    [1]薛立英.人事檔案工作管理的現(xiàn)狀及幾點思考[J].山西檔案,2010,S1(13):60.

    [2]教育部.等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定[S].教學(xué)〔2001〕4號.

    第3篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    關(guān)鍵詞:高校;學(xué)生類檔案;檔案管理

    2008年,教育部與國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部第27號令),與1989年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》相比,在文件材料的歸檔范圍內(nèi)增設(shè)了“學(xué)生類”檔案,這一變化強調(diào)了“學(xué)生”這一主體,充分體現(xiàn)了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環(huán)境十分復(fù)雜、就業(yè)壓力越來越大的今天,做好學(xué)生類檔案管理和利用工作對促進大學(xué)生就業(yè)顯得尤為重要。然而,目前高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在不少問題,需要我們認真思考并加以解決,以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

    一、高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在的問題

    1.檔案材料不完整、不規(guī)范。學(xué)生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生,覆蓋面廣,材料多。而大部分高校都沒有一個嚴格的監(jiān)管制度,致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學(xué)生的檔案材料最后都集中交給輔導(dǎo)員整理,時間短、任務(wù)重,輔導(dǎo)員怎么辦呢?只有請學(xué)生幫忙。由于學(xué)生檔案意識薄弱,又缺乏檔案專業(yè)知識和基本技能,致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調(diào)處分材料等現(xiàn)象時有發(fā)生,嚴重影響了檔案的完整性,從而影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。另外,由于檔案意識薄弱,學(xué)生沒有認識到自己檔案的重要性,在填寫各種材料時隨意性太強,致使檔案材料很不規(guī)范。

    2.信息含量不足,無法滿足社會需要。高校學(xué)生檔案原有的功能是在計劃經(jīng)濟體制下設(shè)置的,內(nèi)容包括高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業(yè)登記表等,其中許多內(nèi)容現(xiàn)在已失去意義,而用人單位需要全面了解的大學(xué)生的成長經(jīng)歷、個性特征、實踐動手能力、創(chuàng)新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學(xué)生檔案形成者包括學(xué)生本人、輔導(dǎo)員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責任心不強,致使學(xué)生檔案內(nèi)容單一、空洞,政治術(shù)語多,呈公式化、口號化特征,無法滿足信息時代用人單位的信息需求。

    3.信息可信度不高,失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來,大學(xué)生就業(yè)壓力越來越大。有些學(xué)生為了謀求一份好的職業(yè)不惜弄虛作假;有些高校目光短淺,為使自己的畢業(yè)生順利就業(yè),以贏得“生源素質(zhì)好,就業(yè)率高”的口碑,普遍提高學(xué)生專業(yè)成績,擴大學(xué)生干部的比例及獲獎比例,降低考評標準,撤銷處分材料;班主任給學(xué)生寫評語也是報喜不報憂。這樣,學(xué)生檔案的真實性大打折扣,嚴重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭,而且不利于用人單位選拔和甄別人才,也不利于學(xué)生自身今后的發(fā)展。

    4.歸檔滯后,影響了檔案信息的利用。學(xué)生檔案材料生成的管理部門較多,平時各職能部門對學(xué)生檔案材料實行分散管理,學(xué)生畢業(yè)前才交由輔導(dǎo)員集中整理,最后交學(xué)校學(xué)生檔案管理部門統(tǒng)一密封并轉(zhuǎn)遞。而大多數(shù)高校都要在每年春季舉辦人才招聘會,而此時學(xué)生檔案仍處于分散狀態(tài),無法為用人單位選拔人才提供信息服務(wù),影響了畢業(yè)生就業(yè)。

    5.管理手段落后,不能為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。目前許多高校學(xué)生檔案仍是紙質(zhì)檔案,沒將學(xué)生檔案進行數(shù)字化處理,查閱檔案仍是手工操作,查閱速度慢,費時費力,不利于用人單位快速準確查閱畢業(yè)生信息。

    二、加強學(xué)生類檔案的管理和利用工作建設(shè),為促進學(xué)生就業(yè)服務(wù)

    1.增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識,嚴格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施,已經(jīng)將學(xué)生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此,每一位教育管理工作者都要認識到學(xué)生檔案是關(guān)系到學(xué)校加強學(xué)生素質(zhì)教育以及學(xué)生順利就業(yè)的大事,學(xué)校應(yīng)提高學(xué)生檔案管理工作的地位,將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校的綜合管理,制定和完善檔案管理工作的相關(guān)制度;對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求,進一步明確檔案管理工作責任,使之按照檔案管理規(guī)范進行檔案的收集和管理,以保證學(xué)生檔案材料的完整性和規(guī)范性;制定相應(yīng)的監(jiān)督和激勵機制。這樣,才能保證學(xué)生檔案管理工作正常、有序、可持續(xù)發(fā)展。

    2.加強檔案意識教育,豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。第一,培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識,引導(dǎo)學(xué)生關(guān)注自己的檔案。新生入學(xué)后,學(xué)校就要對學(xué)生進行檔案宣傳,讓學(xué)生認識到檔案的重要性。在學(xué)生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時,要求學(xué)生按檔案整理保管要求認真規(guī)范填寫。同時告訴學(xué)生大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學(xué)生了解了檔案的重要性,就會在學(xué)習(xí)和生活中規(guī)范自己的行為,約束自己,努力學(xué)習(xí),積極表現(xiàn),為自己留下閃光的檔案。第二,強化輔導(dǎo)員的檔案意識,增強其責任感和服務(wù)意識,認真做好學(xué)生評語工作。

    3.擴大歸檔范圍,滿足用人單位的需求。一方面,隨著社會的發(fā)展,用人單位對人才素質(zhì)的要求越來越高,不僅注重知識技能,更關(guān)注其思想品德和心理健康。因此,除傳統(tǒng)的檔案材料外,還應(yīng)擴大歸檔范圍,增加一些能反映學(xué)生綜合素質(zhì)的內(nèi)容,如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等,尤其是誠信和心理健康,更受用人單位重視。另一方面,由于社會環(huán)境復(fù)雜,就業(yè)壓力越來越大,學(xué)生心理疾病日漸凸顯。因此,建立學(xué)生心理健康檔案,關(guān)注學(xué)生的心理健康,及時給予引導(dǎo)和干預(yù),促進學(xué)生健康發(fā)展,是廣大教育工作者應(yīng)承擔的責任。近年,“富士康職工跳樓”事件對企業(yè)界影響很大,企業(yè)在招聘人才時更加注重學(xué)生的心理健康問題。因此,把能反映學(xué)生誠信品質(zhì)和心理健康的材料納入學(xué)生檔案歸檔范圍,不僅有利于促進學(xué)生健康成長,為國家培養(yǎng)合格人才,也有利于用人單位選拔、甄別人才,從而促進學(xué)生就業(yè)。

    4.及時收集、整理學(xué)生檔案材料,提升檔案的就業(yè)服務(wù)功能。有些學(xué)校在舉辦人才招聘會時,畢業(yè)生檔案仍然分散在各職能部門,沒有集中統(tǒng)一整理,無法為用人單位選拔人才和學(xué)生就業(yè)提供幫助。因此,學(xué)校要從大學(xué)生進校起就做好建檔工作,并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性,隨時按照新的歸檔范圍和要求,及時收集、整理有關(guān)材料,保證學(xué)生各個階段的各種檔案材料及時歸檔,以避免學(xué)生畢業(yè)時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉(zhuǎn)遞不準確等人為錯誤,提升學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能,促進學(xué)生就業(yè)。

    5.加快檔案信息化建設(shè),為促進學(xué)生就業(yè)服務(wù)。當今社會已進入信息化時代,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)高效管理和為學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優(yōu)勢成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢。學(xué)生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度;二是有利于用人單位快速、準確地查找畢業(yè)生信息,為選拔任用人才提供依據(jù),進而增加畢業(yè)生就業(yè)的機會;三是可以充分利用電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息,通過對畢業(yè)生就業(yè)狀況進行分析,了解市場對人才的需求狀況,進而改進人才培養(yǎng)模式,及時調(diào)整教學(xué)計劃,更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

    總之,高校學(xué)生檔案管理是高校的一項重要工作,學(xué)生檔案是學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人、使用人的可靠憑證,有著不可替代的作用。為使學(xué)生檔案管理跟上時代的步伐,必須進一步改革學(xué)生檔案管理制度,使學(xué)生檔案更有利于學(xué)生就業(yè),更有利于學(xué)生今后的發(fā)展,更好地發(fā)揮其服務(wù)社會、服務(wù)人才的作用。

    參考文獻:

    [1]王玉鵬等.從大學(xué)生就業(yè)看高校學(xué)生檔案存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2009,(10).

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    [3]于基伯等.高校學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能研究[J].蘭臺世界,2010,(11).

    [4]梁曉玲等.高校“學(xué)生類”檔案中幾個問題的思考[J].檔案與建設(shè),2010,(11).

    第4篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    根據(jù)學(xué)校體制管理現(xiàn)狀和教學(xué)發(fā)展的需要,在教學(xué)檔案管理實踐中,本文對本科教學(xué)檔案歸檔范圍和管理做了進一步的分析和思考,以期對學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化和標準化管理有現(xiàn)實意義。

    一、編制教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)

    我校在2010年提出了“黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負責、民主管理、教授治學(xué)”新的管理體制并實施。在新的管理模式下,教學(xué)管理的重心下移到二級學(xué)院,使之在教育教學(xué)管理上有了更大的自主權(quán),能夠根據(jù)學(xué)院發(fā)展在教學(xué)計劃、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)等各個方面充分發(fā)揮管理職能,二級學(xué)院的教學(xué)檔案從具體內(nèi)容、歸檔范圍及管理的職責等發(fā)生了變化,在教學(xué)改革發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的具有保存價值的文件資料,需要統(tǒng)一分類標準,進一步加工整理歸檔。

    明確教學(xué)檔案的歸檔范圍是做好教學(xué)檔案工作的基礎(chǔ)。鑒于目前教育部和國家檔案局對教學(xué)檔案管理的分類標準和要求尚未統(tǒng)一規(guī)定,使得各高等院校教學(xué)檔案工作也明顯呈現(xiàn)多樣狀,且從《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的內(nèi)容來看,其中涉及教學(xué)檔案的歸檔部門不僅限于教學(xué)管理部門,還涉及學(xué)生工作部、人事處、招生就業(yè)處等相關(guān)部門,即使有統(tǒng)一的執(zhí)行標準也難以準確執(zhí)行。因此,高等院校在實際工作中亟需編制符合自身教學(xué)檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。

    在2008年教育部與國家檔案局聯(lián)合的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中,第三章第三十五條指出“高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍”,也明確了高校具有編制教學(xué)歸檔范圍的自主權(quán)。

    二、高校教學(xué)檔案的特征

    高校教學(xué)檔案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的最直接且具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料,它是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標志之一。教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征,表現(xiàn)為以下幾方面:

    1.廣泛性

    隨著高等教育的發(fā)展,相繼出現(xiàn)了很多新的學(xué)科門類,在此基礎(chǔ)上高校專業(yè)規(guī)模也迅速增加,如我校目前有60個本科專業(yè),涵蓋理、工、文、經(jīng)、管、法、藝術(shù)等學(xué)科門類。這使得教學(xué)檔案的數(shù)量增加、管理規(guī)模擴大,各學(xué)科專業(yè)在人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)計劃、課程設(shè)置、教學(xué)管理等方面也各具特色,多學(xué)科相互交叉、滲透,使得教學(xué)檔案內(nèi)容越來越多樣化。

    2.周期性

    高校的教學(xué)活動一般是以每年的九月至次年的六月為一個學(xué)年度,學(xué)歷教育以四年或者五年為培養(yǎng)周期。因此高校教學(xué)檔案材料有的以學(xué)年劃分,也有會以自然年度劃分,使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生具有了不同的周期特點。

    3.通用性

    高等院校的學(xué)科專業(yè)設(shè)置都必須以教育部制訂的《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》為依據(jù)。各高等院校會在專業(yè)設(shè)置上具有相同性,隨之所產(chǎn)生的教學(xué)檔案具有一定的通用性。

    4.特色性

    各高等院校因地域特點、辦學(xué)定位、辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)層次的不同,在人才培養(yǎng)目標上也有差異,根據(jù)本科教學(xué)評估指標體系中專門設(shè)有一個特色指標,各高校在辦學(xué)過程中逐步形成自身的特色,各高等院校產(chǎn)生的教學(xué)檔案又會具備與其他高校不同的特點。

    三、新體制下教學(xué)檔案的歸檔范圍與管理

    1.教學(xué)檔案的分級制管理模式

    根據(jù)我校新體制下教學(xué)管理的實際情況,教學(xué)檔案可采用四級管理模式,即校級檔案管理機構(gòu)(檔案館)教學(xué)管理部門及相關(guān)教學(xué)檔案管理部門(教務(wù)處、人事處、學(xué)生部、招就處)、各教學(xué)單位(學(xué)院、部、實訓(xùn)中心)教研室(系)和實驗室。學(xué)校檔案館主要歸檔管理宏觀的教學(xué)檔案:如上級部門和學(xué)校產(chǎn)生的相關(guān)文件及規(guī)章制度、教學(xué)評估材料、課程建設(shè)和專業(yè)設(shè)置、招生及學(xué)籍等方面的檔案材料,以及教師和學(xué)生比較重要的記錄和登記表格等。學(xué)院及系(部)保管學(xué)校和本部門產(chǎn)生的教學(xué)文件及教學(xué)活動檔案:如教學(xué)課程檔案、學(xué)生記分冊、試卷及畢業(yè)論文等數(shù)量較大且又比較微觀的教學(xué)資料,這樣就會既有利于各單位查詢,又緩解了學(xué)校檔案館的館藏壓力。教務(wù)處教學(xué)檔案資料的保管范圍介于兩者之間,教務(wù)處作為教學(xué)的組織和綜合管理部門,既要管理好宏觀的資料,也要保存微觀的資料:如教務(wù)處要保管相應(yīng)的教學(xué)檢查紀錄,而教師上課的記分冊則由系部保管,而檢查紀錄會反映了全校記分冊的填寫情況,這樣就避免大量的微觀資料占有學(xué)校檔案館的存儲空間。

    2.教學(xué)檔案的歸檔范圍

    根據(jù)這樣的管理模式,學(xué)校及教學(xué)管理部門就可以逐級制定相應(yīng)的歸檔范圍。

    (1)學(xué)校檔案館教學(xué)檔案歸檔范圍:主要包括上級各管理部門下達的有關(guān)教育、教學(xué)管理的文件,學(xué)校管理的各項規(guī)章制度、學(xué)生成績報告單、畢業(yè)生登記表和成績單、學(xué)籍異動相關(guān)材料、畢業(yè)資格以及學(xué)位資格的審核材料等等。

    (2)教學(xué)管理及相關(guān)部門教學(xué)檔案歸檔范圍:教務(wù)處主要歸檔包括上級主管部門下達的教育、教學(xué)管理文件、教學(xué)管理規(guī)章制度、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃和專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程計劃總表、教學(xué)進程表、課程表、校歷表、學(xué)生名冊、畢業(yè)生質(zhì)量的調(diào)查計劃和總結(jié)、調(diào)查畢業(yè)生質(zhì)量評價意見相關(guān)材料等等。人事處主要歸檔教師隊伍建設(shè)材料:新教師崗前培訓(xùn)、教師年度總結(jié)和考核,教師國內(nèi)外進修記錄、對學(xué)校骨干教師國家培訓(xùn)班等方面的文件及形成的材料。學(xué)生部主要歸檔學(xué)生紀律和獎懲材料:如學(xué)生各類違紀處分文件、學(xué)生的各種競賽活動、校園文化活動和課外科技活動等獲獎情況。招就處主要歸檔學(xué)生招生就業(yè)工作材料:如學(xué)校年度招生計劃,錄新生取名冊,應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)方案,往屆畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計等材料。

    (3)各學(xué)院(部、實訓(xùn)中心)教學(xué)檔案歸檔范圍:如學(xué)校及教學(xué)管理部門下發(fā)的文件、本單位在教學(xué)管理活動中所產(chǎn)生的相關(guān)文件;單位的師資情況、教師課堂教學(xué)質(zhì)量評估材料、教師任課安排表、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)工作總結(jié)、考試命題及題庫、試卷;省、(校)級重點課程、精品課程立項建設(shè)及成果材料,主編教材各專業(yè)教材目錄等相關(guān)材料。

    第5篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    關(guān)鍵詞:高校學(xué)生檔案;管理模式;管理體制;規(guī)律

    我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎(chǔ)上組建而來,高校檔案管理體制雖然經(jīng)歷了分散到分管,分管到集中,但是作為高校檔案管理重要內(nèi)容之一的學(xué)生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學(xué)生檔案管理體制方面的具體操作性規(guī)定,各高校學(xué)生檔案管理模式也不盡相同,鑒于此,本文將在分析各高校學(xué)生檔案管理模式優(yōu)劣的基礎(chǔ)上,探討如何構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式,以促進學(xué)生檔案規(guī)范管理,服務(wù)高校教育事業(yè)。

    一、高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律

    高校學(xué)生檔案是高校檔案管理的一個重要內(nèi)容,也是國家人事檔案的重要組成部分,是高校學(xué)生管理活動中形成的,記錄和反映在校期間學(xué)生個人經(jīng)歷、思想品德、家庭狀況、學(xué)習(xí)成績、個人特長、獎懲情況、身心健康狀態(tài)等信息的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律主要有以下特點:

    (一)學(xué)生檔案數(shù)量大。自1999年擴招以來,普通高等學(xué)校規(guī)模擴大,學(xué)生數(shù)大幅增長,由此產(chǎn)生的學(xué)生檔案量也大大增加。根據(jù)教育部統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示,1998年全國普通高等學(xué)校1022所,僅19%的普通高等學(xué)校的學(xué)生人數(shù)超過5000人,50%的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)集中在1000人~3000人。[1]而2009年全國普通高等學(xué)校達2305所,70%以上的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)超過了5000人,32%的普通高等學(xué)校學(xué)生規(guī)模集中在10000人~30000人。[2]

    (二)學(xué)生檔案材料形成時間長。由于學(xué)校辦學(xué)層次的提升,專科院校升格為本科院校、博士點、碩士點在各高校紛紛設(shè)立,學(xué)制的改變也使得學(xué)生檔案材料形成時間發(fā)生改變。學(xué)生檔案材料的形成貫穿學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)年限,專科生、研究生需要3年,本科生需要4年,而本碩博連讀甚至需要10年,時間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成,需要及時歸檔,否則容易丟失,影響檔案材料的完整性。

    (三)學(xué)生檔案材料形成部門多。學(xué)生檔案材料來源比較分散,涉及學(xué)校招生辦、教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處、組織部、團委、學(xué)生所在的院系等多個部門,需要溝通協(xié)調(diào)部門間的關(guān)系以保證檔案材料收集的原始性、真實性、完整性。

    (四)學(xué)生檔案材料內(nèi)容豐富。主要有:一是入學(xué)類材料:各類入學(xué)通知書、各類學(xué)生登記表。二是鑒定類材料:學(xué)生學(xué)年鑒定表。三是學(xué)習(xí)成績材料:學(xué)生成績登記冊、研究生個人培養(yǎng)計劃及其執(zhí)行情況表。四是畢業(yè)類材料:研究生論文答辯決議、各類畢業(yè)生登記表、學(xué)位證明材料。五是黨、團組織材料:入團志愿書、入黨志愿書、申請材料,綜合考核材料、外調(diào)證明材料。六是獎勵材料:三好學(xué)生登記表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表及各類獎勵審批材料。七是處分類材料:處分決定及個人檢查交代材料。八是其他:體檢表、畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書。高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律的特點體現(xiàn)出了高校學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性、過程性、動態(tài)性。高校學(xué)生檔案管理由學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞、保管等一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成,不再是檔案材料的簡單收集,過去兼職管理的模式已然不適應(yīng)學(xué)生檔案管理的需要,必須交由專門的檔案部門進行管理。

    二、高校學(xué)生檔案管理模式分析

    《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學(xué)生檔案管理體制相關(guān)方面具體操作性的規(guī)定,因而在實際的學(xué)生檔案管理工作中,各高校管理模式也不盡相同,只有少數(shù)高校按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定將學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機構(gòu)管理,其余的還是實行分散管理,有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學(xué)生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優(yōu)劣在哪里呢?總的說來,學(xué)生檔案不歸學(xué)校檔案機構(gòu)管理,而分散其它一個部門或多個部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個學(xué)校有多個檔案管理部門,同時對相同或相近的檔案管理事項進行管理,造成了部門職能交叉,最終導(dǎo)致檔案資源的重復(fù)建設(shè),不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的機構(gòu)改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個管理中心、沒有一個機構(gòu)對學(xué)生檔案管理負總責,容易造成部門間相互扯皮,降低效率,影響學(xué)生檔案管理的效果。具體來看,由于不是專門的檔案管理機構(gòu),學(xué)生檔案管理工作往往不受重視,被部門其他工作擠占,在資源有限的情況下,人員、經(jīng)費往往得不到保障。具體表現(xiàn)為:一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學(xué)工處還是院系,檔案管理工作都不可能成為中心工作,管理學(xué)生檔案的工作人員多為兼職,兼管學(xué)生檔案管理工作。現(xiàn)今檔案管理越來越專業(yè)化、現(xiàn)代化、信息化,這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、時間、精力的投入已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的需要。二是檔案保管條件難以達到標準。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時間本專科生、研究生一般為3年~4年,本碩博連讀生長達10年,另外還可以在畢業(yè)后再托管2年。這期間檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個重要方面。無論是學(xué)工處還是院系,檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機構(gòu),無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護設(shè)施,將檔案存放在普通的辦公室,容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集歸檔和利用服務(wù)的不規(guī)范。檔案整理沒有嚴格按照檔案的整理規(guī)范進行整理,還停留在簡單的收集上,沒有編制頁號和檔號。只能提供簡單的檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等服務(wù),學(xué)生檔案信息化程度不高,無法為學(xué)校提供學(xué)生管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機構(gòu)管理,那么學(xué)生檔案管理工作理所當然的成為檔案機構(gòu)的中心工作,具有非專門檔案管理部門不具備的優(yōu)勢,更加能夠體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性,在檔案人員配備、保管條件、檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化管理等方面更勝一籌。

    三、高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)

    高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu),《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確把學(xué)生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此,高校學(xué)生檔案的主管部門無疑是高校檔案機構(gòu)。根據(jù)高校學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律,通過對高校學(xué)生檔案集中與分散管理模式優(yōu)劣的比較分析,高校學(xué)生檔案歸口檔案部門,實行集中統(tǒng)一的管理模式是最優(yōu)的。那么集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)可以從以下幾個方面展開:

    (一)明確學(xué)生檔案管理的主管部門是高校檔案機構(gòu),由高校檔案機構(gòu)集中統(tǒng)一管理全校的學(xué)生檔案工作。由高校檔案機構(gòu)對各學(xué)生檔案材料形成部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),要求他們按照檔案整理的規(guī)范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作,并對收集歸檔后的學(xué)生檔案進行提供利用服務(wù)以及做好檔案的轉(zhuǎn)遞、保管等工作。要實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體制,必然要將學(xué)生檔案管理的職能同原有的部門相剝離,這將面臨著高校部門職責權(quán)限再分配的阻力。改革必然要有陣痛,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來看高校學(xué)生檔案管理體制的變革,將對相同或相近的檔案管理事項的管理職能整合到一起,實現(xiàn)資源的共享和利用。

    (二)合理的人員配備和經(jīng)費保障。集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制必須要有合理的人員配備,應(yīng)當根據(jù)學(xué)校規(guī)模,配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員,以保證工作的正常開展。同時還應(yīng)該有專項學(xué)生檔案管理經(jīng)費投入,保障學(xué)生檔案基礎(chǔ)設(shè)施和防護設(shè)施的配備到位,支持學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和維護。

    (三)建立健全學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。學(xué)生檔案管理劃歸檔案部門管理之后,檔案管理部門要按照學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律重新制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。明確各部門和人員的學(xué)生檔案管理職責,包括明確檔案館、各歸檔部門職責,明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案歸檔范圍、程序、要求;檔案整理的規(guī)范;檔案查閱利用、轉(zhuǎn)遞、投遞等方面的規(guī)定。

    (四)建立行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機制。學(xué)生檔案來源分散,涉及到很多的部門,如何保證檔案材料的真實性、完整性,必然要建立一個行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機制,對各學(xué)生檔案歸檔部門進行溝通協(xié)調(diào)。這一機制一方面要求各歸檔部門按照學(xué)生檔案歸檔范圍進行檔案材料的收集,保證收集的完整性,避免各部門間相互扯皮,同時要求各歸檔部門嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定的“高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對學(xué)生檔案材料按照學(xué)生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機制,首先要明確各歸檔部門的責任人,在各歸檔部門確立一名分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員負責本單位的學(xué)生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責,包括分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責。再其次實行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學(xué)校績效考核的指標,工作業(yè)績與獎懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動與各個檔案歸檔部門聯(lián)系,對各個檔案部門工作進行檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo),對檔案材料收集的真實性、完整性以及檔案整理的規(guī)范性嚴格把關(guān)。

    第6篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;高校學(xué)生檔案;管理模式

    隨著全國干部人事檔案專項審核工作的展開,全國各高校的學(xué)籍學(xué)歷管理部門和檔案管理部門開始了查證工作,在查證過程中較為突出和共性的問題――檔案中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不齊全、不規(guī)范,如缺少高考報名表、新生入學(xué)登記表、學(xué)生(學(xué)籍)登記表等,或填寫的出生日期與本人信息不符等。證據(jù)材料必須到學(xué)校歷史檔案中查找,如果能夠查找到相關(guān)記載,就給學(xué)生出具相關(guān)證明材料。如果查找不到相關(guān)記載,就會給學(xué)生個人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規(guī)范和不嚴格造成的“后遺癥”,做好高校學(xué)生檔案管理工作,是值得人們深深思考和積極探索的。

    一、從高校學(xué)生檔案管理主體著手

    當前,中國高校都比較重視教學(xué)管理工作,對于學(xué)生檔案管理卻認識不到位,沒有形成統(tǒng)一的管理機制,不論是教育部還是國家檔案局,對學(xué)生檔案管理主體部門都沒有作出明確規(guī)定,而是由各高校視本校情況來確定,可能是高校檔案館,也可能是學(xué)生處、就業(yè)處、教務(wù)處、團委,還有可能是各個院系,這樣就容易造成管理機制不夠健全、管理程序不夠規(guī)范、管理方式不夠完善等問題,無法保證學(xué)生檔案的準確性和完整性。檔案管理機構(gòu)作為高校學(xué)生檔案管理的主體,優(yōu)勢是毋庸置疑的。其一,建國以來中國檔案管理的基本原則就是集中統(tǒng)一管理,高校學(xué)生檔案作為國家檔案的重要組成部分,也應(yīng)按照國家要求由學(xué)校檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一管理。2008 年9 月1 日實施的《高等教育檔案管理辦法》(簡稱27 號令)在文件材料的歸檔范圍內(nèi)中增設(shè)“學(xué)生類”檔案,首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系,從根本上解決了管理體制問題,為高校學(xué)生檔案管理工作的依法開展奠定了重要基礎(chǔ)。其二,高校檔案管理機構(gòu)是專業(yè)的檔案管理部T,不僅擁有專用檔案庫房,還配備檔案管理專業(yè)人員,這為實現(xiàn)高校學(xué)生檔案專業(yè)化管理提供了有力保障。但是,在實際操作中也存在著檔案管理專業(yè)人員較少,學(xué)生檔案數(shù)量龐大的問題。怎樣解決這個無法避免的矛盾呢,可采用檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一安排布置工作,檔案產(chǎn)生部門按照檔案材料生成時間、類別進行整理和移交,檔案專業(yè)管理人員完成歸檔和管理工作。同時,在《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上,制定符合本校實際情況和特點的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度,明確管理職責、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時間。各學(xué)生檔案生成部門根據(jù)管理制度開展工作,確保歸檔內(nèi)容及時、真實、準確、全面、合法。

    二、從高校學(xué)生檔案管理客體改進

    由于宏觀層面規(guī)范標準的缺失,高校學(xué)生檔案歸檔范圍和內(nèi)容并沒有統(tǒng)一規(guī)定,而由各高校自行規(guī)定,這就造成了歸檔內(nèi)容、形式五花八門,應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔,沒有必要歸檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專項審核工作中,凸顯出來的最大問題。怎樣解決這個問題,是下一步高校學(xué)生檔案管理工作的重點。高校學(xué)生檔案與干部人事檔案是連續(xù)的關(guān)系,高校學(xué)生檔案隨著學(xué)生畢業(yè)后身份的改變直接轉(zhuǎn)換為干部人事檔案或其他類型檔案。如何做好高校學(xué)生檔案與干部人事檔案的銜接,避免產(chǎn)生“后遺癥”呢?高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當在參照《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上,結(jié)合本校具體情況和特點,確定本校學(xué)生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學(xué)生個人履歷、學(xué)習(xí)情況、思想狀況、獎懲情況等內(nèi)容,還要充實具有利用價值的材料,如社會實踐、綜合素質(zhì)、職業(yè)技能、專業(yè)輔修、心理健康、資格證書及考級證書等個性化的東西,盡量準確、全面、客觀地記錄學(xué)生在校情況,為檔案利用單位提供可靠的參考依據(jù)。

    三、從高校學(xué)生檔案管理手段實施

    搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺,實現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化。由于高校學(xué)生檔案的實時性和動態(tài)性較強,在實際操作中,要將學(xué)生檔案工作平臺覆蓋到產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個部門、各個環(huán)節(jié)、各個時段。學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺要與學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、心理健康數(shù)據(jù)等對接,形成一個完整的學(xué)生電子檔案。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建立,便于班主任、任課教師及家長及時了解學(xué)生情況,便于教學(xué)和學(xué)生管理工作更有目的地開展,便于各部門之間協(xié)調(diào)配合,同時,也為用人單位提供可靠參考依據(jù)。當前,中國高等教育最權(quán)威的網(wǎng)站――中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)(以下簡稱:學(xué)信網(wǎng))的學(xué)籍學(xué)歷信息最具權(quán)威性,其中的“全國高等教育學(xué)歷證書電子檔案”是中國目前唯一全國性人才數(shù)據(jù)庫,也是社會利用率最高的,能夠查詢到高校在校生學(xué)籍信息和歷屆畢業(yè)生學(xué)歷信息(1991 年以后),內(nèi)容包括:姓名、性別、出生日期、身份證號、專業(yè)、入學(xué)日期、畢業(yè)日期、學(xué)制、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)證編號等基礎(chǔ)數(shù)據(jù),但對于用人單位在擇才方面的參考價值較低。如能在此基礎(chǔ)上搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺,并入高校學(xué)生檔案內(nèi)容,如個人履歷、專業(yè)成績、獎懲情況、社會實踐、身體狀況、心理狀況、職業(yè)技能、特長、誠信等方面的信息,從而形成全面的學(xué)生電子檔案。這樣的電子檔案無疑是真實的、完整的、權(quán)威的,使用人單位更加方便、快捷地查詢到學(xué)生在校期間全面、真實的情況,參考價值將大大提高,從而實現(xiàn)高校學(xué)生檔案利用價值的最大化。

    【參考文獻】

    第7篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    2.需辦理《心理健康教育基礎(chǔ)知識培訓(xùn)證書》、《物流管理證書》等證書的考生,請于6月1日-2日兩天到原金華理工學(xué)院(賓虹路1195號)12號樓南樓一樓申請。

    3.如有考生還沒有參加2008年10月份考試報名的,請務(wù)必在5月25日前到市考辦教材供應(yīng)處報名(星期一休息)。地點:金華市丹溪路517號。

    4.2008年上半年申請畢業(yè)的考生請于5月26日-28日到市政府北大門西側(cè)二樓辦理相關(guān)手續(xù)。

    附:辦理畢業(yè)登記須知:

    一、取號、領(lǐng)表,按約定時間辦理畢業(yè)登記。

    二、考生領(lǐng)取申請表必須用黑色簽字筆或藍黑、黑色墨水鋼筆認真填寫。

    三、考生按老計劃畢業(yè)的專業(yè)代碼填老代碼,按新計劃畢業(yè)的填寫新代碼。

    四、畢業(yè)證書的照片可以延用報名時采集的頭像信息,不符合全國電子注冊要求的,考生須持準考證在現(xiàn)場由凱帝照相館攝像。先攝像,后輸入信息。作好單位鑒定提交畢業(yè)生材料的同時收繳照片一張。

    五、帶全部準考證、合格證,身份證原件及復(fù)印件一份。準考證、合格證上的準考號必須一致;身份證、準考證、合格證上的姓名必須一致,原報名時的身份證號碼與申請畢業(yè)時的身份證號不符時,以申請畢業(yè)時考生手持的身份證號碼為準,如有不符需要由鄉(xiāng)(鎮(zhèn))以上派出所出具的有本人照片且加蓋戶籍專用章的戶籍證明,必須注明。“×××與×××系同一人或原身份證號×××與現(xiàn)身份證號×××系同一人字樣”。(除身份證號自然升位外)。

    六、檔案代碼的填寫必須正確無誤,否則將影響到考生戶口的農(nóng)轉(zhuǎn)非、畢業(yè)就業(yè)等切身利益。考生須仔細核對畢業(yè)生登記表內(nèi)容。

    七、申報材料要齊全,免、轉(zhuǎn)考材料須由省考辦批復(fù)簽章后方可驗收。外省轉(zhuǎn)入考生在我省所考課程專科少于5門、本科少于4門合格成績的,需提供戶口遷移、軍人或國家機關(guān)事業(yè)單位人員工作變動,被普通高校及中等學(xué)校錄取的相關(guān)證明材料。

    八、使用已取得自學(xué)考試畢業(yè)專業(yè)的課程成績,本省的畢業(yè)生只需出具已取得自學(xué)考試畢業(yè)證書及畢業(yè)生登記表的課程成績欄復(fù)印件,復(fù)印件須由考生單位組織人事部門或檔案管理部門簽署“該材料復(fù)自×××同志檔案”并加蓋公章。外省的自考畢業(yè)生按照免考執(zhí)行。

    九、辦理本科畢業(yè)的需帶專科畢業(yè)文憑正本及復(fù)印件、專科成績復(fù)印件,并由所在單位人事部門簽字蓋章、證明。復(fù)自“×××同志檔案”。2005年以后頒發(fā)的CET證書不再免考英語(二)。

    十、學(xué)習(xí)培訓(xùn)簡歷從初中開始填寫至自考。

    十一、自我鑒定與單位鑒定內(nèi)容:思想覺悟、道德品質(zhì)及工作表現(xiàn)等方面。單位鑒定由考生所在單位或街道辦事處、鄉(xiāng)人民政府按人事檔案管理辦法和規(guī)定負責作出。全日制自考助學(xué)班或全日制普通院校的在校生其單位鑒定由就讀院校負責,自我鑒定80字與單位鑒定不能少于50字。

    十二、辦理高護畢業(yè)手續(xù)需中專畢業(yè)文憑原件及復(fù)印件。

    第8篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    【關(guān)鍵詞】開放大學(xué);學(xué)籍檔案;信息化

    當前,無論是基層開放大學(xué)學(xué)籍管理人員,還是開放教育學(xué)生或用人單位,學(xué)籍檔案的個性化需求日趨旺盛。如:學(xué)校要求學(xué)籍管理人員提供某年各專業(yè)的畢業(yè)人數(shù)和畢業(yè)率、學(xué)生學(xué)籍檔案不見了或檔案袋拆開了需要補辦、用人單位需要學(xué)籍檔案中的某些材料等。學(xué)籍檔案一旦實現(xiàn)信息化,這些問題都將迎刃而解。實際上,基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化,不僅能提高工作效率、降低出錯率,而且有利于學(xué)校對教學(xué)各環(huán)節(jié)實行監(jiān)督、進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計,為教學(xué)改革與教育評估等提供參考依據(jù);同時,也能為用人單位對人才的選拔、聘任、學(xué)歷鑒定及學(xué)生辦理出國留學(xué)等提供更好的服務(wù);并且,紙質(zhì)檔案的信息化處理能有效解決檔案備份問題。

    一、番禺電大學(xué)籍檔案工作現(xiàn)狀

    (一)學(xué)籍檔案管理沿用傳統(tǒng)模式。當前,番禺電大學(xué)籍檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的整理紙質(zhì)檔案手工管理方式,以“保存”或“保管”工作模式為主,工作效率較低且易出現(xiàn)錯漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執(zhí)行不夠嚴格,加上部分管理人員對檔案重視不夠,檔案偶會出現(xiàn)泄密、遺失等情況。多年的積累,紙質(zhì)檔案越積越多,給學(xué)校的保存與管理造成壓力。(二)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)滯后。已有的國家開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng),可以處理日常的學(xué)籍數(shù)據(jù),但沒有畢業(yè)生管理模塊,不能直接對畢業(yè)生數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計,只能通過導(dǎo)出歷年數(shù)據(jù)篩選處理后再進行人工統(tǒng)計。教務(wù)管理系統(tǒng)中只有使用該系統(tǒng)以來的學(xué)生數(shù)據(jù),而沒有使用該系統(tǒng)之前的學(xué)生數(shù)據(jù),導(dǎo)致使用該系統(tǒng)前的學(xué)生數(shù)據(jù)只能根據(jù)學(xué)校內(nèi)部保留的數(shù)據(jù)自行處理。中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)也未盡完善,在該網(wǎng)中可以查詢畢業(yè)生信息,包括學(xué)籍信息及畢業(yè)信息,但信息單一,沒有學(xué)生成績、學(xué)籍異動等記錄。(三)學(xué)籍檔案管理制度欠缺、團隊建設(shè)落后。學(xué)籍檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和管理制度建設(shè)很不完善,對學(xué)籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時而異。相關(guān)管理團隊建設(shè)落后,無專門的檔案管理人員,相應(yīng)工作主要由學(xué)籍管理人員和班主任承擔。學(xué)校對學(xué)籍檔案工作不太重視,管理人員從未參加檔案培訓(xùn),也極少有學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的機會。

    二、番禺電大學(xué)籍檔案信息化的可行性分析

    當前,建立國家開放大學(xué)全系統(tǒng)統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理平臺條件還不成熟,而基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化相對容易。如何高效、準確地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息,提供快捷有效、安全性強的查詢等服務(wù),是基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的重點。這就需要購買高速掃描儀等設(shè)備、構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、建立和完善相關(guān)制度并對相關(guān)管理人員進行培訓(xùn)等。高速掃描儀價格不高、操作簡單便捷。要構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是在原有的校園網(wǎng)上運行,有現(xiàn)成的相關(guān)經(jīng)驗可以借鑒,并且對服務(wù)器硬件要求不高,成本相對低廉;至于該系統(tǒng)軟件方面,可以組織計算機技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員開發(fā)或者直接購買適合番禺電大的學(xué)籍檔案管理軟件。可見,學(xué)籍檔案信息化無論在技術(shù)上還是經(jīng)濟上都是可行的。隨著形勢的發(fā)展和現(xiàn)實的需要,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將進一步重視學(xué)籍檔案管理及其信息化,他們對系統(tǒng)軟硬件的采購、建立健全相關(guān)管理制度以及對學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)也將順勢而為。

    三、番禺電大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)展望

    完善學(xué)籍檔案管理,要從多方面進行改革與創(chuàng)新,包括學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、管理制度建設(shè)和管理人員團隊建設(shè)等。針對番禺電大學(xué)籍檔案管理中存在的問題,就其信息化建設(shè)做出如下展望。(一)構(gòu)建合適的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。將海量的學(xué)籍檔案信息(包括紙質(zhì)檔案和教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等)變成規(guī)范化的數(shù)字信息、將學(xué)籍檔案信息實行統(tǒng)一的數(shù)字化管理,是當前信息化建設(shè)的首要問題。因此,一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書、畢業(yè)檔案材料(包括入學(xué)報名登記資料、畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位申報材料、獎勵材料等)及其他重要材料(如英語、計算機等級考試證書等)掃描成規(guī)范的圖片文件,并逐步將保留在學(xué)校的往屆生重要材料掃描成規(guī)范的圖片文件。二是學(xué)校計算機技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員參與開發(fā)或購買適合當前實際的學(xué)籍檔案管理軟件,該軟件系統(tǒng)能提供標準化的電子檔案和數(shù)據(jù)接口;管理人員充分利用校園網(wǎng)高效、便捷地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲、共享、查詢、統(tǒng)計等服務(wù)。三是學(xué)籍管理人員要充分利用上級開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)或拓展系統(tǒng)收集各個時期各類學(xué)生、不同系統(tǒng)的學(xué)生基本信息、成績數(shù)據(jù)、學(xué)籍情況變化數(shù)據(jù)等,把這些數(shù)據(jù)和學(xué)生畢業(yè)檔案及其他重要材料的掃描數(shù)據(jù)等進行處理并導(dǎo)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng);管理人員還要按時維護、更新系統(tǒng)數(shù)據(jù),保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和與上級開放大學(xué)及學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的一致性。另外,技術(shù)人員要設(shè)法加強校園網(wǎng)的安全,保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性。(二)建立和完善管理制度,規(guī)范管理流程。制度決定行動,學(xué)校應(yīng)根據(jù)有關(guān)法規(guī)并結(jié)合學(xué)校開放教育的實際情況,建立和完善學(xué)籍檔案管理制度和規(guī)范。如建立《開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》《學(xué)籍檔案歸檔制度》《學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息更新制度》等,規(guī)范學(xué)籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程,保證學(xué)籍檔案信息的有效性和安全性,從而明確管理人員崗位職責,強化管理人員責任意識,實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和信息化,進一步改善學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。(三)打造一支高素質(zhì)的管理人員隊伍。推進學(xué)籍檔案信息化就要加強管理人員團隊建設(shè)。業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好學(xué)籍檔案管理和保證服務(wù)質(zhì)量的決定性因素,故學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)提高自身的思想政治素質(zhì),包括提升政治素質(zhì)、服務(wù)意識和法律意識等;也要提高自身的業(yè)務(wù)能力,熟悉檔案管理工作的流程。對學(xué)校來說,就應(yīng)大力提高檔案管理人員的信息化水平,對他們多加以業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓他們能充分利用信息技術(shù)與管理知識建立和完善學(xué)籍檔案信息化管理體系。隨著學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高,他們就能提供更加多樣化的服務(wù),如提供自動化查詢服務(wù)等,從而使檔案資源服務(wù)信息化。

    四、結(jié)語

    構(gòu)建好學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng),就能實現(xiàn)以計算機為載體的學(xué)籍檔案信息管理和資源共享,從而提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量。當然,在信息化過程中,不僅要重視學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升,還要研究如何實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的利用價值。基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實際需要,還可為國家開放大學(xué)將來開發(fā)全系統(tǒng)的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)提供實踐經(jīng)驗。

    【參考文獻】

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    [3]熊焰焰,潘曉璐.加強高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性[J].當代教育實踐與教學(xué)研究,2018,9:37~38

    第9篇:畢業(yè)生檔案管理辦法范文

    關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案 管理工作 思考

    隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化,高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長,辦學(xué)規(guī)模在不斷擴大,辦學(xué)檔次在不斷提升,高校學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理和檔案管理的重要組成部分,如何加強和完善,使其制度化、規(guī)范化,科學(xué)化,是當前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。

    1.學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵

    學(xué)籍檔案管理工作是以學(xué)籍為中心所開展的檔案管理工作,貫穿在學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個期間,是對學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的審核與管理;是對學(xué)生在校期間直接形成的不同載體的學(xué)籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學(xué)籍檔案是保存利用價值的歷史記錄,具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點,具有重要的參考價值和憑證作用,它是學(xué)生在校期間全過程形成和積累真實地反映,有利于學(xué)校、個人及社會了解學(xué)生、掌握相關(guān)信息。同時也反映了學(xué)校各機關(guān)、系的教學(xué)、科學(xué)實驗和管理情況,為學(xué)校人才培養(yǎng)、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。主要包括:1.學(xué)生學(xué)籍信息檔案的管理,如:新生錄取名冊、新生入學(xué)登記表、學(xué)生名冊、學(xué)籍管理卡片及新生電子注冊、學(xué)生學(xué)年注冊、學(xué)歷電子注冊等。2.學(xué)生學(xué)籍異動處理和考核違紀處理的管理,如:學(xué)籍變更材料(休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、開除等)。3.學(xué)生在校期間成績的管理,如:學(xué)生成績單、外語四、六級統(tǒng)考成績、計算機等級考試成績、職業(yè)技能鑒定考試成績等。4.學(xué)生畢業(yè)信息檔案的管理,如:學(xué)歷電子圖像信息采集、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證號、證書發(fā)放及補辦畢業(yè)證明書等。5.學(xué)籍管理制度的建設(shè)及校風、學(xué)風建設(shè)活動等,如:各種獎懲、獎學(xué)金、助學(xué)金、心理健康教育、社會實踐、黨團組織等材料。

    2.學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

    2.1學(xué)籍檔案管理人員隊伍建設(shè)問題。多數(shù)高校各系由兼職檔案人員負責文件資料的收集、整理工作,由于兼職檔案人員工作雜,任務(wù)重,沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn) , 檔案意識不強,僅靠自身學(xué)習(xí)、實踐摸索,沒有過硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì),因而在對學(xué)生檔案處理和評價時,兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要,使檔案管理工作的開展受到一定的影響。

    2.2檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息,系擁有學(xué)生成績的原始記錄,學(xué)生處記錄學(xué)生獎勵、處分等信息,形成多頭管理,使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機制,信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署,而且各自的管理制度和標準也不統(tǒng)一,造成學(xué)籍管理就難以準確快速地建立學(xué)籍信息庫,使學(xué)生的信息資源不能共享。另外,學(xué)生的許多檔案材料都來源于各部門,由于各部門對檔案工作重視程度上的不同,致使學(xué)籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔,導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全,檔案內(nèi)容單一,并且對檔案資料真實度核審以及監(jiān)管難度加大。

    2.3學(xué)籍檔案管理手段落后。當前很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主,工作量大,效率低,重復(fù)勞動多,準確性不高。計算機管理也僅限于學(xué)生基本信息及簡單的檢索查詢,檔案信息資源涵蓋不全,沒有真正對檔案信息進行深加工,不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

    2.4學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學(xué)籍檔案管理是針對每個取得學(xué)籍的學(xué)生進行的各方面管理,可以說關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益。因為宣傳制度的工作力度不夠,可能導(dǎo)致許多在校學(xué)生對學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解,甚至一些管理人員和教師也認識不夠,給學(xué)籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩,例如:新生學(xué)籍信息學(xué)生本人確認和班主任(輔導(dǎo)員)核查的隨意,導(dǎo)致到學(xué)生畢業(yè)前進行畢業(yè)基本信息校對時才發(fā)現(xiàn)信息不準確,才開始辦理修改信息的佐證材料,給辦理畢業(yè)手續(xù)帶來麻煩。

    3.切實加強和完善學(xué)籍檔案管理工作

    3.1健全規(guī)章管理制度,嚴格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度

    學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生切身利益,建立健全學(xué)籍檔案管理制度,是開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。高校學(xué)籍檔案涉及面廣,因此必須嚴格制定各項工作程序,細化工作流程,各相關(guān)部門應(yīng)加強協(xié)調(diào),做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環(huán)節(jié)的銜接工作;要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉(zhuǎn)交、保管保密與管理職責等各項規(guī)章制度,克服各行其是。如果學(xué)籍檔案管理制度不健全,移交手續(xù)不嚴格,各部門之間的工作銜接不好,就會導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的遺失,不齊全不完整。所以,嚴格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循,有規(guī)必循”,而且要做到“循規(guī)必嚴,違規(guī)必究”,有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化。

    3.2加強學(xué)籍檔案管理人員隊伍建設(shè)

    高校學(xué)籍檔案管理是一項政策性和業(yè)務(wù)性很強的工作,學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的高低、能力的大小,直接影響著學(xué)籍檔案的準確性,而各系兼職檔案人員其檔案業(yè)務(wù)水平將直接影響到檔案收集的質(zhì)量。因此,為了避免造成工作上的脫節(jié)和混亂,學(xué)校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓(xùn)班,加強理論學(xué)習(xí),熟悉學(xué)籍管理工作的整個流程,遵照檔案立卷歸檔的原則,從檔案材料形成的源頭抓起,規(guī)范學(xué)籍信息采集途徑,確立明確、標準的指標和項目,信息流通代碼要一致,做到信息共享,為做好電子學(xué)籍檔案鋪平道路,避免更多的重復(fù)勞動。指導(dǎo)他們明確歸檔范圍,實施動態(tài)管理,努力做到即收即歸。充分調(diào)動他們的積極性,使其在工作中更主動、更自如,有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化。

    3.3互動式檔案管理體系的建立

    《中華人民共和國檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理”,加強各部門及人員之間的協(xié)調(diào)與配合,做到資源共享,是做好學(xué)籍檔案管理工作的基本保證。學(xué)院各職能部門應(yīng)加強學(xué)生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對、轉(zhuǎn)遞送交等各項管理工作,建立統(tǒng)一的信息資源庫,使學(xué)籍管理信息能夠準確、及時,最終實現(xiàn)資源共享。

    在高校學(xué)籍檔案管理中,要充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案的內(nèi)容和數(shù)量不斷增加,如果仍沿用傳統(tǒng)的手工方式去處理管理檔案已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,將紙質(zhì)檔案材料信息化,以檔案管理部門為主,實現(xiàn)學(xué)生、班主任(輔導(dǎo)員)、檔案部門管理人員等多方信息增補和修正,提高檔案管理工作的效率。

    當然,在檔案管理的信息化建設(shè)過程中,學(xué)籍檔案的檢索、統(tǒng)計和查閱與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合,可以實現(xiàn)遠程傳遞檔案信息,但保密問題也不容忽視,鑒于檔案的多功能性,各種信息和數(shù)據(jù)都需要得到妥善的保護,只有確保檔案資源的安全性,才能真正發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢,有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)化。

    4.加強學(xué)籍檔案管理宣傳

    學(xué)院可以在新生入學(xué)教育時組織班主任(輔導(dǎo)員)及學(xué)生進行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的專場教育,并通過宣傳欄、網(wǎng)上查詢等途徑讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度 、“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知”、“應(yīng)征入伍大學(xué)生學(xué)籍管理辦法”及其他有關(guān)的法規(guī)政策等,只有讓每位師生都了解,才能切實配合做好相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作,有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)化。

    總之,高校學(xué)籍檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程,需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此,學(xué)籍檔案管理部門及管理人員應(yīng)始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向,關(guān)注有關(guān)檔案管理新技術(shù),探索新規(guī)律,不斷更新管理理念、管理手段,做好高校學(xué)籍檔案管理工作,使其成為學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要,成為服務(wù)于學(xué)生的需要,成為服務(wù)于社會的需要。

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