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醫院要想提高采購預算的合理性和科學性,就要加強對采購人才的培養,重視預算這方面的人才。在編制醫療設備采購預算時,預算編制人員要進行充分市場調研,做好前期準備工作,大型醫療設備等固定資產的購建和租賃,要符合地方衛生規劃,要經過科學論證,凡設備支出一律要有項目可行性報告,從而避免其他原因盲目購置固定資產,造成國家資金的無效利用。項目可行性報告要按國家有關規定報經主管部門批準,否則設備采購預算審核不予通過。醫院要加強對財政專項資金的監督和管理;加強對所屬單位的財務監督和檢查,促進有關單位嚴格遵守財經法規,加強國有資產管理,不斷提高財務核算和管理水平。
醫院要細化采購預算到具體項目,如在可行性報告上涵蓋固定資產品名、規格、單價、采購時間、付款資金來源等。要想發揮預算制度的超前性和實用性,就應該完善和規范醫院醫療設備采購預算制度,同時增強對采購質量效益的重視程度,在執行預算時,嚴格按照國家相關預算法規執行,嚴格按照預算所列的固定資產種類和報價執行,避免擅自改變資金用途和超標準采購的違規情況。
二、固定資產盤點要嚴格按會計準則規定實行
在進行固定資產盤點時,應將盤點結果直接記錄在固定資產盤點清單上,并且相關盤點人員要在清單上簽字。進行實地盤點后,應將盤點清單與固定資產卡片核對,如果發現盤點的實際情況與固定資產卡片所記錄情況不一致,就要和財務的賬面情況進行核對,相應的以醫院HIS系統固定資產管理模塊作為參考,和該項固定資產的使用部門交流,查明具體原因之后,經過領導的審批,確定一個合理的處理意見,進行相應的賬面調整。每次盤點生成的盤點清單應及時歸檔保存。
醫院的固定資產品種繁多、專業性強,不同于其他資產,固定資產管理部門要對其采取電子信息化管理,醫院的HIS系統和財務系統已經實現了聯網數據資源的共享,所以可以定期通過這兩個系統核對固定資產的現狀,畢竟全面清查一年一次,耗費大量的財力、人力,但是財務系統和HIS系統固定資產管理模塊的核對就簡單多了。這樣可以動態的實施固定資產盤點,更有利于做到賬賬相符、賬卡相符、賬實相符,固定資產信息化管理也是未來的趨勢。依托網絡技術優勢,可以隨時查詢固定資產的情況,還可以輕松實現物資設備的采購、驗收、保管、領用、轉移、報廢自入院到出院全過程的動態信息化管理,這大大降低了固定資產盤點的工作量,更好的對固定資產實施管理,實現資產的保值增值,發揮最大的效用。
三、對未經審批的理財產品及固定資產出租進行整改
關鍵詞 固定資產審計;監盤審計方法;措施;注意事項
一、監盤可以發現企業可能存在的固定資產重大錯報、漏報、隱瞞不報的固定資產審計風險,從而降低固定資產審計風險。
1.發現資產轉移、有帳無實的錯誤或舞弊
已達到或未達到使用年限,已報廢,固定資產實物已不存在,但帳上未處置的錯誤。有的企業將固定資產如運輸設備的汽車借給關系人私自使用,將公用計算機作挪作私人使用,不在公司辦公現場或作為獎品分配給員工個人,從而產生固定資產的舞弊。
2.發現閑置固定資產、未使用固定資產
監盤可能發出已無使用價值或者使用該固定資產對企業產生不利影響而閑置固定資產、未使用固定資產,從而影響固定資產價值的認定。
3.無帳但實物資產仍然存在
①帳上已經注銷的固定資產,在盤點時卻發現實物仍然存在的錯誤;②帳上沒有的帳外資產:帳上沒有,但實在盤存時發出的帳外固定資產從而影響固定資產的價值和固定資產的完整性。
二、監盤固定資產過程中發現的問題的解決措施
1.針對被審計單位存在資產轉移、有帳無實的錯弊
則可能存在被審計單位存在虛增資產,虛增折舊,虛減利潤。因此,審計人員應查清帳上的固定資產的去向,若公車私用,追查企業的會議紀要,是否存在挪用公用財產的可能,增大了資產舞弊的跡象,應充分收集審計證據。若作為獎品分配給員工個人,則應清查會議紀要或發獎品的依據,將固定資產的明細帳轉入獎品,令固定資產明細帳和總帳上不存在,以保持帳實相符。若存在已達到或未達到使用年限而報廢,實物已不存在,但帳上未處置的情況,則查明企業是否有固定資產處置報告,是否按照企業規定的審批程序審批,若已按程序審批,則建議財務人員按企業會計制度處置。審計人員還應審查是否存在固定資產轉讓、對外投資、債務重組等情況,并檢查固定資產轉讓協議、對外投資協、債務重組協議及審批程序等;若存在固定資產毀損,還應按毀損、盤虧、丟失的企業管理報批程序,作書面報告,并檢查會計處理是否正確。
2.發現閑置固定資產、未使用固定資產
審計人員查明被審計單位閑置固定資產、未使用固定資產產生的原因。若是是由于生產工藝、生產流程、市場變化、經濟、技術、法律等原因造成固定資產閑置,則應關注企業是否提取固定資產減值準備,否則就會虛增資產,虛增利潤。若是已到了報廢不能使用的狀態,則應建議被審計單位按固定資產報廢程序,如向上級管理部門報告,是使用不當或保管不善導致提前報廢的原因,提議是否追究責任人的責任。
3.針對無帳但實物資產仍然存在
這種情況審計人員可能有以下幾種懷疑:①由于財務部門和實物管理部門不是一個部門,由于審批單據傳遞時間差異或經辦人的錯誤而產生已減少固定資產未在帳戶上注銷的問題,從而使帳實不符;②帳上沒有的帳外資產:帳上沒有,但實在盤存時發出的帳外固定資產,審計人員應帳外資產的來源,包括董事會會議紀要或贈與合同,甚至可能是企業集團各關聯單位設備調撥頻繁,固定資產所有權與使用權時常脫節而造成帳外資產。若是贈與固定資產,則應按照企業會計制度,盤盈的固定資產的辦法進行實物及帳務處理。若是企業集團內部調撥產生的固定資產盤盈,則應建議被審計單位按帳實相符的原則進行清理,否則就會造成集團企業內帳上有固定資產的企業虛增固定資產,虛增折舊,虛減利潤,使用固定資產的企業的成本虛減,虛增利潤的問題。
審計人員還應檢查企業是否存在購置的固定資產尚未入帳、投資轉入、重組調入、基建轉入、融資租入等,并檢查固定資產入帳手續是否完善,是否按規定的程序報告批準,會計處理是否正確。
三、監盤過程中值得注意的問題
1.盤點時,應當將固定資產登記簿和固定資產卡片,按固定資產類別、使用部門與固定資產明細帳核對;與固定資產實物相核對;保持帳實核對、帳帳核對,才能有效率地發現被審計單位的盤盈、盤虧及毀損情況。
2.企業應對固定資產應當定期或者至少每年實地盤點一次。審計人員監盤時,不但要實地盤點并抽查,而且更重要的是對企業存在的盤盈、盤虧、毀損的固定資產追查原因,查實是否存在錯弊。
3.審查各部門參加盤點人員依據上表反映的有關內容,對資產實際存在情況進行實地盤點并抽點。盤點過程中,凡是實物的規格型號、存放地點與帳面反映情況不符的,應作為重點予以審查,查實后應予以糾正的,應予以糾正;凡是查無實物的,都作為盤虧處理,反之有實物存在,而且符合固定資產確認標準,帳面未做反映的資產,都要做盤盈處理,同時對盤盈資產的新舊程度予以鑒定和確認,并檢查固定資產盤盈盤虧的審批手續是否齊全,帳務處理是否正確。
摘 要:內部控制在經濟社會中也發揮著越來越重要的作用,也成為國內外學者和專家研究和討論的重要課題之一。而內部控制也在經濟的發展中逐漸發展完善。發揮著其自身的重要目的,即幫助組織改善經營管理水平,不斷提升經濟效益,最終實現組織目標。而企業內控評價的最終目標是保證企業內控體系得以持續、有效的改進,這就要求審計人員通過對企業內控中關于制度安排的合理性、體系結構的健全性和執行績效的有效性進行自我評價,從而建立并不斷加強企業內控體系。筆者在對大型國企A公司情況進行調查后,對A公司貨幣資金及生產循環關鍵控制點進行設計。
關鍵詞:內部控制;內部控制評價;內部控制評價體系設計;關鍵控制點
A公司是一家擁有百年歷史的國家大型企業,發展于 1897年成立的xx工程局,具有其專業的一級資質。總資產20多億元;擁有專業類型的固定資產數量與生產能力在國內同行居首位;為中國某股份有限公司的全資子公司。
A公司主營業務包括港口航道疏浚等多項,同時兼營投資、房地產開發等業務。
多年來,A公司施工足跡遍布中國沿海30多個港口,以及包括東南亞、中東在內的10余個國家和地區,為這些區域的交通和生態環境做出了巨大貢獻,同時也推動了名族相關產業的發展。
近年來,A公司先后榮獲了中國包括“中華人民共和國優質工程獎”在內的多項榮譽,信用等級也一直受到國家金融機構的認可。
另A公司的組織規模比較龐大,涉及的主營業務面比較廣,施工足跡遍布中國數十個港口、世界十余個國家,這樣也對公司的內部控制設計及其評價產生了更為嚴苛的要求。
筆者在對大型國企A公司情況進行審計調查后,審計對A公司貨幣資金及生產與倉儲循環關鍵控制點進行設計。以達到使其內控評價體系更加完善。
一、貨幣資金循環關鍵控制點設計
(一)銀行賬戶管理。在該流程中重點關注銀行余額調節表有無經管理層恰當審核,重視由于銀行存款余額賬實不符,導致資產可能被盜用所產生的風險。具體做到每月,會計核算處或各獨立核算單位財務負責人對《銀行存款余額調節表》進行復核簽字,對大額、異常的調節項進行詢問、檢查,確保銀行余額調節表編制正確、差異原因已查明、賬務調整(如有)正確。
(二)現金管理。在該流程中重點關注現金有無定期進行盤點,重視由于庫存現金余額賬實不符所產生的風險。出納人員一定遵守現金管理的規定和要求,對現金賬目日清月結,定期盤點,財務部出納每月進行一次現金盤點并編制《現金盤點表》,由財務管理會計監盤并在《現金盤點表》簽字,發現現金賬面余額與實際庫存不符時,及時查明原因并進行處理。
(三)銀行票據管理。在該流程中重點關注匯票信息有無被完整登記并經定期復核,重視由于票據未妥善保管及使用,從而導致賬實不符所產生的風險。這就要求企業做到匯票由出納鎖在保險柜內,資金管理部資金崗建立《銀行匯票臺賬》,登記匯票使用及收到工程款匯票的信息;資金管理部部經理每月復核《銀行匯票臺賬》并簽字,確保票據在到期日及時支付/承兌,不會產生逾期匯票。
(四)費用報銷。在該流程中重點關注費用報銷賬務處理是否完整準確,盡量避免出現由于費用報銷賬務處理不準確,導致財務報表不準確。這就要求企業會計核算處制證崗復核收到的《費用報銷申請單》和相關票據,并編制費用報銷入賬憑證;月末結賬前,財務部審核崗(獨立于憑證編制人員)審核費用報銷入賬憑證,檢查確保憑證內容與《費用報銷申請單》、發票等一致,入賬期間正確。
(五)員工借款。在該流程中重點關注長期掛賬借款是否被監控并予以解決,盡量避免出現長期掛帳的借款無法收回,可能導致的壞賬風險。這就要求財務部xx會計每月末在財務系統中查詢借款明細賬,查看是否有員工未及時還款,對于逾期未還款的進行催收;財務部xx會計針對復核結果編制《借款復核記錄表》,列明各借款的到期日、處理結果;財務經理定期查看《借款復核記錄表》,對發現的逾期情況處理結果或發現異常事項進行檢查和處理。
二、生產與倉儲循環關鍵控制點設計
(一)固定資產與無形資產管理
對于固定資產及無形資產的管理企業應該重點關注固定資產新增(不包括由在建工程轉入的固定資產新增)是否經過合理授權、折舊的計提是否完整準確、無形資產攤銷是否完整準確、固定資產入賬是否準確、及時。防止出現由于固定資產新增(不包括由在建工程轉入的固定資產新增)未經過合理的授權從而影響其真實有效性,導致未經授權的采購、固定資產折舊計提未經過合理的授權與校驗,從而影響其真實有效性,導致固定資產折舊的不準確、無形資產攤銷未經過合理的授權與校驗,從而影響其真實有效性,導致固定資產折舊的不準確、固定資產憑證金額不正確從而影響財務報告的準確性等風險。
這就要求企業設計如下控制措施:
1、公司固定資產采購部門經理審批由本部門采購申請人員填寫的《固定資產購置申請書》并簽字確認;公司總會計師、財務經理、總經理審批由本部門采購申請人員填寫的《固定資產購置請示批復單》并簽字確認;根據《xx制度規定》:xx金額以上的固定資產還需由局本部xx審批《固定資產購置請示批復單》,以確保新增固定資產的合理性。
2、xx系統管理人員根據企業會計政策將固定資產進行分類管理,通過實現設定好各類的固定資產卡片,預先設定固定資產折舊政策,由財務部固定資產會計崗錄入固定資產系統自動進行固定資產的原值錄入系統后,系統進行自動計算。會計人員定期導出系統折舊計算表,經財務經理審核。
3、xx系統管理人員根據企業會計政策,預先設定無形資產攤銷政策,由財務部資產管理會計崗錄入無形資產系統自動進行無形資產的原值錄入系統后,系統進行自動計算。會計人員定期導出系統無形資產攤銷計算表,經財務經理審核。
4、月末結賬前,公司財務部審核崗(獨立于憑證編制人員)在財務系統中進行固定資產相關會計憑證審核,檢查確保憑證內容與后附支持性文件一致、費用記錄在正確的期間。
(二)存貨管理
對于存貨管理企業應該重點關注存貨出庫是否經過合理審批、周轉材料出庫的臺賬處理是否及時準確、材料臺賬與財務賬的記錄是否一致、存貨盤點報告是否經過合理審批、存貨盤點差異記賬是否及時準確、存貨的入賬是否及時準確。防止出現由于存貨出庫未經過合理審批,將造成不合理的材料出庫,影響存貨出庫的有效性、賬務處理不及時準確從而影響財務報告的準確性等風險。
這就要求企業設計如下控制措施:
1、公司xx部門xx崗審批由辦事處項目部根據施工進展填寫的《物料申請單》并簽字確認;公司物資管理部倉庫負責人及公司物資管理部門經理依次審批由xx部門xx崗根據《物料申請單》填寫的《出庫單》并簽字確認,以確保存貨出庫經過了合理審批。
2、公司物資管理部物資管理崗根據《出庫單》登記《周轉材料統計報表》并匯總《周轉材料攤銷額計算表》記錄攤銷情況;公司xx部xx崗復核《周轉材料統計表》及《周轉材料攤銷額計算表》并簽字確認,以確保周轉材料出庫攤銷正確;經復核通過的《周轉材料攤銷額計算表》提交財務部,供成本攤銷使用。
3、每月1號,公司財務部總賬崗將物資管理部門匯總提交的《物資收發存報表》與財務賬面余額進行比對,以確認材料臺賬與財務賬的記錄是否一致,若出現差異需要及時進行調整,并記錄差異原因及跟進結果。
4、《存貨盤點報告》中記錄了從財務賬到實物的數量、質量,以及是否一致,差異及原因、涉及金額、解決方式;盤點人員在《存貨盤點報告》上簽字確認;公司財務部門經理和物資管理部經理審核的《存貨盤點報告》并簽字確認,以確保存貨盤點報告的準確性和有效性。
5、公司財務部制證崗核對存貨盤點數與存貨明細賬,計算盤點差異并對盤點差異進行調查后,編制《會計憑證》;公司財務部審核崗(獨立于憑證編制人員)在財務系統中進行憑證審核,檢查確保憑證內容與《xx》一致、費用記錄在正確的期間。
6、月末結賬前,公司財務部審核崗(獨立于憑證編制人員)在財務系統中進行存貨相關會計憑證審核,檢查確保憑證內容與后附支持性文件一致、費用記錄在正確的期間。
關鍵詞:固定資產;問題;建議
一、南京市江寧醫院固定資產管理的現狀
醫院固定資產是指醫院為維持日常治病救人、護理病人而特有的、使用期限較長、單位價值較高,在使用過程中保持原有的實物形態的非貨幣性資產。其范圍包括病床、電視、空調等,醫院固定資產是維持醫院正常運轉和提供服務保障的基本物質基礎,對醫院的核心競爭力有著直接的影響,是醫院賴以生存和發展的重要資源,因此它的重要性非常值得我們重視,它所面臨的問題需要我們認真分析并提出新方案來解決。當前,大部分醫院主要采用歸口分級的管理模式進行固定資產管理,院計財處負責全院固定資產價值與產權管理,各歸口部門負責具體的業務管理,即設備科負責管理醫療設備,信息科負責管理電子網絡設備,后勤處負責管理家具,房屋建筑物,辦公室負責交通工具,統一入賬標準,統一賬卡管理模式。
二、南京市江寧醫院后勤固定資產管理中存在的問題
(一)多部門管理,權責不分
固定資產管理部門和使用部門職責、權限不明確。小到固定資產表格、卡片的制定,大到固定資產歸屬管理部門的明確,整個醫院缺乏統一的固定資產管理機構,存在多頭管理問題,使固定資產管理職能分散,財務、設備、信息、后勤等部門權責界分不清,容易出現管理上的盲區,造成固定資產購置、領用、保管等環節出現脫節問題。
(二)固定資產利用率較低
固定資產管理薄弱,內部控制不夠嚴格,造成有些固定資產閑置、浪費和損失,利用率低。尤其是后勤固定資產的價值低、可移動,所以普遍對后勤固定資產的重視程度不足,這就導致部分固定資產處于閑置狀態,沒有發揮特定的作用的同時又占用了醫院的大量資金,造成醫院的資源浪費,也妨礙了醫院的更好發展。產生這種現象的原因首先在固定資產購買時沒有考慮過它的實用性,盲目購買的后果就會導致固定資產的后期利用率降低;其次是因為是在后勤固定資產管理的時候沒有有效的使用計劃安排,有效統一的固定資產管理體系的缺乏使得固定資產在購買后的利用達不到預想的效果,造成了醫院的資源浪費。
(三)清查、盤點制度執行不到位
管理部門和使用科室不能定期進行固定資產的清查、盤點。盤點前沒有安排熟悉的相關人員進行,盤點時常發生錯盤、漏盤的現象發生,盤點后沒能及時生成盤點報表,有的生成盤點表對盤虧、盤盈未附文字說明原因。
(四)報廢過程、手續不完善
在醫院的具體工作中,有些科室認為后勤固定資產價值較低,在不能使用時自行報廢處理,報廢后又沒有及時上報財務和管理部門核銷的情況,有些固定資產報廢時未經主要領導同意即發生報廢事實。同時,有些固定資產由于資產使用部門無專人保管財產,造成財產損失或丟棄,從而導致固定資產虧損,以上幾種情況發生均會導致固定資產賬面數和財務不符現象。
(五)管理方法落后
雖然現在多數醫院已經實施信息化管理,但只是簡單的數據錄入,有的未及時錄入,有的錄入時發生差錯,時常發生固定資產調劑給其它部門使用,但未更改使用部門,造成固定資產管理混亂,遠遠不能滿足現代醫院管理模式的要求。
三、做好醫院固定資產管理的對策
(一)明確職責權限主體
財務部門統一制定固定資產管理卡片,管理部門負責登記且一式三份,一份交財務、一份交使用科室、一份管理部門留存。卡片詳細記錄資產名稱、規格、型號、財產編碼和使用變動等具體情況。固定資產采購管理部門負責所屬部門固定資產的管理,定期前往使用部門進行固定資產盤點,并與賬務進行核對。固定資產使用部門負責本科室固定資產的管理,建立本科室固定資產臺賬,對固定資產的具體存放地點、使用人員進行詳細登記。
(二)制定合理的程序
PDCA循環是我所認同的一種可參考的模板,即Plan計劃、Do執行、Check檢查、Act修正。將其借鑒到醫院固定資產管理上則可將此程序細分為初審申請、交由領導審批、采購、入庫、科室領用、調劑等各個環節全方位進行管理,減少固定資產毀損和流失,確保賬實相符,提高固定資產使用效率。
(三)規范操作流程
固定資產管理涉及到物品的出入庫等方面工作,用科學的視角看即使是入庫一個小小的步驟也有非常嚴格的要求:物資是否合格,入庫后庫存時間定為多少合適、科室領用手續是否完備、對于棄置物品處理是否得當等,因此將每個環節都考慮到并做到細致嚴謹即可使流程更加符合規范。
(四)定期進行固定資產的清查、盤點
定期由固定資產管理部門組織對固定資產進行清查、盤點,對盤盈、盤虧,以及在盤點過程中發現的具體問題,由財務部門與使用科室一起協同查明原因,形成書面報告,報醫院主管領導批準后,按照會計制度規定進行處理。財務和管理部門會同使用科室定期進行賬、卡、物核對工作,完善固定資產檔案,確保賬賬相符、賬卡相符、賬物相符。
(五)加強固定資產報廢環節處理
加強固定資產報廢的管理,使資產與賬實保持一致。人員變動或裝修、改造、搬遷時,及時通知歸口管理部門,辦理相關手續,并進行賬務處理,對利用率低的閑置固定資產進行內部調撥。固定資產報廢應首先由使用科室提出申請,經維修部門檢查審核,確實沒有維修價值后,協同歸口管理部門到現場核對實物的名稱、型號是否一致,核實無誤后,使用科室將廢舊財產交給管理部門,廢舊資產回收管理人員在報廢單上簽字,會同財務部門對賬務進行調整,以確保醫院資產的真實性。
四、結語
總之,醫院固定資產管理是一種既繁鎖又不容易做好的工作,只有明確權限主體,制定合理的程序,定期進行固定資產的清查、盤點,加強固定資產報廢環節管理,提高固定資產使用效率,從意識上重視,在管理環節上嚴格把關,雙管齊下,以期能促進醫院固定資產管理更加科學合理。
參考文獻:
[1]甘麗云.試論新時期醫院資產管理問題與對策[J].中國衛生產業,2014(08).
關鍵詞:固定資產 改制企業 管理
固定資產在改制企業中占較大比重,特別是以土地出讓金形式取得所有權的不動產,更有著一定的特殊性。但是沿用國有企業集團的固定資產管理模式,從購置到處置環節都會不同程度地存在問題。為此,企業要通過引進切實的固定資產管理機制,了解新增及現有全部資產狀況,避免重復購買和浪費;對閑置資產和使用效率低的資產進行處置,整合內部資源,提高資金利用效率,增強企業競爭力。同時保證企業財產的完整、安全,防止管理漏洞造成的固定資產流失。
一、改制企業固定資產管理存在的不足
國有企業的改制是企業的陣痛,也是職工的陣痛。在資產上交接不清,甚至沒有交接都直接影響著改制后的管理,造成目前在管理過程中出現的一系列問題。
(一)制度不完整、不細化
改制企業的固定資產管理制度多年未變,實際工作中照搬照套改制前制度,不與時俱進。
1.固定資產標準不統一。按照準則規定,固定資產是單位價值2000元以上、使用期限一年以上的有形資產。在實際工作中,會計人員將一些價值較低的資產,如打印機、活動硬盤及辦公桌椅等的購置金額直接從當期費用列支,這樣的確帶來核算上的便利,也可一次性稅前列支,但在資產的管理上會出現問題。首先,對這類資產是否盤點存在兩難。若進行盤點會導致賬實不符;若不盤點,長期數量的累積會在總金額上構成資產流失。其次,這些賬外資產顯然處于失控狀態。因為責任人或管理部門的缺失,極易造成公物私存、重復購買,甚至據為己有也無人過問。后果自然是企業資產流失,支出增加。雖不是大額支出,但螻蟻雖小可決堤。
2.盤點制度執行有瑕疵。固定資產管理制度上對盤點有明確要求,但實際工作中往往無法保證對固定資產的定期核查,企業資產的管理檔案過于依賴財務部門。集團公司擁有大量資產分布在分公司、子公司,盤點時間的不統一也會造成企業資產不實。改制前是國有企業,母公司實為管理單位,雖各為法人,但實行的是統一管理。主管單位將資產在各公司、各部門之間調撥較隨意,特別是汽車、電腦這些移動性強的資產,有時領導一句話就變了主人,沒有使用“固定資產調撥單”的正規手續。比如母公司搬家時,拆下的空調、舊的電腦甚至辦公桌椅在沒有辦理任何手續的情況下直接拿去下屬公司使用,母公司方提足折舊不清理,下屬公司方嗟來之物不入賬;改制后的員工雖改變了身份,但作事的風格延續了下來,加上離開的員工根本不進行交接,如果母、子公司的盤點時間上也不統一,必然造成一方盤盈、一方盤虧。那么出現有賬無物、有物無賬的現象也就不足為奇了。
3.責任、分工不明確。改制前使用的是手工記賬,財務部門根據領導簽批的報銷單內容建立固定資產明細賬及留存卡片(單張),這些資料自始至終在財務部門保管。財務部門既是資產的核算部門,也是資產的管理部門。資產的使用部門或使用人對資產的情況及責任一無所知。改制后集團公司上了NC系統,錄入原始數據建賬的工作量相當大。加之財務人員對系統的不熟悉,所以在建立固定資產電子卡片時,已經提足折舊的固定資產就沒有再建立卡片。系統按錄入卡片進行折舊計提雖沒有問題,但到年終結賬時,固定資產模塊總賬、明細賬不符不能過賬,而已經提足折舊的固定資產大部分在改制時由使用部門或行政管理部門做了處理,只是財務上沒有消賬。因為資產的管理部門、核算部門、使用部門分工不明,處理資產問題時銜接就不到位,時隔數年后信息不全根本無法做NC初期的卡片錄入工作。為了賬賬相符,會計人員只能做打包處理,將提足折舊的固定資產按總金額錄入一張卡片。一卡多物,帶來處置時不能對號入座消賬,還要進行資產拆分的二次工作。
4.預算制度缺乏剛性,考核不嚴,導致流于形式。重要購買只要有簽批立即辦理、重大購買沒有董事會授權或集體決策,不考慮預算有無或金額大小。小到一臺電腦大到不動產,往往因為是總經理的需要或董事長的意見而進行預算外購買,以年底作特別事項說明或調整年度預算來動搖預算的剛性。企業不是用預算來控制成本,而是用調整預算來向成本妥協,導致員工對預算的執行力產生懷疑,做預算時馬虎應付,執行進程中不以為然。年終對部門和個人的績效考核也僅限于是否完成收益指標和有無工作差錯,預算內執行不列入考核范疇,考核缺乏全面性。另外,預算外購買特別是領導層的預算外購買,影響到公平、公正原則,動搖員工對企業制度嚴肅性的信心。
(二)固定資產核算對新準則采取回避態度
改制企業凈資產中有實際意義的就是固定資產,因為投資類基本上是損失無收益,否則也不會進行改制。固定資產中不動產又占相當大比例,基本是體制內劃撥性資產,改制后以土地出讓金形式取得。隨著近年房地產業的高速發展,歷史成本計價原則已經大大低估了企業的資產價值,甚至有二十多年前的房產已提足折舊只剩殘值,事實是身處鬧市區而不斷升值,賬面價值不能反映資產的實際價值,這應該也是“賬實不符”。還會將資產報酬率虛高或資產負債率虛低的錯誤信號傳遞給投資者,誤導投資者做出錯誤決策。對于閑置房產用來出租的部分,集團公司有的企業轉入了投資性房地產,以公允價值計價,但仍提折舊;有的企業仍然沿續固定資產核算,沒有轉入投資性房地產。且不討論由此帶來集團公司報表的統一性問題,這樣的處理也不符合準則要求。
(三)資產報酬率過低,不利于企業的長遠發展
國有企業因為發展遇到障礙才會改制,但優勢是擁有大量的優良資產。企業改制后如果不能善用資產,又沒有先進的技術,那么改掉的只是職工。相對于龐大的資產,租金這單一來源顯然不能滿足企業對發展的要求。用租金收入來養活為數不多的職工暫時來看是可行的,但沒有盈利能力對企業則是致命的,資產利用率低下是其中主要因素。沒有發揮財務杠桿效應,導致企業資本結構不合理,資產報酬率過低,阻礙企業的進一步發展。
(四)內部審計程序過于簡單
企業內審部門每年會選擇幾個不同的專題進行審計,對固定資產的審計是其中之一,且在時間上是不確定的,內審部門的專項審計不能保證定期進行;內審過程與盤點類似,受人手限制,對添置較大規模的固定資產,忽略檢查可行性研究報告及是否經過適當授權審批,沒有突出內部審計的再控制作用;對管理漏洞的整改措施忽略跟蹤,提出問題而不解決問題,某種意義上是審計程序的不完整。
二、加強改制企業固定資產管理的對策
(一)細化固定資產管理制度
企業應參考準則,以本企業固定資產構成來具體制定入賬標準。企業規模小,固定資產不多,標準可以制定地寬泛一些;大型企業、集團公司的固定資產價值高、類目多,可從標準上加以制約。隨著科技的發展,電子辦公類產品價格趨低,但從使用價值上做為固定資產管理更為合適。特別是數量大的批類購買,總價較高,更應慎重對待。對價值低但數量較多的辦公設備、設施,雖未納入固定資產管理,也應設置低值易耗品備查薄進行賬外管理。
(二)集團公司建立統一的定期盤點制度
集團公司提倡母子公司調劑使用資產,合理配置節約成本,這使定期盤點工作顯得尤其重要。在盤點上不僅要橫向定期,還要縱向定期,時點的統一是保證賬實相符的基礎。母、子公司及各部門之間調劑使用固定資產,必須填寫“固定資產調撥單”,調入、調出單位均經簽字確認、主管領導簽字批準,并交由財務部門調整有關固定資產明細賬,固定資產管理部門同時更換粘貼卡片,卡片上明確使用人、責任人,做到賬、卡、物一致。對盤盈、盤虧及損壞的資產應填報《固定資產盤盈盤虧表》、《固定資產報損表》,詳細注明原因。母、子公司財務人員會同有關人員查明原因,排除非責任因素后對有關當事人進行處罰。對盤盈要及時登記固定資產管理檔案,同時由申請人填制《固定資產盤盈盤虧表》經部門領導、財務部門、主管領導簽批后執行賬務處理。
(三)明確責任、分工
固定資產的購置、使用、變動、處置或報廢,涉及到核算部門、管理部門、使用部門及每一個職工。資產使用部門要完整、規范地建立固定資產管理檔案,保證檔案與實物之間完全相符,如不相符要及時查明原因,分清責任,提請處理。財務部門作為核算部門建立固定資產明細賬同時與管理部門檔案相符,并共同對卡片的制定和準確性負責。嚴格來說卡片應一式四份,管理部門、核算部門、使用部門各執一份,另一份隨資產粘貼,并保證在固定資產要素變更時隨時更換。固定資產發生毀損或需要報廢時,使用部門要立即向資產的管理部門報告,管理部門會同有關責任人查明原因,追究責任。經鑒定后報財務部門,同時辦理報批手續,經批準后及時消賬,保證賬、卡、物相符。閑置資產進行封存管理,仍列為盤點對象,避免資產流失。
(四)建立嚴格的預算管理制度,堅持公平、公正、公開原則
將固定資產管理與預算管理相結合。固定資產的使用部門在每年年末編制固定資產預算方案,由部門領導審核后報固定資產管理部門,統一編制固定資產預算。在編制預算時與人事部門溝通,考慮新進人員、升職人員的固定資產配置。大型購置須經可行性研究分析并形成書面報告,經集體決策后方可編入下一年預算。各相關部門應嚴格執行經董事會批準的年度預算,沒有特別情況,一律不得超預算執行。如確因生產經營所需進行預算外固定資產支出應另做預算外申請,經部門領導、財務部門及總經理簽批后方可執行。數額大的還需經可行性論證、集體決策,領導層不設例外。固定資產購入后應對其使用情況及產生效益進行跟蹤,評價是否存在使用效能低下、資源浪費現象,并以此作為考評內容之一,結合預算的剛性執行情況和差異執行情況對部門和個人進行考核,增強預算執行效果,同時及時發現和解決預算執行過程中的潛在問題。
(五)會計核算應以新準則為準繩,同時兼顧本企業實際狀況
對于出租性房產,根據謹慎性原則,應按準則要求轉入投資性房地產核算,采用歷史成本計價為宜,但要在會計報表附注中披露擁有資產的公允價值。這樣既能堅持一貫性原則和可比性原則,還保留了一塊稅前抵扣,有利于保護投資者利益;如果沒有特殊需要,不贊成轉入投資性房地產后采用公允價值計價,首先因為公允價值是動態的,我國目前房地產市場還缺乏必要的技術手段來獲得準確的公允價值,會計報表的波動性也是影響投資者信心的不利因素;其次公允價值的取得需要付出相應的成本增加財務壓力;再有失去了合理避稅的機會。
(六)盤活資產存量,提高資產利用率
通過投資增量,有效地盤活和利用現有資產,提高資產使用效率與效益,使現有資產發揮它的戰略價值。1、盤活資產存量,使閑置資產充分發揮作用;2、提高資產使用效率,使效率低的資產提高利用率;3、重組或重配存量資產,使低增值率向高增值率轉移。具體上企業可以利用對不斷升值的不動產再評估,獲得銀行支持合理負債,保持良好的財務結構,提高負債所增資產的效益;也可以利用多種折舊方法提高資金運營效果,對更新換代快的電子產品或生產設備采用加速折舊方式,提前資產費用化,達到抵稅效應,提高利潤。
(七)完善內審程序,拓寬內審范圍
固定資產內部專項審計的安排應按時間、有計劃地進行,以保證監督的有效性。對增加的重大購買,應當檢查是否有完善的審批程序和相應手續及是否有完整的可行性研究報告。對整改措施要求到位,跟蹤處理結果,整改不合格追究責任,與績效掛鉤,必要時寫進內審報告。領導層應重視內審隊伍建設,保證足夠、專業、有序。當然,從節約成本的角度考慮,在人手不夠的情況下可以安排財務人員或其他管理人員協助,而不是簡化程序、漏項少項。相反,隨著管理的深化,內審人員應提高專業素養,拓寬范圍,由單純的管理審計進步到經營審計,提供“增值”服務,幫助公司改善管理方法,優化資源配置,提高資產利用率。
綜上所述,固定資產是企業利潤的主要來源之一,管好、用好方能給企業一個發展的未來。
參考文獻:
[1]財政部.企業會計準則[M].2006,2
國有企業的改制是企業的陣痛,也是職工的陣痛。在資產上交接不清,甚至沒有交接都直接影響著改制后的管理,造成目前在管理過程中出現的一系列問題。
(一)制度不完整、不細化
改制企業的固定資產管理制度多年未變,實際工作中照搬照套改制前制度,不與時俱進。
1.固定資產標準不統一。按照準則規定,固定資產是單位價值2000元以上、使用期限一年以上的有形資產。在實際工作中,會計人員將一些價值較低的資產,如打印機、活動硬盤及辦公桌椅等的購置金額直接從當期費用列支,這樣的確帶來核算上的便利,也可一次性稅前列支,但在資產的管理上會出現問題。首先,對這類資產是否盤點存在兩難。若進行盤點會導致賬實不符;若不盤點,長期數量的累積會在總金額上構成資產流失。其次,這些賬外資產顯然處于失控狀態。因為責任人或管理部門的缺失,極易造成公物私存、重復購買,甚至據為己有也無人過問。后果自然是企業資產流失,支出增加。雖不是大額支出,但螻蟻雖小可決堤。
2.盤點制度執行有瑕疵。固定資產管理制度上對盤點有明確要求,但實際工作中往往無法保證對固定資產的定期核查,企業資產的管理檔案過于依賴財務部門。集團公司擁有大量資產分布在分公司、子公司,盤點時間的不統一也會造成企業資產不實。改制前是國有企業,母公司實為管理單位,雖各為法人,但實行的是統一管理。主管單位將資產在各公司、各部門之間調撥較隨意,特別是汽車、電腦這些移動性強的資產,有時領導一句話就變了主人,沒有使用“固定資產調撥單”的正規手續。比如母公司搬家時,拆下的空調、舊的電腦甚至辦公桌椅在沒有辦理任何手續的情況下直接拿去下屬公司使用,母公司方提足折舊不清理,下屬公司方嗟來之物不入賬;改制后的員工雖改變了身份,但作事的風格延續了下來,加上離開的員工根本不進行交接,如果母、子公司的盤點時間上也不統一,必然造成一方盤盈、一方盤虧。那么出現有賬無物、有物無賬的現象也就不足為奇了。
3.責任、分工不明確。改制前使用的是手工記賬,財務部門根據領導簽批的報銷單內容建立固定資產明細賬及留存卡片(單張),這些資料自始至終在財務部門保管。財務部門既是資產的核算部門,也是資產的管理部門。資產的使用部門或使用人對資產的情況及責任一無所知。改制后集團公司上了NC系統,錄入原始數據建賬的工作量相當大。加之財務人員對系統的不熟悉,所以在建立固定資產電子卡片時,已經提足折舊的固定資產就沒有再建立卡片。系統按錄入卡片進行折舊計提雖沒有問題,但到年終結賬時,固定資產模塊總賬、明細賬不符不能過賬,而已經提足折舊的固定資產大部分在改制時由使用部門或行政管理部門做了處理,只是財務上沒有消賬。因為資產的管理部門、核算部門、使用部門分工不明,處理資產問題時銜接就不到位,時隔數年后信息不全根本無法做NC初期的卡片錄入工作。為了賬賬相符,會計人員只能做打包處理,將提足折舊的固定資產按總金額錄入一張卡片。一卡多物,帶來處置時不能對號入座消賬,還要進行資產拆分的二次工作。
4.預算制度缺乏剛性,考核不嚴,導致流于形式。重要購買只要有簽批立即辦理、重大購買沒有董事會授權或集體決策,不考慮預算有無或金額大小。小到一臺電腦大到不動產,往往因為是總經理的需要或董事長的意見而進行預算外購買,以年底作特別事項說明或調整年度預算來動搖預算的剛性。企業不是用預算來控制成本,而是用調整預算來向成本妥協,導致員工對預算的執行力產生懷疑,做預算時馬虎應付,執行進程中不以為然。年終對部門和個人的績效考核也僅限于是否完成收益指標和有無工作差錯,預算內執行不列入考核范疇,考核缺乏全面性。另外,預算外購買特別是領導層的預算外購買,影響到公平、公正原則,動搖員工對企業制度嚴肅性的信心。
(二)固定資產核算對新準則采取回避態度
改制企業凈資產中有實際意義的就是固定資產,因為投資類基本上是損失無收益,否則也不會進行改制。固定資產中不動產又占相當大比例,基本是體制內劃撥性資產,改制后以土地出讓金形式取得。隨著近年房地產業的高速發展,歷史成本計價原則已經大大低估了企業的資產價值,甚至有二十多年前的房產已提足折舊只剩殘值,事實是身處鬧市區而不斷升值,賬面價值不能反映資產的實際價值,這應該也是“賬實不符”。還會將資產報酬率虛高或資產負債率虛低的錯誤信號傳遞給投資者,誤導投資者做出錯誤決策。對于閑置房產用來出租的部分,集團公司有的企業轉入了投資性房地產,以公允價值計價,但仍提折舊;有的企業仍然沿續固定資產核算,沒有轉入投資性房地產。且不討論由此帶來集團公司報表的統一性問題,這樣的處理也不符合準則要求。
(三)資產報酬率過低,不利于企業的長遠發展
國有企業因為發展遇到障礙才會改制,但優勢是擁有大量的優良資產。企業改制后如果不能善用資產,又沒有先進的技術,那么改掉的只是職工。相對于龐大的資產,租金這單一來源顯然不能滿足企業對發展的要求。用租金收入來養活為數不多的職工暫時來看是可行的,但沒有盈利能力對企業則是致命的,資產利用率低下是其中主要因素。沒有發揮財務杠桿效應,導致企業資本結構不合理,資產報酬率過低,阻礙企業的進一步發展。
(四)內部審計程序過于簡單
企業內審部門每年會選擇幾個不同的專題進行審計,對固定資產的審計是其中之一,且在時間上是不確定的,內審部門的專項審計不能保證定期進行;內審過程與盤點類似,受人手限制,對添置較大規模的固定資產,忽略檢查可行性研究報告及是否經過適當授權審批,沒有突出內部審計的再控制作用;對管理漏洞的整改措施忽略跟蹤,提出問題而不解決問題,某種意義上是審計程序的不完整。
二、加強改制企業固定資產管理的對策
(一)細化固定資產管理制度
企業應參考準則,以本企業固定資產構成來具體制定入賬標準。企業規模小,固定資產不多,標準可以制定地寬泛一些;大型企業、集團公司的固定資產價值高、類目多,可從標準上加以制約。隨著科技的發展,電子辦公類產品價格趨低,但從使用價值上做為固定資產管理更為合適。特別是數量大的批類購買,總價較高,更應慎重對待。對價值低但數量較多的辦公設備、設施,雖未納入固定資產管理,也應設置低值易耗品備查薄進行賬外管理。
(二)集團公司建立統一的定期盤點制度
集團公司提倡母子公司調劑使用資產,合理配置節約成本,這使定期盤點工作顯得尤其重要。在盤點上不僅要橫向定期,還要縱向定期,時點的統一是保證賬實相符的基礎。母、子公司及各部門之間調劑使用固定資產,必須填寫“固定資產調撥單”,調入、調出單位均經簽字確認、主管領導簽字批準,并交由財務部門調整有關固定資產明細賬,固定資產管理部門同時更換粘貼卡片,卡片上明確使用人、責任人,做到賬、卡、物一致。對盤盈、盤虧及損壞的資產應填報《固定資產盤盈盤虧表》、《固定資產報損表》,詳細注明原因。母、子公司財務人員會同有關人員查明原因,排除非責任因素后對有關當事人進行處罰。對盤盈要及時登記固定資產管理檔案,同時由申請人填制《固定資產盤盈盤虧表》經部門領導、財務部門、主管領導簽批后執行賬務處理。
(三)明確責任、分工
固定資產的購置、使用、變動、處置或報廢,涉及到核算部門、管理部門、使用部門及每一個職工。資產使用部門要完整、規范地建立固定資產管理檔案,保證檔案與實物之間完全相符,如不相符要及時查明原因,分清責任,提請處理。財務部門作為核算部門建立固定資產明細賬同時與管理部門檔案相符,并共同對卡片的制定和準確性負責。嚴格來說卡片應一式四份,管理部門、核算部門、使用部門各執一份,另一份隨資產粘貼,并保證在固定資產要素變更時隨時更換。固定資產發生毀損或需要報廢時,使用部門要立即向資產的管理部門報告,管理部門會同有關責任人查明原因,追究責任。經鑒定后報財務部門,同時辦理報批手續,經批準后及時消賬,保證賬、卡、物相符。閑置資產進行封存管理,仍列為盤點對象,避免資產流失。
(四)建立嚴格的預算管理制度,堅持公平、公正、公開原則
將固定資產管理與預算管理相結合。固定資產的使用部門在每年年末編制固定資產預算方案,由部門領導審核后報固定資產管理部門,統一編制固定資產預算。在編制預算時與人事部門溝通,考慮新進人員、升職人員的固定資產配置。大型購置須經可行性研究分析并形成書面報告,經集體決策后方可編入下一年預算。各相關部門應嚴格執行經董事會批準的年度預算,沒有特別情況,一律不得超預算執行。如確因生產經營所需進行預算外固定資產支出應另做預算外申請,經部門領導、財務部門及總經理簽批后方可執行。數額大的還需經可行性論證、集體決策,領導層不設例外。固定資產購入后應對其使用情況及產生效益進行跟蹤,評價是否存在使用效能低下、資源浪費現象,并以此作為考評內容之一,結合預算的剛性執行情況和差異執行情況對部門和個人進行考核,增強預算執行效果,同時及時發現和解決預算執行過程中的潛在問題。
(五)會計核算應以新準則為準繩,同時兼顧本企業實際狀況
對于出租性房產,根據謹慎性原則,應按準則要求轉入投資性房地產核算,采用歷史成本計價為宜,但要在會計報表附注中披露擁有資產的公允價值。這樣既能堅持一貫性原則和可比性原則,還保留了一塊稅前抵扣,有利于保護投資者利益;如果沒有特殊需要,不贊成轉入投資性房地產后采用公允價值計價,首先因為公允價值是動態的,我國目前房地產市場還缺乏必要的技術手段來獲得準確的公允價值,會計報表的波動性也是影響投資者信心的不利因素;其次公允價值的取得需要付出相應的成本增加財務壓力;再有失去了合理避稅的機會。
(六)盤活資產存量,提高資產利用率
通過投資增量,有效地盤活和利用現有資產,提高資產使用效率與效益,使現有資產發揮它的戰略價值。1、盤活資產存量,使閑置資產充分發揮作用;2、提高資產使用效率,使效率低的資產提高利用率;3、重組或重配存量資產,使低增值率向高增值率轉移。具體上企業可以利用對不斷升值的不動產再評估,獲得銀行支持合理負債,保持良好的財務結構,提高負債所增資產的效益;也可以利用多種折舊方法提高資金運營效果,對更新換代快的電子產品或生產設備采用加速折舊方式,提前資產費用化,達到抵稅效應,提高利潤。
(七)完善內審程序,拓寬內審范圍
固定資產內部專項審計的安排應按時間、有計劃地進行,以保證監督的有效性。對增加的重大購買,應當檢查是否有完善的審批程序和相應手續及是否有完整的可行性研究報告。對整改措施要求到位,跟蹤處理結果,整改不合格追究責任,與績效掛鉤,必要時寫進內審報告。領導層應重視內審隊伍建設,保證足夠、專業、有序。當然,從節約成本的角度考慮,在人手不夠的情況下可以安排財務人員或其他管理人員協助,而不是簡化程序、漏項少項。相反,隨著管理的深化,內審人員應提高專業素養,拓寬范圍,由單純的管理審計進步到經營審計,提供“增值”服務,幫助公司改善管理方法,優化資源配置,提高資產利用率。
關鍵詞:固定資產;內部控制;完善對策
一、固定資產內部控制要素完善對策
(一)控制環境要素的完善措施
1.加強企業誠信與道德觀建設
公司可通過企業網站等渠道,向供應商傳達公司的企業文化、道德與誠信觀,同時與供應商建立在道德、誠信方面的相互約束機制,通過與供應商簽署《誠信協議》、《商業行為準則》,除了明確雙方要嚴守商業秘密、信守商業道德,遵守有關規定外,還要相互公布違規違紀的舉報渠道,對公司內部員工可能的舞弊行為進行舉報。
2.完善人力資源管理政策
修訂關鍵崗位管理辦法,補充對關鍵崗位范圍的說明、在道德與職業操守方面的要求、在招聘和離職方面的特殊關注等內容。完善員工離職管理辦法,對關鍵崗位人員離職的工作交接、公司財產移交、信息保密等保持特殊關注。
(二)風險評估要素的完善措施
設立風險管理機構,明確企業風險管理的相應職責。公司目標的制定和溝通。建立風險識別機制,對企業外部風險因素和企業內部風險因素進行預期與識別。建立風險評估機制,包括風險評估的方法和程序。建立風險管理的記錄與報告機制。
(三)控制活動要素的完善措施
堅持依法經營,依法治企。各部門及時梳理各專業線法律法規遵循工作的依據和實現法律法規遵循性目標的關鍵環節,定期開展法律法規遵循性的檢查,全面查找漏洞和不足,及時采取有效管控措施,確保企業生產經營行為的合法合規;嚴格執行信息系統管理辦法,對各級系統使用人員進行權限設置與登記管理,使用人員調出或調離工作崗位后,應及時回收其相應系統賬號和密碼。禁止與管理系統無關的人員在系統上擁有用戶賬號。
(四)監控要素的完善措施
根據公司有關文件要求,及時下發各部門固定資產管理實施細則,并嚴格按照細則要求對賬實情況進行核實,真實完整地反映各單位的資產狀況、財務狀況和經營成果,提升各單位財務信息質量:加強現有審計人員的培訓,同時通過招聘和培訓對現有審計人員的專業結構進行優化,提高審計人員在信息技術及法律法規方面的素質,保證公司審計工作的順利開展。
二、固定資產內部控制流程完善對策
(一)固定資產取得環節
1.固定資產取得的審批環節完善措施
一是工程部門根據公司和國家相關規定對應急項目申請進行了審核并留下了審核痕跡(簽字和日期),公司管理層對應急項目的批復在規定的時限內已完成(本地化時明確批復時限);二是正常工程項目的立項申請、科研申請要符合預算或調整預算的規定,科研報告、設計文件已通過工程部門的審核并留下了審核痕跡;三是購置項目申請符合公司預算或調整預算規定,已經過相關專業部門的審核并留下了審核痕跡,公司管理層在限額范圍內對購置申請審核和批準;四是融資租人項目合同符合公可或國家相關規定,公司管理層在限額范圍內對融資租賃業務申請進行了審核和批準,并留下了痕跡。
2.工程進度的復核環節完善措施
一是確保工程管理部門每月編制資本性支出報表,反映截止當月全部己立項項目的開工時間、工程狀態、工程費用支出等工程進度信息;二是工程管理部門管理層審核資本性支出報表中的信息是否與立項批復、設計批復、設備到貨、材料領用單據、施工進度報告、監理報告、施工合同、監理合同等相關支持性文件一致,如有差異,應做出處理批復,工程管理部門管理層審核批準后應簽署批復意見、批復人姓名及批復日期;三是資本性支出報表應在本地化規定的時間內傳遞到財務部門工程會計人員處,作為與財務系統核對的依據。四是工程管理部門確保根據工程形象進度的計算方法,每月編制服務費暫估報表,審核后的報表應在當月傳遞到財務部門工程會計人員處作為財務暫估入賬的依據。
3.在建工程人賬環節完善措施
一是截至當月設備費、材料費、施工費、設計費、監理費等工程費用入賬情況與當月的在建工程資本性支出報表進度情況相符;二是在建工程列支的借款利息符合中國/香港準則利息資本化的規定;三是記賬憑證與原始憑證金額一致,會計科目錄入準確,對費用性質的描述一致,稽核人員對記賬憑證及其相關原始單據進行審核操作并留下審核痕跡。四是對核對出現差異的工程項目進行記錄、發現問題予以調查、及時解決。
4.組織工程初驗環節完善措施
一是在收到施工單位提交的完工報告后的規定時間內進行初驗(本地化明確完工后組織初驗的時限要求)。二是工程管理部門對初驗報告進行審核,確保其符合公司規定及資產暫估入賬要求,并留下審核痕跡,簽字并簽署日期確認。三是固定資產簽收明細表符合公司規定及資產暫估入賬卡片錄入要求,并由工程管理部門和資產接收部門簽字確認。四是初驗報告、固定資產簽收明細表要在初驗通過當月遞交給財務部門。
5.固定資產入賬環節完善措施
一是確保固定資產驗收或交付相關的初驗報告、工程決算、到貨清單、融資租入賬務處理通知等原始單據的有效性。二是初驗(或一次性驗收)通過當月暫估資產。三是工程決算在規定時限內(原則上最長不遲于終驗后3個月)完成。四是購置資產貨到當月正式入賬。五是融資租人資產在收到相關賬務處理通知的當月完成賬務處理。六是記賬憑證及卡片與原始憑證金額一致,會計科目錄入準確,稽核會計對記賬憑證及其相關原始單據進行審核操作并留下審核痕跡。
6.組織工程終驗環節完善措施
一是工程管理部門根據終驗申請在初驗后3至6個月或規定時間內組織終驗;二是終驗通知附有參與驗收部門和人員的簽字和蓋章;是終驗通知簽發當月發送給財務部門。
7.監督決算遞交環節完善措施
一是通過資本性支出月度對賬表或其他方式反映在建工程初驗、終驗、最終決算等狀態;二是財務部門對發現的問題及時反饋工程管理部門,并保留建議痕跡。
(二)固定資產管理環節
1.固定資產卡片信息核對環節完善措施
一是固定資產卡片編號自動生成,編號連續且唯一,資產卡片編號不連續時有合理依據(如報廢文件、調撥文件等)。二是賬卡核對和卡實核對是根據公司政策按月進行的,核對留下書面記錄。三是對核對發現的差異及時進行了確認和處理。
2.維修計劃的審批環節完善措施
一是根據政策和規定,管理層對日常維修(包括代維、維保)、大修理進行了適當的界定;二是固定資產維修計劃有相應的管理層審批文檔;三是管理層在公司規定的維修權限(本地化時請明確具體審批權限的層級和金額)內及時進行了審批。
3.固定資產盤點環節的完善措施
一是盤點符合公司制定的政策和規定,并至少每年一次;二是循環盤點報告與循環盤點計劃、循環盤點清查表的內容相符,盤盈盤虧資產匯總表與循環盤點報告的內容相符;三是管理層及財務部門資產會計在其權限內對固定資產盤點文檔等進行了簽字確認。四是資產專業管理部門或財務部門在盤點清查表上有監盤的簽字確認。
(三)固定資產處置環節
1.固定資產的內部轉移環節完善措施
一是資產內部轉移有審批后的資產轉移申請單作為資產卡片信息變更的依據;二是資產轉移申請單由資產責任人確認并簽字;三是專業管理部門負責人或其授權的資產管理員根據公司政策規定,在其權限內審核資產轉移申請并留下痕跡(簽字并簽署日期);四是財務部門資產會計變更資產卡片信息,變更內容以及變更時間與資產轉移申請單一致。
2.固定資產處置的審批環節完善措施
一是固定資產調撥有資產調撥單和資產調撥明細表作為依據;二是根據公司政策規定,調撥資產管理層和授權部門在其權限內進行了確認、批準,并簽字;三是報廢資產經過資產專業管理部門技術鑒定;四是資產報廢有適當的支持文檔;五是根據公司政策規定,管理層和授權部門在其權限內對資產報廢進行了確認、批準;六是出售資產時經過市場評估;七是資產出售有適當的支持文檔;八是根據公司政策規定,管理層和授權部門在其權限內對資產出售進行了確認、批準。
3.固定資產處置的財務復核環節完善措施
一是據以入賬資產的調撥、報廢、出售等處置原始單據已經公司管理層或其授權人員根據公司政策規定,在其權限內審核并留下痕跡(簽字并簽署日期;二是記賬憑證的金額和性質描述與處置原始單據是一致的,會計科目錄入準確,稽核會計進行了簽字審核;三是財務部門變更資產卡片信息,變更內容以及變更時間與資產處置原始單據一致。
關鍵字:財產 建立 資產清查制度
一、企業財產清查的概念
財產清查是通過對各項資產的實地盤點以及對各種債權、債務的查核,將一定時點的實存數與賬面結存數核對,借以查明賬實是否相符的一種方法。
二、企業財產清查的內容、要求
(一)貨幣資金的清查
庫存現金的清查。通過實地盤點的方法?確定庫存現金的實存數,再與現金日記賬的賬面余額進行核對?以查明余缺情況。
銀行存款的清查采用核對法,即將開戶銀行對賬單與本單位的銀行存款日記賬逐筆進行核對,以查明賬實是否相符。在清查過程中?查找雙方未達賬項的余額、并據以編制銀行存款余額調節表。清除未達款項影響,以便檢查雙方有無差錯,并確定銀行存款實存數。
(二) 存貨的清查
存貨的清查是指對庫存材料、在產品、產成品、低值易耗品、包裝物等的清查?清查方法主要采用實地盤點方法。首先將材料物資賬簿上的數量、金額填在存貨清查表上,然后根據賬存數對材料物資進行實地盤點,賬實差額作為盤盈、盤虧,對盤盈、盤虧金額要分析產生的原因,做出單獨說明。
(三) 固定資產的清查
固定資產的清查,采用實地盤點的方法。將固定資產明細賬的記錄情況與固定資產實物一一核對,包括明細賬上所列固定資產的類別、名稱、編號等。在清查中發現固定資產盤盈或毀損,還要查明該項固定資產的原值、己提折舊額等。如發現固定資產盤盈,要對其估價,以確定盤盈固定資產的重置價值,估計折舊等,據以編制固定資產盤虧、盤盈報告單。
(四)應收、應付款項的清查
應收、應付款項的清查,包括應收賬款、其他應收款、應付賬款和其他應付款的清查,清查一般采用同對方核對賬目的方法。
清查時,首先將各項應收、應付的往來款項正確完整地登記入賬,由財務部向往來單位發函證,如對方單位核對無誤,應在函證上蓋章后退發出單位;如對方發現數字不符,應在函證證明不符原因處簽章并注明金額后退回發出單位,或者另抄對賬單退回,作為進一步核對的依據。發出單位收到對方的回單后,對錯誤的賬目應及時查明原因,并按規定方法加以更正,最后根據清查結果編制“往來款項清查報告表”。
三、 企業財產清查的方法
一般企業常用的財產清查方法包括:
(一)實地盤點法。一般適用于機器設備、包裝物、原材料、產成品和庫存商品等的清查。
(二)技術推算法。一般適用于散裝的、大量成堆的化肥、飼料等物資的清查。
(三)抽樣盤存法。一般適用于數量多、重量均勻的實物財產。
(四)函證核對法。一般適用于委托外單位加工或保管的物資。
四、財產清查結果的會計處理方法
為了反映和監督各單位在財產清查過程中查明的各種財產的盤盈、盤虧和毀損情況,企業應當設置和運用“待處理財產損溢”科目,同時開設“待處理財產損溢――待處理固定資產損溢”和“待處理財產損溢一一待處理流動資產損溢”兩個二級明細分類科目進行核算。財產清查的結果不同,會計處理方法也不同。在會計實務中,可以按照下面的情況分別處理。
(一) 財產物資盤盈的核算
例:某公司在財產清查中盤盈X材料50000千克,實際單位成本1000元,經查明屬于材料收發計量錯誤。該公司的會計材料如下:
(1) 批準處理前
借:原材料 50000000
貸:待處理財產損溢一待處理流動資產損溢 50000000
(2) 批準材料后
借:待處理財產損溢一待處理流動資產損溢 50000000
貸:管理費用 50000000
例:某企業在財產清查中,盤盈賬外機器一臺,估計重置價值為10000元,已提折舊4000元。 賬外固定資產經批準后轉銷。該公司企業所得稅稅率為25%,并按凈利潤的10%計提法定盈余公積。
(1)批準處理前
借:固定資產一待處理固定資產損溢 10000
貸:累計折舊 4000
以前年度損益調整 6000
(2)批準處理后
借:以前年度損益調整一待處理固定資產損溢 1500
貸:應交稅費―應交所得稅(6000*25%) 1500
同時:調整盈余公積和未分配利潤
借:以前年度損益調整(6000-1500) 4500
貸:盈余公積―法定盈余公積(4500*10%) 450
利潤分配―未分配利潤 4050
(二)財產物資盤虧的核算
例:企業盤虧材料1000元,屬于額內損耗。其會計處理如下:
(1) 批準處理前
借:待處理財產損溢―待處理流動資產損溢 1000
貸:原材料 1000
(2) 批準處理后
借:管理費用 1000
貸:待處理財產損溢―待處理流動資產損溢 1000
例:某企業在財產清查中盤虧設備一臺,賬面原值10000元,已提折舊8000元,經批準后轉銷。
(1)批準處理前
借:待處理財產損溢―待處理固定資產損溢 2000
累計折舊 8000
貸:固定資產 10000
(2)批準處理后
借:營業外支出――固定資產盤虧 2000
貸:待處理財產損溢――待處理固定資產損益 2000
小結:財產清查結果的主要賬務處理如下:
(一)資產盤盈
當企業盤盈各種材料、產成品、商品等流動資產時,應借記“原材料”、“庫存商品”等科目,貸記“待處理財產損溢”科目,經有關機構批準后,借記“待處理財產損溢”科目,貸記“管理費用”、“營業外收入”等科目;當企業盤盈固定資產時,應作為前期差錯記入“以前年度損益調整”科目。
關鍵詞:企業;固定資產;資產管理
中圖分類號: C29 文獻標識碼: A
固定資產在企業全部資產中占有較大比重,對一個企業的生產經營活動至關重要,是企業生產經營活動中不可缺少的物質基礎與重要保障。固定資產管理是保證企業生產正常進行的必要條件,也是企業管理中一項重要的內容。固定資產管理,保證各種設備正常運轉,是企業生產經營正常運行的基礎性工作。加強企業固定資產管理,有利于提高固定資產使用效能,實現固定資產保值增值,保護固定資產安全與完整,保障企業經營活動順利開展,促進企業持續穩定地發展,不斷增強企業市場競爭力。
一、企業固定資產管理存在的問題
企業固定資產的管理相對比較復雜,使得固定資產管理過程中容易出現一些問題。因此,企業固定資產管理存在的問題主要表現在以下三個方面。
1.1固定資產管理模式陳舊
傳統固定資產管理中,企業的固定資產主要由財務部門、資產管理部門和資產使用部門來管理,主要運用財務軟件中固定資產模塊進行管理。相關管理部門要對固定資產建立臺賬,記錄使用情況,并于每月末上報財務部門進行數據處理。資產使用部門對固定資產進行日常管理和維護。這種傳統的模式,會加大資產管理部門工作量,盤點準確性難以保證,且管理過程中,容易出現固定資產歸屬不明的情況。
1.2固定資產購置和報廢制度滯后
企業的固定資產購置制度不健全,購置固定資產沒有詳細的計劃,導致加大企業經營成本。企業在管理過程中,使用方法不當,不會充分利用固定資產,盲目購置資產,造成資源浪費。同時,企業各個部門難以共享固定資產,購置往往是由于某個部門的需要,導致企業重復購置資源。同時,企業固定資產報廢制度不健全,處理報廢固定資產中,沒有完全的報廢材料,沒能真實地反應報廢處理方向,造成企業經濟效益不良影響。
1.3企業固定資產管理意識淡薄
企業日常生產經營活動中,僅是將固定資產視為投資管理的一部分,沒將固定資產管理與企業發展聯系起來。同時,固定資格管理存在著脫節管理,沒有明確管理職責。企業各部門相互協調和制約性相對較差,出現問題時,各部門相互推卸責任。管理人員更換時,資產管理交接不同步,固定資產管理存在漏洞。另外,企業管理者對固定資格管理不重視,沒有組織定期清點固定資產。
提升企業固定資產管理效能的建議
固定資產管理對企業管理發展具有重要的意義。因此,企業要提升固定資產管理的效能,充分發揮資產管理的作用。企業應具體從以下幾個面著手。
2.1企業及管理者要重視固定資產管理
企業及管理者要樹立加強固定資格管理的意識,深入認識到固定資產管理所發揮作用。企業要加強對固定資產的管理,使得企業每個員工都具有固定資產管理的理念,積極參與到管理工作當中。企業要將固定資產管理納入重點工作之中,將固定資產管理作為相關部門績效考核的重要標準,明確固定資產管理的責任,實行企業相關管理部門及管理者分級負責管理,相互配合做好管理工作。
2.2企業要完善固定資產管理的模式
企業進行固定資產管理,應采取信息化管理的先進模式。在固定資產管理過程中,企業可引入條碼技術,建立固定資產條碼管理系統。企業運用條形碼來記錄固定資產由購置到報廢整個使用過程,其中包括資產的購置、使用、維護和報廢。同時,固定資產管理部門應用的條碼系統要與財務部門系統對接,財務部門可以對固定資產計提折舊,提高固定資產使用率,并方便對固定資產進行清點,提高盤點準確率,減少資產管理的人力物力損耗,優化企業資源配置。
2.3企業要健全固定資產的購置制度
企業要嚴格按照相關購置規定來購置固定資產,由設備部門進行統一購買,并應由使用部門填寫購買申請單,經固定資產管理部門審核之后進行購買。同時,要做好購置固定資產的計劃,認真分析重復使用是否可行、產生與投入比例等。企業還可以對一些設備進行租用,減少固定資產閑置,降低成本。同時,固定資產的報廢也應按照規章制度,詳細記錄報廢資料,建立殘值收入檔案。
2.4企業要定期清點和盤查固定資產
企業要對固定資產進行定期的清點和盤查,及時掌握固定資產的使用情況。固定資產清點過程中,企業相關部門要核對賬實,要使得賬實相符。還要明確固定資產盤盈虧的真實原因,明確相關人員負責。固定資產管理還應與固定資產記錄分開,不能把錄入、檢查和核對交由一個部門負責,而是將資產進行分類,交由特定部門進行歸口管理。企業還要建立健全企業固定資產管理監督機制,使得各部門相互監督、相互制約,進而保證固定資產的清點數據真實可靠。同時,企業除了定期對資產進行清點和盤查,還需要不定期的突擊檢查,提高資產管理人員的警惕性,強化管理固定資產。
2.5加快固定資產信息化建設
隨著我國市場經濟的不斷發展和企業經營規模的持續壯大,固定資產的數量與規模也隨之擴大,固定資產管理工作變得繁瑣與復雜,管理要求也越來越高。固定資產管理工作僅靠傳統的手工管理和統計已遠不能適應工作要求,而實行固定資產信息化管理,既能反映固定資產增減變動及使用情況,又能將管理人員和會計人員從繁重的手工記錄、計算、記賬和手工編制各種報表中解脫出來,提高管理工作效率與質量。企業應加快固定資產管理信息化建設的步伐,選用合適的固定資產管理系統來管理固定資產,可以采用條碼技術,把原先的紙質固定資產卡片信息輸入計算機系統,制成固定資產的電子卡片,建立固定資產的“電子身份證”,通過先進的編碼技術和信息管理系統對固定資產購置、領用、轉移、盤點、清理到報廢等方面進行全方位準確管理與監管,數據的統計匯總可以直接在計算機中自動生成。固定資產管理部門、使用部門和財務部門利用網絡系統,可加快信息傳遞,實現信息共享和各管理環節的有效銜接,隨時反映和掌握固定資產購入、使用、轉移、報廢全過程的數量和價值變動情況,針對不同情況的出現采取相應的管理措施,建立信息化管理系統,對固定資產管理進行全程跟蹤,實施計算機動態管理,實現固定資產的電子化管理與實時監控。
2.6加強固定資產日常管理
固定資產日常管理應實行歸口分級管理,明確固定資產管理部門、使用部門和財務部門的管理職責。固定資產管理部門負責固定資產的日常管理,進行固定資產的實物賬和卡片記錄的核算與登記;固定資產使用部門設置固定資產登記簿,負責本部門固定資產的日常管理與維護;財會部門負責資產的總分類賬和明細分類賬核算,全面準確及時地記錄固定資產數量與價值增減變動情況。企業固定資產日常管理工作表現為固定資產的購置、領用、租賃、轉讓、重組、盤點、報廢等大量頻繁的日常業務活動。固定資產管理部門和使用部門應當加強固定資產賬卡、領用、處置、清查盤點等環節的日常管理。固定資產管理部門應當建立固定資產實物臺賬,層層分管,責任到人,健全固定資產保管制度,驗收入庫的固定資產須按物登卡、憑卡記賬,填寫《固定資產入庫單》,領用固定資產須填寫《固定資產領用單》,經主管領導同意后,填寫固定資產使用記錄卡;固定資產使用部門應建立部門固定資產實物臺賬,指定專人負責本部門固定資產的日常收發、維護與保管,確保資產按規定用途合理使用。此外,固定資產管理還應實行固定資產定期盤點制度,固定資產盤點的次數可根據企業規模、固定資產數量的多少等因素而確定,但一年不得少于一次。固定資產盤點需要固定資產管理部門、使用部門及財務部門之間相互配合,及時核對賬、卡、物,盤點后編制“固定資產盤點明細表”,確保賬賬、賬卡、賬物相符,如固定資產盤點的實有數與固定資產賬面數不相符,須編報“固定資產盤盈盤虧報告表”,列出原因和處理辦法。
結語
總之,發揮固定資產的效能是提高企業管理水平的有效途徑。只有企業規范化管理固定資產,才能在競爭激勵的市場中站穩。因此,加強企業固定資產管理,有利于提高資產使用率降低成本,有利于保證企業的可持續發展。
參考文獻: