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隨著社會的不斷進步發展,數字化在人們日常生活中越來越普遍,在利用其方面的同時,有效提高了工作效率同時節約了不少資源,只都是值得肯定的地方。公共衛生監督執法檔案由傳統的方式向現代數字化科學管理的轉變也是大勢所趨,符合當下發展的形勢。數字化的檔案存儲方式方便管理人員分類、檢索、收集規整信息。當然在向數字化轉變過程中存在不少問題,涉及基礎設施、資金投入等多方面。因此公共衛生監督執法檔案數字化的實現是一項綜合的大型工程,需要多方面支持配合。同時,建設過程也是學習的過程,在解決問題中完善檔案數字化管理。
1 衛生監督執法檔案的數字化管理的概念和意義
1.衛生監督執法檔案的數字化管理的概念
衛生監督執法檔案的數字化管理是目前檔案科學建設的重要組成部分,它以圖像、文字、聲音等為載體,以多種形式將有價值的資料保存下來,方便以后的參考使用。數字化管理檔案資源,對他們分門別類整理、收集、設置檢索等。使得檔案管理趨于科學化、有序化和實用化。能夠有效節約現有資源,提高工作效率,提供方便的服務。
2.衛生監督執法檔案的數字化管理的意義
衛生監督執法檔案的數字化管理的意義體現在三方面。第一,節約存儲空間。以紙質形式為主存儲凡事,需要一定的空間和適宜的存儲環境。但是數字化管理有效節約空間,降低了存儲成本。第二,提高工作效率。數字化管理以計算機操作為主,簡化了工作流程,操作簡單。人力的使用大大降低,工作內容在很大程度上,交由計算機處理分析、第三,實現檔案形式多樣化。數字化的存儲支持多種存儲格式,文本、音像、視頻等格式的重要信息能夠真實有效的記錄下來。
2 衛生監督執法檔案的數字化的發展現狀
1.基礎設備和建設資金不完備
檔案數字化的管理轉變需要一定的資金投入和基礎設施的構建,這是一項復雜的工程,所需的人力物力也是在所難免的。目前存在的問題在于基礎設施的構建和資金投入。缺乏資金的有效供應,導致相關的軟硬件設施建設不完備,而且相應的升級服務,軟件維護等工作也不能落實到位,在一定程度上限制了數字化的轉變和發展。而且現在衛生監督執法檔案的數字化還處于發展階段,會碰到諸多問題,這都需要加大資金的投入,從根本上解決問題。
2.缺乏有效的監督管理機制
衛生監督執法檔案的數字化的發展缺乏有效的監督管理機制主要表現在兩方面。第一,檔案的監督管理不到位。盡管實施數字化的檔案管理使得管理起來方便快捷科學,但是各部門監督管理的標準不一致,信息資源共享過程中增加不必要的麻煩。第二,人員工作積極性不高。日常的監督管理工作疏松,人員工作積極性不高,工作效率低下。對數字化檔案管理的思想認識不深刻,缺乏嚴格的工作素養。而且缺乏有效科學的獎勵機制,這也是管理人員工作積極性不高的原因之一。
3.數字化管理的人才匱乏
數字化管理方面的專業人才的匱乏是制約公共衛生監督執法檔案數字化快速發展的一大因素。目前現狀是舊員工工作經驗豐富,專業知識有所欠缺,而新員工知識儲備豐富但是缺乏豐富的經驗和對工作的認識,在思想認同方面也有所不足。管理人才不僅要求過硬的專業知識,還要有認真謹慎的工作態度,熟悉檔案方面的規章制度,遵守職業道德,這是企業單位對員工自身素質的基本要求。
3 衛生監督執法檔案的數字化管理的解決策略
1.加大資金投入,完善基礎設施
轉變傳統的思想觀念,適應的當下的發展形勢,加大對數字化檔案建設的資金投入,著力完善基礎設施。對于建設過程中必需的軟硬設施如計算機和網絡配置等,保證工作性能穩定可靠,使用壽命長。良好的工作環境,有利于工作的正常進行,提高工作的積極性和工作效率。日常的維護工作要求落實到位,對于軟件升級、設備維修等,各部門積極配合,加大資金的投入,這樣才能從根本上解決問題。
2.建立健全監督管理機制
建立統一的檔案的管理標準。由于各部門因為工作需要,各自制定了不一的檔案存儲格式,各部門之間的共享存在一些問題,因此避免這些問題需要制定統一的檔案管理標準。統一的檔案管理標準要求整潔大方、格式統一、結構嚴謹。檔案按照一定的標準轉、歸類、存檔。分門別類整理收集,同時按照一定的順序索引,有效提高了工作效率。建立健全監督管理機制的建設,提高管理人員的工作積極性。績效考核制度的實施,有效激發管理工作人員積極性,端正工作人員的態度。而且監督不僅僅局限于考核,還要監督整個數字化系統的可靠運行,定期對檔案進行檢查監督,軟件日常維護、升級工作的落實到位。數字化的檔案管理不只要求科學性、快捷性,更重要的是注重它的時效性和實用性,這樣在監督管理的背景下,才能穩定安全工作。
3.培養和引入專業人才
培養和引入數值化檔案管理的專業人才是該工程的關鍵組成部分。企業單位一方面擴大人才來源,在社會上招聘合格的專業人才。另一方面,企業單位自身對于人才的培養集訓。引入的人才在某種程度不能勝任工作,他們的工作能力需要提高,實踐經驗需要積累。因此企業單位要定期對管理工作人員進行培訓,一方面增加專業知識方面的鞏固提升,另一方面積累豐富的工作經驗。除此之外,還要培養提高他們的思想認識,增強他們的企業單位的認同感,能夠深刻理解工作的必要性和重要意義,在他們能夠熟練掌握設備的使用的同時和提高了解決問題的能力,可以應對解決在發展過程中遇到的問題,這才是企業單位取得長足發展的關鍵。
總之,衛生監督執法檔案的數字化管理工程的建設不是一蹴而就的,需要時間的發展和資金的投入,建設完備的基礎設施才是該工程長足發展的基本要素。在數字化檔案的實施過程當中,必要有著嚴格的監督管理機制進行約束。不單單是從檔案的格式上要求,還要統籌規劃整個工作整體,協調發展,提高工作的積極性和工作效率。只有完善的監督管理機制才能保證在實施道路上堅定不移的向既定目標前進。除此之外,專業人才的培養和引進也是解決問題的關鍵所在,企業單位不僅僅是引入人才,更重要的是培養人才。相信未來的不久,在衛生監督執法檔案實施數字化管理的道路上能夠取得不菲的進展和明朗的前景。
參考文獻
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隨著國民經濟的發展,衛生檔案管理工作在經濟建設中所發揮的作用越來越大,尤其是對于職業病的反映、記錄以及衛生執法方面,衛生檔案的作用更是無可代替。職業衛生的檔案管理在職業衛生服務、衛生科研活動以及衛生監督執法中都發揮著重要的作用。職業衛生檔案能夠客觀、公正、準確的反應衛生工作過程中的相關資料。但是,由于當前衛生檔案的管理工作還存在一些問題和不規范,因此有關部門要充分的對檔案管理工作引起重視,使之能夠更好的為國民的健康服務。
一、職業衛生檔案管理的現狀
1.領導對于檔案管理工作缺乏重視
衛生檔案管理部門在醫院中不是一個主要的科室,所以在單位受重視的程度相比主要科室差了許多,在當前的檔案管理工作中,管理手段、管理人員和管理制度方面都存在著一些問題,而且很多單位的領導一般只有檔案管理的相關工作人員提出問題才會給予支持和幫助,而在檔案管理的基礎設施建設、規章制度和管理人員培訓等方面缺乏長遠的規劃。
2.職業衛生檔案管理制度不夠健全
目前我國的檔案管理制度還不夠完善,檔案的收集工作還不夠及時而且檔案管理的相關工作信息資源缺乏整體性、工作分散。檔案管理制度的不完善,使得一部分有價值的文獻資料不能及時的進行收集、整理和存檔。及時已經收集到的檔案資料也沒能得到好的利用。而且由于檔案管理工作人員自身對于檔案管理制度的理解不夠,相關制度的實施狀況不容樂觀。
3.檔案現代化管理水平較低且相關設備落后、陳舊
由于檔案管理部門在單位中受到的重視不夠因此單位對其投資也比較有限,很多破舊的設備多年得不到更新,檔案管理室等基礎設施也得不到及時的擴建,有一些單位甚至連專門的檔案管理室都沒有,很多檔案只能跟檔案管理員的辦公用品在一起保存,由于缺乏檔案保護措施。使得檔案的完整性、安全性都得不到保障,一旦檔案丟失將無法復原,勢必會造成無法彌補的損失。由于設備的更新不夠及時等問題導致目前很多的檔案管理工作還處在手工整理和收集的水平上,嚴重的與時代的發展不符。
4.檔案管理人員總體素質不高
目前,各衛生部門檔案管理工作的相關工作人員很少有專業的檔案管理人員,很多都是一些其他專業的人員進行兼職工作,而且這部分人員的年齡、專業素質、文化程度和林論水平等方面都良莠不齊,而且由于這部分人員不是專業檔案管理專業畢業工作起來經常會遇到這樣那樣的問題。對于檔案管理工作的重視程度也不夠,這就導致了在檔案管理工作中經常會出現各種漏洞。
二、加強檔案管理工作的對策
1.加強領導對檔案管理工作的重視
要想把檔案管理工作進一步的制度化、科學化,單位領導需要對衛生檔案管理工作引起足夠的重視。衛生部門的領導要把檔案管理工作作為單位管理與發展的的重要內容來抓,使之與業務科室同步發展;對于檔案管理的重要意義要進行大力的宣傳,讓單位領導能夠充分認識到檔案管理工作的重要性,從而更好的對檔案管理工作予以支持。
2.建立健全檔案管理的制度和規范
檔案管理本身是一項條理性很強的的工作,制度的健全能夠減少檔案管理上的隨意性,從而使檔案管理工作能夠持續、健康的進行發展。衛生部門要著重對當前的檔案管理制度進行完善,使各單位在檔案的收集、整理、保存、移交、借閱、庫房的管理以及校徽等方面都有章可循。
3.加強檔案室的硬件建設, 建立現代化的檔案室
要想從根本上改善目前檔案管理上存在的問題,單位負責人就必須在硬件設施上對檔案管理部門予以足夠的重視,增加對檔案管理部門的資金投入,讓檔案管理部門能夠采用新的設備和技術來投入到檔案管理工作中去,建立專業的檔案室并且為檔案管理人員配置除濕機、空調等檔案保管必須的設備。逐步給檔案管理部門配備諸如打印機、掃描儀、攝像機、照相機等先進的檔案管理設備,使檔案管理工作的效率能夠從根本上得到提高。
4.加強檔案管理人員的培訓工作
無論在哪個行業,人才永遠是最為關鍵也是最為重要的。具體到檔案的信息化管理方面,它對于人才的基本要求是既要懂得信息化資料的處理又要懂得數字化檔案的相關管理。具體到檔案管理部門來說,如果要提高檔案管理工作的質量,就必須要建設一支高素質的檔案管理人才隊伍,每個單位都引進專門的檔案管理人才目前還不現實,因此就必須要從開發現有人員的潛力入手。加強檔案管理工作人員的基本素質,單位出資鼓勵檔案管理人員加強檔案管理、信息技術、外語等相關方面的學習。作為檔案管理人員的自身也要積極努力,不斷完善自己,從而使自己能夠更好的為單位作出自己的貢獻。
5.努力實現檔案資料的電子化管理
基于相關檔案管理的具體要求,應用這些現代化設備,以掃描及其他的電子化手段處理,把那些原本為紙質的檔案資料及數據等轉化為電子文件或電子圖片資料,再利用這些信息技術手段(如數據庫技術、數據壓縮技術等),根據相關要求、標準,把檔案信息庫建立起來,這樣就可把原本為手工操作的檔案資料管理轉變成全面的檔案信息化管理。此外,還必須及時更新基礎系列信息數據,增進與其他部門的協作,及時進行這些相關部門資料的匯集,以此來加快建設基礎信息數據庫,以便所形成的電子文檔,不僅方便查閱,而且方便調取和使用。
相關檔案整理人員,也只對相關的檔案信息進行簡單粗糙的整理、裝訂,在他們眼中,檔案管理工作并不是很重要,只要有人簡單的操作兩下就行,不需要投入太多的精力。第二,缺乏相應的管理制度,計算機網絡技術沒有在檔案管理工作中發揮其重要作用。管理制度的缺失直接導致的后果是一些重要的文件不能夠被很好的保存歸檔,從醫療信息的收集到信息的歸檔這一過程,存在很多漏洞,也致使很大一部分重要的醫療信息丟失或者失實。
二、社區衛生服務中心檔案管理規范化對策
上文對社區衛生服務中心檔案管理問題進行了相關分析。為了解決這些問題,可以從以下幾個方面著手。首先,重視檔案管理工作的宣傳力度,加強社區衛生服務中心醫務人員的檔案意識。如社區衛生服務中心的領導可以組織相關的培訓,采取多種方式對檔案管理知識進行普及。并且對相關醫務人員的醫療信息填寫進行定期或者不定期的抽查,根據抽查結果設置一定的獎懲制度。第二,根據相關的法律法規,以社區衛生服務中心的工作實踐為指導,完善檔案管理工作中的各個環節,如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等,進而健全檔案管理制度,使其更加規范化。第三,創新檔案管理念,認識到檔案管理的工作為了今后檔案的開發利用而服務。樹立以利用、服務為中心的指導思想。第四,鼓勵社區衛生服務中心加大對檔案管理工作的資金投入,在硬件方面,配備專門的檔案管理房,并在檔案管理房內安防防盜、防火、防潮等設備。此外,鼓勵一些有條件的社區衛生服務中心實現檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開”。
三、社區衛生服務中心檔案管理規范化的意義
關鍵詞:新形勢;醫院;檔案管理;現代化;問題;對策
隨著國家的發展,醫院檔案管理已經變得十分的重要,在檔案管理的過程中,要將現代化要素融入到醫院的管理中,在進行醫院檔案現代化管理中,有很多問題會產生,人們受到傳統的醫院檔案管理影響較大,在檔案管理上的問題是很難改變的,我國醫院檔案管理現代化正在之間的實現,但是在實現的過程中還有著很多的問題,檔案管理人員對檔案的認識不夠,信息的完整性還存在著問題,這些都是醫院檔案管理現代化中需要考慮的因素,在發展的過程中應該得到重視。
1 醫院檔案管理中存在的問題
1.1 在管理體制上不健全
管理體制在醫院的發展中是十分關鍵的,如果沒有正確的管理體制,那么醫院的檔案管理工作就無法順利的進行,我國醫院的檔案管理在管理制度上也存在著很大的問題,管理制度不健全,在檔案的操作上也存在著很多的不規范現象,尤其是醫院的醫療設備問題,在醫療設備檔案管理的過程中,沒有將醫療事業的檔案管理工作做好,分類也存在著不合理的現象,在科室檔案的管理上也存在著很大的問題,在分工上不明確,檔案管理人員對檔案的理解也存在著極大的問題,工作也不協調,這樣混亂的醫院檔案管理是無法發揮著檔案的作用的,在尋找檔案上也存在著問題。現在的醫院檔案是按照科室進行管理的,這樣就導致了很多的檔案存在著丟失的現象,還會出現科室檔案混亂,在這樣的管理體制下,就導致了完整性無法得到保證,也會出現了重復收集的現象,在發生了浪費資源現象的情況下,還會出現查找困難,在進行醫院檔案管理的過程中,紙質檔案的管理也會存在著問題,這樣就無法達到科學的管理。
1.2 缺少專業管理的人員
在進行專業管理的過程中,有很多醫院檔案管理人員并不是較為專業的人員,在行政、醫技和行政上都無法進行檔案管理工作,在醫院檔案管理的過程中,有很多的醫療人員會轉行從事醫院的檔案管理工作,這樣就導致了文化水平出現了較大的提高,檔案管理上的文化水平也不會出現較大的差異,兼職人員也沒有相應的專業精神,工作人員也就無法集中精力進行檔案的管理,檔案的管理工作人員的工作意識也十分的薄弱,也很難將有法可依進行下去。
1.3 現代化的管理水平較低
現代化的管理水平是十分低的,這也是醫院檔案管理現代化發展中的問題之一,作為檔案管理人員在工作的過程中,缺乏相應的專業精神,沒有使用現代化管理手段進行數據的采集工作,這樣醫院在檔案管理的過程中就會出現嚴重的錯誤,有些檔案管理中會存在著數據的準確性問題,這樣在醫院檔案管理的現代化進程中就十分的困難。有些醫院在醫療設備的引進上也缺乏檔案的管理,有很多的醫院沒有專門負責醫療設備的檔案,在醫療設備出現問題的時候,無法做到有據可依。
2 新形勢下的醫院檔案管理實現現代化的對策
2.1 要健全檔案管理制度
要將醫院檔案管理制度做好,完善檔案的保管工作,將檔案的保管期限規劃到整個檔案制度中,還要充分的調動人員的積極性,有完善的獎勵機制,在進行醫院檔案管理制度的過程中,還要根據醫院的具體情況制定相應的策略,這樣就可以將檔案管理制度做好,保證醫院檔案管理制度可以有序的進行。在進行檔案管理的過程中,還要成立專業的檔案管理小組,主要包括的人員有技術指導人員、科室意見人員等,這樣根據不同的科室,針對檔案管理中出現的問題就可以及時的探討,認真總結臨床科室的具體要求,同時結合檔案管理的經驗,制定切實可行的管理制度,規范管理模式,讓醫院檔案管理真正做到有章可循,有法可依,規范化管理,保證檔案資料的完整性和連續性。
2.2 強化管理意識,提高業務水平
醫院檔案管理人員的業務水平直接影響醫院的檔案管理質量。醫院檔案管理工作,并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進行保管,醫院檔案管理是將醫院檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化,這就要求檔案管理人員具備一定的業務水平。但當今醫院檔案管理人員素質普遍較低,醫院可通過組織業務培訓等方法來強化管理人員的管理意識。醫院應將培養醫院檔案人員納入人才培養計劃重視培養復合型人才。
專業培訓、繼續教育等方法均可提高檔案管理人員的業務水平和業務素養。檔案管理工作人員也應定期進行考核、制定獎懲制度,充分調動工作人員的積極性,使其熱衷于檔案管理工作,有利于發揮檔案管理的創新性。提高醫院所有人員對檔案的管理意識,得到領導的支持,提高全院對檔案管理的重視,同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。醫院的日常管理中,醫療衛生檔案信息應滲透到管理工作的每個環節,通過積累和傳承各種檔案信息資料,促進醫院管理工作發展,提高業務水平。
2.3 引進現代化檔案管理技術
現代化設備,有利于現代化檔案管理,利用計算機來管理醫院檔案可大大減少檔案的儲存空間,操作簡便,易于保存,可大大節約人力、物力、財力,大大提高檔案管理的工作效率,計算機管理檔案是當今社會醫院檔案管理的必然趨勢。以電子文件形式存儲醫院檔案,可擴大存儲的內容和范圍,延長儲存時間,但電子文件形式并不能完全替代傳統的檔案儲存方式,應兩種形式結合用于檔案管理。
醫院檔案的網絡化管理應做到:人事檔案、病歷檔案以及文書管理的網絡化。醫院應根據自身實際情況逐漸發展,循序漸進走向醫院檔案管理的網絡化發展,避免資源浪費。利用醫療衛生檔案促進醫療質量的進步,為新業務、新技術的開展提供科學的原始依據,醫療衛生檔案是醫院落實“以質量為核心”的根本保證,醫療衛生檔案可促進醫學科研成果與技術的發展,可通過醫療衛生檔案綜合研究各種常見病、多發病和疑難病,提高醫學診療技術。
3 結論
綜上所述,在新醫改、新形勢下,醫院檔案管理尤為重要,面對醫院檔案管理應積極探索,努力創新,不斷發展,適應社會的要求。這就要求完善醫院檔案管理制度,提高檔案管理人員的專業素質,取得院領導及臨床各科室的積極配合,增加對醫院檔案管理工作的重視度,充分利用醫院檔案信息。
參考文獻
【關鍵詞】農村檔案;社區檔案;檔案管理;問題和對策
我國城鎮化的進程不斷的加快,城鄉結合部的管理也成為當前政府工作的重點內容,我國的農村新型社區工作中,出現了大量的文字、圖像、照片等記錄形式,需要進行建檔保存,以保證未來發展過程中能夠有所依據。可見在進行農村新型社區建設過程中,對檔案的管理工作十分必要,為社區居民提供更加便捷的檔案服務,減少檔案管理失效所帶來的問題,提高檔案管理效率,能夠為未來農村新社區建設帶來更多的便利。
一、農村新型社區的檔案管理特點
1.1檔案內容較為繁雜
農村新型社區具有我國當前較為復雜的社會形態,即是社區形態,也不能完全脫離農村生活方式,因此涉及的內容較多,相對的檔案的種類和內容也較多。在檔案內容當中,包括土地規劃、村居改造、居民創業、就業等基本建設內容,也有公共教育、醫療衛生、社會保障、計劃生育等內容,還包括社會救助、殘疾人權益等內容。這些內容都具有其相應的檔案管理需求,也使得農村新型社區的檔案管理呈現出內容繁雜的特點。
2.2形成周期差異較大
許多農村新社區建設過程中,有著規劃-建成-投入使用等較長的時間跨度。時間跨度大,意味著農村新社區檔案的形成跨度較大,對農村新社區的檔案收集和管理,需要較長的形成周期,而不同的是,如計劃生育、醫療、社保等檔案的形成周期較短,這使得檔案管理工作過程中,這對不同形成周期的檔案,需要不同方式的管理。
二、農村新型社區檔案管理問題探究
2.1檔案管理意識不強
許多農村新型社區在建設過程中,經常將社區建設和居民利益放在首位,進而忽視了檔案管理的工作需求,特別是領導層,對檔案管理的認識不足,造成當地新社區的工作重心都放在了工程建設、美化建設上,新社區檔案管理工作無法跟上發展步伐,甚至出現未設立相關管理部門的問題,檔案資源嚴重不足,檔案利用率低下的問題。
2.2未建立起相應的檔案管理制度
在農村新型檔案的管理工作當中,一些新社區并未設置檔案管理制度,使得檔案管理工作處于“閑置”狀態,而一些新社區雖然建立了相應的管理制度,但在管理過程中,并未按照管理制度的規定進行檔案管理工作,造成檔案管理工作的制度缺失,最終直接影響了新社區檔案管理工作的效率。建立檔案不夠全面,無法健康開展新社區的檔案管理工作。
1.4檔案管理投入不足
當前許多新社區的檔案管理部門不受重視,造成檔案管理工作空間非常狹小,甚至有些沒有固定的部門辦公室和檔案存儲室,檔案在公共區或借用的臨時辦公室內放置,不單單影響檔案的歸檔和分類,在檔案收取時造成檔案的管理問題。而信息化檔案管理在農村新社區檔案管理工作當中極為少見,許多檔案的收集、利用和管理都需要工作人員通過手寫方式進行,這極大的降低了檔案管理的工作效率和工作質量。
三、提高農村新型社區檔案管理工作對策
3.1加強農村新型社區的檔案管理意識
從認識上提升檔案管理的工作意識,是保障檔案管理工作質量的關鍵。這對當前許多農村新型社區的檔案管理意識不足,對檔案管理的重視程度不夠這一問題。可以從社區領導層開始,進行宣傳和培訓,幫助領導層充分認識到檔案管理的重要性,并在日常工作當中重視檔案管理工作的指導和安排。與此同時,對新型社區的工作人員進行檔案管理和收集意識的宣講,充分的在整個社區工作過程中將檔案管理工作深入人心。對于出現村、居合并形成新型社區的,則要充分保證原檔案的完整性,并在原檔案的基礎上,對新的檔案進行銜接,保證檔案的合理性和時效性。作為新社區檔案的關鍵,將農村新檔案的變革資料保存完整,是幫助未來新社區建設和管理的保障和前提。
3.2建立嚴密的規范制度
科學、嚴格的管理制度是保證工作質量的關鍵和基礎。特別是當前的新型社區建設過程中,檔案的管理工作更加復雜,為了保證工作的科學性,對檔案管理工作設置嚴密的規范制度十分必要。當前我國對檔案管理制定了一定的管理規范和管理標準,規范中嚴格要求了檔案管理過程中的相關工作內容,如檔案裝具的消毒、出事和消防措施;檔案的調閱、查詢流程等。農村新型社區在進行檔案管理制度建設過程中,可以借鑒和把握上述管理規范的原則,將管理制度與管理現狀充分的融合起來,使檔案管理制度更加科學。在已經制定了相關管理制度,但并未有效開展和實施的新型社區,則要對管理制度建立相應的考核制度。嚴格規范日常工作,并保證檔案管理制度的有效落實。
2.4提高檔案管理硬件水平
針對當前檔案管理硬件設施不夠完善,無法保證檔案管理工作有效落實的問題,應充分的認識到檔案管理硬件設施完善對檔案管理工作的重要性,加大對檔案管理工作的硬件設施投入,積極的建設高配置的檔案管理設施,特別是當前檔案管理工作的復雜性越來越高,建立起信息化的檔案管理辦公室,并進行檔案管理的信息化存儲、調閱體系,通過信息化技術幫助檔案管理制度的高效性和準確性。
參考文獻:
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醫院技術檔案管理系統在醫院的發展中具有重要的作用。因為醫院專業技術檔案的管理工作是整個醫院的后勤大腦中樞,它記錄著醫院技術人員的一些重要實踐資料和經驗、技術,還有對于一些疑難雜癥的講解,體現了醫院工作者的專業技術水平和工作成效,所以醫院領導對技術檔案管理高度重視,這是醫院的寶貴財富,代表了醫院的形象和整體醫療水平。
1加強醫院專業技術檔案管理的意義
1.1 為專業技術人員自身提高提供依據 醫院專業技術檔案管理工作方便了醫院專業技術人員的工作。由于專業技術檔案記下了工作人員的點點滴滴,從他們剛走進醫院的簡歷,到成長期獲得的一些證書、獎項,再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據的。另外,通過專業技術檔案的整理,可以讓員工發現自身的不足,進行專業技能的提升。
1.2 為醫院晉升人才提供參考 由于專業技術檔案包含了專業技術人員的方方面面,所以醫院領導晉升人員的時候,也可以依照專業技術檔案進行篩選,因為這是最有效、最直接的手段。這既體現了醫院領導的公平、公正原則,也為醫院選拔了一批真正優秀的人才。
2 醫院專業技術檔案管理存在的問題
2.1 對專業技術檔案的重視程度有待加強 不論是醫院的領導還是員工對專業技術檔案的重視程度有待加強。因為專業技術檔案記錄著員工在醫院的一切,它相當于員工工作中的“身份證”,對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用,同時也是醫院的身份象征。但現在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業檔案資料經常出現問題,不是丟失就是損壞,影響了個人的考評和晉升,造成了人力和精力的浪費。
2.2 專業技術檔案資料缺乏真實性 目前,由于我國醫療衛生事業的不斷發展,很多醫院引進了大批人才,這就需要對這些人員進行技術檔案管理。但目前在行業中存在一種非常不好的現象,專業技術檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經過專門部門的審查,僅僅靠的是印象,檔案制定過程中存在虛假現象,專業技術檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現象加以制止,會嚴重影響醫院檔案管理工作的進行。
2.3 管理制度不健全 目前醫院管理制度不健全,這是影響醫院專業技術檔案建設的重要因素。這使得醫院的資料整理和收集工作得不到保障,也影響了醫院檔案建設的真實性,甚至造成了技術檔案的丟失。
3 加強醫院專業技術人員管理的措施
3.1 加強檔案意識宣傳,加快人事檔案管理信息化建設 首先,除了要加強檔案管理制度的建設外,還要做好宣傳工作,加強員工的檔案管理意識,增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時,還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識,從而建立良好的學習環境,促進醫院檔案管理工作的有效進行。最后,要建立統一的包括職工、病人、手術、科研等各項信息的數據庫系統,并按照數據庫的格式分類整理存放,通過數據庫進行分析整理,歸納總結,使得研究人員能夠減少工作量,加快成果的轉化。
3.2 完善醫院檔案管理制度 要想加快醫院信息化管理的建設進程,完善醫院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫院要根據經濟社會的發展狀況以及醫院的實際情況,不斷修改完善醫院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現代化的管理系統,并制定符合實際發展需要的規章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發和利用。
3.3 規范專業技術人員業務檔案資料管理 每個人的業務資料檔案都關系著其個人的發展進步,如果業務資料檔案出現問題,其個人的發展進步就會受到很大的影響。因此,業務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫院應當建立規范的業務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關部門的聯系交流,確保業務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現以次充好、欺上瞞下的現象,醫院還要教育監督檔案管理人員嚴格按照規章制度進行業務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規定。最后,還要規范檔案資料的借閱制度,防止出現以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業務檔案的流失,確保業務資料檔案的安全。
檔案管理人員對專業技術人員的檔案進行管理時,首先要樹立嚴謹的工作態度。同時,要和各部門保持密切的聯系,這樣才能保證資料的及時更新。另外,在材料的復印件上要印上公章,確保材料的真實性。
現將衛生部和國家檔案局聯合下發的《衛生檔案管理暫行規定》(衛辦發〔〕24號,以下簡稱“《規定》”)轉發給你們,并提出以下實施意見,請遵照執行。
一、加強對衛生檔案管理工作的組織領導
衛生檔案管理是衛生管理和醫療衛生服務的基礎性工作,也是各級衛生行政部門、醫療衛生單位的重要職責和法定義務。各級衛生行政部門、醫療衛生單位要切實加強對衛生檔案管理工作的組織領導,將衛生檔案管理工作納入行業和本單位整體發展規劃和工作計劃,明確分管領導,并保證必要的檔案工作經費、存放場地、設備設施等;檔案管理部門或檔案工作人員負責統一管理本單位各種門類和載體的檔案,并對檔案質量進行檢查和驗收;文件材料的收集、整理和歸檔工作應納入有關人員的職責范圍。各級衛生行政部門和辦醫主體要加強對衛生檔案管理工作的指導、檢查。
二、建立健全檔案管理工作制度
各級衛生行政部門和醫療衛生單位要建立健全檔案管理制度,加強檔案基礎業務建設,確保衛生檔案完整、準確、安全,便于利用。要依據衛生檔案管理制度、業務規范和技術標準,結合工作實際,制定文書、基建、會計、科技、醫療衛生專業檔案的歸檔范圍和檔案保管期限表,以及各類檔案整理規則和質量標準。完善醫療、衛生監督、疾病預防控制等檔案管理規范,加強衛生專業檔案管理。
三、加強重大科研項目、重大建設項目、重大活動和突發事件的檔案管理
重大醫學科學研究、重大建設項目、大型儀器設備管理的歸檔工作應與項目管理工作同步進行。檔案管理部門或檔案工作人員要參與歸檔文件材料的檢查驗收。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進行鑒定或驗收。
要加強重大活動、重要會議以及突發事件應急處置相關材料的收集、整理和歸檔工作,成立臨時工作小組或下設臨時機構的,要指定專人負責收集、整理文件材料,并按有關規定向檔案部門移交。
四、積極推進衛生檔案信息化建設
衛生檔案管理工作的信息化建設要與單位信息化建設同步,要積極開發檔案管理應用系統,努力提高衛生檔案信息化管理水平。要加強對電子文件的收集、管理,建立健全電子文件歸檔制度。已實行辦公自動化和文檔一體化管理的單位要開展電子文件歸檔工作,實施電子文件與紙質文件“雙軌制”管理,并逐步完成紙質檔案的數字化工作。
五、重視衛生檔案隊伍建設
各級衛生行政部門和檔案行政管理部門要加強溝通協調,共同組織檔案專、兼職人員的培訓,并采取多種形式為各醫療衛生單位檔案人員交流經驗、信息,開展業務研究搭建平臺;要積極與相關部門協調,關心檔案人員的專業技術職務任職資格評審、健康防護等政策的落實,對在衛生檔案管理工作中做出突出成績的要給予表彰或獎勵。
《規定》是規范衛生系統業務檔案管理工作的指導性文件。各級衛生行政部門和醫療衛生單位要高度重視,組織相關人員認真學習《規定》,深刻領會并準確把握《規定》的精神實質。要通過《規定》的貫徹實施,使各級衛生行政部門和醫療衛生單位及其全體人員自覺依法做好衛生檔案管理工作,將《規定》的相關要求落到實處,切實提高衛生檔案管理水平。
附件:衛生部、國家檔案局《關于印發衛生檔案管理暫行規定的通知》
市衛生局
【關鍵詞】醫院 檔案管理 對策
中圖分類號:R197.323 文獻標識碼:B 文章編號:1005-0515(2012)2-264-01
青州市中醫院始建于1982年,是一家有著中醫歷史的老醫院。經過中醫院人二十多年的努力,終于形成了一所集醫療、教學、科研、預防、保健于一體的綜合性二級甲等醫院,也是省教學醫院。醫院現有正式職工183人,其中高級職稱23人、中級職稱78人、初級職稱72人、管理人員10人。竣工落成的病房樓建筑面積達9000m2,開放床位260張,病房內設施齊全,環境優美,醫療設備先進,一個如此龐大復雜的醫院系統,檔案信息管理工作的要求可想而知。
作為醫院管理工作的一個基礎性重要部分,它仍無法與日益發展的醫院醫療、科研和行政管理對它的要求相適應。本文就我院在信息時代如何改革檔案管理,以跟上時代的步伐思考如下。
1 醫院檔案管理中存在的問題
目前醫院的檔案管理已達到了一定的規模和水平。檔案管理組織機構方面:成立了由分管院長領導、院辦公室主任負責,并建立了全院檔案管理網絡。檔案管理規章制度方面:以國家“檔案法”為依據,結合本地區和醫院自身特點和要求,建立了15項檔案管理制度。檔案共分8類:黨政群管理類、醫療管理類、科學研究類、基本建設類、設備儀器類、財務會計類、專業技術類、病史管理類、聲像照片類。醫院的檔案管理工作雖然有不小的成績,但目前仍存在一些問題,具體表現在:檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發利用效率低下、檔案管理現代化的差距較大。這些表現的原因主要有以下幾點。
1.1 醫院檔案管理網絡體系和制度的不足
醫院雖然建立了三級檔案管理網絡,但它的運行效果目前不很理想,不少有關人員檔案意識較淡薄,一些有關人員為圖方便,將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里,歸自己所有,導致檔案材料的丟失或損壞。
1.2 醫院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷
目前醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。
2 醫院檔案管理工作發展的新思路
21世紀隨著醫院醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度改革的不斷深入,對醫院檔案工作提出了新的要求,要搞好檔案管理,促進醫院檔案事業的發展,必須探索一條適應醫院檔案管理工作發展的新思路。
2.1 進一步建立健全和加強醫院檔案管理制度和檔案管理網絡
醫院建立健全檔案管理制度內容十分廣泛,如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度,制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定,并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點,因此,應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度,并在工作中不斷加以完善。
2.2 建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式
社會信息是一個集合概念,它包括多種記錄形式,諸如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異、形式多樣,但都有著一個共同的本質――信息。醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程,醫院作為一個綜合的管理系統,檔案管理系統就是一個信息資源子系統。將這個子信息資源系統融入醫院整體信息化工作中,不但可以節約人力、物力和財力,而且還能夠提供更多的綜合信息,形成更具有綜合效益的資源庫。
當前醫院體制改革正在向縱深發展,精簡、高質、高效是改革追求的目標和要求。實行信息科和綜合檔案一體化管理,使兩個部門的關系協調起來,這樣不但精簡機構設置,減少不必要的設備重復,減少醫院經濟負擔,又能充分發揮信息管理功能,做到人盡其才,物盡其用,財盡其力。所以,實行信息、檔案一體化管理是完全符合醫院當前的體制改革要求的。醫院要將檔案信息資源網絡的規劃、設計、管理和運行納入醫院信息化建設總體規劃、統籌安排實施。
2.3 檔案編研工作,提高檔案編研水平
提高醫院檔案編研水平對檔案的利用開發有著直接的影響作用,這一工作的重要性不能輕視。
隨著社會的不斷進步與發展,關系人民群眾醫療衛生大事的醫院單位也將有很大的發展空間,特別是我國正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革,對醫院的管理工作提出了更大的挑戰。醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取,以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求,為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業作出貢獻。
參考文獻
湖北省潛江市紅十字會,湖北潛江 433100
[摘要] 隨著我國經濟水平的提高,我國衛生醫療水平得到了極大的改善,我國基層衛生發展也有了巨大的進步,但是我國基層衛生在發展過程中還存在諸多問題,與城市衛生水平之間存在較大的差距。我國基層衛生行政部門檔案管理有所欠缺,缺少完善的管理制度,在管理分類模式上也有待改善。該文闡述了我國基層衛生醫療發展現狀以及發展過程中的特點和未來發展目標,分析檔案管理對基層衛生行政部門管理的意義,對基層衛生行政部門檔案管理的分類模式進行探討。
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關鍵詞 ] 基層衛生;發展現狀;檔案管理
[中圖分類號] R197.1
[文獻標識碼] A
[文章編號] 1672-5654(2015)01(a)-0186-02
[作者簡介] 王凌(1975-),女,湖北潛江人,本科,館員,檔案管理。
1 基層衛生發展的重要性
我國經濟發展迅速,國民生活水平得到了很大的提高,全民醫療水平也有了巨大的改善。醫療衛生服務是我國重要的服務業之一,對全國經濟的發展有著重要的影響,對我國國民的生活有著重要意義。目前我國醫療衛生整體水平較高,不僅是醫療水平的提高,服務水平也不斷進步。
基層衛生醫療服務提高基層居民的身體健康,改善居民的生活質量,確保勞動力的數量和質量。基層衛生醫療服務對我國經濟發展和居民的作用主要體現在四個方面[1]:第一,提高基層居民和勞動力的身體素質,確保勞動力的質量,保證我國經濟事業的發展;第二,基層衛生醫療促進國民的健康程度,提高居民的生活質量,提升居民的幸福指數;第三,基層衛生服務水平的提高,對疾病、疫病等有著預防和治愈的作用,減少社會資源的損失,從而降低國家的經濟成本,促進社會事業的發展;第四,基層衛生醫療服務業的發展能夠提高全國的就業,增加就業的機會。
目前,我國基層勞動人民受到各種疾病、傷殘、疫病等侵害,給廣大勞動人民帶來了生活困難和經濟損失,同時也造成了我國勞動力的損失,給家庭、社會帶來了較大的經濟負擔,影響了社會的經濟發展和社會的和諧穩定。基層衛生事業對提高基層勞動人民的健康有著重要的意義,完善的基層衛生服務能夠保證居民的健康以及勞動力的質量,促進社會的經濟和和諧社會的發展[2]。
2 基層衛生的發展現狀和特點
2.1 我國基層衛生的發展特點
由于我國經濟的發展,居民生活水平的提高,受到計劃生育的影響,人口老齡化的問題日益凸顯,疾病、疫病等受到環境等因素的影響,不斷的變化,基層衛生醫療的需求日益增加,我國基層衛生正快速發展。而我國基層衛生服務業的發展中內容出現了多層次化和多樣化的變化[3],基層衛生結構也發生了一定的變化,以社會和基層居民的需求為基礎進行了調整。基層衛生的發展主要有以下幾個特點:
第一,基層衛生內容進行了完善。基層衛生服務的內容不斷完善,針對基層居民的需求,進行內容的完善,滿足居民日益增加的需求。
第二,基層衛生結構做出了調整。基層衛生機構發生了變化,在醫療服務方面做出了較大的調整,醫療服務的體系有了巨大的改變。
第三,基層衛生的發展方式做出了改革。我國基層衛生服務的方法以及所有制形式有了較為顯著的改革,在所有制方面不再是單一的國有形式,增加了多元化的醫療機構,包括營利性和非營利性等。
2.2 我國基層衛生發展的現狀
我國基層衛生服務經過一段時間的發展,目前服務的內容、基層衛生結構較為完善,能夠較好的為基層人民提供醫療等服務。但是由于我國基層衛生發展較晚,受到城鄉差距的影響,基層衛生服務存在一定的問題,主要體現在以下幾個方面:第一,基層衛生服務內容和方式陳舊,基層衛生部門為基層居民提供的醫療服務以及公共服務較為單一,只針對常見病進行診斷和治療,檢查設備較為稀缺,難以實現健康咨詢等服務[4]。第二,基層衛生服務缺乏較為專業的監督管理制度以及行業的標準,難以制度化發展。與我國醫療服務相比,基層衛生服務的整體框架還未完善,不僅缺乏基本法律作為法制保障,同時缺少社會主義市場的管制制度。第三,我國基層衛生行政部門忽視檔案管理的重要性,在工作過程中檔案不及時的歸檔,經常出現檔案的丟失、損毀、泄密等情況,日后的檔案查閱時,無據可循,檔案的利用率不高,不利于基層衛生的發展[5]。
3 基層衛生行政部門檔案管理的意義
近些年來,我國基層衛生服務發展較快,其服務范圍不斷擴大,不僅包括基層的醫療服務,同時還包括基層公共服務的提供。基層衛生服務為基層人民提供疾病的診斷和治療,為基層人民提供健康咨詢、疾病預防知識、康復工作、定期檢查等服務。基層衛生行政部門的檔案管理不僅能夠記錄發展歷程,同時還能夠記錄基層各項重大事件的發生,例如疫病的發生等,當以后再次發生時,能夠查閱到處理方法。因此,基層衛生行政部門的檔案管理意義重大,對基層衛生發展有著重要的影響。
4 基層衛生檔案管理模式與提高策略
4.1 基層衛生檔案管理主要模式
4.1.1文書檔案 文書檔案主要有四種,分別是:國家政府、衛生部門、地區政府等頒布的相關基層衛生的工作命令、決定、通知等文件材料;基層衛生部門工作、活動形成的文件材料,包括工作計劃、工作報告等文件資料;基層衛生部門會議形成的文件資料;以及機構的人事檔案,例如各單位的人員編制信息、人員變動信息等[6]。
4.1.2基建檔案 基建檔案主要是指基層衛生部門進行建造、租賃和管理辦公、服務、醫療等機構的場所、設施中形成的各類文件,例如,圖紙、數據、清單等材料。需要歸檔的主要資料包括:項目審批、同意的文件,設計圖紙,工程管理的文件,設備管理的文件以及建設時產生的財務管理文件等。
4.1.3會計檔案 基層衛生行政部門在進行各項活動時,以及政府進行的投資、補貼等會計業務活動時,都會形成賬簿、憑證、報表、預算和核算材料等等。
4.1.4專業檔案 專業檔案主要包括兩個方面,一是基層衛生部門進行重大活動或者具有較大意義的發展時產生的有價值的圖片、音像等文件,二是基層衛生部門在進行資源的引入、醫療等工作中形成的文件[7]。
4.1.5人事檔案 人事檔案主要是指基層衛生部門人力資源的資料,包括編制人員的信息、人員變遷的信息、離退休員工的信息以及已故員工的信息等,這些都是重要的人事檔案。
4.2 基層衛生檔案管理水平提高的研究
4.2.1管理制度的創新 基層衛生的檔案管理要創新管理制度,完善其管理體系,提高檔案管理的水平。完善檔案管理制度,必須要做好以下幾點內容:首先,根據基層衛生檔案的分類模式,進行檔案管理工作的細化,進行專業化管理;其次,設立檔案管理的監督部門,對管理進行考核;最后,制定良好的考核制度,促進檔案管理水平的提高。
4.2.2管理模式的創新 基層衛生的檔案管理要制定規范、統一的標準,借鑒國內外先進的管理模式,提高檔案管理的質量。采用合理的質量標準體系,規范基層衛生檔案管理,提升基層衛生形象。同時,管理者要具有先進的管理理念,不斷的完善管理模式,提高基層衛生檔案管理水平。
4.2.3管理手段的創新 數字化、信息化水平的不斷提高,促進基層檔案管理管理手段的創新。基層衛生檔案信息數字化管理,能夠將不同模式的檔案、不同地方的檔案資源通過互聯網的方式進行匯總,從而提高檔案的收集、整理和管理的效率,同時還便于日后的使用。實現基層衛生檔案數字信息化管理,就要引進計算機、互聯網等技術,培養現代化的專業人才。
5 結語
我國經濟水平發展迅速,國民的生活水平也不斷提高,人們對衛生健康等方面有了更高等需求。我國基層衛生部門在國家經濟發展、社會和諧發展、人們身體素質等方面有著重要的作用。而基層衛生行政部門的檔案管理則對基層衛生的發展有著重要的意義,因此提高檔案管理水平顯得尤為重要。
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參考文獻]
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