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【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享;企業(yè)財務(wù)管理;影響
1引言
在如今飛速發(fā)展的新時代背景下,企業(yè)不僅開始對行業(yè)領(lǐng)域的穩(wěn)定性、功能性、安全性越來越重視,而且對行業(yè)本身的準則、管理要求以及工作質(zhì)量也越來越重視,基于共享平臺的財務(wù)管理工作,也有很多問題有待完善,如管理標準問題、管理的動能性不高、財務(wù)共享平臺的影響力不足等。結(jié)合財務(wù)管理行業(yè)中的特點,本文對財務(wù)共享平臺的建立以及其對財務(wù)管理的影響作出初步探析。
2財務(wù)共享的特點
在財務(wù)管理工作的開展過程中,對任務(wù)以及目標數(shù)量的要求很多,要以清晰的安排和穩(wěn)定的體系來指導(dǎo)員工開展工作,合理地為其分配任務(wù)和責任,以達到組織或企業(yè)的績效要求。這反映出財務(wù)管理領(lǐng)域中普遍存在的問題:時間占比較多、效率較低,這嚴重阻礙了行業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴大和經(jīng)濟效益的增長。因此,分工是本行業(yè)財務(wù)管理體系中不可缺少的框架結(jié)構(gòu),它對推動企業(yè)財務(wù)管理的豎向發(fā)展具有巨大的幫助和發(fā)展推動力。從財務(wù)管理體系上來說,不同特定崗位的工作人員要按照自己的職責和專業(yè)標準處理各種行業(yè)實務(wù),正確處理原始財務(wù)管理信息,設(shè)計算法和資源清單等。因此,財務(wù)管理的資金和外匯管理責任分配的實施方法應(yīng)符合具體實施標準。在財務(wù)報表中,各項目財務(wù)記錄、財務(wù)管理狀態(tài)和各項財務(wù)管理文件材料的制作都要貫徹相關(guān)要求并逐一落實。
2.1對行業(yè)項目的控制要求明確
財務(wù)共享對行業(yè)項目要求明確,如與項目開發(fā)有關(guān)的方向和目的,充分使用相關(guān)的管理工具,必須及時解決不同業(yè)務(wù)上的相似問題,增加可利用業(yè)務(wù)時間,以便于財務(wù)管理項目開發(fā),并及時向財務(wù)管理各崗位工作人員傳輸信息。參考財務(wù)管理領(lǐng)域的未來發(fā)展狀態(tài)和當前發(fā)展狀態(tài),搭建一個專屬于自身企業(yè)財務(wù)管理的大框架,在構(gòu)建框架的過程中,不要以合適為目的,要以滿足企業(yè)核心財務(wù)需求為主要目的。同時,在清算賬單發(fā)票過程中,為避免賬單不完整和賬單丟失等問題的出現(xiàn),要及時避免或減少應(yīng)收賬的負擔,保證流通資金的循環(huán)使用。與此同時,在資金收支的循環(huán)掌握上,要迅速將各類資金轉(zhuǎn)移到單位現(xiàn)金管理人員的手中。此外,為避免收支嚴重失衡,出現(xiàn)收支不穩(wěn)定的現(xiàn)象,還需要企業(yè)做好預(yù)算編制和會計核算工作,制定相應(yīng)的管理制度來減少這種情況的出現(xiàn)[1]。
2.2對企業(yè)財務(wù)管理的有效監(jiān)督
對企業(yè)自身財務(wù)管理領(lǐng)域的有效監(jiān)督,是對財務(wù)管理標準的要求,也是對財務(wù)管理參與和使用者的保障。通過財務(wù)共享完成行業(yè)數(shù)據(jù)的記錄,商品、材料的穩(wěn)定性和功能必須得到財務(wù)管理部門的審核監(jiān)督,除了項目部門和出納部門的專業(yè)人員,其他職務(wù)人員不得隨意使用資源和資金。要積極調(diào)整資金的使用限額和數(shù)量,對現(xiàn)有可利用的資源及資金也要嚴格把控,財務(wù)管理人員需要及時審核賬單異常并處理,出納則需要主動進行票務(wù)的審核以及復(fù)審賬單明細。要做到當天的資源置換,當天有置換記錄,將庫存的余額與企業(yè)持有的現(xiàn)金進行充分的核對,增加與賬戶核對的次數(shù),確保無誤。大部分的原始收款憑證應(yīng)及時進行特殊標記,按照正排列順序或負排列順序依次查看,并及時記錄已發(fā)出的原始收款憑證和現(xiàn)金流收款憑證[2]。
3財務(wù)共享平臺的工作流程
財務(wù)共享平臺的管理和財務(wù)工作的制度是財務(wù)分析框架結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ),完善管理體系和掌握不同項目、領(lǐng)域活動財務(wù)情況的關(guān)鍵要素,因此,不可避免地會遇到基層崗位分配不均、工作職權(quán)力度不一、任務(wù)數(shù)量不相同等諸多問題。分級處理和管制是財務(wù)管理在工作過程中應(yīng)遵循的主要管理理論。同時,財務(wù)共享平臺涉及的領(lǐng)域和學(xué)科也很多,這其中包含了社會經(jīng)濟學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、經(jīng)濟管理學(xué)等。由于財務(wù)共享平臺在財務(wù)管理工作中應(yīng)用的不確定性因素很多,如信息上的不確定性、功能使用上的不確定性,導(dǎo)致實際財務(wù)管理在審核審計的過程中,不僅需要大量的基礎(chǔ)信息,還需要較多的資源進行比對[3]。
3.1對財務(wù)工作的有效監(jiān)管
對財務(wù)工作的有效監(jiān)管需要建立在確保企業(yè)具有良好管理制度的基礎(chǔ)上。在一定的收益條件下,良好的監(jiān)督管理制度可以使企業(yè)的經(jīng)營風險最小化,在建立的初期,財務(wù)管理工作要有具體的監(jiān)管范圍,管理人員要明確自身監(jiān)管范圍內(nèi)的各類項目、業(yè)務(wù)的狀態(tài),確保對自身項目的監(jiān)督管理能夠全面覆蓋。同時,在原有管理制度的基礎(chǔ)上實施監(jiān)督。在實施監(jiān)督時,要把握好監(jiān)督的方向,即必須同時監(jiān)管與金融業(yè)務(wù)相關(guān)的庫存和庫存限制,目的是確保資金和資產(chǎn)的安全。另外,資金管理的運作方式必須合法。此外,收入和支出絕不能只接受單方面形式的管理。而最需要注意的是賬面財務(wù)信息和相關(guān)的處理要點,如留存匯票、托收、轉(zhuǎn)讓、有效期、失效期、損失處置等[4]。
3.2財務(wù)共享平臺的管理要素
財務(wù)管理中財務(wù)共享平臺追求的是財務(wù)數(shù)據(jù)的有效共享和流通,這也是財務(wù)管理的重要前置條件。財務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)財務(wù)工作開展的基礎(chǔ),隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,財務(wù)管理工作正在實現(xiàn)與財務(wù)共享平臺的統(tǒng)一,使得財務(wù)管理工作的時間效率越來越高,財務(wù)共享平臺的職能越多,財務(wù)共享平臺在財務(wù)共享過程中受到各方面因素的影響就越大。財務(wù)共享平臺通過對財務(wù)數(shù)據(jù)的良好整合和應(yīng)用來合理地控制財務(wù)工作效率,對財務(wù)共享平臺進行管理具有重要意義。一般來講,財務(wù)共享平臺的費用對整個財務(wù)共享項目的影響很大,并且統(tǒng)計項目需要大量的信息資源,所以應(yīng)對財務(wù)共享平臺的管理加大資本投入來提高財務(wù)管理領(lǐng)域的工作效率。預(yù)測企業(yè)的經(jīng)濟效益也可以有效地避免大量的資源浪費,實現(xiàn)合理使用資源和避免浪費資源,從而讓財務(wù)管理的每一筆費用真正具有重要的意義[5]。
4加強財務(wù)管理工作的建議
財務(wù)管理是企業(yè)的內(nèi)部管理重點所在,是整個社會經(jīng)濟系統(tǒng)的重要組成部分。在我國市場經(jīng)濟中仍存在一定問題,要定性分析財務(wù)管理應(yīng)用的出發(fā)點,認識到財務(wù)管理也需要與時俱進,向?qū)崿F(xiàn)與財務(wù)共享平臺的統(tǒng)一而努力。要理性認識合作共贏的思想層次。財務(wù)共享平臺主要利用計算思維的能力,調(diào)動云數(shù)據(jù)庫的信息資源與各個信息庫連接起來,使得經(jīng)濟得到高效率發(fā)展,形成一個整體的、具體的演化過程。融入社會經(jīng)濟,包括財務(wù)管理培訓(xùn)體系,形成獨立的工作模式體系,提高員工財務(wù)管理的工作積極性。不斷完善財務(wù)管理的信息化服務(wù)體系,加強國內(nèi)外流通領(lǐng)域的合作與交流。不同地區(qū)應(yīng)根據(jù)不同的經(jīng)濟條件采用不同的模式。在經(jīng)濟發(fā)展中,需要在財務(wù)管理工作過程中與相關(guān)國家進行人員交流、學(xué)術(shù)研討會和項目合作。要提高財務(wù)管理的穩(wěn)定性和持續(xù)性,必須結(jié)合我國財務(wù)管理的具體情況進行比較研究;要及時消化吸收先進經(jīng)驗,使公司企業(yè)充分了解國內(nèi)外財務(wù)管理領(lǐng)域的具體發(fā)展情況,更好地尋找適合我國財務(wù)管理的新模式、新技術(shù)、新發(fā)展[6]。
5結(jié)語
(一)企業(yè)財務(wù)報表共享平臺搭建的原因在經(jīng)濟領(lǐng)域,企業(yè)會計信息失真會給國民經(jīng)濟運行和社會發(fā)展帶來極大的隱患。一方面,會計信息失真使企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果無法得到真實地反映,國家稅收大量流失,銀行不良貸款相繼出現(xiàn),金融風險難于防范,財政扶持等多項政策難以準確、有效地落實;另一方面,會計信息失真增大了國民經(jīng)濟運行中的“泡沫”成分和不確定因素,實際情況被扭曲,有關(guān)決策機構(gòu)只能基于不準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行經(jīng)濟形勢判斷和決策制定,容易造成決策失誤,使決策實施效果背離政策制定的初始目標,制約了經(jīng)濟的運行和發(fā)展。因此,治理會計信息失真問題已經(jīng)成為會計、經(jīng)濟領(lǐng)域乃至整個社會刻不容緩的責任。會計信息失真的根源是“假賬、錯賬”,而導(dǎo)致會計造假、作假的根本原因在于信息不對稱。企業(yè)自身掌握著會計核算的第一手資料,銀行、稅務(wù)及監(jiān)管機構(gòu)難于全面了解企業(yè)會計核算的真實狀況,給企業(yè)編制假賬提供了可操作的空間;同時,會計人員素質(zhì)參差不齊,在一定“可容忍誤差”范圍內(nèi)進行的財務(wù)報表審計無法全面發(fā)現(xiàn)并更正其中的錯誤,也導(dǎo)致了會計信息失真。因此,只有搭建企業(yè)財務(wù)報表共享平臺才是解決會計信息失真問題的根本途徑。
(二)企業(yè)財務(wù)報表共享平臺搭建的目的在當前的信息分布狀況下,徹底解決信息不對稱問題不切實際,因此應(yīng)從會計報表本身入手,使社會各界能夠共享企業(yè)會計報表信息,一方面可防止企業(yè)出于申請貸款、逃避納稅、應(yīng)付監(jiān)管等目的而制定多套財務(wù)報表,確保同一企業(yè)的同一財務(wù)指標數(shù)值相同;另一方面,銀行、稅務(wù)、工商等部門基于同樣的報表進行決策,降低銀行信貸風險、減少國家稅收流失、確保監(jiān)管效果,一定程度的提高經(jīng)濟決策數(shù)據(jù)的真實性和有效性。由此,搭建企業(yè)財務(wù)報表共享平臺的根本目的就在于加強企業(yè)會計信息外部共享力度,減少企業(yè)會計人員造假、作假的機會,在一定程度上解決企業(yè)會計信息失真問題。
二、企業(yè)財務(wù)報表共享平臺搭建基本原則
(一)成本原則鑒于目前政府部門之間的信息尚未實現(xiàn)全面共享,且各類網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)相對獨立性較強,重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象比較嚴重,因此,企業(yè)財務(wù)報表共享平臺建設(shè)要盡可能利用現(xiàn)有資源,避免重復(fù)建設(shè);要充分考慮社會經(jīng)濟發(fā)展水平所能帶來的收益和所需支付的成本,確保建設(shè)成本在社會經(jīng)濟的承受范圍之內(nèi),并低于預(yù)計收益;要綜合權(quán)衡各種備選方案,確保項目建設(shè)的性價比;要運用各種有效措施降低平臺實際建設(shè)成本,力求資源節(jié)約。
(二)效率原則企業(yè)財務(wù)報表共享平臺的用戶眾多,不僅包括稅務(wù)、工商、質(zhì)檢、財政等政府部門、單位,還包括銀行、財務(wù)公司、貸款公司等信貸供給者,以及會計師事務(wù)所、信用評級公司、擔保公司、評估公司等社會中介機構(gòu),這些用戶對于“真實”的企業(yè)財務(wù)報表需求迫切,因此企業(yè)財務(wù)報表共享平臺的建設(shè)要盡可能的迅速,在確保實現(xiàn)所有功能的前提下縮短建設(shè)周期,確保社會主體盡早共享企業(yè)財務(wù)報表,降低因企業(yè)財務(wù)信息分別獨立報送所導(dǎo)致的經(jīng)濟損失和經(jīng)營風險。
(三)效用原則任何一個項目的實施都要以“有用”為前提,企業(yè)財務(wù)報表共享平臺要以實現(xiàn)財務(wù)信息共享、減少會計信息失真概率為目標進行搭建;同時,要針對目前的實際情況,采取逐步、漸次的方式進行企業(yè)財務(wù)報表共享平臺建設(shè),切忌貪大求全、一步到位;要采用不同的模塊滿足不同用戶的需求,提高平臺運用的針對性,避免以單一的供給服務(wù)于所有的用戶,否則會降低用戶對平臺的需求。
(四)擴展原則企業(yè)財務(wù)報表共享平臺并不是一成不變的,隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會環(huán)境的變化,用戶對企業(yè)財務(wù)報表共享平臺功能的要求也會不斷改變,同時用戶數(shù)量和種類也會不斷變化,這就要求企業(yè)財務(wù)報表共享平臺要預(yù)留變更、擴充的空間,一旦實際情況發(fā)生變化,立刻就可作出相應(yīng)的調(diào)整和擴展,適應(yīng)不同時期不同用戶的需求。
三、企業(yè)財務(wù)報表共享平臺基本框架與模塊
(一)企業(yè)財務(wù)報表共享平臺基本框架根據(jù)上述原則,綜合目前企業(yè)財務(wù)報表報送、使用情況和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)情況,構(gòu)建如圖1所示的企業(yè)財務(wù)報表共享平臺基本框架。企業(yè)財務(wù)報表共享平臺依托于現(xiàn)有的企業(yè)征信系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò),分別連接銀行、稅務(wù)、工商、質(zhì)檢、財政等部門和單位;對于尚未聯(lián)入企業(yè)征信系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的中介機構(gòu)、其他部門單位和企業(yè)本身,則建立單獨的數(shù)據(jù)接口進行數(shù)據(jù)傳輸。
(二)企業(yè)財務(wù)報表共享平臺的組成模塊企業(yè)財務(wù)報表共享平臺本身由信息轉(zhuǎn)換、信息存儲、信息比對、信息提示和信息輸出五個模塊組成。信息轉(zhuǎn)換模塊主要將各信息輸入單位傳輸或?qū)氲钠髽I(yè)財務(wù)報表按統(tǒng)一的格式進行轉(zhuǎn)換,以使報表具有橫向、縱向可比性;信息存儲模塊采取邏輯存儲的方式,將各信息輸入單位提供的企業(yè)財務(wù)報表按統(tǒng)一格式進行存儲,并采取統(tǒng)一的規(guī)則進行命名;信息比對模塊具有兩種功能,一是根據(jù)預(yù)先設(shè)定的比對條件對屬于同一企業(yè)的財務(wù)報表分別進行橫向、縱向比對,二是根據(jù)用戶輸入的比對條件進行特定比對;信息提示模塊采用通用、規(guī)范的表述方式,將比對結(jié)果進行詳細闡述,旨在提示平臺用戶在使用企業(yè)財務(wù)報表數(shù)據(jù)時需注意的問題;信息輸出模塊根據(jù)客戶選擇的信任條件輸出相應(yīng)的財務(wù)報表供用戶使用。上述五個模塊的功能可用下例進行解釋。假設(shè)A企業(yè)在同一時期,共制作了三套利潤數(shù)字不同的報表,并采取非常規(guī)手段全部加具了會計師事務(wù)所的無保留審計意見,分別報送給銀行(申請貸款使用)、稅務(wù)局(納稅使用)、財政局(常規(guī)報送),其中銀行和稅務(wù)局已經(jīng)與企業(yè)征信系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),而財政局聯(lián)入了電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò),企業(yè)自身和會計師事務(wù)所均未聯(lián)入企業(yè)征信系統(tǒng)。在上述五家單位分別將該企業(yè)財務(wù)報表導(dǎo)入企業(yè)財務(wù)報表共享平臺之后,信息轉(zhuǎn)換模塊首先將五份報表全部轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式,根據(jù)該預(yù)設(shè)報表格式科目,將導(dǎo)入報表的不同科目數(shù)字轉(zhuǎn)換到指定的科目。在財務(wù)報表按照統(tǒng)一格式完成信息轉(zhuǎn)換之后,信息存儲模塊按照一定的規(guī)則對報表進行統(tǒng)一命名。該名稱將包含報表所屬企業(yè)名稱、報表日期、報表導(dǎo)入單位等關(guān)鍵信息,如將A企業(yè)報送給銀行的2007年度資產(chǎn)負債表命名為“A20071231BSYH”,而將其同時報送給稅務(wù)局的報表命名為“A20071231BSSW”,以便后續(xù)模塊進行準確的比對、提示和信息輸出。同時,將統(tǒng)一命名規(guī)則的報表進行邏輯存儲,既可面滿足信息共享、比對的需要,又可節(jié)約物理存儲所需的資源配備。隨后,信息比對模塊根據(jù)報表名稱,提取同屬于A企業(yè)2007年度的同一報表進行比對,如將報表名稱前面11個字符全部為“A20071231BS”的報表提取,就可進行A企業(yè)2007年度資產(chǎn)負債表的比對。報表比對采用一一對比的方式進行,進行差額計算,并采用統(tǒng)一的模式列示比對結(jié)果,如銀行報表與稅務(wù)報表的“現(xiàn)金”科目差額用“1001YH-SW”表示,“1001”為“現(xiàn)金”科目代碼,銀行報表數(shù)值始終作為減數(shù),而稅務(wù)報表數(shù)值始終作為被減
數(shù),負數(shù)可以紅字表示。比對完成之后,信息提示模塊根據(jù)比對結(jié)果,采用規(guī)范化的語言進行報表差異提示;同時,預(yù)設(shè)一定的重大誤差提示標準,對金額較大、重要性比較高的科目差額進行重點提示,必要時進行“報警”,以便于用戶進行有針對性的選擇和使用數(shù)據(jù)。例如,對于A企業(yè)報送給銀行和稅務(wù)的“利潤總額”數(shù)字進行比對后,發(fā)現(xiàn)存在一正一負等重大差異,應(yīng)及時進行“報警”提示。也可根據(jù)實際需要設(shè)置“關(guān)注”、“重要”、“風險”等不同提示風險等級。信息輸出模塊的關(guān)鍵是為用戶提供“信任條件”輸入界面,由用戶根據(jù)信息提示結(jié)果,設(shè)定一定的輸出條件,如選擇“信任銀行提供的所有報表”、選擇“信任稅務(wù)局提供的所有報表”、“選擇工商局提供的所有報表”等,或選擇“信任銀行提供的資產(chǎn)負債表,同時信任稅務(wù)局提供的利潤表”等。信息輸出模塊將根據(jù)用戶輸入的“信任條件”輸出相應(yīng)的報表供用戶使用。此外,信息比對、信息提示、信息輸出模塊還針對客戶的個別需求提供個性化服務(wù),即在系統(tǒng)預(yù)設(shè)的比對、提示和信任條件外,由用戶根據(jù)自身特定需要選擇比對方式,并相應(yīng)生成獨特的提示信息和報表輸出。
四、企業(yè)財務(wù)報表共享平臺運行機制
(一)平臺內(nèi)運行企業(yè)財務(wù)報表共享平臺的運行包括平臺內(nèi)運行和平臺外運行兩個部分。平臺內(nèi)運行指構(gòu)成平臺的五個模塊,依次順序操作,全部過程由計算機自動處理完成,除輸入特定比對或信任條件外,無須人工干預(yù)。整個運行過程可用圖2表示。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng);財務(wù)管理;財務(wù)共享中心
中國互聯(lián)網(wǎng)在我國經(jīng)濟快速發(fā)展的形式下已經(jīng)初步發(fā)展完善并走向多元化。互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展推動了人們?nèi)粘9ぷ?、生活形式的轉(zhuǎn)變,隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的爆發(fā)式增長,財務(wù)工作也隨著發(fā)展方向逐步形成了網(wǎng)絡(luò)財務(wù),財務(wù)共享中心正是其發(fā)展變遷的必然產(chǎn)物。
一、實行財務(wù)共享中心的背景
在網(wǎng)絡(luò)信息社會的背景下,互聯(lián)網(wǎng)思維對財務(wù)形成沖擊,財務(wù)工作也逐漸轉(zhuǎn)為網(wǎng)絡(luò)財務(wù)。電子商務(wù)伴隨互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而空前發(fā)展,隨之出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)公司。網(wǎng)絡(luò)公司在財務(wù)理論中是一種臨時結(jié)盟體,企業(yè)的構(gòu)建與重組在網(wǎng)絡(luò)空間中非常靈活,并且因其業(yè)務(wù)的產(chǎn)生和終止直接影響其會計主體的存在,所以傳統(tǒng)的會計主體假設(shè)和持續(xù)性經(jīng)營假設(shè)會在頻繁的變化下失去意義。對財務(wù)實務(wù)而言,互聯(lián)網(wǎng)背景下的現(xiàn)代企業(yè)最重要的就是信息及時的傳遞,而傳統(tǒng)財務(wù)會計中普遍使用的歷史成本法是靜態(tài)的反映財務(wù)信息的計量屬性,其信息滯后性在互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中尤為突出,嚴重影響企業(yè)的決策?;ヂ?lián)網(wǎng)時代下,新型財務(wù)管理模式伴隨著科學(xué)技術(shù)的進步取得了空間上和實踐上的雙向變革,對企業(yè)管理影響巨大,其自動化、程序化和信息化的特點,不僅為企業(yè)管理提供便利,而且創(chuàng)新形成的共享模式為企業(yè)的財務(wù)職能轉(zhuǎn)型提供了新的思路。本文的研究不僅具有理論價值,還具有現(xiàn)實意義。在信息時代大背景下,把財務(wù)共享模式放入企業(yè)整體經(jīng)營環(huán)境,并考慮將財務(wù)與其他業(yè)務(wù)活動有機聯(lián)系起來,強調(diào)信息化與制度環(huán)境的互動,以及工作流程和模式革新。FSSC的作用不僅在理論層面完善、深化財務(wù)管理內(nèi)涵,還為企業(yè)財務(wù)管理的發(fā)展方向提供新的思路。
二、財務(wù)共享中心的建立
(一)財務(wù)共享服務(wù)中心的概念及特點
共享服務(wù)中心(SSC)于20世紀80年代產(chǎn)生于西方發(fā)達國家,經(jīng)過10多年的高速發(fā)展,于21世紀在全世界范圍內(nèi)加速推廣,其中的核心內(nèi)容就是財務(wù)共享服務(wù)模式(FSSC)。財務(wù)共享服務(wù)中心按照IFSS的標準定義,是基于信息技術(shù)的基礎(chǔ),其管理模式是以市場視角為內(nèi)外客戶提供專業(yè)化財務(wù)信息服務(wù),總體來說就是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與企業(yè)管理共享思想在財務(wù)領(lǐng)域的最新應(yīng)用。同時需要注意的是,財務(wù)共享管理模式雖然能很大程度上為企業(yè)提升效率、降低成本,但是仍然需要結(jié)合企業(yè)的實際和可行性來考慮是否應(yīng)當將其應(yīng)用于企業(yè)日常管理中。通常來講,大型跨國企業(yè)、跨地區(qū)企業(yè)更適合應(yīng)用財務(wù)共享模式,因為共享模式的推行會為企業(yè)帶來相比于成本增加來講更為可觀的收益。此外,還適用于重組、并購比較頻繁的企業(yè)。
(二)建立財務(wù)共享中心的實施步驟
首先,企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的建立基礎(chǔ)是要進行充分的前期評估及團隊組建。在建立財務(wù)共享服務(wù)中心的初期需要大量的財力和人力的投入,建成后仍需要維護和運營等多方面的持續(xù)支持。而其預(yù)期的目標和服務(wù)效果是否能達到滿意的程度,對于企業(yè)財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型甚至企業(yè)競爭力的提升都有巨大的影響。其次,需要對財務(wù)共享服務(wù)中心模式進行目標定位。定位時需要考慮到行業(yè)特點、企業(yè)戰(zhàn)略目標和自身信息技術(shù)實力以及資源實力。根據(jù)前期的目標定位,綜合考慮相關(guān)因素選址后,還要設(shè)定與企業(yè)戰(zhàn)略目標一致的建設(shè)規(guī)模。需要注意的是考慮建設(shè)規(guī)模時應(yīng)當考慮到其可擴展性,留有空間給企業(yè)未來發(fā)展需求。在前期工作準備充分的前提下,需要制定企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心標準化流程和財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)水平協(xié)議。流程的制定應(yīng)當保證各模塊的接口明確,業(yè)務(wù)對接便捷,同時保證其可拓展性以便后續(xù)發(fā)展。當企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心建成之后,應(yīng)當建立與其他分支機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門的服務(wù)合作關(guān)系,保證多方利益共贏,同時企業(yè)應(yīng)當為這種合作關(guān)系制定一套雙方都認可的服務(wù)協(xié)議。
(三)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的日常運營管理
當企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建成后,需要對其建立科學(xué)完善的服務(wù)質(zhì)量管理體系以保證其價值的實現(xiàn),所以日常運營管理主要包括服務(wù)質(zhì)量管理和人員管理。首先,為實現(xiàn)FSSC,企業(yè)應(yīng)當建立會計云服務(wù)平臺,從局部到整體范圍內(nèi)逐步搭建功能模塊,同時做到完整規(guī)劃和統(tǒng)一標準,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。其次,要處理好組織變革和人員觀念的順利轉(zhuǎn)變,才能確保FSSC充分發(fā)揮其優(yōu)勢。FSSC的建立從本質(zhì)上講是企業(yè)管理模式、組織文化以及層級結(jié)構(gòu)多層面上的重大變革,是一個新組織的誕生,企業(yè)有必要對全員進行崗前技能培訓(xùn)以適應(yīng)崗位需求。
三、財務(wù)共享中心的具體實施方案
(一)財務(wù)共享服務(wù)平臺
財務(wù)共享服務(wù)平臺的建立要依靠以下各個模塊的設(shè)計與運行。首先,通過管理元工作臺的建立,完成系統(tǒng)基礎(chǔ)創(chuàng)建,使管理人員和操作人員了解系統(tǒng)概況。然后系統(tǒng)在任務(wù)池中根據(jù)其內(nèi)部原理發(fā)送相關(guān)任務(wù)至財務(wù)端口,在此平臺上可完成實時的績效統(tǒng)計報表和靈活的員工自助服務(wù)門戶,并出具排名報表,以實現(xiàn)任務(wù)實時監(jiān)控,促進績效改善。
(二)出納、資產(chǎn)共享平臺
財務(wù)共享服務(wù)下的出納工作平臺,集合多家子公司的收付款業(yè)務(wù)批量審批并批量提交銀企互聯(lián),通過跨組織處理各家子公司的資金日記賬、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表,可以將分散經(jīng)營模式下的資金集中管理難題有效解決。負責固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理的共享財務(wù)人員,可以集中處理多家組織的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù),打破組織界限,提高固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理效率。
(三)費用、應(yīng)付共享解決方案
費用報賬共享平臺構(gòu)建的困難點在于單據(jù)的傳遞存在困難,公司可以通過構(gòu)建集成影像系統(tǒng),搭建影像系統(tǒng)與費用報銷的接口,影像系統(tǒng)自動識別條形碼,并根據(jù)條形碼對影像進行自動分組,系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則上傳至服務(wù)器,用影像傳遞代替紙面?zhèn)鬟f,實現(xiàn)審無紙化流程。
(四)核算一站式中心
為核算專崗人員提供一站式的記賬中心、對賬中心和結(jié)賬中心。用戶可通過記賬中心,清晰了解負責的各個組織待處理憑證和單據(jù),并可進行多公司、多模塊、多單據(jù)的批量自動記賬,有效提高財務(wù)處理效率。然后,上傳對賬平臺進行多方位一次性對賬,整個過程一鍵操作,后臺自動執(zhí)行。財務(wù)人員根據(jù)對賬結(jié)果聯(lián)查差異原因,不僅可以提高效率,還可以提高核算準確性。期末結(jié)賬中心集中檢查整個集團總體結(jié)賬進度和詳細情況,并定期分析問題查體,綜合改善集團財務(wù)問題,管控財務(wù)風險。
四、實施財務(wù)共享中心在具體推廣應(yīng)用中的問題與前景
全國已達50%以上的企業(yè)開始實施FSSC,財務(wù)共享服務(wù)中心在中國的發(fā)展較快,隨之而來的是一系列本土化發(fā)展的問題。集團型企業(yè)中常見多級法人型治理結(jié)構(gòu),尤其在集團內(nèi)存在多家不同地區(qū)的上市公司的情況下,還要遵守資本市場相關(guān)要求,使得企業(yè)整體層面的管控存在一定的難度。另外,F(xiàn)SSC是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)和財務(wù)于一體的高科技產(chǎn)物,需要財務(wù)人員具備更高的專業(yè)水平、法律意識以及職業(yè)道德等綜合素質(zhì),成為全面化復(fù)合型人才。這與傳統(tǒng)財務(wù)工作專業(yè)化分工下的企業(yè)核算相比,必然發(fā)生高昂的人力薪酬和培訓(xùn)成本。其次,財務(wù)共享服務(wù)中心是一個開放系統(tǒng),數(shù)據(jù)處理的供應(yīng)商不能完全保證會計資料的安全、完整,并且財務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線保存中可能會出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的刪改,造成財務(wù)信息失真的風險。目前大多數(shù)公司的共享服務(wù)中心還是分地域的,共享服務(wù)中心在經(jīng)濟全球化進一步發(fā)展的進程中,必將跨越更大的地域提供統(tǒng)一服務(wù),形成全球化的共享中心??v觀大局,財務(wù)共享中心的建立不僅僅是財會行業(yè)的變革,更是我國生產(chǎn)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型的標志,為企業(yè)未來發(fā)展方向指明道路。
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一、集團企業(yè)財務(wù)共享模式構(gòu)建的基礎(chǔ)
(一)構(gòu)筑集團企業(yè)統(tǒng)一的財務(wù)控制體系 統(tǒng)一的財務(wù)控制體系是集團企業(yè)財務(wù)共享模式構(gòu)建的重要基礎(chǔ),是作為一種管理思想和原則,通過各種工具、系統(tǒng)運行規(guī)則與相關(guān)管理制度來實現(xiàn)的。構(gòu)筑統(tǒng)一的財務(wù)控制體系,首先要建立統(tǒng)一的財務(wù)核算體系,即在集團總部、各子公司之間采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集和核算方法,執(zhí)行統(tǒng)一的會計政策,最終保證集團內(nèi)各分子公司提供的財務(wù)信息口徑統(tǒng)一、準確、可比;其次建立合理的組織結(jié)構(gòu)模式,合理的組織模式能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效共享,要把相互關(guān)聯(lián)的管理組織加以整合,使原來基于集團按照地區(qū)、子公司等進行的財務(wù)部門構(gòu)建轉(zhuǎn)變?yōu)榛跇I(yè)務(wù)類型的財務(wù)部門構(gòu)建,并將其剝離出來,集中歸屬到財務(wù)共享服務(wù)中心;第三建立集團全面預(yù)算管理與控制體系,集團預(yù)算管理與控制體系是財務(wù)控制體系的手段,通過它對集團公司及下屬各子公司的預(yù)算執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)采集,以保障企業(yè)經(jīng)營目標的順利實現(xiàn);最后通過構(gòu)建集團資金管理平臺加強集團資金控制,通過該平臺,一方面對下屬各子公司的資金進出進行實時檢測與控制,另一方面實現(xiàn)集團內(nèi)部的資金統(tǒng)一調(diào)度,提高資金使用效率。
(二)設(shè)計合理的財務(wù)流程 設(shè)計合理的集團財務(wù)流程有利于集團財務(wù)信息在集團總部、財務(wù)共享中心和各分子公司之間進行高效的傳遞,對于降低財務(wù)成本、提高服務(wù)質(zhì)量、加強集中管理和控制有非常重要的作用。
集團企業(yè)財務(wù)流程設(shè)計的基本思路是:根據(jù)集團實際情況,在業(yè)務(wù)處理流程上,增加或減少一些步驟,以使新的流程滿足跨組織、跨地域服務(wù)的實際需求;同時對各子公司財務(wù)服務(wù)流程進行分析和調(diào)整,將其中一些具有風險管理意義的流程挑選出來,交由財務(wù)共享服務(wù)中心來執(zhí)行,這樣,有利于財務(wù)共享服務(wù)中心通過關(guān)鍵控制流程實現(xiàn)對業(yè)務(wù)活動的控制和風險管理。
集團在進行財務(wù)流程重新設(shè)計時,要考慮改造后的流程能夠為各下屬單位所接受,因為其最終目的還是為各子公司、客戶等提供服務(wù)。同時當財務(wù)服務(wù)流程發(fā)生變化之后,集團的其他相關(guān)業(yè)務(wù)流程也要根據(jù)新的服務(wù)流程進行改動,以便與財務(wù)流程無縫銜接,有效實現(xiàn)各方面應(yīng)用信息的集成,使得各應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能得到集中管理和共享。
(三)搭建安全、高效的網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)平臺 集團企業(yè)財務(wù)共享模式的構(gòu)建需要強大的信息系統(tǒng)來支持。通過建立一個安全、高效的能夠覆蓋整個集團企業(yè)的信息平臺,才能發(fā)揮財務(wù)共享的優(yōu)勢,保證集團總部的戰(zhàn)略得到有效貫徹和執(zhí)行。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在企業(yè)管理中的廣泛應(yīng)用,特別是網(wǎng)絡(luò)財務(wù)、ERP等這些采用了高效信息交流與集成技術(shù)的系統(tǒng)在企業(yè)中的建立和使用,使得財務(wù)共享服務(wù)模式在集團企業(yè)的實踐和應(yīng)用有了一定的基礎(chǔ)。利用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)、ERP系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)和其他信息技術(shù),財務(wù)共享服務(wù)模式可以跨越地理距離的障礙,向其服務(wù)對象提供內(nèi)容廣泛的、持續(xù)的、反應(yīng)迅速的服務(wù)。
二、集團企業(yè)財務(wù)共享模式基本框架
(一)集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)模式 從世界范圍來看,目前企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)模式有兩種,一是將財務(wù)共享服務(wù)中心建立在獨立于總部和下屬單位以外的第三地,國外大部分集團企業(yè)都采用了這種模式,如惠普公司在大連建立起了財務(wù)共享服務(wù)中心,面向東北亞區(qū)包括日本、韓國和中國提供共享服務(wù);摩托羅拉在天津濱海新區(qū)建立了全球財務(wù)共享服務(wù)中心,該中心負責摩托羅拉公司全球應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)、往來業(yè)務(wù)、報銷業(yè)務(wù)等,堪稱摩托羅拉公司的財務(wù)部;國內(nèi)的中興通訊在西安建立了全球財務(wù)共享服務(wù)中心,該中心為集團公司的預(yù)算管理、資金管理、核算和經(jīng)營決策分析等提供全方位的數(shù)據(jù)支撐,在降低財務(wù)運營成本、控制財務(wù)風險和提高會計信息質(zhì)量等方面起到了重要作用。二是將財務(wù)共享服務(wù)中心建立在集團總部所在地,與集團總部聯(lián)系緊密,是在原有的集團財務(wù)管理機構(gòu)的基礎(chǔ)上進行適當?shù)呢攧?wù)組織變動而形成的,我國的集團企業(yè)由于制度、法律、歷史等原因,目前大多采用此種模式,如中國網(wǎng)通、長虹等集團企業(yè)都在總部原有的財務(wù)管理機構(gòu)的基礎(chǔ)上,進行適當?shù)恼幣c改革,建立了財務(wù)共享中心,節(jié)約了創(chuàng)建成本,便于總部進行集中監(jiān)控,降低風險。
(二)集團企業(yè)財務(wù)共享模式基本框架 從選址來看,無論是采用第三地模式還是集團總部所在地模式,財務(wù)共享模式的基本框架和實現(xiàn)的功能是一樣的。構(gòu)建模式的重心是優(yōu)化集團財務(wù)管理價值鏈;采用集中管理模式,固化財務(wù)制度;保證集團與分子公司目標一致;完善監(jiān)控體系,有效降低風險;科學(xué)評價績效。圖1所示為本人設(shè)計的集團企業(yè)財務(wù)共享模式的基本框架。在該框架中財務(wù)共享中心一方面通過網(wǎng)絡(luò)收集從各子公司上傳的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完成會計核算、成本核算與管理,實現(xiàn)資金的集中管理、內(nèi)部銀行等服務(wù),同時各子公司通過網(wǎng)絡(luò)查詢業(yè)務(wù)處理結(jié)果及反饋的信息;另一方面接受集團總部下達的政策、制度等,同時為集團總部提供管理決策所需要的信息,以利于集團總部戰(zhàn)略財務(wù)、財務(wù)決策、財務(wù)監(jiān)控和財務(wù)評價等功能的實現(xiàn)。
三、集團企業(yè)財務(wù)共享模式部署策略
集團企業(yè)在地理位置上往往比較分散,有的下屬子公司分布于全國甚至是全世界,一般采用的模式是各個子公司組建自己的局域網(wǎng),然后將附近區(qū)域這些局域網(wǎng)再相互連接起來構(gòu)成一個城域網(wǎng),距離遠的超出城域范圍的,再通過廣域網(wǎng)連接在一起。但是通過廣域網(wǎng)連接在一起的集團企業(yè)網(wǎng)上往往運行著各種類型和不同操作系統(tǒng)的計算機,多模式的互連及兼容性等技術(shù)性問題非常難以解決, 同時由于廣域網(wǎng)的連接速度比較低,無法將整個集團企業(yè)的數(shù)據(jù)進行集中采集和處理,使得數(shù)據(jù)的傳輸和共享成為一個難于解決的問題。為了克服這些難題, 本人設(shè)計了基于Intranet/
Internet技術(shù)的部署方案,如圖2所示。
Intranet是建立在企業(yè)內(nèi)部的Internet,又稱企業(yè)內(nèi)連網(wǎng),它是一種基于Internet 的TCP/IP,使用WWW工具,采用防止外界侵入的安全措施,為企業(yè)內(nèi)部服務(wù)并有連接Internet 功能的企業(yè)內(nèi)連網(wǎng)絡(luò)。Intranet技術(shù)優(yōu)勢包括:對客戶端作了最大限度的簡化,把客戶端統(tǒng)一為通用的瀏覽器;解決了多模式互連以及兼容性等技術(shù)問題;最大限度實現(xiàn)無紙化辦公,促進信息傳遞;掃除了信息傳遞的障礙,使得整個集團溶為一體。對集團企業(yè)而言,Intranet將分散環(huán)境中的子公司、個人和資源組織在一起,從而實現(xiàn)全球范圍內(nèi)的訪問,任何用戶都可以通過Intranet訪問存儲在不同地方的信息資源,并且Web引導(dǎo)和搜索模式可以使得用戶能更加方便地找到和分析信息。
采用基于Intranet/Internet技術(shù)的部署思路主要是:在集團各子公司、集團總部和財務(wù)共享中心內(nèi)部建立自成一體的、相對獨立的Intranet內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上采用TCP/IP作為通信協(xié)議,利用Internet的Web模型作為標準模式,并由Intranet內(nèi)主機或服務(wù)器為其內(nèi)部各部門提供財務(wù)信息服務(wù);各子公司與財務(wù)共享中心的連接通過Internet,為了保障內(nèi)部網(wǎng)的安全,需要建立防火墻把內(nèi)部網(wǎng)與Internet隔開。各子公司、集團總部和財務(wù)共享中心的Intranet內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)里的文件、應(yīng)用程序處理的結(jié)果一律通過Web瀏覽程序顯示出來,作為相關(guān)用戶,只要操作Web瀏覽程序,各種各樣的處理任務(wù)都可以通過Web瀏覽程序調(diào)用系統(tǒng)資源來完成,服務(wù)器則集中了所有的應(yīng)用邏輯,開發(fā)、維護等幾乎所有工作也都集中在服務(wù)器端。
四、結(jié)論
作為一個新的管理工具,財務(wù)共享服務(wù)模式在支撐集團企業(yè)制度的標準化,流程的科學(xué)化與精簡化,有效降低財務(wù)管理成本,提高效率,強化總部對分子公司的管控力度以及集團內(nèi)部運營風險、財務(wù)風險控制等方面具有其它管理工具無法比擬的優(yōu)越性。盡管目前在我國這種模式的普及程度較低,但隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和管理水平的不斷提升,該模式必將成為集團企業(yè)的首要選擇,發(fā)展也將越來越成熟。
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關(guān)鍵詞:財務(wù)共享服務(wù) 財務(wù)報告 管理
隨著經(jīng)濟全球化和信息技術(shù)發(fā)展,為了更好支撐企業(yè)發(fā)展,越來越多的企業(yè)在財務(wù)集中管理、共享服務(wù)領(lǐng)域展開了探索。財務(wù)共享服務(wù)中心集中處理企業(yè)內(nèi)部分散在不同地域業(yè)務(wù)單元的會計業(yè)務(wù),帶來企業(yè)組織變革和流程再造。和傳統(tǒng)模式相比,作為財務(wù)共享服務(wù)核心環(huán)節(jié)之一的財務(wù)報告管理對應(yīng)的管理目標、實施方式都將發(fā)生顯著變化。
一、財務(wù)報告管理目標
確定財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)報告管理目標既要考慮外部監(jiān)管要求,也要考慮企業(yè)內(nèi)部自身發(fā)展的需要。從外部來看,《企業(yè)會計準則》規(guī)定:“我國企業(yè)財務(wù)報告的目標是向報告使用者提供與企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等有關(guān)的會計信息,反映企業(yè)管理層受托責任履行情況,有助于財務(wù)報告使用者作出經(jīng)營決策”。從內(nèi)部來看,企業(yè)實施財務(wù)共享服務(wù)內(nèi)在要求是:“財務(wù)共享服務(wù)中心要為企業(yè)提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務(wù),并為企業(yè)創(chuàng)造價值”。
基于以上內(nèi)外部要求,筆者認為財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)報告管理目標可以概括為三方面內(nèi)容:一是集中,財務(wù)共享服務(wù)中心集中編報財務(wù)報告,原業(yè)務(wù)單位不再設(shè)置報表編報人員,降低成本;二是高效,通過建設(shè)和優(yōu)化流程、依托信息系統(tǒng)自動出具財務(wù)報告,提高編報效率;三是高質(zhì),實施標準化會計核算和財務(wù)報告管理、建立分層分級質(zhì)量管理機制,提供可靠財務(wù)信息。
二、管理體系框架及實施路徑
為了保障目標的實現(xiàn),在管理體系構(gòu)建上,需要有組織、制度和流程保障,結(jié)合企業(yè)實際選擇適用的管理工具和方法。
(一)組織、制度和流程
首先需要在財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部成立財務(wù)報告工作小組。同時,由于財務(wù)報告涉及內(nèi)容非常廣泛,不僅包含了大量的財務(wù)信息,還延伸到人員、知識產(chǎn)權(quán)、存貨、投資等多項業(yè)務(wù)領(lǐng)域,這些信息往往分布在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)或由基層單位手工管理,財務(wù)共享服務(wù)中心無法直接獲取,需要引入相關(guān)人員提供和審核這些業(yè)務(wù)信息?;陔娦牌髽I(yè)集約化管理要求以及對財務(wù)共享服務(wù)職責定位,成立由財務(wù)共享服務(wù)中心牽頭,跨部門、跨專業(yè)業(yè)務(wù)管理人員共同組成工作團隊開展相關(guān)工作是企業(yè)財務(wù)報告管理組織方式的最優(yōu)選擇。接下來是工作流程的優(yōu)化,優(yōu)化關(guān)鍵在于信息收集,原來基層單位財務(wù)部門收集本單位所有信息后層層上報匯總工作流程需要重新設(shè)計和調(diào)整。根據(jù)確定的組織原則,財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)報告信息收集流程調(diào)整為:財務(wù)共享服務(wù)中心直接編制企業(yè)內(nèi)部所有財務(wù)核算信息、業(yè)務(wù)部門從業(yè)務(wù)系統(tǒng)提取或向基層單位業(yè)務(wù)部門收集業(yè)務(wù)信息,完成審核后發(fā)送給財務(wù)共享服務(wù)中心實施信息整合。為了保障工作效果,在確定組織方式、優(yōu)化工作流程的基礎(chǔ)上,還需要配套工作制度,明確工作目標、團隊成員工作范圍、主要工作內(nèi)容及工作職責,明確工作質(zhì)量評價標準和信息反饋方式。
(二)管理工具和方法
一是搭建報表體系、實施分級信息展示及管理。由于財務(wù)報告涉及面廣、使用范圍廣,從信息保密和操作方便的角度,在功能實現(xiàn)上需要兼具整體和個性。企業(yè)要分析信息來源和信息之間的邏輯關(guān)系,構(gòu)建分層級、多維度企業(yè)報表體系,根據(jù)使用者權(quán)限范圍,形成個性化展示和操作界面。
二是建設(shè)和優(yōu)化信息系統(tǒng)?;陔娦牌髽I(yè)信息化管理優(yōu)勢,企業(yè)信息化建設(shè)起步很早,在管理核心領(lǐng)域均實現(xiàn)了系統(tǒng)管理,具備良好的系統(tǒng)實施環(huán)境。在此基礎(chǔ)上,實施集中財務(wù)報告,系統(tǒng)方面的主要優(yōu)化點在于:核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)及系統(tǒng)間信息自動提取、自動整合,報表自動生成;報表信息分層分級展示;審核規(guī)則系統(tǒng)固化、實施自動信息審核和差錯提示;信息橫向、縱向?qū)崟r挖掘。
三是優(yōu)化業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)來源和質(zhì)量。借助企業(yè)物資采購、工程建設(shè)、計費收入、資產(chǎn)管理、關(guān)聯(lián)交易管理等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè),推動財務(wù)報告所需的業(yè)務(wù)信息集中通過系統(tǒng)管理,滿足數(shù)據(jù)提取的及時性要求,提高效率,同時通過完善系統(tǒng)規(guī)則及控制提升業(yè)務(wù)信息質(zhì)量。
四是建立分層分級的質(zhì)量管理機制。根據(jù)歷年審計、檢查及報表審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題,梳理質(zhì)量關(guān)注要點。根據(jù)這些要點的類別分解為核算環(huán)節(jié)關(guān)注、報表編制環(huán)節(jié)審核、專項質(zhì)量檢查三類,輔以不同的質(zhì)量管理手段,落實管理責任、依托信息化手段進行控制和檢查,及時挖掘信息質(zhì)量問題并督促整改落實。
四、難點問題及應(yīng)對措施
(一)工作習慣改變引發(fā)阻力并帶來大量溝通成本
成立跨部門工作團隊,由業(yè)務(wù)管理人員負責業(yè)務(wù)信息提取或收集,將基層單位財務(wù)人員從報表編報工作中徹底解放的同時,一定程度上增加了業(yè)務(wù)部門人員的工作量及責任,改變了傳統(tǒng)工作習慣,推進過程難免遇到阻力,需要耗費大量時間精力進行溝通協(xié)調(diào)。這時需要得到管理層強力支持,從企業(yè)整體業(yè)務(wù)、流程整合、整體效率提升的角度實施引導(dǎo),同時財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)加強管理工具的研究運用,優(yōu)化工作形式,幫助業(yè)務(wù)部門盡快適應(yīng)新的角色定位,實現(xiàn)工作協(xié)同、保障工作質(zhì)量。
(二)集中程度提升受制于業(yè)務(wù)管理集中度
財務(wù)核算信息完全集中后,財務(wù)報告集中程度提升主要依賴于業(yè)務(wù)管理集中和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集中。傳統(tǒng)模式下,業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)往往聚焦于業(yè)務(wù)管理,不會主動考慮其他管理要求,同時擴展業(yè)務(wù)系統(tǒng)承載信息往往也會加大業(yè)務(wù)管理難度,面臨阻力。針對這一問題,需要加強與業(yè)務(wù)部門的溝通,以共贏的理念推動目標的達成,持續(xù)關(guān)注系統(tǒng)建設(shè)情況,保障系統(tǒng)優(yōu)化實施達到預(yù)期目標。
總之,共享服務(wù)模式下財務(wù)報告管理是一項全新的課題,需要結(jié)合公司流程、系統(tǒng)建設(shè)情況,在實踐中不斷優(yōu)化和完善,通過這種自發(fā)的優(yōu)化保障財務(wù)報告管理目標的達成,推動企業(yè)基礎(chǔ)管理水平不斷提升。
關(guān)鍵詞:生產(chǎn)型企業(yè) 財務(wù)共享中心 內(nèi)部風險控制
財務(wù)管理是企業(yè)管理重中之重,也是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的有效保障。當前我國企業(yè)集團財務(wù)管理效率較低,管理過程需耗費大量成本,信息流通及各項財務(wù)政策執(zhí)行較差,財務(wù)管理成為企業(yè)管理重災(zāi)區(qū),對企業(yè)發(fā)展有一定阻礙。財務(wù)共享服務(wù)中心為一項先進管理系統(tǒng),具有較強綜合性,在使用中應(yīng)注重風險控制,找出風險因素并對其有效控制。
一、財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)風險
財務(wù)共享中心具有一定復(fù)雜性和系統(tǒng)性,受企業(yè)自身條件限制,生產(chǎn)型企業(yè)在引進財務(wù)共享中心時具有一定風險。風險類型包括模式定位風險、組織架構(gòu)設(shè)計風險、流程管理風險、人員管理風險、信息系統(tǒng)和選址風險等。
(一)模式定位風險
建立財務(wù)共享中心時首先需要選擇模式,財務(wù)共享中心模式主要分為服務(wù)型和管控型兩種。服務(wù)型模式主要致力于搭建服務(wù)平臺,管控型模式主要整合公司財務(wù)監(jiān)督職能以及基礎(chǔ)處理。選擇何種模式對企業(yè)財務(wù)管理發(fā)展有重要影響。
生產(chǎn)型企業(yè)通過生產(chǎn)貸款獲得資金,在獲取訂單前提下購買原料展開生產(chǎn),產(chǎn)品銷售后回收資金并歸還貸款。該過程涉及眾多部分,流程較為復(fù)雜,若出現(xiàn)財務(wù)管理問題后果不堪設(shè)想。生產(chǎn)型財務(wù)共享中心模式定位大多由領(lǐng)導(dǎo)主觀意識決定。如企業(yè)管理職能較為薄弱,希望通過財務(wù)共享中心提升管理質(zhì)量,則選擇管控型模式。實施財務(wù)共享中心管理模式后,發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有管理資源和管理水平無法支撐現(xiàn)有模式定位,導(dǎo)致財務(wù)共享中心無法發(fā)揮應(yīng)有作用。或者在管理中選擇服務(wù)型模式,卻未預(yù)留升級路徑,升級過程存在眾多缺口,導(dǎo)致企業(yè)未來轉(zhuǎn)型過程需花費較多成本。
(二)組織架構(gòu)設(shè)計風險
財務(wù)共享中心模式定位后需對組織架構(gòu)進行設(shè)計改進。服務(wù)型模式組織架構(gòu)較為簡單,主要內(nèi)容包括總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款幾大模塊,其他模塊作為支撐。服務(wù)型模式組織架構(gòu)在形式上呈現(xiàn)扁平式結(jié)構(gòu),工作單元一目了然。
生產(chǎn)型企業(yè)增值部分為產(chǎn)品轉(zhuǎn)型過程,由原料轉(zhuǎn)變?yōu)槌善罚虼松a(chǎn)型企業(yè)所有部門均可看做為生產(chǎn)部門服務(wù),財務(wù)共享中心的建立也是為企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品服務(wù),可理解為資金有效流通為產(chǎn)品生產(chǎn)提供充足生產(chǎn)條件。因此管控型模塊組織架構(gòu)設(shè)計需考慮公司管控智能要求,對不同模塊設(shè)置不同組織架構(gòu)及工作單元,從而更好為生產(chǎn)服務(wù)。多數(shù)企業(yè)在引進財務(wù)共享模式中常會遇到組織架構(gòu)搭建不合理情況,為進行職責界定,最終導(dǎo)致組織架構(gòu)無法支撐職能造成部門責任不清,各項業(yè)務(wù)難以有效展開。
(三)流程管理風險
財務(wù)共享中心需要對財務(wù)管理流程進行充分分析,進行科學(xué)梳理,制定標準化策略,對流程進行優(yōu)化再造,從而實現(xiàn)所有財務(wù)業(yè)務(wù)流程集成優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上通過IT平臺進行集成處理,建立共享服務(wù)中心運行條件。流程管理復(fù)雜性在于需要對原有獨立公司業(yè)務(wù)進行權(quán)利回收,此舉易造成原有獨立單位的強烈抵觸。傳統(tǒng)模式下各單位具有一定獨立管理權(quán),可對自身行為進行決策管理,在相同業(yè)務(wù)開展上不同單位存在一定差異,該種現(xiàn)象可被看做獨立單位個性化。財務(wù)共享中心模式下不允許單位個性化模式存在,因此在開展財務(wù)共享中心模式過程中易造成公司內(nèi)部混亂,公司高層管理必須考慮各單位在業(yè)務(wù)上的共性和個性,通過合理方式推行財務(wù)共享中心模式,避免出現(xiàn)內(nèi)部混亂現(xiàn)象。
(四)人員轉(zhuǎn)型風險
生產(chǎn)型企業(yè)特點之一就是人員離職率較高。財務(wù)共享中心模式存在一定軟性要求,其中具有代表性的要求為人員轉(zhuǎn)型。該要求較為敏感,財務(wù)共享中心模式需員工具備一定獨特性,不同于傳統(tǒng)財務(wù)管理模式員工能力需求。財務(wù)共享中心模式將員工崗位分為兩大類,塊狀類和點狀類。塊狀類工作崗位要求員工負責整個模塊,即對財務(wù)管理中的應(yīng)收模塊和應(yīng)付模塊進行管理,該種情況下需要員工個人完成大量業(yè)務(wù),容易在工作中產(chǎn)生疲勞感,并出現(xiàn)溝通不良情況。點狀類工作較為單一,員工需要長時間進行單一作業(yè)內(nèi)容,長期重復(fù),員工會對某一業(yè)務(wù)內(nèi)容十分熟悉,卻難以掌握系統(tǒng)性財務(wù)知識,出現(xiàn)職業(yè)瓶頸。影響員工個人未來發(fā)展和職業(yè)生涯規(guī)劃。員工在工作中難以對企業(yè)產(chǎn)生歸屬感,易造成離職率上升等情況。
(五)信息系統(tǒng)建設(shè)風險
財務(wù)共享中心管理不同于一般財務(wù)管理,該業(yè)務(wù)對信息系統(tǒng)集成具有較強依賴性,若缺乏先進信息系統(tǒng)支持財務(wù)共享服務(wù)業(yè)務(wù)將難以開展。從結(jié)構(gòu)上來看財務(wù)共享信息系統(tǒng)是一個綜合性系統(tǒng),在規(guī)劃設(shè)計、培訓(xùn)上屬系統(tǒng)性工程。企業(yè)進行財務(wù)共享中心建設(shè)時首先需克服不同子公司系統(tǒng)兼容問題,其次需對所有單位信息系統(tǒng)建立標準,統(tǒng)一規(guī)范。由此可見信息系統(tǒng)建設(shè)風險在于系統(tǒng)規(guī)劃不準確,難以實現(xiàn)標準化。
二、財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)控制措施
為充分闡述生產(chǎn)型企業(yè)財務(wù)共享中心內(nèi)部風險控制,本文以A公司為例進行討論。A公司為生產(chǎn)型企業(yè),在自身行業(yè)處領(lǐng)軍地位,已有近百年歷史。該產(chǎn)品在創(chuàng)新方面一直不放松,并在中國建立分公司,擴張步伐較快,目前是國內(nèi)耳熟能詳?shù)漠a(chǎn)品。
(一)控制模式選擇
企業(yè)推行財務(wù)共享服務(wù)模式需結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略而定,一些大型公司需要根據(jù)企業(yè)制定的未來規(guī)劃制定科學(xué)有效的財務(wù)管理平臺,并將其以財務(wù)共享服務(wù)中心形式實現(xiàn)。財務(wù)共享服務(wù)中心模式選擇應(yīng)以企業(yè)發(fā)展為參考依據(jù),對企業(yè)職能進行定位,充分分析未來發(fā)展規(guī)劃,選擇最佳模式。A企業(yè)在建立財務(wù)共享服務(wù)中心時首先結(jié)合未來發(fā)展規(guī)劃,結(jié)合未來產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及類型,預(yù)估未來一段時間的訂單結(jié)構(gòu),對財務(wù)共享服務(wù)目標及職能進行分析定位。其次將財務(wù)共享中心定位與未來子公司以及相關(guān)單位進行溝通,獲得理解,并以標準文件形式在企業(yè)內(nèi)部進行有效宣導(dǎo)。
(二)構(gòu)建科學(xué)的組織架構(gòu)
組織架構(gòu)是企業(yè)工作基本框架,是企業(yè)運行流程基礎(chǔ),財務(wù)共享服務(wù)中心需要在科學(xué)的組織架構(gòu)支持下才能有效運行。A企業(yè)構(gòu)建科學(xué)組織架構(gòu),建立和諧共進的企業(yè)文化,明確權(quán)責,制定合理的人力資源規(guī)劃,為財務(wù)共享中心控制奠定堅實基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上圍繞財務(wù)共享中心建立組織架構(gòu),例如針對外包流程A企業(yè)建立以下流程:(圖1所示)
企業(yè)生產(chǎn)過程中無法完成全流程生產(chǎn),因此需將產(chǎn)品外包給其他廠商代為生產(chǎn),從A企業(yè)外包業(yè)務(wù)流程可看出其組織架構(gòu)完整,資金流及風險控制較為完善。
(三)構(gòu)建科學(xué)合理的人員配置
基于生產(chǎn)型企業(yè)構(gòu)建企業(yè)財務(wù)共享中心存在的風險,A公司對企業(yè)員工進行風險意識培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)提升。財務(wù)共享中心匯集企業(yè)所有應(yīng)付業(yè)務(wù),且對各項實時發(fā)生的財務(wù)活動無法有效掌控。例如A公司各項財務(wù)實施人員對其自身執(zhí)行財務(wù)活動了如指掌,財務(wù)共享中心人員卻不甚了解。基于此A公司開展全員風險意識培訓(xùn)及職業(yè)素養(yǎng)提升,并建立科學(xué)信息反饋機制,將風險因素降到最低。在此基礎(chǔ)上對財務(wù)共享中心人員編制進行重新評估規(guī)劃,采用統(tǒng)一標準進行業(yè)務(wù)管理,在此基礎(chǔ)上從企業(yè)自身崗位及業(yè)務(wù)內(nèi)容出發(fā),培養(yǎng)基于財務(wù)共享角度的風險意識,在此基礎(chǔ)上對組織人員架構(gòu)進行重新分配,重建后期人員構(gòu)成見表1。建立與企業(yè)財務(wù)共享中心相匹配的激勵制度,提高員工積極性。
(四)構(gòu)建科學(xué)的信息平臺
A集團對信息平臺兼容問題及各分公司信息平臺難以對接,實行以下計劃:
(1)建立IT系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度對接接口;
(2)創(chuàng)建友好界面,提供人性化服務(wù);
(3)引進創(chuàng)建大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)平臺;
(4)建立信息共享專區(qū);
(5)構(gòu)建交流平臺。
通過以上措施構(gòu)建科學(xué)信息平臺,為A企業(yè)財務(wù)共享中心推廣奠定科學(xué)基礎(chǔ)。
三、結(jié)束語
生產(chǎn)型企業(yè)財務(wù)共享中心建立需注重控制模式選擇、構(gòu)建科學(xué)的組織架構(gòu)、構(gòu)建科學(xué)合理的人員配置、構(gòu)建科學(xué)的信息平臺,促進企業(yè)財務(wù)管理高效性和安全性。
參考文獻:
[1]孟茜. 生產(chǎn)型企業(yè)共享中心內(nèi)部風險控制[J].財務(wù)經(jīng)濟.2015(4):78-84
關(guān)鍵詞:原始憑證;電子化;電網(wǎng)企業(yè)財務(wù);共享服務(wù);設(shè)計
中圖分類號:F232 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)030-000-01
前言
傳統(tǒng)時代下,電力企業(yè)財務(wù)工作多采用人工方式,但隨著電網(wǎng)規(guī)模化發(fā)展,企業(yè)財務(wù)工作量越來越大,尤其是大量紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)和發(fā)票采集工作,單純依靠人工方式已經(jīng)遠遠不夠,不僅會出現(xiàn)失誤,且效率非常低。而計算機、掃描等技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用,能夠?qū)υ紤{證進行掃描,將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛跋裎募?,實現(xiàn)電子單據(jù)流轉(zhuǎn),且能夠有效提高原始憑證信息錄入工作效果。因此加強對該項技術(shù)在電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中設(shè)計的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。
一、電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)原始憑證電子化現(xiàn)狀
現(xiàn)如今,我國正處于市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)型階段,電力企業(yè)積極轉(zhuǎn)變發(fā)展戰(zhàn)略,越來越關(guān)注自身內(nèi)部管理工作,并積極開展集約化管理工作,將財務(wù)與業(yè)務(wù)有機結(jié)合到一起,實現(xiàn)信息共享的同時,能夠顯著提高工作有效性,取得了不錯的成績。但在具體實踐中存在很多問題:一是發(fā)票、合同的原始憑證格式有所差別,難以達到統(tǒng)一標準,加之拍照資料像素、光線等因素的影響,使得對資料上傳掃描效果不明顯,導(dǎo)致審批人員難以迅速獲得審批要素,在很大程度上影響審批進度[1]。二是相關(guān)業(yè)務(wù)審批要點不能夠及時展示給審批人,增加審批工作難度,面對大量審批內(nèi)容,最終導(dǎo)致部分審批流于形式。三是現(xiàn)有系統(tǒng)之間缺乏聯(lián)系,集成度有待提升,尤其是與銀行系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)及ERP核算系統(tǒng)之間,“信息孤島”現(xiàn)象非常明顯,無法真正意義上實現(xiàn)審批完成后自動入賬等后續(xù)工作。綜上來看,我國電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)原始憑證電子化水平并不高,還有待進一步優(yōu)化和完善。
二、原始憑證電子化在電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)化建議及展望
1.總體設(shè)計框架
針對當前電網(wǎng)財務(wù)工作來看,系統(tǒng)覆蓋范圍越來越廣。因此電網(wǎng)企業(yè)要想將原始憑證電子化與共享服務(wù)中心結(jié)合到一起,應(yīng)構(gòu)建ERP系統(tǒng)為核心的原始憑證全過程管理平臺。目前原始憑證已經(jīng)不僅僅是發(fā)票,還包括發(fā)票、合同及料單等多方面內(nèi)容。在實踐中應(yīng)將上述原始憑證都納入到電子化程序當中,最大限度上提高工作有效性。
2.在線可視化審批
在信息化背景下,可以積極引入電子影響掃描技術(shù),發(fā)揮影像掃描功能、發(fā)票O(jiān)CR識別功能及接口插件等,提取原始{證中的關(guān)鍵審核要素,以此來滿足財務(wù)工作需求。具體來說,第一,認證平臺,用戶可以通過該平臺獲取到權(quán)限,進入企業(yè)級資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行對應(yīng)的操作。第二,電子影像,具備設(shè)備與模板配置、影像掃描等功能,能夠?qū)堎|(zhì)票據(jù)等涉及的內(nèi)容進行識別,錄入到數(shù)據(jù)庫當中。第三,在線可視化審批,提高審批處理效果。此外,通過這種方式,還能夠?qū)崿F(xiàn)審批自動分發(fā),按照審批崗位及工作要求逐級審核,充分發(fā)揮審核功能[1]。根據(jù)電網(wǎng)企業(yè)財務(wù)工作未來發(fā)展需求,對應(yīng)用進行拓展。除此之外,用戶還能夠?qū)σ呀?jīng)保存的影像資料進行添加、查詢等處理。
3.數(shù)據(jù)存儲與讀取功能
技術(shù)是實現(xiàn)電子影像掃描功能的基礎(chǔ)和前提。因此科學(xué)、合理選擇技術(shù)非常重要。在具體設(shè)計中,用戶應(yīng)選擇非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺存儲影像數(shù)據(jù),并設(shè)置雙向傳輸接口,實現(xiàn)數(shù)據(jù)一體化應(yīng)用,在系統(tǒng)中實現(xiàn)服務(wù)共享目標。如實現(xiàn)原始憑證識別信息的臨時存儲,在ERP系統(tǒng)中,臨時設(shè)置編碼規(guī)則,為后續(xù)業(yè)務(wù)操作提供支持。此外,還可以利用條形碼技術(shù),實現(xiàn)信息綁定和分享,然后將已經(jīng)過賬的數(shù)據(jù)信息上傳。
4.系統(tǒng)集成化
未來,電網(wǎng)企業(yè)以共享服務(wù)中心作為載體,將OCR掃描技術(shù)、ERP系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等有機整合到一起,能夠?qū)崿F(xiàn)原始憑證掃描識別、集中驗審及信息智能化校對,促進企業(yè)發(fā)票管理由傳統(tǒng)手工方向朝著智能化方向轉(zhuǎn)變,使得每張發(fā)票都能夠做到零差錯處理,最大限度上提高原始憑證處理有效。具體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下:
第一,接入層。作為系統(tǒng)第一層,主要是用戶接入認證和應(yīng)用權(quán)限管理;
第二,應(yīng)用層。該層主要完成與資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)的對接,以此來提供統(tǒng)計監(jiān)管、原始攝像等功能,能夠幫助財務(wù)管理人員對單據(jù)進行電子化處理,使得財務(wù)業(yè)務(wù)能夠符合工作要求。
第三,服務(wù)層。是指系統(tǒng)中公共業(yè)務(wù)組件服務(wù),能夠提供掃描、調(diào)閱及傳輸?shù)确?wù),確保財務(wù)相關(guān)信息能夠在服務(wù)中心實現(xiàn)共享目標,提高財務(wù)工作有效性。
第四,數(shù)據(jù)層。大數(shù)據(jù)時代背景下,電網(wǎng)企業(yè)需要處理海量財務(wù)信息[2]。因此為了提高數(shù)據(jù)處理準確性和高效性,針對不同的數(shù)據(jù),將為其設(shè)計為針對性存儲庫。
第五,設(shè)施層。該層主要是滿足系統(tǒng)運行的相關(guān)硬件設(shè)施,如主機、網(wǎng)絡(luò)及存儲等。
5.未來展望
隨著信息化時展與進步,原始憑證電子化管控將由業(yè)務(wù)前端固化到信息系統(tǒng)當中,從根本上實現(xiàn)信息化目標,實現(xiàn)系統(tǒng)自動觸發(fā)掃描控件,主動獲取并識別影像信息[3]。同時,將憑證相關(guān)信息分發(fā)至各個部門,智能生成,創(chuàng)造性地構(gòu)建原始憑證全業(yè)務(wù)智能化管控新模式。
三、結(jié)論
根據(jù)上文所述,隨著電力企業(yè)現(xiàn)代化、信息化改革不斷深化,原始憑證電子化在財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用已經(jīng)成為必然。因此在設(shè)計中,電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)結(jié)合本企業(yè)實際情況,堅持科學(xué)性、針對性原則,從需求角度入手,充分考慮總體框架、關(guān)鍵技術(shù)等環(huán)節(jié),實現(xiàn)對系統(tǒng)合理優(yōu)化,形成適合企業(yè)財務(wù)工作需求的服務(wù)中心,重視對系統(tǒng)之間的集成化處理,不斷提高系統(tǒng)運行有效性,從而促進我國電網(wǎng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
參考文獻:
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關(guān)鍵詞:財務(wù)共享服務(wù);財務(wù)管理;企業(yè)發(fā)展
一、財務(wù)共享服務(wù)模式對企業(yè)發(fā)展的影響
目前已經(jīng)有很多研究著眼于大型跨國公司的財務(wù)共享服務(wù)的案例,隨著企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)的拓展,我國中小企業(yè)也越來越需要考慮建立更有效率的財務(wù)共享服務(wù)模式。例如途牛旅游網(wǎng)是一家2006年成立的旅游企業(yè),由于旅游目的地的不同和客戶的需求企業(yè)不斷地開拓分公司或加盟店,至今已經(jīng)發(fā)展為國內(nèi)外180多家分公司,在近兩年,途牛漸漸建立了財務(wù)共享中心,將會計費用報銷、財務(wù)報表、稅務(wù)與資金等財務(wù)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系并有效結(jié)合,旨在提高財務(wù)管理的效率,更好地服務(wù)公司旅游業(yè)務(wù)的發(fā)展。財務(wù)共享服務(wù)模式能夠在以下幾點對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重大的影響:
(一)提高企業(yè)對財務(wù)管理的依賴性
財務(wù)共享服務(wù)模式使得每個財務(wù)崗位的人員既獨立又彼此聯(lián)系,各個層級的員工均要通過財務(wù)共享中心提供或獲取相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù),能夠做到跨部門整合財務(wù)資源。財務(wù)共享服務(wù)一般可以分為業(yè)務(wù)財務(wù)、共享財務(wù)、專業(yè)財務(wù)服務(wù)三大板塊,業(yè)務(wù)財務(wù)與企業(yè)的一線業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系、實時更新業(yè)務(wù)所發(fā)生的財務(wù)動態(tài),共享財務(wù)提供的更多是標準化的服務(wù),通過流水線式的工作方式完成大部分的前期工作,專業(yè)財務(wù)服務(wù)是建立在前兩種財務(wù)服務(wù)的前提下,進行非標準化工作,并十分得益于財務(wù)共享帶來的便捷性。盡管共享財務(wù)的工作比較的枯燥,員工流動性也較強,但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展,很多標準化的財務(wù)工作也在逐步交給計算機進行自動化設(shè)計,因此財務(wù)共享的每一個環(huán)節(jié)都在不斷地革新。財務(wù)共享模式的出現(xiàn)讓財務(wù)支撐工作成為企業(yè)運轉(zhuǎn)的加速機器,也讓企業(yè)發(fā)展越來越離不開財務(wù)管理。
(二)提高企業(yè)財務(wù)管理的效率
首先,財務(wù)共享服務(wù)模式要求所有分支公司都和母公司保持一致的財務(wù)流程和標準服務(wù),極大地規(guī)范了所有財務(wù)人員的工作內(nèi)容,使得財務(wù)作業(yè)流程清晰明了,為任何一個分支機構(gòu)的員工提供更加便捷、高效的財務(wù)服務(wù)。其次,財務(wù)共享服務(wù)模式既有合作也有分工,在項目合作之時,清晰的流水線能夠直接責任到人,數(shù)據(jù)的可獲得性也變強,有利于員工開展相關(guān)的業(yè)務(wù);在分工之時,能夠互相監(jiān)督和快速反查每一項財務(wù)工作發(fā)生的錯報。最后,財務(wù)共享服務(wù)模式下的財務(wù)工作對員工的要求有了變化,對解決問題能力較強的復(fù)合型人才有了更加專業(yè)崗位的歸宿,但要求大大提高共享財務(wù)的員工在崗的工作效率和準確率。并且由于財務(wù)共享中心進行單獨核算,共享中心本身也會進一步改進流程以提高工作效率。
(三)降低企業(yè)運營的成本
標準化的財務(wù)流程除了使得工作效率提高,同時也能使得運營成本極大降低[4]。財務(wù)共享服務(wù)模式主要給企業(yè)帶來資金和人力上的節(jié)約。第一,在財務(wù)共享中心,企業(yè)的資金能夠得到合理的調(diào)配,最大限度地為企業(yè)節(jié)約資金,流程化的財務(wù)作業(yè)使得企業(yè)信息和數(shù)據(jù)更加透明和可獲得,不斷降低企業(yè)的運營成本。第二,企業(yè)在建立財務(wù)共享中心時要區(qū)分財務(wù)工作的類型,將同類型工作進行批量處理,集中安排和培訓(xùn)共享財務(wù)的員工,精簡了財務(wù)部門的人力資源,合理利用每個人在各自崗位的能力。并且從之前的“一單一人”變成“一人多單”,大大縮減了財務(wù)所需要的人力成本,因此成本節(jié)約是建立財務(wù)共享服務(wù)模式的主要目的和益處。
(四)支持知識在全公司共享
財務(wù)共享服務(wù)模式的重點應(yīng)在“共享”,因此當企業(yè)做出共享服務(wù)的決定時,也意味著知識在全公司的共享。在沒有財務(wù)共享服務(wù)之前,不是各個崗位環(huán)節(jié)的的員工都明白財務(wù)知識,更不能將財務(wù)知識與業(yè)務(wù)緊密相連,例如對財務(wù)資金的預(yù)支與墊付的財務(wù)流程不了解銷售員工,很有可能會為了達成業(yè)績擅自挪用公款或私自墊付,但缺少合理票據(jù)和流程影響其財務(wù)報銷,進而影響企業(yè)的資金發(fā)展。
(五)服務(wù)更多客戶,提高企業(yè)競爭力
財務(wù)共享服務(wù)模式使得企業(yè)不論拓展多少新的業(yè)務(wù),都能夠及時為新的分支機構(gòu)提供標準化的、專業(yè)的財務(wù)支持,不再資金環(huán)節(jié)掉鏈子?,F(xiàn)今也有企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)對象不僅僅是公司內(nèi)部員工,也包含了供應(yīng)商、普通客戶等,這要求財務(wù)共享服務(wù)模式也要發(fā)生變化,能夠從客戶需求的層面上,提供全面完善的信息,同時立足于客戶和企業(yè)的發(fā)展情況為企業(yè)提供發(fā)展戰(zhàn)略導(dǎo)向,進而提高企業(yè)的競爭力。
二、財務(wù)共享服務(wù)模式面臨的挑戰(zhàn)
財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展已潛移默化地影響著財務(wù)行業(yè)的發(fā)展,乃至企業(yè)的發(fā)展,我國大中企業(yè)越來越重視財務(wù)共享中心的建設(shè),但是財務(wù)共享服務(wù)模式的建立并非“一日之寒”,建設(shè)的過程中也存在著許多的挑戰(zhàn)。首先,共享財務(wù)和專業(yè)財務(wù)的分工容易導(dǎo)致共享財務(wù)處于財務(wù)的底端,由于業(yè)務(wù)的簡單使得權(quán)限較小,無法真正獲得全部的財務(wù)資源,因而在財務(wù)作業(yè)流程中,不可避免地出現(xiàn)無法解決相關(guān)財務(wù)問題,移交專業(yè)財務(wù)的員工,造成多余的行政工作流轉(zhuǎn),難以實現(xiàn)真正的效率提升。其次,目前我國大部分企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)模式并不夠成熟,并不能做到“共享”,只是獨立出一個部門或工作組來承擔重復(fù)性的、技術(shù)含量較低的財務(wù)工作,也引起了財務(wù)人員的工薪兩極分化,不利于企業(yè)財務(wù)員工的自我成長和企業(yè)財務(wù)管理的優(yōu)化[5]。最后,“共享”更加依賴互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù),加劇了企業(yè)信息安全風險,如果企業(yè)沒有能力處理并保護信息和數(shù)據(jù),一旦財務(wù)共享出現(xiàn)漏洞或被不法分子侵入,無疑不是為企業(yè)帶來不可估量的損失。
三、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】 財務(wù)共享服務(wù) 連鎖企業(yè) 應(yīng)用
在近十多年的時間里,中國的信息技術(shù)迅速發(fā)展,對現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理起著深刻的影響,為財務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化向財務(wù)業(yè)務(wù)一體化進行變革帶來契機,同時也為財務(wù)共享服務(wù)中心的建立創(chuàng)造了條件。財務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡稱FSSC)作為一種新的財務(wù)管理模式正在許多跨國公司和國內(nèi)大型集團公司中興起與推廣。
一、財務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)勢
時至今日財務(wù)共享服務(wù)已經(jīng)越來越被大家所關(guān)注,那么這種變革究竟能給我們帶來什么呢?這方面觀念很多,比較典型也是具有代表性的有四個方面:一是財務(wù)共享服務(wù)最基本的作用在于成本降低。通過資源和業(yè)務(wù)的集中、重復(fù)崗位消失,減少人工;通過優(yōu)化流程、流程改造降低單位工作時間;通過組織結(jié)構(gòu)改造降低部分人員要求。二是加速企業(yè)的標準化進程。財務(wù)共享服務(wù)模式的建立將分散的資源和管理活動進行整合,為企業(yè)業(yè)務(wù)流程、工作流程的標準化和各項數(shù)據(jù)管理的統(tǒng)一提供了平臺,通過制定統(tǒng)一的財務(wù)核算標準和流程,強化企業(yè)的財務(wù)管控能力。三是提高服務(wù)質(zhì)量和效率。通過集中規(guī)模將復(fù)雜的工作變得簡單、標準、分工更細,從而提高工作效率和質(zhì)量。財務(wù)共享服務(wù)中心擁有相關(guān)子公司的所有財務(wù)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)匯總、分析不再費時費力,更容易做到跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù)。四是增強企業(yè)規(guī)模擴張能力。財務(wù)相關(guān)職能集中到共享服務(wù)中心,不需要另外為新業(yè)務(wù)建立財務(wù)部,因為財務(wù)共享服務(wù)中心可以提供這些服務(wù),有助于企業(yè)更快的建設(shè)立新業(yè)務(wù)。因此,能夠增強企業(yè)規(guī)模擴張能力,能夠有力地支持企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。
二、財務(wù)共享服務(wù)的適用范圍
財務(wù)共享服務(wù)模式雖然具有許多優(yōu)勢,但這種先進的財務(wù)管理模式并不是適用于所有的企業(yè),不是放之四海而皆準的管理模式。一般認為符合如下特點的企業(yè)比較適合實施財務(wù)共享服務(wù)模式:企業(yè)達到一定的規(guī)模,分支機構(gòu)眾多;企業(yè)經(jīng)營相對單一,在多元化經(jīng)營的企業(yè)中,因核算準則不同,可考慮按行業(yè)提供財務(wù)共享服務(wù);每個分支機構(gòu)的財務(wù)事務(wù)能夠按統(tǒng)一的規(guī)則和流程處理,可復(fù)制可批量處理;總部有集中財務(wù)管理的需求,要求強化分支機構(gòu)管控;企業(yè)對風險管理的要求較高,追求流程的科學(xué)、標準化以及制度的強力執(zhí)行。
通過上述分析我們可以發(fā)現(xiàn),財務(wù)共享服務(wù)除了適合跨國公司、大型集團企業(yè)應(yīng)用之外,還非常值得在當下正在蓬勃發(fā)展的大型連鎖企業(yè)中去實施這一新型的財務(wù)管理模式。
連鎖經(jīng)營是指眾多分散的、經(jīng)營同類商品和提供同類服務(wù)的店面、網(wǎng)點,在核心企業(yè)(經(jīng)營總部)的領(lǐng)導(dǎo)下,實行以集中采購、分散銷售為核心的經(jīng)營方式,通過規(guī)范化的管理,通過“規(guī)?;?、標準化、統(tǒng)一化、專業(yè)化、單純化”達到提高協(xié)調(diào)運作能力和規(guī)模效益的目的?!翱焖贁U張以規(guī)模制勝;得資本者得門店,得門店者得天下”這是連鎖企業(yè)的生存邏輯之一。但我們強烈感受到連鎖企業(yè)迅速規(guī)模擴張過程中,就會帶來管理粗放、管理成本重復(fù)、標準化低、規(guī)范性差、效率低下、風險控制能力降低等企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制肘。因此,連鎖企業(yè)可以通過建立財務(wù)共享服務(wù)模式,提高財務(wù)運作效率和客戶滿意度,優(yōu)化、細化財務(wù)流程,實時監(jiān)控分(子)公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果,最終推進連鎖企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。
三、連鎖企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式時需要考慮的因素
財務(wù)共享服務(wù)是一種管理模式,是包括信息技術(shù)、組織管理、服務(wù)管理、質(zhì)量管理、績效管理等多種管理手段的綜合體,不可狹義理解為其中一種。筆者認為連鎖企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式時需要考慮以下五個因素。
1、管理模式變革
財務(wù)共享服務(wù)模式,是隨著企業(yè)、集團公司的管理變革而產(chǎn)生的,是新技術(shù)和先進管理思路交匯的產(chǎn)物。當企業(yè)分(子)公司多套財務(wù)機構(gòu)會使企業(yè)財務(wù)人員與管理費用快速膨脹、財務(wù)流程效率降低、內(nèi)控風險上升;即便在企業(yè)標準財務(wù)管理制度下,也會存在多個獨立的財務(wù)“小流程”使總部統(tǒng)一協(xié)調(diào)財務(wù)變得越來越困難。這時企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度上,進行自身的管理變革。管理模式變革內(nèi)容涉及到:組織形式的演進、新管理思路的轉(zhuǎn)換。
具體來說組織形式演進主要是從分散管理到集中管理,目前國內(nèi)部分連鎖企業(yè)已經(jīng)在嘗試著實施區(qū)域性財務(wù)集中,雖然僅僅是財務(wù)層面的核算集中、審批集中,沒有達到真正意義上的財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化,但卻有利于財務(wù)共享服務(wù)模式的推進。
管理模式變更的另外一個最重要方面是有效的管理創(chuàng)新和思維方式的改變,財務(wù)共享服務(wù)模式的實施需要財務(wù)人員轉(zhuǎn)型,由記賬轉(zhuǎn)向財務(wù)建議、財務(wù)管理,為各個部門、各項業(yè)務(wù)提供財務(wù)支持,更深入、細致地考慮財務(wù)與業(yè)務(wù)之間的關(guān)系。
2、信息系統(tǒng)支撐
IT技術(shù)的發(fā)展,特別是“企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)”(ERP System)的出現(xiàn),促進和推動了財務(wù)共享服務(wù)的實踐和推廣。財務(wù)共享服務(wù)模式,需要一套完整的信息系統(tǒng)作為其支撐和保障。通過信息平臺跨越地理距離的障礙,向其服務(wù)對象提供內(nèi)容廣泛的、持續(xù)的、反應(yīng)迅速的服務(wù),實現(xiàn)“協(xié)同商務(wù)、集中管理”。
在財務(wù)共享服務(wù)中應(yīng)用最為廣泛的信息系統(tǒng)包括:ERP、影像管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析和報告工具、OA、網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行和銀企直聯(lián)等等。目前部分大型連鎖企業(yè)已經(jīng)在信息系統(tǒng)建立上投入了很多精力,包括建立ERP、啟用OA辦公系統(tǒng)、啟用BI數(shù)據(jù)分析工具還有網(wǎng)銀系統(tǒng)。實施財務(wù)共享服務(wù)模式時,則需要考慮如何將這些獨立的信息系統(tǒng)整合到一個中心平臺,通過系統(tǒng)間的互聯(lián)互通,有針對性的整合設(shè)計,充分發(fā)揮信息系統(tǒng)在財務(wù)共享服務(wù)架構(gòu)下的協(xié)同效用。這將是保證共享服務(wù)平臺順利搭建的關(guān)鍵因素。
3、財務(wù)流程再造
財務(wù)共享服務(wù)中心建立的過程,實質(zhì)就是財務(wù)流程再造過程。通過總部創(chuàng)建財務(wù)共享服務(wù)中心將各分(子)的財務(wù)權(quán)限上收,取消或削弱原各分(子)的財務(wù)部門,將應(yīng)付/應(yīng)收管理、明細賬管理、總賬及報表、資金管理、費用管理、財務(wù)報表及財務(wù)分析等基礎(chǔ)性會計作業(yè)放到共享中心。提高財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞的及時性和準確性,為制定企業(yè)財務(wù)戰(zhàn)略、發(fā)展戰(zhàn)略提供更多的依據(jù)。
4、服務(wù)水平協(xié)議
在運作財務(wù)共享服務(wù)中心之前,必須制定服務(wù)水平協(xié)議,這是以后服務(wù)中心與各單位互相溝通及業(yè)務(wù)評估的一個重要依據(jù)。在流程再造的過程中,所有的業(yè)務(wù)流程都會被拆解到最小單元,而這個最小單元就是收費標準的基礎(chǔ)。對這個最小單元的復(fù)雜程度、重要性、容易出現(xiàn)差錯的可能性、耗費時間等幾方面進行綜合考量,設(shè)定該項工作的標準數(shù),以此把所有的工作量都進行標準化。這類似于制造業(yè)里的標準成本法,通過標準化來制定收費依據(jù)。
5、績效管理
經(jīng)過上述服務(wù)水平協(xié)議的確認,財務(wù)共享服務(wù)中心的所有工作都將基于服務(wù)水平協(xié)議,各分(子)公司則可根據(jù)服務(wù)水平協(xié)議評估共享服務(wù)中心的績效。目前適合對財務(wù)共享服務(wù)中心進行績效管理的方法包括以平衡計分卡為代表的績效評價方法,通過財務(wù)角度、客戶角度、學(xué)習與發(fā)展角度、內(nèi)部流程角度全面考察組織績效;以六西格瑪為代表的過程改進方法,通過貫徹持續(xù)改進的理念,循環(huán)往復(fù)、不斷審視流程,發(fā)現(xiàn)其中問題、分析原因,并及時提出解決方案。
四、連鎖企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)的核心業(yè)務(wù)流程
財務(wù)共享服務(wù)中實施最為普遍的業(yè)務(wù)流程包括:應(yīng)付賬款、總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收賬款、費用報銷等。這些業(yè)務(wù)都是財務(wù)工作中最為基礎(chǔ)和核心的業(yè)務(wù),而且重復(fù)性高、業(yè)務(wù)量大、標準化程度較高。基于連鎖企業(yè)特殊的行業(yè)特征,連鎖企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)的核心財務(wù)流程更應(yīng)當關(guān)注交叉于上述流程中的現(xiàn)金管理、合同管理、采購管理、供應(yīng)商管理、訂單管理、銷售管理、客戶管理。下面就應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和費用報銷業(yè)務(wù)循環(huán)為例來介紹財務(wù)共享服務(wù)中心的簡要運作流程。
1、應(yīng)付賬款核心業(yè)務(wù)邏輯
共享服務(wù)中心商務(wù)人員根據(jù)合同管理流程審核、簽署采購合同,共享合同信息;在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中維護供應(yīng)商信息;在電子商務(wù)系統(tǒng)中錄入采購訂單;共享中心區(qū)域派駐人員收貨接收發(fā)票;在區(qū)域的影像系統(tǒng)中掃描發(fā)票;財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款組人員審核發(fā)票;在ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入、業(yè)務(wù)處理,形成應(yīng)付賬款;共享服務(wù)中心商務(wù)人員根據(jù)共享合同信息及ERP中應(yīng)付賬款余額,通過OA系統(tǒng)申請支付;財務(wù)共享服務(wù)中心資金管理組人員付款信息復(fù)無誤后在網(wǎng)上銀行系統(tǒng)中支付;財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款組人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)核銷應(yīng)付賬款;共享服務(wù)中心商務(wù)人員在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中告知供應(yīng)商,并接受付款查詢。
2、應(yīng)收賬款核心業(yè)務(wù)邏輯
連鎖企業(yè)銷售管理可以分為兩塊:零售和大客戶銷售,零售業(yè)務(wù)可以不包括應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程,下面主要以大客戶銷售模式為例介紹:共享服務(wù)中心商務(wù)人員在電子商務(wù)系統(tǒng)中接收訂單,并簽訂合同、實現(xiàn)合同共享;共享中心區(qū)域派駐人員接收開票請求,檢查合同條款在ERP系統(tǒng)中開具發(fā)票;財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)收賬款組人員在ERP系統(tǒng)中錄入業(yè)務(wù)信息,確認收入并形成應(yīng)收賬款;財務(wù)共享服務(wù)中心資金管理組人員通過網(wǎng)上銀行系統(tǒng)收款;財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)收賬款組人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)核銷應(yīng)付賬款;共享服務(wù)中心商務(wù)人員在客戶管理系統(tǒng)中維護客戶信息,核對收款、進行信用額度控制。
3、費用報銷核心業(yè)務(wù)邏輯
公司員工將實際業(yè)務(wù)中發(fā)生形成的業(yè)務(wù)票據(jù)進行初步整理,并在OA系統(tǒng)中填報并形成一份獨立的報銷申請單;共享中心區(qū)域派駐人員接收發(fā)票在區(qū)域的影像系統(tǒng)中掃描發(fā)票;財務(wù)共享服務(wù)中心費用管理組人員審核發(fā)票在OA系統(tǒng)中審批費用;在ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入、賬務(wù)處理;財務(wù)共享服務(wù)中心資金管理組人員檢查審批有效性和付款信息檢查后在網(wǎng)銀系統(tǒng)中支付;用電子郵件或電話形式通知分公司相應(yīng)人員進行聯(lián)系溝通以確認信息的準確性和完整性。
上述業(yè)務(wù)循環(huán)都是財務(wù)共享服務(wù)中基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理,還有一類更高層次的業(yè)務(wù)類型是基礎(chǔ)決策支持業(yè)務(wù),主要包括全面預(yù)算管理、財務(wù)報告、財務(wù)分析等業(yè)務(wù)。在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理得到很好實施后可以考慮高一層級基礎(chǔ)決策業(yè)務(wù)的實施。
總的來說財務(wù)共享服務(wù)是未來財務(wù)管理發(fā)展趨勢,財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展在潛移默化地影響著財務(wù)行業(yè)的發(fā)展。同樣財務(wù)共享服務(wù)在連鎖企業(yè)中的應(yīng)用所帶來的價值,將會對整個連鎖行業(yè)產(chǎn)生深刻的影響;連鎖行業(yè)財務(wù)共享服務(wù)實施者,將成為行業(yè)的引領(lǐng)者。
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