對檔案管理的建議精選(九篇)
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第1篇：對檔案管理的建議范文
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
2、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、提高檔案管理基礎工作的建議
1、 結合實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
2、 統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
4、重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
5、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
1、分門別類
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
2、分級次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
第2篇：對檔案管理的建議范文
關鍵詞：檔案管理工作；問題；對策；創新
檔案管理工作的完善和創新需要不斷進行管理理念和服務方式的創新，促進檔案管理制度建設，促進檔案管理工作的發展與時代特色相結合，從整體上促進檔案管理工作的有效價值的發揮，促進科學發展觀的合理建設。
1 當前檔案管理中存在的問題
近年來我國檔案管理工作得到快速的發展，從總體情況來看，檔案工作的發展需要不斷進行完善和創新。當前我國檔案管理工作不免存在一些問題，有待我們進行積極解決。
檔案管理工作是各項工作開展的可靠的基礎，對于各項工作的開展起著重要的推動作用，因而加強檔案管理工作的有效性，對于單位的經濟效益和社會效益的提升具有重要意義。在檔案管理工作中，部分管理人員的管理意識存在不足，并不能夠實現對檔案資源的充分合理利用，導致檔案信息資源的實際價值未得到有效的發揮，一定程度上局限了檔案資源的開發和利用。當前我國部分單位檔案管理的制度不夠健全和不夠規范對檔案管理工作產生一定影響。尤其是檔案的檔號和案卷標題不符合相關標準，不利于相關人員對檔案進行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷內目錄，并且存在嚴重的組卷混亂現象，對檔案的收集和借閱產生嚴重的阻礙。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但是在制度的執行上缺乏力度，從而嚴重影響了檔案管理工作的規范有序的進行，對于實際的檔案借閱、保管等管理工作產生一定影響，不利于檔案的實際使用價值的有效發揮。
部分單位檔案管理上缺乏科學合理的檢索方式，導致相關人員進行檔案資料檢索時極為不便。當前傳統的手工檢索方式仍然存在，盡管該檢索方式不但進行形式的創新，但對于檢索服務效率的提高仍然存在一定不足，對于檔案管理工作的完善和發展產生一定的局限性。部分檔案管理人員的專業素養和綜合能力有待提升，工作中的責任心和服務意識存在明顯不足，檔案管理隊伍的整體理論水平缺乏一致性，這些都在一定程度上對檔案管理工作產生嚴重影響，難易滿足時代進步對檔案管理工作所提出的要求。計算機科技及網絡技術的發展，促進了檔案管理工作的發展和創新。但部分檔案管理工作缺乏與科學技術的有機結合，檔案信息的收集和檢索等仍然采用人工操作進行，對于檔案的收集、利用產生嚴重影響，不利于檔案資源實現合理的共享。并且存在部分檔案室的格局不符合國家相關標準，檔案保管的條件簡陋，并且其中的各項防潮防火設施等不符合檔案管理的實際要求，硬件投入不夠，且缺乏足夠的檔案管理經費。
2 提高檔案管理效率的對策
在當前社會經濟發展和科技進步的大環境下，若想要切實提高檔案管理的效率，就應黨不斷進行檔案管理思想意識和管理方式上的創新，促進檔案管理工作服務理念的提高，深入落實國家相關法律政策，結合時代特色進行科學的檔案管理工作，促進檔案資源的利用和開發。就當前我國檔案管理工作實際情況來看，應當從整體上促進檔案管理的規范化，提高檔案管理的有效性。
2.1 提高檔案管理的認識
要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。
2.2 規范檔案管理機制，強化工作責任
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。
2.3 實現檔案管理現代化
檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。
2.4 提高檔案工作人員專業技能和素質及充分調動檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。
3 對檔案管理工作創新的認識
3.1 創新是社會發展的必然。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。
3.2 創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。
4 實現檔案管理工作創新的途徑
要想促進檔案管理工作的創新，就需要相關檔案管理人員在實際工作中，不但進行思想觀念上的創新，通過新的管理方式和服務方式的發展，從整體上促進檔案管理工作發展到新的高度。創新是一個民族進步的靈魂，使用一個國家發展的動力，也是檔案管理工作發展的必經之路。檔案管理工作的創新，應當積極樹立現代化的管理意識，充分結合時代特色，實現檔案管理的信息化和網絡化，進而從整體上促進檔案管理工作的發展和創新。在管理方式上，應當不斷充實檔案館的實際館藏內容，提高館藏的質量，不斷對檔案資源進行優化和組織，促使檔案資源逐漸系統化和規范化，以使其更好的為用戶服務，促使檔案管理工作的價值得到充分的發揮。在服務方式的創新上，應當不斷提高檔案服務的主動性和及時性，在工作中，充分考慮用戶的實際需求，促進檔案資源得到合理的利用和開發。
結束語
從宏觀層面來看，檔案管理工作的有效性和創新性對于檔案資源的開發和利用具有重要意義，因而加強檔案管理工作的分析和研究是當前社會發展形勢下檔案管理工作面臨的一項重要任務，加強檔案管理工作的創新滿足時展的需求，是檔案管理工作未來的主要發展趨勢。
參考文獻
[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京：南京大學出版社，22.
[2]許曉明丁修茂.檔案工作文集[M].北京：中國文聯出版社，24.
第3篇：對檔案管理的建議范文
關鍵詞：文秘工作；行政管理部門；問題；措施
一、前言
行政事業單位檔案管理需要有條理的文秘工作，確保每項程序能夠協調進行。 檔案管理工作是領導服務的一項基礎性工作，也是辦公室的一項經常性工作，在日常工作的進行過程當中，須要工作參與者能夠珍惜工作的時間，努力的提升自身的工作能力，通過不斷的學習，豐富自己，全面的提升行政事業單位檔案管理工作的質量。
二、行政事業單位檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理人員專業技術欠缺
在我國的行政事業單位，大多數的檔案管理人員并非檔案管理專業畢業，這就導致檔案管理人員的專業技術欠缺，影響檔案管理工作的正常運行。還有就是由于頻繁的人員調動，或者是有些行政單位并沒有設立專門的檔案管理科室，而是由其他科室的人員從事該項工作，這就往往由于工作經驗不足，或者精力不集中造成檔案管理工作的不完善。
（二）檔案管理人員的調動頻繁
在一些行政事業單位，本來具備著專業的檔案管理人員，但是這些單位往往受到崗位輪換制度的限制，從而出現頻繁的人事調動，這就會導致檔案管理工作不能夠持續有效的實施，還有就是頻繁的人事調動會導致檔案管理人員在交接工作之后的交接不及時或者不充分，從而會使的一些檔案出現“死檔”，由此會帶來重大的損失。
（三）對于檔案管理的流程不規范
對于行政事業單位的檔案管理工作應當是一個嚴密并且規范的過程，但是一些行政事業單位對于檔案管理的重視程度不夠，因此會到成功做的過程當中出現疏漏，在檔案管理工作當中，一個細微的疏漏往往會造成非常嚴重的后果，造成的損失非常的巨大，然而，一些檔案管理人員的隨往往會導致行政事業單位檔案管理工作流程十分隨意，在影響工作效率的同時埋下嚴重的隱患。
三、做好行政事業單位檔案管理工作的措施
（一）從行政事業單位的檔案管理人員的角度
1.工作人員意識到自身工作的重要性
一名行政事業單位的檔案管理人員，應當對行政事業單位的檔案管理工作進行深入的了解，只有對行政事業單位的檔案管理工作進行深入的了解，才能夠充分的指導行政事業單位的檔案管理人員今后的工作。
檔案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能確保每一位檔案管理人員能夠深入的認識到這一重要性呢？這就需要從高校開始就注重對于檔案管理人員的責任心的培養，并且在其投入工作之后檔案管理單位能夠時常的激勵工作人員，只有這樣才能夠使其從始至終具備著高度的責任意思。
2.行政事業單位的檔案管理人員具備憂患意識
當今的社會競爭日益激烈，一名合格的行政事業單位的檔案管理工作人員不能夠滿足于現狀，應當時刻具備的憂患意識，總應該感覺到自己的學識，經驗和能力遠遠沒有達到最佳狀態，時時刻刻不能掉以輕心，不是以不斷的提升自身的價值作為標準，時時刻刻的學習。向身邊的同事學習，向手中的課本學習，向自身的領導學習，通過不斷的學習，不斷的積累，以正確的態度應對各項工作，熱愛自己的工作，愿意為自身的工作發揮出最大的光和熱。
（二）從行政事業單位的角度出發
1.完善檔案管理制度
完善的管理制度是確保一項工作能夠順利完成的前提，對于行政事業單位的檔案管理工作也同樣是如此。在行政事業檔案管理工作當中，完善的規章制度能夠保證工作的合理性和科學性兩項基本要求，同時管理制度應當結合該行政事業單位的實際情況和工作性質。其次，規章制度的確定應當滿足可操作性這一原則。規章制度的最終要求是促進檔案管理工作的進一步完善，規章制度確立應當凌駕于人情之上，利用嚴格的規章制度約束管理工作人員，樹立制度面前人人平等的原則。制定嚴格的獎懲制度，做到有功必獎，有過必究，賞罰分明。
2.從根本上提升檔案管理的工作水平
提升行政事業單位檔案管理工作的工作水平前提就是應當設立專門的檔案管理部門，并且在該部門設立一整套完善的管理機制，以便能夠對檔案管理工作進行專門的領導和監督。
提升檔案管理水平的有效途徑是提升檔案管理工作人員的專業水平，因此在選拔檔案管理工作人員的過程當中，應當對其專業進行嚴格的審查把關。其次，還應當結合本行政事業單位的具體實際情況，做好定期的考核工作，確保檔案管理工作人員的專業知識技能能夠滿足本行政事業單位檔案管理工作的要求。
3.提升檔案管理的信息化水平
當今的社會是信息化的社會，所以在檔案管理的進程中，應當有效地實現檔案管理的現代化發展，這不僅是順應時代的必然要求，同時也是從根本上提升檔案管理工作的比如之路。
四、結語
第4篇：對檔案管理的建議范文
【關鍵詞】檔案管理;隊伍;素質
檔案管理工作是一項政治性很強的工作，保管著黨和國家的重要機密，同時又是一項涉及多學科、多專業的工作。檔案管理人員作為檔案工作的重要管理者，直接影響到檔案管理工作的質量。當今檔案管理工作越來越凸顯出它知識性、服務性的功能。原有的檔案管理“單一保管模式”已經與新時期檔案管理要求的矛盾日益彰顯。這就對檔案人員的綜合素質提出了越來越高的要求：做好檔案管理工作，必須擁有一批具備專業的檔案管理知識和較高的政治素質的專業人才。迅速提高檔案管理隊伍的素質，適應檔案管理工作的新形式，已經成為當前亟待解決的問題。本文針對檔案管理隊伍現狀，提出提高檔案管理隊伍的主要措施。
1．檔案管理人員的現狀與問題
我國檔案管理專業人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面差異甚遠，這一現狀極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。這主要表現在：部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平遠遠跟不上時代的發展；有些檔案工作者責任意識淡薄，奉獻意識與敬業精神不強，不注重職業道德修養，缺乏知識更新的主動性與自覺性；有的單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作沒有足夠重視，也未能認識到提高檔案管理人員素質的重要性，忽視了檔案管理人員的學習與培訓。
2.針對以上問題，文章提出四點解決途徑。
2.1決策層高度重視是關鍵
“火車跑的快，全靠車頭帶”，這句話形象說明了領導在工作中至關重要的作用，也說明一個單位的工作，必須有領導的重視，才能順利開展。領導對檔案管理工作的認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案管理工作的發展速度。因此，決策層應高度重視檔案管理工作，擯棄檔案管理就是收收、整整、訂訂就完事的膚淺工作態度。
2.2嚴格檔案管理人員任用制度
檔案管理工作是一門政治性、專業性極強的工作。因此，檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，強烈的事業心，高度的責任感，具有較高的政治鑒別力，必須堅持貫徹黨和國家有關檔案工作的方針、政策，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，能夠適應新時期發展的需要，這是作為檔案人員應具備的首要素質。同時要大膽啟用人才。要敢于大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年輕管理人員，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發揮他們的聰明才智。最后要穩定檔案管理隊伍。檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習和積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案管理人員的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案管理人員的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們無后顧之憂努力工作。
2.3大力提升檔案管理人員綜合素質
檔案管理工作是一門管理科學。檔案工作者要積極不斷地學習相關領域的專業知識，開拓思路，掌握檔案管理工作的基本技能，提高自身的水平。面對目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，提高現有檔案管理人員的綜合素質是目前和今后一段時間內一項重要的工作任務。
一是要增強責任感，提高管理水平。檔案管理是一項專業性極強的工作，檔案管理人員既要有高度的責任感，良好的職業道德，仔細認真的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理基本技能，檔案管理者只有具備豐富的專業知識，才能適應檔案管理工作最新發展的動態。
二是要提高外語水平。外語是當前檔案專業技術人員在評聘和晉升檔案專業技術職務時的一大考試“難關”，大多數檔案管理人員的外語水平尚未達到初級等級證書水平，很難適應檔案工作需要。因此要努力提高他們學習外語的興趣，鼓勵他們克服學習中遇到的困難，樹立起為檔案事業而奮發向上的自信心。
三是提高應用現代化手段的管理能力。以前，檔案材料的起草、整理、歸檔都是以手工為主，而計算機的普及讓檔案管理工作變得簡單快捷。這種現代化的科技手段和先進的操作技術，迫切需要檔案管理者掌握和應用。檔案信息化運用了大量的新技術，如數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術等。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握計算機相關知識，熟練地運用現代技術手段管理檔案，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才，才能適應新形勢發展的需要。
2.4加強制度建設，建立良性運行機制
檔案工作是國家一項專門事業，做好檔案管理工作意義深遠，為此，制定出一套行之有效的檔案管理工作制度，加強對檔案管理人員的政治思想教育、職業道德教育十分必要。
首先要建立和健全管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。其次要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。
第5篇：對檔案管理的建議范文
大型醫院建設過程中，基建檔案管理往往滯后。如何在管理好基建項目的同時，做好項目基建檔案的管理，是每一個院長和檔案管理者應認真解決的問題。
關鍵詞
大型醫院?基建項目?檔案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
隨著新醫改的推進和城市化進程的加快，公立醫院迎來了新一輪的建設浪潮。很多三級醫院床位從以前的1000張猛增到2000張、甚至是3000張，建筑面積也動輒十幾萬，甚至二十幾萬平方米。但在這些大型醫院建設過程中，基建檔案管理卻往往嚴重滯后。
一、大型醫院基建項目檔案的特點
（一）工藝流程復雜，檔案種類多易分散
大型醫院建設工程除了一般建設項目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫患分流、潔污分流，手術室和ICU空氣凈化，放射放療核醫學科射線防護，醫療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標準和要求。另外，一般醫院建設項目要招標40～45個，多者能達到80多個，由此產生大量的招投標和評標資料。因此大型醫院建設涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。
（二）建設周期長，檔案資料容易流失
醫院建設工程從立項、招投標、勘測、設計、辦理手續、開工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如果遇到汛期長、天氣冷等天氣因素，或建設期間通貨膨脹，人工費、材料費大幅漲價等市場因素，或者工程前期論證不細，設計大量變更、決策機制效率不高、建設資金不能保證等甲方因素，或者安全出問題、組織管理不善、資金斷鏈等乙方因素，都會使項目工期不同程度延長，工期少則三四年，多則五六年。時間越長，檔案資料流失可能性越大。
二、大型醫院基建檔案管理中存在的主要問題
醫院基建檔案是指在醫院建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件材料。包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、竣工、驗收、試運行等工作活動中形成的文字材料、圖紙、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。目前大型醫院建設中檔案管理存在以下問題——
（一）建檔意識不強
根據2006年6月國家檔案局、國家發改委聯合的《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。但很多醫院院長和基建管理人員不知道也不清楚此項規定。有的醫院院長認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端。常常對檔案工作表現出敷衍塞責的態度，在建設中重進度，輕資料的現象非常普遍。有的醫院到項目驗收時匆忙找補，有可能不全或不真，使項目留下永久遺憾和欠缺。
（二）沒有很好建立檔案管理機制
很多醫院本身就沒有檔案管理的專門機構，基建檔案更是被忽略。大部分醫院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對基建檔案也沒有考核和檢查。還有的把大堆圖紙資料放到檔案室就算歸檔，沒有交接，缺乏整理，需要時卻找不到。
（三）資料收集歸檔不及時、不完整
由于大型醫院建設周期長、資料多、工藝復雜，很多建設資料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方專業技術人員處，有的在乙方施工人員處，有的在監理單位，還有的在中標單位。工程人員不了解檔案專業和技術知識以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。
（四）檔案管理手段落后
醫院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現場，用房緊張，條件簡陋，很多基建過程中形成的資料堆疊在辦公室里，少有甚至沒有檔案管理的櫥柜和工具。聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質，不能做到定期整理和檔案轉移，檔案的質量安全得不到保障。
三、對策
（一）轉變觀念，重視基建檔案管理
醫院基建檔案真實反映了醫院建設工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，對醫院日后的管理、使用、維護都有著十分重要的作用。醫院基建檔案還是建設項目評價的依據，“魯班獎”、“泰山杯” 都是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，結合現場進行綜合測評的結果。同時基建檔案也能反映醫院建設項目的決策過程。
（二）健全制度，理順檔案管理機制
對有大型基建項目的醫院來說，應成立工程項目建設檔案工作領導小組，明確工程項目指揮部或籌建辦公室中有檔案專業培訓背景的專職檔案資料管理人員1名，其他籌建人員也要“一崗雙責”，除做好專業技術工作外，做好資料的及時收集和整理，建立起工程建設檔案工作人員網絡體系。同時，建立檔案資料收集整理歸檔制度，定期催交，及時整理，加強考核，理順檔案工作管理體制和工作程序，爭取項目完成竣工驗收時，資料完整。
第6篇：對檔案管理的建議范文
【關鍵詞】 檔案管理 對策 創新 可持續
一、當前檔案管理中存在的問題
目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下
（一）管理意識不強，檔案利用率低
檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
(二）檔案管理制度不健全
檔案管理不夠規范。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。
（三）檔案檢索效率不高。
檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。
（四）檔案硬件投入及經費不足
近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
（五）檔案專業人員業務素質不高
目前檔案管理專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。
二、提高檔案管理效率的對策
改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現檔案管理的規范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有：
（一）提高檔案管理的認識
要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。
（二）規范檔案管理機制,強化工作責任
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。
（三）實現檔案管理現代化
檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統、資源管理系統、erp系統、cad/cam系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。
(四)提高檔案工作人員專業技能和素質及充分調動檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。
三、對檔案管理工作創新的認識
(一)創新是社會發展的必然。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。
（二）創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展,意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。
四、實現檔案管理工作創新的途徑
（一）思想觀念的創新。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。
（二）管理方式的創新。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。
（三）服務方式的創新。隨著高新技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創新服務方式，需要我們在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新，使檔案管理工作與國際接軌。
參 考 文 獻
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[2]許曉明 丁修茂.檔案工作文集[m].中國文聯出版社,2004.
[3]張尚瀛.檔案工作理論與實踐[m].華藝出版社,2006.
第7篇：對檔案管理的建議范文
關鍵詞：檔案管理工作 創新 建議
隨著社會的發展，人類已經進入信息時代，有力的推動著社會變革的發展進程。在此背景下，對檔案管理信息化有著較高的要求，因而相關工作人員必須在工作實踐中實現創新，以尋求新的發展路徑，提高檔案管理工作效率。在信息時代下，相關部門對檔案管理的要求逐漸增多，以達到推動檔案管理信息化建設進程的目的。基于此，作者認為，有必要針對檔案管理工作創新的問題而提出合理的創新建議，保證檔案管理工作有效開展。
一、信息時代下檔案管理工作的要求
在信息時代背景下，要求檔案管理工作開展中，將現代信息技術有效應用于其中，并設立專門的檔案管理機構，對管理工作進行必要的組織和規劃，以提供優質的信息服務。因此，檔案管理信息化建設是必然趨勢。在檔案管理信息化建設中，能夠對檔案信息資源進行合理的開發和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社會各部門對時下檔案管理工作有更多的要求，主要表現在：
首先，要加快檔案管理信息化建設，必須加強基礎設施建設，為檔案管理信息化的實現提供有力保障?；诖?，有必要創建統一的平臺，以推進基礎設施建設。其次，加強檔案信息資源建設，保證管理信息庫、數字檔案館、公共檔案信息資源庫建設工作的全面開展。再次，各單位部門根據自身發展實際情況，制定明確的標準規劃，確保單位能夠有效開展檔案管理信息化建設工作。第四，應用系統是檔案信息化建設的關鍵技術，因而在檔案管理信息化中，應合理選擇應用型軟件系統。最后，加快人才隊伍建設，培養高素質人才，為檔案信息化管理提供有力支持。
二、信息r代下檔案管理工作的創新建議
在信息時代條件下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，因而對管理水平有著更高的要求。然而，檔案管理工作開展中，受諸多復雜因素的影響，致使檔案管理工作水平相對較低，難以滿足信息時展的要求。因此，作者認為，相關人員有必要針對檔案管理工作的創新而提出合理的建議，以加快檔案信息化管理的建設進程。
（一）創新檔案管理體制
創新檔案管理體制是信息時代下檔案管理工作創新的重要內容。新時期，通過對信息技術的有效應用，能夠將檔案管理上升至新的高度，并實現檔案信息的集中統一管理。但是，根據檔案管理實踐可知，國內檔案信息管理體制仍然存在著許多不足之處，難以發揮強化檔案管理的積極作用。近年來，國內各部門雖然對檔案管理工作重要性的認識不斷增強，但在信息系統建設方面仍然具有分散性，且不能選擇優質的軟硬件設施，在一定程度上阻礙檔案管理工作的進程。因此，創新檔案管理體制是必要的。首先，針對檔案信息系統建設做明確的、統一的標準，以達到規范檔案信息系統建設的目的。其次，加大檔案信息集中管理力度，在應用現代信息技術的基礎上，對檔案信息實現自動化管理。
（二）提高檔案信息共享度
就國內檔案信息管理工作現狀看，檔案信息資源的共享性較小，不能滿足檔案管理工作的實際需要。究其原因，主要表現在：一方面，國內對檔案信息管理工作缺乏統一的標準規范，因而在系統軟件使用中，存在著雜亂的問題；另一方面，系統硬件設施達不到相關標準要求，難以充分發揮檔案管理工作的優勢。由此可見，相關人員應采取有效的解決策略。首先，針對檔案管理工作的內容、范圍做明確的規范，以促進檔案管理工作的有序開展。其次，對檔案管理各項工作、各環節制定統一的標準，確保各單位在開展檔案管理信息化建設工作時，能夠有效應用信息技術，完成系統工程建設的任務，提高檔案信息的共享性，以適應信息時代的實際需求。
（三）加快檔案信息數據庫建設進程
隨著社會的發展與進步，人類的檔案信息量逐漸加大，是造成國內檔案信息化建設進程緩慢的重要原因。當前，我國檔案信息管理工作正處于從文件管理向信息化管理過渡的發展階段，而確保過渡順利的關鍵則是構建數據庫，為檔案信息管理奠定良好的基礎條件。但是，數據庫建設并非一朝一夕能完成，是漫長的過程，要求建設者在實踐中對數據庫加以不斷完善和創新，才能充分發揮檔案信息資源的優勢，實現科學管理的目標?；诖?，各單位在檔案信息數據庫建設中，不僅要牢牢的將檔案管理工作和信息技術緊密結合，而且要確定數據庫構建形式，如網絡開發式、分布式等，有利于提高檔案信息管理工作水平。
（四）提高人員素質
信息時代下，要促進檔案管理工作的創新，提高人員素質是關鍵環節，有利于為檔案信息管理工作指明發展方向。首先，檔案管理人員必須具備較高的職業道德水平，如愛崗敬業、保持高度責任心、忠于職守等。在管理實踐中，管理者可以針對工作進行積極的思考，并及時發現和解決問題，遵循一絲不茍的奉獻原則，促進檔案管理工作開展。其次，檔案管理人員應積極參與培訓學習活動，以提高自身的信息技術素養，掌握先進的理論知識和操作技能，為檔案信息化管理提供有利條件，更好為社會而服務。最后，提高管理者的創新思維能力，要求管理者能夠對本職工作進行獨立思考，并以積極飽滿的情緒投入到管理工作中，為檔案管理工作創新主動獻計獻策。
三、結語
在信息時代下，檔案管理工作越來越占據重要地位和發揮重要作用。然而，檔案管理工作十分復雜，對管理工作的要求越來越高。所以，相關部門人員應針對檔案管理工作進行創新，并提出有效的創新建議。首先，創新檔案管理體制；其次，提高檔案信息共享度；再次，加快檔案信息數據庫建設的進程；最后，提高人員的綜合素質。如此，有利于推動檔案管理的信息化建設進程。
參考文獻：
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[2]劉巖.對信息時代下檔案管理工作的創新分析[J].祖國，2016，（21）.
第8篇：對檔案管理的建議范文
［關鍵詞］ 會計檔案；信息化；管理；標準化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002
［中圖分類號］ F231.4 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02
1 前 言
隨著會計信息化的飛速發展和網絡技術應用領域的不斷拓寬，會計領域正醞釀著一場全新的變革。然而，會計檔案管理的落后的現狀已嚴重束縛了會計信息化的進一步發展，因而，對于該領域的研究和改進將會有效推動我國會計信息化向更深層次發展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量，更好地為提高各級企事業單位現代化管理水平和經濟效益服務。
通過對我國企業信息化會計檔案管理現狀的考察，可以看到，信息化會計檔案保管存在缺乏必要的規范指導，檔案的可重復利用性、完整性、共享性不強等諸多問題。本文將針對上述問題展開，著重探討我國會計檔案管理標準化的實現方式，對我國規范信息化會計檔案管理提出一些有益的意見和建議。
2 研究述評
2.1 文獻述評
目前國內對于信息化會計檔案管理的研究多停留在存儲介質維護、人員培訓、制度規范和安全防范等直觀操作層面，仍然是手工會計檔案保管內容在電算化階段的延伸。在文獻檢索中，關于會計檔案管理中涉及信息化方面的研究主要有：
李玲玲（2003）認為會計電算化下會計檔案管理新特點包括：信息載體，操作流程與維護，信息范圍以及對人員素質要求的改變等方面，進一步提出應當從完善硬件設施建設、各項制度，提高會計部門人員素質，優化人員配置結構等方面解決電算化下企業會計檔案管理的疏漏。
蔣長明（2005）結合ERP實施后會計賬務處理的變化，提出了集中式保管、分散式保管、集中與分散保管相結合3種保管方式，認為不論如何選擇，都要以會計檔案安全、完整為最終目標。
白玉（2009）認為當前電算化會計檔案管理制度仍不完善，缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才，因此應當致力于從完善硬件設施建設，完善電算化會計檔案管理各項制度以及提高會計人員的素質等方面解決問題。
盧朝英（2009）結合目前在會計電算化檔案的管理中存在的問題，認為應當從強化認識，建立健全完善的會計電算化檔案管理制度；引進先進技術設備；提高人員素質，完善配置結構等方面加以解決。
可見，目前該領域的研究還只是停留在單純的資料保管操作層面，對于會計檔案管理標準化的理論探討幾近空白，只是在形式上對會計信息保管由紙質轉向電子介質及軟件操作方面的延伸。但是應當看到，隨著會計信息系統由核算型到管理型進而發展到決策型，單純的信息保管方式的電子化已無法滿足企業決策需求，我們應當將會計檔案的管理工作上升到能夠為企業管理決策提供及時、方便、準確、完整的信息支持的地位。面對我國目前信息化會計檔案管理有關規范標準的缺失，本文將從會計檔案管理標準化方面進行探討。
2.2 《信息技術、會計核算軟件數據接口》的出臺
2005年，審計署聯合財政部等單位編制的《信息技術、會計核算軟件數據接口》（以下簡稱“國家標準”），已經批準實施。此前，會計軟件的開發未從整個會計信息系統的角度來設計，而僅從單個功能實現的角度，這樣開發出的會計軟件不能構成一個有機的會計信息系統。
國家標準的制定和實施，為會計數據標準化建設增添了實質內容，它的主要思想是：對于所有正在使用的會計軟件規定統一的數據輸入、輸出格式，輸入、輸出的信息包括必不可少的會計信息，也可以是會計軟件包含的所有信息。規定了會計核算軟件的數據接口要求；提出了數據元素和輔助核算的概念，為標準使用者理解會計核算的數據概念奠定了基礎；規范了文本格式和XML格式的數據接口，為會計核算軟件與其他信息系統之間的數據交換創造了條件。標準將有利于企業會計信息系統甚至管理信息系統的建設，有利于集團公司、主管機關等上級部門對信息匯總、審查，方便了會計軟件的交叉升級和不同公司產品在同一環境內集成工作，同時有利于管理型和決策型會計軟件市場的發展。
對于本文探討的會計檔案管理方面，國家標準將最終使企業真正實現會計檔案的電子化。
3 信息化會計檔案管理建議
針對我國信息化會計檔案管理存在的問題以及我國制定國家標準的實踐，本文從以下3個方面提出對于信息化會計檔案管理的建議。
3.1 傳統檔案電子化――標準數據接口
標準數據接口技術能使企業的會計檔案真正實現電子化。筆者認為，會計電算化的目標之一是實現會計信息的完全電子化，即對會計信息的收集、加工、傳送、保存與再現均采用電子方式實現，所保存的會計信息必須能在未來任何時候以同樣準確的方式被再利用，否則便不能作為真正意義上的電子化會計檔案。只要現在和未來的軟件都支持國家標準，且政府主管部門公布的標準數據接口規范能夠保證向下兼容，則利用國家標準轉出生成的數據文件便是真正意義上的電子化會計檔案。
標準數據接口技術可以實現對原始會計數據的標準化采集和儲存，并做到實時、準確、減少冗余。國家標準對記賬憑證的數據元素（數據項）進行了規范，可以結合電子商務和ERP系統，在經濟業務發生時，以網絡實時數據采集方式，由各項業務的經辦人員操作，根據財會軟件在計算機屏幕上的提示和引導，把原始會計數據導入臨時數據庫。臨時數據庫中的會計數據，由會計人員確認后，計算機程序自動進行分類整理和格式轉換，存入基于XML的數據倉庫。會計人員通過網絡進行實時控制管理，完成原始會計數據的標準化儲存工作，用實時更新的數據倉庫提供“原汁原味”的會計數據。
然而該技術無法將所有相關會計數據資料有效存儲及導出，如輔助核算項檔案描述的輔助核算信息，國家標準雖然使得從財務數據中獲取輔助核算信息成為現實，但是可以看到，在輔助核算里面，僅提供了“部門檔案”、“單位檔案”和“項目檔案”，從企業日常經營決策需要來看，這是遠遠不夠的。因此，本文認為一方面應該放開輔助核算信息個數的限制，增加其自定義功能部分；另一方面，應當強制引入賬套管理，用于還原企業原始經營狀態。
3.2 強制引入賬套管理
在電算化條件下，基于完整性的要求，會計檔案除保存各版本的備份原始數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件運行環境、軟件配置情況、版本信息、數據庫相關信息等諸多資料。因此，保存會計數據的同時要保存其電子文件及其支持軟件，以及軟件的文檔、表達電子文件內容的基本格式和有關元數據，以保證軟硬件平臺升級后會計信息的可讀性。
正如上文所說，對于輔助核算等重要的會計檔案信息，標準數據接口技術幾乎對其無能為力，單憑標準數據接口技術無法實現對于企業經營全貌的還原，然而會計信息系統中諸如項目管理等輔助核算信息對于發展管理型和決策性的會計信息系統尤為重要。
我國當前仍處于會計信息系統發展的初期，此時的會計信息系統一般只注重賬務處理模塊，賬務處理只是對手工處理方式的簡單模擬，企業整體的信息化應用程度不高，往往只關注賬套數據的安全。在檔案保管標準的制定中，直接備份賬套是最直接有效的容災策略，強制引入賬套管理利于彌補單純強調標準化數據接口部分而導致的會計信息的不完整性。同時，還應注意會計信息化檔案與對應的財務軟件版本的一致性、本單位所使用財務軟件環境設置文件的名稱及相應的存儲路徑。
3.3 提交常用報表的格式――XBRL
XBRL（extensible Business Reporting Language，可擴展商業報告語言）是一個開放的、獨立的國際標準，它的運用使得需要傳遞信息的各方按照這種語言的要求對信息進行分類，在此基礎上加上標簽就可以相互傳遞相應的信息，從而使得公司內部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行收集、轉換和處理。
目前，我國會計文件和相關法規等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。如果采用XBRL技術，則這些資料只需利用一般的Web瀏覽器即可解讀，甚至可以直接閱讀。而且由于XBRL的文件是以ASCII碼的方式來保存，簡單的文字處理軟件就可以對其進行讀取或修改。XBRL文檔所具有的可讀性與易維護性，非常適用于必須長期保存的文獻資料。此外，若采用標準的標記來描述這些文件內容，則非常適合對網上信息的自動搜尋，提高文件使用效率。通過XBRL技術，財務報告的編制工作采取從數據庫中自動導出的方式，直接在網上進行交換，對各類報表用戶，能做到“一次輸入，各處通用”，兼容性和擴展性強，解決了傳統掃描的報表信息針對性差等問題，且在搜尋和信息分析方面也十分方便、準確，大大增強了財務信息的流通性。另外，也為報告范圍的拓展，促使單一的通用財務報告模式向多樣化的交互財務報告模式轉變提供了支持，能夠滿足不同會計信息需求者的閱讀需求。
4 實施中的阻力和問題
筆者認為，對于先進技術的接受總是需要經過一段磨合期， 在上述建議實施過程中，可能遇到以下幾方面的阻力，應當引起注意：
政府方面，沒有認識到建立完整的會計信息化檔案管理標準的重要性，缺少一個完善的會計信息化檔案管理的規范制度，使會計信息化檔案管理的歸檔工作處于無序狀態。
企業方面，迫于管理成本壓力，對軟件更新和硬件投入缺乏強有力的動力源泉，使現有會計提供的信息不能及時有效地為單位決策和管理服務。沒有把會計信息化檔案管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理。
財務人員方面，對信息化會計檔案的重要性認識不到位，對信息化會計檔案的組成內容不甚清楚，或者畏懼工作量的增加，往往囿于傳統的會計檔案管理辦法。信息化會計檔案管理存在財會人員不愿干或不會干的情況。
5 結 論
我國的會計電算化經過30多年的發展，逐步邁入了管理型信息系統的發展階段。但是，當前我國的會計檔案管理水平仍然相對滯后，已然成為束縛我國會計信息化發展的瓶頸。本文通過對相關領域和我國有關政策標準的研究，從信息化會計檔案管理標準的角度提出傳統檔案電子化、強制引入賬套管理、提交常用報表格式――XBRL三方面的建議，以期對信息化會計檔案管理的發展產生積極影響。
同時，本文認為，對于會計檔案管理的規范化和標準化可以實現多方的數據備份保存，這樣有利于增強企業財務系統的容災能力，保證財務安全。
主要參考文獻
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［2］蔣長明．ERP系統環境下會計檔案的保管方式［J］．財會通訊：綜合版，2005（2）：67.
第9篇：對檔案管理的建議范文
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；整合利用；并存發展
1 引言
檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統的檔案以紙質檔案為代表，其與電子檔案的區別如表1所示。
根據表1，電子檔案與紙質檔案各有優缺點，而通過整合利用，可實現勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質檔案并存發展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質檔案的整合利用，再進一步探究其并存發展。
2 電子檔案與紙質檔案的整合利用
目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術的網絡辦公平臺，以期實現對現代檔案的高效管理。但傳統檔案管理的對象是紙質檔案，而現代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質檔案。據此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質檔案進行整合利用：
2.1 同步歸檔
無論紙質檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應先存入特定的計算機硬盤中，再標上歸檔標記。
2.2 同步整理
電子檔案與紙質檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質檔案的整理歸檔。
2.3 同步利用
針對電子檔案與紙質檔案的同步利用，具體表現如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質檔案，則可按同一檔案來獲取紙質檔案。如此一來，既可實現高效利用檔案，又可長期保存紙質檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質檔案的整理利用強調的是在傳統檔案生命周期理論的指導下，實現檔案的分階段電子化管理。
3 電子檔案與紙質檔案的并存發展
電子檔案與紙質檔案的并存發展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現在如下方面：一是電子檔案與紙質檔案的優勢都能為現代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質檔案不可取代，究其原因是紙質檔案的使用時間相當長，且在法律體系范圍內，紙質檔案的權威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預見的時間內取代紙質檔案。針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，筆者提出如下建議：
3.1 完善電子檔案管理體系
為了提高電子檔案與紙質檔案的管理成效，創新管理思路、手段和模式是必經之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發等上有所創新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內容及提高其質量；四是完善電子檔案標準及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質檔案的管理程序與其信息化的轉換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現交叉管理電子檔案與紙質檔案。
3.2 建設檔案保管設施
無論是紙質檔案或電子檔案，其都需在一定的物質條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設施完備。對此，企事業單位應重視對檔案保管設施的建設，即：統籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區穿過；三是購置與國家標準相符的檔案保險柜、密集架等保險設施；四是配備一定數量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復印機等，以保證檔案保管設施與檔案管理規范相符。
3.3 深入學習檔案管理理論
電子檔案是社會發展的產物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應組織檔案管理人員開展如下學習活動：一是深入學習電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現狀的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經驗，并在分析表1的基礎上，整合利用電子檔案與紙質檔案，從而實現兩者的相互牽制、相互補充和良性發展。
3.4 健全檔案管理制度
在信息技術發展的推動下，出現了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質檔案的成功對接、轉化和管理。對此，首先，檔案部門應以電子檔案的特征為依據制定電子數據格式標準、電子檔案著錄與標引規則等；其次，應實現電子數據標準的統一，并明確規定電子檔案的信息載體、轉換與存儲格式及硬件設備標準等；第三，檔案部門應根據紙質檔案管理經驗，完善紙質檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的管理制度；第四，加強紙質檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質檔案。
4 結語
21世紀是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質檔案，并促進其并存發展。其中，針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，應從制度建設、理論學習及基建投入等上做出努力，同時還應注重對人力資源的培養，即：組織檔案管理人員學習社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責任感；培養高尚的職業道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學習專業知識，使其成為為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的專業管理人才。
參考文獻
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