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【關鍵詞】公路工程;內業資料;管理
0.前言
在公路工程施工的過程中,有人把在室外完成的工程稱為“外業”,而把室內完成的工作稱為“內業”。內業資料和工程“外業”息息相關,是一種以文字、圖像等手段記錄公路施工工程所形成的一系列文件的組合。它將公路工程的施工過程以一種被施工雙方都認可的形式記錄下來,從而能夠完整地記錄下整個工程。
1.公路工程內業資料的重要性
公路工程內業資料是反映工程實體最終成果的重要性文件,它貫穿于工程建設的始終,在工程施工,竣、交工中有著非常重要的作用。隨著工程施工的進一步規范和施工要求的日益嚴格,內業資料的重要性日益凸顯,成為工程施工中不可分割的一部分。
1.1公路工程內業資料是工程竣工檔案目錄中必須整理歸檔的資料之一
國務院頒發的《建設工程質量管理條例》第十七條明確指出:建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定,及時收集、整理建設項目各環節的文件資料,建立、健全建設項目檔案,并在建設工程竣工后,及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。《條例》十六條規定的工程竣工資料主要包括:①工程項目竣工報告;②分項、分部工程和單位工程技術人員名單;③圖紙會審和設計交底記錄;④設計變更通知單,技術變更核實單;⑤工程質量事故發生后調查和處理資料;⑥隱蔽工程驗收記錄及施工日志;⑦竣工圖;⑧質量檢驗評定資料。
1.2公路工程內業資料貫穿于工程的始終
公路工程內業資料是貫穿施工過程的真實記錄,工程施工的每一步都牽涉到內業資料的產生,所以必須要及時地收集才能有效地了解工程的進展情況。公路工程可分成三大部分:開工前、施工中、竣工后。開工前需要現場踏勘,校對地形,核實土方量,申請開工。現場踏勘將會產生測量記錄,校對核實有可能產生設計變更,開工報告是合法必備的手續也是資料中必不可少的材料。施工中從土方的增減到放樣、清表、施工、養護,每一個步驟都牽涉到相關的記錄。內業資料應對的是土方(量)簽證單、標高復核記錄、放樣記錄、隱蔽工程驗收單(土壤土質)、土石方施工記錄表等一系列記錄。現場施工完成后,必須進行竣工驗收,接受檢驗時應提交的是工程相對應的內業資料,成為現場情況的一種佐證。
1.3公路工程內業資料可對現場施工起到監督作用
工程施工中每一個施工工序都能從內業資料上反映出它的時間、數量、人員、規格等特性,在這里能夠很明顯地看出工程是否含有缺陷,諸如缺少報告、標高高低、數量誤差等等,都可以從中得出。
1.4公路工程內業資料為工程信息查詢提供依據
有了公路工程內業資料的跟蹤,項目負責人不用再憑著零星的材料和自己的記憶來對整個工程的節點進行控制。在及時搜集的情況下,有關工程的各工序相關細節就都存在于公路工程內業資料中,一旦發生意外情況(如數量不符、質量差異)就可以憑借資料記錄追查到其中的原因,方便項目負責人對工程的管理。
2.公路工程內業資料管理要點
相對于施工現場管理而言,對內業資料進行系統化、制度化、檔案化稱之為內業資料管理。由于過去在思想認識上的不夠,忽視了公路工程內業資料在工程建設中的作用,為此,應做好以下幾個方面的工作,使公路工程內業資料更好地服務于工程建設。
2.1加強領導重視,提高思想認識
目前的施工過程中要求內業資料與工程建設同步進行,這在一定程度上保證了內業資料的及時性,同時單位領導作為主要責任人,應制定相應的管理制度,激發工程技術人員的責任心和責任感,用科學認真的態度對待內業工作,發揮內業資料的功能。
2.2規范公路工程內業資料填報程序
公路工程內業資料是工程建設中不可缺少的組成部分,是工程交(竣)工驗收的重要內容之一。在工程質量評定時,施工單位應有完整的施工原始記錄、試驗數據、分項工程自查數據等質量保證資料,并進行整理分析,負責提交齊全、真實和系統的施工資料和圖表。因此,有必要對內業資料的填報程序進行規范,制定一套完整的內業資料整理辦法,使內業工作有一個統一標準,在整理時有章可循。
2.3認真檢查,嚴格要求
系統詳實的內業資料是工程管理的依據,是指導施工的有力工具。除了加強單位領導重視外,還要加強工程技術人員的培訓,提高工程技術人員業務水平、技術素質。項目管理人員應按照內業資料整理的要求逐項進行審核,具體有以下幾個方面 :①對工程所用主要材料技術資料的檢查,如水泥,鋼材,機磚、砂石等;②對“兩塊”試驗報告的檢查。砼、砂漿試塊制作應按分項工程隨機取樣,到期試壓;③對隱蔽工程記錄的檢查 。隱蔽工程記錄是記載工程隱蔽部位的真實情況,記錄內容不詳細,結論不明確均不能作為檢查工程質量的依據;④對管理性技術資料的檢查。如施工組織設計中“兩圖一表”是否符合工程實際情況,安全技術交底是否能指導工程實際施工,工程質量評定表是否按標準填寫,各分項檢查是否全面等。
2.4竣工圖紙、資料的整理、編制要求
竣工資料要做到邊施工、邊收集、邊整理;資料要簽字齊全,字跡清晰,保持整潔;分類分項明確,封面、目錄、清單資料齊全,排列有序,逐頁編碼;竣工圖圖面無油污、無破損、圖字清晰,并在標題欄右上角空白處加蓋竣工圖章。資料整理時,必須按工程項目、專業類別和圖號組卷,折疊成要求的幅面,露出標題欄;隱蔽工程記錄等重要資料,必須用碳素墨水繪制和書寫;文字材料以16開紙為準,左開本左邊需留出2.5厘米寬的裝訂線,用棉線裝訂。
2.5內業資料檔案化
高度重視和加強檔案資料的基本知識教育,對檔案基礎知識和施工過程中原始資料簽證的基本要求進行培訓,增強檔案意識并熟悉檔案業務。嚴格檔案管理辦法,使其制度化,用制度約束行為。內業資料隨著工程的進展,隨時整理,及時歸檔,工程管理檔案、合同管理檔案、進度管理方案等,分門別類,專門保管。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理,才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范,才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備,原材料質量保證資料真實可靠。
3.結語
公路工程內業資料管理工作是項目管理過程中的一項重要工作,只有不斷提高管理水平和質量意識,才能保證公路工程內業資料準確齊全、及時完整,從而為創造一流工程、精品工程提供真實可靠的質量保證資料。 [科]
【參考文獻】
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中圖分類號: X734 文獻標識碼: A
引言
隨著我國公路建設的加快,公路施工企業越來越多,公路內業資料就顯得相當復雜,因而公路內業資料的整理與歸檔就成為社會各界關注的一項重要工作。公路內業資料關系到工程質量的檢驗,但是在其整理與歸檔中依然存在一些問題,如格式不夠規范,某些文件丟失等,這就造成工程竣工后質量檢驗的困難,也就不利于公路建設的發展,因而必須做好工程內業資料的整理與歸檔。
一、公路工程內業資料的相關概述及意義
1、概念:公路內業資料是指在公路施工建設過程中產生的各種形式的信息記錄,主要以文字、表格、設計圖等形式呈現,包括施工方案、圖紙會審記錄、技術交底記錄、施工材料質量合格檢驗報告、施工過程中遇到的非正常情況記錄、施工過程中遇到的質量補救問題證明文件等。公路內業資料形成于施工準備階段、施工階段和交工驗收階段,對每一條信息記錄都有嚴格的要求。
2、公路內業資料的分類
(1)施工準備階段。施工準備階段內業資料主要有施工方案、圖紙會審和技術交底記錄、原材料質量證明、施工設計圖紙和批準文件等。施工方案是公路工程開工前申請報告的主要附屬材料,必須經過上一級技術負責人的審批才能產生效力,要填寫審批表,對工程造價、施工部署、質量要求、工期要求都要有嚴格的材料進行說明,施工技術方案和施工節約方案要進行詳細的計劃安排;圖紙會審和技術交底記錄要有文字記錄,雙方要有簽字的手續,在歸類時圖紙會審要按照工程歸類,技術交底要按照報告附件歸類;原材料質量要有質量說明書和檢驗報告,凡使用新材料要有生產許可證、鑒定證明等,材料使用前要進行自檢,在歸類時可按照批準的使用日期或者單位工程進行分類。
(2)施工階段。施工階段內業材料包括施工試驗報告、隱蔽工程檢驗報告、工程質量檢驗報告等。施工試驗報告和隱蔽工程檢驗報告可由工地實驗室集中管理,要進行收集、整理并建立臺賬,施工記錄要以分部工程進行收集;工程質量事故報告和處理的資料要統一向上級部門進行報告,要嚴格填寫質量事故記錄,將質量事故的內容、處理方法、損失情況整理清楚,要符合分數和格式要求。
(3)交工驗收階段。建工驗收階段內業資料包括竣工圖和竣工驗收單、竣工質量核檢書。要在竣工圖上注明圖紙設計變更情況,按照單位工程進行收集和整理分類,要有批準更改設計的編號,方便以后進行查閱;竣工驗收單和竣工質量核檢書要按照列目歸類。
3、公路內業資料管理的意義
公路內業資料是公路工程施工過程中的完整和真實記錄,對工程竣工后的質量檢測起著重要的的作用,是工程交工驗收和質量評價的重要依據,對公路內業資料的整理與歸檔影響著公路施工的質量和公路工程的施工管理水平,對我國公路建設起著不可替代的作用,因而必須加強公路內業資料的整理與歸檔。
二、公路工程內業資料管理中存在的問題
1、存在的主要問題:公路工程施工過程中要求公路內業資料的完整、規范、真實的記錄施工的全過程,包括原始資料與實際施工內容相符、數據真實可靠、手續齊全、填寫規范,但是在公路內業資料的資料整理與歸檔中卻存在如下問題:施工資料在施工過程中丟失;施工材料書寫不規范;施工材料驗收手續不齊全;施工圖紙編制不規范;施工資料數據與原始資料數據不符等。
2、產生公路內業資料整理與歸檔問題的原因
(1)公路施工單位對內業資料重視度不夠。公路施工單位大都重外業輕內業,對資料管理的重視度不夠,甚至在交工前臨時整理施工材料,從而導致內業資料不系統、邏輯性差、錯誤百出。
(2)公路施工單位管理制度不健全。有的公路施工單位管理水平比較低,也沒有健全的整套管理制度和規范的整理標準,這就造成沒有專門的人員對施工準備階段、施工階段和交工驗收階段的資料進行及時和系統的整理,從而耽誤了內業資料整理的最佳時間,以至于在后來的整理中造成資料的缺失、不完整。
(3)公路內業資料管理人員素質低下。公路內業資料整理和歸檔人員自身的素質較低,對國家檔案法和檔案管理規定不熟悉,檔案意識和責任心缺乏,也不具備資料整理與歸檔的專業知識,不能對公路內業資料進行系統有效的管理,而且施工人員參差不齊,不能對資料整理形成統一的格式。
(4)公路施工單位的頻繁調動。在公路工程施工過程中,專業的施工隊調動會比較頻繁,每個施工隊可能專門負責一個項目或子項目,在項目結束后他們會撤離施工現場,從而使內業資料不完整、邏輯性差,甚至某些資料缺失。
三、加強公路工程內業資料管理的措施研究
1、公路內業資料的整理
(1)對公路內業資料的整理要符合一定的要求,對公路內業資料的整理要完整、準確、真實。公路內業資料要齊全,不缺少各個項目和各個施工階段應有的文件資料;要保證內業材料內容和數據的格式上準確無誤;公路內業資料數據的真實可靠,能夠把原始資料和實際施工資料數據一致。
(2)對公路內業資料的整理要貫穿整個施工過程項目負責人在工程施工準備階段就應該做好內業資料的整理準備工作,一直到工程竣工。項目負責人要安排專門的資料整理人員對施工過程中的材料進行整理,從收集、整理、歸檔,每個過程都要規范細致,防止因為施工混亂造成的資料丟失。
(3)建立一套完善的公路內業資料管理制度。要根據實際情況制定適合本公路工程項目的管理規定,明確施工單位、監督單位對公路內頁材料的職責,分工明確;要制定一套適合本工程項目資料的表格和樣本,以便在工程施工的整個過程中都要有規范的依據和格式要求;要制定一套科學完善的管理制度,制定一定的工作細則和借閱制度,從制度上對資料管理進行規定,只有加強業內資料的有序管理才能保證內業材料的期權和規范。
(4)注重對工程實體材料和試驗材料的整理。施工過程中要根據施工和報檢資料的順序,從分項目到分部,再到單位項目都要進行積累和羅列,一直到工程結束后;要整理好原材料試驗數據資料,如水泥、砂石、鋼筋等要根據品種、規格加以排列,要對各類混合料的構成進行試驗,并以施工時間順序加以排列。
2、公路內業資料的歸檔
(1)公路內業資料歸檔有很多具體的要求:對于公路工程,要對每一個自然段落進行分別建檔,試驗資料要進行單獨建檔,實驗室除了給各個部門用作報驗的材料之外,都要完整無缺的保存內業資料的原件;公路工程竣工之后要對內業材料進行編碼,并加上目錄索和封面引進行歸檔,要防止紙張上的金屬物(別針、訂書釘等)對檔案的破壞,要防止紙張霉變。
(2)重視檔案知識的宣傳教育,提高歸檔人員的素質。要加強對公路內業資料基本知識的宣傳和教育,對資料歸檔人員進行系統的培訓,尤其注重原始資料簽證操作方法、施工材料的整理編制、工程項目的驗收等的培訓,確保資料歸檔時的真實、規范;公路內業資料歸檔人員要加強自身的學習,平時學習專業的歸檔知識,掌握內業資料管理的基本方法和原則,掌握科學的管理技能,不斷提高自身的文化水平和專業知識。
(3)注重公路內業資料中電子檔案的管理。隨著科技的進步和計算機技術的發展,辦公逐漸出現自動化和無紙化,在公路施工過程中起草的文件、設計的圖紙等很多已經是電子格式,這就要求加強內業資料中電子文件的管理,包括反映工程面貌的照片、錄像等,如果這些資料不及時進行管理和歸檔很容易進行丟失,從而造成公路施工工作難以開展,在竣工后無法對公路工程進行質量檢測,因此必須加強對電子檔案的管理,管理人員要加強計算機和先進技術的學習。
結束語
公路工程內業資料是施工過程的真實記錄,是工程實體質量等級的體現,是交工驗收、質量評價和公路運營管理的重要依據。內業資料管理是工程施工的重要內容之一,公路工程內業資料主要有施工過程產生的施工原始記錄、工序檢驗記錄、試驗報告、質量評定記錄,安全環保記錄等,加強對其的管理將對工程的順利開展有著重要意義。
參考文獻
[1]王倍.淺談公路工程內業資料和計量支付工作[J].科技創新導報.2011(03)
關鍵詞:公路;內業;資料;管理
Abstract: The inner data of highway engineering construction is the important content of highway engineering within the industry, it mainly has the construction of original records, test data, quality inspection, assessment record and report in construction process, now this paper analyzes how to collect complete, real, system, collation and management within the industry data, for the completion and project archives to provide timely and accurate reliable and effective information.
Key words: highway within the industry; information; management;
中圖分類號TU2文獻標識碼:A 文章編號:2095-2104(2012)
1 概述
公路工程內業資料是工程施工全過程的真實記錄,是該公路工程質量檢驗的記錄和評定結果,是交工驗收及質量評價的依據,也是施工過程中指導性、程序性和方法性的文件。
根據《公路工程質量檢驗評定標準》(JTGF80/1- 2004),它主要包括經監理工程師批準和簽認的(必要時需經設計或業主批準和簽認的)以下六個內容:1)所用原材料、半成品和成品質量檢驗結果;2)材料配比、拌和加工控制檢驗和試驗數據;3)地基處理、隱蔽工程施工記錄和大橋、隧道施工監控資料;4)各項質量控制指標的試驗記錄和質量檢驗匯總圖表;5) 施工過程中遇到的非正常情況記錄及其對工程質量影響分析;6)施工過程中如發生質量事故,經處理補救后,達到設計要求的認可證明文件等。
建設部《市政工程施工技術資料管理規定》規定單位工程竣工的施工技術資料規定項目如下:1)施工組織設計(或施工方案);2)圖紙會審、技術交底記錄;3)原材料、半成品、成品出廠質量證明和試(檢)驗報告; 4)施工試驗報告;5)施工記錄;6)測量復檢記錄;7)隱蔽工程驗收記錄; 8)工程質量檢驗評定資料;9)使用功能試驗記錄;10)設計變更洽商記錄;11)竣工圖;12)竣工驗收單;13)工程竣工質量核驗證書,以上均包括文字和相關的聲像資料。
2 內業資料的分類
單位、分部、分項工程的劃分:根據公路施工管理和質量檢驗評定的需要,在施工準備階段按《公路工程質量檢驗評定標準》的附錄 A將公路的建設項目劃分為單位工程、分部工程和分項工程,即編制《某公路單位、分部、分項工程劃分表》,該表是該工程項目的一個總綱,施工單位、工程監理單位和建設單位均應遵照該工程項目的劃分進行與工程施工及工程質量的監控、管理等的一切活動。公路工程的單位、分部和分項工程的具體劃分見《公路工程質量檢驗評定標準》附錄 A。現以一條一級公路路面工程為例對單位、分部和分項工程的劃分如某省某段一級公路路面工程單位、分部、分項工程劃分表:(分部工程為 1~3km路段路面工程,分項工程為面層、路緣石、路肩等)。
貴州省道某段一級公路××合同段質量控制單元劃分一覽表
備注:n 為流水號 1、2、3……,按 A1、A2 等范圍內各施工段落的施工時間順序依次編號。
內業資料的分類:路面內業資料的形成順序是從子分項工程 - 分項工程 - 子分部工程 - 分部工程 - 單位工程,這也就是內業資料分類收集、整理、歸類的依據和大綱。按此劃分表根據資料的多少可分可合的分類編目建立檔案。
3 內業資料的形成
內業資料的形成分三個階段:即施工準備階段、施工階段、中間交工檢驗和交工驗收檢驗階段。
施工準備階段資料包括有:
施工組織設計(或施工方案):一般是按單位工程編制的,它是單位工程開工申請報告的主要附件資料,內容應較為全面詳細,包含分部工程、分項工程的具體施工方案、方法,在打分部工程、分項工程的開工請報告時,施工組織設計同樣是主要附件資料。報送施工組織設計(或施工方案)類的附件,施工組織設計(或施工方案)應在組織施工前編制。規模大、施工工期長的工程可根據施工組織總設計分部位、分單位工程等分階段進行編制。
圖紙會審、技術交底記錄:工程開工前必須組織圖紙會審,由承包工程的技術負責人組織施工技術人員對施工圖紙進行全面學習、審核并做圖紙會審記錄。技術交底:包括設計交底、施工組織設計交底、工序施工技術交底,各種交底應有文字記錄、交底雙方應有簽字手續。圖紙會審資料一般按單位工程歸類。
技術交底記錄應作為分項工程開工申請報告的主要附件資料歸類。
原材料、半成品、成品出廠質量證明和試(檢)驗報告:原材料、半成品、成品的質量必須合格,應有生產廠家的出廠質量證明書和試驗報告(內容包括廠別、品種、標號、生產日期和試驗編號);使用前必須進行自檢,無自檢資質的應抽檢送有資質的試驗檢測單位進行復檢;試驗單要有試驗結論,質量有問題時,在可使用條件下,應注明允許和使用的工程項目、部位和不影響該部位的質量要求。需采取技術處理措施的,應滿足有關規范、標準、規定,并須經有關技術負責人和經監理工程所批準后(有批準手續)方可使用。凡使用新材料、新產品、新工藝、新技術的,應有鑒定證明或生產許可證,并要有產品質量標準、使用說明和工藝要求,使用前,應按其質量標準進行檢驗。一般以單位工程分類別、規格按進場和監理批準使用日期順序集中建立臺帳、收集、歸類,但還必須按分項工程的部位建立原材料、半成品、成品的使用記錄,以備工程驗收時對原材料、半成品、成品的合格性及適用性進行核對認可。
施工設計圖測量復核、供施工使用的臨時測量標志的敷設、施工放樣測量記錄及成果資料、設計變更洽商記錄、業主批準文件、圖紙等。按單位工程收集,按分部、分項工程列目歸類。
施工階段資料包括有:施工試驗報告:指施工過程的抽檢試驗結果資料,可按試驗項目以分部工程分類進行收集、整理和建立臺帳,由工地試驗室集中管理。施工記錄:按分部工程收集,按分項工程、子分項工程列目歸類,附于工程檢驗記錄(報告)之后。
施工的原始記錄、試驗報告(記錄)、測量復核及預檢記錄、隱蔽工程驗收檢驗記錄(報告)、工程質量檢驗、評定等資料使用的表格及編制程序,必須符合有關工程質檢部門的規定表式內容、份數和要求。
竣工圖:與施工設計圖編目順序相同,按單位工程收集,但對設計變更部分必須在變更后的圖紙上注明設計變更的部位,變更設計的批準文件編號,以備核查。竣工驗收單:由施工單位集中列目歸類。工程竣工質量核驗證書:由施工單位集中列目歸類。
4 質量檢驗的評定
評定方法及使用表格按 《公路工程質量檢驗評定標準》(JT-GF80/1- 2004
)要求進行,具體分項工程評定方法見本文《某路面工程單位、分部、分項工程劃分表》評定方法說明欄,分部工程、單位工程按劃分表內容用《公路工程質量檢驗評定標準》附錄 J 相應附表逐級匯總評定得分及等級。
《分項工程質量檢驗評定表》的填寫:1)所屬建設項目可改為所屬單位工程名稱,建設工程項目可作為表頭編入,如《245 省道宿遷段一級公路工程項目》作為第一行,第二行為《分項工程質量檢驗評定表》。2)分項、分部、單位工程名稱根據《路面工程單位、分部、分項工程劃分表》相應名稱填寫,單位工程名稱應明確某省道某某標段。3)基本要求欄:填寫《公路工程質量檢驗評定標準》對該分項工程規定的基本要求的檢查結果,如:符合《公路工程質量檢驗評定標準》(JTGF80/1- 2004)7.3 項 1基本要求。4)實測值或實測偏差值欄:根據規定值或允許偏差欄的要求填寫,規定為符合設計或不大 (小)于設計的應填寫實測值;規定為允許偏差的填寫實測偏差值。5)平均值、代表值欄:只填寫經按《公路工程質量檢驗評定標準》相關附錄規定計算的結果值。6)外觀鑒定欄:按《公路工程質量檢驗評定標準》相應項目外觀鑒定規定的內容填寫和扣分,不得隨意增減。
5 幾項應注意的主要問題
歸檔的工程文件應為原件,不得使用復印件和復印的表格填寫工程資料。工程文件的內容必須真實、準確、與工程實際相符合。工程文件應采用耐久性強的書寫材料,如:碳素墨水、藍黑墨水或激光打印機打印,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為 A4 幅(297*210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。工程文件應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續齊全。簽字人必須是經有關部門批準上崗的人員。所有的竣工圖均應加蓋竣工圖章。工程文件的頁邊距必須符合國家標準,保證有效裝訂。
參考文獻
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關鍵詞:公路工程;竣工文件;編制
工程竣工文件,是工程建設施工的重要內容,作為全面完成和履行合同的一部分,應得到參建各方的高度地重視。竣工文件的編制工作必須從工程建設一開始就與工程建設同步進行,按照竣工資料的相關規定進行整理、編制、組卷和移交歸檔。現結合工作實際,談談我對公路工程竣工文件編制的一些粗淺體會。
一、重視竣工文件的收集整理
交通部的《公路工程竣(交)工驗收辦法》規定:竣工驗收時,在工程質量綜合評分及施工管理綜合評分中,竣工圖表資料的分值,均占總分的10%,而在監理工作綜合評分中,文件資料則占總分值的20%。由此可見,竣工文件在工程竣工驗收中起著重要作用,大量竣工文件和資料,不僅是工程驗收文件的組成部份,而且是工程全過程的實錄,亦是投入使用后管理、養護、改建擴建決策的重要依據,更是國家科技檔案的組成部份。
在建設同時,各參建單位一開始就應充分注意編制竣工資料的重要性。把該項工作列入重要工作日程,使竣工文件的編制工作與工程建設得到同步全面有序的進行。如在現階段建設的各個項目中從開工至竣工,始終安排專職資料員負責工程文件、資料、圖紙的收集、整理和編制。如在施工資料收集整理中按:橋梁主體工程按樁基礎系梁墩柱蓋梁T梁預制T梁架設橋面鋪裝(防撞護欄、濕接縫)收集資料;每道工序按施工放樣施工前準備鋼筋模板安裝混凝土澆筑混凝土成品檢查中間交驗施工交驗證書收集。這樣會使得內業資料系統、真實、完整、規范,能準確反映施工全過程的情況
二、按技術檔案要求制定科學合理的編制方法
各公路總監理工程師辦公室都對編制竣工文件有不同的規定,根據有關規定,結合各工程項目的實際情況,明確職責和分工并對竣工文件資料有明確的要求和規定;對所有圖表資料必須真實、準確、完整、系統;確定卷、冊、分冊、本冊四個層次的編制內容和體系;規定字體、數據、線條、圖框、圖號、紙質、紙張尺寸、文件裝幀、每本厚度等具體要求;統一封面、扉頁、附表的格式并復印、裝訂示例。對不同項目的竣工資料編制工作,文件進行了認真、仔細的閱讀和揣摩,把具體的實施細則應用到實際的編制工作中去。比如在審核別注意各種材料的檢驗合格證、資質證、抽驗單必須齊全。
其它注意事項經過歸納總結大致有以下幾方面:案卷封面填寫;封底備考表填寫;關于總目錄填寫;案卷目錄填寫;卷內目錄填寫。另外還有其他要求:工程竣工文件一式四份;目錄要求電子版,版面設計要按市城建檔案館的樣板尺寸設計,不得隨意放大縮小,影響外觀;監理工程師抽檢的材料質量檢查報告原件要放入檔案中;在有變更設計案卷中要注釋清楚,要做到案卷、圖紙、備考表清楚,相應可查;資料整理完畢后,要根據《工程竣工檔案驗收小結大綱》的要求,編寫“工程竣工驗收小結”并附在第一卷施工總結后面,屬于施工管理文件。
三、重視協作單位對竣工資料編制工作的密切配合
編制竣工文件,需要收集的文件、資料、圖表等內容面廣、量大,需有設計、施工、質檢、監理、協作單位各方面的密切配合,每個部門都必須認真負責地完成各自的任務,特別是施工和監理兩者間的關系甚為密切,大量的施工資料都必須有監理工程師的簽字,手續才算完備。
在諸多竣工文件中,施工和監理兩方面的資料所占比重最大,必須在施工單位撤離現場前把資料收集齊全,以免遺失。由于協作單位多(外購鋼材、水泥等廠商),為了及時完整地收集好各部份資料,應指派專人全面負責資料的收集編制工作。成立竣工檔案小組,并制定行之有效的措施,對協作單位資料沒有交齊者,暫不予結算工程款;
對本公司人員也要用嚴格的獎懲辦法進行監督。另外,工程建設中購置的設備產品說明書、合格證、各類試驗報告、材質證明、工程變更、監理指令、生產會議紀要、業主與協作單位往來函件等原件必須作為竣工資料的組成部份移交齊全。
四、切實做好竣工文件檔案的保管工作
為規范公路工程竣工文件立卷歸檔工作,確保公路工程技術檔案質量,必須按國家科技檔案的保管規定切實保管好。竣工文件除按業主要求規定移交外,本公司還要保留一份,并將所有竣工文件資料做成電子文檔,作為永久技術資料交給業主統一保存。這使得竣工檔案的保管工作較以前更具系統性和永久性,方便查閱。
為了做好竣工文件的保管工作,各項目經理部都應建立了檔案室,明確專職檔案管理員工作職責,增強檔案管理員的檔案管理意識。經常組織內部交流、觀摩學習,不斷提高其業務水平。在硬件方面,配置專用的密集架、底圖柜、空調機。文件資料的包裝和案卷目錄、封面等均是統一制作,爭取做到檔案資料既有好的內在質量,也有整齊美觀的外貌,使其與優質工程相協調。
1.1質檢資料要全面記錄
在公路工程建設過程中,有關部門需要對公路項目的原始資料和相關資料進行收集與整理,凡是與公路建設有關且具有價值的資料信息都應該收集齊全,比如公路項目的施工計劃、施工日報、自檢數據,現場施工管理記錄以及監理工程師的日志等,都需要將其歸入到公路項目的檔案中。對于工程建設項目的原始資料與文件,一定要確保其完整性與準確性,從而可以為工程竣工結算處理其他糾紛案件時提供出詳實的資料。
1.2質檢資料要規范記錄
公路工程質檢資料對公路建設全過程的真實記錄與反映,可以為公路工程日后的管理、維護以及擴建提供出科學化的依據。因而,施工單位在對質檢資料進行編制與整理過程中,應該嚴格遵照國家公路工程的施工標準、規范及相關法規要求來進行,使工程質量檢驗資料的編制水平符合公路建設的標準,達到一定廣度與深度。工程質量管理人員,尤其是質檢資料的負責人和資料員,則需要認真學習國家及相關行業的質量檢測及施工技術等方面的法規和要求,并要認真貫徹落實有關規定政策,全面整理、填寫公路工程質檢資料,及時做好歸檔工作,提高工程質量檢驗資料編制的標準化與規范化。
1.3質檢資料要真實記錄
公路工程質檢資料需要如實反映公路工程的質量情況,因而一定要確保工程質檢資料的真實性。真實是公路工程質檢資料的生命所在,如果公路工程質檢資料缺乏真實性,那么公路工程質量檢驗工作就失去了意義。公路工程質檢資料是工程質量評定與驗收的重要依據,同時對工程建設管理工作也起到了指導和規范作用,一旦這些數據資料失去了真實性,會對工程的質量評定造成影響,對公路工程的改建和擴建等都會造成干擾,因而一定要確保公路工程質檢資料的真實有效性。
2優化公路工程質檢資料編制的方法
2.1重視施工材料檢查
施工材料的質量是保證公路工程施工質量的關鍵,材料質量是公路工程施工檢查的重點。因而在編制公路工程質檢資料時,需要使施工材料的質量情況進行詳細記錄。記錄表格需要由材料管理人員和工程質量檢驗人員一同來填寫,相應的施工技術和監理工作人員需要對其進行檢查和審核,最終目的就是保證進場材料符合質量要求,促進公路施工順利進行。通過這種表格的記錄方式,可以使資料查閱更方便、快捷,各種材料的質量情況一目了然,便于管理人員更好的掌握公路工程的實際施工和質量情況。這種編制方法,不僅僅局限于對施工材料質檢結果的記錄,可以結合實際施工情況,對其他質檢資料進行記錄。這樣就省去了相關單位在公路工程竣工后動用大量人力對相關資料進行整理的環節,節省了時間,提高了經濟效益。
2.2細化質檢資料
在新時期的公路工程質檢資料編制中,需要突破傳統工作模式的束縛,不僅簡單的對工程的質量巡檢情況進行記錄,而是在編制前,需要對多方情況進行調查,征求各方意見,并要提高質量檢驗人員的責任心與執行力,彌補先前質檢工作中記錄不夠詳實、漏檢等弊端。在公路工程質檢資料的編制過程中,需要根據工程項目建設的總目錄,即工程部位、施工工序及樁號等實際情況來編纂,要明確質量經驗資料的記錄與監理資料密不可分。在工程質量檢驗過程中,需要對工程項目的施工情況進行及時記錄,最終對公路工程質檢資料進行整理,使其單獨成冊。為了使公路工程質檢資料的記錄結果更加一目了然,需要細化資料記錄,在實際工作中需要按照一定程序,對基礎施工、墩臺、蓋梁、支座及梁板等施工及質量情況進行詳細記錄。
2.3施工記錄與監理記錄相結合
對于公路工程施工而言,施工記錄和監理檢測資料密不可分。例如以公路橋梁施工為例,公路項目在原始記錄資料中,會包括模板安裝、混泥土澆筑等信息。在施工過程中,建設單位會形成自檢報告,對橋梁的標高、垂直度以及混凝土強度等情況在報告單上進行填寫,之后監理工程師會對施工記錄、施工自檢記錄進行檢查。當監理工程師接收到驗收后,首先要對工程項目的施工資料進行嚴格審核,之后再對所報驗工程進行現場實體檢測,最終形成監理抽驗資料。因而相關部門在編制公路工程質檢資料時,需要把監理資料納入其中,這樣才能使質檢資料更具全面性與科學性。
3結束語
關鍵詞:公路工程;施工資料;重要性
在公路工程施工過程中,有人把在室外完成的工程稱為“外業”,而把室內完成的工作稱為“內業”。內業資料常被人誤認為是內部資料工作,其實它和工程的“外業”息息相關。公路工程內業資料是一種以文字、圖像等手段記錄公路施工工程所形成的一系列文件的組合。它將公路工程的施工過程以一種被施工雙方都認可的形式記錄下來,從理論上將它能夠完整地記錄下整個工程。內業資料反映了綠化施工過程中的各種狀態和責任,能夠真實地再現施工時的情況,從而找到施工過程中的問題所在。
由于公路工程資料基本上不涉及工程資金周轉,所以沒有引起工程負責人足夠的重視。但隨著工程施工的進一步規范和施工要求的日益嚴格,內業資料的重要性日益凸顯,成為工程施工中不可分割的一部分。
1、工程資料是公路工程竣工檔案目錄中歸檔的資料
國務院頒發的《建設工程質量管理條例》第十七條,“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定,及時收集、整理建設項目各環節的文件資料,建立、健全建設項目檔案,并在建設工程竣工后,及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案”。第十六條對工程竣工驗收規定“有完整的技術檔案和施工管理資料”,主要包括以下幾方面:(1)工程項目竣工報告;(2)分項、分部工程和單位工程技術人員名單;(3)圖紙會審和設計交底記錄;(4)設計變更通知單,技術變更核實單;(5)工程質量事故發生后調查和處理資料;(6)隱蔽工程驗收記錄及施工日志;(7)竣工圖;(8)質量檢驗評定資料。國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/50328—2001)規定,建設工程檔案的質量必須滿足6個方面的要求:一是工程文件內容及深度符合國家有關勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程;二是工程文件的內容真實、準確,與工程實際相符合;三是工程文件采用耐久性強的書寫材料;四是工程文件字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備;五是工程文件中文字材料幅面規格為A4 幅面,圖紙采用國家標準圖幅;六是建設工程竣工圖必須加蓋竣工圖章、設計單位出圖專用章、注冊建筑(結構)設計師章、施工圖設計審查章。等等這些都集中說明建設工程檔案資料在建設過程中的重要地位,說明收集、編制符合規范要求的檔案資料在工程建設中的重要作用,說明檔案工作是一項利在當今,功在千秋,為人民對歷史負責的偉大工程。
2、工程資料的連貫性,它貫穿于工程的始終
工程內業資料是貫穿施工過程的真實記錄,就拿一個公路土方工程來說,開工報告表示工程已經開始,土方隱蔽工程驗收單標志著土方工程的質量和進度。征地清表實驗標志著工程的開始,挖填表明工程的過程,竣工報告、檢驗證明書表明工程的順利完成。工程施工的每一步都牽涉到內業資料的產生,所以必須要及時地收集才能有效地了解工程的進展情況。公路工程可分成三大部分:開工前、施工中、竣工后。開工前需要現場踏勘,校對地形,核實土方量,申請開工,建造臨時設施。對于內業資料來說現場踏勘將會產生測量記錄,校對核實有可能產生設計變更,開工報告是合法必備的手續也是資料中必不可少的材料。施工中所做的工作更為繁多,因此需要的內業資料也就更多。從土方的增減到放樣、清表、施工、養護,每一個步驟都牽涉到相關的記錄。內業資料應對的是:土方(量)簽證單、標高復核記錄、放樣記錄、隱蔽工程驗收單(土壤土質)、土石方施工記錄表等一系列記錄,一方面這些記錄描述于工程進度情況,另一方面它們又是對工程質量的書面監督,根據這些材料和現場進行對比,可以很好地了解施工隊伍的負責程度,因而可以使施工隊伍更謹慎地完成施工任務。最后的環節也最為重要,現場施工完成后,必須進行竣工驗收,這也是工程被建設單位所承認的關鍵的一步。從外觀面貌到內在質量,這些都是接受檢驗的內容,同時應提交的是工程相對應的內業資料,也就是書面的施工記錄,內業資料將成為現場情況的一種佐證。根據現行的檔案編制規定,內業資料中還必須包括影像資料——即通常所說的照片。這些照片應包括反映開工前的地形地貌、施工中的隱蔽工作、各部分的接點工作以及竣工時和移交時的現場面貌,它們將提供一個直觀的施工情況記錄,是內業文字資料的有效補充。
3、工程資料可以對現場施工起到監督作用
工程施工中每一個施工工序都能從內業資料上反映出它的時間、數量、人員、規格等特性,在這里能夠很明顯地看出工程是否含有缺陷,諸如缺少報告、標高高低、數量誤差等等,都可以從中得出。就拿土方填筑檢驗單來說,首先必須由施工單位提供驗收的樁號、結構(厚度)、數量、壓實情況,然后會同建設單位(或監理單位)進行抽樣檢查,檢查的情況和結果就記錄在土方填筑檢驗單上,施工單位由此可以對自己的施工質量狀況和尚未注意到的問題進行糾正,如壓實度不夠、標高未達到等等。對于項目負責人來說,就可以較清楚地知道問題的所在。
4、工程資料為工程信息查詢提供依據
有了工程內業資料的跟蹤,項目負責人不用再憑著零星的材料和自己的記憶來對整個工程的節點進行控制。在及時搜集的情況下,有關工程的各工序相關細節就都存在于工程內業資料中,一旦發生意外情況(如數量不符、質量差異)就可以憑借資料記錄追查到其中的原因,也方便了項目負責人對工程的管理。尤其在工程發生分包情況下,在項目結算方面更見內業資料的功效。如某大橋發生坍塌后,事故調查領導小組首先采取的一項措施是:封存大橋項目所有資料以及工程監理資料待查。從這項措施中我們不難看出工程檔案資料是何等的重要。
5、工程內業資料可以作為今后工程施工的一種借鑒
工程資料對以往工程中采用的技術、發生的問題、采取的措施以及反饋結果,在以后工程的施工中可以吸取經驗,少走彎路。在工程內業資料中還包含著“竣工報告”、“施工小結”等自我總結的部分,這些文件往往有的項目負責人不大在意,其實在這些文件中除了有關的工程數據外,對施工過程的總結占了相當大的部分,優點、缺點盡在其中,學習和借鑒這些文件對今后的工程管理將會有很大的促進作用。
關鍵詞:公路工程;財務決算;問題;研究
在現如今競爭如此激烈的市場中,公路工程項目必須要在保證其質量的基礎上盡量縮短工期的時間長度,降低價格才能不被市場所淘汰并且得到更好的發展。而很多公路工程卻在施工完成后出現了很多的問題導致遲遲不能交工,就更不要說驗收了。而這些問題一般都是出在財務決算上。
一、編制前財務的決算在準備工作中出現的問題
1.保存和整理財務決算在編制時所需要用到的材料是非常值得重視的。一項公路工程在其財務活動上的總結最終是歸結于財務上的決算,所以決算上的編制必須要嚴格仔細,出不得半點紕漏和馬虎,尤其是對工程進行造價的這個部分。工程造價會對新建立的公路所擁有的資產和其攜帶的附屬物產生很大的影響,所以要嚴格仔細的推銷其中的所有數字,而原始材料的可靠程度是工程造價的關鍵和基礎。單位在進行建設的時候應該多注重對原始資料的日積月累和對其的保管。而對原始資料的搜集和整理必須在財務決算編制前就完成好,為此后的決算做好準備。這些原始資料應分別是:研究可行性的報告、設計的初步報告、調整其概率和批準工程的文件;投標的文件(形成書)、歷年在投資上有過的計劃;經過財務政策有關部門的審核和批準下來對項目的預算;有關對合同的承包、工程的結算等資料。不過在實際的工作中以上的資料并不歸屬于同一個部門,只有涉及到收款和付款的資料才被財務部保存,剩下的資料保存在其它部門。當公路工程施工完成后再總匯將耗費很大的人力以及時間,這樣就難免拖延財務決算在編制時候的進度。為了解決這個問題,建議在工程開工的時候成立專門管理資料的部門,保管所有關于工程施工合同、施工圖紙、預算資金等資料。部門可以分類進行歸檔并且保管,寫明目錄可以方便查詢,為編制財務決算打下堅實的基礎。
2.清理債權和債務。財政部規定已經竣工的項目應該在三個月的時間內將財務決算上的編制工作完成。不過為了保障其公路施工的質量,建設項目平均扣除施工所在單位的工程價格款項的結算總額的百分之五作為保證金,來保障其質量,當公路工程完全收工并且經過一年的驗收后再來清算。于是矛盾就這樣產生了,并且成為了公路項目財務決算出現滯后次數太多的原因之一。因為在質量保證期內清理也十分困難,所以建議這部分款項可以不加以清理,而是根據在實際情況下計算和提取出工程的成本,在質量保證期后進行及時的清理。然后根據規定來對無法清付的款項給予處理。
二、公路工程項目財務決算意見簽署的問題。
按照財政部的規定,對大中型的工程項目和經國家確定過的小型重點項目完工后的財務決算,應實行先完成審核再開始審批的措施,即在按照規定批復之前,先讓投資的評審機構或者經過財政部確認后有資質的機構審核其財務決算。在審核的過程中審減出來在概算內的投資,會在財政部的審核和確認過后,按投資來源的比例交還給投資方。根據交通部的規定,工程的竣工驗收必須在交通部門,或者其它授權部門的認可后才能組織進行,在此之前必須按照規定的方法完成其編制,審計其財務決算。現有的審計不僅有其所在部門,還有各種中介機構、和在單位內部進行的審計等等。這樣容易產生的問題就是各個部門所確認到的投資完成數額并不一致,從而影響了公路項目工程申報的財務結算,也讓負責建設的單位在審計過程中無法較好的選擇。這個問題解決的關鍵在于需要有關部門給予明確的指示來規定以誰的財務決算作為標準。
三、財務上的決算和竣工后的決算在報送上的先后時間問題
公路工程項目在竣工后的決算包含了財務決算,而目前為止只規定了工程項目在竣工后應該編報其竣工的決算和財務決算,但并未告知它們的報送在時間上的先后順序,建議應把財務決算的報送放在首位。因為財務的決算是要報給相關部分進行審批的,只有在其部門對財務決算進行批準后才能報給竣工進行決算。如果竣工的結算和財務的決算編制同時進行,那么當相關部門對其項目工程的財務決算有不同的意見時就沒有了討論和修正的意義。
四、財務決算在編制進行中出現的問題
在公路工程中因為某些高層領導不夠重視財務決算,沒有成立專門編制其決算的部門,導致財務決算變成了一種個體獨立的行為,給編制決算工作帶來了很大的困難,成為了滯后編制的原因之一。建議企業相關高層領導提高對財務決算的重視,制定出有效的方法用來管理,讓大家都能積極投入和推進財務在決算上的進程和效率;收集好有關財務決算的資料和信息數據,并且整理歸置好后加以分析,不要讓工作過于被動,讓整個公路工程可以從頭到尾都貫穿著財務決算這項工作。打好基礎,讓開展了的工作可以提前進行,遇到問題時要迅速解決,切忌堆積問題,這會讓問題的矛盾更加激烈,導致財務決算的進度被影響。
參考文獻:
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【關鍵詞】公路;監理;資料;管理
公路工程監理文件資料管理,是公路工程信息管理的一項重要工作,它是項目監理組對工程項目實施監理中形成的,是工程建設過程真實、全面的反映,是監理工程師實施公路建設監理,進行目標控制的基礎性工作。怎樣全面、真實、有針對性地實施資料管理,管好用好工程資料,考量出監理人員的素質、監理項目組的管理水平和項目監理的工作質量。工程資料是由現場施工技術人員,根據各自分工在現場工作的痕跡記錄,通過多年的摸索總結,我認為應該解決好以下幾個方面的問題:
1 提高監理文件資料管理的意義和流轉程序
對監理資料文件進行科學管理,可以為公路工程監理工作的順利進行創造良好的前提條件,有效地對工程實時控制;可以極大地提高監理工作效率;為公路工程整理竣工資料提供可靠保證,同時積累寶貴的監理經驗,不斷提高公路工程監理工作水平。
項目部設置信息管理人員,負責項目部所有信息管理工作,工程過程中產生的所有資料都統一歸口到信息管理人員處,進行整體整理、收發、傳遞及管理。信息管理部門成為監理文件檔案資料的傳遞、保管、使用的中心樞紐。
2 資料的形成和分工
工程資料是由現場施工技術人員,根據各自分工的不同體現出在現場工作的痕跡記錄。資料員只是將現場技術人員的資料進行收集、整理、分類、歸檔。
2.1 原材料、構配件、成品半成品、設備的資料,由供應商出具出廠合格證,經購買方在監理見證下現場取樣檢驗后出具的驗證文件(試驗報告);
2.2 施工過程產生的資料,這類資料數量相當大,歷史時間長。主要有承包單位的報驗申請表、隱蔽工程驗收資料和監理單位抽查自檢資料。這些資料由負責此項工作的施工技術員和監理工程師收集、初步整理后,及時交由資料員登記保存。
2.3 分項、分部、單位工程、合同段評定資料,由監理單位按分工分別進行收集、整理,報總監理工程師審閱簽字后,交資料員保存。
2.4 來往文件(包括索賠文件、開復工報告、質量缺陷與事故的處理文件、工程計量單和工程款支付證書、竣工結算審核意見書等),先由分管監理工程師簽署或提出處理意見后,再由總監理工程師審批后實施。
2.5 監理規劃、圖紙會審紀要、工程變更資料、工程項目施工階段質量評估報告、監理月報、總監巡視檢查記錄、監理工作總結等,需要總監理工程師親自參與并加以整理,交資料員保存。
3 監理資料的內容
在規范檔案資料管理前,應清楚一般工程項目需要收集那些資料,下面歸納出施工階段需要收集的基本資料內容。
3.1 施工階段的主要內容
3.1.1 施工合同文件與委托監理合同;
3.1.2 勘察設計文件;
3.1.3 監理規劃;
3.1.4 監理實施細則;
3.1.5 分包單位資格報審表;
3.1.6 設計交底與圖紙會審紀要;
3.1.7 施工組織設計(方案)報審表;
3.1.8 工程開工/復工報審表及工程停工令;
3.1.9 測量核驗資料;
3.1.10 工程進度計劃;
3.1.11 工程材料、構配件、設備的質量證明文件;
3.1.12 實驗檢驗資料;
3.1.13 工程變更資料;
3.1.14 隱蔽工程驗收資料;
3.1.15 工程計量單和工程款支付證書;
3.1.16 監理工程師通知單;
3.1.17 監理工作聯系單;
3.1.18 報驗申請表;
3.1.19 會議紀要;
3.1.20 往來函件;
3.1.21 監理日記;
3.1.22 監理月報;
3.1.23 質量缺陷與事故的處理文件;
3.1.24 分項工程、分部工程、單位工程等驗收資料;
3.1.25 索賠文件資料;
3.1.26 竣工結算審核意見書;
3.1.27 工程項目施工階段質量評估報告等專題報告;
3.1.28 監理工作總結;
3.2 歸檔的監理資料
3.2.1 委托監理合同;
3.2.2 監理規劃、監理細則;
3.2.3 監理日記、監理月報;
3.2.4 監理指令文件(監理工程師通知單、監理工程師通知回復單、備忘錄、工程停工令、工程開工/復工報審表等);
3.2.5 往來文件、函件;
3.2.6 會議紀要;
3.2.7 工程計量單、工程款支付證書和竣工結算審核意見書;
3.2.8 施工組織設計、施工方案審核簽證資料;
3.2.9 監理總結報告、工程質量評估報告;
3.2.10 工程質量安全事故調查處理文件;
3.2.11 工程驗收資料(分部工程驗收記錄、單位工程驗收記錄、單位工程質量控制資料核查記錄、單位工程安全和功能檢驗資料核查和主要功能抽查記錄、單位工程感觀質量檢查記錄、單位工程竣工報驗單、竣工驗收報告、工程質量保修書等方面的資料);
3.2.12 分包單位資格報審資料;
3.2.13 索賠文件資料;
3.2.14 報驗申請表(原材料/構配件/設備、分項、分部、定位放樣、沉降觀察、施工試驗等);
3.2.15 工程變更單;
3.1.16 監理工作聯系單;
3.1.17 總監巡視檢查記錄;
3.1.18 旁站記錄;
3.1.19 工程進度資料;
3.1.20 主要的監理臺賬;
資料內容和歸檔內容從名稱上有些不一致,這是因為工程要求和檔案要求有些許不同,工程系統和檔案系統的權限范圍稍有區別,實質內容是一致的,這是資料管理人員注意的問題。
4 完善監理資料的管理制度
4.1 公司監理資料實行總工程師負責制;
4.2 監理檔案應按單位工程和施工的先后順序整理、分類、立卷裝訂,每頁要有編號,每卷要有目錄;
4.3 每個監理檔案的封面應注明工程名稱、合同號、建設單位、總包單位、建設日期、完成日期和總監理工程師審核簽字;
4.4 在工程(合同)完成一個月內,有資料管理人員整理裝訂后,移交公司檔案室并辦理交接手續;
4.5 一般監理檔案在工程保修期滿后保存一年,重要的工程監理資料可延長至三年。保存期間需要查閱時,應辦理借閱和歸還手續;
4.6 建立檔案應真實可靠,自己清楚,簽字齊全;
5 監理資料歸檔方法
施工監理資料按五部分歸檔
即合同、質量、進度、投資、監理工作;
一、項目前期階段的審計
這一階段包括:項目決策、設計、概(預)算、招投標審計,重點在概(預)算上。怎樣做好概預算的審計,具體做法如下:
(一)查看公路工程項目建議書報告及批復文件。
重點審查是否符合國家規劃要求,審查立項程序是否到位,手續是否完善。防止可行性論證變為“可批性論證”,杜絕“三邊”工程;同時,將效益審計和重大項目決策透明化、民主化、社會化有機結合起來。促進有關部門規范重大投資決策程序。
(二)查看公路工程可行性研究報告的批復及評審意見。
重點是查看評審意見。現代高速公路和一般公路都有其建設標準,如車流量、車速、車道數量、高架橋等,建設標準越高,投資越大。對于道路的寬度,預先流量,經濟效益,在審計中發現設計普遍高于實際。如我們隨機抽查我區五條高速公路和三個二級公路收費站,2007年的通行費收入與效益都不理想,與工程可行性研究報告的預測相差甚遠。因此,對項目建設的必要性、建設規模和建設標準等應進行認真審計。
(三)查看公路工程初步設計文件及批復文件。
初步設計階段的目的是確定設計方案,審計人員應著重審查設計文件的合法與完整,并且熟悉、掌握設計情況。一般初步設計文件由總說明書、總體設計、路線、路基、路面及排水、施工方案、設計概算等13篇和附件組成。
(四)查看公路工程施工圖設計及概(預)算批復文件(一階段或兩階段施工圖設計)。
建設項目概(預)算是設計人員根據初步設計圖紙和技術資料、概(預)算定額或指標、費用標準,按規定的編制程序、編制方法確定建設項目投資的一種設計文件。,審計應注重幾方面:一是概(預)算或是調整概(預)算是否按國家規息的編制辦法、定額、標準,由有資質單位編制,經有關權力管理機關批準;二是設計變更的內容是否符合規定,手續是否齊全;三是單項工程問投資、調整和建設內容變更,是否按規定的管理程序報批,有否擴大規模和提高標準;四是核實概(預)算總投資,審查概(預)算調整原則、調整系數、調整增加的費用;五是審查設計單位收費內容、標準和計算方法及簽訂的合同是否符合國家規定。
(五)查看公路工程建設用地申請報告及批復文件。
對公路審計,特別是竣工結算審計,一是應對公路工程建設用地申請報告及批復文件與實際征用土地面積對比。從中找出多征土地量,進而得出路基、服務、生活區的用地最,最后得出是哪里多征土地。二是落實征地拆遷安置補償問題。有必要加強對地方政府和項目建設單位征地拆遷補償費的審計,一是審查有無違規征地;二是有無截留、挪用和拖欠農民征地補償款。
(六)查看公路工程年度計劃及投資安排。
主要審查年度投資計劃是否真實、有效,建設資金能否及時到位,是否經濟性使用公共資金。
(七)查看公路工程招標資格預審及評審報告。
公路工程招標資格預審的審計主要是審查建設單位是否按《公路工程施工招標資格預審辦法》辦理,程序是否到位,資格預審工作是否遵循公平、公開、公正、科學、擇優的原則。對資格評審報告的審查,一是審其內容是否完整,二是審其是否報交通主管部門備案。
(八)查看公路工程招投標。
根據招標文件和設計圖紙明確的范圍和規模,審核業主提供的工程量清單,把符合招標條件的各家承包商,通過合理競僑確定的投標總價與中標總價相比較,然后進行審核。審查投標單位有否串通招標投標行為,招標者有否向投標者泄露標底等行為。
(九)查看公路工程開標及完成評標報告。
1、開標應當公開進行。
2、施工招標的評標方法可以使用合理低價法、最低評標價法、綜合評估價法等。此階段主要依據文件和設計圖紙明確的范圍和規模由業主提供工程量清單,符合招標條件的承包商通過合理競價確定中標總價。
3、合同簽約時應對下述涉及工程價款事項進行約定:(1)預付工程款的數額、支付時限及抵扣方式;(2)工程進度款的支付方式、數額及,時限;(3)發生變更的調整方法、索賠方式、時限要求及金額、支付方式;(4)發生工程款糾紛的解決方法;(5)約定承擔風險的范圍和幅度的調整方法;(6)工程竣工價款結算及質量保證金的支付辦法;(7)有關保險及擔保事宜的約定;(8)其他有關事宜。
(十)查看公路工程質量監督申請及下達質量監督計劃。
當前,我國實行公路工程質量監督管理制度,建設單位應當向項目所在地的質監機構提出工程質量監督申請,提交相關資料。
(十一)查看公路工程開工報告及批復。
確定開工日期,確定施工日期。
二、竣工決算審計
(一)對工程決算資料應進行全面了解。
對工程前期文件材料,重點審查建設單位是否按,照基本建設程序辦理各種手續;對招投標文件和施工合同或協議,重點掌握造價的確定依據;對施工圖和竣工圖,重點審查圖紙修改部分是否符合設計變更要求和工程量的增減;對施工管理、工程質量和檢驗評定及竣工驗收,重點審查資料是否合法、完整和真實;對工程決算書應全面審查。項目建設決算階段的審計重點:
1、工程量計算。如:審核工程量計算規則與方法是否與定額要求相一致;核實圖紙及有關現場簽證的施工是否真實;分析施工方案的必要性、效益性等。
2、定額套用。第一,要關注結算選用的定額是否正確;第二,要審查相關的定額子目套用是否合理,有無高套定額現象;第三,要格外關注“定額缺項”的相關造價確定是否合理,有無利用缺項子目套取投資的情況;第四,對于實行工程量清單報價的工程結算,要嚴格核實結算單價是否與中標時的報價相一致。
3、工程取費。結算中各項費用的計取比例、計算基礎是否符合規定等也是該階段的審計重點。
4、材料價差。工程用料在工程造價中占較大比重,也是確保工程質量,保證項目健康運行的關鍵。因此,應注意以下幾方面的監督:第一,材料質量是否合格,有無質量合格證書;第二,材料價差調整依據的市場指導價和預算價是否正確;第三,施工企業自行采購的材料,其質量和單價是否經過監理工程師的認可,相關手續是否齊全;第四,對于特殊材料、新型材料的使用和定價,是否建立了相應的審批程序和必要的測試論證等等。在辦理竣工決算時,如發現事項未作約定或約定
不明的,承發包雙方應依照下述原則辦理:(1)國家有關法律和規章制度;(2)國家建設行政主管部門省自治區直轄市或有關部門的工程造價計價標準及辦法等有關規定;(3)建設項目的合同、補充協議、變更簽證和現場簽證以及經發承包人認可的其他的有效文件;(4)其他可依據的材料。
(二)決算審計可采用幾種方法。
1、對比法。公路工程一般用清單計價的方式進行招投標,工程量清單計價方法,是在建設工程招標中。招標人按國家統一的工程量計算規定提供工程數量,由投標人依據工程量清單自主報價,并按照經評審低價中標的工程造價記價方式。具體指投標人采用綜合單價法完成由招標人提供的工程量清單所需的全部費用,包括部分項目工程費、措施項目費、其他項目費和規費、稅金。其中,綜合單價法是指在完成規定計量單位項目所需的人工費、材料費、機械使用費、管理費、利潤的基礎上考慮風險因素。用清單價計量和結算,各子目的單價、數量一目了然,這種形式便于進行分析和對比,在同一工程不同標段能查證工程結算中的單價及數量問題。
2、審核施工方案法。投標的施工方案與實際的施工方案相比較,只要方案不同,得到的成本結果就不一樣。
3、現場勘查法。是指審計人員到達施工現場,對照施工圖、竣工圖和竣工結算書,對工程量進行實地測量。這種方法適用于公路路基高填深挖地段。
4、抽心法。對難以采用開挖驗證的隱蔽工程,可以采用專門設備進行抽心檢測,例如對公路的瀝青、混凝土路面,可采用抽心法確認厚度。
5、工程與財務結合法。通過兩者結合,檢查材料消耗量。
(三)決算審計,要重視設計變更問題。
一是變更設計必須遵守設計任務書和初步設計審批的原則,符合有關技術標準設計規范,提高工程質量、方便施工、利于工程進度、節約投資;二是設計變更的審批程序是否履行,當施工方提出變更的內容、理由、申請、方案、工程量、單價和費用,要報現場監理工程師審核。現場監理工程師對變更內容、技術方案和工程數量審核,簽批意見報建設單位現場工程部審查和核實,再報建設單位(該項目)負責人批準;三是審核變更工程過程中,把竣工圖、施工圖、設計圖結合查閱,比較工程量,去偽求真。