財務共享中心知識管理精選(九篇)

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第1篇：財務共享中心知識管理范文

[關鍵詞] 知識審計；社會網絡分析；關鍵成功要素

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 010

[中圖分類號] F239；G302 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0024- 05

隨著現代企業的不斷發展，審計（Audit）作為一種職能在企業戰略制定、業務經營以及項目管理等方面發揮著重要的監督、評價與鑒證作用。當前，審計的內涵和外延得到較大程度的拓展，在諸多審計類型中，管理審計（Management Audit）是頗為重要的類型之一。而知識審計（Knowledge Audit）作為現階段企業管理審計業務與內容的重要延伸，已經引發國內外學者與研究機構的廣泛關注與深入探討，基于不同研究視角對其展開研究，涵蓋知識審計的方法，流程，策略、架構以及模式等方面[1]。知識審計作為審計與知識管理的交叉研究領域，貫穿于企業知識活動的全過程，不僅能夠促使企業更好地認知自身所擁有的各種知識資產狀況，還能對企業知識戰略、環境、人員等進行全方位審查，并針對其中存在的問題，提出診斷性和預測性的審計報告以及呈現持續改進的路徑。眾多研究成果表明，知識審計既是企業知識戰略的重要組成部分也是實施知識管理項目的首要步驟[2-3]。但企業知識審計活動的開展并不是一蹴而就的，知識審計的作用呈現與效果發揮會受到諸多因素的影響。本文主要基于審計本質原理，立足于企業知識活動的實踐，從整體、系統、全方位視角探討企業知識審計的關鍵成功要素，以促使現代企業深入了解知識審計在知識戰略實施中的重要作用，同時促進企業審計資源的合理分配，有利于企業知識審計活動的有效開展以及知識審計效率與效益的有效提升。

1 企業知識審計的內涵與作用

1.1 企業知識審計的內涵

對于知識審計的內涵，很多學者與研究機構從不同視角進行了界定，但還未形成統一、一致的觀點。Debenham & Clark（1994）[4]認為，知識審計是一種計劃性文檔，是對特定領域內的組織或個人所擁有的定性或定量知識的一種結構性預覽。Liebowitz 等（2000）[5]強調知識審計是組織實施知識管理項目的關鍵部分之一，用于明確哪些知識是需要的，哪些知識是可用和缺乏的，誰需要這些知識，如何將這些知識加以利用等問題，主要用于獲取各種內隱知識，通過有計劃的流程設計與檢查，針對組織內部的專業領域與組織外部的顧客需求，進行系統調查與分析。Paramasivan（2003）[6]強調知識審計的過程性，包括對企業信息和知識政策、知識結構和知識流的學習。同時認為知識審計將關注：組織的知識需求，擁有的知識資產或資源位于何處，知識存在哪些差距，組織中的知識流動情況，知識流動中存在的瓶頸，即人員、技術和流程是支持還是阻礙知識流動。Perez-Soltero 等（2006）[7]認為，知識審計被用于提供組織知識“健康”程度的調查，是一種發現（Discovery）、核實（Verification）、驗證（Validation）的工具，提供事實發現、分析、解釋和報告，內容涵蓋企業知識政策、知識的結構以及流動情況，同時還可以審查知識來源和使用情況：知識是如何被獲取、存儲、分發、共享和使用的。國內學者奉繼承、趙濤（2005）[8]認為知識管理審計是管理審計的重要組成部分，是知識管理責任機構或人員按照一定的程序和方法，對知識管理的管理活動和對象資源為主要審計對象，查明問題并提出解決問題的辦法，從而促進知識管理績效的一種審計與知識管理相結合的活動。楊光、梁戰平（2008）[9]認為知識審計是對組織知識資源的科學系統的考察和評估，以明確組織擁有或缺乏哪些知識，如何得到或運用這些知識，從而實現組織實現特定目標或長期發展提出合理建議，以提升企業的競爭優勢。

從以上各學者的界定中可以看出，知識審計是企業知識管理的開端，貫穿整個知識管理過程，并對實施過程提供持續反饋。同時對企業的知識資源、知識政策、知識結構和知識流等進行系統、科學的考察和分析，揭示企業已有的知識（知識基礎）與缺乏的知識（知識需求），讓企業充分了解自身的知識能力、現有的知識資源以及知識管理活動，并提出診斷性和預測性的審計報告。

1.2 企業知識審計的作用

依據Robertson（2002）的觀點，知識管理可以為企業帶來多方面的利益：提供合理性；提出一致的語言；勾勒出一些過程；提供一種清單；提供思想的來源，以及解釋非技術的方面，為了更好地發揮知識管理的效率與效果需要進行知識審計[10]。

Wiig（1993）[11]指出，知識審計可以識別：信息過載或信息匱乏（Information Glut or Scarcity）；避免“重復發明的循環”（reinventing the wheel）以及“過時信息”（out-of-date information）的大量使用，以及在特定領域中如何尋求專業知識等。Debenham and Clark（1994）認為，知識審計可以在特定領域指出知識的范圍、特征和結構；為知識處理的戰略方案提供有意義的數據輸入；在企業內部識別相關的知識庫，并描繪出知識庫主要知識的定性和定量特征，同時給出有效評價。Capshaw（1999）[12]認為知識審計將提供如下產出：評價當前在知識使用和交流的水平，企業的知識管理傾向，識別和分析知識管理的機會，縮減潛在的問題范圍，評價在企業內部知識價值的感知。Paramasivan（2003）指出，知識審計能夠識別核心知識資產的擁有者、使用者、用途以及關鍵特性，結合知識管理評價作為一種基準用于開發知識管理戰略。需要進行知識審計的情況通常表現在：管理者和員工感到“信息過載”癥狀；很難快速發現關鍵的信息和知識需求進行決策；信息和知識的有效來源經常被意外事件所阻礙；信息獲取行為跨越不同的部門很難產生；需要考慮信息系統或信息管理投資的價值問題；組織需要具有較強的研發能力等。國內學者馮靜（2003）[13]認為，知識審計是實施知識管理的第一步，是企業知識戰略的需要，以及應對信息超載、重復勞動等現象的有效方法。

由此可見，知識審計對企業具有非常重要的作用，一方面可以審視、評估與評價企業知識能力，知識資源以及知識管理行為，將幫助企業確定，哪些知識需要被管理，如何更好地進行管理，進一步明確知識優勢與劣勢。另一方面可以使得知識在企業中更加可視化，有利于促進知識資源的有效利用，提高效率性和效果性。

2 企業知識審計的關鍵成功要素識別

關鍵成功要素法（Critical Success Factors，CSF）是由William Zani教授于1970年提出，他在管理信息系統（MIS）模型開發中使用了關鍵成功變量，這些變量是決定MIS成敗的關鍵要素。John Rockart 教授后將其提高到MIS的開發規劃戰略層面，并運用到MIS的戰略規劃之中。隨后，關鍵成功要素法的應用領域不斷得到擴展，從最初的數據分析與業務分析領域，逐漸擴展到涵蓋衛生健康在內的各類產業等領域（James and Friesen，1995）[14]。關鍵成功要素法是企業根據總體目標，通過分解其目標，識別企業的關鍵成功要素與核心競爭力，以及這些要素的性能指標，然后，根據這些要素確定企業資源分配的優先級別。而關鍵成功要素是企業實現一定的目標所不可缺少的業務、技術、資金以及人力等要素，是由產業、企業、管理者、環境以及突發因素等形成。

2.1 企業知識審計關鍵成功要素的識別思路

當前學界對于關鍵成功要素的確定有三種方式：一是通過理論研究設定類別框架，再依據既定的類別進行識別；二是通過收集一定的數據進行統計分析，將識別出的各個要素依據分析結果進行分類，再對各種類別進行命名；三是將二種方法進行結合，即先設定分析框架，通過對文獻進行綜述以識別大量的成功要素，再通過統計分析將其重新分類，以驗證分類的合理性。基于完備性角度，為確保關鍵成功要素在識別過程中不會忽略某一類要素而導致識別要素體系不完整，本文將采用構建分析架構與統計分析相結合的方式，以促進成功要素的識別，并確定出關鍵成功要素。

首先，為了更好地識別成功要素，本文通過檢索專業數據庫，如SpingerLink，EBSCOhost，ProQuest，IEEE Xplore，Elsevier以及中國期刊全文數據庫（CJFD）等，時間界限截至2014年底，以關鍵字段“knowledge audit”、“knowledge management audit”以及“知識審計”、“知識管理審計”等進行主題、摘要、關鍵詞以及內容的多輪次搜索，同時還以手工檢索進行補充完善，形成以期刊為基礎的文獻庫。其次對研究文獻展開內容分析，選擇含有審計流程、審計內容、審計方法和審計案例等的文獻，進行研讀、分析和整理出成功要素，同時進行編碼，形成研究數據庫；再次進行文本分析，采用社會網絡分析法對編碼后的成功要素進行研究，采用內向程度中心性指標進行判別，選擇出關鍵成功要素。最后，在此基礎上結合企業知識戰略、審計目標，以及企業知識管理活動的具體實踐，咨詢專家進行研判，以最終確定出企業知識審計的關鍵成功要素。

2.2 企業知識審計關鍵成功要素的識別過程

依據上述研究思路，本文在各類學術文獻數據庫搜集整理出30篇研究文獻（如圖1a所示，括號內為要素數量），通過分析統計出196項要素，基本涵蓋知識審計全過程要素，如審計目標、審計流程、審計團隊等。在此基礎上對196項要素進行社會網絡分析（如圖1b所示），并利用內向程度中心性指標進行判別甄選出成功要素。整體網絡的平均值為5.676，標準差為3.829，最大值為21，最小值為1，網絡中心性達到23.56%（如表1所示，僅列出高于平均值的要素）。

通過社會網絡分析可以看出，有些成功要素已經得到認可，如審計結果（21），策略建議（15）、準備與計劃（14）、知識庫（10）、知識地圖（10）、數據分析（9）、再審計（9）、深入調查（9）、明確審計目標（8）、確定范圍與重點（7）、數據評估（7）等。因此，通過程度中心性指標的綜合考量，基于企業知識審計目標，在咨詢專家意見的基礎上，確定出企業知識審計的關鍵成功要素。

3 企業知識審計的關鍵成功要素解析

依據上述成功要素的識別過程，并對成功要素進行分類，將其劃分為組織承諾、審計流程、審計團隊以及審計方法等類型，具體如圖2所示。

3.1 組織承諾

組織承諾主要體現在兩個方面：高層管理者的支持與員工的支持。高層管理者在影響知識審計成功方面起著非常關鍵的作用[15]，主要是高層管理者的價值觀是影響企業價值觀的重要因素，同時還影響著組織變革的方向，向員工傳達出知識審計的重要性，創建有利于增進知識轉移或共享，以及創新的企業文化，也清晰地了解企業內部的知識資源以及重要性程度，其學習與搜尋新知識的意愿和行為也影響著員工對知識資源的重視。在知識審計過程中，高層管理者需要對審計目標、審計團隊、審計進展以及例外情況等進行充分認知、持續關注且長期支持，并使得知識審計成為企業的一種規制。此外，知識審計必須是以人為本且以員工為中心的（People-Centred & People Focused），需要得到員工的廣泛參與。在企業中任何員工都會創建、獲取和分發知識，每個員工的顯性付出或潛在貢獻必須被認知到，因此，在實施知識審計行為或流程時任何員工都不能被忽視。同時，還考慮到知識具有個人化特性，員工當聽到知識審計術語時，可能認為自身將要被審計，關于他們知道什么或不知道什么。可能會產生較強的抵觸情緒或不配合行為，建議在進行知識審計時，可以用知識評價（Knowledge Assessment）或知識盤點（Knowledge Review）等代替知識審計的稱謂（Thomas，2005）[16]，以提高員工的響應程度或參與積極性。

3.2 審計團隊

企業知識審計團隊要由不同的專家構成，如企業戰略制定者、財務專家、人力資源專家、知識分析家、知識產權專家以及市場營銷專家等，雖然多部門組成的知識審計團隊，可能會出現一些意見分歧，但需要團隊成員對審計的原因和目標達成一致。因此，在團隊構成方面，知識審計團隊可以由來自企業內部不同職能部門的專家所構成，以確保審計過程所需的各種專業知識和技能。較為理想的情況是，團隊成員應該來自組織的不同層級，以確保企業戰略和使命的認知，以及對企業客戶、供應商以及日常業務（包括產品、技術、服務等）的了解。為了配備具有專業技術、人力資源、研究方法等的團隊，成員應該包括企業不同的職能領域，同時也可邀請對企業隱性知識具有良好認知以及具有良好的社會關系網絡的人員參與（Tiwana，2002）[17]。在知識結構方面，一是團隊成員需要具有良好動機，思想開放和專業能力，才能保證知識審計流程的有效實施。團隊成員需要識別知識資產，覺察到重要的知識和信息流，注意到絕大部分知識是非正式、隱性、個人和模糊的。二是團隊成員需要了解企業的戰略愿景、業務流程和所面臨的內外部環境，更應該詳細了解業務流程和核心知識資產，以及如何使用信息技術提升企業績效。三是團隊成員應該了解知識管理和知識審計的基本原則、知識審計目標和流程，掌握一些知識管理工具和技術，同時還需要具有一定的領導與協調能力，能夠激勵其他員工并使其自愿加入到知識審計之中。

3.3 審計流程

為了確保審計目標的達成，需要制定合理有效的審計流程，主要體現在審計準備、數據收集、審計評價以及結果呈現等方面[18]。在審計準備方面，主要有初始會談，將會同高層管理者進行，收集數據了解目標審計領域的環境、文化和結構，同時針對企業的特定需求，確定有效的審計方法；目標領域調查，審計人員通過文檔或參與式觀察了解目標領域，有助于進一步明確業務實踐；界定范圍，審計人員與企業高管進行溝通，確定審計范圍與識別需要進行審計的目標領域；設置目標，審計人員依據企業需求確定審計目標。在數據收集方面，主要有會談關鍵人員，以幫助和支持審計活動，會談記錄將對審計主題提供有價值的線索；識別知識需求，識別每個被審計領域的知識需求，應用知識子庫以及知識子網絡分析了解這些領域的實際狀況；深入調查，通過調查問卷、面對面會談等途徑，了解目標領域的既有知識以及缺乏的知識。在審計評價方面，主要有識別所存在的問題并排序，如使用知識網絡分析識別知識流的瓶頸，差距分析將被用于分析知識差距，綜合評估可行性與成本有效性做出有效決策等；確定解決方案，提供各種解決方案并進行方案排序，綜合考慮成本、適用性與標準等；提出策略建議，選擇適合的解決方案，并制定詳細的執行計劃；在結果呈現方面，主要有審計結束時需要提交審計報告，包括審計目標，審計范圍、結果分析，策略建議等；審計報告將以電子文檔或文稿等形式提供給利益相關者；依據經批準的建議和新的知識管理計劃制定具體行動方案。

3.4 審計方技

在審計方技方面，主要包括知識需求、知識流、知識庫以及知識地圖等分析技術。知識需求分析主要是針對企業戰略目標，圍繞當前以及未來所開展的事務，明晰當前擁有以及未來需要的知識，如對顯性與隱性知識的需求、對核心知識、先進知識和革新知識的需求等，以促進知識與戰略的動態鏈接[19]。知識庫分析是對企業知識進行統計、索引以及分類，主要包括顯性與隱性知識庫兩個實體。顯性知識庫包括對企業文件、數據、資料等的統計與歸納，以促進知識訪問、知識利用等。隱性知識庫包括員工經驗、技能、學習經歷以及未來發展潛力等。知識流分析主要分為人員分析（Person Analysis）、過程分析（Process Analysis）以及系統分析（System Analysis）。知識地圖是企業擁有知識的導航器，是企業知識的明晰化，描繪企業內部知識來源、流動、約束以及流失等動態特征，同時還描繪企業知識存量、結構、功能、方位以及查詢路徑等靜態特征，以促進知識重用、轉移與共享。

4 結 論

在知識經濟時代，企業所擁有的知識特別是隱性知識是企業獲取競爭優勢的重要來源，而這些知識位于何處，被誰擁有，缺乏哪些知識，如何更好有效利用等成為企業日益關注的問題。為了更好地了解自身知識資源并將其轉化為競爭優勢，企業需要進行不斷進行知識審計，并將其作為企業的一種規制[20]。本文基于審計基本原理，利用構建分析架構與統計分析相結合的方式，確定出成功要素，并通過社會網絡分析，利用內向程度中心性指標甄選出關鍵成功要素，主要表現為組織承諾、審計團隊、審計流程和審計方法等方面。組織承諾主要包括高層管理者的支持以及員工的支持；審計團隊包括團隊構成以及知識結構；審計流程包括審計準備、數據收集、審計評價、結果呈現；審計方法包括知識需求分析、知識庫分析、知識流分析以及知識地圖。這些關鍵成功因素有效地確保了企業知識審計目標的達成，有助于企業合理配置審計資源，提高知識審計的效率性和效果性，促使審計價值最大化。在此還需指出的是，企業知識審計的關鍵成功要素并不是一成不變的，會隨著企業發展階段、知識資源狀態、競爭態勢以及業務領域等的不同呈現動態變化。

主要參考文獻

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第2篇：財務共享中心知識管理范文

【關鍵詞】大數據；檔案信息化管理；數據存儲

當前“互聯網+”政策的提出，移動互聯網、云計算、大數據和無可聯網等技術的快速發展和廣泛應用，以及信息的暴增，數據數量、類型和形態的不斷增加，逐漸形成了大數據時代。企業檔案信息資源包含著企業在發展過程中完整真實的記錄，包含著豐富多樣的數據信息，可以分為企業內部信息資源和外部信息資源，內部的信息資源包括人力資源、財務、設備、會議記錄等信息，外部信息資源包含政府文件、客戶資料等信息。企業的檔案信息化管理中有著海量的數據，如何對這些海量的數據進行大數據背景下的信息化建設，成為了首要考慮的問題。

一、大數據時代檔案信息建設概述

大數據時代的檔案信息建設即指企業使用云計算、信息處理技術和通信技術等先進科技將信息資源進行收集、處理和利用，將碎片化的信息進行整理分類之后再進行有效的存儲，統一使用標準的模式進行管理，用戶可以通過互聯網的方式對檔案信息進行快捷的操作，提高了資源利用率和共享能力。檔案信息建設中關鍵的是檔案大數據存儲系統的建設和檔案大數據挖掘利用支撐平臺的建設，以檔案數據為中心，建立分布處理、集中管理的存儲體系，具備良好的性能并能夠進行靈活的分配與配置，還具有模塊化建設和復制拷貝等功能，在存儲功能以外，實現檔案大數據快速的利用，可以使用開源的Hadoop架構，與結構化、非結構化的數據處理子系統相結合對海量結構化數據進行檢索、分析以及深度挖掘。

二、大數據時代檔案信息建設的意義

（一）信息抽取和查詢更為便捷。信息的爆炸式增長使保存下來的文件也相應地增長，在過去檔案信息依靠手工、卡片記錄時需要的信息往往會埋沒到不需要的數據，造成檢索能力的急劇下降，工作效率也被降低。此外，知識管理也是檔案管理發展的趨勢，當前用戶已經不滿足與局限在檔案文件的使用，更希望獲取的是檔案數據背后的信息和知識，使用人工的方式在紙質的案卷當中進行抽取是很困難的，在大數據時代不僅使用數據挖掘技術蘊藏可以對檔案中的信息進行挖掘和抽取，檢索也更為方便快捷。

（二）優化了檔案信息管理。對復雜繁多的檔案信息進行資源化和數字化的管理，取代過去的紙質文件，對原始檔案進行掃描和微縮等科技方式轉化到數據庫中，形成信息資源庫，再建立目錄索引可以對信息進行快速地查詢修改，實現企業檔案的優化和整合，極大地提高了工作效率。同時，也可以實現企業網絡和管理的一體化，檔案的信息管理要與企業的網絡建設相結合，將傳統面地面的檔案信息服務模式轉變為網絡服務，節省人力、物力以及財力資源，體現著技術層面與業務相融合的過程。

（三）提升企業的核心競爭力。企業的檔案信息建設是承載著珍存企業歷史信息的重任，不僅關系到企業的過去，也是為了企業的可持續發展。大數據時代的來臨為企業檔案信息建設提供了更為廣闊的空間。從另一方面來看，企業檔案也象征著企業的核心知識產權，核心知識產權正代表著一個企業的核心競爭力，雖然檔案信息不能再改變，但是可以通過提煉加工的方式形成企業本身的知識產權信息資源庫，突破傳統檔案信息管理的思維模式，可以對信息資源進行二次開發，制作多樣化的編研產品，促進了對隱性知識的開發和轉化。

三、大數據時代檔案信息建設問題及對策

大數據背景下，隨著信息社會的快速發展，信息化為企業的檔案信息建設帶來了巨大的變革，但是這個過程中依然存在著許多問題，檔案信息資源的開發利用方法有待進一步加強。

（一）發展不均衡。企業的資金充裕程度都是有區別的，而企業檔案的信息化建設正需要引入先進的技術和專業人才，配套相應的計算機和服務器等硬件設施，也需要投入資金用來建立檔案信息數據庫，還需要優化企業的網絡，對于各方面實力均較弱的企業，很難顧及到這些，使企業的生存發展面臨較大的困難。

（二）檔案管理觀念落后。企業的一些管理者沒有真正意識到建設檔案信息的重要性，只局限于引入檔案管理系統，而檔案管理系統只是一種工具，是整個架構中的一個模塊，亦或者覺得大檔案管理只是普通的管理任務，而沒有把它提升到一定的戰略高度，最根本的是要轉變傳統檔案管理的理念與方法，制定科學健全的管理制度來規范檔案信息建設。

企業首先要建立正確的檔案信息建設觀念，然后制定一個現代化的檔案管理機制，再根據實際的問題制定相應的方案，比如對于紙質的檔案可以建立相應的電子檔案進行雙重形式的保存，并保證兩者的一致性和同步性。

四、結論

大數據時代檔案信息化建設是對企業信息資源進行深度的開發利用，企業首先進行整體的規劃，以科學的目標為前提，使用現代化的科技改變落后的檔案管理觀念，進行檔案信息管理建設，進一步提高工作效率，推動企業健康蓬勃地發展。

【參考文獻】

第3篇：財務共享中心知識管理范文

[摘要]對信息要素的地位和作用，信息資源的內涵，信息管理的形成與演變，信息管理與信息技術和一般管理之間的關系，信息管理的領域、層次和目標，信息管理和信息資源管理的關系等問題進行分析和探討，并提出具體的見解。

[關鍵詞]信息資源 信息管理 信息資源管理 領域 演變 層次 目標

[分類號]C350

1　信息要素的地位與作用

按照維納的觀點，客觀世界是由物質、能量和信息三種要素構成的，但是這三個要素的地位與作用在不同的社會有所不同。從人類社會的歷史演進看，在采獵社會和農業社會，人類活動的重點就是馬克思所說的首先要解決食、住、穿問題，為進一步發展奠定物質基礎。由于生產力低下，人類長期使用手工化的勞動工具并處于自給自足的農業社會，生產勞動(物質活動)主要是為了滿足勞動者自己及其家庭對物質資料的需求，而不是用于交換，這又限制了其對信息、尤其是外部信息的主動需求，加之認識和運用能力有限，信息活動始終處于潛在的從屬狀態。蒸汽機的發明把人類帶人到工業社會。科學技術的發展、機械化勞動工具的出現和工廠制度的建立，實現了物質產品的大規模生產，從而出現了超出勞動者自身需要的剩余產品，同時對工業原料和能源的需求也日益擴大，這些都促進了市場和貿易活動的發展，于是人們開始關注和重視(市場和貿易等)信息問題，自主的信息意識開始覺醒，有組織的信息活動開始出現。與農業社會不同的是，運用大機器的工業社會只有在能源這個“血液”的支撐下才能運轉，因此能源的作用在工業社會就顯得十分突出。科學技術的進一步發展和現代信息技術的發明使人類開始進入信息社會。生產力的發展達到了新的高度，出現越來越多的專業信息工具，加快了信息的生產、傳播與利用。各種其他的勞動工具也逐步實現了自動化、信息化和智能化，而勞動工具對信息需求的不斷增加體現出傳統的物質勞動形態正在發生深刻變化――勞動者可以通過信息的運用來完成勞動過程。這些都說明，信息技術的發展、普及和運用推動著經濟乃至社會的信息化。信息化加速了信息的傳播交流，促進了生產活動，擴大了市場范圍，出現了全球經濟一體化，這反過來又推動著信息化的進一步發展。與工業社會有異的是，在信息社會中，由于勞動工具、勞動過程、勞動者、社會組織等的不斷信息化，信息勞動已經成為一種基本和主要的勞動形式。這就使得信息社會的有效運轉必然要建立在信息有序的基礎上，于是信息和信息活動就從“幕后”走向“前臺”。在信息社會中，信息成為社會最重要的資源，因為一切活動的觸發、持續都依賴于信息。信息，確切地說，是及時、準確、可靠的信息，更是一切管理活動的基礎。

2 信息管理

2.1 信息資源的涵

現代信息技術的發展和普及運用已經把人類社會推進到信息社會，一方面，社會交往的頻繁，經濟競爭的加劇，科技創新的加速，促進了信息的大量生產和廣泛傳播，另外一方面，信息工具的普及運用也推動著信息的生產和傳播，今天我們每個人、每個社會組織都可能既是信息的消費者，同時也是信息的生產者。信息爆炸已經不再是預言，而是真實的社會現實。每個人、組織和國家都希望從信息中獲得發展的先機和動力，在農業和工業社會中重點開發物質和能量的發展路徑，正在向開發信息的方向轉變。信息已經成為當今社會最主要的資源，但和任何其他資源一樣，信息只有經過加王轉化后才能利用。但是，這個問題在信息爆炸的時代正變得日趨嚴峻。因為和歷史上其他時代相比，今天我們雖然擁有了海量且不斷增長的信息，但是相對而言可以為人們利用的信息卻在不斷減少，失去控制和無組織的信息不僅不構成資源，相反，它會阻礙人們對信息的吸收和利用。當人們面對著魚龍混雜的信息“海洋”時，就會陷入望洋興嘆的困境。因此，加強對這種資源的管理、開發和利用將是這個時代的主要任務，而完成這個任務的理論、技術、社會、經濟等條件已經具備，于是信息管理便應運而生。信息管理，顧名思義，就是對信息的管理，準確地說是對信息內容的管理，它涉及到信息的整個生命周期――確定信息需求、開展信息收集或生產、加工處理、存儲檢索、提供傳遞、使用吸收、處置等。這也是人們通常所理解的“信息管理”。但是，信息不等于信息資源，只有那些在現有的技術、經濟、社會等條件下能為人類開發、利用的信息，才構成資源。而要開發、利用信息必然還需要利用其他的相關資源，因此對信息資源的概念就有多種理解。為便于研究和管理，人們把信息本身(informa-tion itself)所構成的資源稱為核心資源、信息資產、信息儲備、信息內窖(數據、憑證、技術文獻、商業秘密、技術訣竅、環境知識等)，它是同質要素的集合體，而把與信息本身開發所需的相關資源(又稱為支持資源)――信息人員、信息技術、信息設施、信息設備、信息中介、信息機構等稱為信息資源，它是異質要素的集合體。在英文中，前者用information resource(或infor－marion assets，information holdings，information con―tent)，后者用information resources表示。

2.2　信息管理的演進

人類的成長和人類社會的進步與人類自身信息能力的成長呈正相關關系，而信息能力的強弱又顯示出信息管理發展的不同階段。事實上，管理信息本身是人類自誕生以來的不懈追求。在現代信息技術沒有出現的時代，信息管理主要針對的是信息的內容和載體，原因很簡單――任何信息要能被管理就必須要通過媒體來表達，通過載體來存儲。由于信息表示和存儲技術的限制，長期以來人類只能對與自身活動最密切相關的最重要的信息(如政府活動、宗教活動、生產活動、科技活動的記錄)進行管理，因此屬于所謂的文獻管理階段，強調的是文獻的收藏、保管、傳承，主要由政府、宗教機構和少數私人承擔。20世紀50年代，以電子計算機和現代通信技術為主的現代信息技術出現后，人們把重點轉向技術本身，希望用技術來模擬、優化直至取代傳統的手工信息管理活動。但是，實踐證明，相信

技術萬能，試圖單純地通過技術等來解決所有的信息管理問題，并不現實。當時，許多社會組織，特別是企業，都投入了巨資開展信息管理工作，主要是建立計算機化的信息系統，當然絕大多數投入沒有產生出預期的效果。這種努力的失敗促使信息管理過渡到所謂的信息資源管理階段，它強調要綜合運用各種相關資源而非單純通過技術來管理信息內容。資源管理思想的引入意味著信息管理正在逐步實現職能化、制度化、(全)組織化、集成化。美國聯邦政府率先將信息管理定為自己的基本職能，制定正式的信息管理制度，設立專門的信息管理部門并為其配備專職的人員、設備和設施，確定專門的信息管理預算。其后，企業、學校、醫院等各種社會組織也開始學習政府的經驗，加強自身的信息管理工作。由此可見，信息管理的發展經歷了文獻管理、技術管理和資源管理幾個階段。由于信息管理的目標在于指導人們的行動，而這只有將信息轉變成為知識才有可能，因此信息管理還在向更高級的情報管理和知識管理(又稱為戰略信息管理)階段發展，信息資源管理只是信息管理發展中的一千特定階段。

2.3　信息管理與信息技術

人類自誕生以來就面臨著信息管理問題，但是由于在人類歷史上的漫長時期，要解決的主要問題是物質資料的生產，因而對信息的關注便被掩蓋了――人類活動首先表現出的是對“物質”的追求，然后才是對“信息”的尋求。只有肚子餓了，才去尋找食物(信息)。從歷史上看，制約人類信息活動發展的更多的是物質條件――技術。隨著人類的持續進化，其智力(信息)功能不斷提高，發明了語言、文字、紙張等技術，并在此基礎上將過去獲得的信息逐步加工提煉形成知識，并通過口頭和書面形式代代相傳。隨著認識世界的深度和廣度的不斷拓展和信息量的快速增長，人類逐步發明了許多新的表達、存儲和傳遞工具，以更好地實現信息的空間傳遞和時間傳遞，使后人可以站在前人創造的物質和精神財富(信息和知識)的基礎上加速發展，避免重蹈前人的覆轍、重復前人的勞動。事實上，人類的進化伴隨著信息技術的類似發展――按照人體信息器官功能擴展的要求來發展信息技術，這就是信息技術發展的擬人律。如上所述，電子計算機技術和現代通信技術的發明使得人類長期以來對信息本身的重視逐步轉移到對信息手段的關注上。確實，沒有先進的信息技術手段就很難實現對信息的有效管理。故近代以來，人類一直在大力發展現代信息技術，最初是模擬個別信息器官功能的技術，可以稱其為要素信息技術或單項信息技術，但是由于人類自身對信息的處理是綜合利用各種信息器官，所以現在的發展趨勢就是將這些要素或單項信息技術進行綜合――實現對人類信息器官的整體模仿，形成所謂的系統信息技術。因而，今天我們所說的信息技術，其實有許多應該稱之為“信息系統”或“基于計算機的信息系統”，它是實現信息管理的最主要、最普遍的工具。國內設立的“信息管理與信息系統”本科專業，很好地反映了這種發展和要求。但是，必須要注意的是，信息管理的目的是開發利用信息資源，實現設定的戰略目標，因此信息技術――信息系統只能是手段而非目的。

2.4 信息管理與一般管理

一般管理研究的是所有管理活動的共性問題和規律，有職能說、過程說、決策說等。相對于一般管理，信息管理顯然屬于具體管理、個別管理。一般管理是對具體的抽象概況，具體管理則是一般管理在特定管理領域中的具體運用。這就是從實踐中來，又回到實踐中去。但是，信息管理是一種特殊形態的管理，它與一般管理之間的關系要比通常想象的復雜。管理的基礎是信息，在今天的信息網絡環境下更是如此。但是。管理需要的是及時、可靠、準確的信息，而這就離不開信息管理，因此信息管理是一般管理的基礎。如果說傳統管理是“物”的需求和流動引導著信息的需求和流動的話，那么現代管理就是通過信息的有序流動來駕馭、控制、引導物資、能源、人員、資金等的流動。從傳統管理向現代管理的躍進，意味著信息管理的作用不僅是基礎性的，更是戰略性的。可以說，信息管理是一切管理的戰略制高點，信息管理的水平和成效決定著其他管理的水平和成效。因為，一般管理中的每項職能――計劃、組織、人員配備、指導與領導、控制等，都需要有信息和信息管理的支持，但是這些信息必須是及時、準確、可靠的，這就需要先有完善的信息管理才能達到這一目的。從另一方面看，信息管理過程中的每個環節――收集、處理、存儲、檢索、傳遞、利用、處置等，都需要運用一般管理的原理。信息收集活動需要計劃、組織、領導和控制，其他各項信息活動也都是如此。只有這樣才能確保信息管理的目標不發生偏移。

2.5 信息管理的領域

所謂領域是指信息管理作為一門學科所研究的范圍。信息具有工具性，信息問題牽涉到眾多領域，它幾乎成了所有學科研究的工具和對象，從而使信息問題的研究呈現出多樣化和復雜化的態勢。作為研究信息問題中一個方面的信息管理，由于誕生時間不長，其研究領域的邊界還沒有被明確界定。但是，總的來說，目前信息管理方面的研究大致涵蓋以下三個領域：面向管理(商務)的信息管理。這方面的研究重點常常不是信息管理本身，而是探索信息、信息管理與其他管理、商務等活動之間的支持關系，比如決策制定、績效管理、流程分析，重視定量分析與模型等以及對管理、商務乃至經濟社會活動等的信息解讀。此外，也重視研究一般管理原理、規律、方法等在信息管理領域的運用問題。面向技術(設備)的信息管理。信息管理的目標是實現在合適的時間和合適的地點利用合適的信息，信息技術是實現這一目的的手段，因此當然要重視信息技術的運用和管理。這方面主要研究的是數據管理、信息技術管理和信息技術的戰略運用等。數據管理是有關數據的規劃、存儲和提供的技術性工作，是信息管理的前提。信息技術管理是關于硬件、軟件的選擇、采購、安裝、調試、使用、維護等的管理。信息技術的戰略運用又稱為戰略信息技術管理或戰略信息管理，其重點是探討組織背景下的信息技術和組織目標之間的關系，旨在通過信息技術的運用來幫助組織獲取并保持競爭優勢，為此就要進行組織變革：在組織的戰略管理層創設一個新的職位――首席信息官(CIO)，在管理控制層設立管理信息資源的信息職能部門，并根據信息技術普及所帶來的信息資源分散化的現實需要，進一步將這種職責賦予組織的所有管理者直至非管理者，確保組織目標的順利實現。面向內容(信息)的信息管理。這方面的研究者主要是傳統的圖書情報學者，研究的重點是信息內容及其管理，包括內部記錄管理、環境信息管理、信息人員管理和信息資源管理等。記錄管理是信息管理類學科中歷史最悠久的學科之一，其特點是強調信息生命周期及文本和文獻信息(當然現在也包括電子信息了)的管理。所謂環境信息就是組織外部的信息，準確、及時地獲取、處理、利用環境信息是組織生存與發展的基礎。人

員管理就是要以人為中心來研究信息管理問題，其重點不是循規蹈矩地運用正式的理論，而是探索現實中人的信息處理行為。很簡單，并非所有的信息系統都能被模擬、都需要被模擬，因此試圖用信息技術來正式地模擬所有的信息系統既無可能也非必要，信息管理的目的也不是要完全地使信息處理自動化和正式化，這就需要研究人的信息行為甚至其所在組織的整體信息行為――信息文化。

2.6　信息管理的層次

如果把信息管理視為一個系統，那就可以引人系統方法來探討其在結構或功能方面的等級秩序。若就具體的社會組織來看，信息管理可以劃分為個人信息管理、部門信息管理和組織信息管理。與這種劃分相似但是適用范圍更大的是，將信息管理的層次劃分為：信息運用管理(上層)、信息系統管理(中層)和信息基礎結構管理(下層)。信息基礎結構為面向各種運用的數據處理提供手段，是支持處理組織中具體任務的信息系統的基礎。而信息系統則為信息運用和交換提供手段，支持組織中具體任務的處理，信息系統管理的主要任務就是管理組織的信息系統的開發和運行。從這個意義上講，信息管理就是組織的信息運用、信息系統和信息基礎結構的規劃、組織和控制。

從管理主體的性質和范圍來看，可以將信息管理劃分為微觀信息管理和宏觀信息管理。微觀層次的信息管理是指個體層次上的信息管理，包括個人層次的信息管理和組織層次的信息管理。個人層次的信息管理，又稱個人信息管理，是指個人為了方便自己的學習、工作和生活，有效地運用各種工具和方法，對個人信息活動過程中所涉及到的各種要素進行的計劃、組織、控制等活動。包括：個人信息內容、個人信息設備、個人信息資金、個人信息安全、個人隱私、個人網站、個人信箱、個人博客、個人記錄、個人檔案、個人藏書、個人圖片及音頻和視頻等的管理。組織層次的信息管理，又稱為組織信息管理。是指某個社會組織(可以是信息組織和非信息組織、盈利性組織和非盈利性組織等)為了實現自己的戰略目標，運用各種手段與方法，對組織信息活動所涉及的各種要素進行的計劃、組織與控制等活動。包括：信息內容(記錄、文件、文書、檔案和圖書等)、信息人員、信息技術、信息設備、信息系統、信息網絡、信息設施、信息資金、信息過程、信息網站、信息機構、信息安全、信息戰略、信息風險、信息政策等的管理。

宏觀層次的信息管理是指整體層次上的信息管理，又稱為社會層次的信息管理，主要是指區域、國家等的信息管理。區域層次的信息管理，常常是指各級地方政府，為了通過開發利用信息資源來促進本地區經濟社會發展，而結合本地區的特點，對區域信息資源從宏觀戰略層面上實施的計劃、組織與控制。主要通過制定各種信息戰略、信息規劃、信息政策、信息規章宋實施管理活動。國家層次的信息管理關注的是整個國家利益，是指國家為了維護本國的信息秩序，確保社會信息活動和國家的信息事業能夠朝著有利于整個國家的方向發展，而對整個國家的信息資源從整體上實施的宏觀控制，它實際上屬于信息環境管理的范疇。管理的工具主要是信息法律、信息政策、信息規劃、信息戰略等，具體的管理方法有政治的、經濟的、法律的、行政的、技術的、文化的、道德的、倫理的等。國際層次的信息管理，是指為了構建一個公平合理的國際信息秩序，完善國際信息環境，加強國際信息合作，促進國際信息共享，不同國家(包括地區)通過協商一致對跨國信息活動和信息流動等進行的宏觀控制。國際合作層次的信息管理主要通過國家(包括地區)間簽定各種雙邊或多邊協議、協定、條約等來實施。合作的目的是要在保障國家的信息利益、維護國家的信息穩定的基礎上，實現信息互惠，促進國際信息事業的健康發展。

2.7 信息管理的目標

信息管理的目標實際上是指它作為一門學科、領域、專業、職業、行業、事業、職能、理論等時所應追求的高度。作為一門學科，信息管理的主要目標應是經過長期的發展形成自己獨有的知識體系，成為學科之林中的一棵“大樹”；作為科學研究中的一個領域，信息管理有別于其他的科學領域，它要確定自己特有的、區別于其他學科領域的邊界；作為一門理論，信息管理要適應信息時代的要求，能夠對各種信息現象給予合理的解釋，能夠指導人們解決各種現實的信息管理問題；作為一門能夠進入大學殿堂里的專業，信息管理要能夠形成本專業特有的核心知識體系和易于組織教學活動的課程體系，成為培育信息管理專門人才的載體；作為一種職業和行業，信息管理應該建立起自己的準入標準和評價體系，形成職業化的高素質的人才隊伍；作為組織中的一項職能，信息管理應成為信息管理者乃至所有管理者直至非管理者的基本職責，因為隨著信息技術的快速發展和普及運用，信息資源日趨分散，組織中的每個成員都在獲取、存儲、傳遞和使用信息資源，所以管理信息資源的職責也要擴散到全體組織成員。這也是信息職能和其他組織職能的顯著差異。作為國家的一項事業，信息管理要通過自身的發展不斷促進經濟和社會等的協調發展。

但是，從信息管理的本質看，不管它涉及的是什么。其終極的目標都是實現對信息內容的有效管控，確保人有其信息，信息有其人，實現信息為其需求者――人服務。因此，從管理的角度看，信息管理的完整目標應該是：采用合適的技術，選擇合適的方式，以合適的成本，在合適的時間、合適的地點，將合適的信息提供給合適的人。因此，無論“信息管理”表示的是什么，它都應該始終圍繞著這個目標。

3 信息管理與信息資源管理

信息管理具有多個“面孔”，可以指領域、學科、理論、方法，專業、職業、行業、事業，活動、工作、服務、職能，等等。作為活動、工作、服務、職業的信息管理具有悠久的歷史，但是信息管理的制度化和正式化卻源于國家的出現。因為國家的管理活動離不開各種記錄和對記錄的管理，所以說國家的出現就標志著信息管理制度和有組織的信息管理活動的正式出現，只是在信息管理研究不發達的時候人們并沒有認識到自己從事的活動就是信息管理工作。至于信息管理的產業化、社會化，那是信息社會的產物。在信息社會中，信息資源地位和作用的不斷提升，使得研究、探索、加強和完善信息資源的管理成為信息時代的中心任務。正是在這種背景下，作為領域、學科、理論和方法的信息管理才開始登上歷史的舞臺。20世紀80年代，率先推進信息化的美國創立了一門新興的學科――“信息資源管理”，幾乎與此同時歐洲的英國、德國和法國等也創立了一門新興學科――“信息管理”。我國在20世紀80年代后期、90年代初也開始介入這一新興領域――使用的對等術語主要是“信息管理”，但是也使用“信息資源管理”。

“信息管理”和“信息資源管理”這兩個術語之間存在著復雜的交叉重疊關系，在實際使用時也比較混亂。從語言學上的最省力法則來看，使用信息管理比

信息資源管理更為簡潔，這可能是許多國家采用“信息管理”做學科名稱和專業術語的重要原因；從信息管理的歷史發展來看，信息資源管理僅是信息管理發展中的一個特定階段，因此在歷史悠久、學科傳統深厚的國家，人們更愿意使用的術語是“信息管理”。不過，也要看到它們之間關系的另一面：信息是事物運動的狀態和方式，但是只有那些被主體感知或表達出來的事物運動及其狀態變化方式才是人類管理和利用的對象，才是所謂的“信息資源”，即“信息本身”(同質的信息集合體)。而要管理信息本身必然還需要其他相關資源――技術、設備、設施、資金、機構、制度、人員等。因此，按照系統思想和概念本身的內涵，“信息管理”僅僅涉及到的是信息本身的管理(相當于information resonr'ce management)，因此它又是信息資源管理(相當于information resource(s)management)的一部分。廣義地說，信息資源管理是對有關系統支持(開發、優化、運行和維護)和信息服務(處理、轉換、分配、存儲和檢索)的資源(人力的和物力的)管理。信息資源管理是基于技術并非萬能而出現的，它把信息視為和其他資源類似的資源，重視信息生命周期管理，關注其和戰略規劃之間的聯系。信息資源管理強調運用整體的觀念和進行集成管理，就是要把各種信息及其相關的資源整合到一起進行綜合管理。

鑒于目前國外信息管理領域還沒有建立起統一的學術規范，“信息管理”和“信息資源管理”之間的關系錯綜復雜等原因，在術語的選擇和運用上應注意：作為學科中的概念，因為內涵有一定差別，對“信息管理”和“信息資源管理”應區別對待；作為學科的名稱，應盡可能和其他學科命名的慣例接軌，要力求簡潔、規范，故使用“信息管理”更佳；作為工作、職業、行業和事業，它屬于職能管理、部門管理、行業管理和事業管理的范疇，也要易于管理者和一般公眾使用，用“信息管理”更容易為社會識別；作為組織的職能，也應使用“信息管理”，這樣和人員管理、材料管理、財務管理等更為一致；作為具體的領域、原理、方法，因為側重點不同，可以根據具體情況擇其一。作為日常用語，按照我國的國情，使用“信息管理”更符合國習慣，也可以把“信息管理”理解為是“信息資源管理”的簡稱。

需要說明的是，學術規范的形成有歷史的原因，同時又受到社會現實的影響。在信息管理和信息資源管理出現之前，已經建立了不少全部或部分以各種具體形態的“信息”的管理為研究對象的學科，比如記錄管理、圖書館學、情報學、檔案學、文獻學等，為了便于區別，可以將它們籠統地稱為傳統信息管理類學科，而把此后出現的從現代管理和信息技術角度研究信息管理的學科群，包括信息管理、信息資源管理、管理信息系統、信息系統管理、信息技術管理、戰略信息管理、知識管理等，都統稱為現代信息管理類學科(在很大程度上，我們今天所說的信息管理學科就是指這些學科)。為了符合學科管理和運用的需要，可以賦予它們一個共同的名稱――“信息管理(學)”。當然，在管理規范沒有建立之前，為避免產生不必要的誤解和混亂，在運用這些術語時，最好事先給予明確的界定。

4 結 語

信息的本質特性和管理對信息的需求特點決定了沒有脫離信息的管理，從這個意義上講，信息管理具有基礎性――它是所有管理的共同基礎。信息管理絕非是為信息而信息的，它還具有應用性――要在著力解決信息管理本身問題的基礎上，幫助各種具體管理解決實際問題。信息管理具有綜合性――它要綜合運用技術、管理、信息和特定領域等方面的知識，因此，集成是信息管理的重要特點。在信息社會里，信息管理具有滲透性――它已經入到所有的管理學科和管理實踐之中。滲透性反映出作為管理學科的信息管理具有橫斷性――相對于其他管理學科來說，它更具有方法性和工具性。信息管理是個新興的領域和學科。它不僅是個跨學科的問題，還是個多學科的問題，這些問題的有效解決需要多學科的研究者長期的共同努力。

長期以來，對信息管理的研究主要集中在社會層次上，側重于研究區域、國家等的信息管理。上個世紀50年代后期電子計算機率先被企業用于事務處理，從70年代開始許多非政府社會組織，特別是企業，開始探索建立計算機化信息系統、基于信息的組織機構設計、信息技術的戰略應用等，于是研究的重點變成組織層次的信息管理。今天，我們所說的信息管理在很大程度上就是指這兩個層次的信息管理。但是隨著信息化的進一步推進，個人層次的信息管理正在成為新的研究重點和熱點。

參考文獻：

[1]孟廣均，霍國慶，羅曼，信息資源管理導論。北京：科學出版社，2008。