數字化檔案室建設方案精選(九篇)

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第1篇：數字化檔案室建設方案范文

隨著水利建設迎來跨越式發展的同時，形成了大量具有重要保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、實物等資料，以桐鄉市水利局為例，現擁有室藏六大門類傳統檔案，涉及文書、科技、行政執法、水資源、會計、特種載體等方面，是桐鄉水利建設成果的歷史記錄，也是未來水利事業更大發展的重要信息資源和決策依據。

隨著信息技術的普及，對檔案的傳統管理模式和利用方式提出了挑戰，轉變水利檔案傳統工作理念和管理模式勢在必行，桐鄉市水利局檔案室緊跟數字化建設步伐，已完成室藏檔案數字化案卷級、文件級全文掃描并掛接圖像。現結合檔案工作實際，談談水利檔案數字化建設工作的實施。

一、實施水利檔案數字化工作的前期工作

1.加強領導，規范管理是實施水利檔案數字化工作的保障

任何工作的開展都離不開領導重視和支持，水利檔案數字化也一樣，局領導具備良好檔案意識，建立檔案領導小組，健全檔案工作網絡，完善檔案數字化管理制度和工作流程規范，使檔案數字化工作有章可循；在日常工作中，促進檔案數字化工作與其他業務科室工作同計劃、同布置、同落實、同考核，把檔案數字化工作納入全局工作計劃，作為年度工作考核內容，列入相關人員的崗位職責。

2.因地制宜，制定實施方案是實施水利檔案數字化工作的前提

水利檔案數字化建設是為了更好地管理和利用檔案信息，發揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優勢，由于水利工程檔案數量大、形式多，只有推行檔案數字化建設，才能有效地保護傳統載體檔案原件。我們對室藏存量保管期限在永久、長期的檔案摸底統計，約有19多萬頁需要數字化，如此巨大的工作量僅靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結合”的方案：（1）目錄數據庫建設和新增檔案全文數字化由局檔案室負責；（2）存量檔案數字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數據庫和全文數據庫兩方面同步建設；（4）為加強檔案數字化外包安全管理，要求外包方在數字化過程中嚴格遵守《檔案數字化外包安全管理規范》。

3.加強投入，完善設施是實施水利檔案數字化工作的后盾

水利檔案數字化需要一個比較長的過程，我們根據實際情況，設立了檔案數字化專項資金；引進了“龍宇”網絡版數字化檔案管理系統，搭建了科室之間的網絡應用平臺，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過程中實現同步數字化，在獲得許可權限下還可通過網絡查閱檔案，實現檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術標準的微機房，配置了檔案專用服務器、更新了計算機、高性能雙面打印機、高速掃描儀、數碼相機、防磁柜等現代化檔案辦公設備，確保檔案數字化建設順利進行。

二、水利檔案數字化工作的實施

1.建立統一規范體系

將室藏檔案數字化工作質量落實到每個環節，對六大門類檔案數字化的技術標準和業務規范實行統一，按照《桐鄉市紙質檔案數字化操作規范（試行）的通知》、《桐鄉市綜合檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業務科室形成的數字檔案由各科室按分類號在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內目錄，以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數據庫中該份文件的檔號；設定掃描技術要求：永久或長期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質過薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經過圖像處理之后，采用多頁tiff格式存儲；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數字化工作質量。

2.建立高質量的數據庫

加強基礎工作，建立準確完整的目錄數據庫和全文數據庫。一是按照局檔案分類方案，按目錄進行規范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬條，基本實現室藏檔案目錄機檢，滿足快速檢索利用的需要；二是對2001年以來室藏的永久、長期（30年）檔案利用外包方式進行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬幅，并全部在桐鄉市檔案局進行了登記備份；三是加強數字化工作質量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據校對、數據掛接、整理還原、案卷入庫時層層把關，確保掃描件符合桐鄉市紙質檔案數字化操作規范的要求，目錄數據與全文數據掛接準確無誤，使檔案查詢效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務經濟建設的水平。

3.建立數字化后期保障機制

第2篇：數字化檔案室建設方案范文

水文檔案管理服務的信息化，既要遵循檔案管理信息化的一般規律，又要兼顧水文信息生成和儲存的特殊性。基于一般規律與特殊性的綜合考慮，我認為水文檔案管理服務的信息化應著重抓好“五大建設”。

1、數字檔案室建設。這是水文檔案管理服務信息化的核心要件。目前，國家正準備提出全國數字化檔案館（室）建設方案。因此，水文數字檔案室建設正當其時。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數字檔案室應當根據需要配備必要的計算機系統工作站、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。同時，根據國家統一規范的數字檔案管理規則和標準，設置相應的管理服務軟件及其傳輸瀏覽等應用系統，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現代化數字檔案室。

2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。

4、瀏覽查詢系統建設。數字檔案的鮮明特點就是儲存容量較大，瀏覽查詢便捷。沒有一個快捷高效的瀏覽查詢系統，再好的庫網條件也會失去其應有意義。當前互聯網已進入千家萬戶，瀏覽查詢系統軟件已經十分成熟，完全可以通過專業人士或與軟件公司合作開發檔案管理應用系統。其基本要求是項目齊全、內容豐富、查詢便捷、更新及時、結果精準。同時，既要能夠聯合使用日期、類別、主體、關鍵字進行精準查閱，也要能夠做到漢語及拼音雙識別查詢，以最大限度地提高查閱效率。

第3篇：數字化檔案室建設方案范文

1.1 檔案數字化可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質服務。

1.2 形勢發展的需求。進入信息社會化后，檔案數字化建設的醞釀和進行必將擺在首位。要實現油田企業檔案館館藏的數百萬卷（件）檔案資料的信息共享，首先就是要建設數字化檔案館。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相適應，紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

1.3 社會強烈需求。當前社會的各行各業中，數字化的檔案信息便于管理，查找便捷的優點成為廣大人民群眾所喜聞樂見的一種方式，其生命力和發展的后勁將是傳統檔案無法比擬的。新時期的檔案之憂順應了這一歷史潮流，整個檔案事業才會蓬勃發展。因此，把數字化建設作為推動各項檔案基礎工作的切入點，才能保證檔案事業的穩定、持續、健康發展。

2 數字化檔案館的特征

2.1 信息資源存儲數字化。信息資源存儲數字化是指通過計算機，運用數據處理技術，將各種傳統介質的檔案資料轉化為新型載體承載的二進制數字信息存儲起來，它是數字化檔案館的基礎，也是數字化檔案館與傳統檔案館最大、最根本的區別。數字化檔案館將經過數字化后的信息采用數字的方式進行處理，并通過網絡傳輸，形成了一個數字檔案信息資源庫，用戶可以在網上通過聲音、數據以及圖形、圖像來獲取所需要的信息。

2.2 檔案信息傳輸平臺數字化。以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、復制或者拍照等形式來獲取所需信息，如果實現數字化檔案館之后，檔案資源以數字化形式存在，數字化網絡平臺為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數字化檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多項傳遞，形成傳遞網絡，而且可以通過網絡方便地進行遠程協助，利用者能夠突破時空的界限，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的信息。

2.3 服務對象擴大化和服務方式多樣化。數字化檔案館與其他檔案信息機構及用戶之間的聯系更加普遍和廣泛，其用戶范圍也突破本局域網限制。用戶范圍擴大化也帶來用戶需求的擴大化，從而用戶需求信息類型也更加多樣化、內容更加廣泛化。

3 數字化檔案館建設的對策

3.1 統籌規劃并制定數字化建設方案。建設數字化檔案館是一項巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財力。因此，必須由上級檔案管理部門制定統一的發展規劃，立足全局統一管理，統一部署，保證建設數字化檔案館健康有序地發展。

3.2 加快信息基礎設施建設。建設數字化檔案館離不開網絡環境、信息通訊系統、數據庫服務器等一系列基礎設施，其中，網絡是建設數字化檔案館的先決條件，數字化檔案館是以計算機網絡技術為依托的。因此，加快國家信息基礎設施建設是建設數字化檔案館的關鍵問題。

3.3 推進館藏資源數字化進程。館藏資源數字化需要付出艱苦的勞動和大量的時間，要根據主次，采取分期分批的辦法，對一些利用率高，有特色的檔案優先進行數字化。檔案的價值鑒定、數字化篩選、上網利用應一次性完成，避免多次重復調卷，避免數字化信息的重復，避免無保存價值的檔案數字化，節省人力、財力和時間，加快了數字化檔案館開放利用的步伐;另一方面要注意采用數據標準化。

第4篇：數字化檔案室建設方案范文

關鍵詞：學校檔案；數字化；網絡化；創新發展

學校是一個數字化基礎設施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學校開展檔案的數字化和網絡化運用，有著優良的社會基礎和重要的特殊意義。雖然在一些條件優越的高校，檔案的信息化和網絡化已經有了長足的進展，但絕大部分學校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學校的數字化網絡化發展水平極不相稱。如何充分利用學校得天獨厚的有利條件開展檔案的數字化和網絡化，對學校檔案的數字化和網絡化建設具有啟迪和推進作用。

一、學校檔案數字化和網絡化的現狀

學校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計、聲像檔案外，還有教學、學籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導下，絕大部分學校領導都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進行了規范整理。部分學校大部分為可對相關人員開放查閱的非機要保密檔案，服務對象廣泛，是建立兩個體系實行兩個轉化的重點領域。而且學校檔案利用率和實用性都比較高，特別是學籍檔案，在為畢業生就業就學報考、出國深造提供學歷證明等方面具有重要的依據和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數字化和網絡化在省級以上條件較好的高校有所發展，一些學校還利用自身優勢研發了自己的檔案管理系統，并在各部門建立了局域網，可以在網上進行立卷歸檔，有的還進行了數字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內的絕大部分的學校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。

導致這些狀況的原因，一是學校領導認為資金的投入應該放到教學上，只有把教學質量搞上去，把生源數量搞上去，學校才能做大做強。檔案的投入不能產生經濟效益，沒有數字化照樣查檔案。對手工傳統的檔案管理也是現狀，很難有資金投入，至于數字化和網絡化，在領導的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學校經濟效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學校檔案員缺乏計算機基本技能、更沒有數字化網絡化知識和經驗，因循守舊不積極主動爭取和創新發展。

要實現學校檔案的數字化和網絡化，除了針對以上來提高學校領導的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質這些常規方法外，學校還可以從以下途徑，創造性地開展數字化和網絡化。

二、與教學設備相配套，解決學校檔案數字化設備

學校開展計算機技術教學和科研，已經是很普遍的現象。在條件較好的小學，都設置有計算機或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學校，大部分部門都配備了計算機，條件更好的則組織了校園網絡。但是，很多這樣的學校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設備，進行資源共享，從事檔案的數字化和網絡化建設。數字化的設備，除了計算機，還需要有掃描儀，而一般學校因以計算機為教學重點很少購置。但用其作為數字化的重要工具對學生計算機技術的學習也還是很有必要的，而且其價格也不高，如果建議學校購買應該是沒有問題的。共享這些設備資源的辦法，首先是向學校領導提出共享方案，與教學部門達成協作共識，在把檔案數字化的數據庫建立在教學用的主機或服務器上，檔案室可配備一臺低造價的終端。如果這還辦不到，則可與教學用電腦分時段使用，檔案室可在沒有教學任務的時候由檔案員上機使用。也可把檔案的數字化與教學內容結合到一起，在進行數字化教學的同時，也巧妙地利用了教學設備對檔案進行數字化。

三、與教學對象相結合，發動師生動手建立檔案數據庫

在一般學校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學校檔案數字化的任務比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術，開展數字化和網絡化有很大的困難。與此相反，擔任電腦教學任務的老師，都是具備較高計算機技能水平的人員，他不僅可以當作檔案數字化網絡化的指導老師，在教學任務不太緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數字化和網絡化。更重要的是，他還可以指導學生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內的數字化檔案，形成一個數字化檔案制作的強大隊伍。以解決學校檔案數字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數字化過程中，我們可以根據“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠地進行，從當年的檔案開始，然后向上推進；在內容上首先對學校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學檔案和學籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案進行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實行數字化，建成完整、系統的檔案信息數據庫。

四、與校園網絡相鏈接，有效開展數字化檔案利用

在很多學校，已經建立了從校園網絡到互聯網在內的各種網絡平臺，學校的各種管理，也基本上實現了網絡化。師生們在網絡上建立論壇、博客、個人網頁、聊天交友，交流學習等各種信息，即便是在還沒有建立校園網絡的學校也是一樣，人們已經利用互聯網建立起班級同學會，校友會，利用QQ等網絡工具進行無縫的信息交流，網絡生活已經成為師生們特別是學生們的生活的一部分。這為數字化檔案信息的利用提供了得天獨厚的社會物質和文化基礎。我們只須把數字化的檔案信息鏈接到學校網站、論壇等網絡相應頁面上，有條件的還可以制作出自己的網站或網頁，就可以實現學校數字化檔案的網絡化。

第5篇：數字化檔案室建設方案范文

一、統籌各級綜合檔案館和各級專門、各部門檔案館的發展，共同使檔案館事業得到全面而有序的發展

檔案事業的主體在檔案館，檔案事業的根基在檔案館，檔案事業的命脈在檔案館。各級綜合檔案館和各級專門、各部門檔案館的發展，不僅促進了我國檔案館事業的發展，而且也使我國檔案事業的發展上了一個臺階，但在彼此發展的過程中也存在一些問題需要加以協調解決。

《全國檔案館設置原則和布局方案》(1992年頒布)和現行檔案法規都沒有明確規定各類檔案館館際之間關系和檔案資源流向，存在著綜合檔案館和專門、部門檔案館在檔案收集范圍上有交叉有矛盾。

特別是近年來，其他各類檔案館不僅在數量上而且在規模上發展迅速，不可避免地使綜合檔案館可收集的檔案范圍日趨窄小，其結果是使各級綜合檔案館成為以接收“黨政檔案”、“黨政文書檔案”為主的檔案館。綜合檔案館“綜合”功能名存實亡。其主體地位被弱化，既影響到國家檔案資源的整體建設，又使其公共性、文化性、社會性難以凸現。

各類檔案館館際協作已成為時代的需要。館藏內容的互補性是檔案館館際協作的物質基礎，基礎業務建設的差異性是檔案館館際協作的驅動力，社會檔案信息需要的廣泛性是檔案館館際協作的源動力，提高管理水平的緊迫性是檔案館館際協作的推動力，社會的開放性是檔案館館際協作的社會政治基礎，數字檔案館建設的緊迫性是檔案館館際協作的現實合作平臺。也只有各檔案館聯合起來，才有規模，才有優勢，才有成本效益，才能使各檔案館的整體功能和作用產生1＋1>2的效應。而目前各類檔案館館際間存在以我為主，各自為戰的局面，與時代要求極不相適應。

二、統籌人才資源開發和檔案資源建設，尋求兩種“資源”的充分涌現和流動

人才是最寶貴的資源，就目前的情勢而言，人才資源的開發應與檔案信息化建設相結合，與檔案資源建設相結合，需始終把依靠科教興檔、人才強檔戰略放在十分突出的位置，應對信息技術迅猛發展和廣泛應用對檔案工作提出的挑戰，以實現檔案事業的持續發展。

當前人才資源開發需要做好以下幾個方面工作：一是要加強檔案人才開發的預測研究；二是國家和地方各級檔案部門根據全國及地方檔案事業發展的需求，制定科學合理和切實可行的檔案信息化人才規劃；三是加強人才資源資訊工作，國家檔案局要進一步完善“全國檔案信息化人才資訊中心”，為國家檔案信息化重點建設、重大攻關項目提供人才信息；地方檔案部門積極推進檔案信息化人才信息庫、人才信息網絡建設，逐步建立全國檔案信息化人才信息網絡，加強人才信息資源的開發和利用；四是加強檔案信息化人才隊伍的建設，搞好檔案信息化管理人才和技術應用型人才的培養等。

檔案資源建設是指檔案部門以及其他相關部門相關人員以積累開發為目的對檔案這種信息載體開展的一系列創造性工作。特別是綜合檔案館在檔案資源建設方面更是重中之重，主要應做好以下幾點：一是要明確綜合檔案館資源建設的方向和目標，加強綜合檔案館檔案資源建設的宏觀規劃與協調；二是要以法規的形式賦予各級綜合檔案館在檔案資源建設中更多收集檔案的權力，充分發揮主觀能動性，堅持原則性與靈活性的統一；三要做好檔案整合，促進檔案資源質的提高，尤其是要做好電子政務環境下檔案資源的整合與共享，即在兼顧檔案資源現有配置與管理狀況的條件下，通過網絡建立統一的信息交換與共享平臺，對分散異構的檔案資源系統進行優化組合與無縫鏈接，在此基礎上強化檔案資源的動態性、可控性、可獲知性、可獲取性以及與社會其他信息資源的融合集成性，從而實現檔案資源的合理組織、優化配置和最大增值，實現檔案資源的自由流動、專題組合與異地傳輸。

三、統籌檔案信息資源建設和檔案信息開發，不斷提高檔案館信息能力，推進檔案信息資源的優化配置

檔案信息資源建設是加強檔案信息管理和提供利用服務的一項基礎性工作，是檔案信息化建設的核心。它主要包括兩個方面的內容：一是已有館藏各種檔案資料的數字化工作，二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。

就目前情況而言，在檔案信息資源建設過程中，應以加快館藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，不斷加強檔案信息資源建設。首先是加快和完善檔案信息數據庫，將已有各類高質量的數據庫與各地檔案館數據資源庫實現互聯，提高資源的利用率；其次是加快對現有館藏檔案數字化的步伐，使這些信息與現有檔案資源數據庫并網；三是加強對新產生的電子文件檔案的收集、積累、管理；四是要有一個統一的一定區域范圍內整體的數字檔案館館藏檔案信息資源建設規劃，因為在檔案信息資源建設方面，每一個個體數字檔案館的檔案信息資源建設都應當融入整個社會群體檔案館的數字檔案信息資源建設的規劃之中，而數字檔案館與生俱來就具有一種獨特的整體性，即每個個體的數字檔案館所擁有的館舍設備、館藏數字檔案信息資源及檔案專業人員，在某種意義上講，同時也是其他數字檔案館的館舍設備、館藏數字檔案信息資源和檔案專業人員。

檔案信息資源的開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。它的開發和利用程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。

如何開發檔案信息資源，筆者以為，要順應社會信息化建設的要求，充分利用電子政務的環境與條件，對現有的檔案信息資源進行整合，實現檔案信息資源的社會性共享，從而最大程度上滿足社會公眾與電子政務對檔案信息資源的要求。我國檔案信息資源開發在數字化網絡化方面還處在起步階段，尤其是在全國范圍內的檔案信息資源缺乏有機整合，配置不夠優化，分散于各個獨立的系統之中，形成了大量的“信息孤島”，并且缺乏與其他信息資源的集成與融合。這就需要我們以整體的思想和一盤棋的觀念來協調并做好檔案信息資源開發利用的總體規劃。

四、統籌檔案館和基層(機關)檔案室的建設，既使館室銜接順暢鏈接緊密，又能在各自規范發展的同時實現共同協調發展

檔案館是檔案事業的主體與核心，檔案室是檔案館的基礎，館室結合、協同發展，是檔案事業持續發展的基本要求，也是檔案行政管理的一項基本任務。但在新的形勢下，檔案館和基層(機關)檔案室之間出現了諸多問題需協調解決。

(一)檔案館與基層(機關)檔案室之間就檔案信息的開放利用存在法律上的真空地帶，需要從法律上加以完善。政府信息的公開、檔案信息的開放也需要與其他信息法律進行協調與對接。1．機關檔案室面臨著公民知情權

的挑戰，要求機關檔案室的職能必須從為本機關服務向為全社會服務的方向拓展，而《檔案法》對機關檔案室檔案的利用規范卻過窄。面臨著公開與不公開都違法的境地，即應當公開而未公開，應當不公開卻公開了。2．檔案館的檔案開放與方興未艾不斷提速的政務信息公開相比已凸現滯后和尷尬。一方面在現階段已公開過的政府文件到檔案館階段應自然就屬于開放檔案；另一方面檔案館又亟須增加“低齡”檔案的開放，將《檔案法》中有關“經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”的規定真正落實到實處，將檔案資源推向社會。因而也存在著開放與不開放都違法的狀況，即應當開放而未開放，應當不開放卻開放了。3．在信息開放的大環境下，存在著兩種既有區別又有聯系的開放，即現行文件的開放和檔案的開放。現行文件的開放是滿足利用者“現實的”查考利用需求，檔案開放是滿足利用者“歷史的”研究利用需求。而兩種開放的客體具有同源性，即現行文件的開放實際上是檔案開放的前移，檔案開放是現行文件開放的延伸，這就使得檔案館與檔案室的鏈接更為緊密。

(二)檔案館管理模式的變革，特別是檔案館館藏檔案動態管理的前端控制思想的實施，其管理行為延伸到對進館前的文件、室藏檔案實施有效地工作結果控制，即重視對館藏來源狀況監控，注重文件到檔案過程的前瞻性研究，強調館藏檔案管理進行合理分工、配置、重新構建檔案動態管理業務流程，消減和彌補管理一切的重復與疏漏，從而實現更加科學合理和有效的管理目標，確保館藏檔案真實可靠、完整、安全。

第6篇：數字化檔案室建設方案范文

【關鍵詞】信息化;檔案工作;對策

隨著信息時代的到來，網絡和計算機技術已經深入到社會生產、生活的每個領域，檔案管理工作也順應時代的發展而以新的信息技術來取代傳統的管理方法和手段。高職院校檔案信息化建設是以計算機信息技術建設為基礎，以數字化紙質檔案為重點，以為檔案信息資源利用拓寬渠道為目標的一項重要工作。信息化建設能夠使檔案工作職能更好地實現帶來便利，信息化水平是衡量學院檔案工作現代化程度的重要標志，所以高職院校檔案信息化建設的需求也就顯得尤為迫切。

一、高職院校檔案信息化管理現狀

現階段，高職院校檔案管理過程中，雖然檔案室已普遍配備了計算機，但數字化程度不高，一般只能對其標題、目錄等基本信息進行數字化工作，檔案利用無紙化、網絡化程度不高，對于檔案的具體內容，無法快速、準確查找，究其原因，有些高職院校對檔案信息化建設的必要性認識不足，沒有從根本上意識到檔案資源只有進行有效的開發利用才是有價值的信息。

在面臨學校擴招，在校人員數量急劇增多的情況下，一些學校在進行決策規劃時，把校園硬件建設放在首位，面對檔案載體種類的變化，檔案信息資源急劇的增多，學校缺乏足夠的重視，出現了經費短缺、制度落實不到位、管理人員沒有經過專業的培訓，不能滿足檔案信息化管理的需求等問題，致使檔案信息化硬件、軟件等基礎性設施建設及檔案信息化進程呈明顯的滯后性。

二、高職院校檔案信息化建設的必要性

（一）高職院校信息化建設是檔案管理工作的需要。檔案信息化建設的前提是檔案數字化，檔案信息管理數字化、網絡化使高職院校檔案管理工作變得更加便捷高效，數字化檔案使傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，通過計算機讀取，不僅能減少原件的使用頻率，有效地保護檔案原件，還能夠通過建立檔案網站、檔案管理系統與校園網、辦公軟件聯接，改善檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，拓寬服務渠道提高檢索利用效率，為學校教學、管理、科研提供方便快捷的查閱方式，檔案信息化建設還能夠使檔案收集、整理更加方便。

（二）高職院校信息化建設是學院發展的需要。高職教育大幅度改革，辦學規模的擴大，學生數量增加，教學任務加重，高職教育數據資源優化整合，雖然豐富了館藏資源，但加大了檔案管理的難度，迫使檔案信息化建設成為高職高專院校適應高等教育改革與發展的必然趨勢，檔案信息化管理突出的易存性和檢索利用的便捷性，能夠使電子檔案更好地服務于科研、教學，促進高教工作的開展，更在一定程度上解決了檔案館藏量急劇增加所帶來的管理上的難題，更好地適應高等教育改革與發展。

（三）高職院校信息化建設是社會發展的需要。隨著社會的發展、計算機電子技術的普及應用，使傳統的檔案管理模式暴露出不適應信息時展的新問題，而運用計算機網絡技術進行現代化管理，使檔案信息資源的收集、整理、利用變得更加方便、快捷，數字化檔案信息資源能夠讓用戶不受時間、空間的限制，在網絡上根據自身權限查閱檔案資源，更好地為用戶服務。

因此，信息時代的高速發展，需要與之相適應的信息數據資源的支持，高職院校綜合檔案室的館藏檔案作為社會信息資源重要組成部分，應在傳統的檔案收集、保存、利用服務功能基礎上，建立網站、數據庫平臺實現資源共享，加快信息化基礎設施建設，不斷提高檔案保存功能和利用效率，適應當今社會發展的需要。

三、高職院校檔案信息化建設實施對策

（一）轉變傳統觀念，提高認識水平。高職院校應轉變傳統的觀念，重視學校的檔案信息化建設工作，將檔案工作信息化建設納入總的信息一體化建設的規劃之中，與學校的各項工作協調發展，把各種文件歸檔收集、整理工作列入學校的崗位責任制之中，納入到教學、科研和各項管理人員的職責范圍之中。加強宣傳力度，讓廣大教職工能夠進一步認識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好信息化建設工作。

檔案信息化建設是轉變傳統觀念的一項創新性檔案工作，檔案管理員要不拘泥于傳統的手工管理模式，主動轉變管理觀念，將檔案信息化系統應用起來，所以，要求高職院校要加強學校檔案數字化人才培養，根據學校和個人實際情況，采取不同的學習、 培訓模式，通過崗位培訓、繼續教育、專題研討等多種方式提高信息化管理知識，培養一批檔案信息化建設及應用人才，發揮檔案信息化在管理中的紐帶作用，加快檔案信息化建設的步伐。

（二）增加經費投入，加快基礎建設。高職院校應該增加對檔案信息化建設的經濟投入，尤其是信息化建設所必要的硬件的投入，而引入一個符合高職院校實際的檔案信息化管理系統顯得尤為必要，高職院校可根據實際情況，制訂檔案業務工作標準、技術、設備等方面的具體方案，自行開發或購買與學校檔案管理相適應的軟硬件系統，實現資源共享，提高辦公效率。

還可以利用現有的網絡和安全標準，對原有辦公自動化OA進行二次開發，可以對電子檔案庫進行管理、提供案卷和文件等各種操作，實現在線檔案收集、整理、編目等主要管理功能，并能夠根據設置的權限實現檢索、利用等自助服務功能，拓寬檔案室的服務功能和手段，提高服務質量和工作效率 。

高職院校要加快檔案信息化建設進程，使檔案管理工作適應教育發展需要，為學校的教學、科研提供更好的信息資源服務。

【參考文獻】

第7篇：數字化檔案室建設方案范文

[摘 要] 隨著時代的發展，對于電力企業檔案管理工作的要求也日漸提高。結合當前檔案數字化發展要求，考察檔案數字化的質量及安全性保障，提出優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估是檔案數字化的質量保障，建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設是檔案數字化安全性的有效保障。

[關鍵詞] 電力企業；檔案管理數字化；質量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強的專業性、服務性與機要性，它直接影響到一個單位未來查核校驗的憑證與參考，具有極強的規范化要求。隨著信息化的推進，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數字化也進入了快速發展的階段，當前檔案數字化的方法主要有紙質檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數碼相機的拍攝（包括非紙質檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數字化采集，本文結合電力企業檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數字化的質量及安全性保障。

1 電力企業檔案管理工作的崗位職責

電力企業檔案管理工作的崗位職責，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業的特定職責，具體來說，主要有以下十個方面：一是負責綜合檔案室日常業務管理工作，根據上級主管單位檔案管理階段工作目標，制定本單位檔案工作任務安排。二是負責局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負責局科技檔案收集、檢查、保管、統計、提供利用、鑒定銷毀工作，負責變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負責項目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內部驗收。五是負責收集、整理檔案利用典型實例。六是負責做好全宗卷編制及管理工作。七是負責開展檔案信息資源的開發利用及編研工作。八是負責全局各職能部門和區局檔案工作指導、監督、檢查、培訓等。九是負責局檔案評價迎檢及局屬各部門、各單位檔案評估工作。十是統籌、協調本組相關工作。由此可見，對原始信息的收集、檢查、保管、統計是檔案管理工作的基本要求，而負責變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業檔案管理數字化的質量控制

質量控制，即為達到質量要求所采取的作業技術和活動，它是為了監視質量形成過程，消除質量環節上所有引起不合格或不滿意的因素，以達到質量要求，檔案工作的特點要求在檔案數字化過程中，必需對其進行質量控制。具體來說，電力企業檔案管理數字化的質量控制主要包括優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估。

2.1 優化數字化方案

數字化方案制定直接影響檔案數字化的質量，檔案數字化方案主要包括檔案數字化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優化數字化方案是檔案管理數字化質量控制的首要。

2.2 正確選擇數字化軟件

數字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時，要對其進行廣泛調研，并結合各單位自身的特點選對軟件，選擇適用的數字化軟件是控制檔案數字化質量的一個重要環節，對之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標準、確定參數

檔案數字化質量控制過程中的關鍵環節，是制定標準和確定參數。目前，國家已經制定出了檔案數字化的國家標準，電力企業可根據自身特點制定出適用的標準。

2.4 及時檢驗與評估

檢查、監督、驗收及評估是整個質量控制的最后一關，檔案數據庫建設的成功與否取決于它。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監督就是要不斷發現問題并針對所發現的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗，粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數字化過程中，檔案的掃描質量、檔案信息的真實完整性、檔案數字化成果的網絡利用效果等進行綜合測試和評價。

3 電力企業檔案管理數字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內容，檔案數字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數據的安全，避免出現泄密問題。安全保密控制是檔案數字化過程中應優先考慮的問題。數字化安全保障是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保障主要包括建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設。

3.1 建立嚴格規章制度

進行數字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數字化系統及設備使用的安全保密規定，數字化加工人員選擇和管理辦法，數字化加工場所安全保密方案，檔案數字化設備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規則設置的規定，密碼密鑰的保密管理規定，掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員、值勤警衛工作職責等。

3.2 確立網絡安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網絡中進行，與所有的外網物理隔斷；其次，檔案數字化客戶端計算機及服務器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數字化網絡系統各個設備的電磁干擾，防止由于計算機、服務器及其他網絡設備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數字化加工工作在安全保密的環境中進行；最后工作人員（即直接接觸檔案數字化系統的人員）進入系統前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入。

3.3 加強安防系統建設

安防系統是安全保密的重要保障。包括門禁系統、防盜報警系統、閉路（帶紅外）電視系統、消防報警及自動滅火系統、恒溫恒濕空調系統等，以保證整個加工場所的安全防護。

4 結 語

伴隨著時代的l展，電力工程行業在不斷壯大，然而傳統電力企業檔案管理模式已然難以適應，在未來發展時期與時俱進采用新的檔案管理模式，檔案管理數字化將是電力企業檔案管理工作的內在要求。

主要參考文獻

[1]陳秀菊.電力企業檔案管理一本通[M].北京：中國電力出版社，2016.

第8篇：數字化檔案室建設方案范文

關鍵詞：信息化 職稱材料 材料歸檔 信息技術

如今信息化技術的進步速度越來越快，職稱評審也逐漸向著信息化的方向發展，目前我國很多地區都已經對此進行了實踐，例如在職稱申報評審過程中，一些地區建立了申報信息數據庫以及申報人員基本信息數據庫，另有一些地區對申報評審材料實施了數字化掃描，還有一些地區建立了評審結果數據庫， 這表示信息化技術在職稱材料歸檔和管理中的應用已經越來越廣泛。然而我國職稱材料歸檔工作尚且是初步實現信息化，還有一系列問題需要探究，只有深入分析并處理這些問題，才能切實做好職稱材料歸檔工作。

一、職稱評審信息化內涵及特征

所謂職稱評審信息化，主要就是利用計算機技術以及網絡技術，通過職稱申報評審管理系統，使職稱申報、評審等各項工作實現數字化。職稱評審信息化的特征主要包括以下幾個方面：

首先，職稱評審信息化具有數字化、無紙化特征。在開展職稱評審信息化建設之后，申報、評審等環節中涉及到的各種文件和材料，將會逐步采用數字化材料，例如鑒定及評價意見、業績成果類證明材料等等，都將采取電子文件的形式，通過計算機系統，就可以瀏覽和檢索各類信息。除此之外，職稱申報、評審等各個流程都將采用計算機系統進行處理，所有工作都要在計算機網絡平臺中來完成。

其次，職稱評審信息化具有標準化、規范化特征。在實現職稱評審信息化之后，為了保證信息材料的規范性，并確保各項工作的合理性，勢必要會對各項信息的內容、含義、大小、格式、處理流程做出統一的規定，因此職稱評審信息化具有標準化、規范化特征。

再次，職稱評審信息化具有高效化、現代化特征。一旦實現職稱評審信息化，那么對于申報職稱的人員而言，在實際申報職稱的過程中，無需再復印大量的材料。例如申報表、輔助證明材料等等，整個申報過程將會通過計算機系統來完成，填寫和修改會更加方便，申報效率會大大提高。而對于組織申報、評審等工作的基層單位而言，在實際工作重也會大大節省人力和時間，材料審核、管理等工作會更加快捷高效。對于評審專家而言，在實現職稱評審信息化之后，其開展評審工作時也會更加便捷，只要通過評審管理系統，就可以實現材料的檢索、審閱等工作，并且可以通過計算機系統來實現網上表決以及在線討論。

最后，職稱評審信息化具有共享化、網絡化特征。職稱評審管理系統可以滿足個人、單位、各級評審組等各方的需求，信息化技術的應用，實現了大范圍內的信息共享。

二、職稱評審信息化對檔案工作的影響

實現職稱評審信息化之后，必然將對檔案工作產生很大影響，例如職稱材料歸檔、管理等等，筆者在此深入剖析職稱評審信息化對職稱材料歸檔的影響，對歸檔管理模式的影響以及對檔案管理人員的影響。

（一）對職稱材料歸檔的影響

職稱評審實現數字化之后，各項紙質材料將會逐漸被取代，各種信息和材料都將向著數字化的方向過渡，在此情況下，現行檔案與數字化檔案的接軌問題將十分突出，職稱申報評審材料大致可以分為三種，一是業績成果類材料，二是資格證明類材料，三是申報表類材料，各個檔案管理部門都需要將材料進行歸檔，例如省級主管職稱評審工作的職改辦，需要將所有職稱申報評審材料進行保存和管理，而基層單位則需要將晉升人員的申報表進行保存和管理，并且要分別歸入單位的綜合檔案以及個人人事檔案，就目前來講，人事檔案普遍都是紙質材料，當實現職稱評審信息化之后，各項檔案材料都將實現無紙化和數字化，這樣一來，傳統檔案和數字化材料的接軌將會面臨很大難度。

另一方面，職稱評審實現信息化之后，需要歸檔的文件將全部變成電子文件，如此一來，電子文件的收集、分類、編目、整理等環節勢必都要采取新的工作標準，這無疑會對職稱材料管理工作帶來一定的影響。

此外在紙質材料變成電子文件之后，材料安全也面臨著新的問題，例如在網絡的運行過程中，可能會遇到黑客或者病毒的攻擊，一旦遭受攻擊，如果安全措施存在漏洞，就會威脅信息安全。

（二）對歸檔管理模式的影響

在傳統的職稱材料歸檔工作中，歸檔管理的對象普遍是紙質檔案材料，并且管理模式已經十分規范和完整，在實現職稱評審信息化之后，歸檔管理的對象變成了電子文件，同時文件的載體變成了磁盤或者光盤，在此情況下，必然會對職稱材料歸檔管理工作提出新的要求。

（三）對檔案管理人員的影響

運用信息化技術之后，對檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員具備更高的專業素養，不僅要具備檔案管理相關的專業能力，同時還必須具備一定的計算機操作能力，甚至需要檔案管理人員懂得維護網絡安全，由此可見，實現職稱評審信息化之后，將會對檔案管理人員提出新的要求。

三、信息化背景下職稱材料歸檔管理的策略

隨著時代和技術的發展，職稱評審信息化固然是大勢所趨，因此必須要做到主動適應，要積極探索職稱材料歸檔管理工作的新策略，個人認為，在信息化背景下，職稱材料歸檔管理工作一定要與時俱進，積極創新工作策略。

（一）雙套制策略

應用電子文件之后，其傳輸、處理、和共享方面的優勢十分明顯，可謂是傳統紙質文件無法比擬的，但是在原始記錄性、法律憑證效用、長期安全保存等方面，紙質檔案又比電子文件更具優勢，因此筆者認為，目前紙質材料和電子文件應該并存，逐漸形成良性循環，換言之，就是要采取雙套制，以此來解決電子文件與紙質檔案之間的矛盾，在管理電子文件時，應同時印制紙質材料，將紙質材料和電子文件同時歸檔，這樣一來，可以同時發揮出電子文件和之紙質檔案的優點，既能夠滿足信息共享的需要，同時也能夠滿足法律憑證作用以及安全保存等要求。

為了切實落實雙套制，應該在職稱評審管理系統中增加檔案管理模塊，進而保證職稱材料歸檔工作的規范化，此外在職稱評審管理系統中增加檔案管理模塊之后，進而可以將材料歸檔工作作為職稱申報評審中的必要流程，使材料歸檔工作成為了一個必選項。另外要實現職稱材料的脫機保存，材料歸檔工作是職稱申報評審中的末尾環節，當歸檔信息審核完成之后，應該通過檔案管理模塊的功能，印制紙質材料，并制作光盤，這樣一來，即使脫離職稱評審管理系統，也可以對各項檔案進行查閱。

（二）實施分級保管

就現階段而言，職稱材料歸檔管理工作應該積極實施分級保管，主要為省級職改部門檔案室、基層單位檔案室、人事檔案室三個層級。

首先，對于省級職改部門檔案室而言，由于省級職改部門是三個層級中的最高機構，因此省級部門應該擔負制定職稱政策、組織申報及評審、處理違法違規現象等職責，此外省級職改部門檔案室中匯總的材料最具權威性，同時也最為全面，因此應該為各個申報者印制紙質檔案，其中包括業績成果材料、資格證明材料、申報表等等，之后應該嚴格依照紙質材料的歸檔管理要求，嚴格做好歸檔工作。在保存期限方面，應該因人而異，對于獲得晉升的人員，其相關檔案材料應該長期保存，對于未獲得晉升的人員，其各項檔案材料實施短期保管即可，達到保管期限后即可鑒定銷毀。

其次，對于基層單位綜合檔案管理部門而言，由于是申報人員的工作單位，因此要采取雙套制，嚴格做好職稱材料歸檔管理工作，要保管好省級職改部門制作的數據光盤，同時要保管好本單位獲得晉升人員的相關紙質材料，嚴格依照紙質材料歸檔管理要求進行保管。

再次，對于基層單位的人事檔案室來講，職稱材料是人事檔案中的重要部分，是各個工作人員發展和成長的見證，因此人事檔案室一定要將職稱材料歸檔管理工作落實到位。另外人事檔案室與綜合檔案室相比，工作性質和材料管理標準都存在一定的差異。

（三）前端控制策略

職稱評審信息化實現后，檔案管理工作需要樹立超前意識，堅持前端控制的工作原則，確保職稱材料歸檔管理工作能夠高質高效的進行。各級職改部門的相關領導應該充分重視職稱材料歸檔管理工作，將其作為職稱評審信息化建設中的重要一環，將職稱材料歸檔管理工作例如工作計劃。而各級檔案工作業務指導部門，應該積極探討新時期材料歸檔管理工作面臨的問題，進而提出科學的指導建議。檔案管理干部也要不斷提升自身的專業素養，積極轉變工作觀念，要充分人情職稱材料歸檔管理工作的未來發展勢頭，積極探索有效的工作方案，樹立前端控制觀念，保證工作的主動性。

職稱申報評審工作在社會發展中具有重要作用，隨著時代的進步，信息化技術的應用已經越來越廣泛，在職稱材料歸檔管理工作中，也要逐漸運用信息化技術，以此來促進工作效率和工作質量。目前在國內很多地區，已經開展了職稱評審信息化建設，信息化技術的應用，推動了職稱材料歸檔管理工作的改革和創新，然而也為職稱材料歸檔管理工作帶來了一系列影響，為了切實解決這些問題，本文在此剖析了職稱評審信息化對職稱材料歸檔的影響，在此基礎上探討了信息化背景下職稱材料歸檔管理的策略，希望本文內容可以為相關工作開辟思路。

參考文獻：

[1] 李殷青，丘如華.信息化背景下職稱材料歸檔的思考[J].蘭臺世界，2011，12.

第9篇：數字化檔案室建設方案范文

2012年4月28日，江蘇省檔案局印發了《江蘇省檔案信息化“十二五”發展規劃》，要求各市檔案局、省級機關各單位，結合本地區、本單位實際貫徹執行。如今，江蘇省法院系統已全面邁入檔案數字化進程中，蘇州市吳中區人民法院亦緊跟步伐，持續走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號，并于2010年順利通過復查。為更好發揮檔案資源服務審判、服務社會的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動檔案數字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進行數字化加工，建立數據庫以備連網。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對庫藏所有經濟、執行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進行了數字化掃描，順利完成當前檔案信息化建設的目標。另一方面對在辦案件實現“即收即掃”同步數字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進行信息化處理，以保證信息檔案的即時性，借查閱卷宗均實現電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數字化工作，多次召開會議，聽取匯報，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經費偏緊的情況下，抽調人員充實檔案科力量，撥出專款，優先保障數字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經驗豐富、具有相應保密資質的公司負責具體掃描工作，并督促該公司嚴格按文件要求備案；及時安排工作場地，安裝現場監控系統，制定詳細工作方案，簽訂協議，細化任務,落實責任；工作過程中加強督促檢查，發現問題及時溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時有效，實體及電子檔案安全。三是齊心協力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時，強化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調檔、歸檔數百卷，并加派專員每日值班。法院網絡部門積極提供技術保障和支持，擴大數據庫容量，以保障檔案數據的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發展。

二、法院檔案信息化建設的優勢及存在的問題

相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數字化，是實現檔案信息化的前提條件和基礎。數字化資源存儲于硬盤、光盤等數字儲存介質上，其優勢在于不易遺失損毀，復制、轉移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠實現資源高度共享，從而擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。第三，降低空間占用率。現在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質輕數據”的思想仍然存在。一些法院干警對數字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統紙質檔案的工作模式已然習慣，對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發生。再次，數據在不同系統中轉錄易出現差錯。法院的數字化檔案是在多個平臺上產生，以江蘇省法院采用的辦公系統為例，檔案數據由信息管理系統轉入檔案管理系統，或由辦公管理系統轉入檔案管理系統，需要二次加工，再次錄入難免出現一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。最后，專業數字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關專業公司派駐員工進行數字化處理，這些員工精通數字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質訴訟檔案的形式及內容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。

三、完善人民法院信息化建設的建議

第一，加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面，根據信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對法院檔案部門人員進行培訓，另一方面，對外聘的數字化專業公司人員進行法院檔案基本內容、構成方面的培訓。此外，要抓好檔案的安全教育和維護教育工作，使檔案調用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全負責的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風險。第二，建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術，照片修復技術，電子信息回復技術，計算機錄音處理技術等，為檔案安全提供技術支持。切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。第三，加強財力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設總體規劃之中，從訴訟信息集成、服務審判一線的角度出發，統籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護，用以更新先進的檔案保密系統，增加檔案信息化軟、硬件設備。