高校學(xué)籍檔案管理精選(九篇)
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第1篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
中圖分類號：G64 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02
高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進行的教學(xué)質(zhì)量考核和管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點話題。
一、學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
（一）對學(xué)籍檔案管理工作人員和重視不夠
許多學(xué)籍檔案管理人員只停留在常規(guī)的一般性管理上。使得在管理學(xué)籍檔案時措施不得力，對學(xué)生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取Ｈ缭谛W(xué)生經(jīng)常會遇到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導(dǎo)這些學(xué)生，可能會對學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和生活造成影響，影響學(xué)生正常的畢業(yè)。而且許多學(xué)校對于學(xué)籍移動檔案的保存和整理沒有統(tǒng)一的規(guī)定，一旦出現(xiàn)問題，部門之間相互推諉，權(quán)責(zé)不清，管理混亂，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的正常進行。
（二）學(xué)籍檔案管理中法治意識淡薄
近年來，高校與大學(xué)生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學(xué)生權(quán)利的現(xiàn)象時有發(fā)生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統(tǒng)一的程序機制，隨意性大，片面強調(diào)學(xué)校的權(quán)利，卻忽視學(xué)生群體的權(quán)利，容易侵害學(xué)生的知情權(quán)，申辯權(quán)等。
（三）學(xué)籍檔案管理政策宣傳不到位
大多數(shù)學(xué)生在入學(xué)時沒有或者很少接受學(xué)籍管理等方面的宣傳和教育，對學(xué)校的管理體制及相關(guān)學(xué)籍檔案管理規(guī)定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術(shù)類高校學(xué)生的藝術(shù)實踐活動特別多，經(jīng)常因演出等缺席正常學(xué)習(xí)、考試等，也由此帶來了學(xué)籍檔案管理問題，如果對相關(guān)政策沒有足夠的了解，將嚴(yán)重影響學(xué)生再到的學(xué)習(xí)。
二、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題
近幾年來，在高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。部分教師和相當(dāng)一部分學(xué)生對學(xué)籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)；學(xué)生只把自己作為學(xué)籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度不甚了解，或根本不當(dāng)一回事，這在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果，助長了各種不良傾向。
三、產(chǎn)生問題的原因
（一）入學(xué)教育缺失
很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進行入學(xué)教育，在對新生由高中進入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。
（二）學(xué)籍管理手段落后
高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
（三）學(xué)籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠
高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。
四、高校學(xué)籍管理的對策
（一）提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平
學(xué)籍檔案管理工作是一項細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
（二）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍檔案管理的效率。
（三）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理
現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應(yīng)使用計算機進行學(xué)籍檔案管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍檔案管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
（四）強化服務(wù)意識，提高學(xué)籍檔案管理人員的自身素質(zhì)
現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強學(xué)籍檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍檔案管理人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點，加強理論和計算機應(yīng)用等知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。
（五）指導(dǎo)學(xué)生參與學(xué)籍檔案管理
讓學(xué)生把學(xué)校當(dāng)成自己的家，主動參與學(xué)籍管理制度的制定，充分體現(xiàn)學(xué)校的民主性、同時讓學(xué)生了解學(xué)籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調(diào)動人的積極性，讓人實現(xiàn)自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應(yīng)用于學(xué)生學(xué)籍檔案管理上，就是要以學(xué)生為本，以感情為主，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該使管理和思想教育相結(jié)合，這樣才能使學(xué)生心悅誠服，才能把育人正真體現(xiàn)在管理中也才能使學(xué)籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學(xué)生學(xué)習(xí)、成長和學(xué)會自我管理的動力源。
（六）注重學(xué)籍檔案管理人員的培養(yǎng)
提高學(xué)籍檔案管理員對工作重要性的認(rèn)識，同時給學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)提供機會。學(xué)籍檔案管理工作者還應(yīng)該對學(xué)籍管理的方法、學(xué)籍管理的規(guī)律等進行不斷的研究，制定更加合理的學(xué)籍檔案管理規(guī)定，為教學(xué)服務(wù)。
（七）加大對學(xué)籍檔案管理的投入
隨著現(xiàn)代信息化社會的到來，學(xué)校應(yīng)該引進新的學(xué)籍管理軟件，借助校園網(wǎng)實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化。學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的知識。我們的管理只有做到為學(xué)生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現(xiàn)。
（八）堅持學(xué)籍檔案管理工作與思想政治教育相結(jié)合
第2篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學(xué)籍檔案管理
近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實操型的高級專門人才的任務(wù)。要實現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因為學(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實加強對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。
2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護學(xué)籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時俱進，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在理論上和實踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。
總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生個人、高校、社會機構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考評、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會發(fā)展的需要。
主要參考文獻
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第3篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案；存在問題；管理工作；解決方法
隨著高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴大，高校學(xué)籍檔案管理成為學(xué)生管理、教學(xué)管理以及檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其規(guī)范化、制度化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。
1.學(xué)籍管理存在問題：
1.1 學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案不重視
學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實驗和社會實踐等項活動中直接形成的， 對學(xué)校、社會和個人具有保存、證明、使用價值的歷史真實記錄。高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊、在校生名冊、學(xué)籍冊、學(xué)籍變動、畢業(yè)生登記表等原始記錄。
我們許多學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案不夠重視，滿不在乎， 畢業(yè)時一走了之現(xiàn)象很多 ，致使許多學(xué)生檔案滯留在校多年。
1.2學(xué)籍管理模式落后
高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個單位都有自己的一套學(xué)籍管理模式，信息無法達(dá)到共享，很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，反而增加了工作量，重復(fù)工作多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了信息化管理發(fā)展的需要了。
1.3 學(xué)籍檔案管理人員建設(shè)問題
許多高校領(lǐng)導(dǎo)不太重視學(xué)籍管理各單位沒有專職檔案人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，只是配有兼職的老師做學(xué)籍檔案管理工作，由于兼職檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn) ， 檔案意識不強，僅靠自身學(xué)習(xí)、實踐摸索，沒有專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對學(xué)生檔案處理時，兼職檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
1.4 學(xué)籍檔案信息存儲不夠規(guī)范
學(xué)生的許多檔案材料都分別來源于各部門，比如入學(xué)學(xué)籍檔案來源教務(wù)處、學(xué)生獎勵、處分等信息來源學(xué)生處 平時成績來源各系部 等由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監(jiān)管難度加大。
2.為加強高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施
2.1 提高對學(xué)籍檔案管理重要性的重視度
首先從高校領(lǐng)導(dǎo)、各系部部門以及學(xué)生本人，都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的認(rèn)識和重視，自覺認(rèn)真收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高校學(xué)籍檔案種類多、構(gòu)成復(fù)雜、形式多樣，涉及的系、部、實驗中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實加強對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財、物配備上給予支持，挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作，改善辦公、管理環(huán)境， 加大關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高校學(xué)籍檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。
2.2健全檔案管理制度，完善學(xué)籍檔案管理工作
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，高校檔案部門實行過程管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的一系列目標(biāo)管理。最終學(xué)籍檔案歸位與高校檔案部門 并隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不同而變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
2.3加強學(xué)籍管理人員的素質(zhì)建設(shè)
首先加強檔案管理人員專業(yè)理論學(xué)習(xí) ，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度 ，而且對工作有一定的積極性，使其在工作中更主動、更自如，更好的提高發(fā)揮辦公效率。
2.4充分對學(xué)籍檔案的開發(fā)利用
隨著對外開放的不斷加強， 高校教育改革的逐步深入， 給高校學(xué)籍檔案中信息資源的開發(fā)利用帶來了前所未有的發(fā)展機遇。高校學(xué)籍檔案信息是否得到了社會、用人單位和畢業(yè)生的廣泛認(rèn)可和高度評價， 來自于是否高校對學(xué)籍檔案充分的開發(fā)利用 服務(wù)學(xué)生服務(wù)社會。
總之只有充分運用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)高校發(fā)展和社會發(fā)展的需要。建立健全一整套高校學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
第4篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生學(xué)籍檔案；問題；對策
學(xué)生的學(xué)籍檔案顯得至關(guān)重要，因為它直觀的反映出了學(xué)生在校期間德、智、體、美等多方面的總體情況，同時也直接反映出了學(xué)生在校期間的整體學(xué)習(xí)情況，更是學(xué)生接受了某種教育之后的憑證。總整體上講，學(xué)生學(xué)籍檔案可以涵蓋以下內(nèi)容：學(xué)籍記錄表、入學(xué)登記冊、成績表、學(xué)生變動情況表（如退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留學(xué)、留級）等。
一套完整的學(xué)生學(xué)籍檔案從形成到最終的保管通常要經(jīng)過檔案收集、檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞以及保存等過程。可是隨著現(xiàn)如今各大高校的廣泛擴招，再加上學(xué)生的流動性極強，在對學(xué)生學(xué)籍檔案進行管理過程中，難免出現(xiàn)各種各樣的問題，如果在這方面稍有不慎，就會造成嚴(yán)重后果，甚至可能直接影響到學(xué)生將來就業(yè)以及自身的發(fā)展。所以，每一所高校都應(yīng)當(dāng)切實提升自己院校學(xué)生學(xué)籍檔案總體質(zhì)量，做到認(rèn)真仔細(xì)，檔案管理者也應(yīng)當(dāng)對學(xué)生負(fù)責(zé)，這對從學(xué)校內(nèi)部抓好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作具有十分現(xiàn)實的重要意義。
一、目前我國高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存有的問題
（一）目前我國的學(xué)生學(xué)籍檔案管理缺少完善的管理體制
就目前而言，我國大部分學(xué)校從學(xué)生入學(xué)、注冊以及到最后的頒發(fā)畢業(yè)證期間都沒有一套科學(xué)、系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方法，這樣很容易讓重要的學(xué)籍檔案出現(xiàn)混亂，同時也并沒有把網(wǎng)絡(luò)化管理充分納入到真正的實際工作中。與此同時，學(xué)生的學(xué)籍檔案也并沒有實現(xiàn)學(xué)校和學(xué)生之間的信息資源共享，因此，怎樣才可以讓學(xué)生學(xué)籍檔案得到更加充分的利用，實現(xiàn)信息化管理成為了學(xué)籍檔案管理者共同思考的問題之一。
（二）對學(xué)生學(xué)籍檔案缺乏系統(tǒng)性思考
若是要想建立一套完整的學(xué)生學(xué)籍檔案，那么首先就應(yīng)當(dāng)對學(xué)生的個人信息以及基本情況進行收集、歸納和總結(jié)，其中的準(zhǔn)確性、原始性是學(xué)籍檔案建立的關(guān)鍵。對于學(xué)生的學(xué)籍檔案而言，應(yīng)當(dāng)做到實事求是、真實可信。堅決杜絕學(xué)生對學(xué)籍檔案隨意涂改的現(xiàn)象；除此之外，當(dāng)學(xué)生在填寫學(xué)籍檔案時，還應(yīng)當(dāng)保證字跡工整、顏色統(tǒng)一，確保檔案今后方便永久保存，可現(xiàn)在有很多學(xué)生在填寫自己的學(xué)籍檔案時并不重視，在填寫過程中字跡潦草、龍飛鳳舞，這對今后的學(xué)籍檔案查找和利用造成了極大不便。在細(xì)節(jié)問題上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加注意，尤其是很多學(xué)生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和戶口上面的資料產(chǎn)生了沖突等等。
（三）學(xué)籍檔案管理者缺少責(zé)任心
為了確保學(xué)籍檔案管理工作的完整性，在對學(xué)籍檔案資料進行了收集、分類之后，則應(yīng)當(dāng)進行歸檔工作。而在這一環(huán)節(jié)存在的問題是管理人員的意識淡薄，并沒有按照要求對學(xué)籍檔案進行及時歸檔，甚至在歸檔過程中出現(xiàn)了嚴(yán)重錯誤；或者電子檔案數(shù)據(jù)和紙質(zhì)的學(xué)籍檔案材料嚴(yán)重不符；除此之外，在對學(xué)籍檔案管理過程中，使用的管理方法老舊，各種設(shè)備以及設(shè)施的老化也是學(xué)籍檔案管理過程中出現(xiàn)各種問題的關(guān)鍵原因。
（四）學(xué)籍檔案工作缺少專業(yè)的管理人員
在對學(xué)籍檔案進行傳遞過程中，因為環(huán)節(jié)復(fù)雜且人員較多，所以在傳遞過程中很容易出現(xiàn)學(xué)籍丟失或錯投以及誤投等情況。其中最為重要的一點是在學(xué)籍檔案傳遞過程中，會經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，例如首先從學(xué)生本人，再到院校立卷、就業(yè)指導(dǎo)辦直至最后的就業(yè)單位人事部等，在這些環(huán)節(jié)中，學(xué)生的學(xué)籍檔案會經(jīng)過多人之手，稍有不慎便很可能使檔案造成遺失或者出現(xiàn)誤投的情況，這將直接影響到學(xué)生的就業(yè)發(fā)展，其嚴(yán)重性不容忽視。
二、提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的有效措施
（一）學(xué)校應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部建立一個信息數(shù)據(jù)庫
當(dāng)新生入學(xué)時，學(xué)校可以根據(jù)不同的條件，建立各年級、各班級以及各種專業(yè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在這套學(xué)生系統(tǒng)里可以和國家教委的“學(xué)籍學(xué)歷管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)”相互聯(lián)系。在滿足各種條件的情況下，對學(xué)生的年級、專業(yè)以及班級進行排號，形成統(tǒng)一的編排流水號，當(dāng)新生的基本信息建立之后，可以通過計算機將新生的學(xué)籍表進行打印，改變傳統(tǒng)的手工書寫方法，從而確保新生的學(xué)籍檔案資料可以和其他資源信息進行共享，這樣便減少了教研室以及學(xué)籍管理工作人員的勞動力。
（二）注意學(xué)籍檔案管理細(xì)節(jié)
學(xué)籍檔案自身存在原始性和真實性，在對學(xué)生學(xué)籍檔案進行管理過程中要注重其中的細(xì)節(jié)，在審查過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：
1、在收集資料過程中必須及時、準(zhǔn)確，尤其是在學(xué)籍檔案核實過程中要嚴(yán)加注意。
2、查看學(xué)生在填寫學(xué)籍檔案過程中，是否使用的是同一顏色、統(tǒng)一字體字號以及紙型大小。
3、對姓氏同音字要進行區(qū)分，在填寫籍貫以及出生年月日時，必須要根據(jù)戶口薄上提供的資料填寫，確保學(xué)籍檔案的重要信息和戶口薄一致，嚴(yán)禁填寫好之后在學(xué)籍檔案上進行涂改修正。
（三）在學(xué)校內(nèi)部建立專門的檔案管理人員
學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的工作范圍，確定一套責(zé)任制，使學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化、制度化。在對學(xué)籍檔案進行管理過程中應(yīng)當(dāng)明確工作程序以及步驟。對于學(xué)籍檔案的管理應(yīng)當(dāng)制訂出一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，避免各行其責(zé)的局面出現(xiàn)。在日常的學(xué)籍檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)使用嚴(yán)格的規(guī)章制度去進行規(guī)范。
參考文獻：
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第5篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
【關(guān)鍵詞】科學(xué)發(fā)展觀;教學(xué)管理;學(xué)分制學(xué)籍管理;應(yīng)變策略
學(xué)分制是相對于學(xué)年制的一種教學(xué)管理制度，它是以選課制為基礎(chǔ)，以學(xué)分作為計算學(xué)生學(xué)習(xí)分量的單位，以取得一定數(shù)量的學(xué)分作為學(xué)生升入、畢業(yè)和獲得學(xué)位標(biāo)準(zhǔn)的一種教學(xué)管理制度。［1］高等教育推行學(xué)分制已成為高校教育教學(xué)管理制度改革的一大熱點，它既是我國高等教育發(fā)展的迫切需要，又是適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟條件下高層次人才培養(yǎng)的需要。高等教育推行學(xué)分制已成為高校教育得以迅速發(fā)展并切實需要解決的一個現(xiàn)實課題。
1學(xué)分制學(xué)籍管理給高等教育管理帶來的轉(zhuǎn)變
與傳統(tǒng)意義上的學(xué)年制相比，學(xué)分制學(xué)籍實行的是導(dǎo)師指導(dǎo)下的選課制、彈性學(xué)制、免修和重修制、學(xué)分值制。它以學(xué)分代替學(xué)年、以指導(dǎo)性代替指令性、以選課制代替排課制，在很大程度上能激勵學(xué)生學(xué)習(xí)的主動性和積極性，解決學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)矛盾，增強學(xué)生學(xué)習(xí)的信心和興趣，符合大眾化教育階段個性化的教育要求。學(xué)分制學(xué)籍給高等教育管理帶來的變化主要表現(xiàn)在:
1.1更為自由的選課制。選課制是學(xué)分制的核心，廣義地說，學(xué)生自主選課包括自主選擇專業(yè)和課程。根據(jù)教學(xué)計劃，學(xué)生所學(xué)課程分為必修課和選修課兩類。必修課分為公共必修課、專業(yè)必修課及實踐性環(huán)節(jié);選修課一般為擴大知識面的課程，學(xué)生可以跨年級選讀。學(xué)生可以按照自己的專業(yè)和本人條件選擇學(xué)習(xí)課程和上課時間，自主安排學(xué)習(xí)內(nèi)容和進程。［2］
1.2實行學(xué)分值與平均學(xué)分值制。學(xué)生的學(xué)習(xí)成績采用學(xué)分值來表示，每門課程的學(xué)分值為該門課程的考核成績乘以該門課程的學(xué)分，如張三《高等數(shù)學(xué)》 的考核成績?yōu)?5分，學(xué)分為3，則張三《高等數(shù)學(xué)》的學(xué)分值為255分;平均學(xué)分值則是指學(xué)生所學(xué)課程的學(xué)分值之和除以這些課程的學(xué)分之和。學(xué)分值是學(xué)生學(xué)習(xí)一門課程的量和質(zhì)的綜合量化指標(biāo)，平均學(xué)分值則是學(xué)生一個學(xué)期或某個學(xué)習(xí)階段或整個學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)量和質(zhì)的綜合量化指標(biāo)。
1.3實行彈性學(xué)制。原來的學(xué)年制是3年，實行彈性學(xué)制后，標(biāo)準(zhǔn)學(xué)制是2.5年，彈性學(xué)制是2-6年。允許優(yōu)秀學(xué)生在完成培養(yǎng)計劃規(guī)定的課程及實踐環(huán)節(jié)后，提前申請進行畢業(yè)設(shè)計，在取得規(guī)定的學(xué)分后提 前畢業(yè)。畢業(yè)不再是同年級齊步走，而是有早有遲。
1.4實行重修制實行學(xué)分制后，對于培養(yǎng)計劃內(nèi)規(guī)定的課程，考核不及格者可以補考一次，一次補考后仍不及格的課程必須重修;學(xué)生對已取得的考核合格成績不滿意時，可以重修;凡擅自缺考或考試作弊者，該課程成績以零分計，不準(zhǔn)補考，只能重修。
2學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作面臨的問題
2.1教學(xué)計劃彈性不夠，選課制度不夠完善。教學(xué)計劃彈性不夠主要表現(xiàn)在選修課的數(shù)量不足，質(zhì)量不高。如果沒有足夠數(shù)量和高質(zhì)量的選修課，學(xué)分制學(xué)籍將失去賴以存在的基礎(chǔ)。因此，要多開設(shè)選修課，增加 課程門類，充分照顧學(xué)生的興趣和愛好，滿足社會對各種規(guī)格人才的需求。在增加選修課數(shù)量的同時，一方面要考慮選修課的門類，另一方面要求選修課的內(nèi)容不斷更新，能夠反映當(dāng)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新成果。
2.2管理過程仍保留著學(xué)年制學(xué)籍的做法。由于專業(yè)教師、學(xué)生及選修課數(shù)量不足， 完全自由的選課制在實施中也會產(chǎn)生很多弊病，由有指導(dǎo)、有條件的選課制取而代之，未能做到真正意義上的選課制，教學(xué)管理過程仍保留著學(xué)年制學(xué)籍的做法。如何加快選修課課程建設(shè)，提高課程質(zhì)量，加強選修課管理，是一個不容忽視的問題。課程實行重修在目前還無法完全做到，申請重修課程的學(xué)生，只能等到下一年級開課時再去旁聽(到時同樣可能因上課時間沖突而無法旁聽)，無法真正實行彈性學(xué)制，學(xué)分制的激勵與制約機制無法充分發(fā)揮作用，這樣就會導(dǎo)致提前修滿學(xué)分的學(xué)生無法做到“提前畢業(yè)”。
2.3學(xué)籍檔案及教學(xué)管理工作的轉(zhuǎn)變。學(xué)籍檔案管理工作包括學(xué)生的入學(xué)注冊、錄取審批、成績考核、學(xué)籍異動、獎勵處分、畢業(yè)結(jié)業(yè)等原始記錄。學(xué)年制時的高等教育學(xué)籍檔案及教學(xué)管理模式是學(xué)院統(tǒng)一管理，實行學(xué)分制后，學(xué)籍檔案及教學(xué)管理模式發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，學(xué)生及學(xué)生的注冊、選課、教學(xué)、成績、學(xué)籍表等管理由學(xué)院的集中管理過渡到各系部的分散管理，3年的學(xué)年制也變?yōu)?-6年的彈性學(xué)制，成績也由原來的以班為單位登記變?yōu)榭绨嗫缒甓鹊牡怯洝W(xué)籍檔案及教學(xué)管理工作需要建立新的管理體制，以形成一個良好的運行機制。
2.4學(xué)生素質(zhì)參差不齊。雖然大學(xué)生整體素質(zhì)在提高，但不能否認(rèn)其中也存在著一些素質(zhì)相對較低的學(xué)生，他們受社會不良風(fēng)氣的影響，過分追求物質(zhì)享受，學(xué)習(xí)鉆研精神匱乏;重視個人成功，但漠視社會需要，急功近利，缺乏社會責(zé)任感和承受挫折的能力，道德水平下降等。這些往往使正常情況下的教育管理在他們身上失去作用，部分學(xué)生沒有明確的學(xué)習(xí)目的，也就沒有了學(xué)習(xí)動力。 3完善教學(xué)制度管理與學(xué)籍檔案管理的幾點對策
學(xué)分制學(xué)籍管理針對學(xué)生特點制訂了相應(yīng)的管理辦法，但要真正發(fā)揮這些辦法的作用，充分激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)能動性，促使學(xué)生成才，還必須加強以下幾方面的工作:
3.1制定相應(yīng)制度，建立順暢的院系二級學(xué)籍檔案管理的運行機制。在深入研究學(xué)分制學(xué)籍本質(zhì)和特征的基礎(chǔ)上，完善與之相應(yīng)的教學(xué)管理制度，充分體現(xiàn)學(xué)分制學(xué)籍管理的特點，改善運行機制，這是學(xué)分制學(xué)籍能夠順利實行的保證。學(xué)校必須 堅持宏觀調(diào)控、微觀放權(quán)、規(guī)范管理、暢通高效的原則，使學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作中心下移，強化各系職能，使各系按照其自身的學(xué)科特點，逐步建立起適合自身管理和發(fā)展并直接服務(wù)師生的管理方式。學(xué)校制定二級學(xué)籍檔案管理實施細(xì)則，制定學(xué)分制學(xué)籍檔案管理及各項工作流程，加強宏觀監(jiān)控，注重目標(biāo)管理。各系按照學(xué)院的學(xué)分制學(xué)籍管理制度，應(yīng)注重過程管理，加強微觀管理。院系職責(zé)明確，從制度上進行改革，建立起順暢的院系二級學(xué)籍檔案管理體制。
3.2加強教學(xué)與學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)。教師及學(xué)籍檔案管理人員是保證教學(xué)工作順利進行的重要生力軍，沒有一支業(yè)務(wù)熟練、堅持原則、積極肯干的教師及管理隊伍，是很難做好教學(xué)及學(xué)籍管理工作的。特別在實施學(xué)分制管理過程中，要求高校教師及學(xué)籍管理人員不僅要具有一定的專業(yè)知識，能夠使用現(xiàn)代化管理手段，更要了解學(xué)分制教學(xué)和管理工作規(guī)律，因此，加強教師及學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)就顯得十分重要。學(xué)校應(yīng)采取定期或不定期方式對教師和學(xué)籍管理人員進行培訓(xùn)，使教師及管理人員學(xué)習(xí)新的教育政策法規(guī)和文件，研究學(xué)分制學(xué)籍管理特點，提高教師及學(xué)籍管理人員隊伍的整體水平。［5］
3.3創(chuàng)設(shè)學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。學(xué)分制學(xué)籍作為高等教育發(fā)展的一種必然趨勢，其順利實施迫切需要配套的現(xiàn)代化管理設(shè)施。在學(xué)分制學(xué)籍檔案管理中，單選課一項就十分繁雜，不但有大量的選課表要處理，而且要接受學(xué)生的改選、退選等工作，以往陳舊的手工操作而已 難適應(yīng)新形勢下的教學(xué)、管理工作。所以，要全面放開選修限制，便于學(xué)生、教師、教學(xué)、學(xué)籍檔案管理人員間的互動和交流，就必須進一步優(yōu)化程序功能，建立學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，借助校園互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)全校的教學(xué)、學(xué)籍檔案管理信息化。
根據(jù)教學(xué)管理的內(nèi)容，學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)可設(shè)計成三個模塊和一個信息交流服務(wù)平臺:學(xué)生管理模塊、成績管理模塊、畢業(yè)生管理模塊、WEB網(wǎng)頁服務(wù)平臺。學(xué)生管理模塊要按照大眾化教育、素質(zhì)教育和學(xué)分制學(xué)籍管理的要求，高效而快捷地進行按大類招生、學(xué)分收費注冊管理，在校生基本信息的管理，如各種學(xué)籍異動、轉(zhuǎn)專業(yè)和基本信息查詢、統(tǒng)計工作。成績管理模塊要充分適應(yīng)學(xué)分制學(xué)籍改革的要求，以學(xué)生所在系管理為主，減少成績管理中間環(huán)節(jié)。畢業(yè)生管理模塊要能準(zhǔn)確而快捷地進行學(xué)生畢業(yè)、學(xué)位資格審查工作以及畢業(yè)生報表的統(tǒng)計、打印，并能將畢業(yè)生信息轉(zhuǎn)入歷史庫，以便長期保存。WEB網(wǎng)頁服務(wù)平臺作為一個教師、學(xué)生、學(xué)籍檔案管理人員間的信息交流平臺，應(yīng)為教師網(wǎng)上錄入成績、學(xué)生網(wǎng)上查成績以及學(xué)生個人信息的核查、選課、各種報名工作提供便捷。［6］
綜上所述，學(xué)分制學(xué)籍作為一種靈活、彈性的教學(xué)管理制度，較之學(xué)年制學(xué)籍，學(xué)生有了更多、更大的自主權(quán)，在學(xué)習(xí)年限、課程設(shè)置及對課程、對老師的選擇等方面有了更大的彈性，這些都會給原來的學(xué)年制教學(xué)管理帶來沖擊。實行完全意義上的學(xué)分制學(xué)籍，是一場教育教學(xué)管理領(lǐng)域的革命，在新的形勢下，需要極大地推動教育教學(xué)改革的全面深入發(fā)展，以開創(chuàng)高等教育新的局面，促進高等教育持續(xù)健康快速協(xié)調(diào)發(fā)展。參考文獻
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第6篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
現(xiàn)階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析
對高校學(xué)籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析
高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析
從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。
3.結(jié)語
總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。
作者：戴雷雷 單位：應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻：
［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
第7篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標(biāo)來看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)機制。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理
高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時的成績考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護以及教育質(zhì)量的保障。
一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵
1.學(xué)籍，實際上也可以說是對學(xué)生在校時期的整個過程的記錄。而學(xué)籍管理的過程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學(xué)生報到、新生注冊、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績和其補考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學(xué)生的黨、團材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點，這一點是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動性強、穩(wěn)定性差的特點，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性
1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個過程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進行教育當(dāng)高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學(xué)籍檔案管理對于教學(xué)評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。
3.學(xué)籍檔案記載著一個學(xué)生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對于促進高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：
1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真
學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學(xué)籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。
2.學(xué)生對個人檔案的意識性不強
學(xué)生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認(rèn)真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。
四、加強高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施
學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。
1.深刻體會學(xué)籍檔案的重要性。
學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識到其重要性。一方面，對于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機會，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動其它各個部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化
學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的價值，確保學(xué)生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。
3.加強學(xué)籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計算機幾乎已經(jīng)進入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個信息平臺，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。
4.強化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻嵉墓ぷ鳎€需要加強對學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)
目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進行得有些雜亂無章。學(xué)生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學(xué)籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項工作的進行，學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個臺階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實施招生計劃時，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請報名時往往需要用到學(xué)籍檔案，因為無論你申請的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績和大學(xué)時期的成績，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國留學(xué)，國外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開學(xué)籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會出國深造，而在國外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。
三是補辦畢業(yè)證明書。
部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。
另外學(xué)籍檔案要為社會服務(wù)。一方面，社會往往會從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學(xué)籍檔案來了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會推薦自己。
五、結(jié)語
總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務(wù)價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識到此項工作的重要性，增強責(zé)任意識，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻：
第8篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
關(guān)鍵詞： 學(xué)籍檔案管理工作 質(zhì)量意識 價值 認(rèn)識
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實施的相關(guān)規(guī)章制度，是結(jié)合學(xué)校實際情況對學(xué)生自入學(xué)之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系，包括學(xué)生入學(xué)注冊情況、成績考核情況及在校紀(jì)律情況等諸方面。誠然，學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作沒有可比性，但是，其細(xì)致及復(fù)雜程度不亞于學(xué)校其他任何業(yè)務(wù)管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗總結(jié)，提高管理層次，才能使學(xué)籍檔案在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實踐，談?wù)剬Ω叩葞煼秾W(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識。
一、高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性及特點
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案客觀反映著學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無論對于學(xué)生、學(xué)校還是用人單位都有著重要的參考價值。同時，高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)有一段相對漫長的時間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學(xué)籍檔案管理工作必須客觀地反映學(xué)生的發(fā)展和變化。
1.學(xué)籍檔案管理工作的重要性
長期以來，人們對學(xué)籍檔案的認(rèn)識僅僅趨向于對學(xué)生學(xué)習(xí)層面的狹隘關(guān)注，事實上，從學(xué)籍檔案的生成及發(fā)展過程看，它如實反映著學(xué)校教育工作、管理工作、后勤服務(wù)等與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學(xué)生在求學(xué)期間點點滴滴的進步過程，因而學(xué)籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學(xué)生品格過程中發(fā)揮著獨特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個方面：首先，學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性規(guī)范著學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，為學(xué)生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征。可以想象，學(xué)生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進行學(xué)習(xí)和生活，那么回饋學(xué)生的必然是良好的學(xué)習(xí)及生活環(huán)境，從而有利于學(xué)生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項政策性、原則性極強的工作，其結(jié)果如何將影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，并對學(xué)校校風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此我們只有做好學(xué)籍檔案管理工作才能實現(xiàn)檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學(xué)籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢，基層學(xué)校對優(yōu)秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學(xué)生學(xué)籍檔案的考量。因此，高等師范學(xué)校必須對學(xué)籍檔案進行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保嚴(yán)格、規(guī)范前提下做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，提升學(xué)校學(xué)籍檔案的可信度，從而實現(xiàn)其應(yīng)有的社會價值。
2.學(xué)籍檔案管理工作的特點
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實上，通過分析與對比，我們基本上可以將學(xué)籍檔案管理工作分為如下幾個部分。第一，新生入學(xué)期間材料的收集與整理。此項工作應(yīng)該與學(xué)生入學(xué)同步進行，這樣可以避免由于時間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學(xué)生求學(xué)期間材料的收集與整理。這是學(xué)籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學(xué)生求學(xué)期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊。除此之外，還應(yīng)該客觀反映學(xué)生參與各種社團活動的表現(xiàn)。第三，學(xué)生畢業(yè)階段材料整理工作。此項工作顯然是建立在之前兩項工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作，具有總結(jié)性特征。誠然，與學(xué)生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學(xué)校的不同部門；二是檔案材料來源的時效性，即，材料來自于學(xué)生入學(xué)起至學(xué)生畢業(yè)一個相對較長的時間段。誠然，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)時間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認(rèn)識，即，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作不是簡單的學(xué)校事務(wù)性工作，而是一項系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。
二、高等師范學(xué)校各組成體對學(xué)籍檔案應(yīng)有的認(rèn)知
學(xué)籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認(rèn)知因素起著不可低估的作用，這既包括學(xué)籍檔案管理人員對本職工作的態(tài)度，又與學(xué)生、教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門對本工作的認(rèn)識密切聯(lián)系。因此，只有與學(xué)籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學(xué)籍檔案形成正確的認(rèn)知才能達(dá)成良好的工作效果。
1.學(xué)生的正確理解
學(xué)生既是教育的對象，又是學(xué)習(xí)與各種活動的主體，對學(xué)籍檔案的認(rèn)識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個被動管理對象，事實上，學(xué)生應(yīng)該把自己看成學(xué)籍檔案的中心，即在平時學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)該以學(xué)籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學(xué)籍檔案對自己成長的促進作用。由于諸多因素的影響，學(xué)生往往到畢業(yè)時，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學(xué)生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實現(xiàn)檔案與學(xué)生的適時見面，使學(xué)生樹立正確的檔案觀。
2.教師的密切配合
毋庸諱言，不乏有教師對學(xué)生學(xué)籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門，這種認(rèn)識是片面和錯誤的。尊重學(xué)生個性，把學(xué)生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實踐能力的人是學(xué)校工作的出發(fā)點和落腳點，教師要通過對學(xué)生的客觀評價提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學(xué)生的成長足跡，并以此作為對學(xué)生進行教育的依據(jù)，提高教育教學(xué)工作的針對性，發(fā)揮學(xué)籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學(xué)生負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學(xué)生情況，做到不隨意更改學(xué)生學(xué)業(yè)情況，確保考核成績等基本數(shù)據(jù)的真實性；不庇護學(xué)生的短處，諸如各種違紀(jì)行為等，確保檔案對學(xué)生激勵和震懾作用的正常發(fā)揮，維護學(xué)校正常的教育教學(xué)活動。
3.領(lǐng)導(dǎo)的長效規(guī)劃
學(xué)校行政部門是學(xué)籍檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)單位，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校全面教育體系中的價值和地位，切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理思想，與時俱進，強化學(xué)校學(xué)籍檔案管理意識，完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過建立統(tǒng)一的學(xué)籍信息管理平臺，確保學(xué)校各職能部門對與學(xué)生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準(zhǔn)確地理解，實現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強對學(xué)籍檔案管理工作的直接管理，確保學(xué)籍檔案管理工作落到實處。只有將學(xué)籍檔案管理工作列入學(xué)校工作日常安排，主管領(lǐng)導(dǎo)親自組織并帶頭宣傳學(xué)籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學(xué)籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢。
4.檔案管理者的應(yīng)有認(rèn)知
學(xué)籍檔案管理部門作為以學(xué)籍工作為中心的職能部門擔(dān)負(fù)著學(xué)籍檔案管理工作的重任，管理人員應(yīng)該提高對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識。一方面，檔案管理人員要以學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強烈的責(zé)任意識，深刻認(rèn)識和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學(xué)校的辦學(xué)水平、體現(xiàn)著學(xué)生的成長。只有對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識提高到一個新的高度，才能切實做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強對學(xué)籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學(xué)籍檔案工作的動態(tài)發(fā)展趨勢，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學(xué)生個體、學(xué)校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進化、理念前衛(wèi)化，才能適應(yīng)學(xué)籍檔案管理工作的要求，確保學(xué)籍檔案管理工作再上新臺階。
參考文獻：
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第9篇：高校學(xué)籍檔案管理范文
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；檔案管理；手段；內(nèi)容；理念
學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]
1 學(xué)生檔案管理的重要性
學(xué)生檔案系統(tǒng)是一個教育單位必不可少的組成部分，它對于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。在這個科學(xué)技術(shù)的不斷提高，且講究高效率的社會，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，這已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校和學(xué)生的需求。作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對學(xué)生檔案信息進行管理，具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。
對于高校學(xué)生檔案來說，一般應(yīng)包括中學(xué)階段的學(xué)籍卡、中學(xué)畢業(yè)登記表、高考招生報名表、高考招生體檢表等，以及大學(xué)階段的學(xué)籍卡、成績單、體檢表、學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、黨團材料、獎懲材料等。當(dāng)然，還可以有其他內(nèi)容，如學(xué)生心理檔案、學(xué)生活動的視頻檔案等各種形式與內(nèi)容。
《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
由此可見，高校檔案管理過程中所產(chǎn)生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時代，對于此類多媒體檔案文件的保管主要是通過磁帶、照片、錄像等形式進行，此類載體存在壽命低，操作復(fù)雜等缺點，因此，許多高校都會將此類檔案信息束之高閣，長年都很少理會，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說對其進行合理、有效的利用了。
在計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，存儲技術(shù)與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡單、易行，從而實現(xiàn)了有效保存和充分利用，最大限度的發(fā)揮了檔案信息的傳承與查閱功能。
2 管理手段變革的必要性分析
隨著社會的發(fā)展與技術(shù)的進步，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已完全不能適應(yīng)，具體表現(xiàn)在如下幾點：
2.1 效率低
由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態(tài)，系統(tǒng)化程度較低，同時，由于手工操作較多的依賴于管理人員的細(xì)心與經(jīng)驗，因此，對于一些初期進行檔案管理的管理人員來說，容易在檔案整理、歸檔等過程中產(chǎn)生一定的差錯，在發(fā)現(xiàn)差錯的時候，如果要對這些差錯進行修正也是相當(dāng)困難的，需要在大量的原始信息中進行搜索，如果原始信息缺失，則修復(fù)基本是無法完成的。這勢必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯誤率。
2.2 易損、毀或遺失
由于紙質(zhì)文本天生存在的缺陷，使得其對保存環(huán)境的要求較高，如對溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無法挽回的損失。
2.3 查閱與使用不便
由于傳統(tǒng)檔案管理是基于人工管理，或者雖然實現(xiàn)了計算機管理，但只是基于單機管理模式。當(dāng)用戶需要對某一信息進行查詢或使用時，就不得不必須到現(xiàn)場，通過檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時，只是一個小小的查閱要求，卻可能需要動用大量的人力、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。
為了克服以上缺陷，在計算機網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)展的當(dāng)代，我們完全可以采用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，變手工管理為計算機、網(wǎng)絡(luò)管理，將各類檔案信息采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，進行數(shù)字化處理，使之能夠適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)管理的需要，同時，也便于保存與查閱，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢，完全不必親自到現(xiàn)場、不受時間和地點的限制，隨時隨地進行在授予的相應(yīng)權(quán)限內(nèi)進行查詢。
3 管理內(nèi)容的變化
傳統(tǒng)管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類表格、各種小結(jié)等，再輔以各種復(fù)印件，如各類證書的復(fù)印件等，還有就是一些磁帶、磁盤、錄像等原始資料。管理內(nèi)容形式單一，并且管理內(nèi)容很難全面，同時，對于其真實性的驗證存在一定的困難，如獲獎證書，由于原件必須交由學(xué)生本人保管，而復(fù)印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專業(yè)能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網(wǎng)絡(luò)時代，所有的信息都進行數(shù)字化處理，由于數(shù)字存儲技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲，而無需在查閱時從其他途徑進行多媒體信息的查詢。檔案信息由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向的發(fā)展，必將有力的促進檔案信息管理內(nèi)容的進一步豐富與完善，使得檔案的內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示學(xué)生在校期間的成長經(jīng)歷，這一方面，許多的電子檔案都已經(jīng)能夠完美的實現(xiàn)，使得檔案信息不光是學(xué)生成長過程的記錄，也成為學(xué)生成長的一個有效的添加劑，使得學(xué)生在與他人的交流與評價中促進自身的不斷反思，從而促進學(xué)生更加全面的發(fā)展。這一點在《條例》的第十五條中也反映出來了。
4 管理理念的變化
光有管理手段的變革，管理內(nèi)容的變化，對于檔案管理而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發(fā)生根本的變化。
傳統(tǒng)思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的教育功能，學(xué)生對自己檔案中的內(nèi)容知之甚少甚至是一無所知的，因此，檔案對學(xué)生發(fā)展的促進作用也就發(fā)揮得極其有限。而在網(wǎng)絡(luò)時代，我們完全可以讓學(xué)生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了學(xué)生的參與積極性，使得他們在管理自己檔案的過程中，不斷的進行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當(dāng)守門人的角色時，其實也有著非常高的要求，如對檔案信息的真實性進行把關(guān)、建立檔案的索引機制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，還要熟悉計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
5 檔案應(yīng)用方式的變革
前面提到，傳統(tǒng)的手工管理時代，檔案應(yīng)用率很低，特別是大學(xué)生的檔案信息，基本都是無人問津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時代，檔案查閱時，用戶需要直接接觸有關(guān)的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災(zāi)難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對檔案信息的查閱都進行了極其嚴(yán)格的限制，使得不光學(xué)生等普通用戶無法接觸，有時課任老師甚至班主任都無法按需查詢相關(guān)學(xué)生的有關(guān)檔案信息，使得檔案的教育功能無法發(fā)揮。
應(yīng)用了計算機網(wǎng)絡(luò)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，而對于計算機數(shù)據(jù)，可以通過多種途徑進行保護，從而確保了信息的完整性、原始性與真實性，同時，可以根據(jù)各類不同人群設(shè)置不同的查詢權(quán)限，使得用戶只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護了檔案信息的機密性。
6 學(xué)生檔案獲取方式的改進
運用計算機網(wǎng)絡(luò)進行學(xué)生檔案信息的管理，就需要對檔案信息進行數(shù)字化處理，使得學(xué)生檔案信息的獲取方式發(fā)生了一定的變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。對于紙質(zhì)信息，可以通過掃描、拍照等形式進行數(shù)字化處理，在接收檔案時，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時，將其與原始的紙質(zhì)版信息進行一一比對，確保其真實性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對各種多媒體信息進行數(shù)據(jù)加密。總之，需要通過各種技術(shù)手段確保電子檔案信息的真實性。
當(dāng)然，檔案管理的內(nèi)涵還是內(nèi)容即信息的管理，充分使用現(xiàn)代信息技術(shù)進行學(xué)生檔案的管理，只是為了最大限度的簡化管理和使用的復(fù)雜度，其最終目的仍然是檔案內(nèi)容的管理，不能本末倒置。
