供應商合同管理制度精選(九篇)
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第1篇：供應商合同管理制度范文
關鍵詞：合同管理；問題；建議
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）12-0-01
當今社會可以說是合同社會，一個企業(yè)的經(jīng)營成敗與合同管理有密切關系，因此，每個企業(yè)都必須十分重視合同管理，煤炭企業(yè)當然不能例外。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。這就要求我們要對合同進行全過程管理，從洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同履行完畢或中止，不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理，而且凡涉及合同條款內(nèi)容的部門都要一起來管理，此外還要注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，把合同束之高閣，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。
一、概述
合同管理是指企業(yè)對以下幾方面進行管理：一是在合同簽訂前對供應方的資質(zhì)、價格、履約能力進行審查；二是在合同簽訂過程中，對合同所有條款進行認真把關，避免企業(yè)利益受到損害；三是對合同履行過程的管理，內(nèi)容包括對貨物進行驗收、貨款按合同規(guī)定及時支付等。
傳統(tǒng)煤炭企業(yè)多為國家或省市大型國有企業(yè)，每年合同簽訂額多達幾十億元。因此，加強企業(yè)合同管理具有十分重要的意義。首先，通過對采購合同的管理，可以確保企業(yè)采購物資的質(zhì)量符合規(guī)定，價格在企業(yè)可控范圍之內(nèi)；其次，可以約定雙方的權利和義務，保障企業(yè)正常的生產(chǎn)和經(jīng)營。
二、目前我國煤炭企業(yè)在合同管理中存在的問題
（一）領導缺少對合同管理的重視，合同管理人員素質(zhì)有待提高。一是企業(yè)領導出于對銷售業(yè)績、政治考核等因素的考慮，將主要精力放在抓銷售與安全生產(chǎn)上，完全忽視了合同管理的重要性，未能意識到采購合同制定的不合理或是合同履行的不徹底所給企業(yè)帶來的巨額損失。二是企業(yè)往往忽視合同管理部門的工作，使合同管理部門在人員配備、管理制度執(zhí)行力度等方面得不到應有的重視，缺少具有一定法律專業(yè)知識的人才，合同管理工作得不到支持配合，無法順利開展。
（二）對合同當事人審查不嚴，合同風險責任不明確。大多數(shù)企業(yè)在簽訂合同前，未對物資市場行情進行調(diào)研，無法掌握合同的價格區(qū)間及走勢；出于領導層壓力及個人利益的滿足，在確定最終供應商時未通過正規(guī)的招標程序進行，不但無法保證物資的質(zhì)量，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來經(jīng)濟損失，同時，也為提供土壤；未在合同中明確雙方及企業(yè)各部門在合同執(zhí)行中的法律責任，企業(yè)各部門在驗收、付款過程中信息溝通不暢，使企業(yè)面臨著潛在的合同違約責任。
（三）未對合同履行進行必要的監(jiān)督，給企業(yè)帶來不可挽回的經(jīng)濟損失。多數(shù)企業(yè)在簽訂完合同后，就認為采購活動、合同管理工作到此為止，合同管理部門未對合同的履行情況進行跟蹤監(jiān)督。如，企業(yè)已經(jīng)對物資進行驗收，財務部門由于對合同條款的忽視，未在合同約定的日期支付貨款，使企業(yè)承受了一定的違約責任。再如，由于采購、合同管理、財務部門之間缺少必要的溝通，致使企業(yè)完全忽略了保證金的退還，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。
三、提高煤炭企業(yè)合同管理水平的建議
（一）提高領導對合同管理的重視水平，引進法律專業(yè)人才，不斷提升合同管理人員業(yè)務素質(zhì)。一是煤炭企業(yè)應將合同管理執(zhí)行是否有效作為領導業(yè)績考核的重要指標，不斷加強企業(yè)領導對合同管理的重視程度，進而促使企業(yè)各部門對合同管理部門的支持配合，逐步提高企業(yè)物資供應合同管理的整體水平。二是合同管理部門要積極從法律專業(yè)院校、律師事務所等法律工作單位引進人才，提高合同管理工作人員整體素質(zhì)；聘請企業(yè)法律顧問，為企業(yè)合同簽訂、履行進行法律咨詢；定期為合同管理部門工作人員組織《合同法》等相關法律培訓，為合同工作人員普及法律知識，提升工作能力創(chuàng)造條件。
（二）加強對合同當事人的審核，明確合同各方當事人的職責。一是在簽訂合同前，由合同管理部門索取供應方的資質(zhì)證明、企業(yè)業(yè)績、履約能力等相關證明材料，經(jīng)審核后上報企業(yè)領導最終審批，只有經(jīng)合同管理部門及領導審核通過后的供應商才可作為簽訂合同的當事人。二是由合同管理部門對所有合同條款進行審查，保證合同條款的完備、權利義務分明。所有合同法律條款由專職企業(yè)法律顧問進行把關，降低企業(yè)合同風險。三是企業(yè)應安裝合同管理軟件系統(tǒng)，對企業(yè)所有采購、銷售合同進行備案、登記，形成信息完備的合同管理數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)日后進行跟蹤合同履行情況提供信息支持，有利于合同管理人員日常監(jiān)管。
（三）建立完善合同管理制度。完善的合同管理制度是實現(xiàn)優(yōu)化合同管理全過程的保證。通過加強合同的過程控制，即理清合同簽訂、履行以及結算的基本流程，從而促進與企業(yè)自身相適應的一整套合同管理制度的形成和完善，強化合同管理工作的規(guī)律性和規(guī)范性，繼而實現(xiàn)企業(yè)合同科學化、規(guī)范化管理。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括：合同簽訂審查審批制度，合同管理的模式和相關部門職責，合同結算審查審批制度，合同的訂立，合同履行、變更、解除，合同基礎管理工作，合同糾紛處理，合同管理人員培訓，合同專用章管理，合同管理的檢查與考核等等。當前我國煤炭企業(yè)已經(jīng)開始對合同管理制度的建設給予了高度重視，并逐步建立和完善了相對科學規(guī)范的合同管理制度，從而實現(xiàn)了程序規(guī)范、職責明確的合同管理，有效控制了合同風險，全面提升了企業(yè)合同管理水平。
（四）建立合同執(zhí)行監(jiān)管機制，及時減少企業(yè)面臨的潛在合同風險。企業(yè)成立合同監(jiān)督機構或是在合同管理部門中指派專人負責，對合同管理進行履約過程監(jiān)督。首先，協(xié)調(diào)倉儲部門，對物資驗收環(huán)節(jié)進行認真把關，拒絕一切質(zhì)量、數(shù)量不符合合同條款的供應。其次，協(xié)調(diào)財務部門對驗收合格的供應商進行貨款支付，保證貨款及時按照合同約定的付款期限付款的同時，爭取享受供應商提供的商業(yè)折扣及折讓。最后，由合同監(jiān)管部門對審核發(fā)現(xiàn)的合同執(zhí)行問題，及時向領導匯報，并促使各部門及時改正。
參考文獻：
第2篇：供應商合同管理制度范文
【關鍵詞】 合同 管理 規(guī)范化
一、合同管理在企業(yè)中的重要性
合同是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)經(jīng)營行為的主要手段，是現(xiàn)代化管理的必然要求。如果要最大限度發(fā)揮合同的作用，就必須加強合同管理，加強合同的標準化管理。因為標準化是制度化的最高形式，是規(guī)范化的最高要求，是科學化的最佳途徑。只有加強合同的標準化管理，才能避免合同風險，規(guī)范經(jīng)營行為，實現(xiàn)經(jīng)營目標，提高企業(yè)競爭實力。
二、企業(yè)合同管理中出現(xiàn)的問題
煤炭企業(yè)涉及合同方面的內(nèi)容很多，其中大家最常見和熟悉的有物資管理合同、銷售管理合同等。這些合同都有專門的單位或部室人員進行管理，這些合同基本都有相對的時間、客戶、管理格式等，有一定的規(guī)律可循，所以管理相對較為容易。但是，機關和后勤等涉及的對外合同，由于涉及種類多，部門多，格式內(nèi)容等也比較多，部分部室人員由于專業(yè)性的限制，對合同需要的各項資料不了解，往往存在資料確實缺失情況，管理起來存在一定難度，需要多個部門的聯(lián)合把關，也需要專門部室人員的管理。尤其是各礦廠機關后勤，分公司購買的設備、搞的土建工程等，缺少專門部室管理和監(jiān)管，給企業(yè)合同管理埋下隱患。迫切需要鑫龍煤業(yè)專門部室及專門人員進行管理。
為避免公司機關、后勤服務部門以及分公司購買的設備、搞的土建工程、進行的各項設備、設施維修、租賃等，涉及的對外合同缺少專門管理。存在以下問題：
1.缺乏必要的法律知識，部分內(nèi)容存在法律風險。
2.合同的審查、簽訂不規(guī)范，亂，對合同的履行缺乏行之有效的監(jiān)督。
3.缺乏供應商的資質(zhì)的審查。
4.部分合同存在對合同雙方在合同執(zhí)行過程中的責任與權利約定不明確、表述不清等問題。
這些都給企業(yè)合同管理埋下隱患。鑫龍煤業(yè)企業(yè)規(guī)劃部根據(jù)公司領導要求，于2014年5月起接手了鑫龍煤業(yè)機關、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排專門人員進行了管理，根據(jù)合同工作的各項要求，對后面所有的合同全面進行了規(guī)范化的管理。
三、合同規(guī)范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程。為規(guī)范各分公司、機關部室的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現(xiàn)合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權益，制訂了《安陽鑫龍煤業(yè)（集團）有限責任公司合同管理辦法》鑫煤〔2014〕207號，使各分公司、機關部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容包括：合同管理機構的建立及其職責的明確界定；合同簽訂前的供應商資格、價格、質(zhì)量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權限設定、法人授權委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內(nèi)容。
2.及時啟用“安陽鑫龍煤業(yè)（集團）有限責任公司合同專用章”，并予以公布，指定專門人員進行管理。
3.重點要求各責任單位在合同簽訂前，加強對供應商的資格審查。對供應商的資質(zhì)、商品價格與質(zhì)量、履約能力的審核。合同管理部門在對供應商材料進行審核并形成審核意見后，要將審核報告上報主管部門審核。
4.編制了安陽鑫龍煤業(yè)（集團）有限責任公司合同審批表，確保在合同簽訂過程中，各專業(yè)部門或領導及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。
5.對不同合同規(guī)定不同的上報材料，加以區(qū)分。通過議標簽訂的合同，報合同會簽單與會談紀要；通過招標簽訂的合同，報合同會簽單與中標通知書；通過領導批示簽訂的合同，報相關請示和領導批示。
6.編制了安陽鑫龍煤業(yè)集團有限責任公司合同管理臺帳，涉及序號、合同名稱、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人、簽訂日期、合同期限、合同價、對方單位、存檔份數(shù)、歸檔日期、備注等11項內(nèi)容，確保各項合同查找有據(jù)可依，查詢方便。如下表：
7.合同查詢時，做好查詢、借用等相關手續(xù)（查詢借用人員需要填寫查詢、借用登記表，并將借用、查詢時間及歸還時間填寫清楚，借用時除了填寫登記表外，還要打借條），防止合同備份資料的遺失。
四、實施效果
通過對公司機關部室及分公司涉外合同管理進行了規(guī)范管理以來，公司合同管理工作獲得了長足發(fā)展。
1.通過制度的制定和完善，為機關部室及分公司涉外合同簽訂前、簽訂過程和簽訂后備案等工作提供了管理流程和依據(jù)。
2.規(guī)避了部分法律風險。
3.加強了機關部室及分公司涉外合同的監(jiān)管工作。
第3篇：供應商合同管理制度范文
關鍵詞：供應鏈管理 煤炭企業(yè) 物資超市
由于煤炭企業(yè)正在不斷地發(fā)展壯大，而且物資供應體制改革也在不斷的深入，我國構建專業(yè)化、信息化與網(wǎng)絡化的現(xiàn)代物流供應企業(yè)勢在必行。隨著煤炭企業(yè)利用現(xiàn)代物流體系的理念，加快引進物流管理技術的步伐，追求探索創(chuàng)新物資供應模式。按照煤礦分布布局的特點與倉庫內(nèi)形式布局特征，進而創(chuàng)建物資超市。并在此基礎上采用連鎖超市式的配送供應方式。使用這種方法，可以提高物資供應配送效率、減少儲備資金的占用率，也為煤炭企業(yè)整體增效做出了貢獻。
一、煤炭物資供應超市化經(jīng)營特征
傳統(tǒng)的煤炭物資供應管理模式與新成立的煤炭物資供應超市模式相比存在著落后，新型煤炭物資供應管理的理念、管理制度、管理流程上都有發(fā)生著前所未有的變化。更是創(chuàng)新型的、多方位的物資供應管理模式。
1.物資供應超市化經(jīng)營下的煤炭物資供應管理理念的轉變
新型煤炭物資供應超市化經(jīng)營的理念就是“零庫存管理”。而對于其基本工作原理則是：企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售形成一條龍服務，摒棄集團公司內(nèi)部等待和在準備情況下帶來的鋪張浪費現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為：一定要制定高度協(xié)調(diào)、完善的存貨供取實施計劃，且與供應商之間達成協(xié)議，盡量的在使用之前要求供應商送貨上門；實施高精度管理與控制機制，限制供應商的數(shù)量，從而對電子數(shù)據(jù)互換的實現(xiàn)。
2.物資供應超市化經(jīng)營下煤炭物資供應管理制度的轉變
按照物資供應超市化經(jīng)營的基本管理模式要求下，并且提倡基礎管理工作要“有法可依”。這就間接地要求供應管理公司根據(jù)煤炭物資供應的重要工作環(huán)節(jié)，擬定出全面的工作管理制度。主要內(nèi)容包括：物資計劃管理制度、合同管理制度、庫存資源管理制度、信函憑證管理制度等等。而且為了提高計劃管理制度多方位要求，對需求計劃和采購計劃的編制要嚴格的按照要求制定；對于合同管理制度就主要是從市場調(diào)查方面研究，進行商務談判，最后合同簽訂，雙方履行合同規(guī)定內(nèi)容。
3.物資供應超市化經(jīng)營下的煤炭物資供應管理流程的轉變
在一般情況下，供應公司都是以物資供應超市化經(jīng)營為指導，并且積極的創(chuàng)新物資供應流程，與現(xiàn)有的業(yè)務流程相比進行優(yōu)化、改進或者是調(diào)整。對現(xiàn)有的業(yè)務流程進行從根本上在思考和再設計，設立煥然一新的工作過程的組織結構模式。從計劃著手，到采購、入庫、發(fā)料、結算整個流程進一步思考設計，避免過多的重復性就業(yè)。
二、供應鏈方式下的煤炭企業(yè)物資超市管理
對于供應鏈管理的應用來講，它主要涉及到四個方面，即供應、生產(chǎn)計劃、物流、需求。而職能領域主要包括產(chǎn)品工程、產(chǎn)品技術保證、采購、生產(chǎn)控制、庫存控制、倉儲管理、分銷管理。輔助領域主要包括客戶服務、制造、涉及工程、會計核算、人力資源、市場營銷。供應鏈管理師一種先進的管理理念，它的先進性體現(xiàn)在是以客戶為經(jīng)營導向的，而在供應鏈管理方式下的煤炭企業(yè)物資超市主要有以下幾種特點：
1.明確煤炭物資采購管理組織職能
在物資采購管理方面講，它的組織結構會因為它的采購管理職能不同而有所不一樣。主要是因為物資管理部門的職能不但是及時掌握調(diào)查生產(chǎn)資料的渠道，更是尋找物料來源并且保持有效的內(nèi)部溝通的重要手段。所在采購信息來源上，還是要找到在緊急情況下所能替代的供應商。這樣，我們就要建立供應商檔案庫，在一定的時期內(nèi)保持有效聯(lián)絡。同時，掌握市場原料行情，價格趨勢，制定采購方案，對所需的材料按照合同中規(guī)定的內(nèi)容進行按期交貨。所以，在確定物資管理管理職能才能對其進行分工整理和管理合作。
2.加強物資計劃管理
為了發(fā)揮規(guī)模經(jīng)營優(yōu)勢、掌握煤礦生產(chǎn)物資需求、流動資金使用效率、組織有效貨源、降低材料采購成本、促進經(jīng)濟效益提高，這些都是物資計劃管理的重要工作。物資計劃管理在物資供應管理部門起到基礎性德作用，主要是利用物資計劃管理的要求，進行市場主體規(guī)范，并對物資計劃進行的采購行為。從而擴展采購渠道，提高檔案的規(guī)劃和管理，充分地發(fā)揮出物資供應部門的主渠道優(yōu)勢，促進經(jīng)濟效益的提高，減少勞動消耗。物資管理計劃必須按時按季調(diào)整計劃，讓計劃具有靈活性；按照資金的來源把專項工程所用的資金或者是生產(chǎn)材料進行有效計劃。
3.實現(xiàn)管理創(chuàng)新
為了建立健全的物資管理制度，一定要嚴格規(guī)范管理中所涉及到的一切行為。因為從礦用物資超市這層方面講，它的周期性和采購性不是很穩(wěn)定。采用招標比價，然后在對其進行集中采購，接著要確定各部門及人員職責，設立相對應的供應部門和使用部門。不定期的進行調(diào)研檢查，對采購物資的質(zhì)量、價格、采購人員嚴格把質(zhì)量關、價值關，降低物資采購的成本，節(jié)約資金過度的浪費。
三、總結
隨著供應鏈管理思想的興起和競爭的日益加劇，煤炭企業(yè)的物資管理日益受到重視。本文主要是在供應鏈管理視角分析的煤炭企業(yè)物資超市發(fā)展，并對物資超市有什么樣的特征進行了有效探討。為發(fā)展煤炭企業(yè)應該加大對物資超市的投入，加強物資超市的信息化程度和物流流程中的辦公自動化的程度，增加物資超市所供應的物資品種。所以，建立供應鏈管理基礎上的煤炭企業(yè)物資超市，就在服務生產(chǎn)中起到了重大意義。
第4篇：供應商合同管理制度范文
關鍵詞 采購風險控制
中圖分類號：F253文獻標識碼： A
公司采購流程運行成功與否將直接影響到單位生產(chǎn)流程、銷售流程以至整個供應鏈流程。在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理中，采購已變得越來越重要，它是保證生產(chǎn)經(jīng)營順利開展的首要環(huán)節(jié)。只有控制好本環(huán)節(jié)的風險，找出存在的問題和解決辦法，才能合理保證企業(yè)供應鏈的穩(wěn)定與高效。中天能源有限公司為了控制采購風險，對本公司采購業(yè)務的流程進行了梳理，分析了存在的主要風險和實際操作中存在的問題與不足，并相應找出了與之匹配的應對問題與降低風險的辦法，公司將此項業(yè)務作為一項系統(tǒng)工程，建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，通過不斷更新完善此體系，不僅提高了企業(yè)內(nèi)部管理水平和風險防范能力，而且促進了公司在同類企業(yè)中的競爭能力，為公司健康穩(wěn)定發(fā)展奠定了良好的基礎。
一、采購的主要風險
由于公司目前處于項目建設期，采購成本占工程總成本的比例很大，并且設備及材料的質(zhì)量好壞和能否及時送達也直接影響工程質(zhì)量和進度，在采購過程中，存在許多人為和市場方面的不確定因素，可能導致無法實現(xiàn)既定的采購目標，從而給公司造成損失。
（一）存在采購制度風險。公司采購制度缺失，因而形成采購業(yè)務流程的缺陷。中天公司成立不久，屬項目建設的初期階段，許多業(yè)務的管理制度和規(guī)范尚未建立，有的制度雖然已經(jīng)建立，但存在制度本身由于崗位設置缺失等原因導致的不規(guī)范、不細致、不相容職務未分離、與公司項目建設實際情況不銜接等情況，使工程采購工作無章可依，存在工程采購工作混亂的局面。
（二）存在采購計劃風險，沒有形成規(guī)范的采購計劃或采購計劃安排不合理，市場變化的趨勢預測不準確，工程圖紙設計存在缺陷，沒有專業(yè)的技術人員進行采購計劃的制定，或采購計劃本身制定的不合理，可能導致未及時提出采購需求或提出的采購需求不恰當，影響工程建設進度或造成資源閑置的浪費。
（三）存在招標風險。公司的招標管理制度不完善，或已經(jīng)制定的合理的制度未能嚴格執(zhí)行。包括未嚴格按工程供應商中標管理流程進行招標，招標文件編制不完善，不全面，不合理，招標采購程序不規(guī)范，導致采購合同簽訂障礙，或供應商選擇不當，甚至可能導致舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，從而極大地影響工程項目的質(zhì)量和成本。
（四）供應商管理風險。企業(yè)未能建立科學的供應商評估和準入制度，未能確定合格供應商清單，導致選擇供應商上存在極大的盲目性，對供應商的考察、評定往往匆忙、不客觀、不準確，可能導致公司與資質(zhì)較差、信譽不佳的供應商合作，不僅會引發(fā)法律糾紛，還會影響工程項目的進度和質(zhì)量，更可能對公司生產(chǎn)經(jīng)營造成長遠的影響。
（五）驗收風險。采購驗收不規(guī)范，驗收缺乏管理制度和流程，公司未能對材料設備進行科學有效的驗收或驗收程序不規(guī)范，驗收人員專業(yè)性不強，驗收不合格品處理不當或無人真正去追究，可能導致材料設備不合格，嚴重影響工程質(zhì)量，造成工程成本的虛高。
（六）支付風險。企業(yè)存在預付賬款和定金審批不嚴，缺乏授權審批制度，特別是對大額預付賬款缺乏監(jiān)控和追蹤核查，同時缺乏對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險的分析程序，存在未按合同約定支付材料設備預付款、貨款，可能導致形成資金風險和公司的信譽損失。
二、工程采購風險的主要控制措施
為了有效地控制采購風險，順利實現(xiàn)采購目標，中天公司制定了有效的應對措施。
（一）完善制度體系
中天公司建立健全了《采購管理辦法》、《招標管理辦法》、《供應商引入管理辦法》、《工程采購管理流程》、《合同管理辦法》等一系列制度，分別對公司的采購計劃、采購方式、招標管理、供應商管理等進行了明確的規(guī)范。
（二）健全采購計劃管理程序
公司建立了采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。公司的采購業(yè)務相對集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務效率，降低采購成本，由熟悉市場的采購部門人員來決定貨源和發(fā)出購貨訂單，這樣可以增強管理控制力度，并能夠實現(xiàn)批量采購的規(guī)模經(jīng)濟效應。具有請購權的部門對于預算內(nèi)采購項目，要嚴格按照預算辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，要先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再辦理請購手續(xù)。
（三）規(guī)范招標采購
中天公司確立了“以招標采購為主，以詢比價、直接委托和零星采購為輔”的采購原則。
1.招標信息。采購部根據(jù)項目專項采購計劃啟動單項招標，包括招標時間安排、招標方式選擇，經(jīng)業(yè)務主管審訂后報請成本分管領導審批。招標采購主管在單項招標審批通過后，根據(jù)項目規(guī)模、特征，編制招標信息，經(jīng)公司領導批準后，在主管部門監(jiān)督下招標信息。
2.投標方資格審查。采購部根據(jù)公告規(guī)定的時間在招標主管人員監(jiān)督下，接收潛在投標人報名和組織相關部門進行資格預審，對合作良好的承包商，報名后即可取得競標資格，并要根據(jù)采購金額的大小對潛在投標人進行現(xiàn)場考察。
3.確定入圍企業(yè)。招標采購主管負責匯總各部門資質(zhì)材料，并根據(jù)招標部門要求準備相應表單和材料編制入圍報批文件，按公司授權體系依次提交到部門負責人、工程分管領導、成本分管領導分別進行審核，審核通過后再報招投標決策機構評審通過。
4.招標文件編制與審批。入圍單位確定后，采購部組織各部門編制招標文件，填寫《招標文件會簽審批單》，經(jīng)工程管理部、項目管理部、法律事務部、財務管理部、成本管理部、審計部會簽，依次報公司經(jīng)理辦公會審批通過。
5.確定中標方。招標采購主管嚴格按照《工程供應商招標采購管理流程》組織發(fā)標、踏勘與答疑、開標、評標等工作，最后確定中標方。
6.簽訂合同。招標采購主管組織向中標單位發(fā)放中標通知書，向落標單位發(fā)放落標通知書，并根據(jù)《合同管理辦法》組織合同簽訂工作。
（四）完善供應商管理
供應商是工程項目管理的重要組成部分，供應商選擇恰當與否將直接影響工程成本和工程質(zhì)量。
1.供應商開發(fā)。成本管理部通過公司各項目、各部門以及公開渠道搜集供應商資源，開展行業(yè)市場信息調(diào)研，從行業(yè)標準、生產(chǎn)規(guī)模、主營材料、品牌價格、性能指標等方面詳細了解符合 項目要求的供應商信息，組織供應商填寫《供應商信息登記表》并根據(jù)要求提交相關資質(zhì)文件。成本管理部對供應商資料進行初步審查，審查合格的供應商進行考察評審階段。成本管理部組織相關部門對工程供應商進行考察，并將考評合格者報公司成本分管領導審核，總經(jīng)理審批后列入后備供應商庫。
2.供應商履約評價。成本管理部定期組織相關部門從供貨能力與生產(chǎn)安裝力量、產(chǎn)品質(zhì)量與安裝質(zhì)量、現(xiàn)場支付與配合情況、竣工驗收評定情況、售后服務與滿意度等方面對材料設備供應商進行履約評價，填寫《材料設備供應商履約評價表》并按公司授權體系提交公司相關領導審核通過。對于不合格的供應商，列入《不合格供應商庫》，對于有待改進的，經(jīng)合理授權審批后由供應商進行改進，并由項目管理部監(jiān)督執(zhí)行情況。
3.供應商信息庫管理。公司建立供應商信息庫，包括《合格供應商庫》、《不合格供應商庫》及《后備供應商庫》。成本管理部負責對供應商信息庫進行動態(tài)更新管理。
（五）加強工程物資驗收
工程物資到貨后，項目管理部組織相關部門到貨驗收。驗收過程中，監(jiān)理單位負責按供貨合同驗收貨物質(zhì)量，并對其型號、規(guī)格等參數(shù)進行審核；施工單位負責審查其外觀質(zhì)量、數(shù)量并接收。如整批材料設備都合格，則由施工單位接收并投入施工，如屬部分或全部不合格且無法使用但可重新供貨，則由監(jiān)理單位發(fā)出部分拒收或全部拒收的通知。監(jiān)理單位在發(fā)拒收通知時應考慮是否影響工期，如不影響工期，則安排供應商重新發(fā)貨，如影響工期，則及時通知項目管理部尋找代替方案，并由成本管理部根據(jù)《合同管理流程》辦理索賠。
第5篇：供應商合同管理制度范文
關鍵詞:物資采購合同管理
中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A
一、引言
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體系的逐步完善，企業(yè)物資供應環(huán)境市場化水平越來越高。由于在物資采購過程中，存在較多風險，通過實施合同管理，減少采購漏洞，提高管理水平。
二、.合同管理的必要性
(1）合同風險是客觀存在的。據(jù)統(tǒng)計，近五年，我國社會經(jīng)濟因合同欺詐，三角債等誠信缺失所產(chǎn)生的成本約占每年GDP比重的10%-20%。其中因為合同欺詐造成的直接經(jīng)濟損失約55億元，逃避債務造成的直接經(jīng)濟損失約1800億元，產(chǎn)品質(zhì)量低劣和售假造成的各種經(jīng)濟損失約2000億元。在合同履行方面，我國91.4%的企業(yè)不同程度的存在合同糾紛，其中7.1%的企業(yè)合同糾紛在10起以上。這說明信用缺失越來越成為企業(yè)經(jīng)營中的潛在風險，威脅到了企業(yè)合同履行的安全。
(2）合同管理工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關。企業(yè)管理涉及許多方面，但主要是圍繞產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，而這三個環(huán)節(jié)都是由合同來連接的。可以說，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。
(3）合同法律風險具有可控性。由于合同法律風險發(fā)生原因，產(chǎn)生結果具有約定性，并有法律條文的指導，因而具有很強的預見性和可控性，可通過構建合同法律風險防范體系，把合同法律風險控制在最小范圍內(nèi)，或從源頭上消除。
三、物資采購合同管理
1. 簽約管理。
對采購合同進行分類，并且嚴格審核重要合同。一般來講，采購合同涉及的款項超過50萬元就算是重大合同，這些合同對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重大的影響，在物資采購合同的管理中，應當嚴格審核，確認合同的條款內(nèi)容，防止雙方發(fā)生權益糾紛。審核的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是對合同當事人的資格進行審核，應當當事人出具各種證明，以證明其有資格代表企業(yè)簽訂合同；二是對采購合同中的物品的種類、質(zhì)量和數(shù)量進行審核，要求物品具有詳細的信息銘牌，計量必須使用國家設定有計量標準的數(shù)量單位，質(zhì)量應當以國家標準或者行業(yè)標準為主；三是對物品交貨方式條款的審核，一般來講，交貨風險都是由賣家承擔；四是違約責任的審核，物資采購合同中都規(guī)定有對方違反合同規(guī)定的處罰方式，應當注意的是，處罰方式應當具體；五是價款的支付審核，對價款的如何有效地約定，會直接關系到合同是否會順利履行；六是合同爭議的解決辦法。
2、履約管理
對于物資采購合同，其合同履行流程中包括兩個非常重要的環(huán)節(jié)：一是貨物驗收，買方應當仔細檢查物品是否存在質(zhì)量或者數(shù)量上的誤差；二是價款支付復序，財務部門應當根據(jù)合同規(guī)定的內(nèi)容支付貨款，并且辦理相關的手續(xù)。如果在合同履行的過程中出現(xiàn)問題，其中一方不能夠正常履行合同的時候，可以尋求法律的援助。
3、結果管理
首先，應當妥善的保存合同的原件，這是合同履行過程的必要條件，也是索賠的最直接證據(jù)。而且，合同中一般還會包含一些企業(yè)不愿意公開的商業(yè)機密，所以對于物資采購合同，應當配備專門的保管人員。合同一般分類保管。
其次合同管理部門應該定期對經(jīng)辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統(tǒng)計，準確掌握合同業(yè)務量的基本信息，分析相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)從而，針對性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時總結合同管理中的經(jīng)驗，提高合同管理水平。
四、加強物資采購管理的基本措施。
1.做好物資采購合同審核。
（1）對合同當事人主體資格的審核。這是首要確認的問題，也是防止合同風險的有力措施。因為合同當事人的資質(zhì)和資格直接關系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應先要求對方出示營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證及組織代碼證，還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發(fā)的《民用爆破器材生產(chǎn)企業(yè)憑照》和國家煤礦安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局頒發(fā)的《煤礦礦用產(chǎn)品安全標志證書》。采購煤礦專用機電設備、支護產(chǎn)品、通風材料、輸送皮帶等井下礦用產(chǎn)品，對方須有煤安標志證書。
（2）對合同標的物、數(shù)量、質(zhì)量條款的審核。審查標的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標、型號、規(guī)格、品種、生產(chǎn)廠家等。數(shù)量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標準的數(shù)量單位。根據(jù)標的特點，有些還需注明標的正負誤差、合理磅差等。質(zhì)量標準條款中采用國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準的，要寫明標準名稱、代號或編號。
（3）合同標的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產(chǎn)標的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔，交付之后由買受人承擔。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風險由出賣人承擔；如果采用自提方式，那么貨物回途的風險由買受人承擔。所以，交（提）貨方式條款中，作為產(chǎn)品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。
2.實行物資采購合同管理。
在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀，從現(xiàn)狀向既定的目標過渡。力求現(xiàn)實性與超前性相統(tǒng)一，理論性操作性與實際可操作性相統(tǒng)一，既滿足現(xiàn)實應用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗總結上，要著力于目標管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)論的運用上，由此可達到以下三個目的：（1）探索一個具有科學性、可行性和階段性的管理目標；（2）制訂一個具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開放性的完整管理體系；（3）確立一個具有動態(tài)的，受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。
在企業(yè)的對外經(jīng)濟合同中，應把所有的物資采購業(yè)務納入合同管理，把主要注意力集中到提高企業(yè)整體效益上，對反映經(jīng)濟活力契約化水平的各項指標實行全額管理。主要包括以下要求：一是規(guī)范使用合同文本。二是實行合同全過程管理。三是運行業(yè)務合同化機制。
3. 加強物資采購合同管理的管理職能
全面貫徹落實“管理第一位”，實現(xiàn)“兩個根本轉變”指導思想，強化責任意識、精細嚴謹、務實創(chuàng)新，做到以事前法律防范、事中法律控制為主、事后法律補救為輔的原則，認真履行合同管理職責。合同管理人員要熟悉業(yè)務，將合同管理滲透到業(yè)務中，全程監(jiān)控、全程管理、整體把握，幫助解決企業(yè)的經(jīng)營管理過程中的法律問題，當好企業(yè)的衛(wèi)士。實現(xiàn)法律風險全面、規(guī)范、動態(tài)管理，對風險的程度和范圍進行評估，制定應急預案并組織落實。開展合同管理學習交流。舉辦合同管理信息簡報，案例分析等，共享知識和經(jīng)驗。
4.強化物資采購合同的履行監(jiān)管，堵塞管理漏洞。
首先，嚴格按照相關管理制度履行職責，避免因失職、瀆職而承擔管理上的責任；第二，如發(fā)現(xiàn)訂單價格與框架協(xié)議價格約定不符，保留向供應商要求返還不當?shù)美臋嗬袑嵕S護企業(yè)合法權益。第三、完善制訂違約合同索賠管理制度，嚴格索賠的審核、審批權限，規(guī)范索賠流程操作，禁止擅自放棄追索權。
5. 制訂物資采購合同管理計劃
物資采購合同管理計劃中必須要有相應的資料，如供應商的詳細資料（如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、中石油電子商務網(wǎng)絡供應商成員證、準入證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應戰(zhàn)略等資料。
制定合同進度表，此表中應包括各類“作業(yè)活動”的描述以及檢查點的確定，當要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業(yè)活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發(fā)現(xiàn)各種偏差并采取糾正措施。“作業(yè)活動”就是指合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關工作，例如，設備組裝、測試、包裝、運輸?shù)取Ｋ枰掷m(xù)的消耗時間來執(zhí)行，而且需要使用資源。
合同預算，在支出較高的時候，你可能期望供應目標的實現(xiàn)應保持在一個合適的成本范圍內(nèi)，即使沒有這樣一個目標存在，采購專業(yè)人員也有責任來保證適當?shù)乜刂瞥杀荆@就要保證成本在批準的預算范圍內(nèi)。被批準的預算包括根據(jù)合同支付給供應商的款項、應急費用和工時預算，這幾項是必須的財務支出。
合同質(zhì)量計劃，它是質(zhì)量管理的原始文件。當采購風險不容忽視的物資時，如當采用新技術或使用新供應商時，購買方希望能夠對質(zhì)量管理施加影響。這樣，大多數(shù)情況下就應該商定一個質(zhì)量計劃并將它納入合同之中，成為合同項下的完成目標。
五、結束語。
物資采購合同管理工作同業(yè)務工作既有交叉又相互平行，綜合性較強，涉及面廣。實施物資采購合同管理時，需要業(yè)務人員和管理人員的大力配合，通過落實管理制度，履行崗位職責，提高物資采購管理水平。
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第6篇：供應商合同管理制度范文
關鍵詞：內(nèi)部控制；物流企業(yè)；營改增；業(yè)務流程；風險
我國推行“營改增”后，原先需要繳納營業(yè)稅的物流企業(yè)被納入試點工作，要求繳納增值稅。而增值稅的核算及監(jiān)管程序復雜，物流企業(yè)因此面臨很多稅務風險和經(jīng)營風險，需要從內(nèi)控視角著手，強化內(nèi)控制度建設和執(zhí)行，不斷提高物流企業(yè)的經(jīng)營管理水平及風險防控能力，增強企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>
一、加強物流企業(yè)營改增內(nèi)控工作的必要性
2010年4月我國財政部、審計署、證監(jiān)會、銀監(jiān)會以及保監(jiān)會聯(lián)合《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，結合2008年5月的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，標志我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的初步建立。具體而言，企業(yè)內(nèi)部控制的主要目標就是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的資產(chǎn)安全性、合法合規(guī)性以及財務報告相關信息的真實完整性，為企業(yè)提供一套完整的系統(tǒng)化的相互監(jiān)督、相互制約的制度體系，貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，幫助提高企業(yè)的經(jīng)濟利潤，推動企業(yè)的長期發(fā)展進程。
對于物流企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)部控制是對經(jīng)營活動的自我調(diào)節(jié)，在企業(yè)整個管理中內(nèi)部控制是核心。自我國2012年逐步展開營改增試點工作，物流企業(yè)的營改增工作不僅涉及到財務及稅收相關問題，更關系到經(jīng)營管理的全方位變革。因此，加強物流企業(yè)營改增內(nèi)控工作，有利于降低企業(yè)的經(jīng)營風險，全面掌握企業(yè)各部門的具體工作情況，強化內(nèi)部監(jiān)督管理，確保營改增工作的有效開展實施，實現(xiàn)預期的經(jīng)營管理目標，進而提高企業(yè)整體的經(jīng)濟效益。
二、內(nèi)控視角下加強物流企業(yè)營改增工作的具體措施
1.建立適應營改增發(fā)展需求的內(nèi)部控制制度
我國增值稅主要采取抵扣模式，在推行“營改增”后，相應的物流企業(yè)會計核算體系都會發(fā)生變化，而且會計科目也會增多，相關的會計核算標準也在不斷提高。在物流企業(yè)中建立適應營改增發(fā)展需求的內(nèi)控制度，需要健全財務核算體系，明確規(guī)范會計處理程序，并設立統(tǒng)一的會計科目及核算原則，適當增加財會人員，確保財會工作中不相容職務相分離。而且，要注意配備專職財務會計人員，并加強職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平教育培訓，更好地適應營改增工作的有效開展。同時，物流企業(yè)為滿足增值稅核算要求，還需要建立并完善相應的發(fā)票開立、領用及核銷管理制度，并強化對設備、貨物及勞務采購相關的增值稅管理制度，在完善的內(nèi)部控制制度下，促進營改增工作的深入貫徹發(fā)展。
2.完善適應增值稅發(fā)展的企業(yè)經(jīng)營業(yè)務流程
增值稅和營業(yè)稅相比，能夠更直接地影響企業(yè)的收入、成本及資本性支出，增值稅管理貫穿整個經(jīng)濟業(yè)務流程。在物流企業(yè)推行“營改增”后，相應的財會工作量會大大增加，而且對稅費核算精度要求也更高，相應的設備投入及財務管理成本費用也不斷增加。因此，物流企業(yè)需要重新調(diào)整并梳理經(jīng)營業(yè)務流程，適應營改增的發(fā)展，具體可以通過借助系統(tǒng)升級以及相關業(yè)務整合，促進經(jīng)營業(yè)務流程的智能化、自動化，構建體系化的業(yè)務流程管理制度，幫助有效緩解稅制調(diào)整給企業(yè)財務會計工作及管理成本帶來的壓力，確保營改增工作在運輸企業(yè)的平穩(wěn)過渡及順利實施。
3.加強運輸企業(yè)相關業(yè)務合同管理
營改增實施后，物流企業(yè)需要充分考慮業(yè)務合同中的稅收因素，加強業(yè)務合同管理，因為合同中的涉稅審核及管理會直接影響到稅負高低，進而影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，物流企業(yè)要重視業(yè)務合同的復核，并對合同中涉稅內(nèi)容進行合理規(guī)劃設計，例如合同中含稅價與不含稅價的區(qū)分、服務價格的確定、價外費用的選擇等都會影響整體稅負。具體而言，物流企業(yè)中涉及到倉儲、運輸?shù)纫惑w化服務，而營改增規(guī)定交通運輸業(yè)和物流輔助業(yè)的適用稅率為11%和6%，如果物流企業(yè)無法在合同中明確界定貨物運輸服務和貨物運輸服務，那么企業(yè)很有可能被從高使用稅率，增加稅負。針對這種情況，建議運輸企業(yè)將全程物流合同合理劃分為運輸合同及運輸合同，明確責任權限，區(qū)分運輸責任及運輸責任，避免混業(yè)經(jīng)營增加企業(yè)的稅務風險。
4.全面梳理物流企業(yè)客戶及供應商納稅人資質(zhì)情況
首先，針對物流企業(yè)的客戶管理，物流企業(yè)需要詳細了解客戶作為納稅人的資質(zhì)情況，科學地區(qū)分增值稅小規(guī)模納稅人和一般納稅人，營業(yè)稅納稅人，并加強與客戶的溝通協(xié)商，努力爭取通過補充協(xié)議對稅率不同的交通運輸服務業(yè)和物流輔助服務業(yè)列示不同的服務金額，而且還要注意按照不含稅價格和客戶簽訂新的合同。
其次，針對物流企業(yè)的供應商，物流企業(yè)可以通過發(fā)放調(diào)查函的形式，密切關注供應商作為納稅人身份的變化，如果供應商屬于增值稅一般納稅人，物流企業(yè)需要明確要求供應商開具增值稅專用發(fā)票，而作為小規(guī)模納稅人的供應商，需要在科學進行價格及服務評估的基礎上，促進供應商發(fā)展為營改增試點發(fā)展的一般納稅人。而且，物流企業(yè)還要注意搜集整理增值稅專用發(fā)票之外能夠抵扣稅額的合法票據(jù)。同時，物流企業(yè)在與供應商簽訂合同過程中，還要明確區(qū)分含稅價和不含稅價，并盡量提前取得供應商的增值稅專用發(fā)票，用于抵扣稅額。
5.重視“營改增”過程中企業(yè)稅務風險評估
在物流企業(yè)實行內(nèi)部控制基礎上，需要重視“營改增”過程中的稅務風險評估，建立稅務風險定期評估制度是企業(yè)規(guī)避稅務風險的主要途徑。具體而言，運輸企業(yè)的稅務風險評估，可以在稅務部門領導下，爭取企業(yè)職能部門的協(xié)調(diào)配合，也可以采取委托中介的形式，委托具備相應稅務風險評估資質(zhì)和專業(yè)能力的中介機構全面評估企業(yè)經(jīng)營管理過程中稅務風險，并針對稅務管理及稅收籌劃相關問題展開咨詢，幫助減輕物流企業(yè)的稅務風險和稅收負擔。
6.增強“營改增”過程中企業(yè)稅務風險防控
針對營業(yè)稅所涉及的應稅服務，通常只需要開具服務業(yè)發(fā)票，而增值稅納稅人被劃分為一般納稅人和小規(guī)模納稅人，相應的發(fā)票分為增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票兩種。其中，增值稅專用發(fā)票的管理對物流企業(yè)提出了更高的標準要求，一旦增值稅專用發(fā)票開具或取得不當，便會給企業(yè)帶來極大的稅務風險。因此，物流企業(yè)需要加強營改增過程中的稅務風險防控，規(guī)范相應稅務管理工作流程以及發(fā)票管理制度，明確發(fā)票的傳遞及交接程序，并嚴格按照制度流程進行相關操作，強化稅務風險防控，避免虛開或者誤開增值稅發(fā)票的情況，加強內(nèi)部控制，提高物流企業(yè)實行“營改增”的經(jīng)營效益。
7.強化營改增相關政策法規(guī)教育培訓
物流企業(yè)營改增工作的展開不僅關系到相應的財務和稅收管理問題，更涉及經(jīng)營業(yè)務的管理變革發(fā)展。因此，基于內(nèi)控視角下的營改增工作的實行，物流企業(yè)需要建立完善的組織機構，組織成立營改增項目順利開展相應的領導小組，并在領導小組下分設財務、經(jīng)營業(yè)務及政策實施等相關的工作小組，促進營改增工作的層層落實。而且，要強化營改增相關政策法規(guī)的教育培訓，對物流企業(yè)的管理層、財務人員、業(yè)務人員等進行全面系統(tǒng)的駕馭培訓，幫助員工及時了解營改增相關的政策法規(guī)，明確營改增對物流企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的具體影響，掌握新稅制下相應的經(jīng)營業(yè)務管理及財務操作流程，強化企業(yè)整體的內(nèi)部控制意識，幫助有效降低物流企業(yè)的涉稅風險，促進物流企業(yè)更好地適應我國“營改增”政策發(fā)展需求。
三、結語
健全內(nèi)部控制制度，是物流企業(yè)逐步推行“營改增”工作的基礎和前提，而且內(nèi)部控制制度與企業(yè)的經(jīng)營管理水平及經(jīng)濟效益的提高密切相關。當前，我國物流企業(yè)面臨日益嚴峻的市場競爭環(huán)境和愈加嚴格的監(jiān)管要求，為了適應社會經(jīng)濟發(fā)展需求，全面貫徹實行營改增工作，物流企業(yè)需要前面強化內(nèi)部控制制度建設，及時防范營改增給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展帶來的風險，提高市場競爭力，獲得長期健康可持續(xù)發(fā)展。
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第7篇：供應商合同管理制度范文
合同管理工作是企業(yè)的一項重要管理內(nèi)容，在市場經(jīng)濟日益發(fā)達的現(xiàn)代社會，企業(yè)的“重合同、守信用”已成為企業(yè)在市場競爭中不可或缺的重要標簽。企業(yè)信用的好壞直接關系到企業(yè)的發(fā)展?jié)摿臀磥恚瑫r，對企業(yè)合同管理的好壞又是影響企業(yè)信用好壞的關鍵環(huán)節(jié)。因此加強對企業(yè)合同的工作的管理，已達成上下的共識。“守合同重信用”已成為我企業(yè)不斷鞭策自身持續(xù)改進的口號。回顧本年度合同工作，我們發(fā)現(xiàn)在合同管理工作的規(guī)范化、信息化、標準化方面又邁上了新的臺階。
一、加強學習，提升素質(zhì)。
為提高合同管理人員的整體素質(zhì)，適應合同審查、管理、監(jiān)督工作的高標準、嚴要求的工作性質(zhì)，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務，公司組織各部門管理人員進行了合同法、稅法及會計知識的培訓，全面、系統(tǒng)地學習強化了合同管理人員職業(yè)素質(zhì)教育和職業(yè)道德教育，嚴格規(guī)范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責，提升了合同管理戰(zhàn)線的整體素質(zhì)，為維護企業(yè)的正常經(jīng)濟秩序和企業(yè)利益奠定了基礎。
二、加強管理，設立制度。
1、為使“守合同重信用”活動能夠健康有序的進行，我們首先做到了組織健全，機構完善，分工明確，職責到位。我們建立健全了各項規(guī)章制度，特別是我們還對照《合同法》的有關規(guī)定及時調(diào)整、修訂適合本企業(yè)、本行業(yè)特點的合同管理制度。其次，從合同簽訂、評審、履行、驗收、監(jiān)督、歸檔，以及發(fā)生糾紛的處理等環(huán)節(jié)都按照《合同法》規(guī)定重新規(guī)范，使合同管理做到了有人負責、有據(jù)可查、有章可循，企業(yè)信用管理水平有了明顯提高。
2、細化合同管理，保證了成本效益年活動的全面、深入開展。按照《合同管理制度》的要求，積極協(xié)助合同簽訂單位依法簽訂合同，嚴格審查合同，所有合同條款、簽訂手續(xù)和形式均由本部門管理，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現(xiàn)，依法檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同中出現(xiàn)的問題，會同合同承辦人員辦理有關合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同行為，并依法監(jiān)督合同承辦人員的工作職責履行情況，依法執(zhí)行合同審查制度，有效地保證了企業(yè)成本效益的全面、深入開展，切實維護了企業(yè)的合法權益。
三、注重質(zhì)量，履行約定。
1、對新進公司員工簽訂勞動合同，規(guī)范了雙方的權利與義務，并進行了勞動部門鑒定，并為其辦理了五項保險。
2、為更好地了解員工思想狀況，搭起員工與公司間的橋梁，本年上半年我公司成立工會委員會，在涉及員工的集體權益時代表員工與公司協(xié)商解決。
3、在供應商供貨方面，仍采用質(zhì)量管理體系的標準區(qū)分大批量供貨與偶爾購貨，針對經(jīng)常性的采購，意向供貨方仍啟用上年度經(jīng)質(zhì)量體系評定合格的供應方。本年度對合格供方進行了評審，仍符合供方評價要求。對于不經(jīng)常發(fā)生的臨時性采購，我公司由采購部門考察、咨詢、聯(lián)系，在綜合各方面因素后形成書面合同工，報總經(jīng)理簽字，轉交綜合部，綜合部留存簽字聯(lián)并審核后給予蓋章，在付款時轉財務一份，財務針對合同的付款方式、期限及產(chǎn)生糾紛所采取的辦法進行最后的審核通過后按合同要求予以付款。
回首本年的合同管理工作，在各部門的配合下，取得了一定的成績，但我們?nèi)砸吹剑ぷ魅源嬖谳^大不足，對合同管理工作的培訓仍要加強，合同管理制度需進一步完善。
第8篇：供應商合同管理制度范文
【關鍵詞】采購風險；采購業(yè)務內(nèi)部控制
當今世界經(jīng)濟形勢瞬息萬變，技術不斷推陳出新，貿(mào)易環(huán)境日趨復雜，具有產(chǎn)品多元化、小批量、生產(chǎn)周期長等特點的大型制造企業(yè)，受到產(chǎn)品工藝設計更改、特種材料唯一供應商最小起訂量以及人為因素等風險影響，造成存貨積壓，資金流動冗滯，所以強化采購風險意識，優(yōu)化采購業(yè)務流程，占據(jù)存貨管控制高點，有利于提升企業(yè)競爭力。
采購是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動，大致分為制定采購計劃、形成采購預算、選擇合格供應商、簽訂合同實施采購、物流運輸、驗收入庫、貨款支付和后續(xù)事項處理八個環(huán)節(jié)。采購風險指在采購過程中可能出現(xiàn)的各種意外情況，使采購的實際結果與預期目標相偏離的程度與可能性，包括人為風險、經(jīng)濟風險和自然風險，如采購量預測、供應商產(chǎn)能、貨物不符合訂單要求、違約以及采購人員工作失誤等等。
一、采購業(yè)務風險管控現(xiàn)狀
回顧采購業(yè)務流程，但凡涉及資金使用的環(huán)節(jié)視為風險控制點，采購業(yè)務風險管控存在以下問題：
1、制度建設不扎實，執(zhí)行不力
采購管理是一個系統(tǒng)工程，涉及人力資源配置、制度建設、科研技術、經(jīng)營財務管理等方面的規(guī)章、制度、實施細則，然而在采購系統(tǒng)上的制度約束力不強，執(zhí)行不給力，工作人員責任心不足，易為提供便利條件。
2、采購計劃安排不合理
市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費。
3、采購預算執(zhí)行、檢查、監(jiān)督不銜接
公司的采購預算受生產(chǎn)計劃、設計更改影響，較大調(diào)整量造成實際工作中預算參照難，檢查監(jiān)督難進行，對管控采購業(yè)務風險作用不大。
4、供應商選擇不當
供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標和定價機制不科學，授權審批不規(guī)范，導致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。
5、采購驗收不規(guī)范，信息溝通渠道不通暢
付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。倉儲部門材料驗收入庫時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格、數(shù)量缺失、退貨等未及時傳遞信息，造成多付款、少交貨、索賠難的風險；對于特殊原因多交貨后退貨形成賬面赤字等現(xiàn)象不枚勝舉。
6、計算機信息系統(tǒng)風險
計算機信息系統(tǒng)按正確程序替代人工處理業(yè)務錯誤的可能性幾乎為零，但是未發(fā)現(xiàn)的編程錯誤或被人為篡改、嵌入了舞弊的子程序，則計算機會按同樣的指令錯誤的處理所有的業(yè)務，高速性、連續(xù)性，造成一環(huán)出錯環(huán)環(huán)出錯，影響信息的真實性、可靠性，給公司帶來不可估量的損害。
二、規(guī)避公司采購業(yè)務風險的管控措施
1、關注采購預算作用及執(zhí)行力
《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》明確要求公司應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調(diào)整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。
采購預算既是公司從總體上統(tǒng)籌資金，也是確保合理采購的需要。通過“多上多下”反復修訂、集體決策編制的采購預算生效后，公司各部門應嚴格執(zhí)行，不得怠懈。
2、加強采購合同管理體系建設，杜絕采購源頭風險
公司設置合同管理機構，成立由公司領導掛帥，專職合同管理員管理，由采購、技術、財務、法律顧問等專業(yè)人員參與的業(yè)務小組，參與公司供應商評估和準入制度評審，對采購合同條款、權利義務實行聯(lián)簽，對重大合同集體決策，以防止對方利用合同條款設置騙局，留下隱患。
建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應商管理信息系統(tǒng)，對供應商提供物資或勞務的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結果對供應商進行合理選擇和調(diào)整。
根據(jù)市場情況和采購計劃，采取招標采購、長期協(xié)議、開架管理、準時配送、現(xiàn)場寄售、詢價或定向采購、直接購買等方式，選擇合理采購方式。建立采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。
3、加強采購驗收、保管責任控制，保證信息流暢通
我國《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》規(guī)定，公司應建立嚴格的采購驗收制度，有獨立的驗收部門或指定專人對所購的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容進行驗收。
貨物到場，由倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，認真仔細與貨運單、訂購單進行核對，為保證驗收質(zhì)量，嚴格執(zhí)行無合格證不驗收；外觀檢查不合格不驗收；包裝破損劃傷嚴重不驗收；杜絕空驗材料入庫的行為，正確填制收料單、驗收單（內(nèi)容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運貨人名稱、原訂購單編號等）。對于緊急或質(zhì)量證明不全的原材料應暫存待驗區(qū)，及時督辦直至驗收合格。
對驗收數(shù)量缺失、包裝破損等非正常情況及時報告，查明原因；對符合退貨條件及時辦理相關手續(xù)，單據(jù)經(jīng)審批后由財務人員進行會計處理并且督促相關責任人及時回收貨物退貨款、保險索賠款，辦理財務核銷手續(xù)。
材料發(fā)出遵循先進先出法，掌握最新的存貨數(shù)據(jù)，為采購材料提供依據(jù)，為生產(chǎn)投料做好準備。
保管的材料做到無差錯、無損壞、無丟失、無腐爛，材料賬、物、卡、資金、信息系統(tǒng)相符。每年末，財務部門聯(lián)合物資采購部、倉儲部門協(xié)調(diào)做好材料的財產(chǎn)請查工作，做到賬實相符
4、加強采購付款管理
付款業(yè)務是采購業(yè)務不可分割的組成部分，公司加強采購付款的措施有：完善付款流程；明確付款審核人的責任和權力；嚴格審核采購預算、合同、單證、審批程序等內(nèi)容真實、正確無誤；最后按照合同規(guī)定及時辦理付款。
應付賬款是核算公司付款業(yè)務的主要賬戶，該科目確認和計量采購商品價款的結算情況。涉及大額或長期的預付賬款和定金，定期進行跟蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問時，應當及時采取措施。
加強對采購活動的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。指定專人通過函證等方式，定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。
建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，并在與供應商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。
建立物流儲運管理制度，保證采購貨物安全、完整、順利、及時到場，保證生產(chǎn)需要，同時對于儲運過程產(chǎn)生的費用及時清繳，防止滯納金等損失。
5、規(guī)范操作，預防計算機信息風險
嚴格執(zhí)行計算機操作規(guī)范，人人限定權限，按時間、按節(jié)點、按要求及時維護入庫存貨數(shù)據(jù)、定期備份數(shù)據(jù)、檢測系統(tǒng)運行穩(wěn)定性，保證信息安全、可靠。
6、加強企業(yè)文化建設，重視人員素質(zhì)提高，防范其他風險
加強企業(yè)文化建設，培育積極向上的價值觀和社會責任感，倡導誠實守信，愛崗敬業(yè)以及團隊精神，加強業(yè)務學習、樹立風險意識和法制觀念，特別強調(diào)董事、監(jiān)事、經(jīng)理層及其他高級管理人員的道德修養(yǎng)和業(yè)務水平的率先垂范作用 。
第9篇：供應商合同管理制度范文
采購審計除了對過去事項進行審計以查錯糾弊外，還要對未來事項進行風險防范。采購審計貫穿于采購的每一個環(huán)節(jié)，從采購計劃、價格制定、供應商選擇、質(zhì)量驗收、物流運輸、合同執(zhí)行異常、結算等進行監(jiān)督以及風險防范與控制。
一、采購風險分類
采購風險眾所周知分為外部風險和內(nèi)部風險。采購舞弊存在采購過程中，貫穿于采購的整個過程。
1、外部風險
市場風險，即市場突變對采購造成的風險，采購人員是市場把握不夠，采購節(jié)奏異常；政策風險，是由國家、地方或行業(yè)的新經(jīng)濟、環(huán)保等政策的實施，給企業(yè)造成的采購風險；質(zhì)量風險，由于供應商提供的貨物質(zhì)量不穩(wěn)定造成產(chǎn)品的不穩(wěn)定或由此造成的退貨引發(fā)的生產(chǎn)用量不足；履約風險，由于供應商合同無法執(zhí)行造成的缺料風險或提供預付款但不執(zhí)行合同的風險；自然意外風險，由于自然災害造成的供應條件的變化，如運輸船只沉沒等，給企業(yè)造成的風險。
2、內(nèi)部風險
采購計劃風險，是指采購計劃制定的科學性和合理性，是否有相關責任的審批。合同風險，合同條款不明確、不清晰造成的責權不清；采購人員對供應商勾結；合同管理混亂。質(zhì)量驗收的風險，質(zhì)量上以次充好，計量不準確等；庫存風險，采購物資沒有建立在合理庫存的基礎上，出現(xiàn)應急采購或庫存過多，造成的資金積壓。
二、防范采購風險和舞弊的對策和方法
1、督促相關業(yè)務部門建立完善的內(nèi)部控制制度
采購部門掌握著企業(yè)的采購大權，所謂“沒有監(jiān)督的權利必定滋生腐敗，沒有過程的控制很難達到理想的目標，任何靠個人自覺的管理注定是走不遠的，沒有制度的規(guī)范和操作流程，圣人也會收回扣的”。筆者所在單位用了半年的時間將公司采購的流程進行了規(guī)范梳理，采購部門綜合科同時負責內(nèi)部控制監(jiān)督職能。建立合同格式條款，對在歷次審計過程中多次出現(xiàn)的問題，盡量約束在合同內(nèi)，避免后期出現(xiàn)異議，同時也減少了采購人員在處理問題上的隨意性。規(guī)范結算過程中的各類異常情況處理，如《質(zhì)量異議結算處理單》、《不合格品處置記錄》《預付款情況說明》，規(guī)范各類處置單的審批權限。
2、對采購計劃和采購價格進行審計監(jiān)督
有效的采購計劃可以使企業(yè)資金得到有效利用，所以審核采購部門的采購計劃制定是否科學同樣很重要。根據(jù)采購計劃、實際合同簽訂情況、生產(chǎn)用量、庫存，制定原料周轉周期表；計算采購計劃與實際簽訂之間的差異并存在的原因，綜上分析原料采購計劃制定的合理性。
3、對合同簽訂、執(zhí)行進行審計監(jiān)督
依法制定采購合同是避免合同風險，防患未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎，首先對采購部門是否履行職責進行審計。主要審計重點是在供應商選擇上是否嚴格按照《供應商管理制度》執(zhí)行，通過采購部門提供的季度、年度《供應商評價》判斷其是否真實合理。
4、對采購驗收環(huán)節(jié)進行審計監(jiān)督
采購驗收環(huán)節(jié)是采購環(huán)節(jié)進廠前的另一個重要環(huán)節(jié)，采購驗收環(huán)節(jié)的好壞直接影響著貨物的質(zhì)量，以及公司的利益，因此該環(huán)節(jié)的審計監(jiān)督也是至關重要的。貨物驗收環(huán)節(jié)，審計人員在不通知取樣人員的前提下，與其共同取樣，看其取樣過程是否符合規(guī)定，取樣過程中是否存在任意取樣的情況，并將取樣數(shù)據(jù)分為兩份，將其中一份帶回，按照審計部分的編號，從公司化驗室或請第三方檢驗，最終對比結果看其是否存在較大差異。同時關注采購部門中質(zhì)量仲裁案的比例，判斷檢驗的準確性。對于計量的準確性，通常也采用抽查的方式進行監(jiān)督，不定期抽查計量器具的校磅記錄或共同校磅。
5、結算審計
根據(jù)合同約定，審計對采購部門的結算情況進行審計抽查，采用復核法審計，根據(jù)到廠原料的數(shù)量和質(zhì)量指標以及交貨時間等因素復核結算是否準確。存在質(zhì)量異議與供應商進行協(xié)商，并將協(xié)商結果填入《質(zhì)量異議處理單》，由相關級別的領導審批，審計對其處理的結果和審批情況進行審計。
6、付款審計
對存在預付款的看其是否符合合同約定以及交貨時間以及發(fā)票入庫情況。應付款方面按照合同約定票到付款，對于沒有發(fā)票入庫的堅持不能付款，特殊情況需由相關級別的領導批示，審計對其操作進行監(jiān)督手續(xù)是否齊全，是否按章辦事。付款時間按照公司付款規(guī)定，對于提前和之后的付款進行審計。不定期對應付款登記臺帳進行審計。
