電子檔案管理管理辦法精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理管理辦法范文

關鍵詞：會計檔案 電子會計檔案 銷毀 保管期限

一、會計檔案和會計檔案管理

會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經濟活動和經濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務會計報告以及其他資料等會計核算資料。規范和強化會計檔案的管理，可以發揮如下作用：

（一）再現經濟活動

會計檔案是經濟活動的載體，經濟業務通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務報表的順序記錄和流轉，使得經濟活動在會計檔案中得以展現。通過查閱會計檔案，有經驗的專業人士能夠清楚了解經濟業務的來龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項經濟業務都應當在《會計法》、相應會計準則和會計制度的框架內完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業務的載體。通過查閱會計檔案，能夠發現會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。

（三）提供經濟參考

財務保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經濟預測和財務決策提供翔實的數字依據和參考。

二、會計檔案管理辦法

1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：

（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規定可以利用電腦、網絡等現代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內容，是為更好服務企業、服務日益蓬勃的互聯網創新經濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。

（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理

新辦法第十八條規定：經鑒定可以銷毀的會計檔案應當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關部門共同負責，除了單位負責人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構負責人和經辦人、檔案管理機構負責人和經辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監銷的程序。

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，而監銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責任集中于單位負責人，規定經鑒定可以銷毀的會計檔案經相關人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內部事務，只需單位內部檔案管理、會計部門以及信息部門監銷即可，無需外部機構參與。

（三）統一保管期限，充分發揮使用價值

新辦法第十四條規定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統一調整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國家檔案局已經將企業的管理類檔案和機關的文書類檔案的定期保管期限調整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發揮會計檔案的使用價值，同時方便企業管理會計檔案，新辦法調整會計檔案的保管期限為10年和30年。

三、應對會計檔案管理新規的思路

會計檔案不僅反映既往的經濟業務，更能為企業未來的經營提供預測和決策參考。但很多企業負責人認為會計檔案只是過去會計工作的結果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業的會計檔案管理帶來更高的要求。

為應對會計檔案的管理新規，提高會計檔案的使用效果，發揮會計檔案的積極作用，企業可以從以下方面入手：

（一）提高認識，領導重視

首先企業負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調具備職業素養和專業能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術保障。

（二）各方出面，共同培訓

新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規保障，為電子會計檔案的迅猛發展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關部門要共同參與，學習《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經常內訓，培訓經辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護安全

電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務軟件的維護升級、網絡環境的安全等提出更高的要求，企業應該優先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業技術人員，定期檢查、維護系統和網絡安全。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年

[2]《會計檔案管理辦法》1998年、2016年

第2篇：電子檔案管理管理辦法范文

1 對城建檔案管理法規和規章特征的分析

1.1 立法時間分析。通過對華東地區9個較大的市以及上海市（直轄市）等10個城市（以下簡稱華東地區10個城市）的調查，共獲得地方性行政法規2部，地方性行政規章10部。12部規范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區10個城市城建檔案管理現行法規和規章及其生效時間，見表1。

表1 華東地區10個城市城建檔案管理現行法規規章及其生效時間[2] ～ [13]

調查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關法規和規章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應經濟、社會發展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區10個城市相繼出臺了新的地方性法規和規章用于規范和指導本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規范性法文件對原有規定進行更新，2011年又出臺新的規章對2004年的規定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規章之一，在體現地域特色和時間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統計數據顯示，各地城建檔案管理立法規模不一，法規規章頒布與修改時間差異較大，非發達城市和內陸城市立法步伐更快，這與各個城市經濟、社會的發展水平和城市規模并非完全一致，它更多體現的是區域差異，尤其是當地政府、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設檔案管理辦法》和《合肥市城市建設檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》，進一步提高了規章的可操作性。

1.3 立法技術分析

1.3.1 整體架構分析。華東地區10個城市的12部城建檔案管理法規和規章，其整體框架主要有兩種：分章節論述和按條款列舉。其中，7部為分章節論述，5部為按條款列舉。分章節進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責任等模塊。可見，各個城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責任等幾個方面。

1.3.2 立法目的、立法依據分析。12部地方性法規和規章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據，制定市級城建檔案管理法規和規章，踐行了統一領導、分級管理的原則，體現了一定的地方特色。

1.3.3 立法內容分析。（1） 共性。第一，各市法規和規章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應地區市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規劃或建設行政主管部門，業務上受同級檔案行政管理部門指導。第三，對建設工程的竣工圖都有極為嚴格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據相關規定由相應部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區域內形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區域內城市建設檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔。《南京市城市建設檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設檔案管理辦法〉實施細則》等法律條文中均涉及“建設工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設單位各保存一套”，該規定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設檔案管理辦法》第七條規定“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現信息化管理”，第三十二條規定“城建檔案館應定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的城建檔案”，體現出文件制定者先進的服務思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網絡。《合肥市城市建設檔案管理辦法》第四條規定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎的城建檔案管理網絡”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據相關規定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發生。特色之四，城建檔案業務工作與行政管理活動緊密結合。《徐州市城市建設檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規定檔案業務機構隸屬于規劃（建設）行政主管部門，詳細闡述了城建檔案工作者參加城市建設工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設竣工檔案等內容。

2 對城建檔案管理法規和規章中存在問題的分析

2.1 罰款數額差異大，裁量階次少。有些法規和規章對于法律責任和獎懲的內容存在表述含糊、標準不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規定1萬至10萬元，有的規定2000元，還有的規定執法部門可以采取自主裁量。法規和規章確定的罰款數額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權限的授予，無疑增加了執法的隨意性，當國有單位、國有組織和國有企業以及黨政機關出現問題時，懲罰措施往往不易落到實處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設發展的步伐。具體體現在：一是地方性法規規章多，全國統一的法規規章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規和規章的規范力度變得越來越弱。二是地方性規章多，由人大通過的地方性法規少。從選樣調查的對象看，地方性法規有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規和規章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現行法規規章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協調機制，影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設工程項目應當同時報送紙質和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T20328―2001）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規和規章對此均無相關的規定和要求。

2.4 法規和規章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規和規章，普遍存在結構相似、內容相近甚至雷同的現象，未能突出體現各個城市的地方特色。縱觀華東地區10個城市，有的以交通建設為主，有的以歷史建筑出名，各地產業結構各不相同，城市建設規模不一，經濟、社會發展水平具有一定的差別，立法內容至少應當在部分條款中用于展示自己獨特的風貌和建設實際。

3 完善城建檔案管理法規和規章的建議

城建檔案管理立法工作要實事求是，以城市建設的基本需要和社會發展的最新需求為出發點，加快相關法規和規章的廢、改、立進程，確立城建檔案法規規章與建設主管行業法規規章之間的協調機制，及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應當充分調動相關領域專業人員和專家學者的積極性，充分汲取他們的建設性意見和建議，以彌補現有法規和規章中存在的不足，從而更好地發揮地方性法規和規章應有的作用。

第3篇：電子檔案管理管理辦法范文

【關鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整

目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。

3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。

二、加強高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強化領導會計檔案的管理意識

各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案

管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。

(二)提高會計檔案管理人員的業務素質

會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。

9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。

【主要參考文獻】

[1] 財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.

[2] 財政部.會計基礎工作規范.1996.

第4篇：電子檔案管理管理辦法范文

農村信用社會計檔案是農村信用社歷年各項業務和財務活動的完整記錄及核算依據，是農村信用社成長發展歷史和農村經濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規范等一系列問題，嚴重制約了農村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要。

一、當前農村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：

1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設。目前，農村信用社的會計檔案管理制度主要執行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統一管理會計檔案的標準。許多農村信用社機構現存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統一規定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數應歸檔的會計數據文件散落于不同的經辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。

2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農村信用社各個業務領域，并逐漸取代了傳統的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規定定期形成了較為系統、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數據并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發揮其更為強大的其他功能。以農村信用社儲蓄業務為例，每個網點每年跟儲蓄有關的業務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數據，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數據一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農村信用社電子化建設缺乏統一的規劃，開發利用的會計軟件五花八門，數據間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取，將造成大量數據資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。

3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但在實際工作中，由于大多數農村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。

4、重視會計數據的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網點合并等業務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網點會計人員辦理業務交接時，往往只辦業務數據的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網點合并的會計檔案移交手續不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。

5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業的特殊性，農村信用社經濟活動十分頻繁，會計檔案形成數量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。

二、規范農村信用社會計檔案管理的幾點建議

1、加快制訂科學規范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有 章可依、職責分明。農村信用社財務部門要結合農村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，統一會計檔案管理要求。會計檔案操作規程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統開發、修改和使用的數據、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。

2、加強會計檔案后續管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規范整改一批、集中銷毀一批，保證現有會計檔案完整、規范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發現的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。

3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多么好的制度、多么先進的技術設備，都要靠人來執行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數據，建立會計檔案網絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數據進行查詢，實現資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。

第5篇：電子檔案管理管理辦法范文

關鍵詞：城鄉居民；社會養老保險；檔案管理

本文主要對我區城鄉居民社會養老保險業務檔案工作的現狀及存在的問題進行探討，并提出建議。

1 我區城鄉居民社會養老保險業務檔案工作現狀及問題

夷陵區2011年7月被國務院批準為全國第三批城鄉居民社會養老保險試點縣，截止目前，全區已有26萬多人參保，其中享受養老待遇的有6.5萬人，待遇社會化發放率100%。我區啟動城鄉居民社會養老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員業務檔案的整理歸檔工作，從基礎工作做起，加強養老保險檔案的管理。我區強化參保資料審核，確保信息錄入準確完整，對城鄉居民養老保險紙質業務資料進行科學化分類、標準化存儲、規范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區城鄉居保信息管理系統的上線，更好地發揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報的紙質檔案資料條目與湖北省城鄉居民社會養老保險電子信息管理系統條目相吻合，確保居保電子信息系統數據錄入不缺項。經辦人員嚴審核，細錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴格進行補缺補差，確保了紙質檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區居保業務檔案管理工作有了長足的發展，取得了可喜成績，但在工作實踐過程中，也發現了一些業務檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個突出問題。

（一）缺乏規范統一的業務檔案管理規章制度

隨著我區城鄉居民參保人數的逐漸增多以及社會養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉居民的后顧之憂。目前，我區城鄉居民社會養老保險檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規依據。因缺乏統一的檔案管理制度，我區各級居保經辦機構往往按照《湖北省城鄉居保業務檔案管理辦法》來管理檔案，個別鄉鎮人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實，致使居保檔案管理政策環境較差。例如有的鄉鎮人社中心一些參保人檔案填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，導致人員數據導入不了省居保電子信息管理系統，還有大多數鄉鎮紙質檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質檔案是A4紙等等。我區居保檔案管理制度的不規范導致養老保險檔案內容不能完全真實地反映整個參保過程，導致一些糾紛，影響了城鄉居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。

（二）基礎設施建設與業務檔案管理工作的要求尚有很大差距

目前，我區城鄉居民養老保險局作為負責全區城鄉居民養老保險業務檔案的集中保管機構，雖然設置了"退管股"來負責居保業務檔案的管理，但受我局辦公場地和經費的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業務檔案。根據《湖北省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》的要求，城鄉居民養老保險業務檔案管理應設置規范標準的業務檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養老保險業務檔案。庫房內應配置溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器等設施設備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業務檔案庫房和業務人員辦公室并沒有分開，去濕機、溫濕度計等設施設備更是缺乏，檔案庫房、辦公區、查閱室與業務檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉鎮人社中心作為檔案資料的歸集上報機構，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉鎮檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉鎮部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設施方面無法達到標準。我區檔案管理基礎設施無法與現代農村養老保險檔案工作發展需要相適應，進而影響了我區居保工作的有效落實。

（三）業務檔案管理人員檔案管理專業知識有待提高

受人員編制短缺、工作任務較重等實際情況的制約，各鄉鎮人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學習培訓方面還有欠缺，各鄉鎮現有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關專業學歷，缺乏檔案管理專業知識與技能，其綜合素質仍有待提高[2]。同時，業務檔案管理人員從事檔案管理工作時間短，檔案管理人員的知識結構不夠全面，尚不能完全適應檔案工作的需要，影響了我區檔案工作的深入開展。

2 對規范我區城鄉居民養老保險業務檔案工作問題的一些建議

（一）規范制度，加強領導管理

為了讓各項工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標準化，在實際工作中做到有章可循，我們要根據工作實際和工作特點，迅速制定出《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案管理辦法》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案立卷歸檔程序及注意事項》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案安全保密制度》等制度，對養老保險檔案立卷歸檔的范圍、標準、質量、保管和利用要做出明確的標準和要求，細化工作職責，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區檔案制度建設正在有序進行，各種檔案制度有望年底出臺。構建完善的、符合我區實情的城鄉居民社會養老保險檔案管理制度，也是各鄉鎮人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責，使檔案管理的每一個環節都有章可循、有據可依。

城鄉居民社會養老保險檔案管理工作面對全區202個行政村（居委會）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強檔案工作的組織管理，建立分管領導和檔案管理人員崗位責任制，建立健全業務檔案工作流程，加強居民養老保險業務檔案工作的監督指導。區居保局要負責全區養老保險檔案工作的監督、指導、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉鎮人社中心具體負責本轄區、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報工作。在實際工作中，鄉鎮人社中心應協助區居保局做好紙質檔案相關材料的歸集上報和電子檔案信息錄入等基礎工作，村（社區）應建立參保人員基礎信息臺帳并妥善保存。區人社局應加強養老保險檔案工作的領導和管理，將養老保險檔案管理納入年度目標任務、工作計劃，建立健全城鄉居民社會養老保險檔案工作制度，把養老保險檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項工作納入各有關部門和人員工作職責范圍，做到制度健全、措施到位、責任落實，年初有安排、年底有考核。全面提升養老保險經辦機構管理能力和服務水平，實現居保檔案管理的制度化、規范化和標準化。

（二）改善條件，加強基礎設施建設

針對我區城鄉居保檔案基礎設施建設的情況，確保我區居保檔案整理工作的順利進行，區財政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標準，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、窗簾等設施設備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理條件，從"經費上"確保養老保險檔案管理工作持續、健康發展。

鄉鎮居保經辦機構要從保障檔案管理基礎用房、設備和人員等方面加強居保業務檔案基礎建設，以實現居保業務檔案管理工作科學發展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設，確保檔案的安全，并根據需要配備計算機、掃描儀、辦公軟件和業務軟件等現代化管理設備，推動檔案信息化和網絡化建設，以適應檔案現代化管理的要求。通過不斷加強軟硬件設施，提高我區的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業務檔案基礎設施建設，才能實現我區居保業務檔案管理地長遠發展。

（三） 加強培訓，確保檔案管理服務水平

城鄉居民社會養老保險檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內容進行補充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現代化信息技術運用和高素質的檔案人才管理隊伍，需要具有專業素質的檔案管理人員。我區城鄉居民養老保險局負責全區居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業的檔案管理人員，各鄉鎮人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉鎮人社中心的檔案人員管理隊伍急切需要專門教育、培訓。我區各級居保經辦機構應積極加強與上級業務主管部門及當地檔案部門的聯系，主動爭取業務上的協助和指導。一方面要組織大家學習《檔案法》《湖北省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案管理辦法》等文件法規，另一方面，要采用請進來的辦法學習，提高檔案管理人員的動手能力。可邀請檔案局的專業人員對我區的專兼職檔案員進行培訓，提高大家的檔案意識，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進行相關的業務培訓，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統一規范、查找方便"的基本要求，盡職盡責做好基礎資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區城鄉居民社會養老保險業務檔案管理水平。

我們要根據居保業務檔案管理工作的需要，開展對現有檔案管理人員專業知識與計算機操作技能培訓，例如舉辦居保檔案整理培訓班、召開檔案整理工作現場會，通過現場講解、實物操作等方式，提高培訓效果，使其適應業務檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時，各級居保業務檔案管理人員還要提高檔案服務水平，認真接待業務檔案查詢人員，做到耐心解答，及時、準確。通過定期參加檔案業務學習和培訓，以進一步提高全區居保檔案管理服務質量。

第6篇：電子檔案管理管理辦法范文

［關鍵詞］稅務；電子檔案；管理；信息化

當前納稅人的生產經營方式呈現多樣化特征，稅務部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰。傳統的稅務檔案管理已經無法適應當前的社會需求，稅務檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術進行稅務檔案管理是今后稅務檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務部門間的程序缺乏聯系，難以做到信息共享，這給稅務檔案的收集、整理帶來了困難。

1 稅務電子檔案管理的特點及意義

電子檔案管理是指利用數字信息化的形式進行電子文件的記錄。它相對于傳統的紙質檔案來說，具有連續不斷復制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標準性。電子檔案是依托于計算機系統完成的，它可以利用計算機系統進行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質文件需要分類整理的弊端，它根據用戶的不同需求進行自由組合分類，并且突破了紙質檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據的空間很少，解決了無限增長的紙質檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。把電子檔案管理方法應用到稅務檔案管理工作中，有效減輕了稅務檔案管理人員的勞動強度，促進了稅務檔案信息的流通與共享，使稅務檔案的收集、整理、建檔、服務一體化，同時也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務部門還能及時掌握稅源動態，為稅收計劃的制訂提供可靠依據，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發揮出了其應有的價值。

2 稅務電子檔案管理現狀及存在的問題

雖然近幾年來電子檔案已廣泛應用于我國各級稅務機關之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務部門中的應用效率。因此，必須總結稅務電子檔案管理的經驗教訓，并進行認真分析、探討，找出相應的對策和方法，切實讓稅務檔案在稅收工作中發揮應有的作用。

2.1 稅務電子檔案管理設施尚不完善

稅務機關要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統支持。但是由于經費和技術的限制，我國多數基層稅務部門稅務檔案設施還比較落后。電子檔案管理所需的相關設備和檔案管理軟件不足，現有的電腦、掃描儀等設備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務檔案數字化與稅收征管信息化建設脫節，嚴重影響了稅務檔案管理的性能。

2.2 稅務電子檔案的安全措施不到位

在信息化高速發展的現代社會，做好網絡系統的安全保密措施是第一位的。在稅務電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務電子檔案管理有效性及科學性的重要保證。當前稅務電子檔案的數字化建設還不夠完善，網絡安全措施還不到位。稅務電子檔案管理系統有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數據系統滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數據就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網絡系統，做好安全保密工作。

3 稅務電子檔案管理改進對策

3.1 加強辦公自動化系統建設，加強信息化技術研究

當前總局的“金稅三期”工程已經在全國各級稅務部門試點推行，這進一步完善了稅收征管數字化管理信息系統的建設，有助于對系統的流暢性和安全性進一步改進、提升。此外，在對稅務檔案的六大系統模塊管理、應用的基礎上，要把每個模塊功能加以細化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設，使納稅人的業務辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務部門還要拓展檔案應用模塊，把稅務電子書、檔案統計查詢、電子文件展示等納入檔案應用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務。另外，稅務部門要提高稅務檔案工作人員對計算機的應用水平，努力使稅務檔案管理人員做到既懂計算機又精通稅收知識，成為稅務電子檔案管理的復合型人才。稅務部門還要對計算機專業人才加強稅收專業知識的培訓，使其能夠更好地從事計算機的開發管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識培訓，強化信息數字化技術在稅務檔案管理工作中的應用。要協同相關技術部門加強信息化技術的相關研究，解決稅務檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術問題，切實做好稅務電子檔案管理工作。

3.2 規范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式

國家稅務總局應該制定出一套規范、統一、切實可行的辦公自動化流程，并根據當前各稅務部門的工作軟件實際情況，開發出能夠綜合各項稅務工作的應用程序，使稅務電子檔案管理工作更加規范，提高稅務信息系統的應用效率。稅務部門要在規范和統一的征管流程下，依照數據一致、一次錄入、平臺統一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業務積累不受影響的情況下，在同一省內努力實現稅務系統軟件開發的規范性、系統性、兼容性與全面性。另外，稅務部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構建稅務部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務部門自身實際情況的稅務電子檔案管理辦法。此外，稅務部門應該完善稅務電子檔案管理的考核制度，讓稅務電子檔案管理有法可依、有章可循，規范稅務檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負責人，由其負責電子檔案校驗、監督工作，并對工作中出現的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結合稅務系統的績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、歸檔、開發有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質。

3.3 完善稅務檔案安全系統，重視電子檔案信息的保密工作

在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數據安全的主要是防火墻和病毒查殺系統。它采用了數據加密法和存取權限控制法，以及數字時間印章法、數字水印法等安全保障措施。其中數字水印法是利用特殊技術把作者自己設置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數據被復制、拷貝時，這些標志無法復制，這就保證了文件信息的唯一性。數字加密法是按照一定的加密變換規律，對沒有加密的文件數據進行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數據，以此來保護電子檔案不被竊取。數字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞。如果已經歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網上登記或生成的時間不可改變。然而一切安全保護措施都是相對而言的，當前的電子文件保密技術和解密技術都在不斷地升級和發展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項長期而艱巨的任務，任何時間都不能有半點松懈。另外，一些脫機方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。4 結語電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務部門的工作效率。然而，稅務電子檔案管理存在著稅務電子檔案管理設施尚不完善，稅務電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務部門加強辦公自動化系統建設，規范稅務電子檔案管理，建立有效的稅務檔案管理模式，完善稅務檔案安全系統，從而使稅務電子檔案真正發揮其應有的作用。

主要參考文獻

［1］亓海燕 . 淺談稅務檔案電子化管理［J］. 檔案與建設 ,2016(1).

［2］侯春花 . 淺談檔案電子化管理和保存［J］. 科技資訊 ,2015(23).

［3］王雪琴 . 淺談檔案電子化管理的幾點認識［J］. 檔案天地 ,2010(8).

第7篇：電子檔案管理管理辦法范文

關鍵詞：高等院校學歷檔案檔案管理

學歷檔案是隨著學生畢業由高校轉遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據，用人單位作為學歷檔案的接收與使用方，對學歷檔案具有真實客觀的評價基礎。從用人單位看，目前從高校轉來的學歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認為：一方面，有必要將關口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設角度找到突破性方法；另一方面，建立“學生電子檔案”并推廣至用人單位。

一、學歷檔案存在的主要問題

學歷檔案存在的主要問題有五個：

（一）學歷檔案失真

部分學歷材料失真，如：因為升學或就業的需要，對某學科成績篡改過甚至對整份成績單進行篡改；授予學位和畢業學歷等方面存在造假現象。比如，我們曾經發現沒有獲得學士學位的學生檔案中出現學位材料或把登記表中“不授予學士學位”標記中的“不”字刮掉的情況；還有的學生大專和大本的入學時間相同，大本材料造假。在職學習材料的情況更為嚴重：有些干部初始學歷為本科畢業，卻在晉升職務、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學歷、學位材料……這些虛假學歷材料已不能真實反映干部本身的學歷和水平。

（二）學歷檔案短缺

一方面是學歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫科學院廣安門醫院干部檔案自查工作中發現，有八成左右的干部檔案中缺少學生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業生登記表和授予學位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。

（三）學歷檔案無序

學歷檔案的整理沒有按照相關規定進行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規范的卷內目錄；一些檔案沒有系統的編頁。從中國中醫科學院廣安門醫院近些年來接收的應屆畢業生檔案情況看，九成以上的學生檔案未進行過規范的整理裝訂，通常是一摞沒有經過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉遞次數較多的學生檔案會出現檔案套疊的現象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。

（四）檔案分裝失誤

在學歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯誤，導致某份學歷檔案的材料裝在另一份中甚至導致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時經常是該干部已經畢業若干年后，失誤已經難以彌補。

（五）人檔分離或轉遞不及時、規范

由于目前就業形式多樣，除了一些進入國家機構或事業單位的學生，還有很多學生畢業后就業單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權限，導致人檔分離，很多學生沒有檔案意識，把學歷檔案棄之不顧，當需要檔案時發現無從查找；還有一些學生畢業后，學校沒有及時把檔案轉遞至用人單位，或者轉遞的途徑不規范，如由學生本人攜帶檔案至用人單位。

二、問題成因與根源追溯

（一）高校檔案工作的特點是主因

學生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點決定的，歸納有五：一是擴招導致學生檔案大幅增加，相應工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學生來源不同導致學生檔案日益復雜化；三是碩博學歷人才比例快速增加，這些人學習經歷豐富，其中不乏工作經歷，檔案流轉環節較多，形成的檔案不規范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監督指導，直接導致形成的檔案材料千差萬別；五是學生檔案具有暫時性、流動性的特點，高校檔案管理人員普遍認為保管時間較短，不必花費過多時間管理，從而導致檔案材料散落、排放無序。

（二）學生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應的監管措施

教育部曾于2008年頒布最新的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學生檔案管理的內容卻非常少，缺乏對學生類檔案工作的指導性，不詳盡、缺乏統一性的要求，使得目前各個學校的學歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續不完善。另一方面教育部針對各學校檔案管理的落實情況監管不夠，遠未實現其制定《辦法》的既定目標。

（三）學歷證書網上查詢共享程度不夠

目前教育部在中國高等教育學生信息網網站開通了學歷證書電子注冊網上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網上信息免費共享渠道，致使學歷公開透明力度大打折扣，公眾監督與制約機制難以形成。

（四）高校檔案管理人員配備不足，素養不夠

高校檔案管理人員數量不足是較為普遍的現象，學生檔案數量龐大，進出檔頻繁，使得檔案管理工作任務繁重，現有人員數量只能完成最基本的分裝工作。素養不夠主要體現在專業知識、經驗、責任心以及對信息技術的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學生檔案的質量，從而延伸至學生檔案的有效利用方面。

三、建議與改進設想

（一）規范辦學秩序，從源頭上杜絕學歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規招生的單位國家均不予承認其頒發的畢業證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學資格的學校擅自辦學、擅自頒發學歷證書行為的同時，檔案工作人員應熟練掌握要領，學會鑒別不具備辦學資質學校頒發的畢業證書的能力。

（二）制定管理辦法，從細節上規范學歷檔案管理

教育部應制訂專門的學生檔案管理辦法，增強辦法的可操作性、指導性，各學校也應該根據本校學生檔案的特點，制定出適合本校的學歷檔案管理措施，特別要注重完善現有學歷檔案管理中的薄弱環節，使高校學歷檔案更加規范化，如：規范學歷檔案的裝訂順序、卷內目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續；材料形成時間要準確，填寫要規范等；與此同時，還應保證學歷檔案的真實性、完整性；保持轉遞渠道的暢通；確保檔案轉遞的準確、及時。

（三）通過聘用檔案專業人員和培訓、自學等措施提高高校檔案人員的專業素養

一方面，高校應盡量聘用檔案專業畢業的人員開展學歷檔案管理工作；另一方面，對現有檔案人員應定期開展職業培訓，提升其檔案素養和對新技術、新趨勢的掌握和認識；第三，檔案人員也應該不斷學習新技術，掌握新技能，使自己滿足行業發展的需要。

（四）教育部應有相應的監督機制并跟用人單位形成良好的溝通機制

首先，教育部應建立監督檢查工作組，形成監督機制，加強對高校學生檔案管理的定期監督檢查，促進并提高各高校對學歷檔案管理工作的重視程度。與此同時，教育部應跟用人單位形成良好的溝通機制，了解用人單位在接收和利用學歷檔案的過程中發現的問題，積累的相關經驗，如總結分享各種鑒別檔案材料的知識和經驗，對可疑材料，及時前往調查，守住學歷材料進入干部檔案的最后關口，杜絕假履歷、假學歷的發生，一經查實造假應嚴肅懲罰，切實維護學歷材料真實性、嚴肅性和規范性。

（五）強化電子注冊，提供并推廣網上查詢學生學歷認定

強化要求高校學歷證書電子注冊工作，根據《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，符合資質的各高校應將本校全日制、成人以及自考的畢業生學歷信息進行電子注冊，嚴厲打擊學歷造假行為。教育部門應與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質的各組織人事部門提供免費注冊資格，提供網上信息查詢，推廣學歷認定查詢，整治學歷造假現象，規范教育渠道，嚴把學歷教育的出口。

（六）建立學生電子檔案并利用信息技術管理

隨著信息技術的發展和OA系統的普及，現在產生的學生檔案越來越多是電子文件形式，應該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數字化，可以節約人力、物力、財力。筆者認為建立學生電子檔案應注意幾個問題：

1.規范工作，關注細節

在建立學生電子檔案時工作人員應善于運用信息技術的優勢，從細節處強化高校學生檔案管理工作的規范化。檔案原始材料的產生、收集、篩選、整理、存儲等環節如有一個細節出現問題都可能影響檔案，使學生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學生的紙質檔案，而是把紙質檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質檔案，并作為最后的依據。

2.高校學生電子檔案的保管維護

學生電子檔案作為一種電子數據除了需要注意物理安全性外，還要注意設置檔案的只讀性，即維護檔案數據的原始性、真實性和完整性，避免發生人為誤操作或不必要的重復勞動。同時還應注意進行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

3.高校學生電子檔案的傳遞

檔案傳遞的形式采用郵寄紙質檔案的同時將電子檔案封裝打包發送至用人單位，實現電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發高校電子檔案系統平臺的話，不僅各高校統一使用，而且延伸至各機關企事業單位，實現統一的數據接口，實現高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。

綜上所述，學歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發揮著非常重要的作用，只有加強多部門協作，開發利用高科技手段，才能更加地充分發揮各類學歷教育的根本作用，提高全民素質，實現強國之路。

參考文獻：

[1]薛立英.人事檔案工作管理的現狀及幾點思考[J].山西檔案，2010，S1（13）：60.

[2]教育部.等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定[S].教學〔2001〕4號.

第8篇：電子檔案管理管理辦法范文

20xx年安徽省鄉鎮檔案管理辦法

第一條 為加強和健全鄉鎮檔案工作，規范鄉鎮檔案管理，科學開發利用鄉鎮檔案信息資源，更好地為農業、農村工作和農民服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》及有關法律、法規，結合我省實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱鄉鎮檔案是指鄉鎮黨委、人大、政府機關、社會團體及其所屬部門(單位)在工作過程中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、音像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。鄉鎮檔案是國家檔案資源的重要組成部分。

第三條 鄉鎮檔案工作實行統一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

第四條 鄉鎮黨委和政府應切實加強對檔案工作的領導，依法履行檔案工作職責，將鄉鎮檔案工作納入經濟社會發展計劃，為科學發展鄉鎮檔案工作提供必要的保障條件，創造良好的發展環境，確保鄉鎮檔案的完整、準確、系統、安全保管和有效利用。

第五條 鄉鎮應設立綜合檔案管理機構，主管全鄉鎮檔案工作，集中保管并科學開發利用鄉鎮形成的各種門類和載體的檔案。有條件的鄉鎮宜建立融管理檔案、現行文件、圖書、資料等于一體的檔案信息中心。

第六條 鄉鎮應當確定專人負責檔案工作并保持相對穩定。檔案工作人員應具備大專以上文化程度，并經過縣級以上檔案行政管理部門業務培訓。鄉鎮所屬部門(單位)、村(居)民委員會應當確定人員負責檔案工作。

鄉鎮黨委、政府應當對在檔案工作中做出顯著成績的人員給予表彰和獎勵。

第七條 鄉鎮綜合檔案管理機構及其人員應依法履行下列職責：

(一)宣傳、貫徹、執行檔案工作法律、法規、規章、規范和技術標準，建立健全鄉鎮檔案工作規章制度;

(二)制定鄉鎮檔案工作計劃，并組織實施;

(三)監督、指導鄉鎮所屬部門(包括企事業單位)及村(居)民委員會檔案工作;

(四)收集、整理鄉鎮應歸檔文件材料;

(五)接收并集中統一管理鄉鎮檔案，按規定移交檔案;

(六)開發檔案信息資源，為社會各方面利用提供服務;

(七)接受上級檔案行政管理部門的監督、指導，及時報送鄉鎮檔案工作基本情況及檔案事業統計綜合年報。

第八條 確保鄉鎮檔案安全。鄉鎮應配置適宜安全保存檔案的專門庫房、規范統一的檔案裝具，配備防火、防盜、防霉、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等必要設施設備，定期檢查檔案的保管狀況，嚴格執行保密規定，確保鄉鎮檔案的實體安全和信息安全。

第九條 鄉鎮應科學整合檔案信息資源，加強檔案工作公共服務功能建設。因地制宜開展政府(務)信息公開查閱或現行文件利用服務;利用信息網絡技術，搭建信息共享平臺，為農民群眾提供綜合信息服務。逐步把鄉鎮綜合檔案管理機構建設成為保管鄉鎮檔案的基地，社會各方面利用檔案的中心，政府(務)信息公開的重要場所，農民群眾獲取信息的服務窗口。

第十條 每個鄉鎮為一個獨立的立檔單位，所形成的檔案為一個全宗，鄉鎮名稱即為全宗名稱。

第十一條 縣(市、區)主管機關在鄉鎮設立的直屬機構形成的檔案，根據檔案聯系的緊密程度，并經縣(市、區)檔案行政管理部門同意，可歸鄉鎮全宗或縣(市、區)主管機關全宗，但前后必須保持一致。

鄉鎮所屬企業、事業單位能夠構成立檔單位的，其檔案可以獨立構成全宗，自行管理;不具備安全保管條件的，可由鄉鎮綜合檔案管理機構代管或寄存。不能構成立檔單位的，由鄉鎮綜合檔案管理機構集中統一管理。

暫不具備安全保管條件的村(居)民委員會的檔案，經規范整理后，可交由鄉鎮綜合檔案管理機構代管或寄存。

第十二條 鄉鎮應根據國家檔案行政管理部門的規定，結合實際，制定本鄉鎮文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經縣級檔案行政管理部門審查同意后執行。凡應歸檔的文件材料均應歸檔保存，任何單位和個人不得據為己有。

第十三條 鄉鎮檔案應分類整理歸檔。總體要求是：遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

鄉鎮形成的文書檔案按《歸檔文件整理規則》的要求整理歸檔。

鄉鎮形成的會計、基建、設備、科研、專業(門)檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案，按國家有關規定整理(立卷)歸檔。

第十四條 鄉鎮文件材料應及時歸檔。其中，文書檔案應隨辦隨歸，最遲應在下一年度3月底前完成歸檔任務。其他門類和載體檔案的歸檔時間，按有關規定執行。

第十五條 鄉鎮歸檔的文件材料應當齊全、完整、準確，所使用的載體、書寫材料和裝訂材料等應符合檔案保護要求。

第十六條 鄉鎮應根據規定，在鄉鎮分管負責人的領導下，由鄉鎮綜合檔案管理機構和有關職能部門的人員共同組成鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對到期或過期檔案認真審查，提出處理意見，寫出鑒定報告。對確無繼續保存價值的檔案應登記造冊，經鄉鎮負責人批準后按程序銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。鑒定報告和銷毀清冊報縣級檔案行政管理部門備案。

第十七條 鄉鎮檔案應當按照下列規定進行移交：

(一)鄉鎮保管的檔案，按照《中華人民共和國檔案法》等法律法規的規定，定期向縣級國家綜合檔案館移交;

(二)鄉鎮職能部門形成且歸屬鄉鎮全宗管理的檔案，在本部門保管一年后向鄉鎮綜合檔案管理機構移交。上級主管部門有特殊規定的，從其規定;

(三)被撤銷或合并的鄉鎮的檔案，應當及時向縣級國家綜合檔案館移交;

(四)鄉鎮所屬的被撤銷企業、事業單位的檔案，應當及時向鄉鎮綜合檔案管理機構移交;

(五)被撤銷或合并的行政村的檔案，應當及時向鄉鎮綜合檔案管理機構移交。

第十八條 鄉鎮綜合檔案管理機構應積極主動做好檔案資源提供利用工作。編制系統、規范的檔案檢索工具，建立健全檔案利用制度，簡化利用手續，多形式開發檔案信息資源，為社會利用檔案創造便利條件。

第十九條 鄉鎮檔案的利用和公布，應當按國家規定的程序和辦法進行。應當遵守國家保密規定，不得損害國家、集體或者個人的合法權益;涉及知識產權的，必須遵守法律、法規有關保護知識產權的規定。

第二十條 鄉鎮應加強檔案信息化建設，將檔案工作納入鄉鎮信息化總體規劃，推進檔案信息化建設與電子政務、辦公自動化建設協調發展，規范電子文件的歸檔與管理，提高鄉鎮檔案管理和服務水平。

第二十一條 鄉鎮應建立檔案工作責任追究制度。鄉鎮綜合檔案管理機構人員調動時，應辦理檔案交接手續。

第二十二條 鄉鎮檔案工作中有違反《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律、法規的行為，造成檔案損失的，依法追究責任。

第9篇：電子檔案管理管理辦法范文

一、實行“五位一體”應用前檔案管理現狀及存在問題

1.電網建設項目檔案歸檔過程監管缺位

電網建設項目檔案管理工作要與項目建設同步進行，項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交要與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。受傳統機制、慣性思維及工作習慣等因素影響，電網建設項目檔案歸檔范圍不明確，各施工單位和設計、監理等部門在施工生產過程中產生的交叉檔案，由于職責分工不規范，無人收集和整理，項目檔案歸檔過程中監督部門不檢查檔案的完整和準確，造成監管缺位，出現電網建設項目檔案丟失，歸檔的質量不規范，檔案不齊全、不完整。

2.電網建設項目檔案歸檔前指導監督不到位

電網建設項目檔案在勘察設計、施工過程及竣工驗收整個過程產生的文件、施工記錄、竣工文件在歸檔前，檔案管理員對建設項目施工程度和進度不了解，檔案歸檔前的指導工作做不到位，造成檔案收集材料不及時，工作積級性不高，檔案丟失和損壞檔案，這些問題直接影響和制約了電網建設項目檔案歸檔。

3.電網建設項目檔案歸檔文件材料不規范

電網建設項目檔案歸檔文件材料環節做的不規范，沒有做到非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔，外文（或少數民族文字）材料若有漢語譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出題名和目錄后歸檔。歸檔文件材料一般一式一份，重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數，具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，沒有完全做到制作紙質文件或縮微膠卷同時歸檔。

二、推動“五位一體”檔案管理的主要做法

1.進一步完善電網建設項目檔案管理體系

（1）電網建設項目檔案實行“統一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系，遵循“誰形成，誰負責”，“誰生成，誰整理”的原則，完成各自職責范圍項目檔案的整理、歸檔。

（2）建立健全項目檔案管理組織機構，明確管理職責，統一要求，將項目檔案工作納入有關領導、相關部門及工作人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制中，采取有效措施，抓好組織落實，按照項目文件形成的先后順序和項目建設階段性完成情況，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

2.深化電網建設項目檔案歸檔過程管控

進行職責范圍內電網建設項目檔案全過程管控。電網建設前期材料由前期人員進行收集、整理；電網建設項目設計文件及概預算由設計單位進行收集、整理；電網建設項目施工文件由施工單位進行收集整理組卷；電網建設項目竣工驗收過程中形成的文件材料由建設管理部門組織、協調收集整理組卷工作，并負責檔案的移交歸檔工作；檔案管理員負責電網建設項目檔案監督、z查和指導工作，負責組織、協助組織或參加重大建設項目檔案竣工驗收和達標投產、工程創優檔案管理的檢查考核工作。深化電網建設項目檔案歸檔過程管控，使電網建設項目檔案形成的各個環節管理，監督、指導到位，保證項目檔案在歸檔達到齊全、完整、準確的要求（見圖一）。

3.嚴格審核電網建設項目檔案歸檔質量的標準

檔案管理員嚴格按照項目檔案歸檔質量要求，審核歸檔文件材料的字跡清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續完備；書寫字跡應符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料書寫、繪制；歸檔的項目文件應為原件、正本；各種原材料及構件出廠證明、質保書、出廠試驗報告、復測報告齊全完整；項目檔案在檔案信息管理系統上進行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，設計院移交的電子版竣工圖應為PDF或GWF格式；電子文件整理時應寫明電子文件的載體類型，載體上標簽應注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等，在移交紙質文件的同時應移交同步形成的電子、音像材料。歸檔的電子文件應包括相應的背景信息和元數據等。

4.加強培訓，促進“五位一體”常態運轉

（1）開展電網建設項目檔案專業培訓，全面掌握檔案的相關理論知識，現場指導參建單位專兼職檔案員進行收集、分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背等工作，召集各縣公司及參建單位專兼職檔案員集中培訓檔案信息管理系統的應用，提升項目檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接和操作能力，加快項目檔案的歸檔時間，促進項目檔案歸檔的常態化、標準化。

（2）將《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》《電網建設項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子，分發給公司兼職檔案員及項目參建單位，做為隨身查閱工具，方便查詢職責內容、歸檔范圍、保管期限、收集整理規則及檔案管理流程，方便收集和整理工程項目檔案材料過程中達到收集齊全、分類準確、編目正確、排序合理等要求。

三、應用“五位一體”檔案管理實例分析

實例一：電網建設項目檔案的歸檔齊全完整，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

電網建設項目檔案的歸檔作用是為企業的發展及時提供信息，為公司安全生產建設提供有效依據。邯鄲地區的邯鋼企業升級建設了一個邯鋼新區，邯鋼新區的負荷將達400-450兆瓦，以前的220kV夏莊變電站已不能滿足邯鋼新區用電需求，直接影響用戶的安全用電，國網邯鄲供電公司決定對220kV夏莊站進行整站改造重建。改造重建需要依據原設備的相關數據，由于原設備處在運行狀態，很多勘察設計工作無法在帶電情況下進行，而將設備實施停電將影響鋼鐵企業供電可靠性。為保證項目前期設計勘察的安全性、可研報告的準確性，各部門技術人員到公司檔案室對相關數據和依據進行借查閱，由于檔案實施“五位一體”的深化應用，保證了220kV夏莊站的一期工程、后期擴建工程的全部檔案齊全，完整，先后提供了76卷3385張竣工圖、施工記錄1012份。大大縮短了勘察設計周期，節約了工程費用，保證了安全供電，提高了工作效率，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

實例二：印制小冊子發揮學習作用，提高檔案管理水平。

電網建設項目檔案專業性強、收集整理歸檔過程繁雜多變，在理論知識常規培訓和實際操作基礎上，為便于專業管理人員加強職責和流程的認識，將《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》、《電網建設項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子做為培訓教材，發放給公司兼職檔案員和項目參建單位，做為隨身工具，有利于專業管理人員的快速記憶，提高培訓效率。也可用于自學和培訓后的定期復習，便于對專業工作內容的系統了解和對具體的工作業務的全面掌握，解Q了實際工作中遇到遺忘和記憶不清的情況，專業管理人員翻閱小冊子，即可迅速查閱相關管理工作的職責、整理、歸檔及流程等內容要求，確保項目檔案順利、高效的規范性歸檔。特別是對新上崗人員能夠很快進入工作角色，順利完成檔案材料整理歸檔工作，起到很大的幫助和指導作用。

實例三：電網建設項目檔案編制規范，為創“國網優質工程”打下堅實基礎。

《國家電網公司輸變電工程優質工程評定管理辦法》是以工程項目為對象進行的輸變電工程達標創優進行考核，考核標準內容之一是檔案管理。近幾年國家電網公司進行了輸變電優質工程評定，國網邯鄲供電公司在220kV雞澤、呂莊、館陶變電站擴建工作中，推進“五位一體”管理機制，對驗收的項目檔案進行分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背、錄入、掛接，做到分類準確，組卷合理、案卷封面、案卷脊背，卷內目錄、備考表等規范編制，按照國家電網公司輸變電優質工程標準進行了自查和復查，公司的220kV雞澤站、呂莊站、館陶站擴建三項工程均達到了國網公司輸變電優質工程標準，被命名為國網公司輸變電優質工程。項目檔案規范編制，為電網建設項目工程創“國網優質工程”打下堅實基礎。

四、應用“五位一體”檔案管理工作成效

1.實施“五位一體”，項目檔案歸檔管理規范為公司創造更高效益

通過電網建設項目工程管理部門的密切配合，組織實施“五位一體”，保持“五位一體”與實際工作的聯系，做到電網建設項目從立項、勘察、設計、施工、竣工、驗收的規范化流程管理，工程項目建設的每個階段都有執行標準，保證了項目檔案的歸檔管理，維護了項目檔案的齊全、完整、準確。檔案歸檔管理規范是檔案提供利用的先決條件，是檔案提供利用創造經濟效益和社會效益的保障。在近年農網改造升級改造時，通過檔案信息管理系統為其提供了35kV主變壓器廠家資料，35kV線路工程的技術記錄和電氣及桿塔竣工圖，加快了農網改造的進度，為工程規劃設計提供齊全完整的文件，為新型農村電網的安全供電提供了保障，為社會創造了不可估量的經濟效益和社會效益。

2.完善了項目檔案規范化管理，提高檔案信息化建設水平