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何為二票制:生產企業到流通企業開一次發票,流通企業到醫療機構開一次發票。全國總代及進口商算第一票,托管商業進貨不算一票,母公司給子公司不算一票。
二票制執行的省份和城市:安徽,江蘇,福建,青海,上海、浙江、湖南、重慶、四川、陜西、寧夏,還有試點醫改城市為200個。
二票制在醫藥行業的全面推行,醫用耗材的二票制首先在廣東惠州落地,接著是寧夏,陜西。隨著時間的推移,更多醫改試點省份和城市會跟進“醫用耗材的二票制”。
二票制對高值耗材生產企業和商的影響
因為目前中國高值耗材招標都以省標為單位,在二票制的市場環境中,只有省內一級商才能生存下去,高值耗材的市場格局發生改變,高值耗材市場面臨洗牌,中小型的商出局已成為現實,作為高值耗材生產廠家要對市場布局和價格體系等因素做重新調整。
二票制和配送對普通耗材和檢驗試劑生產企業和商的影響
普通耗材和檢驗試劑的招標時以市標為主,這就要求以前采取省代模式的醫療器械生產廠家必須渠道下沉,形成以地級市商為核心的市場格局。
對普通耗材和檢驗試劑生產企業和商影響最大的還不是二票制,而是對配送商資格的認定,今年珠海市普通耗材和檢驗試劑的招標只認定三家公司有配送資格,其他珠海市68家公司因無配送資格被淘汰出局,深圳也只認定三家有醫用耗材的配送資格,其中有國藥,深圳怡亞通和另一家配送商。
隨著眾多中小型商的出局會導致中小型普通耗材和檢驗試劑生產廠家也被淘汰出局,因為每個“市級招標”都會有幾千家做普通耗材和檢驗試劑的企業中標,筆者王強認為三家配送商不可能容納如何多的中標的醫用耗材的生產廠家,大部分中小型醫用耗材生產廠家也將淘汰出局。
二票制和配送的醫用耗材新形勢下的受益者
隨著中小型商的出局,以國藥為首的大的商業公司業績會獲得爆發式的增長,在行業的影響力,網絡建設,資金,實力會達到新的高度。隨著中小型醫用耗材生產企業的出局,知名醫用耗材的一線品牌業績也獲得大幅的提升。
二票制和配送還有利于推動醫藥和醫用耗材第三方物流發展,規范行業秩序。
新形勢下的醫用耗材商:淘汰一批,轉型一批
新形勢下的醫用耗材生產企業的面臨的問題
市場格局:重新布局,依托大的商業公司,開發新渠道
渠道變革:一級商,合伙人,大包經理,BD公司
變革產生的資金壓力,財務風險和營銷費用的大幅攀升,
龐大營銷團隊的管理,商業賄賂風險,政府事務性關系等
作為已經成為或想成為中國醫用耗材知名一線品牌依然要依托三個方面來實現:技術創新驅動市場,最優性價比優勢,整合資本的力量。
最后登場的醫療設備市場的政策:一票制
一旦醫用耗材領域的二票制順利落地并執行,接著針對醫療設備市場,一票制就會來臨,今年3月16日福建三明對醫療設備就已經實行一票制,在一票制的市場環境下,99%的做醫療設備公司將消失,醫療設備與醫用耗材最大的不同在于,醫療設備不涉及到后續的產品配送,醫療設備是一錘子買賣,砍掉中間環節,有利于降低醫療設備的成交價,但降低醫療設備的成交價最核心的因素在于競爭態勢,筆者王強認為凡是進口產品占據領導地位的品類如種植牙,價格都很高。凡是國產產品占據領導地位的品類如監護儀,心臟支架等,價格都很低,可見,通過招標等其他手段降低醫療器械的價格只能治標不能治本,降低醫療器械的價格最終還是要扶持國產醫療器械。
作者簡介:中國醫療器械實戰培訓第一人,中國知名醫療器械營銷管理專家,二十年醫療器械行業實戰及培訓經驗,歷任區域經理,大區經理,營銷總監,首席代表,聯合創始人。
在《中國營銷傳播網》《醫藥經濟報》《醫谷》《世界醫療器械》《中國醫療器械信息》《中國醫藥聯盟》《銷售與市場》《講師網》等專業雜志,報紙和網站上發表三十多篇醫療器械行業分析和營銷管理方面的文章,請關注“醫療器械實戰培訓”微信公眾號,查看更多文章。
以“絕對實戰,絕對精彩,絕對受益”的講課風格給幾十家國內外知名醫療器械企業做內訓,在”YY語音”上不定期開設《醫療器械營銷九連環系列講座》和《醫療器械成功案例研討會》。歡迎業內朋友互相交流,互相學習。
隨著醫療體制改革越來越深入,國家對衛生事業投入不斷加大。醫院對大型儀器設備及醫用耗材采購數量也越來越多,一般的二級醫院每年用于購置醫療設備及耗材的投入資金常常超過千萬元,三級醫院每年用于購置醫療設備及耗材的投入資金可達到三千萬元以上。面對如此大的采購款項,醫院面臨的各種風險也就越來越大,這就要求醫院審計部門對醫院大型采購項目進行全程跟蹤審計,以便進行及時準確的監督控制,讓醫院采購能夠規范、透明、健康、高效地運作,使其在萌芽狀態就得到有效防范和化解,從而不斷提高醫院采購的抗風險能力。
一、醫院存在的采購風險
所謂的采購風險,就是指醫院物資采購的預期目標和實際結果出現偏差的可能性。采購風險之所以會產生,原因是多方面的,如權責不分、領導意志、企業的商業賄賂等,而審計監督薄弱或缺失,是其中一個非常重要的因素。醫院的大型采購項目審計大都是事后審計,這樣就無法對醫療設備及耗材價格的議定進行動態地掌握或控制,對購買醫療設備及耗材過程中違反程序或合同約定事項無法及時給予糾正,這就形成了采購風險。醫院面臨著以下幾種采購風險:
1.盲目進行采購
有的醫院在進行采購設備決策時,沒有把握市場需求,對設備買回后能產生的多大效益不十分清楚,對醫院醫務人員具備的技術條件也不十分了解;另外,還有的臨床部門在向醫院申請購置醫療設備時,對所需設備的功效有意夸大,對設備的未來效益隨意高估,使論證專家產生錯誤的評定。例如,一些新建的或改擴建的大型醫院,臨床科室一味貪大求洋,進行盲目采購,有了設備,沒有市場,或有了設備,沒有醫技人員操作,設備買來之后,不是使用率低,就是閑置,給國家造成重大經濟損失。
2.招標暗箱操作
有些醫院在進行公開招標或談價時,實際上私下早有屬意的經銷商,為了達到自己的目的,就想方設法使招標流于形式,造成公開招標不透明、不公平,不公正。有的醫院為了規避審計部門的監督,采取”化整為零”的方式,不惜加大設備采購成本,也要逃避招標。此外,在招標采購中還存在著許多腐敗風險,如個別醫務人員為了得到各種名目的紅包、回扣,外出旅游等好處,不惜損害醫院的利益,私下為經銷商透露采購信息,甚至泄露標底。
3.采購合同違規
有的經營商違反《中華人民共和國合同法》,利用違法合同侵犯醫院合法利益;有的經營商通過對采購人員行賄,簽訂不公平合同;有的經營商采取給予醫院虛假優惠或降低售后服務的質量,導致醫院蒙受巨大的經濟損失。有的是醫院自己對采購合同審核不嚴格,發現不了問題。有的醫院對采購合同管理不細,常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究。
4.驗收結算松懈
有些醫院對采購履約驗收重視不夠,對于一些供應商為降低供貨成本,不履行合同的標準和要求,以次充好,偷工減料、數量不足的現象認識不足,采購物資到醫院后,醫院驗收人員對采購物資未按合同及制度要求進行審核就驗收了。有的采購部門管理松懈,付款審核不嚴,財務人員責任心不強,不按規章制度要求,草草進行結算,匆匆付款。等采購的設備或耗材出現問題后,已給醫院造成資金、資產的浪費。
二、規避采購風險的方法
醫院采購面臨的各種風險越來越大,這就要求加大審計部門對醫院大型采購項目進行全程跟蹤審計的力度。全程跟蹤審計屬于事前、事中、事后全過程對購買大型醫療設備及大宗耗材的流程、項目管理、資金結算進行全面審計的方式,既可以防止醫院出現采購風險,也能改變過去醫療設備及耗材管理不規范,讓醫院采購能夠規范、透明、健康、高效地運作。
1.加強制定規劃前的溝通
全程跟蹤審計工作涉及醫院的方方面面,因此審計工作規劃一定要周密。在制定規劃前,審計科要知道醫院對采購設備的要求和采購意向,向采購中心了解醫院采購的相關管理制度,要向設備使用科室了解醫療設備或耗材的利用情況,運營收入及費用支出情況,要向財務科了解采購資金的來源和采購后財務結算的要求等。其目的有兩個,一是加強溝通,為今后全程跟蹤審計打好與其他科室協調配合的基礎,二是為撰寫審計實施計劃做好資料上的準備。三是在跟蹤審計中要形成必要的審計日志,為處理日后爭議事項提供線索。
2.重視采購前的論證審計
一是要對影響采購項目的因素進行分析,找出工作重點,提前介入進行了解,如可以采取到不同的醫院參觀考察不同類型醫療設備或耗材的質量、價格、使用及售后服務等情況,進行比較、評價,作為今后招投標過程中的參考。二是編制或審核設備采購招標文件。主要內容包括:檢查醫療設備的設置、醫療設備及耗材名稱、具體要求;科學合理的評標標準和方法;標底是否完整合理;參與招標、評標過程,提出合理化建議等。三是參與采購前的論證。主要是對需購置的醫療設備及耗材的特點、用途、功能、臨床應用價值的論證情況,實際利用率和成本回收期等指標,在申請論證表內填寫內容的完整性及論證數據的準確率等方面進行審計。
3.強化對采購招投標的監督
審計部門配合相關職能部門,嚴格監督采購招投標的環節的操作執行情況,主要是為了防止開標過程中的“暗箱”操作,保證購置過程嚴格執行招標投標法,確保商及生產廠商資質符合規定,采購過程透明、公開、公平、公正。針對招投標過程中可能存在的舞弊行為,要對招標項目的審批手續是否合法、齊全,對評標標準和評標方法的合理性和科學性,對審查投標單位投標報價的合理性,是否存在投標單位互相串通,抬高價格的現象要進行全過程的監督,以抵制設備采購中的不正當競爭。
4.狠抓合同條款簽訂的審核
醫院在簽訂合同時,必須要時時注意防范采購合同各種風險。醫院領導要時常組織采購相關人員學習《中華人民共和國合同法》和有關防風險、反腐敗的文件精神,不斷提高相關人員的政治素質和簽訂合同的能力。審計科要從專業性和規范性方面對合同進行審核,一旦發現有的采購合同違反了《中華人民共和國合同法》或在合同條款中,存在內容不完整、表述不清楚、條款不全面等情形,一定要立刻提出異議和向領導提出建議,將合同損失降到最低。在合同執行過程中,如發現存在未執行或執行不完全的情況,應立即查找原因,采取相應控制措施,督促合同的有效履行。同時,要關注合同變更問題,如屬不正常變更,立即請示醫院領導,建議醫院盡快采取措施,維護自身的合法權益。
5.嚴格按照標準進行驗收和結算
大型醫療設備及大宗耗材驗收是規避風險的一個關鍵環節。在收到采購貨物之后,首先是相關人員必須到位,各部門要分清責任。采購中心對物資采購負有直接管理責任,審計科負責經銷商及采購流程的監督審核,財務科負責對價格、信用等進行監督。針對有些供應商中標后,在供貨時采取偷工減料、以次充好、降低配置水平等手段,牟取不正當利益的風險,要嚴格按照合同的標準及要求進行驗收。必須是各個方面都符合標準的,方可辦理接收手續。對大型醫療設備的技術質量驗收,應由市質量技術監督部門授權的法定檢測機構進行,驗收結果應作詳細記錄,并作為技術檔案保存。
醫院在結算審計時要嚴格遵守相關制度。要重視重要文件資料的歸檔整理,對有關各方提供的主要文件、資料要求相關方的簽署要件齊全。醫院的財務人員在接到付款通知后,應再次核對采購結算等相關的信息,確保無誤之后才可以發送相應的支付指令,完成結算程序。審計部門要參與醫院大型采購項目的索賠和違約費用的處理過程,可對結算價款調整發表自己的意見。
6.加強對購置設備使用的績效評價
隨著醫療衛生市場向民營資本開放,醫院面臨激烈的市場競爭。尤其是中小型醫院面臨著生存和發展的問題。因此,中小型醫院在提高服務質量的同時,應開展全成本管理,通過建立符合中小型醫院特點的成本管理體系和方法,降低醫院運行成本,才能保證醫院健康持續的發展。
一、中小型醫院成本管理現狀分析
1.醫院成本核算缺乏科學性、系統性。當前相當多的中小型醫院長期把醫院發展的目標放在收入規模的增長,實行粗放型的管理,不重視成本管理,所以成本核算工作一直處于初級階段。成本核算過于簡單,有的僅以各個科室為單位,進行簡單的收入和費用的歸集。成本核算不規范,收入成本不配比,醫院的公共費用、管理費用等不進行分配,造成間接費用分攤不完全,科室結余所對應的成本不完整,當然也無法更進一步進行均次門診費用和住院均次費用成本的核算。有的管理費用的分攤隨意性大,人為因素過多,致使醫院成本核算不真實、不完整。
財務提供的信息不能為醫院管理者提供決策所需的支持,難以進行有效的成本管理和控制,影響醫院經濟長期穩定的發展,同時也帶來一定的財務風險。
2. 物資領用流程不規范。由于中小型醫院規模小,配備的后勤保障人員比較精簡,各種耗材采購都集中于一個部門,或由于倉庫空間有限,耗材賬面入庫,但實際上實物已直接在使用部門,倉庫保管部門作一次性領用,這種模式不符合成本控制的要求,也無法確定真實的耗材成本,與實際的醫療收入不配比,不利于正確確定醫院的醫療成本。
3. 成本管理意識淡薄。長期以來中小型醫院管理者經營管理知識相對薄弱,對于醫院的發展建設更注重醫療學科的建設和醫療收入的增長,未將成本核算管理納入議事議程。普遍存在重業務,輕管理。
成本管理觀念不強,影響醫院成本的管理。
4.信息化程度不完善。大多數中小醫院對信息化系統建設方面資金投入不足,HIS 系統版本低,數據維護手段單一、更新頻率滯后。成本核算與其他管理缺乏深度融合,造成各種信息系統數據和全成本核算數據存在格式不一致、定義不統一等問題。
造成了醫院各部門信息不能實現共享,使計算機網絡系統不能適應成本核算的需要,存在成本粗線條核算的現象,也影響了醫院成本核算的效率。
5.醫療設備投入與管理不規范。醫療設備投資缺乏投入產出的可行性研究、固定資產管理不規范。
一是中小型醫院由于資金短缺等多方面原因影響,普遍存在不重視醫療設備的投入,特別是大型先進醫療設備的投入。醫療設備陳舊,制約了醫院的發展。
二是醫療設備投入缺少可行性調研,存在盲目采購設備現象,造成有的設備購入后,由于設備使用率低無法回收投入成本,或者閑置造成資源浪費。三是醫療設備管理不規范。由于醫療設備品種雜,數量多,管理人員少,使用部門因使用不當或保管不善,損壞或丟失較為頻繁。相當部分中小醫院常年不進行實物盤點,內控管理缺失。
二、 中小型醫院全成本管理對策措施
1. 強化成本核算意識。醫院領導要從思想上重視醫院成本管理工作。應根據醫院科室、醫療服務項目和病種成本,帶領員工一起實施成本控制措施,降低醫療成本,提高醫院經濟效益。首先在全院職工普及全成本理念,增強成本核算意識。可以利用院內各種會議及院內報刊廣泛宣傳全成本核算的意義和辦法。定期對醫療、護理、后勤、藥品等部門人員開展講座、培訓班,對成本管理中出現的難題共同探討,尋求解決方案,提出降低成本的建議。
2. 建立全成本核算體系。根據中小型醫院自身的經營實際狀況,采用科學、經濟的分攤模式。各類科室成本應本著相關性、成本效益關系、重要性等原則,按照分項逐級分步結轉的方法進行分攤,最終將所有成本分別轉移到臨床服務類科室的門診和病房。先確定部門單位,中小型醫院可以根據規模和管理需要分至科室甚至醫生個人,進行費用歸集:各種耗材、人工費用根據實際領用和人員分布直接計入相關科室,水電費按人數進行分攤,與臨床直接相關的公共費用如網絡推廣和信息維護費用等,根據門診人次直接分配各個臨床科室,其他行政類間接費用如房屋租賃費等按照房屋面積分攤。然后進行分步結轉:先將管理類科室和輔助醫療科室的成本按人員比例或工作量向臨床和醫技科室分配;其次將醫技科室成本向直接醫療類科室( 門診醫療或住院臨床科室) 分配。經過分項逐級分步結轉的費用分攤方法得出全院各層面科室成本。進而得出全院或各科室的診次成本和床日成本,在一定時期,固定成本保持穩定的情況下,按照量本利分析方法計算科室門診和全院的保本點門診量、盈虧點住院床日數。因此通過全成本核算,不僅能滿足醫院管理層進行預測決策的需要,而且能滿足科室管理、預測決策的需要,以保證醫院總體目標的實現。
改變中小型醫院初創期的簡單根據科室收入扣除直接耗費的形式為績效考核的依據,代之以全成本核算的科室結余為主要考核標準,并以其他醫療質量指標為輔助, 使成本控制與職工利益相聯系。
3. 健全各項制度。規范財務流程,將財經法規落到實處。提高財務人員的專業素質,在會計核算過程中,要堅持權責發生制,進行精細化核算,使得醫院的財務數據能真實地反映醫院當期運營的實際情況,有效地發揮財務管理作用。確保醫院各項實物及時供應和規范使用,建立支出計劃、審批、采購、驗收等相互監督相互制約的管理流程。制定清晰合理的制度規范,根據中小型醫院特點, 試劑類的物資采購流程嚴格按制度執行,實際驗收由科室執行,對當月領用數量的確定,可以通過月末倉庫保管人員到科室實地的盤點,確定當月領用數量。
耗材的領用核銷,分貴重耗材和一般耗材區別管理,貴重耗材同藥品領用核銷管理,一般耗材按實際領用核銷,并且通過一般耗材的成本占科室收入比的指標對科室進行考核。大宗費用如網絡推廣費要通過綜合比較不同網絡推廣品牌的點擊率、平均點擊價格和轉換為咨詢的比例進行選擇,并且以多種形式推廣,探索出相對低成本、適合的到診率的網絡推廣形式。并統計通過網絡咨詢到診的門診人次和收入,對網絡部推廣和咨詢人員進行考核。
4. 構建信息管理系統。中小型醫院首先應配備具有專業背景的信息專業人員,承擔日常的信息工作。充分利用最新的計算機技術建立符合醫院管理需要的信息管理系統平臺,并集成收費子系統、財務賬務子系統、物資管控子系統、人力資源子系統,實現成本數據采集、成本分攤、成本分析、醫院經營評價等模塊的整合,完整構建醫院全成本核算系統, 從而確保成本管理產生效益。中小型醫院的全成本管理信息系統架構要遵從以下原則:第一要面向全流程,要將信息系統貫穿到全院整個流程——臨床、科室、藥劑部門以及其他管理部門等各個成本核算相關點; 第二是實現信息共享,對醫院各部門的計算機進行網絡化管理,對醫院的所有重要的基本數據進行自動采集、整理、貯存和分析, 做到基礎數據只要一次輸入就可以多次使用,實現全院信息資源的共享;第三是確保數據安全。要賦予每個成本核算單元相對應的工作權限,每一個授權單位只能在自己被授權范圍內進行數據處理,同時,醫院領導和財務部門還要對全院數據進行定期查詢和處理。信息管理人員也要經常組織培訓,通過培訓使各個崗位的操作人員能熟練操作信息系統,使整個信息系統正常運行,為醫院管理服務。
5. 建立固定資產管理制度。要建立健全固定資產各項制度,加強固定資產日常管理,定期進行固定資產清點,保證固定資產管理部門臺帳與使用部門、財務部門一致;明確相關部門崗位職責,清點中發現盤虧和損壞需要清理報廢的,先要查明原因,再進行審批報廢。通過定期清理固定資產, 了解各部門醫療設備的使用頻率、新舊程度。根據業務需要和輕重緩急制定醫療設備更新年度計劃。
建立固定資產構建論證制度。從批準申請立項開始,采購部門和固定資產管理部門和專業部門共同進行市場調研,了解設備的先進性和實用性和相應的采購成本,預測此項設備將產生的經濟效益,通過回收期分析等方法進行可行性研究認證。考慮到中小醫院資金缺乏,可以比較銀行借貸和融資租賃不同形式的資金成本,選擇經濟的融資形式。
三、結語
1.醫院設備維修、維護管理中存在的問題
1.1故障設備自行無法修復能力差,請廠家來人維修成為主流
醫院的醫療設備種類多,結構原理千差萬別,涉及的專業技術領域廣泛,95%以上的生產廠家根本不給提供設備技術圖紙或設置維修密碼,有些設備的檢修需要特殊的器材或環境等。因此維修人員要想學會維修所有種類的醫療設備是不可能的。
1.2維修人員的技術價值不易體現,造成多數人不愿意深入學習和掌握各種新技術
醫療設備的維修價值難以準確評估,比如,一臺設備的長期維修、維護費用低,是與維修人員的維修維護能力強有關,還是與這臺設備的質量好有關,或者是與科室使用人員的日常維護有關,這些都無法準確的進行評估。
1.3維修人員得不到應有的重視,工作積極性不強,高技術含量人才引進、培養難
現在醫院為了更好的促進臨床科室的工作積極性,所以設備的維修支出歸入使用科室的成本核算,維修人員在維修中所產生的經濟效益和社會效益,作為一種隱性的效益而難以得到醫院的認同。進而一些高技術含量的維修工作的經濟價值無法具體體現。
1.4大型設備維修,購買設備廠家的保修成為一種必然趨勢
大型醫療設備一旦出現故障,醫院內部工程師在維修中,就會面臨更多的問題,缺少技術資料和維修密碼、缺少高水平的維修人員,往往會引起停機時間較長,會影響到病人的診治,進而影響到醫院的醫療秩序。進而使醫院的相關領導和維修人員面臨的各種壓力很大。
2.醫院設備維修工作管理現狀
(1)對于因誤操作引起的簡單的設備故障可以及時處理并對操作人員加以簡單的培訓。
(2)對于能自行修復的中、小設備故障可以盡快修復,不致于影響臨床的正常工作。
(3)對于解決不了的設備故障能夠盡快聯系廠家,準確地告知故障狀況和配合做些故障的初步檢查,廠家工程師可以進行簡單的電話指導或帶上配件一次性修復故障設備,最大程度縮短故障設備停機時間。
(4)常規的、技術復雜程度有限的的中、小型醫療設備,醫院以自行維修為主,可以節約一定的維修費用。
(5)對于維修難度和技術含量較高故障設備,可以做到電話通知廠家,并在工程師到場維修過程中給予陪同及協助,可有效防止維修單位亂收維修費用及有效的縮短維修時間。
3.對醫院設備維修管理的幾點建議
3.1進行合理的年維修費用預算,提高對維修技術人員的重視程度
只有對醫院的年維修費用進行科學的、合理的預算,才能把維修人員通過維修、維護直接創造的價值真正體現出來,進而使醫院提高對醫療設備維修人員的重視程度。
3.2針對維修工程師的額外維修價值給予適度體現,調動維修人員的工作積極性
醫院的維修人員在維修過程中,對于某些故障電路板或故障模塊組件,廠家來人也是以更換新的板塊或組件來完成維修的,通過努力自行修復這類故障配件,應認定為維修人員額外創造的價值,要根據實際情況給予適度的獎勵,以調動維修人員的工作積極性。
3.3注重醫療設備維修資料的收集,減低維修難度
在醫療設備的采購階段,把要求供貨商提供的廠家維修技術資料和對機器可能設置的維修密碼作為采購的重要內容之一寫入合同。以減低自行維修的技術難度。
3.4采用多元化維修模式
不同特點的醫療設備采取不同維修模式:
(1)對于使用耗材的醫療設備,如激光相機、血透機、血球分析儀等,在耗材采購談判中可以考慮將此類設備的維修任務和維修費用轉由耗材供應商承擔。
(2)對于受維修條件限制無法自行維修的醫療設備,應該加強操作人員的操作培訓,盡量減少人為故障發生的概率。如腹腔鏡的光學試管磕碰受損,攝像頭連線頭部扭曲折斷等。
(3)對于醫療急救設備和50萬元以上價值較大的醫療設備要加強預防性維護管理工作。盡可能避免此類設備出現故障或由小故障演變成大故障。
(4)對于大型醫療設備,買保修的費用很貴,考慮到設備在經過1年的磨合運行后會有個3~5年較平穩的運行期,昂貴配件損壞的概率較小,這段時間應考慮不買保修。
3.5針對維修人員的技術程度進行合理化分工
按照維修技術的難度安排不同級別的工程師承擔不同的維修任務。技術高、有經驗的工程師可以不直接或少直接參與一般醫療設備的故障檢修,以確保其有足夠的時間和精力用于大型醫療設備的技術鉆研和對初級維修人員進行技術指導和能力評估。
3.6實現維修工作量與收入掛鉤,提高工作積極性
按設備價值和使用情況設定一定維修系數,對每次維修進行量化管理,將維修人員的一部分收入與維修工作量掛鉤,以鼓勵維修人員多參與維修,進而提高維修人員的整體工作積極性。
3.7制定相應的懲罰措施
在為維修人員積極爭取合理待遇的同時,還要做到獎罰并重。如對于因工作拖拉等導致維修任務未及時完成的或引起使用科室有效投訴的維修人員,可根據情節輕重給予批評教育、部分獎金少發或停發等方式處理。
3.8加強維修人員的技術溝通和學術交流
關鍵詞 設備科 信息管理系統 維修 設計與應用
在現代醫療活動中,醫療設備的作用越發顯得重要,國內各層次醫院的醫療設備建設進入飛速發展期。如何合理地采購、高效利用、維護以及發生故障后如何及時整修成為各大醫院設備科面臨的難題。隨著信息化程度不斷提高,醫療設備實現信息化管理已成為不可避免的趨勢[1,2]。我院設備科根據實際需要,建立一套適合現代醫院體系的設備信息管理系統,投入運行1年以上,取得了良好的實際效益。
1 醫療設備信息管理系統概述
本院醫療設備信息管理系統主要包括設備科客戶端、院領導客戶端、臨床科室客戶端3個部分。可實現功能包括:為新設備采購提供參考;記錄設備基本信息;顯示設備現狀;記錄設備使用的整個過程;對使用中設備進行效益分析。
系統采用模塊化設計方式,以C++語言開發,數據庫選用Microsoft Access,可完全滿足醫院醫療設備信息系統數據管理的需求。該模型具有構建簡單、層次清晰以及部署方便的特點,能利用現有網絡資源,充分發揮服務器和客戶機各自的處理能力,對數據進行統一管理。具體功能模塊(如圖1)所示。
2 醫療設備信息管理系統功能模塊
2.1 院領導客戶端
院級領導通過領導客戶端可隨時查詢,及時、詳細地了解全院設備使用情況和效益情況,以及各設備的使用率,這不僅對醫院設備使用質量管理十分重要,更可使決策層隨時了解設備動態,在新設備采購時可針對性加強醫院技術力量相對薄弱的環節,減少低使用頻率設備的采購,同時還可以督促科室高效使用設備。
2.2 臨床科室客戶端
其主要功能在于設備可及時報修、維修方面,通過在線查詢,科室主任能夠及時了解科室醫療設備使用率、維修進度、維修費用等情況,并能根據維修情況與維修人員溝通,調整設備使用方案[3~5]。
2.3 設備科客戶端
設備科是全醫院設備管理的樞紐,職責重大,這一模塊具體涵蓋以下方面:
2.3.1 設備檔案管理 主要包括前期檔案管理、中期檔案管理、后期檔案管理。前期檔案包括設備配置論證資料、設備購買的計劃書等;中期檔案管理包括與醫療設備有關的市場信息、醫療設備的文件資料、與醫療設備有關的各種法規、與醫療設備有關的技術參考資料等;后期檔案管理工作主要是針對那些嚴重損壞而又無法修理作報廢處理設備的檔案管理[6]。
2.3.2 設備基本信息管理 將設備基本信息包括:設備標識號、設備代碼、入庫日期、規格等。這些數據聯網錄入專門數據庫中,每一臺設備都建立單獨檔案,通過設備標識號的唯一性,就能顯示設備的相關信息。維修人員遇到無法解決的故障需要與廠方溝通時,只需點擊相應的設備名稱即可,彈出結果包括廠家的聯系方式、入庫時間等。
2.3.3 設備維護管理 主要包括設備日常維護及維修工作,尤其是在接到科室報修后,可很方便地獲知相關維修信息,包括單據號、報障時間、報障人、報障科室、設備名稱、設備標識號等。而臨床科室通過查詢功能,就能及時地了解每臺設備的維修進度、維修費用以及設備何時可恢復使用等信息。同時,設備科查詢后,可督促維修人員加快維修進度及提高維修效果。
2.3.4 倉庫庫存管理 將院里采購的所有醫療設備、耗材等入庫后全部錄入信息系統,同時通過系統對各種醫療設備、醫用耗材的出入庫情況進行記錄。具體采取條形碼的方式,給各設備或同類耗材粘貼條碼,保證數據唯一性,嚴格做到經過掃描才能出庫,這樣做通過系統可清楚、及時地查明庫中各物品消耗量和剩余量,為接下來物品采購打下良好基礎,同時也能防止個別人員損公肥私[7~8]。
2.3.5 工作量統計 這主要用于對設備科各工程人員的績效考評,只要點擊各員工姓名,就會出現該人員的工作記錄,如維修總數,未完成的、已完成的數量,維修的時間及效果等。按下打印按鈕,系統就會自動生成一份EXCEL表格,可以提供詳細而全面的原始資料。
3 醫療設備信息管理系統優點
3.1 省時高效
過去,本院對各種醫療設備及相關物品的管理完全靠人工進行,投入大量的人力,周期還很長。而本系統投入使用后,由于已將所有設備相關信息錄入系統,對設備的合理使用和高效管理十分有利。不僅省去以前人工建檔,人工查詢的繁瑣和復雜,而且節約時間,提高效率,同時有利于精簡機構,降低人力成本。
3.2 為決策者提供參考
信息管理系統會將所有設備記錄在案,實現對全院設備使用及維修情況全方位跟蹤。可能一部分醫療設備使用十分頻繁,維修次數較多;有些僅僅是偶爾使用,經日常維護可長期使用。醫院領導可根據情況,對那些常用設備加大維護力度,購買時優先投入,并且在設備的調配上統籌規劃[9,10]。
3.3 控制維修成本
在接到報修后,工程師通過系統很容易調取設備基本信息。對于保修期內設備,直接聯系廠家上門維修;對于已過保修期限,應視故障的類型而定。如是一般性比較常見的問題,常規維修即可解決,一旦涉及到精密配件更換以及技術參數方面的問題,院方無法修理,必然要出資邀請廠方維護人員。若經常出現故障,且已超出使用年限的設備,考慮采取報廢處理。此外,系統在信息庫中詳細記錄更換的部件以及維修費用,為以后再次出現此問題院內維修提供參照[11]。
3.4 提高整體維修水平
在各大醫院中,設備科均需要給院里所有設備提供日常的保養、維護及維修。但不同設備并不是由同一個人負責,因此工作中每個維修人員對其他設備涉及較少,同事之間交流不足。一旦發生人員變動,設備維護及維修工作就容易陷入停頓。而自本系統建立后,維修人員每次維修工作結束后將維修的詳細過程整理后放入信息庫,作為公開的資源,這樣有利于信息的傳播和交流,保證人員發生變動時,繼任者通過資料了解基本流程,可將維修工作持續、有效進行下去[12]。
4 小結
本院醫療設備信息管理系統側重點是對所購設備的綜合管理,包括設備檔案管理、設備使用情況動態管理、設備的日常維護及維修等重要內容。一套功能完善的系統可提供一份準確、詳實的資料給領導,以便其根據醫療需求及服務對象的變化,增添所需醫療設備,既可以防止醫院對醫療設備的盲目購置而減輕財力投入,又有助于工程技術人員對設備的維護,能提高醫療設備的利用率,這也有利于醫院的全面發展。
系統投入使用后,也發現運行中不足之處。較為集中的是信息更新滯后、信息不夠具體,對采取系統化質量管理措施加強設備使用安全不夠深入[13]。需要有針對性地加強錄入及時性準確性考核,加強設備安全管理,在過程中持續積累經驗,不斷地進行優化、改良,借助信息管理的巨大優勢,促使醫院設備管理水平再上一個新臺階。
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關鍵詞:醫院 設備 使用率 管理
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1008-1879(2012)02-0221-01
首先醫院必須建立健全相應的醫療設備管理制度,從設備的購入到報廢都有相應的制度可以依照,并有設備管理制度、設備維修制度、計量儀器的強檢制度以及相關人員的管理制度。有了制度并能夠得到嚴格執行,是提高醫療設備使用率的前提保證。
(1)萬事開頭難,醫療設備的購入是提高設備使用率的第一關,第一步走不好后續的管理再完善也無濟于事。醫療設備的購入要嚴格論證,要考慮醫院診療技術需求,財務狀況等綜合因素,成立由管理部門、采購部門、使用部門和專家組成的論證組,對購置計劃的有效性和必要性進行嚴格論證,認真聽取各方面的意見和建議,不但要看醫院病人和診療技術發展的需求,還要考慮周邊相鄰醫院的設備狀況。既要配備用于常規檢查的醫療設備,還要鼓勵用于新技術新項目的醫療設備,對已有醫療設備使用率低、經濟效益不好的,要總結原因,避免出現類似錯誤。
采購招標過程要公平、公正,購入時必須執行請購、詢價、公開招標這一程序,各部門要一起從設備使用的實際出發,及時了解市場行情及國內外先進技術,購入時嚴把質量關、價格關,保證設備的先進性、安全性、可靠性,杜絕盲目采購。
在醫療設備采購的前和后,必須充分重視廠家的使用和維護培訓,使用科室和設備科工程師都要參加,以充分了解儀器設備的性能與使用方法。設備移交給使用科室,要有專人負責,并能熟練使用。設備檔案整理好后要移交檔案室統一管理,以便隨時借閱參照,避免使用日久資料不知蹤影的現象發生。
一個容易被忽視的因素是醫療設備使用時的耗材等運行成本,以及將來的維保費用。隨著市場競爭的加劇和科學技術的發展,許多高新尖技術應用于醫療儀器設備,有的廠家出于長期利益的考慮,對機器的維修、耗材配件供應進行了壟斷保護,使得日后的維保成本居高不下,這一點在設備選擇上也是必須重點考慮的。
(2)設備的安裝調試結束后,必須重視驗收工作。驗收不僅僅是簽單確認是否達到了機器設計使用性能、文字資料的完整性,由于醫療設備儀器日趨復雜,無不應用了計算機及其他高新技術,更重要的是要接收并保管好各種配件,包括軟件光盤、校準模塊、將來移機所需的配件等等。也許這些東西長期不為所有,看起來又不起眼,極容易被忽略,丟失現象極為普遍。一旦需要它卻找不著了,必然出現不必要的停機待修現象,造成經濟和時間上的損失。所以機器投入使用后,不僅要做好對文字資料的編號、歸檔,更要重視隨機零配件的收集保管,方才體現了一個單位管理的嚴謹性。
(3)設備維修人員不斷提高技術水平,是提高設備的完好率和使用率重要保證。醫療設備總是最先應用最新科學技術的領域之一,尤其像CT、磁共振等大型醫療設備技術復雜、科技含量高,需要一支技術水平高、經驗豐富的高素質技術隊伍進行維護和保養,才可能充分發揮儀器設備的最大效能。作為醫院一方面要有意識地招聘一些維修技術人才,一方面要重視在職人員的繼續教育,不斷學習提高。應鼓勵設備維修人員積極參加廠家及其他機構舉辦的培訓班、技術講座,不斷接受和學習維修新技術,同時在設備科配備必要的維護用儀器工具,方便開展工作。要重視在廠家保修期間難得的實戰演練和學習機會,能夠做到相同故障在第二次出現時,在廠家電話指導下能夠自我解決最好,既節約了時間也培養了自己的維修隊伍,還為將來降低設備保修成本支出奠定了技術基礎。
(4)醫療設備需建立完善的維護保養制度。確保設備的完好率和使用率,不僅僅是設備管理和維護部門一家之事,是一個持續不斷的、無間隙日常工作。要向廠家索取全面正規的定期保養資料,將除塵、溫濕度恒定、電力保障等注意事項貫穿于儀器使用的全過程。醫療設備應配備專門負責維護保養的工程師,經廠家培訓后定期進行預防性維護保養,把一些故障隱患及時排除,平時要有維護保養記錄。若發生故障,院內工程師不能解決,維護保養工程師要有準確匯報故障信息和現象的能力,盡量在廠家的電話指導下解決,并將故障現象和維修辦法記錄在案,以便后續定期統計設備的完好率和使用率,監察設備使用情況。
(5)醫院有很多儀器設備具有通用性,是許多科室都要使用的,典型的代表是監護儀。由于科室間發展的不平衡,有的科室使用頻繁、效益顯著、卻又捉襟見肘,有的科室是時常閑置,但又不可或缺。我們的做法是充分發揮設備科的管理職能,將時常閑置的這部分儀器設備集中起來,執行領用和送用制度,專人負責、專人接受申請并及時處理到位,既不耽誤科室使用,又做到了資源的合理的、動態的配置,科室滿意、病人受益,全院一盤棋思想得到了很好的體現。
(6)實行全成本核算,以經濟手段提高醫療儀器設備的使用率。實行醫院設備有償占有。核算時,應將大型醫療設備的調試費、裝卸運輸費等計入設備原價中,按規定計提折舊。在合理扣除設備折舊的前提下,將維修費用也計入成本核算,促進科室盡量延長設備使用壽命、推遲報廢更新時間,還可對閑置的固定資產進行重新調配,充分利用,達到提高醫院經濟效益的目的。
(7)設備賬務管理電算化、正規化,計算機數據庫要能適應HIS的發展需要。
充分利用醫院現有內部計算機網絡的便利性,根據設備的特點進行電算化管理、財務及設備管理部門根據醫療設備各自的特性進行設備編號、建立設備檔案,對設備進行標準化、規范化管理,財務、設備管理部門、使用科室可根據自己的使用權限,隨時在內部局域網上檢索了解設備的詳細情況,還可使醫院管理者對全院設備的分布、使用情況一目了然,為醫院的管理、發展規劃、決策提供有效依據,提高管理效率。
參考文獻
[1] 安金月等,醫療器械科主任手冊,1998.09
【關鍵詞】大型醫療設備 購置 論證
中圖分類號:R197.39 文獻標識碼:B 文章編號:1005-0515(2012)2-289-02
隨著科學技術的發展和疾病的診治的臨床需要,先進的醫用儀器設備不斷問世并迅速發展且在醫療機構中得到廣泛的應用,對于提高醫院的醫療診斷水平,更好地為廣大的患者服務發揮了重要的作用。先進的醫療設備的投入使用,是關系到醫院發展和前途的重要物質保證。但是醫院需要購置何種類型的設備,什么檔次的設備都需要經過認真考察與論證。盲目地采購會造成設備的積壓浪費甚至成為醫院的包袱,反而影響到醫院的發展。現就設備的考察與論證工作談談自己的看法。
1 認真做好設備購置的可行性論證
1.1 醫院條件
有些醫院的領導和設備的使用科室人員在申請購置設備時好高騖遠,常常希望購置的設備檔次越高越好,技術越領先越好,功能越強大越好。設備購置經費少則幾百萬多則上千萬元人民幣,若為了購置先進的設備,導致醫院負債累累,壓力過大,即使設備很高檔,也不利于醫院的可持續健康發展。另外,大型醫療設備對周圍的環境以及配套設施也都有嚴格和高標準要求,比如水電、通風、恒溫、恒濕、房間的大小、防塵、防潮、防射線輻射、防電磁污染等,這些方面都必須滿足,提前做好準備,以免造成設備無法及時安裝、縮短設備使用壽命或對周圍環境造成污染。
1.2 社會條件
設備的引進,不僅要提高醫院的診療水平,有效的解除患者的病痛,而且也要考慮當地就醫患者的多少和經濟承受力。如果就醫患者極其有限,設備就不能充分發揮其作用;如果檢查費用特別昂貴,甚至使患者無法承受,就會導致病源的不斷流失,進而出現設備的工作能力遠大于實際工作量的“吃不飽”現象,最終都導致設備閑置浪費。
1.3 醫技條件
現代高端設備功能多、性能全,有些功能操作比較復雜,特別是進口設備,操作界面都是英文的,如果醫技人員的外語水平欠佳,不僅不能充分利用設備的先進技術,而且可能有些功能從設備投入使用到報廢都未曾展現,也會造成資源的浪費,所以,在設備購置前必須對醫療儀器操作人員進行培訓,如核磁共振操作人員必須提前半年培訓并取得上崗證。
1.4 維護條件
設備在使用過程中的維護是非常重要的,高質量的維護,不僅能夠提高設備的使用壽命,而且能夠提高設備的使用率。如果醫技人員和維護人員對設備的了解程度不夠,工程技術力量太薄弱,會直接影響到設備的使用率和使用壽命,這就要求醫院工程技術人員參與儀器設備安裝,同時廠方工程師必須對醫院工程技術人員進行維護、保養培訓。
1.5 預測經濟效益評估
以設備投資回收期的快慢來作為經濟效益評估的重要依據(可參考上一年度就醫患者的人次情況):年現金流入量=每人次收費×每日檢查量×年工作天數;年現金流出量=每人次消耗材料費×每日檢查量×年工作天數+設備年折舊額+科室全體人員年收入;年現金凈入量=年現金流入量-年現金流出量;投資回收期=原始投資額/年現金凈入量。
2 仔細研究設備的選型方法
2.1 初步確定設備的品牌和型號
首先要認真從相關設備出版物、業內雜志、網絡信息、展覽會、廠商或銷售代表的產品介紹以及同級醫院在用設備實際使用情況等方面的資料搜集信息,其次要結合醫院所要購置設備應具備的各項性能,最后要參比設備的經濟實用性和性價比,初步確定適合的主要幾種不同品牌和型號。
2.2 考慮設備的運行成本
設備在正常運行時有的需要特殊的環境,有的需要耗材,有的需要經常更換易損件,這些都是要考慮的運行成本。有些設備購入價格較低,但運行成本卻很高,從而降低了利潤空間。
2.3 重視設備的售后服務
優質的售后服務是設備能正常、持久運行的有力保障。有些廠家售后服務不到位;有些設備(主要是進口品牌),廠商把售后服務作為新的利潤增長點,售后服務及零配件費用昂貴,間接造成醫院的損失。
3 理論聯系實際對選定設備進行細致考察
3.1 組建考察組
考察前要組建一支由醫院相關領導、使用科室人員、設備科工程技術人員組成的具有一定專業水準的考察組。
3.2 考察方法
考察前要制定考察的項目、內容,并分工到個人,以免遺漏。考察內容主要是設備的價格、性能、使用情況、運行成本、常見故障、售后服務等。考察后要及時總結一份詳細的、真實的書面考察報告,為以后的購置提供可靠的依據。
3.3 考察過程
考察組根據廠商或銷售公司提供的考察對象有選擇的進行實地考察。應避免由廠商或銷售公司人員陪同,也不要告訴廠商或銷售公司具體考察對象及時間,這樣會了解到更真實的一面。在考察過程中要認真、細致的了解設備的技術參數、各項性能與廠商或銷售公司提供的數據是否一致,設備有無實際使用方面的缺陷,有無需要添加或改進的地方,運行成本高低,售后服務是否及時,售后服務及零配件費用高低等。
4 嚴肅認真對購置設備進行公正招標
4.1 標書的合理性
采用招標的方式,是目前最常用的購置方式,能最大限度地避免了“暗箱”操作。但有些標書中的設備技術參數針對性比較強、專一化,容易造成招標只流于形式,不能做到公平、公正。標書中的技術參數應該對擬購設備的通用化,適合于已初定的大多數品牌和型號,做到廠商或銷售公司范圍擴大化、醫院利益最大化。
4.2 評標的靈活性
目前國家規定的評標辦法有多種,但各有利弊,因此在評標時在合法的前提下,要靈活考慮。
如果擬購置的幾個品牌在技術參數、硬件配置、功能、運行成本、售后服務等方面無明顯差異,或者同一品牌有幾個銷售公司來投標,宜采用價格最低中標法,而不宜采用性能價格比法;如果幾個品牌差異較大,技術參數、硬件配置、功能、運行成本、售后服務等方面不在同一水平,宜采用性能價格比法,而不宜采用價格最低中標法。如果我們能很好的把握以上的幾個方面工作,設備的購置一定能做到公平、公正、公開、合理。不但能為醫院選擇到最合適的設備,而且能給醫院帶來良好的經濟和社會效益。
5 結束語
通過上述一系列的分析論證,將為醫療設備購置及投入使用提供充足的依據,成功的把所有設備投入到醫療服務中去,達到了預期的目標,實現預期的效果,建立良好的設備管理體制,改變粗放的經營管理模式,使醫院取得更好的效益,促進醫院健康發展。
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關鍵詞 醫療設備;現場管理;維護修養
中圖分類號TH776 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708(2012)58-0055-02
科學技術的快速發展為各類高技術含量的醫療設備進入各類醫院創造了可能,有效地推動了醫療衛生事業的發展。先進的醫療設備與臨床的診斷、治療關系聯系密切,直接體現著整體醫療水平的高低,標志著醫院的診療能力和診療水平。同時,各類易耗型器具的質量成為醫療安全的隱患,而各類設備檔案管理的不規范增加了醫院的負擔。這些問題如何快速高效的解決為醫院的管理者提出了挑戰。現場管理作為生產車間的專屬職能,對醫療設備的管理也具有舉足輕重的作用。如何在醫院實施現場管理,并有效發揮其管理功效,是每個醫院管理者所要解決的問題。
1 現場管理的概念及特征
現場管理就是指用科學的標準和方法對生產現場各生產要素,包括人(工人和管理人員)、機(設備、工具、工位器具)、料(原材料)、法(加工、檢測方法)、環(環境)、信(信息)等進行合理有效的計劃、組織、協調、控制和檢測,使其處于良好的結合狀態,達到優質、高效、低耗、均衡、安全、文明生產的目的。所謂現場,就是指企業為顧客設計、生產和銷售產品和服務以及與顧客交流的地方、現場為企業創造出附加值,是企業活動最活躍的地方。具體表現在現場實行“定置管理”,使人流、物流、信息流暢通有序,現場環境整潔,文明生產;加強工藝管理,優化工藝路線和工藝布局,提高工藝水平,嚴格按工藝要求組織生產,使生產處于受控狀態,保證產品質量;以生產現場組織體系的合理化、高效化為目的,不斷優化生產勞動組織,提高勞動效率;健全各項規章制度、技術標準、管理標準、工作標準、勞動及消耗定額、統計臺帳等;建立和完善管理保障體系,有效控制投入產出,提高現場管理的運行效能;搞好班組建設和民主管理,充分調動職工的積極性和創造性。
2 現代醫院醫療設備管理存在的問題
2.1 盲目采購大型設備
大型設備的存在使得醫院的資產及價值無形之中得以提升,因此各類醫院對于大型醫療設備的采購呈現出盲目狀態。不僅沉迷于大、貴設備的購買,對于各類二手設備、設備的升級也層出不窮。這一行為直接給醫院帶來高額的運營成本,給企業的正常運營增加了巨大壓力。由于負債不斷的增加,而醫療行業為保證其經營的運行,必然會向患者轉移這些成本。最終加大國家醫改的阻力,加重老百姓看病的負擔,進行減少其看病的次數,重創醫院收入,這一怪圈惡性循環,對醫院利益、整體經濟的發展都極為不利。
2.2 大型設備維修缺乏專業人員
由于大型設備一般都需要定期的進行維修與保養,而這些設備大多來自國外企業,導致國內許多設備維修人員無法對癥下藥,醫院付了錢卻不能使設備繼續使用。同時,有的醫院其維修人員僅是非醫藥行業,對醫療設備一知半解,而醫院又不對其進行開發與培訓,維修人員的有心無力也降低了設備的效率。更有醫院為了節約管理成本,根本就不對大型設備進行日常維修,直接導致設備使用的低率與閑置,資源的浪費。
2.3 醫用耗材管理不規范
醫用耗材作為醫院常用的器具,使用量大,而且消耗速度快,對醫院的管理要求很高。常規的人工記賬、人工記錄不僅準確性差而且效率低。由于耗材消耗速度快,醫院為追求低成本,對這些材料的廠家來源審核也不仔細,因器具的不準確造成的醫療事故時有發生,這嚴重破壞醫院的品牌建設,長遠來看,不利于整體醫療行業的發展。
2.4 設備檔案繁瑣、管理效率低
依國家檔案管理的要求,歸檔的材料包括申請購買設備的審批表、可行性論證報告、設備的圖片資料、招標采購的所有材料(招投標標書、談判記錄、合同、裝箱單)、安裝驗收報告、發票復印件、所有隨機資料(中、英文說明書、合格證)、辦理進出口的手續及相關材料、產品供應商的資質證明及產品的注冊證等。在該設備使用過程中,對其每一事項(計量檢定、維護保養、借用、調劑、封存、停用、報廢)均應在檔案中詳細體現,做到動態化管理。而在實際操作中,由于這一工作量的復雜與繁瑣,很多醫院對檔案的管理沒有達到國家相關規定。檔案管理的低效直接影響著醫療效果,加大醫院各項管理成本。
3 現場管理對醫療設備管理的重要意義
現場管理是生產第一線的綜合管理,是生產管理的重要內容,也是生產系統合理布置的補充和深入。現場管理的六個要素即:人、機、料、法、環、測。人(Man):操作者對質量的認識、技術熟練程度、身體狀況等;機器(Machine):機器設備、測量儀器的精度和維護保養狀況等;材料(Material):材料的成分、物理性能和化學性能等;方法(Method):這里包括生產工藝、設備選擇、操作規程等;測量(Measurement):主要指測量時采取的方法是否標準、正確;環境(Environment):工作地的溫度、濕度、照明和清潔條件等。因此,現場管理可以有效解決醫院各類服務第一線的問題。具體表現如下:
3.1 對人的管理:以制度管理醫療設備工作人員
制定一系列清晰的設備管理條例,引導工作人員認真學習貫徹,保障工作的科學性。通過制度來規范現在維修人員的工作習慣,消除意識上的麻痹大意,提高設備的利用率。對于尚未存在專業設備維修人員或維修人員的素質不高的醫院,可以加大對這些工作人員的培養與開發力度。由于許多大型醫療設備來自進口,因此,專業設備維修人員不僅需要敬業精神和專業理論基礎,同時對于英語學習與認知水平也有極高要求。現代醫療設備的操作人員,首先應具有較強的敬業精神和扎實的專業理論基礎知識,并有較強的英語閱讀水平,同時應具備較強的計算機操作水平并經過嚴格的專業培訓。
3.2 對機器的管理:加強對貴重醫療儀器設備的維護保養
貴重醫療儀器設備的維護保養工作有利于提高儀器設備完好率,保障其利用率,降低事故發生率,延長設備使用壽命。醫院設備科或維修部門要針對不同設備的工作原理及工作特性,制定科學合理的工作計劃。保障維護保養的及時,延長設備使用期限。同時重點檢查設備的使用環境:溫度、濕度、防塵等是否達到標準,并及時做好相關記錄。具體的保養方法依儀器的特征而定:光學儀器的光通道要及時進行防塵、除污及除霉點等工作;電子線路板要確保其無塵性;碳刷電機部分的無碳性;光電檢測設備的無塵無污性;機械和傳動設備的無銹無污,同時保證運轉的。對所有設備的用電線路及時清理,檢查。
3.3 對易耗器具的管理:嚴格從選購到使用各個環節的審核
易耗損器具在醫療工作中具有舉足輕重的地位,要保障所購器具的質量,降低安全風險,就必須嚴格控制從選購、貨驗、入庫到使用的各個環節。在采購環節要進行可行性研究,同時秉承貨比三家的原則,通過招標投資保證器具的高品質與低成本。同時,嚴格規范采購合同,以法律手段保障醫院的權益;到貨驗收應堅持實事求是的原則。針對大型儀器設備安裝與驗收,由院部領導、設備科、臨床科室技術骨干共同組成驗收小組,必要時還可邀請其它單位專家參與檢驗。驗收過程重點關注物資與性能兩方面。體現在:設備外觀有無損壞、硬件、軟件配置是否齊全完好;性能驗收是指其是否能與合同中所列儀器的性能指標相符。
3.4 對檔案等文件的管理:及時科學整理各類設備檔案
對于正式投入臨床使用的儀器,其各項資料包括招標采購、競爭談判、安裝驗收的一切文檔及產品的技術資料由設備科整理歸檔,并做好相關固定資產臺帳。對于計量器具報計量部門備案,同時對周期性計量檢定及維修保養記錄進行分析整理。通過動態化的檔案管理,及時把握儀器運行情況,有效解決故障,發揮其最大功效。對于陳舊老化需要淘汰的設備,應對其進行科學審核,確保無修理價值。
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近年來,許多綜合性醫院都相繼成立了醫院內部的通用醫療設備租賃中心,不但解決了通用醫療設備保存量和臨床使用需求之間的矛盾,而且降低了臨床科室的支出。我院以通用醫療設備如呼吸機、心電監護儀、輸液泵、推注泵等為試點,建立了通用醫療設備租賃中心,同時,建立了一套行之有效的設備租賃管理制度。
關鍵詞:
通用醫療設備租賃;降低臨床科室支出;設備租賃管理制度
隨著現代生物醫學技術的發展,先進的醫療設備已經成為醫務人員的重要工具,怎樣科學合理的購置、使用和管理醫療設備,降低臨床科室支出,同時創造更高的設備使用率一直是各醫院面臨的重大問題之一。設備租賃是醫療設備投資管理的一個重要方式,主要包括社會商業融資和醫院內部設備租賃中心2種。商業融資租賃前幾年在社會上出現,因安全、法規等多方面問題不能理順,其可行性受到很大限制[1]。為充分利用現有醫療設備資源、減少設備重復購置,國內許多大中型醫院都組織成立了設備租賃中心,并積累了諸多建立與運行的成功經驗,也體會到了其顯著的效益[2]。我院與2011年6月成立了醫療設備租賃中心,取得滿意效果,現報道如下。
1現狀和醫療設備租賃中心的建立
對于很多綜合性醫院來說,隨著醫療技術的發展,臨床科室的職能劃分也越來越細,科室承擔著醫療設備的購買、維修、折舊費用,除少數科室外,不少科室都面臨著開機率不足,設備閑置的問題,從而大大增加了各科室的支出。醫院通用醫療設備如呼吸機、心電監護儀、輸液泵、推注泵等,很多科室或多或少的都要配備一些。在臨床實際工作中,很多設備都是通過臨床科室間的相互調節來滿足使用需求的,但是在設備借用或運輸過程中出現故障,被徣科室又得不到經濟效益,加之一些設備耗材上的損耗等問題的出現,容易引發各臨床科室間的矛盾,更加重了科室的負擔,使得一些科室寧愿設備閑置也不愿借出,甚至經常驚動院總值班來協調,造成了醫院的重復購置和資源的浪費。2011年6月開始,我院以呼吸機、心電監護儀、輸液泵、推注泵等為試點,成立了通用醫療設備租賃中心,中心以設備科、護理部、呼吸科共同參與協作。
2建立健全規章制度,明確管理人員職責。
中心常備成員4名,其中設備工程師1名主要承擔設備調試維修以及日常預防性維護工作,設備科每天有一名工程師值班,保證臨床有需要時能做到隨叫隨到;護士3名,24小時輪班,負責各設備的徣、還,以及儀器設備使用后的清潔、消毒和登記,以及設備耗材的日常領用工作。具體職責如下:
2.1熟練掌握設備的使用與維修方法,能夠指導醫護人員正確使用設備。
2.2定期對設備進行維護、保養,出現故障能夠及時維修
2.3負責設備的統一調配,并及時將設備運送到臨床科室,實行24小時聽班制度。確保工作人員365d天天在崗。做好交接班,中心工作人員對租賃中心設備狀況做到心中有數。
2.4保障設備的安裝、使用,并在設備使用期間對出現的機器故障或消耗材料更換進行處理。
2.5建立設備使用檔案,做好設備的移交手續,將使用科室、使用時間、計費標準、設備配置、設備附件等情況進行詳細記錄,并要求使用科室負責人簽字。
2.6深入臨床科室,與醫護人員進行溝通交流,做好租賃設備的宣傳工作,積極聽取醫護人員的反饋意見,不斷地改進工作方法。
2.7負責設備的經濟效益分析,做出經濟效益分析報告,為院領導決策提供參考。
2.8明確設備缺損賠償機制
3醫療設備租賃中心的工作流程
租賃中心現配備金熊牌有創呼吸機15臺,BIPAP無創呼吸機9臺,IPM9800心電監護儀13臺,SA211輸液泵5臺,雙道推注泵3臺,分別編號建立檔案。臨床科室有需要時,先打電話聯系,呼吸機要先確定機器類型和使用條件,并填寫呼吸機租賃單,租賃單必須由當班醫生簽字,一式二份,一份歸還機器時退還科室,另一份作為租賃中心記賬的憑證。中心根據臨床需要,積極調配,提供相應、完好的機器,并配齊所有必須的附件,工程師協助送達并負責安裝調試,確認設備能正常使用后,由科室負責人簽字確認方可離開。當臨床科室使用人員不熟悉設備的操作時,呼吸科醫生可隨時到現場對他們進行現場指導,并就儀器使用時的注意事項一并轉告。呼吸機使用完畢,及時歸還中心,返還的機器由使用科室和中心人員共同點清設備和附件,中心工作人員記錄機器歸還時間并做好登記工作。返還的呼吸機由中心工作人員及時做好清潔、消毒和調試工作,檢查易損件并及時更換,保證呼吸機處于良好狀態,以便下次租用。而心電監護儀、輸液泵、推注泵的借用,只要科室先打電話聯系,然后填寫好租賃單(每個科室都備有租賃單),一式二份,再一并由病區護士去租賃中心借,由病房護士與中心護士共同點清所需設備及相應的附件。用完后再由病區護士歸還即可,非常方便。歸還的儀器由病房護士和租賃中心人員共同點清設備和附件,中心工作人員記錄機器歸還時間并做好登記工作。然后做好清潔消毒和調試工作。最后租賃中心按各科室實際使用時間,做好統計,按月報醫院經管辦,統一計費核算。
4設備租賃的收費和運行成本
呼吸機主要用于危重和急診病人,臨床科室平均70%使用自有設備,不足部分由租賃中心提供,經過和臨床科室的協商,目前租賃中心對借用科室收費為:有創呼吸機2元/h,無創呼吸機1元/h;心電監護儀、輸液泵、推注泵按2元/h。維修費用由醫院統一承擔。
5在臨床應用中作用
5.1降低臨床科室的支出,在醫療設備租賃中心成立之前,每個科室或多或少都要領取一些醫療設備,而領取費用都直接由科室承擔,檢測、維修費用也是科室支出。租賃中心建立后,科室不用再領設備,原來領取的仍然在用,閑置時可通過租賃中心外借并獲得效益,不夠用時再去租賃中心借,用完馬上歸還,且借用流程非常方便,快捷。通過設備租賃的形式可以讓科室以少量資金獲取設備的使用權和收益權。這樣,大大減少了科室的支出。
5.2有利于醫院資源的合理分配,促進資源共享,最大限度地提高設備的利用率,增加經濟收益;我院租賃中心自去年6月成立,開始對全院運行已有一年時間了,借出呼吸機526臺次,有28個臨床科室借用,累計借用時間131564h,心電監護儀7285臺次,有32臨床科室借用,累計借用時間56694h,輸液泵2048臺次,累計借用時間41842h,推注泵1245臺次,累計借用時間15141h。租賃中心運行以來,滿足了各科室的緊急需要,平均開機率達80%以上,過去需要主管部門緊急調配設備的現象基本沒有了,有效的解決了設備使用率和需求不足之間的矛盾。5.3可以防止設備的盲目、重復購置,為醫院節省大量資金。
5.4中心做到設備的專人負責制,定期為設備做好維護保養,降低了維修風險和成本;減少機器“帶病工作”,保證機器能隨時調用。集中在租賃中心的設備,匯集一處,便于維修、維護,還可做到預防性維修確保設備的完好率,提高了工作效率,相對地節省人力資源。
5.5原來每一個科室多有各種儀器、設備,而這些儀器設備的清潔、消毒、保養都要護士完成,有些閑置的儀器設備也要定期消毒,保養,花費了臨床護士很多時間,現在這些工作由租賃中心來做,將病房護士時間還給病人,也提高了病人的滿意度。
5.6租賃中心實現醫療設備的“專管共用”,便于在一些關注問題上統一觀點,協調行動;便于設備計量、質量控制管理方案的施行;是器材科發展自身管理水平,提高醫療保障水平服務探索和嘗試。
5.7中心的運行中也出現了一些亟待解決的問題,比如有的科室徣了后并未使用,所以不愿意以設備的借用時間結算而希望以機器開機時間為準;又比如現在的手寫登記可能存在疏忽遺漏,最好開發一套包含條碼掃描的管理系統并與HIS系統連接,每一個科室如需要借什么儀器,只要點一下租賃中心,就能知道這類儀器是否有庫存,如有就直接點一下所要借儀器設備,然后發送到中心,租賃中心工作人員根據信息準備好設備,然后由工程師護送設備到科室。如中心暫時沒有此設備,病區先打電話給中心,再由中心工作人員負責調配。問題的出現,促使我們的工程師在這方面的進一步研究。
參考文獻
[1]牛巧靈,邵繼鳳,張恩科.建立院內通用醫療設備租賃中心的實踐探討[J].中國醫學裝備,2010,7(8):32-34.