智慧校園檔案管理精選(九篇)

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第1篇：智慧校園檔案管理范文

1 高校檔案數字化加工中存在的風險分析

檔案數字化加工是指通過數字化掃描、縮微轉換、音視頻轉換、資料翻拍等技術手段，對各種檔案、資料、數據等進行數字化轉換。在加工和轉換過程中，人為操作的失誤、技術的缺失、計算機病毒的入侵、網絡黑客的攻擊等等，會隨時破壞數字化加工系統。

1.1 加工人員操作失誤的風險。根據國家保密局的規定，在對檔案的集中存儲和管理過程中，對涉密檔案的定義、過濾、屏蔽和粉碎工作，要全程監管和控制加工數據，避免涉密檔案信息的泄露。但在實際操作中，一些高校檔案館對檔案卷宗實體、現場、人員及信息安全重視不夠，對加工人員操作失誤造成的卷宗掃描模糊，特別是利用率較高的高校錄取審批表及涉密文件的圖像自動糾偏、校對工作、人工去污處理等問題，沒有及時發現，造成出錯率高，無法保證數據原件的質量。甚至有些員工因對工作不滿，故意為其他機構提供機密的技術與數據等，這些都是潛在的人員風險因素。

1.2 加工技術及設備缺少評估的風險。檔案數字化加工人員技術的高低，直接決定著加工的效率和質量。目前，大部分高校檔案館對檔案數字化加工采取外包方式，在招標過程中，只對外包公司的進度保障、掃描設備、檔案卷宗的拆裝等提出要求，而對加工過程中的安全生產和信息保密缺乏管理，甚至沒有簽訂相關的技術及保密協議，沒有對相關人員進行安全培訓，對加工設備的技術參數也不甚了解。另外，大部分高校檔案系統的日常運行、維護都是由軟件開發公司提供遠程技術指導，館內缺少真正懂技術處理和網絡防范的專業人員，對網絡安全沒有深刻認識，并缺少必要的技術風險評估。

2 高校檔案數字化的風險應對措施

2.1 內部環境。高校檔案館承擔著學校檔案保管和開發利用的職責，從安全風險角度看，既有風險高發的土壤，也有風險敏感的人群[1]。因此，必須加強和完善風險管理，堅守檔案安全底線。在內部環境上，應從加工過程中確保文件的準確、完整和安全著手，在交接加工案卷時要檢驗檔案的內容、范圍是否正確，以及交接前后?稻菔欠褚恢攏?并采用“數字摘要”技術，確保電子文件和數字檔案在移交、接收、備份過程中的原始性和真實性，使系統能夠自動監控和發現文件是否被篡改，自動檢測電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等有無缺損，并隨時提示檔案管理員信息項是否完整，凡涉及電子文件加密、存儲、下載、打印等操作事項，要做到全程自動監控，及時形成電子日志記錄。

2.1.1 數字文件形成人員風險的應對。檔案數字化加工和維護過程中，一方面，要強化加工人員的保密觀念，避免人員職責錯位；與檔案軟件公司和數字化加工公司簽訂技術服務合同、保密協議，加強對保密資質的審核，避免檔案數據的失、泄密或者不當擴散，并對后續軟件的日常維護工作進行細化管理。另一方面，對加工人員進行統一身份認證，嚴格控制非法人員和離職人員接觸加工數據，提升數字化加工的管理規范，有效保證加工數據和文件形成過程中的安全。強化電子簽名的有效性，當發現偽造或無效的電子證書時，系統要鎖定相關操作，并向指定的系統安全審計人員發送報告通知，便于及時識別和事后核查操作者身份。

2.1.2 軟硬件設備存在風險的應對。檔案數字化加工，要嚴格遵照國家檔案局制定的《檔案數字化外包安全管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》等相關規范要求，在圖像文件中詳細記錄實體檔案在數字化過程中使用的設備類型、設備制造商、設備型號、設備感光器、數字化實踐等元數據信息，為分析數字化加工使用的設備、參數提供可追溯依據。高校要選用符合國家和行業標準的載體及軟、硬件，采取嚴密的流程設計，確保電子文件和數據檔案登記備份工作的規范性，減少因設備損壞造成的文件損失。

2.2 外部領域。外部領域的風險主要指外部用戶非法入侵、惡意訪問、篡改文件內容信息等。檔案數據信息易偽造、篡改或誤刪，因此，確保其原始內容的真實性是數據有效利用的基礎。高?？梢酝ㄟ^預警機制、多套備份、封裝機制和檢測機制等技術和管理手段，全方位保障檔案數據安全，警惕外部風險的入侵。

2.2.1 加強網絡入侵檢測技術。高校檔案數據庫建設的內容包括國家教育方針政策、教育資源整合、師生個人信息、校園基礎建設等內容，為確保這些信息的安全，首先要將校園局域網與廣域網分開，通過屏蔽PC機上全部通信接口、服務器物理上鎖等技術手段，在一定程度上回避外部潛在的入侵風險[2]。其次，加強監測技術，安裝入侵監測軟件，發現網絡系統有違反安全的行為或遭到襲擊時，提供實時報警，及時提醒檔案數據管理人員做好監測和防范，確保檔案信息萬無一失。

2.2.2 做好異地異質數據備份。高校檔案數據庫，如果沒有做好異地異質的數據備份，會存在著丟失等風險因素。因此，高校在加快檔案數字化加工和數字檔案館建設的過程中，在加強基層單位電子文件的接收的同時，要對重要數據庫信息進行安全備份，并把備份的存儲介質與機房隔離，保存于安全位置或異地存放保管。一旦遇到系統受損，就可以利用災難恢復系統進行快速恢復。

3 高校檔案數字化發展思路

當前，以數字化為基礎的科技創新影響著我們的工作和生活，大數據、云計算、物聯網等智慧化服務體系滲透到各行各業。高校檔案館應順應數字時代要求，樹立創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，逐步由“紙與鐵”的時代向“數與網”的時代靠攏[3]，逐漸將數字檔案館建設融入智慧學校、智慧城市建設體系中。

3.1 樹立互聯網思維模式。高校檔案管理者應在檔案“資政、存史、維權、育人”的四大功能不改變的情況下，改變傳統的“封閉、保管、行政干預”的檔案管理模式，樹立“五位一體”的智慧檔案館信息發展觀，樹立全新的互聯網思維模式，審視現代信息技術給檔案管理手段、用戶體驗、檔案文化傳播及價值體現等方面帶來的變化，從“開放、協作、共享”的角度來思考檔案服務模式的轉變，著力提升高校檔案工作的生命力、創造力、執行力。

3.2 加強新媒體平臺建設。目前，隨著微博、微信等社交網絡平臺的出現，圖片傳送、微信支付、公眾賬號掃描、圖像識別等信息化、智能化技術普遍應用于各行業。在互聯網思維、大數據應用、智能化管理上，高校檔案數字化管理稍顯滯后。因此，各高校應加緊對海量檔案數據資源進行加工、分析、研究，從中找出數據關系，構建互聯、感知、開發、共享的智能化網絡平臺。加快檔案數字化進程，落實檔案工作“存量數字化，增量電子化”戰略[4]，研究圖像識別技術，并把圖像識別轉變為文本數據，以利于檔案的檢索、查詢和安全防范。創建以利用者為中心的“檔案信息服務站”，逐步實現檔案的信息導航和便捷服務。

第2篇：智慧校園檔案管理范文

【關鍵詞】高校；人事檔案管理；信息化建設

1引言

21世紀以來，隨著信息技術成為社會變革的重要推動力之一，社會的各方面都發生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學領域。現階段，部分高校在推動人事檔案管理模式進入新階段的實踐中進行了有益嘗試，大數據信息技術成為整合人事檔案資源的重要手段，在實踐過程中高校管理水平實現相應的提升，體現出信息化技術在高校人事檔案管理中的實踐價值和應用價值。

2高校人事檔案管理信息化建設概述

在查閱《檔案學詞典》及相關資料的基礎上，筆者認為人事檔案是指：由人事、組織、勞動等部門在人員的考核管理活動中所形成的特殊檔案，是個人經歷、經驗、能力的最真實記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學經驗、社會關系、業務能力及多方面內容，通過查閱職工的個人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據。信息化，筆者認為可以簡單理解為利用數字化、網絡化等先進信息技術手段針對信息數據資源進行充分的開發及利用，以實現強化信息數據現代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設則是指通過電子技術、網絡技術的合理運用，實現電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數字環境下生成，并以數字化形式保存在數字設備之中，可借助互聯網進行傳播。加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進檔案信息全國聯通，逐步實現檔案轉遞線上申請、異地通辦等也是符合社會發展需求的人事檔案管理工作的發展方向[1-2]。人力資源檔案管理的個體本身所具備的復雜性和流動性，要求人事檔案信息的記錄及調整必須具備準確性和實效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內容；高校人事檔案管理工作的內容包括在記錄教職工個體的基礎性數據的基礎上，同時收錄其工作、教育、家庭、環境等各方面的信息，將大數據等信息技術滲透到傳統人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計算機終端就能夠實現，極大地節約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務，高校人事管理結構調整獲得可靠依據[3]。

3高校人事檔案管理信息化建設的價值

3.1理論價值

信息全球化背景下，各個國家已經或將要進入到知識經濟時代，基于知識的產生、管理等逐步演化為創造財富的主要方式。高校在我國社會信息化進程中有著一定的助推作用；在教育教學改革新形勢下，高校管理模式發生變化使得高校的人事檔案管理工作也會隨之相應發生變化：數據標準及規范需要實現有效統一、信息資源需要有效共享、管理數據量大增等，基于此種現實情況，人事管理信息化建設必然會被提上高校的日程。人事檔案管理信息化工作得以合理實施離不開相關信息系統的開發、利用；通過以信息化數據為依據建立起完善的人事檔案信息化系統的方式，打破信息壁壘，破除數據孤島，將人事檔案、職務、學歷、進修深造動態管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環節都放在統一平臺，為師資隊伍建設、教學科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。

3.2實踐價值

3.2.1方便對人事管理信息進行定量分析高校在人事檔案管理工作中科學地融入信息化技術手段，落實信息化建設，由淺層次來看，可以幫助相關工作者樹立信息管理理念，并提高其工作質量及效率；由深層次來看，能夠加快人事檔案數據信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事檔案管理的復雜性和多樣性的特征決定了相應的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準確性和實效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺采集人事管理個體的人事檔案基礎信息以及崗位、培訓、績效、薪酬、外部環境等信息的同時，對數據信息進行數字化定量分析、科學預測，更大程度更深層次地挖掘人力資源價值，為高校提供人才引進培養、人事決策等方面的信息保障和價值依據[5]。

3.2.2完善人事檔案管理流程一段時期以來，伴隨著社會變革，高等教育目標與任務的較大變化帶來了高校人事管理工作實踐形式的改變；很多高校通過引進人才的方式來優化師資隊伍，但因專業人才、崗位變動、繼續教育、培訓情況等的檔案信息的立、存、調等步驟較為煩瑣，處理過程中難免會出現數據缺失、材料收集、整理、歸檔不及時和流程不規范現象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。對人事檔案管理實行信息化，則可以改善上述情況；在制定規范的人事檔案管理信息化制度和標準的前提下，對現有檔案材料按照由近及遠的順序進行數字化處理，錄入檔案管理系統中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時、不規范的問題，完善了人事檔案管理流程的同時也使檔案管理和利用更加高效。

3.2.3提高流動人才檔案的管理效率高校招生規模在學校自身的快速發展過程中不斷擴大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動更加頻繁，再加上每年有大量學生畢業，這些人員流動，帶來了大量的人事檔案的轉移、接收等工作；在此過程中，人事檔案管理工作也隨之出現了檔案材料缺失、失真，數據信息不全，工作量巨大等問題。與以往傳統形式上的人事檔案管理模式對比，通過建立流動人才檔案信息庫、流動人才檔案信息服務平臺等方式，可以加快流動人才信息的接收、處理和傳遞，實現全方位、多層次的數據檢索和處理，在授權范圍內實現部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動人才檔案的管理效率，且出錯率可大幅度降低[6]。

3.2.4提升高校教育與科研水平人才教育、社會服務和科學研究三項是現階段我國高校的主要職能，提高師資隊伍建設水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊伍建設水平，也間接決定著高校的辦學質量。目前一些高校已經在人事檔案信息化建設方面進行了積極實踐，也獲得了一定的成績，隨著信息資源的不斷開發，信息化建設的價值也愈加突出。通過有效措施進行相關數據內容與信息體系的整合管理，運用大數據等信息技術，再加入管理、教學、科研等數據，將一個個信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺，形成高校人力資源動態全景圖以優化師資隊伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進而為高校教育人才、科學研究等工作提供決策依據。3.2.5保障人事檔案安全可靠保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監管查檔到電腦授權查檔是人事檔案信息化實施后取得的進步，通過智慧校園人力資源管理平臺，能劃分針對各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權限，精準授權可查閱內容，屏蔽其他內容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過設置風險預控體系，構建數據失效風險預警機制，建立全程監管機制，制定應急對策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。

4結語

第3篇：智慧校園檔案管理范文

一、充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用

中小學校檔案是中小學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教學研究、校園環境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。

中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校 發展 的歷程，是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗 總結 ，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。分析中小學校檔案，可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期學校建設提供借鑒和依據。同時，中小學校檔案匯集了中小學校現有的知識成果，記錄了中小學校優秀的傳統和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結，是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發展。

二、健全學校檔案管理工作的具體內容及方法

1、學校檔案的收集

檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重中小學校各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強宣傳，密切保持與學校各科室、部門的聯系，全方位收集中小學校本身產生的檔案，同時，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。二是制定符合中小學校檔案特點的管理規范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規定；三是將檔案信息及時提供給中小學校領導、各教研組和社會有關部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

2、學校檔案的整理

整理工作是檔案管理基礎工作中的主要環節，要強化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補充，應嚴格按照統一的規范要求整理，才能達到提高案卷質量的目的。按照文書、教學、學籍、財會、基建、聲像六大類和各項活動過程中形成的檔案材料自身規律，保持其結構的完整性；按照學校檔案的來源時間、內容和性質等條件保持其歷史聯系性，充分利用原有的整理基礎，使之保持其系統性，便于學校檔案的安全保管和方便利用。

3、學校檔案的鑒定

檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學校檔案鑒定的主要任務是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進行審查，以區分重點，使學校有價值的重要檔案得到重點保護，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學校檔案鑒定要堅持按內容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進行審查，從數量大、種類多、內容復雜的學校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。

4、學校檔案保管制度

⑴、增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，中小學校領導要經常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出（室）及時，真正實現資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

⑵、合理運用現代化科學技術手段保管檔案

第4篇：智慧校園檔案管理范文

鑒于我國檔案管理目前存在的問題，很有必要對檔案管理工作進行必要的創新與改革，運用創新的思想、方法和思維來管理檔案，以滿足現代社會對檔案的高層次的需求。創新體系是融創新主體、創新環境和創新機制于一體、促進全社會創新資源合理配置和高效利用、促進創新機構之間相互協調和良性互動、充分體現創新意志和目標的系統。這套系統運用到高校檔案管理中就是要求高校在檔案管理中樹立檔案管理的創新理念，融合各種資源，提高檔案的利用效率，使檔案更好的發揮其內在的作用，為學校和社會服務。

2、創新體系下的高等學校檔案管理基本思路

2.1觀念創新是高校檔案工作發展的前提。長期以來，高校的檔案管理工作在人們心目中習慣上歸于管理性基礎工作。而檔案管理人員滿足于老經驗、老辦法，拘于傳統的思維方式和工作模式，再加上配置的管理人員整體素質和業務能力有限，使得高校的檔案管理工作很難適應學校教育事業發展。盡管近些年來，這些狀況有了一定程度改善，但源于檔案工作在學校處于邊緣地位，工作干好干壞一個樣，導致管理人員難以接受新事物、新方法，難以運用新技術解決新問題。如何改變這種現狀？檔案管理工作者需要進行習慣與觀念上的調整，要打破“從來如此”的觀念，重新認識檔案工作的重要性；要善于用超前的眼光、集體的智慧、超前的思路、創新的舉措，不斷創新工作理念，全面提升檔案工作質量和管理水平，豐富檔案工作內涵，實現檔案整理規范化、目標管理制度化，強化服務意識，把檔案工作做實、做細、做好。

2.2服務創新是高校檔案工作發展的手段。新時期學校的各項工作對檔案工作的需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務領域上越來越寬，在服務方式上越來越活。為此高校檔案管理部門要緊跟時代步伐，搶抓機遇，加快檔案工作的發展步伐，按照“堅持創新，突出服務”的思路，加強檔案部門的業務建設，實現檔案工作的服務創新應該做好以下幾個方面的工作。

2.2.1實現服務內容的創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。要樹立精品意識、特色意識，不能單純地追求檔案的數量和門類。高校檔案館既要有共性，更要體現個性和特色。要堅持開發本校文化資源的特色，傳承學校優秀歷史文化傳統。學校的歷史積淀了深厚的歷史文化傳統，是學校檔案服務創新、開發校本文化資源的寶貴財富。如校訓、校歌以及歷史沿革，名師、優秀畢業生事跡等。

2.2.2實現服務方式的創新。要強化參與意識，努力實現“三貼近”：一是檔案服務創新要貼近學校的主旋律，把握學校中心工作，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面。二是檔案服務創新要貼近師生。今天的新聞則是明天的歷史。學校的歷史既是今天的精神財富，又是今天建設與發展的精神動力，檔案服務創新在配合學校工作上，特別是在師生的情感深處能引起共鳴；三是檔案服務創新要貼近學習生活。諸如在挖掘校史文獻實物背后的故事、校史考證、校史經典、校史人物、學校典故等通俗性、大眾化檔案文化，結合學校校情和館情，在盤活館藏上下功夫，如建設永久性的校史博物館或校史陳列館，舉辦教學科研成果展、科學技術研究成果報告會、科技知識學術講座活動等；要加強館際協作，聯手搞好服務。在檔案主管部門的協調下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作，廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，取長補短，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實行資源共享。

2.2.3實現服務功能的創新。大學是人才培養、科學研究和社會服務的重要基地，是文明傳承和創新之所[1]。檔案館可以建設成為學生的人文教育基地。一方面把檔案運用到校園文化建設中，更能凸現出高校深厚的文化背景、時代精神、歷史精神和人文精神，對學生的全面發展具有重要作用。高校擁有豐厚的校園文化積淀、豐富的文化傳承、悠久的辦學歷史和杰出的教師和校友資源、豐富的科技資源及輝煌的建設成就，是歷代師生人文精神的凝結，它是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂。

內涵豐富的高校檔案是校園文化建設的寶貴資源，利用檔案對學生進行理想和傳統教育、愛校敬業、自律、成才的教育，創業、創新精神的教育，使學校的辦學宗旨、辦學理念和辦學特點對學生的思想品德、行為習慣及價值觀念養成起到潛移默化的作用，使學生在具有傳統文化精神和人文精神的校園環境中得到熏陶，促進學生的全面發展。

另一方面檔案館可以開展學術文化交流，展現學校的教學、科研水平。高等院校的教學、科研檔案，記錄著師生在教學科研實踐中創造的教學科研成果，是學校學術水平的真實反映。開發利用教學、科研檔案，通過舉辦教學科研成果展、科學技術研究成果報告會、科技知識學術講座等活動，大力倡導勤奮學習、熱愛科學、追求真理的科學精神。著力于培養學生的應用能力，豐富知識面，啟迪學生的創作靈感和創新、創業意識，激發學生學習熱情，以彌補課堂教學的不足。

2.3技術創新是高校檔案工作發展的保障。檔案信息化建設要以檔案的信息資源為核心，以檔案的網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源的開發利用為目標。換言之，資源建設是基礎，現代技術是手段，開發利用是目的。檔案的信息化，實際上也就是資源建設要搞數字化，現代技術方面要搞標準化，開發管理要搞網絡化，科學科學管理要實現現代化。具體而言，當前要加快檔案信息化建設的設施建設，加快數據庫的建設，加強標準和規范的管理，建設數字化檔案館。#p#分頁標題#e#

2.3.1豐富優化數字館藏，為網絡編研打好基礎。網絡檔案編研是以檔案館的數字檔案資料為基礎的。“巧婦難為無米之炊”，離開了堅實的基礎，網絡檔案編研工作就無從開展[2]。首先，要加快高校館藏檔案的數字化工作。盡快利用計算機技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術，將高校館藏檔案轉換成數字形式，建成檔案原文數據庫和多媒體數據庫。其次，要加大對現行電子文件的收集力度。要對學校的各項重大活動（如黨代會、教代會、水平評估）進行跟蹤，及時對活動中形成的電子文件進行歸檔；還要充分利用校園網絡對各部門各院系在網站上的信息（現行文件）進行甄別收集，獲取足夠的一手資料，提高檔案信息資源的“含金”量，為編出高質量的編研成果奠定良好的基礎。

2.3.2建設高水平檔案網站，為網絡編研成果的提供平臺。高校檔案館應建立自己的網站，其主要功能是：文件上傳、網上查詢、網上閱覽，實現檔案信息網絡化服務[3]。同時建立必要的專門數據庫，如：建立“電子文件(檔案)數據管理中心”，它集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數據庫”、“學生成績檔案數據庫”、“學生檔案數據庫”、“人才數據庫”、“重大科研成果數據庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務。

2.3.3構建網絡互動模式，走開放編研之路。當實現檔案信息數字化網絡化管理后，網絡環境就為檔案編研人員實現以下目標打下基礎：一是可以利用“檔案管理系統”數據根據用戶的各種需要集成提供檢索利用服務，編研人員可以根據檢索到的檔案信息編輯制作滿足利用者需要的各種形式的編研成果。二是檔案編研人員可以利用網絡搜索和征集與本校工作、人員、事件和歷史等相關的具有檔案價值的信息，不斷豐富館(室)藏檔案信息資源，以擴大檔案編研的信息源。三是檔案部門可以通過網絡對外檔案編研成果，以擴大編研成果的社會影響力。四是檔案部門可以在網上自己的“主頁”(或網站)中開通“查詢與預約”服務功能，與檔案利用者進行預約開展個性化定題編研服務，編研人員在編研選題中與檔案利用者直接產生互動，一方面推介自己的編研成果，另一方面接受利用者的意見和建議進一步做好編研工作，提高編研成果的利用率[4]。因此，高校檔案編研人員應該熟練掌握計算機網絡應用技術，利用學校各種資源，創新檔案編研方法和手段，不斷適應學校發展需要。

2.4機制創新是高校檔案工作發展的基礎。在新的形勢和任務面前，高校檔案部門在營造新的工作機制，加強和改進自身建設方面應該從以下幾個方面進行：

2.4.1建立工作機制。實行“誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責”的原則，形成層層負責、職責分明、齊抓共管的檔案工作機制，保證檔案工作任務的全面落實。

2.4.2強化監督機制。堅持“以法治檔”，強化監督機制，確保檔案工作的順利進行。

第5篇：智慧校園檔案管理范文

一、增強檔案法制意識，健全檔案管理制度

我國的《檔案法》第十條規定：“對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有?！睂W校檔案是全校員工勞動智慧的結晶，是重要的信息資源和歷史憑證，所以，凡屬職務工作中形成的多種載體的文件材料，盡管是自己的心血所獲，但不為己有，應按規定向本單位檔案部門歸納。因此，加強《檔案法》的宣傳和學習，提高全體員工的檔案意識，是我們各級領導和檔案工作者義不容辭的責任。檔案的收集工作又涉及學校工作的方方面面，文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室和老師的緊密配合和協助支持。各科室要切實落實兼職檔案員，負責本科室文件材料的收集、整理、歸類，并按時將檔案材料統一移交學校檔案室保管。檔案工作人員要提防部分“賬外”材料的流失情況出現，即重視收集紅頭文件，而忽略了如無文頭、無編號、不蓋章的文件或材料，如教師在其他報刊雜志上發表的教學或教育的文章、教學手記等，或使用后需要歸檔的材料當垃圾隨便丟棄，這都會造成檔案的不完整性。要建立完善的文件材料歸檔制度、檔案保管制度等，要利用各種會議、宣傳欄宣傳《檔案法》，讓員工都知曉檔案是怎么一回事。學校要重視檔案工作，要指定一名副校長分管檔案，在人力、物力、時間上給予協助支持，對檔案員在收集資料過程中遇到的難題，要及時給予幫助解決。作為檔案工作人員，也要提高自身的政治素質和業務素質，要不斷學習新技術、新方法，掌握新的技巧，還要有創新意識，跟上時代的步伐。要學會熟練操作計算機管理檔案，懂得規范準確地使用檔案軟件，隨時將手中的資料錄入計算機中。

二、注意收集辦學方向的文件材料

學校在貫徹教育方針，樹立現代教育觀念時，根據每個學校具體的環境條件制定適合學校總體發展的規劃，年度工作計劃和專題工作總結，會議記錄，專題材料，簡報，還有各處室依據學校的總體發展規劃和年度工作計劃制定的實施辦法、工作細則等。學校檔案工作人員，隸屬學校辦公室，對及時了解學校重大活動有得天獨厚的有利條件，應充分發揮自己的優勢，主動跟蹤學校的重大活動，了解學校長期規劃和年度計劃的主要內容，預測各類文件材料的形成規律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結束之后，及時向有關部門和人員收集應歸檔的文件材料，其中圖片、相片、錄音、錄像等聲像材料應該請有關部門和人員做好文字說明。有關辦學方向的檔案材料，體現了一個學校的辦學水平和學校管理的總體能力，是上級對學校工作進行考核時必查的檔案材料，因而是學校檔案工作中的一個重點，其特點是不能按常規在學年結束后進行文件材料的收集，而應在學校重大活動結束后，隨時收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和實效性。

三、常規管理文件材料是學校檔案的重要組成部分

學校檔案管理是學校常規管理的組成部分，學校常規管理的主要內容有：各學科教學計劃、教學大綱；課程要求及安排、課程表：教師編寫的教案；教學階段教學質量分析、總結；儀器設備購置造冊登記；學校進行基本建設文件資料及各項建筑物質量達標驗收等過程中形成了專門的基本建設檔案；學校進行財務管理，會計核算時形成了會計檔案；安全工作是學校管理一個不可缺少的環節，每學期都制定了一系列安全管理制度、責任書等。學校常規管理過程中形成的各種文件材料，是學校檔案管理的重要組成部分，它對提高學校日常管理質量和工作效率有著重要的參考作用，但這些檔案材料一般分散在學校各職能部門，要有效地提高學校檔案的利用效率，學校所有檔案就必須實行集中統一管理，以便統一開發檔案信息資源，有小弟為學校領導和學校各項工作服務。

四、教學文件材料是學校檔案的主體

學校教學質量是學校檔案全宗至關重要的內容。當前學校在進行素質教育實踐中，大力開展以“學會做人、學會生活、學會學習、學會發展”為主線的系列活動，從《大學生守則》、《大學生日常行為規范》入手，舉辦有關知識競賽，培養學生從遵紀守法的良好的行為習慣，養成愛國家、愛人民、愛學習、有理想、守紀律的政治素質，學校在德育方面形成的文件材料為學校教學質量檔案增添了新的內容；學校在日常教學實踐中，形成的課程安排，教學計劃，學生各科成績冊，體能、技能測試的材料及學生入學、畢業名冊等文件材料，是學校正常教學管理和教學質量的重要檔案。學校的根本職能是引導學生德、智、體、美、勞全面發展。建立完善的教學質量檔案，是分析教學質量、提高教學質量不可或缺的第一手資料。學校檔案管理應根據學校教學工作的規律在學年結束后及時收集有關材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。

不斷提高學校檔案管理水平，直接關系到學校的辦學質量，完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地位學校各項工作服務，學校檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔起，就注意有重點、有計劃地收集，整理學校各門類的檔案，把基礎打牢，發揮學校檔案資源建設的基地作用，把對學校和社會有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改進工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富學校檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

第6篇：智慧校園檔案管理范文

如今，信息技術已經被廣泛應用于現實生活中的各個領域中，并發揮著重要作用，尤其是現代物聯網技術的發展，更是大大拓展了當前網絡終端設備的控制范圍，為人們的生活與工作帶來了更多的便利。

1.概述。從某種意義上來說，“現代信息技術”，指的就是借助計算機與現代各類通信技術，達到信息獲取、傳遞與存儲、處理以及顯示、分配等目的相關技術，以此類推，簡單來說，“物聯網技術”，就是指通過互聯網技術將所有“物”連接在一起，最終實現“物聯網”，故可以說，互聯網技術仍是其基礎與核心，即借助RFID（射頻識別技術）、全球定位系統與紅外感應器等信息傳感設備，在遵照相關協議的基礎上，實現各物品同互聯網間的有效連接，展開數據信息的交換與共享，最終實現集智能化識別、監控與追蹤等于一體的網絡技術。

2.特征。物聯網技術同傳統互聯網技術比較，有著更為顯著的優勢，具體表現為：（1）集各種感知技術于一體。在物聯網上，裝有各類傳感器，且各傳感器均代表一個信息源，不同傳感器多獲信息格式與內容均有所不同，且所獲信息具有實時性、準確性特點；（2）為基于互聯網的有一種泛在網路。對于物聯網技術來說，互聯網仍是其核心與基礎所在，即通過無線與有效網絡實現同互聯網的融合，實時傳遞信息。但是因物聯網所獲信息的龐大性與實時性，故在數據傳輸中為確保信息的及時性與準確性，則必須迎合各類異構網絡與協議；（3）不僅實現了傳感器對接，且本身智能處理能力也很強。物聯網可實現智能處理同傳感器的結合，進而借助模式識別與云計算等技術的，不斷擴大其應用領域，滿足了不同用戶的需求。

二、在課堂教學環境管理中的應用

不管義務教育階段，還是高等教育階段，亦或是職業技術院校，對于學生來說，學習環境很重要。但是，在傳統課堂上，因教學資源有限，無法創設一個迎合教學內容的教學環境，而物聯網技術的應用，則可實現物理空間中各物品及其同虛擬空間的友好連接，進而實現人物交互、人機交互以及人和人間的社會互，而且物聯網技術的應用，還能使物理空間中各物體實現數字化與智能化，進而更加智能化的為師生提供更為豐富的教學資源和環境。比如，在以往教室中，受各種因素影響會有大量噪音產生，進而影響到學生的學習，基于此，中職院校就可通過在教室內裝設傳感器的方式，動態監測室內噪音情況，若噪音超標，則通知相關人員處理。同時，光線對師生也會有一定影響，故學校就可將光線傳感器安裝在教室里，進而結合室內光線、室溫與濕度等進行自動調整，而且，學生也可借助計算機等設備，動態讀取異地或本地數據，進而展開研究性學習。可以說，物理網技術在教室環境調整中的應用，可最大限度為學生提供良好學習環境與豐富的學習資源，從而便于學生更好的開展學習。

三、在學生日常管理中的應用

1.人臉識別系統。通過應用圖像識別與傳感網絡技術，可使中職院校攝像頭具備相應的智能功能，可通過傳統網絡來收集信息，并進行自動拍攝、記錄，而后將其同后臺數據庫信息比對分析，從而達到智能人臉識別的效果，大大減少宿管人員與保安人員的工作量。同時，學生在順利經過人臉識別系統后，就用自己裝有RFID系統的手機開門，且門上方可裝上相應門禁裝置，用傳感器控制，一旦出現強行撬門情況，裝置就會自動報警，而且該裝置還可裝在圖書館與實驗室等地方，控制學生安全進出。

2.跟蹤定位系統。當前，多數中職院校院內均覆蓋無線網，而這位物聯網技術的應用與校內網絡通信提供了有利保障?；诖耍新氃盒？稍谛葓D書館、實訓基地與教學樓等場所安設RFID接收器，借助接收器同RFID卡間的通訊聯系，進而通過無線網進行定位處理。一旦持有RFID卡手機學生進入接收區后，RFID卡可同接收器進行自動連接，這樣一來，就可借助相關計算機軟件對相關數據進行分析處理，以實現對學生位置的實時跟蹤，有效預防突發事件的發生。而且，該系統還可自主設置危險區域，若學生進入區域內，系統可通過短信形式通知，并通知管理員及時前往，最大限度減少事故發生。

3.智慧管理系統。該系統是基于智慧校園卡形成的，擁有統一網絡平臺、身份識別與數據信息等各個管理子系統，基于此，中職院校就可借助物聯網實現智慧校園管理，在學生手中裝有FRID標簽校園卡與手機植入多種工作，使學生可直接利用手機或校園卡完成借書、校內購物與進出校園等活動，特別是在新生入學時，院校可引導新生利用校園卡自主完成注冊與繳費等各類事件，從而大大提升工作效率，達到事半功倍的效果。

四、在學校資產管理的應用

1.系統框架。在該系統中，借助RFID技術與物聯網展開對中職院校資源管理各環節的動態監督與管理作業，進而確保院校資產有序流通，而且在該系統中，主要由以下三部分構成：（1）感知層：由RFID固定讀寫裝備、資產標簽與手拿讀寫裝備構成，并將所有資產信息顯示在上面；（2）網絡層：由校園網與無線網絡構成，在借助當前校園網絡資源基礎上，實現各信息數據的傳遞；（3）應用層：包括數據庫管理與軟件系統兩部分，用于處理資源管理業務，存儲相關設備信息。

2.系統功能。首先，在該系統中，計算機終端功能為其主要功能，主要涵蓋了以下幾方面：（1）合同管理：具體結合要求把資產合同要求納入相應體系中，同時結合合同規定深入資產管理信息錄入體系中，實現合同與資產的確定；（2）查詢統計功能：涵蓋了資產檢查監督、使用調查與清點調查等各功能；（3）信息提醒功能：結合資產退回時間，通過短信形式提醒資產管理員，向其反饋相關資產信息；其次，手持終端功能，主要包括了資產驗收部分、使用功能板塊與退回功能板塊等部分，從而便于資產管理者更好進行院校資產管理。

五、在實訓設備管理中的應用

就中職院校而言，全面開展技術教育是其教育的主要目的，為此，各中職院校必然會購置大量的實訓設備，這時，若是仍舊采用傳統臺賬式設備管理辦法，可能會使設備管理員無法及時掌握每個設備的情況，進而花費大量時間在設備盤點上，大大降低了工作效率。而物聯網技術的應用，就可較好的解決這一問題。如在設備上貼上記錄了設備全部信息的RFID標簽，并將一讀卡器放在實訓室內，這樣一來是，設備管理員就可借助校園網直接在辦公室管理設備了，詳細把握每個設備的具體購置時間、當前的使用運行情況等，而且實訓室入口處固定讀卡器的安裝，還能起到設備防盜的效果。同時，對于那些對周邊環境有嚴格要求的設備，還可通過相應傳感器的安裝，來實現對實訓室環境的控制與調整，如計算機在溫度上有要求，就可將一溫度傳感器安設在機房內，以動態把握機房室溫，又如機械加工設備，因其濕度有較高要求，這時就可將一濕度傳感器安設在車間，以動態把握車間濕度，進而科學調整其溫濕度，確保各實訓設備的有序運轉。此外，在盤點設備的時候，管理員在讀卡器中就可獲得想要的信息，及時是未安裝的讀卡器，也可借助手持式讀卡器對實訓室內的設備進行科學盤點。

六、在學生教學管理改進中的應用

在當前這個大數據時代，人手一部智能手機，對學生來說，更喜歡動手操作計算機、智能手機等電子產品，渴望形式更豐富的課堂教學，基于此，中職院校就可充分發揮出物聯網技術的應用效果，通過應用各物聯網技術最終實現”人同物的對話“。如在院校師生檔案信息管理工作中，應用物聯網技術實現對院校電子檔案信息的智能化與自動化管理，直接將師生身份證號作為其檔案號，實時跟蹤師生發展情況，從而最大限度避免檔案遺漏或檔案信息失真的情況，從整體上提高中職院校的檔案管理水平。同時，中職院校在安排期末終結考試的時候，也可利用物聯網技術進行題庫隨機考，讓學生直接在計算機上考試，并由計算機自動閱卷，以此來相對減少學生考試作弊事件的發生率，并將教師繁瑣閱卷工作中拯救出來，最大限度避免因人為閱卷原因而在成績統計錯誤的情況。

七、結語

第7篇：智慧校園檔案管理范文

關鍵詞：檔案；信息化管理；途徑

隨著高校內涵發展不斷走向深入，高校管理不斷升級，成為促進高校內涵發展的重要途徑。檔案管理作為高校教育管理的一個重要組成部分，它為高校管理、教育管理和高校教研等提供重要的信息支持。信息化時代，高校檔案管理應基于新的發展環境，主動適應信息化時代，根據高校檔案信息化管理趨勢，深入診斷高校檔案信息化管理存在的問題，積極推動高校檔案信息化管理，讓檔案信息化管理為高校可持續發展助力。

1高校檔案信息化管理趨勢

信息技術的快速發展，加速了信息技術和教育領域的深入融合，高校檔案信息化管理成為必然。檔案信息化管理應深入分析當前發展環境，精準把握檔案信息化管理模式表現出的協同化趨勢，管理模式的集成化，運行和維護的專業化，服務對象的多元化，以確保檔案信息化管理的方向性。（1）管理模式的協同化。傳統檔案管理時代，檔案管理主要依靠人工，協同性相對較差，各個部門之間缺乏高度的協同性。信息化時代，高校檔案信息化管理模式發生重要變化，表現出協同化的趨勢。這是由檔案信息化管路的特點所決定的。檔案信息化管理涉及到多個層面，包括互聯網技術、計算機技術、高校管理等，這就需要高校檔案信息化管理打破傳統思維，基于協同化發展的思想，構建高校檔案信息化管理的協同模式，提高檔案信息化管理的科學性，以提高檔案管理質效，發揮高校檔案信息化管理應有的價值。（2）管理系統集成化。傳統模式下，檔案管理技術含量較低，主要管理人員實施管理，導致檔案管理功能非常有限，沒有形成一個有機的系統。高校檔案信息化管理依托信息技術，借助計算機技術、互聯網技術、物聯網技術等，有效提高檔案管理的覆蓋面。檔案信息覆蓋面的擴展，需要對高校檔案管理進行升級，充分利用信息技術手段，發揮信息技術優勢。因此，高校檔案管理系統建設體現出集成化的發展趨勢，檔案業務更加多元化，檔案信息化管理發揮的作用也更加突出。（3）運行維護專業化。傳統管理模式下，檔案管理以現場管理為主，檔案資源主要以紙質檔案為主，運行與維護比較簡單，對檔案管理人員的素質要求不高。而高校檔案信息化管理依賴于強大的運行系統和完善的物理設備，它對物理環境的要求更高，對運行環境、運行設備和管理軟件的高層次要求，高校檔案信息化管理運行與維護表現出專業化的發展趨勢，需要檔案管理人員不斷提高自身綜合素質，能夠熟練地運行檔案信息化管理系統，切實做好高校檔案信息化管理系統與設備的維護工作。（4）服務對象的社會化。信息化時代，信息已經成為一種重要的資源，信息技術則為信息向資源的轉變創造了條件。因此，高校檔案信息化管理的一個重要趨勢是服務對象的社會化。高校檔案信息化建設與管理的環境更加復雜、多元，從服務校內師生向多元化服務模式轉變。高校檔案信息化管理將隨著服務對象的改變而做出相應的改變，充分利用信息技術優勢，提高檔案信息化管理能力，在提供檔案信息服務的同時，不斷提高檔案管理能力，實現檔案信息資源供給能力與檔案管理水平的協同提升。

2高校檔案信息化管理瓶頸

高校檔案信息化管理模式、管理系統和運行維護要求不斷升級，然而，高校檔案信息化管理的實際水平與需求相比，還存在一定的距離，突出地表現為信息化管理意識不強、管理制度不完善、協同性不高、信息化管理條件還不夠成熟、管理隊伍素質滯后，需要高校正視檔案信息化管理存在的問題。（1）信息化管理意識不顯著。意識決定行動，然而當前不少高校對檔案管理的價值缺乏足夠的認識，沒有將檔案管理納入到高校管理體系和成效發展規劃之中。高校對檔案管理的不重視，直接影響著檔案信息化建設的步伐，也直接造成信息化管理的滯后。高校師生對檔案信息化管理的認同感不強，平時缺乏協同配合的意識，部分檔案管理人員也對檔案信息化管理缺乏主動性，消極應對，缺乏自我提升主動性。信息化管理意識的弱化，在很大程度上制約了高校檔案信息化管理。（2）信息化管理制度不完善。檔案信息化制度是高校檔案信息化管理的行動綱領，高校檔案信息化管理離不開管理制度建設。然而，不少高校對檔案信息化管理制度建設重視程度不夠，檔案管理制度建設還停留在傳統時代，基于檔案信息化管理的制度建設不能及時跟上，造成檔案信息化管理制度和檔案信息化管理進程不一致。這種現狀制約了檔案信息化管理進程，也造成檔案信息化管理的不規范性，管理標準不統一，影響檔案信息化資源深度開發。（3）信息化管理協同性不高。檔案信息化管理不是檔案部門單方面的工作，需要高校各個部門協同參與。然而，一些高校對檔案信息化管理缺乏足夠的認識，檔案信息化管理缺乏高度的協同性，沒有與高校其他工作有機協調起來，造成檔案信息化管理與高校其他管理發展的不均衡性，也制約了高校檔案信息化管理升級。（4）信息化管理條件不成熟。傳統檔案管理對外在環境和技術的要求相對較低，主要做好紙質檔案存儲、加強過程管理等。高校檔案信息化管理是信息技術快速發展的產物，對環境的要求比較高，需要基于檔案信息化管理不斷升級管理系統，提高檔案管理設備。然而，高校檔案信息化管理的條件還不夠成熟，管理系統智能化水平有待提升，檔案信息化管理系統彈性不足，沒有根據檔案信息化管理的可持續和可擴展性，預留足夠的發展空間，也在一定程度上制約了檔案信息化管理。（5）信息化管理隊伍建設滯后性。高校檔案管理無論怎樣發展，都離不開人的參與。傳統環境下，檔案管理對管理人員的專業素養要求較高，其他素質要求相對較低。信息化背景下，高校檔案信息化管理的環境發生了變化，需要管理人員具有更高的素質。然而，高校檔案管理隊伍建設還存在滯后性，一些管理人員管理理念較為陳舊，還停留在傳統時代。高校檔案信息化管理對技術要求較高，但一些管理人員信息化素養沒有得到及時提升，檔案管理中還存在經驗主義思想，需要進一步提高檔案管理人員的綜合素質。

3高校檔案信息化管理途徑

高校檔案信息化管理應基于發展趨勢與存在的突出問題，積極探索檔案信息化管理途徑。（1）提高思想認識，提高檔案信息化管理前瞻性。信息化時代，信息成為重要的資源，對高校發展具有重要的價值。高校應提高思想認識，將檔案信息化管理作為高校的一項重要任務，加強對檔案信息化管理設計，提高檔案信息化管理的前瞻性。首先，提高對檔案信息化管理的認識。高校領導應充分認識到新時期檔案信息化管理的價值，認識到檔案信息化管理任務的緊迫性，在高校加強檔案信息化管理宣傳，提高全校師生、檔案管理人員認識，營造檔案信息化管理的良好氛圍。其次，加強檔案信息化管理宏觀設計。檔案信息化管理具有系統性，需要加強對檔案信息化管理宏觀設計，將檔案信息化管理與高校管理、教育教學管理、高校建設和其他各項工作有機結合起來，以確保高校檔案信息化管理與高校工作的協同發展，避免檔案信息化管理過程中出現低效現象。（2）完善管理制度，提高檔案信息化管理規范性。高校檔案信息化管理應充分發揮管理制度的導向性、約束性效應，不斷完善檔案信息化管理制度，以提高檔案信息化管理的規范性。首先，提高制度內容完善性。信息化背景下，高校檔案進入信息化管理時代，既有的檔案管理制度難以指導檔案信息化管理工作。高校應基于檔案信息化管理，對現有的制度進行完善，刪除陳舊、無用的內容，針對信息化管理融入新的制度內容，對檔案信息化管理進行規范與引導，使檔案信息化管理做到依制而行。其次，提高制度的可操作性。高校檔案信息化管理制度建設既要完善制度內容，又要基于高校檔案信息化管理工作實際，確保檔案信息化管理制度的可操作性。高校在制定管理制度時，應進行充分的調研，根據檔案信息化管理制度在執行中存在的突出問題，不斷調整與完善檔案管理制度，讓管理制度更好地指導檔案信息化管理工作。（3）加強宏觀規劃，提高檔案信息化管理協同性。高校檔案信息化管理是一項系統工作，是高校管理的一個分支，也是高校工作的重要內容之一。高校應積極轉變思想，充分認識到檔案信息化管理的重要意義，從而加強檔案信息化管理宏觀規劃，提高檔案信息化管理的協同性。首先，納入高校發展規劃。高校應基于檔案信息化管理對高校發展的促進作用，以及檔案信息資源的社會價值，提高思想認識，將檔案信息化管理與建設納入到高校發展規劃之中。高校應基于管理的協同性，理清檔案信息化管理和高校教育管理、教學管理、科研管理等之間的關系，加強對檔案信息化管理的統籌設計。通過系統化設計，讓檔案信息化管理融入高校各項管理與高校日常工作，確保高校檔案信息化管理的協同性。其次，促進管理協同推進。檔案管理是高校管理體系的一個分支，需要各個部門協同配合，共同參與進來。這就需要讓檔案信息化管理與其他管理工作協同發展。如檔案信息化管理與智慧校園的協同發展，實現檔案信息化管理與校園管理均衡發展。（4）提高管理條件，提高檔案信息化管理技術性。檔案信息化管理的一個重要推力是技術，這就需要高?；跈n案信息化管理的技術要求，不斷提高檔案信息化管理條件，培育成熟的技術環境，以提高檔案信息化管理的技術性。首先，培育成熟技術環境。高校檔案信息化管理需要相對成熟的技術環境，這就需要高校，加強檔案信息化建設宣傳，提高高校師生對檔案信息化管理認識，重視并支持檔案信息化管理技術升級。其次，完善檔案管理設備。高校檔案信息化管理離不開技術設備的升級，高校檔案信息化管理應將管理設備升級作為一個重點任務，積極地籌備高校檔案信息化管理所需要的建設資金，讓檔案信息化管理的設備保持領先水平。還應重視設備維護和運行，確保信息化管理系統高效運行。（5）加強隊伍建設，提高檔案信息化管理能動性。高校檔案信息化管理應加強隊伍建設，不斷提高檔案管理人員的專業素養和綜合素養，提高檔案信息化管理的能動性。首先，提高管理人員專業素養。高校檔案信息化管理環境不斷變化，對管理人員的專業素養要求更高。同時，檔案事業自身的發展也需要高校檔案管理人員不斷提高自身專業素養。因此，高校檔案信息化管理應加強對檔案管理人員的學習與培訓，并建立起常態化學習制度，不斷提高檔案管理人員專業水平，增強檔案管理人員服務意識，提高管理人員參與管理的能動性。其次，提高管理人員綜合素養。信息化時代，檔案信息化管理環境發生了變化，檔案管理工作與其他工作的交流與互動更加頻繁，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質。高校應基于檔案信息化管理，多途徑、多渠道對管理人員進行專項培訓，提高管理人員信息化素養、人際交往能力、合作與溝通能力等，以更好地滿足檔案信息化管理的需要。

4結語

總之，信息化時代，高校檔案事業要獲得持續發展并發揮應有的價值，需要主動對接時代，推動檔案信息化管理。檔案信息化管理應順應檔案信息化管理發展潮流，明確高校檔案信息化管理與建設的方向。同時，高校應加強對檔案信息化管理現狀診斷，及時發現檔案信息化管理存在的問題，尋求解決的途徑，加速檔案信息化管理與建設進程，更好地發揮檔案管理價值，使檔案信息化管理為高?？沙掷m發展與內涵發展的助力。作者簡介：劉家寶（1987-），男，籍貫：吉林大安，學歷：碩士研究生，研究方向：檔案管理。

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第8篇：智慧校園檔案管理范文

電子政務是現代信息技術與政府機構建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網絡、信息化人才，也包括政府信息化建設中的各類法規標準體系等。在今天，信息資源已經成為現代社會發展的重要戰略資源，檔案信息資源尤為關鍵。就當前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務環境下檔案管理綜合運用，主要體現在兩個方面：一是從檔案管理的內涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現社會化趨勢；二是電子政務對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現代檔案信息資源開發的有效平臺，電子政務環境是利用網絡技術來整合各個信息孤島，以實現對各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進各檔案管理機構間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現代信息技術對檔案信息進行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發及應用上來滿足社會對檔案信息的多種應用。如利用4G網絡技術來完成隨時隨地的接入，實現快速檢索及應用。傳統的紙質檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區域性、部門內的使用，且在互聯互通管理上需要花費更多的時間和物質成本。電子政務環境下突破了時空局限，并從信息資源、技術資源和人力資源的協同開發上提高了檔案信息管理綜合效益。

二、電子政務環境下我國檔案信息綜合運用現狀

檔案信息是人類智慧的結晶，匯聚著認識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務環境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網工程”以來，經過多年的發展，對于電子政務環境下的信息資源整合已經初具規模，特別是隨著政府機關職能轉變和深化機構改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當前，98%的政府機關建成了網絡辦公平臺，并在政務內網與外網的協同發展中，最大化地整合了各類業務資源系統。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農等12個業務系統建立了關聯，以統一化信息平臺規范了我國電子政務各業務系統的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現，以檔案管理信息化服務為主體的電子政務環境，將網絡信息、政府信息公開等檔案資源進行了分層開發，特別是對政府網站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務中加強了政府與公眾間的互動?？梢?，電子政務環境下檔案信息綜合管理，應該從構建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現代網絡技術和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。

三、電子政務環境下檔案信息綜合運用中的問題及改進方向

電子政務環境為實現檔案信息數字化資源整合創造了基礎條件，但在檔案信息整合與電子政務信息資源互聯互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內容上來看具有重合性，特別是傳統政府機構在中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規等政策性文件，還有涉及各項具體業務的統計類信息，這些信息在數字化過程中又產生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數字化難題，隨著政府信息化建設及各類檔案館信息化建設的加快，其信息資源都面臨著數字化的共同難題，如數據庫技術、數字化掃描技術、數據壓縮技術，以及紙質文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統化資源在重組及編制上因數據源的差異性，還存在較多的標準化難題；再者，對于政務信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結合時間、價值、內容等不同標準進行歸類，從而實現信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務環境下數字化檔案信息網絡建設中，由于經費等因素的影響，整個建設進度較為緩慢，對于已經建成的檔案類網站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設規劃缺乏明確性，多數檔案信息網絡采用相關站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數字化規范及轉換標準的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設伊始就加強數據結構的統一化管理，以致于檔案信息結構模式較多，格式不統一，如異構數據庫現象嚴重、對于各檔案信息網絡體系建設缺乏有效的規范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網絡化、開放性互聯環境的形成，對于電子政務環境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網絡環境使得檔案信息收到更多的網絡安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩定的關鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應對。一是做好數字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規范等方面進行整合，優化電子政務環境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數字化檔案信息特點及作用的明確，從數字化檔案信息管理中構建統一的信息資源交換平臺，切實從分散異構的檔案信息資源庫中進行技術優化，實現有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態性和可持續性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協調各檔案信息管理部門間的融合，利用統一用戶界面及檢索方法，實現各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發揮數字檔案信息的服務效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數字檔案信息資源在統一建設中，不僅要從自身進行整合，還要兼顧電子政務環境下，圖書、情報信息的資源整合，以構建政府行政與檔案信息一站式服務格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構、檔案信息服務機構以及圖書、情報機構間數字化信息的非統一現狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協同、統一中，強化信息交換，構建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數據庫的有效融合與集成。三是要強化對數字檔案網站與政府網站的銜接與整合，隨著各級檔案機構自身網站建設的推廣，在對外進行檔案信息服務的同時，應該多與政府網站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務及網絡辦公方面，要從現階段政府網站與數字檔案網站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。

四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策

在進行檔案信息資源開發及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術優勢及電子政務信息化發展契機，通過多方調研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現在五個方面。

（一）注重專業隊伍建設，深化校企合作

2008年江蘇鹽城師范學院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構建高效數字化檔案資源建設中，積極組建專業隊伍，并成立了由館長為首的數字檔案管理開發與建設小組。一方面組織人員參加專業培訓，強化對信息化檔案業務知識及技能的學習，提升團隊的業務水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協作，通過技術服務來優化工作重心，促進整個檔案數字化建設工作的有序進行。

（二）積極組建軟硬件平臺，創造檔案信息化管理綜合運用環境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環境的支撐，在硬件平臺建設上，該院檔案館全面分析當前檔案管理業務需求，配置了2臺HP服務器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復印機2臺，為全校檔案信息化建設提供了硬件保障。在軟件建設上，結合當前高校檔案管理實際，從軟件的先進性、靈活性、可移植性等方面開發了新系統，使其體系結構更加開放，系統維護更加安全、可靠，特別是在功能模塊設置上，以現代數字化信息管理綜合運用為指導，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結構設計，既兼顧了傳統用戶的使用習慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。

（三）檔案信息數據庫建設與實施

依據全宗管理理念，對于檔案信息資源的數字化建設流程進行全面優化，特別是針對全宗館藏檔案信息進行清理與統計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結合自身實際來進行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統計，對歷屆畢業生的學習成績、登記表進行掃描與統計，對相關文件的索引目錄進行掃描與統計，完成數據的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數據庫技術，可以實現模糊查詢。如輸入學生信息上的某一關鍵詞，將會顯示與之相關的錄取名冊、畢業登記表及成績等信息。對院校相關的各類重要文件、項目文檔等資料進行掃描并統一管理，便于各部門管理人員進行快捷檢索與應用。需要強調的是，在新數據庫建設上，針對舊數據庫中的信息與館藏紙質文件的對照與核實，依據《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關數據庫資料進行數據遷移和轉換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質案卷，重新進行整理與核實，以實現館藏信息資源的全面數字化。

（四）實現檔案信息管理應用與學校OA系統的在線對接

檔案管理系統軟件平臺建設，在與院校OA系統的拓展與對接上，更好地實現了檔案信息資源的共享與開發。利用網絡技術來實現與OA接口的開發，并通過構建中間庫來滿足校園內外其他系統對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術的應用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進行了全面整合，突破了傳統采編人員低效、重復的工作強度限制，利用計算機輔助技術可以實現對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。

（五）構筑安全、可靠的網絡數據庫平臺

第9篇：智慧校園檔案管理范文

教學檔案是各級各類學校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體等，具有有機歷史聯系的文件體系。

高校教學檔案全面、客觀、準確地反映了我國高等教育事業的發展情況，它無論在總結教育工作的經驗教訓方面，還是在探索、掌握教育工作的規律方面作用重大。因此，提升教學檔案管理工作的水平，可以為學校的發展和教學質量的提高提供服務和保障。

一、教學檔案的管理現狀

（一）教學檔案工作人員情況

目前，教學檔案在絕大多數院校由一名專職的檔案人員負責，這名檔案人員還可能負責其他類別的檔案工作，如會計檔案。

教學檔案工作人員的職責是：（1）認真貫徹執行國家《檔案法》，嚴格遵守檔案工作各項規章制度，認真履行各項程序。（2）做好教學檔案的收集、整理、保管、利用、統計、編研等工作。（3）督促、檢查、指導相關部門做好歸檔工作，并做好移交登記。建立登記和統計制度，為上報各類統計報表做好基礎工作。（4）編制必要的檢索工具和參考資料，以及各種匯編工作。（5）做好教學檔案的鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，對超過保管期限的案卷和失去保存價值的教學檔案，要認真審查，按照審批手續進行銷毀。（6）工作認真細致，提供利用教學檔案要主動、熱情、迅速、準確。（7）增強宣傳意識，不失時機的宣傳檔案工作的重要性，擴大教學檔案工作的影響。

（二）教學檔案工作制度建設情況

隨著教學檔案工作廣泛而深入的開展，教學檔案工作制度必須適應其快速多變的發展特點。為此，各高校給予高度重視，不少院校將教學檔案管理的規章制度根據本校的實際情況，重新修訂，其中主要包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、統計、鑒定、銷毀等一系列制度，如《××大學教學類檔案管理辦法》，明確了教學檔案工作者的崗位責任和工作規范要求。

此外，伴隨著國家檔案部門、教育部門相繼出臺的高等學校檔案工作評估活動，為傳統的教學檔案管理模式注入了生機與活力，打破了傳統模式中由于缺乏統一標準而出現的“閉門造車”、“百花齊放”的局面。多數院校均根據本單位教學檔案管理的實際情況，按照評估的原則要求，對本單位的教學檔案進行了重新整理，在經過整改的陣痛后，各高校的教學檔案管理逐漸走上了科學化、標準化、規范化的管理軌道，并為各校的檔案管理的達標升級工作奠定了堅實的基礎。

（三）教學檔案信息化建設情況

筆者在調查中發現，目前，大多數高校都配備了密集架、服務器、空調、防盜門窗、高速掃描儀等，使檔案庫房具備了防火、防盜、防潮、防蟲蛀等功能，這就為教學檔案的現代管理提供了設施保障，為長期安全、完整地保護好教學檔案創造了良好的外部環境。但應當看到是，教學檔案的數字化程度多數停留在目錄級數字化，只有一些學校對教學檔案中的學籍檔案部分實現了全文數字化。

（四）教學檔案利用服務工作情況

教學檔案主要來源于學校的教學工作、教育活動領域，是真實的歷史記錄與成果表現形式，是教學人員、教務工作人員智慧的結晶和辛勤的勞動成果。人們要不斷創新、開拓，需要查考和借鑒已有的歷史資料和知識成果。筆者在調查中發現，從利用教學檔案的人員來看，主要是教師、學生，占85%以上，其次為教務部門人員，這與教學檔案產生的領域有關，它來源于教學領域，服務于該領域的教學人員。從某校近3年的統計數字看，校內利用3 880卷，校外利用1 557卷，校內人利用遠遠大于校外人員利用。

利用學籍、成績檔案出現高峰期。檔案館（室）集中管理全部校歷年的學生學籍、成績檔案。近幾年，隨著改革開放形勢的發展，前來利用學籍、成績檔案的人越來越多。也從該校近3年教學檔案利用情況看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年達815人次，呈逐年上升趨勢。從利用目的看，有的為升學、晉級，有的為辦理離退休，有的為人才交流或工作調動，有的為教齡、工齡和辦理畢業證明，更多的是為出國留學查詢成績。利用學籍、成績檔案目前呈現高峰期。從利用年齡層次看，青年人居多，中年人次之，80歲以上的老校友也有。

二、教學檔案存在的主要問題

近年來，隨著我國高等教育管理體系改革的深化和高等教育的迅速發展，高校的教學檔案管理工作也出現了許多問題。高校教學檔案工作者只有不斷研究、解決這些問題，才能適應高等教育改革和發展的需要，從而充分發揮教學檔案的作用，更好地為高校的改革和發展服務。

（一）教學檔案收集難

收集工作是檔案工作的起點，“收集工作是文件向檔案轉化的第一環節，也是關鍵環節和工作難度最大的環節?！盵1]然而，在教學檔案的收集中，仍然存在不少問題。

1.教學檔案的收集不齊全

教學檔案產生于教學、教輔單位，校、院、系（部）沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業知識培訓，對教學檔案的歸檔內容不夠了解，以至于相當一部分教學材料散存于部門、個人手中或者沒有及時收集整理，從而導致教學檔案材料不齊全、不完整。例如，有的學校在準備備查資料時，找不到完整的教學改革會議材料、有關的專題材料及教學大綱、優秀教案、自編教材、教學科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點課程建設有請示報告、審批表，但缺少上級主管部門的正式批復或具體實施過程中形成的材料等等，為了迎接本科教學水平評估，雖然按照要求進行了補充，但在人力、物力、時間上造成很大浪費，對日常的教學工作也帶來一定的影響。

2.教學檔案的收集不規范

教學檔案的收集帶有隨意性。盡管有的學校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”[2]的收集，而不重視本處（室）、系（部）自己產生的教學材料的收集；有的有正文，無發文底稿或簽批單，有的材料殘缺不全，有的證件缺附件，有的批復無請示，有的同一份材料重復收集等等，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規范等。

3.教學檔案的內容沒有與時俱近

教學檔案的歸檔范圍主要包括綜合類、學科與實驗室建設、招生類、學籍管理類、課堂教學與實踐、學位類、畢業生類、教材類。然而，隨著高校教育體制改革和本科教學水平評估工作的開展，各大院校在迎接評估、檢查的過程中，形成了許多新類型的檔案材料，如“211工程檔案”、“教學評估檔案”等等，這些檔案的歸屬問題，現已成為各大院校檔案工作者爭論的焦點。有的學校為了穩妥起見，不破壞高校檔案原有的分類體系，把“211工程檔案”、“教學評估檔案”作為一個個獨立的專題來管理。筆者認為這是與國家制定的原有的分類體系相違背的，211工程和本科教學水平評估主要是為提高高校的教學質量服務的，應該歸入教學檔案的歸檔范圍。

（二）教學檔案利用的不充分

1.注重基礎工作，忽視利用工作

長期以來，領導僅僅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差錯作為評價教學檔案工作優劣的主要標準。因此，從指導思想到工作安排，都著重強調基礎工作，將利用工作放在次要地位。教學檔案工作人員也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鑒定等工作環節上，常常埋頭于大量的文件材料之中，無暇顧及各方面的利用需求去開展利用和編研工作。

2.提供利用方式單一

作為教學檔案工作的目的和重點――利用工作迫切要求加強教學檔案開發的速度與數量。而目前教學檔案的開發利用工作與其他基礎業務工作相比尚顯薄弱。利用工作多限于被動式的你查我調、等客上門的單一服務方式，而主動開發教學檔案為用戶服務的工作，做的還很不夠。管理教學檔案的工作人員，又多拘泥于傳統的手工勞作―訂訂裝裝、抄抄寫寫，因而根本無暇顧及編研開發教學檔案資源。即使做了一些編研開發工作，也因重數量、輕質量，盲目開發，所以開發出來的產品也大多流于形式，停留于表面，層次較淺，具有一定深度的編研產品所占比例較少，時效性、針對性較差，相反卻造成了人力、物力、財力的極大浪費，產生負效應。

（三）教學檔案信息化建設水平參差不齊

高校檔案部門基本配備了計算機、掃描儀等硬件設施，但目前教學檔案的開發利用工作大多處于相對落后的狀態，教學檔案的檢索體系比較單一，計算機在教學檔案管理中的作用還沒有得到充分發揮。教學檔案材料從收集、整理到保管、利用等環節主要依靠傳統的手工操作，工作進度慢，利用效率低。

目前，大多數教學檔案的數字化還停留在案卷級、文件級目錄上，有的甚至還是一片空白，要想看到教學檔案全文，還得通過手工檢索，這不僅影響檔案的利用效率，也不利于檔案的保護。