電子檔案歸檔管理辦法精選(九篇)
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第1篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理
在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項目檔案管理的特點分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。
（二）歸檔內容的電子化
一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復雜性
“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環節都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。
“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規范
首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規范，缺少針對科研信息化發展的內容。
我國對科研項目和其檔案的管理規范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規和規范，如《國家科技計劃管理暫行規定》等項目管理規定和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等通用科研檔案管理規定。這些規定基本為科技項目和檔案管理的一般性規范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規定[1]。同時這些管理規范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環境下科研項目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項目與檔案管理的規章和規范，如《國家高技術研究發展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規定，很多工作還要參照老標準執行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規范相比國家規范進一步細化，更具有執行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。
首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環節，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發利用。
最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。
綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段
對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。
首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。
其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優勢力量，形成的是有顯示度的原創性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態，無法形成網絡化的管理模式。
最后，從全社會發展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析
（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理
首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。
在項目管理規范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環節檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環節，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規范，明確歸檔范圍。
只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發檔案管理規范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。
最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式。可實行主管機構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業務指導和監督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。
（二）建立基于項目業務流的全過程管理
“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業務流和業務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。
“三跨”科研項目主要有三方業務主體負責六個業務環節的工作，業務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業務環節主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段。基于此形成向“三跨”科研項目業務流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺
構建資源庫是科研信息化發展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。
首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。
其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發展的新情況新趨勢創新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。
注釋：
[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定，1987-3-20
[2]科學技術部.國家高技術研究發展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
第2篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
第3篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
1 相?P法律基礎
1.1 通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規定，“電子檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。”該定義從電子檔案相關的技術形態、來源和價值等方面進行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》標準中，對于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關的關鍵環節將電子文件轉化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關單位進行接收。
1.2 根據我國對于相關電子數據的法律條文規定，電子檔案在形成時要符合多方面要求進行規范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對于電子檔案的可靠性進行要求。完整性是指其完成內容的完整性以及在完成過程中的完整性，內容的完整性體現在，其內容描述特定的事件、對其時間、內容、人員以及結果的相關材料的完整。過程的完整性是指設計的中間過程環節，具體的流程等相關信息的完整，并對檔案的處理活動的形式進行一定的信息保存。
1.3 可靠性的要求體現為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設計的可靠性和系統實現的可靠性。制度設計的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應當按照文件檔案管理的要求和法律法規對證據的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個生命周期的管理制度，明確電子文件產生、歸檔和電子檔案管理各環節、各崗位、相關責任人的責任和操作要求。
1.4 系統實現的可靠性體現在兩個方面：一是系統能夠保證電子檔案自形成起“內容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關信息集合在一起，經過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉換、檢查、確認或賦予歸檔標識）后形成電子檔案這個時間點產生的電子檔案數據包是電子檔案的“原件”，確認電子檔案的“原件”特征，核心點就是電子文件歸檔點留存的時間信息。
1.5 之后，電子檔案的內容，包括一份電子檔案內所有的內容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級各類檔案館的電子檔案管理系統中都不能被修改，除了發生數據格式轉換和系統遷移等情況，確有需要進行格式轉換后，“格式不相同但是能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容”。二是在關鍵環節和特殊操作后，系統要檢查電子檔案內容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環節和格式轉換、數據遷移等操作中，系統要根據電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關制度規定要求，采取自動或人工方式對電子檔案的內容進行一致性檢測，保證在進行相關操作后前后內容一致，并予以記錄。
2 電子檔案管理要求
2.1 電子文件經歸檔環節形成電子檔案后，一般都由檔案機構，即各機關、企事業單位檔案室和各級各類檔案館進行有效管理和發揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據特征？從前面引用的相關法律條款可以看出，作為證據的電子數據保存應當滿足三個條件：
一是能有效呈現；二是格式不變，如有變化，內容應當前后一致；三是當電子數據保存地址發生變化時，要記錄移送過程相關信息，特別是相關操作的時間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級各類檔案機構保存時應當采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國家法律法規的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設置和職能職責。第二，要在電子檔案管理系統中采取適當的技術手段，保證系統內電子檔案不被更改，或者采取有效的技術手段，證明系統內電子檔案沒有被更改。
2.2 根據目前的相關技術的發展形式來看，對于技術的采用需要進行一下幾種技術措施：第一種是數據格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉化為一定的版式文件，版式文件在不同系統中呈現的內容，不會因系統的不同產生一定的亂碼錯版現象，并且受到一般權限的控制內容不能夠進行更改；第二種對于系統內部的電子檔案內容屬性設定成“只讀”狀態，并且不能夠對其內容進行更改；第三種是數據量小的電子設備存儲方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關的使用者擁有何種權限都不能對其內容進行更改。
2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結果，并根據相關法律部門進行認證，對電子檔案的完整程度、信息的準確性和具有的一定的公信度。由于社會的不斷發展和變化，而傳統檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測定相關的電子檔案的憑證作用時，由于技術等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會的認可，所以電子檔案在今后的發展過程中，對于電子檔案憑證作用生效的情況應當加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權威性。
第4篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
市社會保險業務檔案管理達標驗收工作領導小組：
按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：
一、組織管理
（一）管理辦法
1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。
2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。
3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。
4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。
此項標準分5分，自查得分5分。
（二）檔案人員
1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。
2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。
3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。
4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。
5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。
此項標準分8分，自查得分8分。
（三）管理措施
1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。
2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。
3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。
4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。
5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。
此項標準分7分，自查得分7分。
二、設施建設
（一）檔案用房
1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。
2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。
3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。
4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。
5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。
此項標準分10分，自查得分10分。
（二）檔案用具
1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。
2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。
3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。
此項標準分5分，自查得分5分。
（三）設施設備
1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。
2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。
3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。
此項標準分10分，自查得分10分。
三、專業建設
（一）相關制度
為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。
此項標準分5分，自查得分5分。
（二）歸檔
1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。
2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。
3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。
此項標準分7分，自查得分7分。
（三）收集
1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。
2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。
此項標準分6分，自查得分6分。
（四）整理
1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。
2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。
3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。
此項標準分10分，自查得分10分。
（五）保管
1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。
2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。
3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。
4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。
5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。
此項標準分5分，自查得分5分。
（六）鑒定銷毀統計
1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。
2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。
3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。
4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。
此項標準分4分，自查得分4分。
（七）移交
1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。
2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。
3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續。”到目前為止，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。
此項標準分3分，自查得分3分。
四、利用服務
（一）檢索工具
1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。
2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。
3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。
4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。
5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。
此項標準分8分，自查得分8分。
（二）利用
1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。
2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。
3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。
4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。
此項標準分5分，自查得分5分。
(三)查詢
1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。
2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。
此項標準分2分，自查得分2分。
綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。
特此報告
自查評分表
重慶市xxx區社會保險局
第5篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
高校會計檔案是在高校從事教學、科研、行政管理和培訓等其他會計核算活動中形成的、記錄和反映高校經濟業務事項的原始發票、合同等具有保存價值的各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據新的《會計檔案管理辦法》，會計檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。
1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析
1.1 總體情況對比
新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。
1.2 管理要求對比
新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應與其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定，對于特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
1.3 管理期限對比
為便于單位檔案的統一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。
2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理制度不健全
高校缺乏學校內部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務管理基本已實現會計電算化管理，但是卻沒有相應的電子會計檔案管理辦法，沒有根據自己的實際情況將會計電算化產生的程序文件和數據庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。
2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經驗
高校會計檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與經驗，對會計檔案人員及設施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求缺乏系統的認知，再加上會計檔案的數量逐漸增多，高校會計檔案的質量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經費投入，導致會計檔案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理
大部分高校都已實現會計電算化，有相應的財務核算軟件進行會計核算和結算。這些會計軟件可以實現對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現電子化管理。各高校使用的財務軟件全套文檔資料及財務原始數據和備份數據也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設施等。
3 規范并優化高校會計檔案的建議和對策
3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識
高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應受到相關部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。
3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度
各高校應根據新的《會計檔案管理》辦法的要求，結合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內部治理范圍，促進會計檔案管理規范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監督制度。由高校財務部門和檔案管理部門的主要負責人聯合，開展會計檔案檢查，并將檢查結果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數據元，特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并保存，應實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內部牽制制度。應建立以內部管理、會計控制和審計監督為核心的內控體系。以經濟責任制度、不相容職務和崗位為風險點，具有相互牽制和監督作用的會計檔案的內部牽制機制。
3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設
高等學校的會計檔案管理人員大都是專業的會計人員，缺乏檔案管理的經驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應配備專業的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統的培訓，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關知識，又懂得檔案管理的專業知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。
3.4 加大會計檔案管理工作的投入
高校應提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環境，既要適應安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現代化管理設備，方便查閱。
3.5 提高會計檔案管理的信息化程度
高等學校應該根據網絡通信技術的發展，采用先進技術加強對會計檔案的管理，充分利用現代技術，實現高校會計檔案的數字化、信息化與數字影像技術，不斷實現高校會計檔案管理工作的技術創新。
第6篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
文獻標識碼：A一、要以科學為指導
1、《婚姻登記檔案管理辦法》是檔案行政管理部門依法開展婚姻登記檔案管理工作的依據。在我國的法律體系中，部門規章從屬于法律、法規。因此，《婚姻登記檔案管理辦法》必須根據有關的法律、法規即上位法來制定，其具體規定應當符合上位法的規定或者規定的原則，不得出現不一致或抵觸的情況。同時也要從工作實際出發，吸收工作中成功的經驗，轉化為具體的規定，使之更具有可操作性。
2、檔案行政管理部門應當加強對婚姻登記檔案的管理，規范婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務，確保婚姻登記檔案收集完整、整理規范、安全保管、合理利用。民政部門應加強業務指導，嚴格履行監管職能，監督婚姻登記機關認真履行婚姻登記檔案的管理職責。要不定期開展執法檢查，重點檢查婚姻登記檔案的安全保管和利用情況，加大對違法案件的查處力度，維護法律的嚴肅性確保婚姻登記檔案的安全，有效保護登記信息，切實維護婚姻當事人的合法權益。
3、檔案行政管理部門在提供利用過程中，要建立檔案利用制度，嚴格按程序辦理，嚴格審查利用者身份，健全保密措施，登記利用情況。不能出現在利用過程中對登記內容丟失泄密，甚至檔案原件遺失的情況，損害婚姻登記當事人的權益，造成社會影響。
4、傳統婚姻檔案提供的主體是紙質載體檔案，利用服務活動的主要內容是通過對婚姻檔案的借閱、復印等形式，向利用者揭示和提供靜態的檔案信息。隨著電子信息資源最終成為未來婚姻檔案存放地，提供利用服務的內容，也將從以傳統館藏紙質載體檔案為主，向電子信息資源存取的方向拓展。因此必須結合其自身特點，并遵循檔案工作的有關規定，在歸檔范圍、整理方法、保管期限和提供利用等方面作出具體的規定，才能使檔案行政管理部門按圖索驥，形成統一規范的管理模式。這樣，既便于今后的檢查指導，也有利于建立統一的婚姻登記檔案管理制度。二、要有正確的目標
1、《婚姻登記檔案管理辦法》作為《婚姻登記條例》的配套規定，對于完善婚姻登記制度具有重要作用。《婚姻登記檔案管理辦法》確定了婚姻登記檔案的定義、婚姻登記檔案工作的管理原則和體制，明確了檔案行政管理部門的檔案工作職責；規定了婚姻登記材料的歸檔范圍和歸檔要求、婚姻登記檔案的分類和整理方法以及保管期限，規范了婚姻登記檔案的移交、利用和鑒定銷毀工作。婚姻登記檔案數量比較大，而且形成于不同級別、眾多的婚姻登記機關，如果沒有統一的管理辦法，檔案管理人員在工作中就無章可循，婚姻登記檔案工作就無法正常開展。《婚姻登記檔案管理辦法》的貫徹實施，必將使我國的婚姻登記檔案工作步入科學化、規范化的軌道。
2、做好婚姻登記檔案的查尋利用工作。近年來，查詢個人婚姻登記檔案信息的人次與日俱增，利用的目的也由原來的補證、離婚、結婚、生育等擴展到獨生子女獎勵、申請購房貸款、申報戶口、確定財產性質、公檢法辦案等等，公民、公務對婚姻檔案的利用需求愈加廣泛。婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理婚姻登記過程中形成的原始記錄，是婚姻當事人婚姻關系的真憑實證，又保存在婚姻登記部門或檔案部門，具有絕對的真實性和合法性。所以，從工作實踐來看，婚姻登記檔案對于維護婚姻當事人合法權益的作用更為突出。三、要以法律法規為依據
婚姻登記是結婚和離婚這種民事行為在法律上的體現，婚姻登記是依法為當事人確立或解除婚姻關系的一項執法工作，而婚姻登記檔案則記錄了當事人婚姻關系變更的法定過程，因此通過婚姻登記檔案，折射出婚姻當事人的切身利益。只有充分認識婚姻登記檔案對當事人的重大意義，才能有效地依法利用婚姻登記檔案來維護當事人的合法權益。
1、《檔案法》是國家關于檔案工作的根本大法，婚姻登記檔案工作的原則、要求、方法等規定都不能與之相違背。《婚姻登記檔案管理辦法》，是在此基礎上出臺，是經檔案行政管理部門同意，制定的民政系統專業檔案的具體管理制度和辦法。
2、《婚姻登記條例》是規范我國婚姻登記工作的行政法規，其有關規定是形成婚姻登記檔案的重要保證，必然要體現在本《婚姻登記檔案管理辦法》中。《婚姻登記條例》第十五條明確規定，婚姻登記檔案應當長期保管。婚姻登記檔案管理的法規化，也正體現了婚姻登記檔案的重要性。
第7篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
關鍵詞：“27號令”；特點；影響；啟示
由國家教育部和國家檔案局聯合簽署，以教育部第27號令公布的《高等學校檔案管理辦法》（簡稱“27號令”），于2008年9月1日起實施。然而，該辦法自公布實施至今已經四年多，各高校檔案工作并沒有因為“27號令”的出臺而發生明顯的改變，究竟原因和問題出在那里？讓我們結合目前工作實際，重新解讀“27號令”，希望從中得到啟示，充分利用好政策優勢，及時把握發展機遇，促進高校檔案工作邁上新臺階。
一、《高等學校檔案管理辦法》的特點
1、權威性和業務指導性
由國家教育部、國家檔案局聯合簽署公布的“27號令”，既是行政命令又是業務指令，這種雙重性體現了“27號令”更具權威性和業務指導性。同時其適用范圍不僅包括了普通高等學校（公辦或民辦），也包括了成人高等學校等各種類型的高等學校，是所有高校的法規受控體。
2、理清了檔案工作的行政主管與業務主管
在領導體制上，明確了高校檔案工作的保障機制。提出了高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”。這一規定，從根本上解決了教育行政部門和檔案業務部門管理體制和職責不夠明確的缺陷。
3、明確了領導職責，新增了學校領導的工作職能
“27號令”首次規定高校檔案工作由高校校長領導，并明確其主要職責。這一規定，開創了我國高等院校檔案管理體制改革的新紀元，使高校檔案工作領導職責分明。
4、強化管理職責，新增服務職能
在“27號令”中，把“基本任務”轉變為“管理職責”，進一步強調檔案機構的管理職能，并賦予檔案部門“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”，對紙質檔案材料與電子檔案材料實行同步歸檔制度，突出了“27號令”的時代特征性。
將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的工作職責，突出了高校檔案工作的學術性。
首次賦予高校檔案服務社會的職能。指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”，“采取多種形式積極開展檔案宣傳工作”，“申請創設愛國主義教育基地”等，指明了高校檔案工作的服務方向，開拓了服務社會的新領域。
5、擴大了高校檔案收集歸檔的范疇
“27號令”中將“招生”活動中形成的檔案納入高校檔案的范疇，并將學生檔案單獨設類，列入文件歸檔范圍。同時，明確了高等學校歸檔材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式，體現了電子信息技術的發展，電子文檔和電子介質在檔案中的存在價值，對于高校檔案信息資源的收集和完整保存，加大高校檔案信息化建設的力度，方便學校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現實意義。
6、明確檔案機構人員的職級屬性
“27號令”中規定，擔任檔案機構負責人要具有高級以上專業技術職務，專職檔案工作人員實行專業技術聘任制或職員職級制。顯而易見，“27號令”對檔案機構負責人技術職務的要求提高了，對檔案人員可選擇專業技術聘任制或職員職級制的二種身份方式規定，充分體現了“以人為本”和符合實際工作需要。
7、檔案館的建館條件更寬松
“27號令”中規定的建館條件更為寬松，只要具備三個條件之一的高校（①、建校歷史在50年以上；②、全日制在校生規模在一萬人以上；③、已集中保管的檔案、資源在3萬卷（長度300延長米）以上），就應當設立檔案館。這為各高校擴大檔案館（室）規模，提升檔案實力提供了很好的政策依據。
二、《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案工作的影響和啟示
“27號令”的頒布實施，對高校檔案工作的影響是不容置疑的。特別是對高校檔案工作的管理體制、機構設置、隊伍建設、經費和館庫保障、歸檔范圍和獎懲等內容修訂，促使我們必須從學校建設和發展的全局對檔案工作進行思考，并聯系學校自身的實際，以“27號令”的實施為契機，把握高校檔案發展的機遇，解決好存在的問題，促進高校檔案工作更好更快的發展。
1、完善檔案館（室）架構，促進高校檔案規模發展
長期以來，各高校檔案人員都希望檔案工作在學校中占有一席之地，而檔案館（室）架構的建立和完善就是“著陸”的最好的根基。“27號令”的公布實施，無疑就是一場“及時雨”，為高校檔案館（室）的建設提供了的最好政策利器，有條件的高校應當借此機遇，申請建立檔案館，擴大檔案館（室）規模，提升檔案實力，這是不容錯失的機會。
但是，我們不能就此放棄、要緊緊抓住“27號令”這把“尚方寶劍”，努力創造條件，充分利用政策優勢，加快檔案館（室）建設和規模發展，只有架構建立、規模擴大，根基筑牢，檔案事業才做會做大做強，這是“27號令”給予我們的啟示。
2、發揮再生功能，提高整體素質和業務水平
“27號令”明確規定檔案工作人員不僅要“具備檔案業務知識”，還要具備“相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。
目前，高校檔案隊伍人員素質和專業技術水平參差不齊，學歷層次不高，專業知識和管理技能有所欠缺。因此，檔案人員必須明確自身不足，快馬加鞭，奮起直追，加快學習新知識和新技術，在業務知識和專業技能上有所提高。檔案館（室）負責人更要擔當起部門的行政指揮員和業務指導員的重任，不斷開拓創新，帶領檔案人員做好新時期檔案工作，才能跟上現代檔案事業發展的步伐。打破固步自封，拋棄長期養成的懶惰，奮起前行、努力進取，重塑新形象，這是“27號令”給予我們的要求和啟示。
3、運用信息技術加快檔案現代化管理
電子信息管理技術的迅速發展，打破了傳統檔案文件的管理模式，需要我們熟練地掌握電子信息管理技術，運用現代管理模式對電子文件進行科學管理。因此，必須深刻認識到：不進則退，落后就要挨打。趕快跟上時代的腳步，進一步加快檔案信息化建設，完善電子文件的管理模式，使檔案工作邁向數字化、信息化，是“27號令”給高校檔案工作賦予的歷史使命。
4、提高檔案隊伍的科研能力和學術水平
一直以來，由于傳統檔案工作模式，限制了檔案人員的科研能力和學術水平的提高，從而導致了檔案人員在高校科研隊伍中長期處于弱勢地位。“27號令”賦予檔案人員的職責和開拓服務社會的新領域，迫切地需要大力開展科研和學術活動，只有快速提升檔案人員的科研能力和學術水平，才能完成“27號令”中提出的“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”、“開設有關檔案管理的選修課”、“舉辦各種檔案展覽、陳列”以及“創設愛國主義教育基地”的任
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務。因此，促使高校檔案人員必須快速提高科研能力和學術水平，是時代賦予高校檔案工作者的任務和要求。
5、建立良好的檔案保障體系，適應時展需要
為適應知識經濟和電子信息技術迅速發展的需要，檔案的保存已經不再是單一的文書檔案。
總之，《高等學校檔案管理辦法》的公布實施，讓我們看到了檔案事業的發展前景，也給高校檔案人員提出了更高的要求。我們要以此為契機，抓住機遇，與時俱進、開拓創新，為高校檔案事業建設和發展做出貢獻。
參考文獻
第8篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
關鍵詞：檔案管理 和諧管理 輸變電工程 模式
中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（a）-0094-03
隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規模化建設，建設體量越來越大，工程建設檔案管理要求越來越嚴格。然而，當前檔案管理理念相對陳舊、責任意識相對欠缺、標準化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設同步進行，保證檔案資料完整、準確、系統、安全和有效利用，進一步創新檔案管理模式成為必然。
檔案管理一直以來是各行業學者們研究的熱點，加強檔案過程管理是提高檔案管理質量的關鍵。張淑婷[1]對電力工程檔案質量管理控制要點進行了探析，構建了電力工程檔案質量管理體系，對檔案前期規范化處理，加強過程管控，提高檔案管理質量。鐘志平[2]對電力施工企業工程檔案形成過程存在的主要問題進行了分析，提出檔案形成過程控制的幾個主要環節。陳鐵山[3]通過分析電力工程檔案管理中存在的問題，分別從隊伍建設、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數字化管理是檔案管理趨勢，同樣是學者們研究熱點之一。陶琨[4]對電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標準化等方面進行了規范，同時引入現代信息管理系統，促進電力工程檔案信息的查詢、統計。陳煒[5]從國家電子檔案產業政策、信息技術應用等角度，探討了檔案信息數字化的發展方向以及檔案信息資源的開發途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應用于企業檔案管理中，實現了企業檔案的和諧管理，達到企業檔案管理工作健康有序發展。該管理理論為文章創新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進檔案形成的同步性、真實性和完整性；落實了“全員、全過程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標準化和規范化。
1 基于和諧管理的檔案管理模式
1.1 實踐思路
國網天津市電力公司首次提出，以提升檔案過程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學管理和工作便捷兩個維度進行制度優化和工作環境改善。一是建立“諧則”機制，即采用科學的管理辦法使歸檔同步化、責任明確化、資料標準化；二是建立“和則”機制，以用戶為根本，研發檔案動態管理系統和手機APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動態管理系統對科學管理辦法進行了固化，科學管理辦法推動了系統的準確、有效運行，最終實現檔案管理整體和諧。具體實踐思路如圖1所示。
1.2 體系架構
該管理模式以《輸變電工程檔案深度規范管理指導手冊》為標準管理依據，依托檔案動態管理系統落實執行，互聯手機APP輔助管理，創新應用NFC技術和OCR技術，自主研發新型檔案柜。旨在提升檔案管理標準化、數字化、便捷化水平。其體系架構如圖2所示。
1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規范管理指導手冊》
通過對各設計、施工、監理以及建設管理單位檔案管理專責、質量管理專責等相關檔案管理人員的調研，梳理行業規程規范以及企業內部管理規定，完成本手冊編制。其特點如下。
（1）過程全覆蓋。覆蓋項目前期、工程前期、工程建設和總結評價工程全過程。其中，業主項目部分冊，歸檔范圍共計858項；監理項目部分冊，歸檔范圍共計218項；施工項目部分冊，歸檔范圍共計1289項。
（2）專業全覆蓋。覆蓋進度、安全、質量、技術、造價全部五大專業，涉及專業管理全部環節。
（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責任主體下沉到業主、監理、施工項目部專責人員。
（4）標準化管理。①歸檔時間節點統一。歸檔時間節點與工程建設節點掛鉤，保證與工程建設同步進行。②歸檔模板樣式統一。編制檔案文本標準化模板202份，負面清單146條。
1.2.2 研發“工程管家”電網建設全過程檔案動態管理系統
以檔案歸檔同步化、規范化、標準化、明確化為目標的檔案動態管理系統，主要包括管理人員實施監督和檢查、各管理專責檢索、查看和提交，以及管理員信息維護3個子平臺。
（1）管理人員實施監督和檢查子平臺。通過選擇工程名稱、工程建設階段，管理人員隨時對各參建單位歸檔現狀檢查，包括：查看當前應歸文件資料內容和應歸未歸資料內容；對已歸檔的資料內容，可以點擊文件填寫正確性、規范性等；對于應歸未歸的文件資料，可以點擊提醒相應專責，督促其及時提交資料。
（2）各管理專責提交檔案子平臺。通過點擊樣例參考，查看系統內資料內容標準化模板，按要求填寫相應檔案，并完成提交。
（3）管理員信息維護子平臺。管理員對不同工程歸檔范圍、資料標準化模板和工程一級網絡計劃等信息進行更新維護。
建立手機APP與檔案動態管理系統互聯，作為檔案管理輔助手段之一，進一步提高了檔案過程管理的便捷性。
1.2.3 創新應用NFC技術和OCR技術
通過NFC技術使手機APP與打印機無線連接，利用先進計算機技術和WIFI傳遞檔案信息，實現遠程自動打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術將紙質檔案利用掃描儀，通過關鍵字識別，實現自動分類、智能化上傳至PC端檔案動態管理系統，并建立目錄索引。
2 案例分析
該管理模式已應用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過程管理中，取得經濟效益明顯。
（1）該管理模式明確了資料標準模板，節約了各專責檔案填寫時間，尤其減少了檔案資料重復填寫次數。根據調查，應用該管理模式的4個工程，節約495 000元。
（2）OCR技術的應用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項工作節約327 600元。
（3）檔案動態管理系統和手機APP實現了管理人員隨時隨地在線檢查檔案。據統計，應用該系統檢查檔案共計42次，節約126 000元。
3 結語
文章對檔案管理新模式實踐思路進行了介紹，對其體系架構進行了系統分析，對指導手冊、檔案動態管理系統、手機APP和新型檔案柜的內容、特點和功能進行了具體介紹，對NFC技術和OCR技術應用原理進行了闡述，最后對模式的應用效益進行了分析。新的管理模式從科學檔案管理和工作便捷兩個維度進行了全面優化，對提升檔案規范化管理具有重要意義。
參考文獻
[1] 張淑婷.電力工程檔案質量管理控制要點探析[J].中國高新技術企業，2015（13）：189-190.
[2] 鐘志平.電力施工企業工程檔案形成過程管理[J].辦公室業務，2012（23）：39-40.
[3] 陳鐵山.淺析電力工程檔案管理建設[J].中國電力教育，2010（11）：246-247.
[4] 陶琨.電力工程建設檔案管理新探[J].中國電力教育，2013（33）：179-180.
第9篇：電子檔案歸檔管理辦法范文
關鍵詞：檔案管理電子檔案優越性開發和利用規范措施
0引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
2電子檔案的整理、開發和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
3規范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。
3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
4結語
電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).
[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).
