綜合檔案室管理制度精選(九篇)

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第1篇：綜合檔案室管理制度范文

1 明職責

機關檔案工作是機關行政管理的一個組成部分，其職責與任務確立，必須按照依法依規原則來明確。

1.1 法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規定。這些一般性規定，是對機關檔案工作職責與任務的最基本要求，是各機關檔案工作必須執行的一般性要求。

1.2 法定職責與任務的特殊性規定。是指專業法律法規和專業規章中對系統內、專業內機關檔案工作的一些原則性規定。是對系統內、專業內機關檔案工作職責與任務的特殊性要求，也是系統內、專業內各機關檔案工作必須執行的特殊性要求。

1.3 職責與任務的行政性規定。職責與任務的行政性規定，是指國家檔案行政主管部門和上級業務、行業主管機關對機關檔案工作職責與任務的具體要求。這些要求相對于法律法規和規章來說，對機關檔案工作的規定性要求更具體，更符合本機關和本行業檔案工作的實際情況。

對于一個機關來說，在確定本機關檔案工作的職責與任務時，要充分了解上述三方面規定。原則上系統內、專業內無行政性規定的，以法律法規和規章中一般性和特殊性規定為準。系統內、專業內有行政性規定的，原則上以行政性規定為準，因為這些專業、行業的行政性規定更符合系統內、專業內機關檔案工作實際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規定形成時間的原因，難免會產生行政性規定滯后于法律法規和規章一般性、特殊性規定的情況，這就需要在行政性規定的基礎上，以法律法規和規章的一般性、特殊性規定作補充，來完善本機關檔案工作的職責和任務。當行政性規定與法律法規和規章的一般性、特殊性規定相沖突時，應當請示上級業務主管和行業主管機關給予答復，上級業務主管和行業主管機關無答復的，應以法律法規和規章的一般性、特殊性規定為準。

2 立機制

按照《檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定精神，機關檔案工作應實行統一集中管理機制，即在一個機關內，對其內部機構及其所屬單位的檔案工作實行統一管理，對機關各類載體的檔案實行集中管理。統一集中管理機制包含四個方面的含義：

2.1 統一管理網絡。就是在一個機關內形成對檔案工作實行統一領導、統一管理機構的有效管理格局。實行統一領導，就是機關內要明確一位領導統一主管機關檔案工作，并在此基礎上，組建機關檔案工作領導小組，統籌機關檔案工作發展規劃和任務；解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；協調機關內部各部門和所屬單位的檔案工作。統一管理機構，就是機關內要建立統一的檔案管理機構――機關綜合檔案室，明確其職責和任務，防止機關內檔案工作機構重疊，工作各自為政情況的發生。

2.2 統一管理制度。制度是管理機制有效運行的保障，沒有統一的管理制度，再好的管理機制也很難有效地運行，可見，統一的檔案管理制度對機制的運行是多么的重要。具體到一個機關來說，就是由機關綜合檔案室根據檔案法律法規、行政規章和黨的方針、政策，制定統一的檔案管理規章制度，以機關正式文件形式，供機關內設機構和所屬單位執行。

2.3 統一監督指導。對機關內部和所屬單位檔案工作進行監督指導，是《檔案法》賦予機關檔案部門的職責，是必須履行的職責。只有認真履行監督指導職責，才能夠實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

2.4 集中統一管理全部檔案。對機關形成的全部檔案實行集中統一管理，是《檔案法》、《機關檔案工作條例》對機關檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關檔案工作，充分發揮機關檔案作用的自身內在需求。因此，對于一個機關，無論產生形成多少門類和載體的檔案，都應按照要求由機關綜合檔案室實行集中統一管理。

要有效地組織和管理好機關檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協調機制，來保證機關檔案工作各項職責與任務的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協調機制，僅靠機關檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關檔案工作的，也很難實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

3 建機構

建立與機關規模、職能活動相適應，設置合理的檔案工作機構，是有效組織和管理好機關檔案工作，保障管理機制有效運行的核心動力和重要推手。

3.1 建立機關檔案工作領導小組。建立機關檔案工作領導小組，明確領導小組職責，是實現本單位檔案工作統一領導、統籌規劃、有效組織和管理的基本保證。機關檔案工作領導小組的主要職責有以下幾個方面：一是定期召開機關檔案工作協調會議，研究解決機關檔案工作中遇到的問題；二是負責機關檔案工作發展規劃、計劃、規章制度的審核，組織檔案法規、方針政策和業務規范文件的學習、貫徹和落實；三是負責機關檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監督檢查本機關文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負責本機關檔案工作內調外聯工作。

3.2 設置機關綜合檔案室。機關綜合檔案室是對機關檔案工作實行有效組織和管理的具體執行部門，是機關檔案工作法定職責與任務的具體承辦機構，也是集中保管機關全部檔案的保管場所。設置機關綜合檔案室包括以下幾方面內容：一是明確機關綜合檔案室職責與任務。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應檔案保管保護設施和設備。機關應根據保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據機關檔案工作需要，配置必要的檔案保護和數字化設備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機關專兼職檔案員是機關綜合檔案室職責和任務的具體執行者，配備好檔案專兼職工作人員關系到機關檔案工作職責和任務能否落實好、實現好的關鍵所在。

4 定制度

機關檔案工作制度是機關有關檔案工作的工作規范和準則。具體到一個機關，主要包括三方面內容：

4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機關檔案工作管理制度是指對機關檔案工作總體性進行綱領性規范的原則性規定。主要包括三方面的內容：一是本機關檔案工作領導體制、管理機制、發展規劃等方面的原則性規定。如，機關檔案工作發展規劃、機關檔案工作實行統一集中管理原則等。二是機關綜合檔案室和內設機構職責任務、管理權限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責等。三是對機關檔案工作內容、范圍、形式及相應保障措施的原則性規定。如，機關檔案工作規范化管理標準、檔案災害應急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規定，其具體的措施需要在業務性檔案工作制度中完善和細化。

4.2 業務性檔案工作制度。業務性檔案工作制度包括一般性規定和專門性規定兩個方面。一般性規定也就是平時說的機關綜合檔案室七項制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機關檔案工作各環節工作的一些具體性規定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會計文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細化和補充。各機關可根據本機關業務的不同，制定出符合本機關檔案工作實際的各種管理制度，以利于機關檔案工作的規范化管理。

4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機關檔案工作有效組織和管理的一些行政性規定。如，檔案員崗位責任制、機關檔案工作目標任務考核辦法等。

制定機關檔案工作制度是有效組織和管理機關檔案工作的重要手段，是機關檔案工作形成持續發展長效機制的重要保證。實踐證明，沒有有效的制度約束機制，就談不上對機關檔案工作的有效組織和管理。

5 規范化

實行規范化管理是有效組織管理機關檔案工作應有之義，是組織管理好機關檔案工作的內在要求。

5.1 工作管理制度化。用統一的管理制度來覆蓋機關檔案工作的各個管理環節，使之成為機關各項管理制度的有機組成部分，是機關檔案工作規范化管理的重要前提，也是形成機關檔案工作規范化管理約束機制的重要保證。

5.2 工作環節程序化。工作環節程序化是實現機關檔案工作規范化管理的關鍵措施。工作環節程序化，就是將機關檔案工作各個工作環節，按照其內在的邏輯關系，編制成具有相對確定程序的過程。對機關檔案工作實行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調研分析各工作崗位任務、職責權限以及本崗位與其他崗位關系基礎上，繪制各崗位程序化運行圖，并編制運作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務、職責權限，明白自己的管理行動線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協作事項，通力合作，只有這樣，才能將機關檔案工作程序化管理貫徹到底。

5.3 工作質量標準化。工作質量標準化就是將機關檔案工作各個環節用統一的標準來衡量，使所做的每一項工作都有章可循，協調統一。一個機關如果沒有統一的質量標準來衡量，各內設機構自行其是，會造成工作上的混亂。如，各內設機構歸檔電子文件格式不統一、著錄項目不一致等，就會導致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動。由此可見，盡管機關內各部門的工作環節和工作內容不同，但其衡量工作的質量標準必須是相同的。要對機關檔案工作實行規范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標準，使機關內各部門的分工合作有一個統一的準則和依據，成為其不可缺少的紐帶。

6 勤督導

6.1 勤指導。機關檔案工作的主管領導、專兼職檔案員是機關檔案工作職責任務的具體執行者，要實現對機關檔案工作的有效組織和管理，關鍵在主管領導和專兼職檔案員的執行能力。而執行能力的關鍵，在于對機關檔案工作職責任務、管理機制、管理制度、工作程序、工作質量要求的理解認知程度。為此，必須使指導工作經常化，不厭其煩開展指導工作。可以是對機關檔案工作目標任務、管理機制、工作制度的學習講解，也可以是對工作程序、規范標準的培訓、講座。但不論采取什么形式，都必須圍繞對上述問題的認知理解來進行，提高其執行的自覺性和執行能力，確保對機關檔案工作組織管理的有效實施。

第2篇：綜合檔案室管理制度范文

一、基本情況

目前，我單位現有專職檔案員1名，各業務科室兼職檔案員1名。 受客觀條件限制，我街道現檔案室、檔案柜等各種硬件條件嚴重不足。檔案室與辦公室公用辦公場所1間，檔案柜4個。現存檔案共 余件（卷），其中：文書檔案   件（永久   件、30年存檔期限   件，10年存檔期限 件）；照片檔案  冊，共計 張；實物檔案  件；電子檔案  盤；會計檔案  件；科技檔案  卷 ；專業檔案  卷。

二、多措并舉，進一步做好檔案管理工作

（一）加強組織領導，健全檔案管理網絡。為加強對檔案工作的組織領導，我單位成立了檔案管理工作領導小組，負責對檔案工作的領導、監督、檢查和鑒定工作。綜合檔案室專職檔案管理人員，統一管理全單位文書、聲像、實物等各種檔案的收集、管理、整理、保管、移交及開發利用，指導和監督各科室檔案管理工作。各科室主要負責人為本科室檔案管理第一責任人，安排一名同志擔任兼職檔案員，負責收集、整理本科室已形成的文件材料，按規定時間向站檔案室移交應歸檔的文件材料，協助綜合檔案室做好有關檔案整理工作。

（二）健全管理制度、加強檔案規范管理。建立健全各項檔案管理制度，使檔案管理工作更加有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規章制度匯編》的基礎上，不斷完善、細化全單位檔案管理的各項要求，規范、充實了《檔案管理制度》的內容，加強了檔案收集、整理、移交、鑒定、統計、保管等各個環節管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類清楚、編排有序，無當年積存零散文件；文件歸檔做到歸檔范圍明確、保管期限準確、檔案完整安全；在檔案移交上做到數據準確、及時上報、全面移交。不斷加強檔案的保管、鑒定、統計工作，檔案保管安全，從沒有出現過檔案失密、泄密、損壞等違反《檔案法》現象，檔案鑒定工作在正常的規范制度下進行。在現代化管理上，我單位配備了“檔案管理軟件”，實現了便捷、高效、安全的計算機檢索與查詢，較好地發揮了檔案現代化管理工具的作用，提高了檔案利用效率和效果。

（三）加強能力建設，提高檔案管理水平。我單位按檔案規范化管理標準，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內部關系，完善各個環節的工作，消除了各部門之間相互推諉、扯皮現象，解決了管理缺位、協調不暢的問題。一是加強自身建設，提高服務意識。我單位以轉變干部作風，加強行政效能建設為契機，認真學習上級文件和領導講話精神，不斷提高業務水平，并在加強檔案基礎建設、推進檔案管理創新、強化行政職能、提供檔案服務等方面做了大量工作。二是加強檔案法制建設，推進檔案事業發展沿著制度化、規范化方向邁進。我們認真組織相關人員學習《檔案法》和省、市有關檔案工作會議精神，在全單位干部職工中樹立檔案法律意識。在工作中增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證了檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。定通過建立健全檔案保管、利用、保護、保密等規章制度，做到了檔案使用制度化、規范化。三是重視對檔案管理人員的培訓。除積極參加市檔案單位組織的業務培訓外，還組織檔案管理人員及各村（居）“兩委”到市檔案局學習經驗，交流心得，使檔案管理人員業務水平和工作能力有了明顯提高。

三、今后主要思路和打算

今后檔案工作重點做好以下幾項工作：

一是以《中華人民共和國檔案法》為指導，認真貫徹實施太原市、古交市的相關檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的要求，不斷夯實檔案工作基礎，提高檔案服務水平。

第3篇：綜合檔案室管理制度范文

[關鍵詞]檔案管理 現代化 信息化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進一步加強高校的檔案管理，一般高校都能夠專門設立檔案室、配備專業人員管理檔案。與此同時還加強了檔案管理制度建設，制定出臺相應的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實現規范化。為貫徹落實圍繞中心、聚焦主業、深化“三轉”的精神，解決紀檢檔案資料管理不規范、信息化程度不高的問題，為紀檢監察工作提供強有力的后勤保障，柳州地稅著力推進紀檢監察檔案管理信息化、規范化、專業化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠專業

現在很多高校不能強化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項負責檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應工作。對照有關檔案工作的法規要求，將檔案分門別類進行認真細致地歸檔，才能夠實現檔案分類明確，排列科學合理，編排規范。檔案管理部門制定了相應的法律法規明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規章制度進行，借閱必須經過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規范化軌道。

實現高校檔案管理的專業化要求按照一級檔案室的標準建設高校檔案室，檔案室實行庫房、微機、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標準配備專用檔案密集架，配置防火系統、自動滅火裝置、除濕機、臭氧消毒機、吸塵器等設備，使檔案的管理工作硬件設施齊備，安全保護實現了專業化。

（二）查閱程序不夠規范

部分檔案管理人員沒能對各種檔案猿旨笆薄⒑俠懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理條件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實現高校的檔案管理信息化需要配套自主研發高校檔案管理系統。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀人員處分索引等索引目錄數據庫，但是還沒有完全實現檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調閱效率低。

二、高校檔案管理現代化的具體策略

推進會計檔案管理是一項長期而艱巨的任務，加強制度建設、健全監督機制，明確操作規范，各大高校在推進檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實現各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關規定，要對需要歸檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴格管理，規范使用，確保檔案工作規范化運轉。具體措施如下：

（一）加強制度建設實現檔案管理精細化

“天下難事始于易，天下大事始于細”，精細化財務管理并不復雜，只是細中求精。各高校應該以細、全、高、嚴、新、實“六字”精細化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進一步完善提高。根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，各高校應該分別制定適應自己的檔案管理辦法，進一步明確學校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質和計算機、網絡通信等信息技術手段管理檔案。紙質文檔數字化，在收集整理的同時在檔案管理系統進行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規范化。高校數字化檔案室的建立，有利于實現國家級數字化檔案室。

“數字化檔案室”是指將實體檔案信息數字化，基于網絡來實現檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數字化檔案室建設應該獲得上級檔案局在政策、技術等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設備，建成后將實現公文交換系統（OA）與檔案管理系統的無縫對接。

數字化檔案室是高校檔案建設中的一項基礎性工作，能夠穩步提高檔案信息化管理水平。建設高校數字化檔案室還應增強檔案的服務功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質量；通過完善機制，實現檔案管理的精細化；并且通過加強檔案管理作為促進高校檔案管理規范化、制度化、信息化建設的有效手段。

高校數字化檔案室建設要做到檔案資源數字化、檔案管理系統化、傳遞網絡化、檔案信息數據化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經實現了“前三化”，接下來還要繼續實現“信息數據化”“利用知識化”等兩個目標。除了與OA系統實現無縫對接，高校檔案管理還應該將檔案管理系統與網絡、微信公眾平臺相結合，部分文檔信息通過移動端實時，實現信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數字化檔案室與移動端的結合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質量。

（二）明確操作規范實現過程精細化管理

高校的檔案的規整和管理是很煩瑣和復雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規范。從檔案的收集、整理、歸檔等環節入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規范流程，強化責任，推進檔案管理工作規范運行，為科學、有序、高效地開展各項外匯管理工作打下了良好的基礎。檔案管理辦法規定，高校應該嚴格按照《檔案管理條例》及相關制度規定進行操作，使檔案更好地為高校的管理服務。嚴格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實推進高校檔案管理工作。完善制度，規范管理。嚴格按照查借閱手續，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強專業人員的培訓。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質量要求、歸檔時間和手續等六個方面。培訓能夠增強工作效率，讓管理人員進一步加深對檔案工作方法及重要性的認識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓能夠進一步提高檔案整理的業務水平和實際操作能力，為進一步規范檔案工作打下堅實基礎，也為今后更好的服務和工作的發展提供強有力的保障。

（三）健全監督機制實現內部控制精細化

用制度約束和規范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機構或人員共同進行。加強督促歸檔、嚴格審查機制。嚴格按照條例做到保質保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項、補正相關資料。

結語：強化檔案管理意識，明確人員責任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴格執行檔案管理規定，按照相應的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設，強化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規定，檔案歸檔的操作規程等檔案管理制度，將資料進行整理、分卷、復核、編目。召開培訓班，全員參與，自查自改，進一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應該進行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進實體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應該為檔案管理人員進行業務上的培訓指導，工作人員利用業務管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關業務。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報送提供可靠保證。當前，實體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經實現，實體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進行列，同時也表明高校檔案事業進入了信息化時代。

此外，為規范完善檔案管理，實現檔案規范化、標準化，高校應該強化四項措施，進一步加強檔案管理工作：一是強化資料收集，指定專人負責檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進行收集和積累，以及校內開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報、季報、年報順序負責歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強化信息化管理，加強檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點數據資料及時進行備份保存，進行電子化管理，方便統計資料的查閱和利用，實現檔案管理信息化；三是強化安全保密，遵守保密制度，切實履行公文的收發、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環節，對各專業報表嚴格執行簽字、登記、歸檔手續，嚴禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統一裝訂格式，資料歸類規范，一目了然。

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第4篇：綜合檔案室管理制度范文

關鍵詞：檔案管理 水平

一、主要問題：

1、檔案意識不強，領導重視不夠。基層單位的檔案工作不能與其他工作同步規劃同步發展，這是普遍存在的問題，有些領導干部的檔案意識薄弱，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性。嚴重影響了檔案事業的發展。

2、檔案室管理機制和設施不健全。基層單位的檔案室沒有專人管理，各項管理制度落實不到位，管理設施不健全，分管領導也不過問。有的單位沒有獨立的檔案室，和行政辦公室在一起；有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉庫”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統一保管檔案，文書財會檔案立卷后各管各的。給檔案保管和利用帶來了諸多不便，存在著嚴重的安全保密問題。

3、檔案管理人員更換頻繁，專業知識差。由于基層單位對檔案工作重視不夠，檔案管理人員一身兼多職，沒有時間系統學習檔案業務知識，加之更換頻繁，多數檔案員剛熟悉點檔案業務就換新人，使許多檔案管理人員沒有長遠的思想觀念，何談鉆研檔案業務知識，所以檔案業務知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了檔案管理水平的整體提高。

二、針對以上問題，要調整思路，改進方法做好縣區基層單位檔案室的管理工作。

1、加強基層檔案室工作的領導，增強全員檔案意識。領導重視是做好檔案室管理工作的前提，領導把檔案工作納入全年工作的議事日程，充分認識檔案的重要性，把檔案與自己日常工作、生活聯系在一起，加大檔案工作的宣傳力度，就能增強全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進和提高基層檔案室的建設工作。

2、提高檔案管理人員的素質。一是加強培訓，檔案管理是一項專業性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業理論知識，是做好檔案管理工作的前提。只有通過專業培訓，繼續教育，才能提高檔案業務水平。二是深入實際，親自實踐，制定適用于本部門的檔案保管期限表，以便掌握本部門檔案信息的需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是愛崗敬業，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。從事檔案工作的管理人員，要嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務的思想，甘當默默無聞的奉獻者，這才真正體現出你的世界觀、人生觀、價值觀，也是檔案人所具備的素質。

3、完善檔案室管理制度。建立健全檔案室的管理制度，是做好檔案室工作的重要保證。基層檔案室工作必須制度化。一是建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度；制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等規定。把分散在個科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一設專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續。避免檔案移交給綜合檔案館時出現多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，促進檔案室管理工作的規范化、科學化、標準化，有力地推動縣區檔案工作的發展。

4、加強檔案室基礎設施建設和現代化管理。基層單位檔案室建設工作應有一定物質條件作保證。檔案室建設應列入各個單位基本建設規劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。一是設立單獨檔案室，專人管理。二是要加大資金投入力度為檔案室購置一些必要的現代化設備，象電子計算機軟件等，具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度準確讀入、存儲和輸出數據。檔案工作中的檔案、資料統計、管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調。檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技。這樣基層檔案室管理工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動縣區檔案事業的全面發展。

三、提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，為了使檔案工作人員能夠適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，因此，檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個方面：

1、觀察能力和分析綜合能力

現代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發展變化中，檔案的信息資源管理鞏固中要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發掘信息、開發高層次檔案信息的重要方法。通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過現象看本質，從檔案信息資源中發掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

2、調查研究能力

檔案工作者必須具備一定的調查研究能力，掌握調查研究的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。

3、組織能力和協調能力

在實際工作中，檔案工作者需要面對一個地區或一個系統開展工作，需要組織建立工作網絡，需要進行檔案信息資源建設的管理，需要培養、指導檔案員的工作。要做好這些工作，都要求檔案工作者學習掌握組織和協調的有關原理，具備一定的組織能力和協調能力，通過自己的努力，在工作網絡中建立起互相理解、相互支持、相互協作、相互配合的關系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。

4、信息技術的應用能力

檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結合，熟練地運用信息技術，處理和解決信息資源管理中的問題。

綜上所述，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的關鍵。

參考文獻

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[3]孟世恩,王穎,何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學通訊, 2004, (5): 29-32.

第5篇：綜合檔案室管理制度范文

衛生計生局檔案管理是其發展的基礎，我國當前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫房形式，第三種是專業檔案室形式。隨著時代的發展，現有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應時代的發展要求，改革勢在必行。根據衛生檔案的特點，具體分類如下：

1、職業衛生管理機構和責任制檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理機構設立、職業衛生管理人員一覽表、職業病防治責任制文件等。

2、職業衛生管理制度和操作規程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理制度和操作規程一覽表、職業衛生管理制度文本、崗位職業衛生操作規程文本、職業病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表、職業衛生法律、法規等。

3、職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業病危害人員勞動合同、產生職業病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業病危害的設備、材料等。

4、職業病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病防護設施、應急救援設施配置表、職業病防護設施及定期檢定證書、職業病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。

5、工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病危害因素濃度（強度）日常監測記錄、職業病危害因素檢測整改一覽表、職業病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業病危害因素檢測報告與評價報告、職業病危害現狀評價（檢測）報告回執表等。

1.衛生計生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：

（1）衛生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。

（3）負有某一行業檔案監管職能的專業管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛生計生局的檔案管理工作，履行行業檔案行政管理工作職能，指導和監督行業內檔案工作，稱為專業檔案室模式。

2.衛生計生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設和執行力度不足現階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的管理。

（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數字化水平較低。

（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。

（4）專業人才培養和輸出相對較少，人才資源緊缺。

3.衛生計生委檔案管理模式面臨的改革環境

隨著社會的發展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經濟效益。因此，衛生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會經濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國經濟的快速發展，人員的構成發展跟大的變化。不同時期，衛生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數據，以便社會發展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經濟的發展，社會政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動衛生計生委檔案利用意識的提高

由于檔案的發展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛生計生委檔案利用意識提高。

（3）檔案信息化發展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發展，計算機的普及，使衛生計生委檔案管理工作也隨之發生了相應的變化。檔案載體從紙質，發展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進衛生計生委檔案管理工作的措施

針對衛生計生委檔案管理工作中存在的問題，現將整改措施如下：

（1）完善制度建設，強化執行實效

在新的環境下，衛生計生委檔案管理工作要實現質的突破，要實現科學的可持續發展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執行效率。

（2）創新管理模式，提高衛生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現代科技水平，創新檔案數字化管理的手段，提高衛生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。

（3）拓展管理平臺，構建衛生計生委檔案數據庫系統。衛生計生委的檔案數據庫平臺建設是利用數字信息技術，實現檔案資料數字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現代化、信息化轉型的一個重要舉措。

（4）加強組織建設，提高檔案管理的人才素質。作為新時期的衛生計生外的檔案管理者，必須與時俱進，努力提高自身的綜合素質，適應新時期衛生計生委檔案管理的發展和要求。

第6篇：綜合檔案室管理制度范文

一年來，主要做了以下幾項工作：

一、加強組織領導，建立完善組織管理體系

按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求，地分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容，給予了高度重視。首先通過組織學習《檔案法》和《省檔案管理條例》，以及上級行關于檔案管理的有關規定，強化了全行員工，特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識，使各級領導和全體員工對檔案管理工作重要性的認識不斷有所提高，為開創全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎。二是明確分管領導和配合協作部門，按照有關規定要求，選拔配齊了具有一定文化素質和有較強實踐經驗的檔案管理人員。每個單位都把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程，作為辦公室主任的重要職責，定期分析研究檔案工作，及時解決存在的問題，并把此項工作納入崗位責任制中，確保檔案工作與業務經營工作同步發展。三是根據上級行和當地檔案行政管理部門的有關要求，結合全區檔案達標工作的實際，地分行提出爭取在年內一次性達標的具體目標，并將此項工作的任務目標落實到具體部門，實行部門領導責任制，從而加強了對各縣支行檔案工作的領導、督促和幫助，為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。

二、認真落實檔案管理達標升級工作

我行根據實際情況，提出了具體的貫徹意見和措施，使達標升級工作得到了地縣兩級行領導的高度重視和大力支持；地分行主管領導對檔案達標升級工作經常進行強調，就做好全區農行系統檔案管理達標升級工作做了具體部署和要求，引起了各縣支行的高度重視，使必要的人、財、物得到了及時落實；同時為了全面帶動全區農行的達標升級工作，地分行辦公室積極與地區檔案處聯系溝通，及時對有關達標升級的具體規定事項進行請示、咨詢和研究，制定了具體的落實方案。首先從地分行機關抓起，對當年的文書檔案按新的要求進行了整理、裝訂和充實提高，并從管理體系、干部隊伍、管理制度、檔案設施、業務建設、開發利用6個方面中的具體內容抓起，逐條進行認真仔細的補充完善，然后按規定在組織有關部門進行自查的基礎上，及時向檔案管理部門進行了申報，經檢查驗收，保持了“省一級”標準。為帶動促進全行的檔案達標升級工作發揮了積極作用。

三、建立健全了各項檔案管理制度

年，我們在認真學習《檔案法》和《省檔案管理條例》的基礎上，按照《全省農行年檔案工作要點》及《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》，狠抓落實，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現場指導幫助，對不符合制度規定的有關具體問題及時進行了整改和糾正。二是認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合農行特點，統一制定了《檔案管理制度匯編》，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立了比較系統完善的制度。三是全面落實了各種登記制度，從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，初步實現了檔案管理的規范化、程序化和制度化。

四、重視加強業務基礎建設，檔案管理服務水平有所提高

一年來，我們認真按照總行《檔案管理辦法》的要求，在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力，主抓了業務基礎建設。一是通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到了豐富和充實。地分行檔案室在完善達標后，對歷年的收、發文件進行了全面的清理清查，對每個部門或個人保存的文件全部進行了清理收回，使室藏案卷卷數達到1583卷、2649件，使檔案室的門類、結構及信息內容初具規模，為更好地服務全行的改革與經營創造了條件。三是積極提供服務，使檔案利用的效果及價值有了顯著提高。據不完全統計，年全行檔案利用共190多人次，僅地分行機關檔案查閱就達40多人次，使檔案的自身價值得到了充分發揮。

第7篇：綜合檔案室管理制度范文

現對照(本鎮的)縣檔案局下發的“山東省檔案管理考核書”，結合本真的實際情況，我們進行了一次自我檢查，現將檢查情況匯報如下：

一、體制人員方面

為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組

長的檔案工作領導小組，統籌我鎮的檔案管理工作。配備了業務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴

密的檔案管理網絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業務工

作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規范化管理奠定了良好的基礎。

二、制度設施方面

檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮立足本鎮實際

，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝

具規范、標準、數量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。

三、管理利用方面

為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮2009年檔案資料的整

理歸檔工作從今年4月份開始，根據整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬

修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備

、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索

引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經營管理、資產保全等方面發揮了重要作用。

四、監督指導方面

根據省縣有關規定，結合實際，制定了*鎮檔案工作辦法，對全鎮各部門單位村的檔案管理進行了統一指導，組織各部門單位村的兼職檔案人員進行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業務培訓，

進行統一學習，及時更新知識，提高技能。

第8篇：綜合檔案室管理制度范文

一、有利于對檔案工作的組織領導

檔案工作是各單位的一項基礎工作，基層單位領導應將檔案工作列入議事日程，經常督促、檢查，解決工作中存在的實際問題，而建立綜合檔案室是各單位做好檔案工作的前提。建立綜合檔案室，檔案實行集中統一管理，能夠幫助單位領導準確地掌握和處理單位的檔案信息，有利于對全局工作的控制和協調，便于領導及時決策和綜合治理。有利于對單位檔案工作實行統一指揮和管理決策；有利于及時貫徹黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策，強化對檔案工作的領導。

二、有利于檔案的收集、整理和安全保管

在一些檔案沒有實行集中統一管理的基層單位，由于沒有綜合檔案室和專職檔案人員，各部門形成的檔案由若干個兼職的檔案人員分頭管理，檔案的收集、整理和保管沒有保障。責任心強的部門收集齊全些，否則差些。有的個別單位文件資料散失嚴重，形成的材料不少，保存下來的卻是寥寥無幾。基層單位建立綜合檔案室，配備專職檔案員，實行定崗定責，檔案人員認真履行職責，經常對檔案工作的各環節進行督促、指導，可以改變過去那種似乎有人管，實際又無人管的局面，保證單位形成的檔案及時收集、歸檔。可以集中財力、物力解決檔案室的設備、有利于對檔案的保護、延長檔案壽命。

三、有利于檔案管理的規范化和標準化

在一些基層單位檔案分散管理，由于沒有一個統一的組織機構，沒有制定相應的管理制度，使檔案工作無章可循。有的單位即使制定了制度，也是紙上談兵，不能認真監督執行。事業單位檔案實行集中統一管理后，建立了綜合檔案室，從組織機構上有了保證。檔案人員可以專心研究開展檔案工作的計劃措施，制定檔案的收集、整理、借閱等各項制度、標準。檔案工作實行制度化、規范化、標準化，充分發揮檔案部門的職能作用，按照統一的規章制度和管理辦法，對各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進行科學管理和系統分類整理，確保歸檔案卷質量，使檔案工作有條不紊地進行。

四、有利于檔案人員的穩定與業務素質的提高

檔案工作是一項專門業務，也是一門技術工作，檔案人員不是一朝一夕輕而易舉就能掌握和勝任的。檔案人員要有較高的技術水平和業務素質，才能不斷提高整個單位檔案工作水平。在分散管理的形式下，檔案數量少、工作量小。檔案人員多而兼職造成了精力分散，經常是兼而不管，而且不穩定，檔案管理工作難有建樹。實行集中統一管理，建立綜合檔案室，檔案數量和工作量逐步增加，設立專職檔案人員已成必然。這樣，就改變了檔案人員兼職過多，無時間顧及檔案工作的被動局面。檔案人員可以有充分的時間進行檔案整理和管理工作，有精力鉆研檔案業務，不斷提高業務水平，逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化。也便于落實專業人員的崗位責任制，易于保持人員相對穩定，實現檔案工作人員專業化。

五、有利于檔案信息的開發利用

第9篇：綜合檔案室管理制度范文

（一）明確歸檔制度。學院的檔案屬于學院所有，每個教職員工都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。相關人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。（二）用標準化強化企業質量檔案動態管理。標準化是實現規范化、制度化和信息化的基礎和前提。堅持基礎工作標準化，就是要以標準化的要求來強化企業質量檔案的動態管理工作。經過多年的努力，各地的企業質量檔案基本已建立，目前主要是加強企業質量檔案的動態管理。要注意通過進一步統一登記軟件來統一數據標準，提高數據質量，提供高質量的統計分析；統一檔案管理標準，確保登記檔案完整、規范。要繼續通過自查和交叉檢查的方法，補充、完善解決歷史遺留問題，逐步實現企業質量檔案計算機管理；準確劃分企業類型，推行經營范圍用語標準化。

二、完善健全的規章制度是檔案規范化的源泉

（一）建立健全檔案管理制度。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。在工作中堅持照章辦事，才能確保檔案的質量。要根據擋案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。并在實踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。（二）要規范檔案管理操作流程。嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以。同時，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。

三、創新檔案規范化管理方式