供應商檔案管理制度精選(九篇)
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第1篇：供應商檔案管理制度范文
關鍵詞：“互聯網+”；檔案信息化；安全防護
在互聯網時代，網絡環境更顯開放性與共享性，給網絡背景下的檔案管理帶來諸多安全風險，因此，要重視檔案信息安全建設，制定全方位的應對策略，推動檔案信息化建設的良性發展。
一、“互聯網+”的內涵
“互聯網+”是科學技術發展的產物，其內涵不受“互聯網+傳統行業”的限制，而是在各領域都有體現?；ヂ摼W的創新性、包容性和適應性都非常強，商業模式豐富，“互聯網+”的發展是聯合各種信息技術的發展模式，在經濟機構發展轉型中占據著重要地位，是目前經濟發展的新方向Ⅲ?！盎ヂ摼W+”的主要特征就是運用互聯網進行信息提取，在工業、商業等不同行業中融合發展。
二、安全建設是推動檔案信息化的必然要求
（一）安全建設是“互聯網+”時代檔案信息化發展的根本。對于檔案事業的發展，信息化技術的引用以及“互聯網+”理念的提出，促使檔案事業具備了全新的時代活力，檔案工作的價值是為社會各個機構和部門提供信息支持和基礎，在整個國家發展規劃中意義巨大。立足“互聯網+”環境，各個行業和領域對檔案資源的要求不斷提升，尤其是查詢以及借閱方面的需要不斷擴大，因此，檔案信息化建設成為影響檔案事業持續發展的重要指標。
（二）安全建設是社會各個領域檔案信息化的基礎。對于檔案信息化建設而言，其周期性較長，涉及諸多方面信息，如資金、技術等，安全性要求較高。一旦缺乏安全保障措施，導致檔案信息的傳播彰顯隨意性，在根本上阻礙檔案信息化建設的順利發展。檔案安全保障工作，要從檔案實體和信息安全兩個角度出發，對檔案安全的基礎建設進行加強，構建完善的檔案安全防范機制，切實提升檔案安全建設的高效化。
三、“互聯網+”背景下檔案信息化安全建設的措施
3.1規范現有的工作體系
高校檔案信息化的管理工作要根據相關的法律標準來進行，但是目前我國在檔案信息化管理方面的法律法規還存在一定的不足。因此，想要實現檔案信息化安全建設，從國家角度來講，要解決現有的相關法律法規中存在的問題，尤其是要規范檔案信息化管理，確定相應的檔案信息技術標準，并不斷指導地方實踐工作。對于高校以及檔案管理部門來說，雖然無法對法律法規體系的建設與完善起到一定的作用，但是在相關法律法規完善之前，高校以及檔案管理部門要以自身實際情況為基礎，建立檔案信息化工作細則，從而完成標準化改革。具體包括以下幾方面。首先不斷規范信息化的標準。以信息工程、相關檔案信息數據標準以及情報學領域標準為依據，對現有檔案數據進行標準化以及信息化處理，做好電子檔案的存檔以及紙質檔案備份。這樣即使后續電子檔案出現數據錯誤或者外界因素導致電子檔案出現問題，還可以將原始的紙質文件整理出來與電子檔案進行對照，進行再次掃描與保存，從而為后續的檔案查閱工作帶來更多的便利。其次，規范檔案信息管理工作以及檔案管理系統平臺購置標準，在有資質的供應商之間進行仔細挑選并對其進行嚴格約束，保證供應商提供的硬軟件服務能夠滿足自身應用需求，同時，還要確保使用過程中檔案信息化的安全條件。最后，要規范檔案信息安全的管理標準，在檔案管理部門內部制定完善且統一的標準，從而保證檔案信息化管理以及服務工作“有法可依”，一旦出現檔案安全問題，可以以此為依據來追溯問題的根源所在，并制定相應的問題處理方式。
3.2建立完善的檔案信息管理制度
想要保證高校檔案信息化安全建設能夠順利進行，那么就要建立內部的安全信息管理制度，并及時將信息制度落實在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設中的制度隱患主要體現在以下幾個方面：檔案管理權限不夠規范、檔案網絡具有開放性、對移動存儲設備等管理不夠嚴格。針對以上三個方面可以制定相應的管理制度，例如，針對檔案權限管理問題，就要以軟件層面為入手點來解決，第一要保證檔案信息終端網絡平臺能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用；第二，要確保檔案信息化的相關軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應的管理系統，避免其他沒有訪問權限的用戶訪問檔案信息。而對于檔案網絡開放性的問題，相關人員要確保電子檔案平臺以及管理內部信息在與互聯網連接時，必須經過相應的防火墻才能聯入，并且內部信息終端在連接網絡時要謹慎選擇，防止隨意連接外部網絡而為檔案數據帶來一定安全隱患的情況發生，并嚴格禁止檔案管理內部人員在工作的過程中按自己主觀意識任意連接網絡，從而有效避免在沒有任何安全措施的情況下檔案內部信息被隨意竊取。同時，針對移動設備管理不夠嚴格的問題，要及時建立相應的移動設備管理制度，避免員工將個人的存儲設備連接檔案管理終端，引發網絡木馬病毒入侵的情況，從而有效保護了校園電子檔案的安全。
3.3加強對工作人員的安全意識與能力教育
加強對員工檔案安全意識以及工作能力方面的教育，從而實現對檔案信息化內部人員的約束。對于信息化技術人員來講，需要及時轉變自身觀念，要有居安思危的意識，不斷提高自己在信息安全方面的技術，保證在相關檔案管理軟件出現問題而其供應商又無法及時趕到的情況下，能夠利用自身的技術，有效控制并解決出現的安全問題以及安全隱患，避免事態朝著嚴重化的方向發展，保證高校檔案信息的安全，為高校將損失降到最小。對于檔案管理工作人員來講，需要加強對員工檔案信息化安全方面的教育，例如，可以針對頻發的安全問題、信息化安全易出現的幾種風險、錯誤的檔案系統使用方法以及信息化安全建設不到位產生的危害等方面對員工進行綜合性的教育，從而增強檔案管理人員的檔案信息化安全意識，并不斷規范自身行為，養成良好的檔案信息系統使用習慣。
3.4加強對檔案信息化相關硬件與軟件的建設
雖然一般檔案信息化系統所使用的硬件與軟件由系統供應商提供與設計，并且在日常檔案管理工作中并不會對其進行頻繁的管理，但是仍需要在供應商提供檔案信息化系統前向其描述使用需求。一般來講，軟件的安全需求一般包含對檔案數據服務器的防護、軟件功能權限的分類、用戶權限的劃分、信息資源使用權限的劃分、軟件誤操作的保護以及相關網絡防火墻等；而硬件的安全需求主要包含用于保護檔案信息化系統正常運行的設備、硬件防火墻、較為正規的路由器以及對連接內部網絡的接入限制等。
結語
在“互聯網+”環境下，很多信息安全都受到了威脅，在技術、管理、法律等不同層面都需要進行監管，必須要加強安全管理意識。在檔案信息化的安全建設中，互聯網技術得到了越來越廣泛的應用，提高了檔案管理的工作效率，信息檢索速度更快，精確度更高，推動了檔案管理的現代化發展。但與此同時，互聯網技術的發展也帶來了一些挑戰，在進行檔案信息化安全建設時，要采取有效對策提高安全性和保密性，確?！盎ヂ摼W+”環境下檔案信息化的安全發展。
參考文獻
第2篇：供應商檔案管理制度范文
【關鍵詞】采購，精益化，管理
一、企業采購工作存在的問題分析
企業由于長期以來形成舊采購模式突然被刷新，在采購工作管理中，存在問題有：1.采購管理制度不具體，缺乏各種采購方式實施細則;2.采購過程管理不夠強，采購過程離規范化、標準化有一定差距;3.各專業采購職責分配不一致，使專業間采購水平參差不齊;4.采購管理缺乏持續改進的常態機制。以上不利因素影響了采購工作質量和效益，使企業采購節資率較低。如何盡快提高采購工作質量和效益，把國家有限資金用得盡善盡美，與精益化管理思想理念不謀而合。
二、實施采購精益化管理的內涵和做法
精益化管理是使用于現代企業的組織管理方式，“精益”就是要以最小的投入，取得最大的產出，以最低的成本、獲得最滿意的效果。這種方式是以整體優化方式，科學、合理地組織過程管理中各要素，消除無效勞動，以人為中心，以簡化為手段，以盡善盡美為最終目標。因此在采購創新管理中推行精益化管理具有很強的現實意義。具體做法如下：
（一）建立一整套嚴密的切實可行的規章制度是實施采購精益化管理的重要依據。
實施任何一種管理模式，沒有一整套嚴密的規章制度是不可設想的，任何一個程序沒有嚴格按規定去做，都不可能達到最終的目的。因此，企業采購管理部門要依據上級招標采購文件精神，結合實際，制訂企業《采購管理辦法》、《競爭性談判實施細則》、《詢價采購實施細則》等采購管理制度，使所有采購方式都有制度可依，且在制度上形成閉環管理。
（二）加強過程管理，建立一套模版化的采購程序是實施采購精益化管理的關鍵。根據招標采購法律法規，一套合法高質量的采購程序首先要制訂科學、合理的采購方案;然后要編制嚴密的技術規范書和商務文件;在對供應商進行嚴格的資格審查后，召開采購會議;在提供符合要求的采購評審報告后，領導小組再召開確定供應商會議，最終依據中標原則確定中標供應商;在規定時間內與供應商完成合同簽訂，將整個采購過程記錄整理歸檔后整個采購過程才算結束。而這整個過程的每一步又有很具體的要求。因此要真正達到廉潔高效的采購目的，采購過程的每一道程序都非常重要。為了達到精益化管理，企業采購管理部門組織相關部門，科學、合理地規劃采購過程，對每道程序制訂模版式的要求和記錄，對采購會議要制訂會議議程;對采購歸檔資料的封面和目錄要統一模版。企業的采購程序標準化要達到任何人按照采購模版，都可以實施一次合法高效的采購的程度。
（三）統一分配職責，明確分工，使采購資源最優化，為采購精益化管理提供保障機制。由于受長期固有采購模式影響，企業各專業采購水平參差不齊，給采購管理帶來很大難度。要打破長期以來形成的各專業各自為政的固有采購模式，重新分配職責，充分利用各項目單位技術優勢、物資企業采購人力和場地資源優勢，形成各項目單位負責、物資企業組織的統一采購模式，實現采購工作標準化、規范化，簡化管理，消除無效勞動，提高采購質量和效率。
（四）把PDCA循環改進的ISO9000質量管理理念融入到精益化管理中是采購精益化管理高效運轉的催化劑。在企業采購精益化管理中，要認真融入PDCA循環改進方法，首先以強化采購計劃管理為切入點，每月及早了解采購需求，按時編制采購計劃，統籌安排采購，抓好采購計劃落實。在采購計劃的執行過程中注重過程管理，建立一套法制化、程序化、標準化的采購模板。為檢驗采購工作的開展情況，將“加強采購管理”納入企業績效考核關鍵指標，每季度接受企業績效考核。實施每月采購例會制度，對當月采購工作總結，找出問題，制訂改進措施，使企業采購管理水平在循環改進中不斷邁向新臺階。
（五）做好采購配套管理，為采購精益化管理夯實基礎
1.建立完善的供應商評價機制，開展供應商評價活動。切實做好供應商資質業績的審核和評估，有針對性地供應商進行考察，建立企業供應商庫。分產品、分類別開展供應商評價活動，將企業信譽好、履約好、產品質量好、售后服務好、運行成本低的優秀供應商評選出來，為企業采購工作打下堅實基礎。
2.優化評標專家庫，加強評標專家管理。評標（評審）質量的高低，直接關系到采購質量和效果。企業在評標專家管理方面：一要注重提高評標專家業務水平，分批組織評標專家按時參加培訓;二要加強評標專家管理，每次評標結束，由監督組對評標專家的表現進行評價，年終進行考核。
3. 加強采購檔案管理。采購檔案管理是采購工作是否合法開展的直接證據，是采購管理成果的重要載體，采購檔案管理必須經得起上級及各檢察機關的檢查，要充分發揮采購歸檔文件在生產經營等活動中的作用，企業要對采購文件的歸檔要制訂具體的管理規定，每批次采購結束后，采購歸檔資料都須經過嚴格檢查后，才能歸檔。
第3篇：供應商檔案管理制度范文
1.建立全員參與制度
首先，建立全員參與制度是預算管理機制有效運行的前提。要實施預算管理，工業企業高層管理者要對預算管理有較深刻的認識，這是預算管理機制有效運行的重要前提，因為預算管理機制的運行必須要有企業高層管理者來具體組織和推動，預算總目標的決策權也屬于高層管理者。工業企業的全面預算管理體系首先也是由高層管理者提出的，工業企業應建設一個由高層管理者組成的預算管理委員會，同時明確預算管理委員會中各個人的責、權、利。
其次，預算管理機制是良好運行的重要條件。我們在實施全面預算管理體系的時候，首先強調的就是建立全員參與制度。因為全面預算管理體系并不是說只要有了高層管理者的組織和推動，編制好預算，預算管理就卓見成效，預算只不過是一個管理的載體，預算機制的良好運行需要工業企業全員參與和支持，特別是中層管理者對預算的參與、支持尤為重要。這就要求工業企業管理者在實施預算管理之前首先要進行預算教育，使企業自上而下都了解預算管理，認識到實施預算管理的重要性，主動地參與、支持預算機制的運行，并接受預算機制的限制和約束，為預算機制創造了一個良好的運行環境，否則，預算管理就不能良好運行。
2.完善供應商管理制度
對于工業企業來說，不可避免的會涉及到供應商管理的內容，對于一些中間產品企業會給供應商一個生產標準，供應商根據工業企業的生產標準生產，同時工業企業也根據相應的標準進行驗收。所以，搞好供應商管理，對于生產管理具有重要的意義。因此工業企業應制定一套完整的供應商管理制度，以保證外購產品的質量及成本的控制。
3.建立質量管理制度
質量管理制度是在實施全面預算管理制度時我們需要強調的地方之一。預算管理是一種全面管理，而不局限于財務管理方面，如果為了降低產品成本或者一些人為因素而導致質量下降，就會給工業企業帶來負面影響。只有在嚴格的質量標準控制下，才能進行正常的預算管理。
工業企業可以制定質量問題處理機制，主要是為解決業務人員提供的客戶需求不明確及在客戶需求明確的情況下由于技術人員的操作或者責任心問題造成的質量問題，同時對于一些由于技術難關造成的質量問題也要求技術有關部門在一定時間內處理完畢。為了解決業務人員提供的客戶信息不明確的問題，工業企業要采用優化流程的方式來處理的，通過流程的介定，明確相關責任及相關需求，避免發生類似問題。
4.優化工業企業激勵制度
制訂激勵制度是確保預算系統長期有效運行的一個重要因素，因為人的工作努力程度往往受到業績評價和獎勵辦法的影響，預算的考評應遵循激勵的原則。制訂明確的激勵機制，讓預算執行者在預算執行前就明確業績與獎勵之間的關系，知道什么樣的業績將會得到什么樣的獎勵，使個人目標與工業企業的總目標和經營成果緊密地連接在一起，以此引導員工自覺約束自己的行為，激勵他們努力工作，增強組織歸屬感，完成或超額完成預算目標。
“如果將預算的執行和對績效的考核與一定的激勵制度結合起來，這種激勵作用就會更大”。因此，優化激勵制度也是實現工業企業預算總目標的一種有力手段。
5.健全會計財務制度
預算管理機制的運行，需要工業企業具有良好的會計基礎與健全的會計、財務制度，特別是高層管理者必須精通公司財務管理和會計知識。這是預算管理機制良好運行的基礎。這是因為，預算管理的首要環節是預測，通過預測來確定企業的目標利潤，而這種預測要以大量的準確信息為依據，這些信息主要包括工業企業內部信息和外部信息，其中很多信息屬于管理會計范疇或與管理會計有聯系，管理會計為企業管理者的預測提供了大量的信息支持，使管理者通過預測所確定的預算目標更為合理；在預算執行控制過程中，管理會計對預算執行信息的分析和解釋以及所提供的解決問題的建議，又大大提高了預算機制的運行效率。所以，預算管理“與管理會計始終左右相伴，管理會計信息在預算管理中起著不可替代的作用”。
第4篇：供應商檔案管理制度范文
【關鍵詞】電子信息檔案；風險控制；方法
目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業在運用此技術時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低?；诖耍疚闹饕獙﹄娮有畔n案管理的風險控制方法進行了探討。
企業在日常生產經營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業管理帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優點，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）
第5篇：供應商檔案管理制度范文
關鍵詞：戰略采購；成本控制；利潤
1 采購成本對企業利潤的影響
企業經營主要目標是實現利潤增長，而要獲得利潤首先要付出一定的經營成本。工業生產型的企業生產成本中，占比最大的是材料費用。為了更清晰的表述，這里舉例說明：某企業用其經營總收益的50%來采購原材料，其稅前純收益率為10%，也就是每銷售10萬元產品，其獲得1萬元的利潤，但是原材料成本為50萬元，其他開銷為40萬元。如果成本會隨著銷量的變化而變化，那么這家企業要想多賺10元錢，就要實現利潤率增長10%，而企業的銷售量和原材料成本又要怎樣變化呢？從下面表1數據對比分析可以發現其中的變化規律。
從上表中可以發現：企業要實現利潤收入增加10元，就業增加10%的銷量，也就是要將銷售收入增加到1100元，而相應的其采購成本和其他費用也要增加到550元和440元；如果采購成本縮減2%，就可以將成本降低到490元，而這樣也可以實現利潤增長10%，同樣可以增加相同數量的企業的稅前收益。但是，同降低采購成本相比，增加銷售額的付出五倍的努力，采購成本占比越大，二者之間的差異也會越大。因此，企業要向增加利潤收入，可以優先考慮采用降低采購成本的做法，因為其比提高銷售額見效更快。換言之，企業要將提升經營效益的重點放在控制采購成本上面。
2 企業采購現狀及分析
隨著世界經濟一體化進程的不斷加劇，現代企業面臨著更加激烈的市場競爭，市場需求和競爭正朝著多樣化和個性化的方向發展。采購作為企業重要的經營活動之一，其地位和作用日益重要起來。許多企業的采購成本是其進行成本的70%以上，因此存在巨大的改進空間。
2.1 企業在采購物流中存在的問題
經本文調研發現，企業在采購物流方面主要存在以下三個方面的問題：
2.1.1 采購人員的綜合素質低
在傳統企業管理觀念中，采購工作是沒有任何技術含量的崗位，這是過去我國長期存在的買方市場所形成的認識。隨著市場體制的不斷完善，影響市場價格的變化因素不斷增多， 采購人員必須要綜合分析市場各因素的變化才能夠制定最佳采購方案。而這其中就需要運用到各種分析方法和知識技能，對采購人員提出了更高的素質要求。
2.1.2 采購績效評估制度不健全
這是企業內部管理體制建設方面的工作，采購人員在結束一個采購項目之后，要及時開展項目完成情況總結工作，分析不足與缺陷，制定相應的改進方案和措施，并形成工作經驗推廣，只有這樣才能夠不斷提高總體采購工作效率。
2.1.3 供應商不穩定
企業應對物資供應意外情況的能力不足，沒有制定完善的應急方案和制度。當原材料供應緊張時，市場價格會上漲，會直接增加企業的采購成本，降低企業的綜合經營效益。因此，企業采購部門要制定穩定的物資供給保障機制，發展長期固定的物資供應商，以有效應對原材料市場價格的波動。
2.2 企業在采購成本中存在的問題
在企業采購活動中，主要涉及到價格、質量、批量問題。本文接下來重點分析這幾方面存在的主要問題：
2.2.1 采購成本中存在的價格問題
（1）企業采購過于偏重價格談判
傳統的采購模式下，采購人員將大部分精力放在與原材料供應企業的價格談判工作上，力求更低的采購價格來控制采購成本。但是在爭取價格折扣的時候，卻又忽視了對產品質量、交貨期限等方面的管理和要求， 這種將價格談判與材料品質、交貨期限想脫離的采購模式，大大影響了后期采購的管理效率，降低了采購產品的供給質量。這種采購方法顯然難以為企業真正降低采購成本，是一種低效的工作方法。
（2）價格信息獲取渠道單一，反饋不及時
許多企業采購人員主要依賴網絡、報刊以及調研報告等渠道來獲取采購價格信息，而這種渠道信息往往都具有一定的滯后性，降低了采購決策的正確性。從某種程度上來看，會大大影響企業的發展戰略的實施，尤其是在準備推出新產品、開辟新市場時，信息的滯后性會降低企業應對新形勢變化的能力，失去更多的市場與客戶。因此，企業要努力拓展價格信息來源渠道，不斷提高一手信息的質量，為企業開展決策提供全面、及時和客觀的信息依據。
2.2.2 采購質量問題
采購方與供應方沒有建立有效的合作溝通機制，企業采購部門很少有機會直接參與供應方的生產質量管理活動，而是借助后期質量檢測標準來控制采購產品質量。而供應商為了贏得訂單，會在采購招標會上盡可能的壓低產品價格，以低價策略來提升競爭力，這種結果往往就是導致企業產品品質不斷下降，因為供應商為了保證在低價水平上盈利，只能采取削減原材料投入的方法來實現，而這必然會降低產品質量水平。因此，采購方與供應方要建立長期合作機制，以防止上述情況的發生。
3 降低企業成本的戰略采購策略
根據上述分析，針對企業采購物流及成本存在的問題，可以采取以下對策：
3.1 建立健全采購過程中的各項制度
3.1.1 建立嚴格的采購制度
建立一套科學、嚴密的采購管理制度，不僅可以規范企業采購人員的行為，提高工作效率，還能夠杜絕弄虛作假危害企業利益的風險發生。采購管理制度要從操作細則著手，對實際工作流程進行明確規定，為開展各項采購工作提供有效的指導意見。
3.1.2 建立供應商檔案和準入制度
企業要建立完善的供應商檔案管理制度，將所有供應商資料信息納入到檔案資料當中，要將供應商產地、信譽、結算方式、產品品質、生產資質等信息記錄到檔案當中，并制定專人管理，并保持定期更新信息內容。企業的采購招標對象必須從檔案庫中挑選，以保證供應商資質符合企業采購要求。同時要建立供應商供應審查機制，要聯合工商、質檢等部門的業務工作來提高供應商的資質評審水平，確保審查工作的科學合理性。
3.1.3 建立價格檔案和價格評價體系
企業采購部門要針對全部采購材料品種建立價格檔案庫，在制定采購方案之前，要與價格檔案資料進行對比分析，確定一個科學合理的采購實施價格。在不出現意外情況下，采購實施價格必須要不高于價格檔案中的水平，否則要給出詳細的解釋原因。對于采購數量較多的材料品種，要建立完善的價格評價體系，有公司各部門負責人組成評估小組，要定期更新原材料市場價格信息，并調整相關價格分析策略和采購價格決策。這種調整工作可以每月或者每季度開展。
3.2 降低采購成的途徑和方法
3.2.1 把握價格變動的時機
市場經濟環境下，產品價格是不斷波動變化的，因此，企業采購部門要時刻關注市場供求變化，制定合理的采購方案，把握好最佳采購時機。實踐證明，這種做法能夠為企業創造巨大的經濟效益。
3.2.2 以競爭招標的方式來牽制供應商
要提高大宗材料采購工作效率，最可行的辦法就是通過招投標，通過對比不同供應商的價格，挑選最合適的供應貨源。此外，對同種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。
3.2.3 不斷開發供貨商，營造競爭局面
供貨商要及時更新供應商名冊，要將具有競爭力的供應商納入到合作范圍內。要不斷提高供應商之間的競爭水平，以為企業采購創造更好的機遇?？梢灾贫ㄒ惶淄晟频墓淘u價系統，將技術、規模、創新、信譽等指標納入到評估體系當中，綜合評估供應商的合作潛力，將低于平均得分的供應商剔除合作范圍。在每次的招標中都要有新的供貨商出現。企業主要原輔材料的供貨商應有3家以上，而且每年應根據企業經營實際狀況至少再發展一家。
3.2.4 加強采購人員的管理，提高采購人員的素質
優秀的采購人員要具備多種素質，擁有豐富的工作經驗，高度的責任感，具有敏感的市場信息嗅覺，能夠勝任多種采購工作任務。為了避免采購人員作出損公肥私行為，企業要制定完善的工作紀律制度，并加強監督，不斷提高采購人員違紀成本。同時，要充分調動采購人員自主學習積極性，不斷提高采購隊伍總體工作素質水平。
4 結語
采購是企業經營活動的重要環節，是企業進行降本增效的重要途徑，尤其在市場經濟高速發展的今天，企業要想實現利益最大化，不用置疑，一定要重視采購，只有在企業成本逐漸降低，同時采購來的材料合格的前提下，企業的生產經營活動才能展開，企業才能得到發展壯大才有希望。
參考文獻
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第6篇：供應商檔案管理制度范文
【關鍵詞】設備管理;生命周期;檔案管理
【中圖分類號】R82【文獻標志碼】A 文章編號:1674－1242(2016)01－0015－04
引言
醫用設備檔案化管理是醫院管理評估標準的重要指標之一，體現了現代化系統化的醫院管理水平。不僅包含簡單的文書檔案保存，更是一個全新的動態管理理念，以達到發揮檔案管理作用、提升設備管理水平、優化設備管理制度的效果。本文的設備檔案化管理通過分析醫院原有的設備管理缺陷，結合2015年度上海市綜合醫院管理評估標準和國際認證聯合委員會(JCI)制定的相關醫院管理制度［1］要求，采用生命周期理念將設備管理形成一個完整的生命周期，是生命線的動態管理過程，從而使設備使用、醫療質量、服務能力得到加強，產生更佳的社會效益和經濟效益，增強醫院的整體服務質量。
1設備生命周期理念
在醫用設備管理中，引入生命周期的管理理念，將人力資源周期管理模式運用至每一臺醫用設備，從申請、論證、采購、驗收、使用、維修、強檢至報損構成一條完整的生命線［2］，通過電子卡片檔案［3］跟蹤式管理，為每一臺設備建立檔案，并將每一次活動和事件詳情記錄下來導出臺帳，以此優化設備管理科室內部工作流程，使之符合于醫院整體的工作流程，符合現代化數字化醫院的工作模式，為臨床科室與醫院領導提供完整的設備數據信息。
2采購前期階段
醫用設備采購前期分為申請、論證、立項，由各申請科室提出采購申請，通過院內各相關管理部門論證即完成“儀器設備購置申請論證表”，正式對該采購項目立項。該階段應做好“儀器設備購置申請論證表”、“院內請示稿”以及其他申請相關資料的收集、存檔工作，作為設備生命周期的開始標志，從而進入采購階段。
2．1申請
申購科室必須統一填寫下年度“儀器設備購置申請論證表”，說明欲采購設備的各類詳細情況，作為申請依據，供各論證部門參考及院領導決策。年度購置計劃以外醫療儀器設備的申購必須有充分的理由，在經費允許的情況下依據流程操辦。所需填寫的內容包括:(1)設備名稱、數量、品牌、型號、附加裝置及配件、消耗性材料、性能、價格、請購原因、資金來源、預算金額等各項設備基礎信息。(2)多家生產銷售廠商同類產品在性能、價格、可靠性及先進性等因素的比較，作為以后的采購依據，從而擇優選購。(3)申購部門原有醫用設備情況，并根據同類設備的型號、規格、使用情況，提供該設備的使用效率、經濟效益預測、相關收費方式、標準等。(4)凡對環境有特殊要求的設備，需提供具體環境要求，如承重、溫度、濕度、水、電、氣等，并詳細說明安裝位置、場地大小、環境及配套設施要求［4］。
2．2論證
各相關部門依據“儀器設備購置申請論證表”中所提供的各項數據，核實申購科室對于該設備的需求度、有無明確資金來源、統一收費標準等情況進行評估，申購部門必須具備安裝和使用條件，對尚未具備條件的，應在申報同時提出請示，交與有關部門(基建、保衛、醫務處、護理部、財務處等部門)和分管院長商討解決方案。符合各項評估標準經醫院醫務處、醫保辦、財務處、設備處、院辦及其他相關管理部門申購論證通過后方可正式立項采購，進入采購階段。年度購置計劃以外的醫療儀器設備在通過以上各部門論證后，統一生成《院內請示稿》，依據請示稿的批示內容確立該采購項目，進入正式采購階段。
3正式采購階段
對于正式立項的采購項目，設備科設專人負責采購。采購員按照上級審批核準后的“儀器設備購置申請論證表”或者“院內請示稿”中具體采購要求依照采購流程進行操作。采購的設備功能、型號、制造廠、數量等必須與審批后的“儀器設備購置申請論證表”內容相符。如需改變，必須征得分管科長和使用部門同意。3．3．1技術資料比較收集該采購項目的相關設備資料(彩頁，技術參數資料)，通過產品介紹，了解欲采購設備性能、具體參數、技術特色、產品質量、價格、售后服務、消耗材料來源等各項因素。同時對廠商的資質、產品的合法性和相關證書(廠商必須備有醫療器械經營許可證或生產許可證、企業法人營業執照、醫療器械注冊證及注冊登記表、銷售員的法人委托書、該銷售員的身份證復印件和銷售公司的授權書及其他特殊證明要求)進行核查。經綜合分析、比較和確認后，由使用部門確認方可進入招標。3．3．2招標及合同管理按照財政局的相關規定，價值20萬以上的采購項目需交由招標公司進行公開招標，進口大型設備必須通過國際招標采購，要求至少有三個及以上的公司投標方可開標，依據高性價比的要求產生評標結果。20萬以下的采購采購項目可有醫院內部通過商務競爭性談判決定。通過技術資料比較，滿足采購需求的供應商提交項目概況、競爭性談判單位資質要求、獲取談判文件和報價文件等資料進入商務競爭性談判，院方將遵循“公開、公平、公正”的原則，在保證產品質量的前提下發揮院內采購的優勢，講究實用、低成本、高性價比，對采購物資的全過程進行有效控制。此期間需成立談判小組負責采購領導、監督、技術談判、商務談判等，并如實記錄談判過程中的各項審查結果［5］，包括招標文件、“競爭性談判審批表”、“技術談判記錄”、“商務談判記錄”、“競爭性談判評審記錄”、“競爭性談判中選通知書”、“競爭性談判結果通知書”、“技術協議”、“評標委員會成員名單表”、“評標委員會評標意見”等資料，統一編號歸入該項目相關的設備檔案庫。同時將采購結果上報上海市政府采購中心備案。開標確定采購意向后，院方與供應商簽訂“買賣合同”，供應商需提供該設備的具體信息如報價單、配置單、產品及供應商三證，授權書、投標書、合同、海關報關單(進口設備)、設備運輸簽收單、進出口貨物免稅證明、商檢部門檢測文件等，所有檔案齊全后方可正式入庫進入設備安裝試用階段。
4驗收階段
驗收由使用科室、設備部門、供貨商一同參與，分兩階段，包括開箱安裝驗收和產品使用驗收，所有新入院的醫療儀器設備都必須具備在將驗收階段資料歸檔后方可正式入庫成為在用設備。
4．1開箱安裝驗收
儀器設備到貨后，由設備科及供貨單位共同參加開箱簽收。簽收內容以廠方提供的開箱簽收單內容或招標文件中應提供的所有內容為準，檢查裝箱有無損壞，對規定的儀器數量、序列號、型號等一一核對。并將產品合格證、裝箱單、提貨單、安裝說明、使用指南、服務手冊、光盤、軟盤等妥善存檔。安裝完成后保證設備的正常運行。如屬于大型設備或專業設備，廠方需組織操作培訓，保證設備的正常使用，如在此過程中發現問題，應及時與運輸單位、發貨廠商等有關單位、部門取得聯系，妥善解決后將事件記錄在案［6］。
4．2產品使用驗收
價值在5萬以下的儀器設備安裝完成試用一個月后，供應商領取填寫“設備驗收單”，由使用科室自行確認驗收，提交“設備驗收單”，設備科相關人員確認驗收結果存入檔案，若不合格者則視具體情況延后驗收日期，與有關科室取得聯系，協商解決。價值在5萬以上的儀器設備安裝完成試用一個月后，供貨商向設備科申請驗收，供貨方、使用科室、設備科三方到場，由銷售方填寫該設備“設備驗收單”相關信息，使用科室負責人填寫設備使用情況包括儀器正常運作情況、配件更換記錄等并簽字確認，再由設備科的相關人員確認驗收是否合格，若不合格者則視具體情況延后驗收日期，并與有關科室取得聯系，協商解決。大型、專一或特殊醫療儀器設備的驗收在安裝完一個月后，需由第三方人員組成驗收專家組、銷售商、使用科室、設備科一同到場視試用期設備使用狀況進行驗收確定。設備經開箱簽收、產品驗收合格后正式啟用，開始計算保修期，正式給予該設備儀器編號并編入在用設備，將“開箱簽收”、“安裝調試單”、“設備驗收單”、“大型設備驗收單”、“專家組組成及意見”、售后保修合同及發票等相關內容導入醫院設備管理檔案。在采購或簽定訂貨合同以前申購部門欲撤消申購者應及時向分管院長和設備科提出書面報告，不得延誤。在采購或簽定合同以后，欲撤消申購，申購部門負責人必須對行為后果負全部責任，并按賠償制度規定對合同方給予處罰。
5使用階段
5．1日常使用
所有設備建立電子卡片式檔案管理，采用條形碼技術定期對設備進行盤點，保存盤點臺帳，如有設備轉移需依據轉移流程將設備轉移申請表、設備轉移記錄臺帳記錄備案，從而了解設備的分配情況及實際擁有狀況。再通過HIS\RIS\LIST\PACS等系統導入設備日常使用信息(如使用頻率，工作狀態及相關配件情況、耗材消耗等相關數據)作為設備使用管理的基本參數，為效率分析、成本分析、效益分析的依據，提高信息的準確性可體現醫院的數字化現代化進度，提高對各類設備的了解程度。
5．2保養與維修
依照保養深度建立規范的設備設施保養體系，將分為三級保養:日常保養:由儀器保養人負責完成設備的表面清潔，查看易松動的螺絲和零件如有異狀緊固，檢查運轉是否正常(包括設備的開機自檢狀態)，零部件是否完整。初級保養:由工程技術人員按保養周期計劃進行，負責設備的內部清潔，檢查工作環境、設備狀態有無異常情況(如溫度、濕度、運行聲音、運行速度等)，工作于易腐蝕狀態下或需高溫高壓消毒的設備可局部檢查、調整其工作性能，保證設備在安全狀態下運行。高級保養:即預防性的維修，由工程技術人員與維修人員共同進行，依照廠商提供的產品標準配置清單檢查設備主體及各配件是否齊全，外觀完整無損壞。依照設備開機自檢操作規范說明書觀察設備運行狀態，保證自檢正常無報警，調整各運行參數設置、更換易損部件，使設備能依照操作手冊完成各類操作。每臺醫用設備進行以上各等級保養時均需建立保養管理臺賬，做到有計劃的檢查故障隱患、排除易發故障、降低故障率。三級保養結果及設備的異常狀況都應記錄在案，大型醫用設備更需獨立管理，將廠商保養測試時的參數記錄與技術手冊一同備案歸檔，以便全面了解設備在各時期中的狀態。并且建立完善的維修體系，在臨床報修或保養發現設備運行異常時，工程技術人員應迅速到場停止使用該故障設備進行強制檢修，如有備用設備及時調用備用設備。在儀器修復并正常運轉之后，需按它的技術指標參數進行調整，以復其工作性能，并記錄其故障時間、故障原因、處理方式、零配件更換等，同時將外修記錄維修費用申請審核，雙簽名發票、外修驗收文件、保修合同記錄等一一匯總入設備檔案，以便更好的了解設備性能、維修效率、費用等信息，降低由設備故障引起的各類損失。
6強檢
依照計量法與醫院計量制度、計量工作職責規定，核對計量器具強制(非強制)檢定目錄，合理安排檢定周期，對強制檢定的計量器具要一式三份填寫“強制檢定工作計量器具登記造冊、申請檢定及備案表”，向政府計量部門提出周期檢定申請和委托備案。根據檢定計劃開展各類設備的強檢工作，并建立各項強檢記錄、結果統計、年度強檢總賬，并對強檢結果進行合格率統計，需在設備邊表明強檢技術檔案的(如計量器具的說明書、合格證、檢定證書等)需及時明示于設備邊。如由大型設備的購置計劃(如MRI等)，須經過計量部門計量合格后，方可投入使用，其證書應在設備旁邊明示，并將強檢記錄存入相應強檢檔案。
7報損
依照報損流程、制度規定，對于由于維修、計量核定仍不能恢復主要功能滿足強檢標準的、結構陳舊、性能明顯落后、無法改進等原因的設備，使用部門應及時提交“儀器設備報損申請表”，待報損設備按單價低于1萬元(不包括1萬元)的由設備科審批;單價在1萬至5萬元之間(不包含5萬元)的由上海申康有限公司負責審批;價值大于5萬元(包括5萬及以上)的由國資委審批，經各級審批同意后方可辦理報廢手續，并在報損后完成財產、賬務登記注銷等工作，并將報廢審批流程、“儀器設備報損申請表”、報損批復單、雙簽名審核記錄、處理方式記錄等妥善存檔作為設備生命周期的結束。
8結語
以上的生命線即為醫用設備檔案化管理的基本理念，有效、完整，收集和捕捉有用信息，從而使設備檔案發揮主動、積極的作用，提高醫用設備的完好率，減少成本支出，增加收益，促進各類醫用設備的有效運用。并且在加強醫用設備科學管理的同時，提高醫用設備使用率，延長設備壽命，促進醫院醫療技術發展，以相同的設備成本產出更高更好的經濟效益和社會效益。
參考文獻
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第7篇：供應商檔案管理制度范文
關鍵詞：信息化時代;醫院會計信息;檔案管理
信息化的發展推進會計工作的電算化，對會計工作者與會計管理的方方面面都提出了新的要求。醫院的會計檔案不僅是醫院發展過程的記錄者，也是國民醫療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時代的到來給醫院的會計檔案管理提供新的機遇的同時提出了新的挑戰。信息化時代下，檔案信息的修改變得無跡可尋，管理變得更加嚴格與環保。
文章主要分析在信息化的大環境下，醫院會計信息檔案管理所面臨的問題，以及可行的解決方法，以推進醫院會計信息的檔案管理盡快適應信息化的要求。
一、信息化時代下醫院會計檔案管理存在的問題
信息化時代加快了醫院會計管理的電算化進程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強了醫院會計檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風險性。醫院的會計檔案管理在面對信息化的挑戰與機遇時，積極進行了適應，但還是不可避免的存在一些問題，下面筆者將一一進行分析。
（一）管理制度不完善
會計檔案管理制度統領著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現有的醫院會計檔案管理制度仍然只是按照“規定”來定性，并不具有強制性，很大程度上滋長了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫療工作與全民醫保的發展，醫院檔案信息管理的工作量與繁雜度會與日劇增。但是現實狀況是，缺乏了制度約束與激勵機制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。
其次，在檔案管理的過程中，甚至出現一股官僚之風。對于特殊或具有特權的病患的會計信息保管完好，而其他的患者的會計信息則難得一覓，導致醫院的檔案室發展成為特權患者的專屬檔案室。
（二）新舊交替，卷宗混亂
信息化時代下的會計檔案管理實行電腦管理，但是醫院的硬件與軟件在各方面并沒有實現配備，新的管理要求與舊的紙質版的信息內容不兼容，出現極大的矛盾。舊的會計信息檔案的質量參差不齊，給會計信息的檔案整理成電子化帶來很多的不便。其次，卷宗由于一直以來疏忽管理，有很多卷宗都已經遺失，在整理的時候很多的錢財都花在了卷宗的收回與重建上。
另外，在檔案電算化的過程中，電算系統對于老員工來說很陌生，在檔案轉寫與系統操作維護上都造成困難，尤其是在剛剛引進新的系統的時候，大量的信息需要轉寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。
（三）缺乏專業人才
傳統的會計信息檔案管理都是實行紙質卷宗管理，對空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時代下的醫院會計信息檔案管理大都實行電算化管理。病人與醫院的財務、費用等信息都是通過電腦自動生成與錄入。醫院的整個財務運行都是數字化的，病人在到醫院就醫的同時就自動生成一份會計信息，最終與該病人有關的所有財務信息都會需要歸結到該文件下統一執行與管理。這就要求會計檔案管理的人員對于數字電腦以及財務系統的電腦操作較為熟練，且對于處理系統故障以及系統安全隱私維護具有一定的熟悉度，否則無法保證整個檔案管理的順利進行。但是，大部分老員工都是在紙質化管理的時代背景下培養出來的，對于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫院會計信息檔案管理的信息化最為緊急的問題就是專業人才的缺乏。
（四）信息化技術維護不到位
在信息化的電腦檔案管理基礎上，檔案信息的修改變得無跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統的安全防護程序與檔案系統的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會留下任何物理痕跡，最后將其他信息進行復原。而在紙質化卷宗管理年代，任何對檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時代下醫院會計檔案管理的另一個重要問題就是技術維護不到位，尤其是安全保密防護技術不到位，給不法分子的篡改留下了機會。
（五）部門設置不規范
部門設置不規范主要源于對醫院會計檔案管理的不重視。通常情況下，會計檔案的管理都與醫院的其他檔案管理混為一談，并沒有設立獨立的檔案保密管理部門，即使設置了檔案管理部門也形同虛設，沒有積極貫徹職業精神與職責。很多檔案管理工作者將保密室的大門關上就一走了之，并不定期進行整理與核對，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫院的會計檔案紀錄的是醫院的歷史與國民就診的歷史，具有很重要的歷史與現實意義。然而一旦數據失去完整性，意義就會大打折扣。因此，改變現存的醫院檔案管理部門設置不規范的現狀很有必要。
二、優化信息化時代下醫院會計檔案管理的對策
基于上述分析我們可以看到，在信息化時代的挑戰下，醫院會計信息檔案的管理還有很多需要改進與完善的地方。不管是管理意識還是部門設置，都需要得到醫院管理者的高度重視，以保證醫院會計檔案的完整性與真實性。下面筆者將從五個方面進行解析，分析醫院會計檔案管理改進的途徑。
（一）健全管理制度，提高管理意識
首先，檔案管理意識在醫院會計檔案管理中起著統領全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過對會計工作者進行職業培訓與設立獎勵機制，以提高會計檔案管理人員的檔案管理意識，保證從源頭上醫院會計檔案的安全性。
其次，在院內財務部門設立專門的檔案管理制度，將職責落實到個人，保證檔案管理人人有責。檔案管理需要職責明晰，分工明確。檔案的收集、維護、校對、保密、核查等都需要分工給具有相關能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。
（二）加快會計人員培訓
信息化時代的醫院會計檔案管理對人才提出了更高的要求，醫院要想做到檔案的真實準確與安全，首先必須加強員工的技術培訓。通過開展定期員工電算化與電腦系統認知培訓、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓，以提高員工的業務能力。其次，通過引進新型的專業人才，為會計工作隊伍注入新的活力，以帶動老職工的競爭積極性與學習熱情，來提高整體檔案管理人員的工作素質。最后，建立科學的監督體系，實時監督員工的檔案管理能力，對于進步較快、表現優異的員工給予獎勵，退步較多、表現差強人意的員工提出批評。通過監督的限制強化學習信息化會計檔案管理的重要性。
（三）設立檔案管理專屬部門
設置專門的會計信息檔案管理部門，保證職責的履行。醫院會計檔案管理的工作繁雜，細節頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環節，不是一兩個人可以完成的，需要設立獨立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會更大。因此，醫院需要配備專業人員、專業部門來進行工作，增強檔案管理的規范與標準，體現對會計檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業化。
（四）加強保密管理
檔案的檢測與銷毀對于檔案保密相當重要。信息化時代下的醫院會計檔案管理變得更加艱難，這就要求醫院投入更多的財力與物力進行檔案的保密工作。正如上文所說，信息化時代下醫院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時代的檔案更改，主要在于安全防護系統的設計。因此，醫院可根據自身的實際情況，決定是自主研發安全防護系統還是直接購買外部的保密系統，進行多重檔案保密設置，以做到會計檔案的真實安全。
（五）強化信息技術建設
信息技術建設為信息化時代下醫院的會計檔案管理保駕護航。時代的不斷發展對醫院會計檔案管理不斷提出新的標準與要求，醫院只有通過不斷強化信息技術建設才能適應不斷變化的時代形勢。通過引進或設計新的檔案管理程序與系統、強化安保裝置、培養人才、加強硬件更新等來保證檔案管理的信息化技術安全可靠，方便實用。
此外，通過升級檔案管理的硬件系統，與供應商協商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實現會計檔案的無縫管理。在進行軟硬件升級時，要格外注意技術的正版與合格，不可因為貪圖便宜使用盜版系統，最終因小失大。
三、結語
總而言之，信息化時代下的會計管理不同于傳統的會計管理，自然檔案管理也會有所區別，尤其是醫院的會計檔案管理，其特殊性要求醫院在信息化時代下格外重視與支持。本文主要分析了現有的醫院會計檔案管理存在的問題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎上提出改進醫院會計檔案管理的應對措施，主要有加強檔案管理意識、培養人才、發展技術、注重保密等。通過進行各方面的改進，信息化時代下的醫院會計檔案管理勢必會效率有所提高，享受電算化所帶來的福利。
參考文獻：
[1]劉志紅.醫院會計檔案管理方案創新研究[J].醫院檔案，2013（09）.
第8篇：供應商檔案管理制度范文
【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風險控制方法如下：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
[3]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
第9篇：供應商檔案管理制度范文
關鍵詞：電子信息；檔案管理；風險；有效控制；方法
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致數據被盜，所以，我們在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免電子信息檔案風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1、積極引進最新技術。
計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2、制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3、及時消除風險。
為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，我們尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4、及時進行預防和保護。
為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解電子信息檔案風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，很多單位開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，我們都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散電子信息檔案風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估電子信息檔案風險的措施
