企業檔案信息化建設精選(九篇)
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第1篇：企業檔案信息化建設范文
我國在信息化建設進程中起步低，電子技術做不到靈活運用，導致各環節不能有效銜接，不能實現一體化，使檔案信息化建設的效率降低。由于開發不足，很多企業沒有認識到企業檔案信息化建設的重要性，不愿注入資金支持，資金不足也是導致企業檔案信息化建設不能順利進行的原因之一。相關規范標準達不到統一規范就像法律，是制約并規定事物進行的準則，沒有標準便是一盤散沙，擁有統一規范，才能有方向、有規律的開展工作。缺乏有效的規劃管理會影響實踐研究的積極性，從而達不到預期目的。
二、企業檔案信息化建設的當前目標任務
《全國檔案信息化建設實施綱要》指出，一段時期內，要著重分析企業檔案信息化建設的實質內容和中心思想，把握重點、分清主次。以提高信息資源整合為目標，使企業檔案信息化建設得到高效的發展[3]。當前任務要加快信息電子化的進程，各級相關部門協作配合，依托各個網點把建立數據庫作為工作重點，以傳統檔案為基礎，加快硬件建設。注重培養新型復合型人才，組建相關管理人才隊伍，熟練掌握電子信息化技術，推動改革穩步開展。加強自主研發，完善計算機檔案管理系統，在開發的同時發現問題，爭取在信息時代下通過對檔案管理工作方面的研究，為相關事業做出突破性的貢獻。
三、企業檔案信息化建設日后發展方向
如今，網絡數字技術在經濟高速發展的今天顯得尤為重要，必定會成為新時代的發展趨勢。提高電子信息技術水平、構建信息化社會勢在必行。在這個技術交融的時代，掌握紛繁復雜的專業知識技能能夠有效的拓展業務、提升發展空間。除此之外，在企業檔案信息化建設工作中，要利用知識和能力的共容組建有序的團體，開展合作交流，把合作聯盟變成信息互通的重要紐帶。充分發揮多媒體的功能，更正以往紙版信息檔案的弊端，加強多媒體的應用，改變從前的信息建設模式，在此基礎上優化處理原有資料。
四、加強企業檔案信息化建設的安全體系
信息的安全管理是檔案工作中最重要的環節之一，電子信息化建設固然給檔案管理工作帶來便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問題的。必須采用多樣化的計算機防護系統來提高安全性，并進行定期的防護加密、監控保養來保證硬件的安全運行。重要的企業資源要進行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對網絡安全工作造成危害，據資料顯示，西方國家因木馬、黑客等網絡犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開放也會給信息化建設工作帶來漏洞，因此，我們更倡導內部局域網封閉式網絡。應用系統的安全也十分重要，迅速為受保護的檔案資源建立完備的訪問權限，加強防盜竊技術。
五、企業檔案信息化建設的存在意義
在網絡技術急速覆蓋的今天，數字信息技術手段對檔案信息管理起到的是積極的推進作用，是中小型企業能夠融入市場、達到有效生存可持續發展的有力支持。檔案管理進入信息化是檔案工作歷史上的一次升級，新的進步會在新的潮流之中應運而生，以往紙版檔案管理工作中存在的任務繁瑣、工作量大的原始問題在信息化管理中迎刃而解。
六、結語
第2篇：企業檔案信息化建設范文
【關鍵詞】企業檔案；信息化；建設；現狀；措施
企業檔案信息化建設是企業管理的重要組成部分，是企業實現現代化管理的必要條件，它是以計算機網絡技術為依托，以數字信息為主要形式，對企業檔案資源進行挖掘、整理和開發利用，經過系統操作程序實現檔案管理最有效服務于企業經濟運行，從而提升企業現代管理水平和市場競爭能力的過程。因此，不斷加強企業檔案信息化建設水平，逐步完善企業檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，需要我們認真研究思考。
一、企業檔案信息化建設工作現狀及問題分析
（一）對企業檔案信息化建設認識不足。改革開放以來，我國大中型企業得到了長足發展，民營企業迅速興起，且在國民經濟建設中作出了巨大的貢獻，但是，檔案發展水平與經濟發展狀況存在著很大的差距，尤其是檔案信息化建設水平較為落后，部分企業領導認為檔案數字化只是將檔案目錄錄入微機，或者是將電子檔案存儲在微機里就實現檔案信息化管理了；檔案管理信息化也不能為企業直接創造經濟效益等認識上的偏差 ，造成缺乏資金投入，缺少人員編制，這不僅阻礙了企業檔案信息化建設的進程，還影響了企業的經濟效益。
（二）企業檔案信息化建設水平落后。隨著檔案信息化建設速度的加快，很多大中型國有、合資、上市企業等已經實現了檔案信息網絡化管理和資源共享，但是還有許多集體、民營企業等檔案管理水平低，甚至還沒有達到科學規范管理，企業檔案管理模式一般還停留在“一人一機一室”式，形成了“檔案沙灘”“信息孤島”等片狀的不利于企業檔案信息化建設發展現象。粗放型、封閉型的企業檔案信息化管理模式，給企業檔案信息資源共享帶來了很大難度，影響了檔案作用的發揮。
（三）企業檔案信息化建設安全意識淡薄。計算機網絡技術的應用與普及給企業檔案信息化管理帶來了前所未有的快捷與便利，同時也存在著許多隱患和不足，如：問題，企業檔案信息安全問題等。由于企業檔案是企業進行科研課題研究、生產經營、商業策劃等活動的原始記錄，是企業發展的命脈，它涵蓋科研數據、產品專利、產品商標以及企業領導者的規劃、決策等重要商業機密信息。如果檔案管理人員安全意識淡薄，計算管理檔案信息系統安全設置和防護措施差，就會使企業檔案信息泄露丟失，給企業帶來無法估量的損失。
（四）企業檔案信息化建設管理人才匱乏。現代企業檔案信息化建設不僅需要責任心強、懂檔案管理的專業技術人才，還需要熟練掌握現代信息技術的復合型人才。長期以來，受傳統檔案管理模式的影響，企業檔案人員“等、靠、要”思想嚴重，不思進取，不加強自身業務修養；加之領導不夠重視檔案工作，在人員配備上，要么安排年齡偏高員工，不懂現代管理技術；要么配備新參加工作人員，沒有檔案管理經驗，不能適應檔案工作的需要，嚴重阻礙了檔案信息化發展進程。
二、加強企業檔案信息化建設工作對策及措施
（一）不斷更新觀念，實現企業檔案管理模式的轉變。企業領導者及檔案管理人員要站在企業改革與發展的角度，深刻認識企業檔案信息化建設是企業實現信息化管理的基礎和重要組成部分，它能更好地為企業領導決策提供快速、便捷的有價值的檔案信息服務，如企業發展規劃、生產流程、安全環保、市場經營狀況等信息資料，它能促進企業的健康發展。要有大局觀念，與時俱進，要以國家檔案局印發的《關于加強企業檔案信息化建設的意見》為指導，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步、技術與管理并重的原則，制定并實施與企業發展相統一的檔案信息化建設規劃、制度；充分利用現代信息技術手段，建立完善科學適用的紙質檔案與電子文件歸檔、整理、保管和開發利用檔案管理系統，提高檔案為企業發展服務的效率，以實現企業檔案信息資源共享。
（二）不斷加大投入，加強基礎設施建設。提高企業檔案信息化管理水平，必須使用現代化的硬件和檔案系統管理軟件設備，重視軟硬件設備的配備，加強基礎設施建設，是實現檔案信息網絡化傳輸、數字化管理、檔案資源共享的保障，是信息化的基礎。開展企業檔案信息化建設必須應用現代網絡技術和信息技術，對檔案信息資源進行科學規范的歸檔、接收、鑒定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配備與企業檔案信息化建設相適應的軟硬件設備。同時，要加強企業內各部門之間的協調與合作，使用統一的管理軟件、信息化建設標準，運用現代化的技術手段實現全文存儲、語言識別、自動編目檢索、數據轉化、計算機輔助立卷歸檔及自動化標引等檔案信息一體化管理。充分利用企業現有資源，規范局域網建設，為提高企業檔案信息化管理水平提供充足有利的條件，促進企業信息化管理進程。
（三）加強領導，確保企業檔案信息化建設安全有效。檔案行政管理部門要加強對企業檔案信息化建設的統一領導，實施有效的指導和監督；企業檔案部門要結合本單位工作實際情況，制定出嚴格、完善、符合企業需要的信息化管理制度，建立科學有效的檔案信息化建設安全防范機制；明確檔案信息化建設內容和目標任務，并嚴格按照相關要求有序工作，對檔案管理人員實行責任分工制度，列入目標考核。按照國家關于企業檔案信息化建設的規范標準，統一著錄項目、統一檢索語言、規范制作數據，確保對檔案數據進行準確、全面檢索。由于電子檔案具有不安全、易篡改等特征，檔案人員可采取對電子文件及時歸檔，紙質檔案也要同時歸檔的做法，將電子檔案信息與紙質檔案資料同時收集存儲；技術人員要通過加密、設置防火墻、備份數據等手段，避免檔案的泄密和數據的丟失，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與數據信息的安全，確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。
（四）處理好傳統檔案與信息化建設的關系。檔案信息化建設是現代信息技術發展的產物，可以利用網絡平臺方便快捷地開發利用檔案信息資源，提高工作效率，避免以手工操作為主的傳統檔案管理模式帶來的工作量巨大、步驟繁瑣的缺陷。傳統的紙質檔案是企業檔案信息化建設的基礎。現在，我國大部分企業尤其是民營企業檔案信息化建設水平還很低，還不能完全實現檔案信息網絡化、自動化管理。現有的大部信息化的檔案數據是通過微機錄入、全文掃描、數據處理等由傳統的紙質檔案轉化而來的，只有少部分檔案數據是由電子文件歸檔收集來的，況且信息化的檔案易篡改，其檔案信息與載體是可以分離的，想要復制或者更改檔案信息很容易；用于檔案信息化管理的計算機網絡容易遭受病毒侵襲，系統管理軟件容易被破壞，所以說，檔案信息化建設離不開傳統的紙質檔案，我們只有擁有豐富的傳統的館（室）藏檔案資源，才能更好地開展企業檔案信息化建設，建立龐大的檔案數據庫信息。
（五）加強企業檔案信息化建設人才培養。企業檔案管理人員綜合素質的高低會直接影響檔案信息化建設的進程。要想提高企業檔案信息化管理水平，必須加強新時期檔案管理人才的培養，現代企業檔案管理人員不僅要具備較高的知識層次、職業道德、執行政策能力，還應熟練掌握計算機應用技術，擁有使用檔案系統管理軟件進行檔案信息加工、信息整理、信息獲取等能力。檔案管理人員要更新觀念，樹立自學意識，積極參與系統的檔案信息化管理培訓，更新知識結構，提高自身業務素養。企業要對檔案管理人員進行優化管理，在開發現有人力資源的基礎上，注重引進信息化管理人才；通過舉辦業務培訓班、學用并舉、自學等形式，建設一批掌握現代信息技術、熟悉檔案管理業務的復合型人才。
【參考文獻】
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第3篇：企業檔案信息化建設范文
[關鍵詞]企業檔案 信息化 建設途徑
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）05-0040-01
企業檔案信息化是企業信息化建設的重要組成部分，是指全面利用現代信息技術對企業檔案信息資源進行采集管理和利用的一項工作。企業檔案信息化是以信息技術廣泛應用為主導、信息網絡為基礎、信息人才為依托的綜合體系。
一、當前企業檔案管理中存在的問題
長期以來，我國企業檔案管理工作取得了充分的進步，但傳統檔案管理手段與信息化技術發展、社會經濟不斷繁榮的要求已經不相適應，其矛盾日益突出。主要表現在：一是企業檔案傳統管理方式效率低下。傳統管理方式中，企業檔案不論是分類、排序還是抄寫目錄、封閉入盒，均由人工完成，消耗了大量的時間與人力，工作效率過低。二是傳統檔案管理方式不利于檔案的利用。由于人工操作的隨意性和差錯率高，檔案存放無序，同時也不利于查找。而檔案利用如果沒有按照相關規定存放在指定位置，則再次利用時需要將全部檔案查找一遍，嚴重影響檔案的利用。三是不利于失效檔案的處理。企業檔案因其類別和內容而存在一定的有效期限，超過有效期限的檔案需要進行銷毀。但傳統檔案管理方式下，常常出現錯漏無效檔案的情況，造成檔案資源的浪費，增加了檔案管理工作的成本。四是不利于檔案的盤點工作。傳統檔案管理方式中，檔案的存在一般是存放于檔案盒中，而檔案盒的標簽往往填寫過于簡單，在盤點時無法真實反映企業檔案的真實信息。由于以上原因，企業檔案管理正在逐漸拋棄傳統的管理方式，而不斷加強企業檔案信息化管理模式的發展的應用。
二、企業檔案信息化建設的途徑
企業檔案信息化建設要求企業管理者和檔案管理人員在充分認識企業檔案管理信息化的意義和重要性的基礎上，注重檔案管理的科學性、精細化，以適應現代化企業檔案管理工作。
（一）從思想上重視企業檔案信息化
思想上對企業檔案信息化的重視是做好檔案管理信息化的基礎。當前，部分企業不重視此項工作，認為除了企業會計檔案外，其他檔案的作用并不重要，從而導致檔案信息化進展的緩慢。因此，企業決策者應站在經營管理整體規劃高度，以全面和長遠發展的觀點來制訂信息化建設的總體規劃，著眼于企業長遠發展，建設檔案管理信息化系統工程。首先，企業的決策層要不斷轉變舊有的觀念，使發展理念符合時代的發展，不斷重視檔案管理信息化建設的作用，同時還要明確檔案管理信息化的發展目標，認真落實企業檔案管理信息化的發展規劃。檔案管理信息化作為企業整體信息化建設的重要組成部分，需要企業從上到下協調、實施，只有這樣才能夠把企業生產流程的信息化、管理的信息化、辦公信息化等與檔案管理信息系統充分銜接起來，實現企業各類信息資源的共享，從而能夠最大限度地支持企業的經營發展。其次，要強化精通檔案管理信息化業務意識，不斷吸納新的檔案管理工作標準與要求。企業檔案管理信息化業務學習要融會貫通，善于捕捉新的相關知識并適時地補充，以此來提高企業檔案信息管理能力，在信息化的支撐下，不斷提高企業檔案管理水平。
（二）加強檔案信息化的設施建設
檔案信息化的硬件設施是開展企業檔案信息化建設的物質基礎。只有基礎設施搞好了，才能開展信息資源建設和應用系統建設，充分發揮檔案信息化的整體效益。從硬件設施上配備好計算機網絡，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用水平，逐步提高檔案信息化水平。檔案管理部門與其他部門之間要構建檔案信息局域網，促使各項檔案管理工作信息化，以達到資源共享的目的。
（三）做好人才隊伍建設
隨著當今信息網絡技術的快速發展，企業檔案管理已由過去的勞動密集型轉為知識密集型工作，這不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務又熟悉信息技術的復合型人才。只有不斷加強企業檔案管理人員對新方法、新技術的應用培訓工作，才能夠有效提高企業檔案管理人員的業務水平和應用現代化信息技術的能力，推動檔案信息化的發展。
（四）重視相關規章制度建設
在檔案管理信息化建設過程中，企業應當制訂符合企業發展實際的管理制度，有效保障企業檔案信息化建設順利進行和有效開展。企業需要從推進企業檔案信息化法制建設的角度不斷健全檔案信息化標準體系的建設，從加快研究和制訂電子檔案管理、電子公文歸檔、檔案信息公開和網站建設與管理等方面的行政規章，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，構建有效管理的長效機制。
（五）加強信息安全保障體系建設
檔案管理部門要提高信息安全意識，加強對計算機硬件設備和軟件系統的管理；采取定期備份、異地保存等有效技術手段確保檔案數據安全；嚴格遵守相關的安全保密制度。
【參考文獻】
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第4篇：企業檔案信息化建設范文
關鍵詞：企業 檔案 管理 信息化建設
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
1.前言
加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
2.我國企業檔案管理信息化建設的現狀
2.1檔案管理信息化建設的發展概況20 世紀90 年代中期以來，中國企業的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統紛紛建成、運行。企業開始建立使用辦公自動化（OA）系統、ERP 系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。信息化建設使得企業在各項生產、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，沒有及時應對，結果造成大量的檔案資源流失。曾經發生企業員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高一些企業檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理。然后，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。
2.3檔案管理信息化標準、規范工作不足早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質有待提高檔案信息電子化就需要現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業歸檔方式的現狀2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文發文處理應遵循草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序；收文處理應遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統地體現檔案工作流程，但是隨著政務信息化建設步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網上辦公變成現實，如果運用網上辦公，一個文件可同時發送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關公文處理辦法》所規定的收文與發文程序將發生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發文中的繕印、用印以及分發程序將由鍵盤和鼠標來完成。以傳統的紙質材料為載體的檔案工作要應對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉變。
3.加強企業檔案管理的信息化建設
3.1加強企業檔案管理信息化的益處
1．大多數基層檔案室，計算機的應用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產出的，這樣改變了信息加工受經費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業檔案管理信息化的基礎設施建設針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現傳統檔案的電子化和信息化企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現企業信息檔案的網絡化企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識我們認為文檔一體化的實質是：把現代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經常性對文書工作人員進行檔案業務指導，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創新
4.1檔案管理機制創新主要在于精簡任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步，檔案管理的方法要創新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業檔案管理。通過計算機網絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創新的關鍵是高效企業就是要創利潤，無論經濟體制改革、轉換機制，都是為了經濟利益和社會效益。檔案管理也應該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的保障之一。
5.結語總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求,各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現自動化、數字化、網絡化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。
參考文獻
[1]郭志敏檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題
第5篇：企業檔案信息化建設范文
【關鍵詞】企業；檔案；信息化
信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。上個世紀末和本世紀初興起的信息化浪潮，正在改變著數千年的經濟形態，改變著生產和銷售模式，改變著全球的交往和交換模式，改變著人類的生產和生活方式，改變著人類幾千年來的思維定式。在這個以信息科學為主要應用技術之一的新時代里，整個人類社會和生活都發生或正在發生著巨大變化。人們生活再也不能離開現代信息技術手段，信息化成為了人們日益關注的問題。
在檔案界，信息化的呼聲也越來越高，特別是在信息化最活躍的企業，“檔案信息化”更成為擺在企業檔案部門面前的一個重要課題。
企業檔案是有價值的信息資源和重要的企業資產。對于機構和社會來說，為了保護并保存活動的證據，采用系統的方法對檔案進行管理是必要的。檔案管理系統是業務活動的信息源，這些信息可以為業務決策及其后續活動提供支持，也可以確保對當前和未來的受益人的責任承諾。
一、檔案信息化管理的必要性
企業檔案對于經濟發展的推動具有十分重要的意義，主要表現在兩個方面：一是作為管理要素參與管理活動，可有效提高經濟管理、生產管理的水平。根據經濟學原理，經濟增長的三要素是指資本、勞力和綜合要素，其中綜合要素是科技、教育、管理等軟要素的集成。檔案是科技、教育和管理活動中最具有影響力和輻射力的關鍵性要素之一，它是科學決策的依據，是知識共享的承載，是科技創新的基礎，是組織和調動物質、資金、人才等其他資源合理流動的“引擎”。因此，充分挖掘檔案的價值，對于提高經濟管理水平，提高綜合要素貢獻率，進而提高企業經濟發展水平是一個必要而有效的途徑。如通過利用檔案信息而降低技術開發、產品設計、生產過程的成本，以充分的檔案信息支持決策，降低或消除因為信息失靈而導致的市場缺陷和決策失誤，實現資源配置優化等。因為完全競爭市場是理想的市場結構，而這種市場結構的假設條件之一就是生產者和消費者都擁有充分、準確的信息，這其中當然包括作為原始記錄的文件和檔案信息。
二是作為生產要素進入產品化和產業化的過程，獲取經濟收益。近年來世界各國信息資源產業迅猛發展，全球年增長率高達33%，成為一大經濟增長點。如美國年產值達7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產業；歐盟年產值4300億歐元，已超過電信和IT制造業；日本內容產業年產值1600億美元，超過鋼鐵業的兩倍，相當于汽車業的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨立的，或與其他信息資源聯合形成具有市場需求的產品，擴展我國信息資源產業的發展空間，進而擴展信息服務業的發展空間，推動國民經濟信息化進程和新型工業化道路的實現。
二、企業檔案管理必須走信息化管理之路。
企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化建設，實現企業檔案信息知識資源的建設、共享、創新利用，有利于促進企業檔案創新管理和提升企業的核心競爭力。
企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃管理的信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。對于那些已經實現資源計劃管理和生產全過程信息化的企業來說，生產和主要業務管理就像高速公路上疾馳的汽車，如果作為基礎保障的檔案工作還是停留在手工管理階段，就像推著一輛手推車在高速公路上行走，如何能趕上疾馳的汽車并為之提供服務？實踐表明，檔案管理信息化可以給企業帶來顯而易見的效果和效益。
從長遠來說，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。
三、科學開發檔案信息資源。
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
四、加強檔案信息化人才隊伍建設
第6篇：企業檔案信息化建設范文
一、中小企業檔案管理信息化必要性及重要性分析
（一）中小企業檔案管理信息化必要性。信息化時代的到來，為中小企業檔案管理信息化建設提供了良好環境，中小企業要想提高市場競爭力，就必須要注重新技術以及新管理模式的科學應用。在中小企業管理工作中，檔案管理作為比較重要的管理內容，是提高企業市場競爭力的重要保障力量，這也是檔案管理未來的發展趨勢。中小企業的發展，需要新技術的支持，企業管理水平的提高也需要新技術的支持，檔案管理的信息化建設是企業全面發展的必要環節，只有在這一層面得以實現信息化建設目標，才能真正促進中小企業的良性發展。
（二）中小企業檔案管理信息化重要性分析。通過檔案管理信息化目標的實現，就能有助于檔案資源的共享，提高檔案管理的整?w效率水平。計算機技術的進步也對中小企業檔案管理工作提供了技術支持，信息化檔案管理從整體上節約了管理時間。信息化的檔案管理能提高檔案查詢的效率，對檔案資源也能充分利用。工作人員可通過組合查詢以及模糊查詢等方式，來查找自己所需要的檔案資料內容，這就極大地提高了工作人員的工作效率。
另外，中小企業檔案管理信息化也有利于提高企業的決策效率，能為企業的計劃以及組織等工作順利進行打下基礎。信息化的檔案管理工作能迅速地進行檔案備份，實現對檔案資源高效化的管理。
二、中小企業檔案管理信息化問題和建設措施
（一）中小企業檔案管理信息化問題分析。從當前我國的中小企業檔案管理信息化現狀來看，其中還存在著諸多不足有待解決。一些中小企業對檔案管理信息化的認識比較薄弱，有的企業領導在檔案管理的思想觀念上，沒有和時展需求相結合，對信息化管理人才不重視。在檔案信息化的推動方面缺乏信心，這就對實現檔案信息化目標產生了阻力。
再者，中小企業檔案信息化管理人才比較缺乏，在信息化管理的安全性方面需要進一步強化。檔案信息化管理，需要有專業化人才的支持，從當前中小企業的檔案信息化管理人才的培養情況來看，企業在這一層面還需要加強，沒有及時將人才知識結構單一化的問題有效解決。在檔案信息化的安全性方面也沒有加強，這些都不利于中小企業的競爭力提高。
檔案信息化建設發展中，沒有重視軟硬件的更新以及維護。實現檔案管理的信息化目標，就要在硬件基礎設施建設層面不斷加強和深化。但是從實際的發展情況來看，企業領導者并沒有充分重視軟硬件的更新以及維護，造成檔案信息化管理的整體效率比較低。
（二）中小企業檔案管理信息化建設措施。第一，加強對檔案管理信息化建設的重視。要想促進檔案信息化管理水平提高，中小企業領導者就要對此充分重視，認識到信息化檔案管理的價值，對具體的管理工作要有詳細的了解。并要能在檔案管理信息化建設的宣傳工作上加強重視，通過多種手段方式進行宣傳，讓企業員工認識到信息化檔案管理的重要性。第二，注重信息化檔案管理人才培養。檔案信息化管理需要專業人員支持，企業領導要充分重視對專業化管理人才的培養，不斷提高檔案信息化管理人員的綜合素質以及業務能力。通過定期的培訓工作，加強檔案管理人員的職業道德以及技術能力，在這些基礎層面得到了完善，才能有助于整體服務水平提高。通過構建高素質高技能的檔案管理隊伍，對中小企業的檔案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三，構建完善的檔案信息化管理制度。良好的管理制度能規范管理人員的行為，對促進檔案管理的規范性操作有著保障作用。地方行政管理部門，要進一步強化中小企業的檔案管理工作指導以及監督，遵循國家的政策方針，在信息化建設過程中，積極發揮新技術的應用作用，為檔案管理質量提高打下基礎。行政部門要對中小企業的檔案收集以及整理和保管、利用等各個環節的管理進行加強，在信息化檔案管理建設方面的完善性得以保障。第四，加強檔案信息化的安全保障措施實施。要加強檔案信息化建設的安全工作，從多方面實施安全保障措施，實施生物識別身份以及加密措施，充分保證檔案信息的安全性。
第7篇：企業檔案信息化建設范文
關鍵詞：企業管理 文書檔案管理 信息化
隨著網絡信息技術的快速發展，計算機已經被廣泛應用于社會生活的諸多領域，其功能的強大已經被人們所認識到，可以說現代人的生活已經無法離開計算機。在這樣一個時代背景下，傳統的文書檔案處理方式顯然已經無法適應企業快速發展的需要，而出現了種種弊端。因此，企業文書檔案管理人員，必須要認清這一形勢，將計算機技術引入到企業文書檔案管理工作中，積極推進企業文書檔案管理的信息化進程，如此才能夠為企業的快速發展打下堅實基礎。
一、企業推進文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實現信息共享
對紙質文書檔案進行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發生了根本性的改變，再加上網絡技術的廣泛應用，我們就可以對文書檔案進行隨時、隨地的檢查，而且查準率非常高，這些優勢都是傳統管理方式無法企及的。傳統的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費。而且對于紙質文書檔案的查找工作，也非常困難。實現文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發。
（二）提高工作效率
企業實現文書檔案管理信息化之后，計算機將被應用于文書檔案管理工作的每一個環節，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統的文書檔案管理工作，是將紙質的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進行修改，必須要對整個檔案進行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時間與精力浪費。但企業實現文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現。我們只需要利用計算機將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統計以及借閱等工作，我們都可以借助計算機來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸的速度
傳統文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統，傳送的時間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發生了丟失的情況懷，將會為企業帶來無法彌補的損失。實現文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩定
電子檔案與紙質檔案相比，不但質量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產生水解或者是氧化反應，這勢必會給企業帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計算機網絡技術的快速發展，我們可以根據不同的實際需要，而選擇不同的載體，比如移動硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實現企業文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網絡”
通常情況下，很多企業都有年底收集、整理文書檔案的習慣，年底的時候，企業各部門都比較忙碌，這一時間進行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業需要將年度收集轉變為平常收集。企業必須要建立獨立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調出來的，也可以是企業招聘來的，同時在企業的每一個科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個文書資料“收集網絡”。文書檔案管理部門負責整個企業的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負責科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統一上交到文書檔案管理部門進行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴格登記，這樣才能夠做到有據可查，相關責任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關規定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進行妥善管理，可以根據實際需要，預備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進行存放。
（二）將信息系統的內、外網進行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統的內網與外網之間，構建出一條物理隔離帶，以保證內網所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進行安全設置，從而過濾掉補屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進入內部網絡系統。第二層隔離帶依靠的是防火墻。現階段，大部分防火墻都具有認證機制，只要設置防火墻之后，我們就可以對進與出的網絡數據進行實時監控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內容以及活動進行詳細的記錄；對用戶的訪問行為進行實時監控；對攻擊網絡的行為進行檢測，并發出警報。
（三）加強文書檔案管理人員的素質建設
網絡技術的進步對于文書檔案管理的信息化建設有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設的關鍵所在。因此，想要推進企業文書檔案管理的信息化建設，首先要完成管理人員的“信息化”建設。企業可以采用培訓的方式，培訓的內容要包括計算機網絡技術、檔案學以及相關軟件操作等等，同時還要鼓勵文書檔案管理人員進行自學，幫助他們樹立終身學習的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進步，以適應計算機網絡技術的快速發展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設施的投入，這樣文書檔案管理人員所學到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價值才能夠更深入的挖掘，從而為企業發展而服務。
綜上所述，隨著現代科學技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應現代企業快速發展的需求，迫切需要我們運用計算機網絡技術，實現文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網絡”； 將信息系統的內、外網進行隔離；加強文書檔案管理人員的素質建設等三個方面入手，推進企業文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發揮出其應有的價值。
參考文獻：
第8篇：企業檔案信息化建設范文
[關鍵詞] 企業 技術創新 檔案信息需求 檔案信息服務
信息對于企業技術創新活動的發生、展開與實現，有著重要的作用，同時，企業技術創新是資源重新組合的活動，不僅需要物質與能量資源，而且需要對信息資源的重新配置整合，達到創造新事物的目的。只有積累到一定數量、質量的信息，才能保證創新選擇的正確和創新的順利進行。
1 企業技術創新中的檔案信息需求
企業在創新過程中產生了很高的信息需求，只有全面了解企業的信息需求，檔案信息服務機構才能更好地提供具有針對性的檔案信息服務，才能確定提供的服務是否有效、適用。企業在技術創新過程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
1.1 市場信息
市場信息在企業競爭中起著引領技術競爭、促進技術創新的關鍵作用。企業從事技術競爭，其著眼點在于進入和占領國內外市場，獲取市場信息則是開拓市場的強有力手段。
1.2 政策信息
企業技術創新活動依托于國家的國情國力和國際創新趨勢等大環境，受到國家有關政策的調控和約束。了解政策信息是企業進行技術創新的基礎。
1.3 技術信息
為避免因信息閉塞造成重復開發、結構趨同和防止因技術上難以逾越的困難而導致創新的失敗，技術創新必須有技術信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來前景難斷的創新項目轉變為成功在握的可控工程。
1.4 管理信息
管理信息是促進企業技術創新的鑰匙。企業技術創新不僅僅是技術問題，更是管理問題。一方面建立現代企業制度需要信息技術的支持，另一方面企業信息化的實施也將推動企業組織結構和管理模式的變革。
1.5 人才信息
經濟的競爭和技術的競爭歸根結底是人才的競爭，是人才數量和質量的競爭。在企業技術創新中，人才是一個至關重要的因素。沒有創新人才，技術創新就無從談起。企業的人才信息檔案應能夠反映各種人才的基本情況，如簡歷、專長、教育背景等。
在企業技術創新過程中，企業檔案是一項重要的信息資源。檔案是保存與延續企業文化的載體，展示和傳播企業文化是檔案信息資源開發利用的目的。檔案資源只有通過信息化，建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源，才能真正實現檔案資源的價值和使用價值，使檔案信息服務體系滿足企業創新的要求，最大限度地為企業提供準確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業整體的現代化管理水平。
檔案信息化建設是信息化建設的一部分，企業內部某個部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進程中要注重檔案信息整合，優化企業檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業信息化的重要組成部分。把企業各部門的檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理，如 “手冊報關核銷系統”、“人力資源管理系統”、“訂單管理系統”、 “生產管理系統”等，采取統一的軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理，以整體優勢實現企業內部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業高層與部門管理環節緊密聯系的目的。利用計算機和網絡技術，通過對信息資源的深度開發和廣泛應用，不斷提高生產、管理、決策的效率和水平，讓企業中高層電腦用戶能夠在輕松的人機對話中完成計算機任務的管理與決策，從而提高企業經濟效益和企業競爭力。
2 企業技術創新中的檔案信息服務
檔案信息服務就是為了讓人們能夠在特定時間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務措施。企業，作為專門的信息用戶，滿足其創新過程中的信息需求的關鍵是通過一切可能的途徑提供適當的各種形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統化的信息服務。檔案信息服務部門應該充分運用信息化、網絡化的優勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強服務手段，擴大服務內容，開拓服務領域，提升服務水平，提高服務質量，為技術創新服務體系發揮科技信息服務的有效支撐作用。筆者認為可從以下幾方面入手：
2.1 檔案信息數據庫開發服務
在為企業提供文獻檔案信息服務時，檔案信息服務部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動地傳遞給企業，因此應根據企業的具體需求，選擇相應的服務器。企業內部局域網配備交換機和操作平臺，建立有系統、完整的專題檔案數據庫，以便向用戶提供特色服務。例如可以建立文件級開放目錄中心，首先由企業確定出需要包含檔案信息數據源的范圍，然后根據用戶需求，從國內外專利數據庫中套錄企業需要的所有專利信息，制成專利數據文件和圖片，最后根據開放檔案的有關辦法對文件數據庫進行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉換成檔案數據庫（包括摘要和全文信息）提供給用戶。
應用標準化的檔案管理系統，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標準化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。
2.2 定題信息服務
定題信息服務，是檔案信息服務機構根據一定范圍內的用戶對某領域的信息需求，確定服務主題，然后圍繞主題進行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務。檔案信息服務人員在廣泛調查企業創新信息需求的基礎上，選擇適用面廣的主題作為服務課題，然后主動與用戶聯系，根據用戶需求，建立信息用戶服務檔案，從而針對性地提供信息服務；或者根據企業用戶的個性化需求，及時有效地向用戶推送實用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產和經濟活動中的一系列難題。當用戶將自己所需要的檔案信息通過網絡向系統數據庫提交以后，由專職的信息服務人員確定檢索詞，搜尋相關網站，經過初步的分析、篩選、歸納、總結，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語言格式進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，并通過E-mail發送到用戶郵箱中，或者上傳到服務人員個人主頁、定題信息服務主頁等，方便用戶直接上網瀏覽、下載、打印課題最新文獻。
2.3 檔案信息咨詢分析與情報研究服務
情報研究和咨詢服務是科技信息服務最主要的服務模式之一，也是企業技術創新信息服務中應重點發展的一項服務內容。檔案信息服務部門應該利用自身優勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創新與發展戰略等方面的最新資料，建設專題數據庫，進行基礎性情報資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報研究工作奠定基礎。進而結合企業自身情況，進行不同層次的研究與開發，包括項目跟蹤研究、技術發展趨勢預測研究、評估研究、發展對策研究等，直接參與企業的科研生產活動，起到企業經營者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
隨著企業創新機制的加強，企業知識產權保護力度在不斷加大，企業檔案信息服務部門要相應加強對科技檔案和知識產權檔案的保護，積極為企業自主創新服務。企業技術創新的最終目的是促使企業形成持續自主的技術創新能力，是培育企業的持續市場競爭優勢。而有效利用信息情報在技術創新中相當重要，信息情報的收集、整理、分析和預測已成為技術創新的必要手段。企業檔案信息服務部門應調整自身的工作方法和方式，圍繞市場經濟所關注的科技、經濟、社會發展問題，開展調查，提高分析水平，為企業決策提供服務。
2.4 提供培訓服務
提高員工的信息素質是增強企業技術創新能力的重要手段之一。檔案信息服務部門可以定期舉行各種活動，通過開辦網上課堂，或是利用電子閱覽室定期授課等方式為企業提供檔案信息技術、信息理論、信息檢索等方面的培訓，進而提高企業員工的檔案信息素質，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，掌握檔案信息的社會地位、作用、影響，利用檔案信息進行科學研究，利用文本和多媒體報告研究成果，從而推動企業技術創新的進程，更有效地實施檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施知名品牌戰略服務。
企業檔案信息部門要加強學習，摸清家底，開拓進取，超前介入企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身融入信息系統，使檔案工作與企業設計、生產、施工、管理等工作流程相銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。還應積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現檔案信息資源的制度化、規范化管理，建立和完善企業檔案自動化系統，積極主動地從各個渠道獲取并綜合處理各類信息，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
參考文獻:
[1] 王黎平. 構建集團企業檔案工作的網絡化管理平臺[J]. 中國檔案，2005,（11）.
第9篇：企業檔案信息化建設范文
[論文摘要] 信息對于企業技術創新活動的發生、展開與實現有著重要的作用。本文闡述了企業在技術創新過程中檔案信息需求的類型，以及檔案信息服務部門在企業創新環境下應如何加強檔案信息化建設，為企業提供服務。
信息對于企業技術創新活動的發生、展開與實現，有著重要的作用，同時，企業技術創新是資源重新組合的活動，不僅需要物質與能量資源，而且需要對信息資源的重新配置整合，達到創造新事物的目的。只有積累到一定數量、質量的信息，才能保證創新選擇的正確和創新的順利進行。
1 企業技術創新中的檔案信息需求
企業在創新過程中產生了很高的信息需求，只有全面了解企業的信息需求，檔案信息服務機構才能更好地提供具有針對性的檔案信息服務，才能確定提供的服務是否有效、適用。企業在技術創新過程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：
1.1 市場信息
市場信息在企業競爭中起著引領技術競爭、促進技術創新的關鍵作用。企業從事技術競爭，其著眼點在于進入和占領國內外市場，獲取市場信息則是開拓市場的強有力手段。
1.2 政策信息
企業技術創新活動依托于國家的國情國力和國際創新趨勢等大環境，受到國家有關政策的調控和約束。了解政策信息是企業進行技術創新的基礎。
1.3 技術信息
為避免因信息閉塞造成重復開發、結構趨同和防止因技術上難以逾越的困難而導致創新的失敗，技術創新必須有技術信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來前景難斷的創新項目轉變為成功在握的可控工程。
1.4 管理信息
管理信息是促進企業技術創新的鑰匙。企業技術創新不僅僅是技術問題，更是管理問題。一方面建立現代企業制度需要信息技術的支持，另一方面企業信息化的實施也將推動企業組織結構和管理模式的變革。
1.5 人才信息
經濟的競爭和技術的競爭歸根結底是人才的競爭，是人才數量和質量的競爭。在企業技術創新中，人才是一個至關重要的因素。沒有創新人才，技術創新就無從談起。企業的人才信息檔案應能夠反映各種人才的基本情況，如簡歷、專長、教育背景等。
在企業技術創新過程中，企業檔案是一項重要的信息資源。檔案是保存與延續企業文化的載體，展示和傳播企業文化是檔案信息資源開發利用的目的。檔案資源只有通過信息化，建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源，才能真正實現檔案資源的價值和使用價值，使檔案信息服務體系滿足企業創新的要求，最大限度地為企業提供準確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業整體的現代化管理水平。
檔案信息化建設是信息化建設的一部分，企業內部某個部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進程中要注重檔案信息整合，優化企業檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業信息化的重要組成部分。把企業各部門的檔案信息納入相同結構的數據庫中進行管理，如 “手冊報關核銷系統”、“人力資源管理系統”、“訂單管理系統”、 “生產管理系統”等，采取統一的軟件對檔案及檔案數據進行計算機處理和網絡化管理，以整體優勢實現企業內部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業高層與部門管理環節緊密聯系的目的。利用計算機和網絡技術，通過對信息資源的深度開發和廣泛應用，不斷提高生產、管理、決策的效率和水平，讓企業中高層電腦用戶能夠在輕松的人機對話中完成計算機任務的管理與決策，從而提高企業經濟效益和企業競爭力。
2 企業技術創新中的檔案信息服務
檔案信息服務就是為了讓人們能夠在特定時間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務措施。企業，作為專門的信息用戶，滿足其創新過程中的信息需求的關鍵是通過一切可能的途徑提供適當的各種形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統化的信息服務。檔案信息服務部門應該充分運用信息化、網絡化的優勢和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強服務手段，擴大服務內容，開拓服務領域，提升服務水平，提高服務質量，為技術創新服務體系發揮科技信息服務的有效支撐作用。筆者認為可從以下幾方面入手：
2.1 檔案信息數據庫開發服務
在為企業提供文獻檔案信息服務時，檔案信息服務部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動地傳遞給企業，因此應根據企業的具體需求，選擇相應的服務器。企業內部局域網配備交換機和操作平臺，建立有系統、完整的專題檔案數據庫，以便向用戶提供特色服務。例如可以建立文件級開放目錄中心，首先由企業確定出需要包含檔案信息數據源的范圍，然后根據用戶需求，從國內外專利數據庫中套錄企業需要的所有專利信息，制成專利數據文件和圖片，最后根據開放檔案的有關辦法對文件數據庫進行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉換成檔案數據庫（包括摘要和全文信息）提供給用戶。 轉貼于
應用標準化的檔案管理系統，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標準化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。
2.2 定題信息服務
定題信息服務，是檔案信息服務機構根據一定范圍內的用戶對某領域的信息需求，確定服務主題，然后圍繞主題進行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務。檔案信息服務人員在廣泛調查企業創新信息需求的基礎上，選擇適用面廣的主題作為服務課題，然后主動與用戶聯系，根據用戶需求，建立信息用戶服務檔案，從而針對性地提供信息服務；或者根據企業用戶的個性化需求，及時有效地向用戶推送實用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產和經濟活動中的一系列難題。當用戶將自己所需要的檔案信息通過網絡向系統數據庫提交以后，由專職的信息服務人員確定檢索詞，搜尋相關網站，經過初步的分析、篩選、歸納、總結，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語言格式進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，并通過E-mail發送到用戶郵箱中，或者上傳到服務人員個人主頁、定題信息服務主頁等，方便用戶直接上網瀏覽、下載、打印課題最新文獻。
2.3 檔案信息咨詢分析與情報研究服務
情報研究和咨詢服務是科技信息服務最主要的服務模式之一，也是企業技術創新信息服務中應重點發展的一項服務內容。檔案信息服務部門應該利用自身優勢，不斷跟蹤、編譯世界各國重大科技計劃、政策、管理、創新與發展戰略等方面的最新資料，建設專題數據庫，進行基礎性情報資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報研究工作奠定基礎。進而結合企業自身情況，進行不同層次的研究與開發，包括項目跟蹤研究、技術發展趨勢預測研究、評估研究、發展對策研究等，直接參與企業的科研生產活動，起到企業經營者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。
隨著企業創新機制的加強，企業知識產權保護力度在不斷加大，企業檔案信息服務部門要相應加強對科技檔案和知識產權檔案的保護，積極為企業自主創新服務。企業技術創新的最終目的是促使企業形成持續自主的技術創新能力，是培育企業的持續市場競爭優勢。而有效利用信息情報在技術創新中相當重要，信息情報的收集、整理、分析和預測已成為技術創新的必要手段。企業檔案信息服務部門應調整自身的工作方法和方式，圍繞市場經濟所關注的科技、經濟、社會發展問題，開展調查，提高分析水平，為企業決策提供服務。
2.4 提供培訓服務
提高員工的信息素質是增強企業技術創新能力的重要手段之一。檔案信息服務部門可以定期舉行各種活動，通過開辦網上課堂，或是利用電子閱覽室定期授課等方式為企業提供檔案信息技術、信息理論、信息檢索等方面的培訓，進而提高企業員工的檔案信息素質，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，掌握檔案信息的社會地位、作用、影響，利用檔案信息進行科學研究，利用文本和多媒體報告研究成果，從而推動企業技術創新的進程，更有效地實施檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施知名品牌戰略服務。
企業檔案信息部門要加強學習，摸清家底，開拓進取，超前介入企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身融入信息系統，使檔案工作與企業設計、生產、施工、管理等工作流程相銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。還應積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現檔案信息資源的制度化、規范化管理，建立和完善企業檔案自動化系統，積極主動地從各個渠道獲取并綜合處理各類信息，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
參考文獻
[1] 王黎平. 構建集團企業檔案工作的網絡化管理平臺[J]. 中國檔案，2005，（11）.
