電子文檔論文精選(九篇)
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第1篇：電子文檔論文范文
電子文件的歸檔是一項系統(tǒng)化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數據文件。例如：圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則，和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件，包括系統(tǒng)設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統(tǒng)一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環(huán)境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質的服務。
三、結語
第2篇：電子文檔論文范文
1、被納入企業(yè)知識管理范疇
在經濟發(fā)展的當今階段，自然資源的優(yōu)勢已不再成為經濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調整和發(fā)展企業(yè)內部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數據，是企業(yè)進行知識管理的重要內容。如何組織開發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現實需要。
2、電子數據管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數據是企業(yè)知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網“業(yè)務信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數據，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標準，元數據不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現狀分析
由于電子文件對計算機設備的依賴性、內容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認識不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時代，各業(yè)務領域普遍開發(fā)應用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業(yè)電子信息很難實現有效聚合和共享，文件、數據的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。
3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗
科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。
三、電子檔案管理收集模式構建策略
“泛在知識環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業(yè)務電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現行文件和非現行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。
1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障
企業(yè)應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統(tǒng)運行維護，各個業(yè)務部門負責具體實施。根據各業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強前端控制，提升電子檔案管理質量
隨著現代企業(yè)的科學管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業(yè)應確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉的電子公文等內容，專業(yè)工作文件包含電子商務、ERP等業(yè)務信息系統(tǒng)上形成的表單和數據等內容。檔案人員應通過調研、分析等手段，加強與業(yè)務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數據和背景信息、文件分類等內容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的對接，實現對關鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質量
企業(yè)應創(chuàng)新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節(jié)點的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中的各個基建業(yè)務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業(yè)務工作實現了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質量。
4、完善制度保障機制的建設
為優(yōu)化和規(guī)范管理計算機環(huán)境中產生的文件和檔案資源，企業(yè)應該一方面認真落實《紙質檔案數字化技術規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文書電子文件元數據方案》等規(guī)章制度和管理標準；另一方面根據企業(yè)業(yè)務工作特點，制定出臺本單位的電子文件管理規(guī)定、檔案工作管理辦法、檔案工作考核評分標準、公文處理辦法、公文考評規(guī)則等一系列內部規(guī)章制度，形成電子文件的收集歸檔的常態(tài)化機制。此外，企業(yè)還應將電子文件管理納入對職能部門、基層單位主要負責人年度業(yè)績考核指標，對各單位公文管理、檔案管理和知識管理情況通過進行過程控制。同時，應采取工作情況通報、互查評比、年度專業(yè)工作講評、評先評優(yōu)等多種形式進行監(jiān)督和考核，從而起到制度約束和監(jiān)督管控的作用，形成規(guī)范電子檔案收集和歸檔的氛圍。
第3篇：電子文檔論文范文
筆者就現在的情況進行了研究調查，發(fā)現水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設施的不足
由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩(wěn)定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養(yǎng)成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。
1加強對電子文件檔案管理知識的培訓
提高檔案管理者的業(yè)務素質筆者調查發(fā)現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性
檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。
4加強安全方面的法律保障
在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。
5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎
所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。
三結語
第4篇：電子文檔論文范文
關鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理
中圖分類號：G271；TP39 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言
所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統(tǒng)，進行統(tǒng)一控制和管理。其實質就是將檔案管理的若干功能提前，實現文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質形態(tài)、社會本質及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運動階段的區(qū)別而無本質的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網絡和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數據等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運轉階段進行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。
1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟
檔案管理工作是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項業(yè)務內容。與紙質檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學者和檔案工作者所熟知的經典管理環(huán)節(jié)正在經歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現在以下幾個方面：
1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計算機網絡系統(tǒng)自動完成，電子檔案的積累與收集根據計算機工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計算機網絡上形成的電子檔案，信息的復制和傳輸可以通過電子信號的形式在網上進行，這種系統(tǒng)一般都設計有自動記錄的功能；另一種是對于單機形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質檔案大致相似，表現為存儲載體的積累與收集。
1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計算機內，然后再計算機上對電子檔案進行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機保存在載體上。在整個整理過程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內涵）已經消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結果是對全部檔案形成一個“邏輯目錄樹”。
1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進行存儲，由于分布式數據庫技術的運用，使得這一種技術手段得以實現。
1.4 編目和編研工作隨著分布式數據庫技術的普遍應用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務上來。
2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項
2.1 統(tǒng)計工作隨著計算機技術的廣泛發(fā)展，它被逐漸應用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負擔，又可以保證統(tǒng)計的準確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動化程度也將越來越高。
2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內容和技術兩個方面進行鑒定。其中內容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內容，甄別其科學的、歷史的和現實的價值，進而確定其保管期限。
2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。
2.3.1 存儲在聯網計算機中的檔案的保密因特網針對不同的利用者提供不同級別的服務，網上數字化檔案館站點的檔案信息非常容易泄露。因此，數字化檔案館站點必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網是一個完全開放的網絡，為了防止計算機“黑客”竊取和合法用戶越權利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網計算機中的檔案的保密工作。
2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網站點都為自己增設安全保護機制，以防未授權的用戶看到這些站點發(fā)送和接收的信息。這些站點通常稱為“安全島”。當然，僅僅采用這一保密措施是遠遠不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。
參考文獻：
[1]石桂華．淺析信息時代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.
[2]李爽．信息時代電子檔案管理應采取的對策[J].蘭臺縱橫，2011，（5）：45-46.
第5篇：電子文檔論文范文
論文關鍵詞：信息化檔案管理
1前言
與傳統(tǒng)的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯網系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務于生產、經營、電網建設等工作，全面提升了檔案現代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機關到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關與少數地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網公司建設統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網的可支持性，經濟性技術論證于2007年及時向國家電網公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。
3系統(tǒng)的建設日標、部署模式
3．1建設目標
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實現全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯互通；實現全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務規(guī)范；實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業(yè)務在線監(jiān)管和查看；將電網建設參建單位納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。
3．2部署模式
公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務。數據庫采用ORACLE10G數據庫系統(tǒng)，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業(yè)務標準，允許公司所屬各單位在此業(yè)務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統(tǒng)一、兼顧個性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達到系統(tǒng)適應業(yè)務變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數據檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。
4．4權限管理
主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。
4．5標準業(yè)務定制
結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標準分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務設置
此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業(yè)務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應用
作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務應用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數據遷移、培訓、運行等工作。目前系統(tǒng)內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網上利用的人次數愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現了業(yè)務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。
7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐
7．1室藏檔案數字化、網絡信息一體化管理
通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網絡技術對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設置網絡專業(yè)信息檔案屬性，以及網絡信息采集工作流程和數據處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。
7．2對檔案資源的定義與接口實現
在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數據的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務系統(tǒng)的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。
7．4檔案信息的安全管理
面對網絡信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。
7．5永久、真實保存數字檔案的研究與實踐
電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數據的研究與實踐。
7．6解決了寧夏電網建設項目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數據進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現網上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現代化建設滿足工程驗收達標創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業(yè)內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發(fā)展看，還需加強幾個方面的工作。
8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。
8．2加強歸檔接口完善工作
加強檔案系統(tǒng)與186業(yè)務應用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網公司要求，保證業(yè)務應用系統(tǒng)產生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強相關管理制度建設
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據國家、行業(yè)有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設。
8．4加強有關人員的培訓力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強檔案數據的安全管理
還需完善數據安全存儲管理措施，增加數據存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統(tǒng)的數據安全。
8．6加強館藏歷史檔案的數字化進程
有計劃、有步驟進行歷史檔案數字化加工工作，更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的服務作用。
第6篇：電子文檔論文范文
據美國的一家數據研究機構統(tǒng)計和預測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數據在1994年僅僅是50萬條，據預測，到2002年這一數據將達到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網上職業(yè)公司發(fā)現他們每個星期收到的Email比電話多得多，達到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現代化的機構。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強調分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內容”更重要；考慮機構的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產生是“職能鑒定”得以提出和實現的契機，但“職能鑒定”中所包含和體現的思想卻要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個原因
一檔案理論的思想基礎從國家模式到社會模式的轉化
有關鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金遜認為，文件是行政活動和事務處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責是保管檔案而非制造檔案，他提出應由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經對他的有關鑒定執(zhí)行者的觀點提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關學者認為，這種觀點走入極端，會導致行政意志和國家意志塑造檔案。
二十世紀四、五十年代，面對激增的機關文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當時另幾位檔案工作者的觀點：檔案工作的重點已由保管文件轉變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標準。謝倫伯格認為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時主要應關注檔案從屬價值中的情報價值。情報價值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點也就意味著，以歷史學家的實際利用需求或預期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標準。這種鑒定理論也并未在檔案界達成共識，有的學者認為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務活動中形成的有機聯系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學鑒定理論發(fā)展中的兩個具有代表性的觀點。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個鮮明的特點，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來源于對檔案價值主體的確認。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標準、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標準尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項標準而展開，而檔案鑒定標準取決于檔案價值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現，他們所關注的與檔案這一客體發(fā)生關系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強調檔案對行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標準并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強調檔案對歷史研究者的情報價值，主張檔案工作者依據研究者的利用需求來鑒定檔案的價值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質區(qū)別正在于價值主體的不同。那么這兩種價值主體就代表了檔案價值發(fā)揮的全部的潛在“市場”嗎隨著檔案學理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫克所言：“本世紀檔案論述的主題是，根據國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會——文化檔案概念的變革。”他接下來又作了更為深刻和具體的闡述：“從荷蘭學者所處的時代到詹金遜、卡薩諾瓦時代，直至美國注重政府文件管理的時代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個國家建立，為這個國家服務，作為該國政治結構和機構文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位。現在情況不同了，20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經發(fā)生了根本變化，即檔案現在是‘屬于人民、為人民服務、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人權益，而且更多的還應該為他們提供根源感、身份感和集體記憶。”當前在西方發(fā)達國家檔案界普遍存在的這種“社會檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現代主義”的影響，“后現代主義”反對權威、否定中心的個性正是檔案理論思想基礎從國家模式到社會模式的變革的哲學根源。
檔案理論基礎的變化，全新地確認了檔案價值主體——不再是機構內部的工作人員和歷史研究人員，而是社會中的全體公民。這種價值主體的改變毫無疑問會深刻地影響檔案價值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強調社會應確定自身的價值，檔案必須如實地反應這些價值，檔案價值不應該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應該取決于謝倫伯格所說的歷史學家，而是取決于人民大眾。他強調，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準則。”他號召檔案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現檔案的這種社會價值，并將這種價值用于文件鑒定。這是一個華麗而充滿魅力的口號，但很遺憾，它并不具有指導鑒定活動所應有的可操作性。1991年，布姆斯在經過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會價值最好不是直接通過對社會動力和公眾輿論的研究確定，而應間接地通過了解那些為實現社會需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷。”按照這種新的方法，鑒定的標準從復雜的社會價值、問題或趨勢轉變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。
二文件數量的激增
有關職能鑒定的提出，檔案學思想基礎的變化是重要的，然而不是唯一的。現代管理機構中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會象一個“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會上就有人建議，機構應該依據其職能的重要性而選擇保管他們產生的文件，劃分文件產生機構職能的級別而非鑒定每一份文件的觀點形成了。當時情況下有學者認為，這是一種逃避的方法，因為這被認為是面對大量文件感到無助時的對策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機構的文件，來減少紙張的數量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現的被動局面，它——文件數量的巨增，確實構成了“職能鑒定理論和方法”產生的又一大驅動力。
三越來越多的文件產生于機構的協(xié)作活動中
社會機構的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會活動中不同機構之間的聯系也日益密切和復雜，職能鑒定的觀點也適應了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項目文件的處理，這些項目形成的文件分散在政府部門、大學、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機構為核心，以單份文件為對象的傳統(tǒng)鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設想通過“文獻戰(zhàn)略”，一種多機構的，以研究為基礎的分析，將眾多檔案館的鑒定活動結合在一起，使檔案文件反映社會的主要論題、問題、活動或職能的方法來妥善解決現代復雜機構的龐大文件的問題。
四電子文件的產生
如果說以上的三方面的原因驅動我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現和對其鑒定活動的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時電子技術也賦予“職能鑒定”以更強的可實現性。
電子文件的性質和數量對鑒定的影響表現在以下幾個方面：
1電子文件的數量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。
2電子文件產生分散，一個龐大機構內部將會有多個業(yè)務管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務活動彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數據瞬間聯結而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產生的文件，而進入每個系統(tǒng)中對具體的文件執(zhí)行“內容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時刻與一個動態(tài)的數據庫相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會象一只永遠在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產生之初就完成，我們面臨的更為嚴峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識到可能根本不會有文件被送來鑒定。現有的許多系統(tǒng)都具有動態(tài)刪除和更新數據的功能，另外，對于許多通過瞬間邏輯聯結形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設計之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標準作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計算機之中，那么電子文件即使曾經存在過，也終會流失。電子文件管理研究的專家普遍認為：“檔案保管系統(tǒng)設計階段提供了保證鑒定決策最有效實施的最佳機會”。
因此，有關專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產生之初就開始執(zhí)行，鑒定標準甚至應該在文件尚未產生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在。”這樣一種要求的實現必須通過“職能鑒定”來達到，“職能鑒定”根植于對文件產生機構以及其職能活動和工作流程的深刻認識之上，通過分析機構活動的有機聯系以及機構職能、活動和業(yè)務的重要性，決定文件的存留，鑒定的標準和結論必須要體現為一套詳細、具體和技術可實現的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去。“職能鑒定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經被普遍地接受。
第7篇：電子文檔論文范文
紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經過努力，現已將部分電子文件歸檔。
與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
第8篇：電子文檔論文范文
電子檔案的特點及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質檔案而言的。傳統(tǒng)紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。
針對傳統(tǒng)紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。
當前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質檔案仍更占據優(yōu)勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足
雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業(yè)務知識儲備，導致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規(guī)范，建立一定的檔案管理責任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態(tài)化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協(xié)調好檔案室與領導、各業(yè)務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
3.2檔案室電子檔案管理的技術措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內容具有不穩(wěn)定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設備，因此需要結合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進行科學的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
3.2.2做好數據備份恢復工作
數據備份恢復主要是針對電子檔案特點，利用技術手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時，可以通過雙備份制來同時實現封存與借閱。考慮到網絡安全問題，需建立數據備份和恢復系統(tǒng)，保障檔案室的各項關鍵信息在出現意外時可以對信息進行恢復。
3.2.3加強檔案室網絡安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網絡安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網站進行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設置權限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進紙質檔案數字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時不忽視紙質檔案的作用。
3.3加強檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質
電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實的檔案管理業(yè)務能力外，還要對以計算機為代表的信息技術有較為全面的掌握，能夠適應電子檔案管理所帶來的新發(fā)展、新變化，除了需要有關單位加強對管理人員的教育培訓，檔案管理人員自身也要積極主動的去學習、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風外，還需結合電子檔案管理工作的特點，具備良好的責任意識，網絡安全意識，風險意識，保密意識等；最后，新時期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識，推動電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
第9篇：電子文檔論文范文
1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設計人員按時提交完整、準確的設計圖紙，歸檔率較低。而數字檔案采用網上收集方式，從電力工程項目設計開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標準目錄結構，在項目設計過程中，可以對數字檔案的工作流程進行監(jiān)控，實行網上采集、自動歸檔，歸檔率達到100%。數字檔案采集可以實現電子檔案產生和形成過程的實時監(jiān)控，并能及時獲取檔案。
2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費力耗時。數字檔案的整理過程則是在數字檔案管理平臺上進行的，管理人員按照相應的國家標準和行業(yè)標準，逐項判定電子文檔本身、運行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強。但是，整理范圍和內容大為增加，整理工作更為復雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項功能和整理工作流程。
3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統(tǒng)安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對數字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策
1．加強檔案管理業(yè)務平臺建設。檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業(yè)務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構建各類檔案信息庫。檔案數字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數字化后，需進一步進行網上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權限劃分功能，可以根據密級和權限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權限劃分，從而實現了檔案信息庫的自動安全管理。
