機關檔案工作計劃精選(九篇)

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第1篇：機關檔案工作計劃范文

一、加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規制度落到實處

1、利用檔案館網頁，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。

2、舉辦專兼職檔案員培訓班，結合卷改件的改革，進行檔案業務學習、指導，使檔案管理有條不紊地推進。

3、深入各立檔單位進行業務指導，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規范，提高歸檔率、完整率。

二、積極推進檔案現代化管理，開發使用好檔案管理軟件，提高工作效率

1、購置合適的軟件，為檔案現代化管理提供基本硬件條件。

2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數據庫。

3、與教務、人事、科研等有關單位聯合，開展電子檔案信息網上查詢工作。

4、做好對檔案館網頁的維護、開發、優化工作，提高點擊率。使檔案館網頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經驗的一個平臺。

5、在不斷探索總結經驗基礎上，規范學校檔案的現代化管理工作，適時向學校提出“中國農業大學檔案信息化建設實施意見”。

三、按照國家二級檔案達標要求，做好檔案實體基礎工作、利用服務工作

1、接收201x年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規范、利用方便。

2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超過保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實體基礎工作的同時，開展內部檢查、評估、評比工作，為優秀教學評估做好檔案工作方面的準備。

5、開展評選檔案工作先進單位和個人的評比工作，通過評優總結促進檔案工作。

6、配合學校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務態度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。

7、改進研究生畢業離校手續、認真做好研究生檔案接收、轉遞工作，做到及時、快捷、準確、無誤。

四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作

1、為舉辦百年校史展覽、教學科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進行規劃、設計，進行必要的裝修，為百年校慶做基礎準備。

2、做好《中國農業大學名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照學校布署，積極做好百年校慶展覽有關準備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。

4、完成檔案館簡介的編印工作。

五、其它工作

1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發表。

2、做好陳列館接待參觀工作，發揮檔案對學生的教育作用。

3、向兄弟院校學習先進經驗，積極參加業務培訓，不斷提高檔案業務管理水平。

4、做好保密、安全工作

檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎工作做得再好，如果發生了失、泄密和丟失、火災等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據檔案內容及情況變化，確定和調整密級。

總之，201x年工作任務是繁重的，要能很好地完成，必須有學校的大力支持，特別是經費保證和領導的重視；還要靠檔案同仁同心協力、積極進取勇于奉獻，更需要各立檔單位的大力支持，規范整理，做好歸檔工作。同時，加強內部管理，建立和完善崗位職責，引入競爭機制，關心工作人員工作和生活，創造良好的工作氛圍，充分調動全體同志的積極性，這是做好檔案工作的重要基礎。我們要以瞿書記提出的“充分發揮學校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學校改革和發展服務”的要求為目標，按照江樹人常務副校長提出的檔案管理要規范化、標準化、現代化的要求，做好檔案工作，力爭在收齊、管好、用活檔案工作各環節上做出成績。

第2篇：機關檔案工作計劃范文

關鍵詞：檔案基礎；現代化；效率

隨著科技、經濟和社會建設的高速發展，檔案信息作為社會信息的一個重要方面，其內容和形式也在不斷豐富和發展。社會對檔案信息的利用需求發生了很大變化，由過去的量少、零散、形式單一、內容專門化，變為量大、系統、形式多樣、內容豐宦。傳統的檔案管理方式已越來越不適應形勢發展的需要，檔案管理現代化建設勢在必行。

1 檔案管理基礎工作存在的主要問題

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。

2 實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

（四）統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

（五）規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委；還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種；必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3 加快數據儲備，積極推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄？對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊？我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯？關鍵詞 進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如？擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”有人寫“基建”有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題？分屬關系 。

第3篇：機關檔案工作計劃范文

一、總體目標

全面完善規范脫貧攻堅以來產生的所有檔案資料，做到以事實為根據，以精準識別、精準幫扶、精準退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎，以印證性資料為要件，確保各項資料齊全真實，實現貧困戶進出軌跡隨時可查、隨時追蹤，檔案管理達到規范化、標準化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國扶貧開發信息系統中的村戶數據信息的真實性、準確性和完整性，實現內容真實、過程真實、數據真實，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實可信、經得起檢驗。

二、主要內容

（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內。檔案封皮要寫清楚戶主姓名、聯系電話、家庭住址、脫貧狀態，并根據戶內實際情況對清單目錄進行如實勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項。

1.基礎工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊》、分年度家庭收入測算表。

2.精準幫扶方面：包括“一戶一策”精準脫貧計劃（需上墻），義務教育階段適齡人口接受義務教育情況證明，居民養老保險繳費（代繳）憑證，基本醫療保險繳費票據，住房安全等級認（鑒）定表（或竣工驗收表），住房安全達標認定書。

3.精準退出方面：包括貧困戶退出驗收達標證明。

4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報銷憑證（或醫療費用報銷明白卡），精準扶貧專項貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協議），合作社帶動協議，入股配股帶貧協議（或入股分紅憑證），入股協議書、股權證及分紅記錄表，農業實用技術或就業技能培訓證書，扶貧政策到戶到人明白冊。

（二）村級檔案資料。村級檔案資料要體現精準識別、精準幫扶、精準退出全過程，按照要求分類裝檔，檔案盒標簽要醒目清楚，便于查閱；村級檔案資料重點包含4類9項內容。

1.基礎工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅規劃。村級常住人口花名冊、駐村幫扶和結隊幫扶花名冊。

2.貧困人口動態管理資料（按年度規范）：貧困人口識別、退出程序性資料。

3.精準幫扶資料：農村飲水安全花名冊，義務教育階段適齡人口接受教育情況花名冊，基本醫療保險和享受參保資助花名冊，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺帳，產業和就業扶貧臺帳。

4.貧困識別退出資料：貧困村退出程序性資料。

（三）駐村幫扶工作隊資料。工作隊要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅檔案資料的基礎上，及時規范運轉駐村幫扶工作隊各項臺賬資料；駐村幫扶工作隊資料主要包括8項內容。

1.文件類檔案資料：省、市、縣印發的脫貧攻堅文件資料。

2.出勤請休假資料：考勤簽到簿、請銷假記錄、工作隊職責分工、輪流值班計劃表。

3.學習會議類資料：學習計劃、會議記錄、黨小組會議記錄、工作日志。

4.工作臺賬、花名冊：駐村工作隊工作臺賬、幫辦實事好事臺帳、幫扶干部進村入戶臺帳、群眾來電來訪記錄、幫扶責任人與幫扶戶結對幫扶花名冊。

5.公示公開臺帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項目公示公開臺賬、工作交接清單、工作隊經費使用報銷臺賬。

6.總結整改類臺帳資料：工作隊工作總結、季報表、幫扶單位臺賬、問題整改臺帳。

7.上墻張貼資料：駐村工作隊員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊工作職責、隊內分工，扶貧政策宣傳材料等。

8.其他資料：“一戶一策”精準脫貧計劃村內留存備份，工作亮點，其他階段性工作臺帳資料等。

（四）鄉鎮檔案資料。按照《省<精準扶貧檔案管理辦法>實施細則》文件和村級脫貧攻堅檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴格規范管理。

三、工作要求

脫貧攻堅檔案資料規范整理工作采取全面核查的方式開展。以村為單位，對全鎮范圍內所有貧困人口的村實行村村過、戶戶清、項項核。由鎮扶貧站進行業務指導，嚴格對照規范標準進行脫貧攻堅檔案規范整理，實現檔案資料分類清晰、信息真實準確、填寫規范詳細。

（一）提高思想認識。檔案資料是精準扶貧工作的重要組成部分，是“踏石有印，抓鐵留痕”的體現，更是開展精準幫扶的基礎；各村要充分認識脫貧攻堅檔案管理工作的重要性，加強組織領導，強化目標責任，采取有力措施，進一步增強檔案管理責任意識、精準意識，要深入村戶，與群眾“面對面、心貼心”算細賬、核準賬，確保脫貧攻堅檔案資料收集齊全、信息準確、利用高效。

第4篇：機關檔案工作計劃范文

一、檔案管理基礎工作的重要性

所謂檔案管理基礎工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據檔案管理規范，將檔案信息的內容、用途和來源進行分類整理，一般情況下來說，裝訂檔案主要采用三點一線法[2]。檔案信息進行登記時，要將常規性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內容主要是指企業和單位活動的過程中所產生的重要記錄，其具有時效性、重要性和獨特性等特點。有效開發檔案管理工作項目能夠為使用者提供更好的服務，并且也能夠完善檔案基礎工作，同時現代化檔案管理水平也得到提升。將現代化計算機技術和網絡信息技術應用到檔案管理中，能夠有效強化檔案基礎工作管理，從而使檔案基礎管理更加完善、全面。也能夠減少因為檔案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。

二、檔案管理基礎工作中的問題

目前，我國的綜合性檔案館數量眾多，其中的館藏內容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時不同時期的檔案管理方式和整理質量均不統一[3]，所以在檔案管理基礎工作中仍然存在不足和問題，具體體現在以下幾方面：

（一）檔案信息保存的時間較長，所以部分檔案檔號不規范，經常會出現無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個檔案信息的現象。

（二）檔案的全標題書寫不規范，部分標題無法反映內部檔案的具體內容，甚至部分檔案存在無標題的狀況。

（三）在檔案信息中存在檔案標題沒有涵蓋的數據信息內容，從而產生信息檢索困難的問題。

（四）檔案信息存在頁碼標記混亂的問題。

（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴重問題。

（六）檔案卷宗在歸檔后進行保存，但是由于沒有規范性，所以造成檔案保存沒有規律性，從而為日后的管理帶來麻煩。

檔案館的建館時間越長，檔案數據量越來越大，則問題就越多，也越嚴重，所以針對這一現象，加緊完善檔案館的管理系統，并且將計算機應用技術、網絡信息技術等全部納入到檔案管理中，從而實現現代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。

三、檔案基礎管理工作在現代管理中發揮的作用

現代化檔案管理中，要促進其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創新理念應用其中，促進檔案管理工作在執行期間更為系統、更合理。并且，實現檔案的基礎管理工作，也能推動檔案管理工作的有效進步，從而為其發展提供有力決策。

（一）提高了檔案管理的標準

社會經濟的發展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現代化檔案管理逐步轉向標準化、規范化的發展道路。由于檔案管理發展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發展[4]，所以應該有意識的培養檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎工作重要性，并且也要注重培養自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學、全面的監管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時應該制定專業化的管理責任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責任，同時能夠保障檔案管理工作的順利進行，利用獎罰制度，能夠激發員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。

（二）檔案管理基礎工作能夠取出雜劣信息

在進行檔案管理的時候，經常會因為檔案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數據信息檢索困難，所以需要進行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內的雜亂內容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現象。如果在重新整理的過程中出現目錄、項目號、案卷號、頁碼、類別號、標題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進行備注，并且進行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數據信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態，從而有效實現規范化、科學化的檔案管理。

（三）檔案管理基礎工作能夠促進檔案管理規范化發展

現代化檔案管理工作要順利進行，必須要強化管理工作人員的工作技能和職業素養，而管理工作人員如果要想強化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內容進行全面完善，從而有效實現檔案管理工作的標準化發展。在檔案管理工作中如果出現檔案信息不正確、檔案內容不齊全等問題，即使應用計算機技術、網絡信息技術也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應該制定嚴格的規章制度，并且結合自身的實際情況來規劃規章制度的執行標準，并且管理工作人員的日常行為規范，并且嚴格監管檔案管理工作的各項環節，從而保障檔案管理基礎工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時的歸檔入庫，使數據信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應用都有積極作用。

（四）檔案管理基礎工作能夠使信息檢索工作順利應用

在進行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎的檔案管理工作，只有掌握基礎的檔案管理工作，并且能夠將檔案基礎工作執行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現代化管理水平，保證檔案信息的準確性。做好檔案基礎管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會科技的不斷進步，網絡信息化技術不斷的應用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎工作，才能夠使檔案管理工作與現代化技術接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進行數據信息檢索的過程中，只有保障數據信息、案卷號等信息準確無誤后，才能夠提供完善的數據信息檢索服務。另外，應該創建專業化的檔案信息收集小組，對檔案信息進行收集、整理等工作，編制規范化的目錄，然后裝訂成冊進行保存，從而節約了檔案管理工作人員數據收集、整理的時間。

（五）提升檔案利用率

做好檔案管理工作，能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會收集大量的檔案信息，管理工作人員依據檔案信息的重要性進行分類，將重要的檔案信息優先管理，然后在整理其他檔案，通過有效的整理不但提高了檔案的管理速度，還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術完善檔案信息檢索方法，讓使用者輸入關鍵詞即可尋找到相關檔案信息，大幅度提高了檔案的利用率，從而有效推動了檔案管理工作的發展。

第5篇：機關檔案工作計劃范文

關鍵詞:高校 基建檔案 信息化

高校基本建設項目檔案是在基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎設施建設的蓬勃發展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現在學校基礎設施的新建、擴建;學校基建處對基礎設施的維護和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務公司對公房的出售，還有工程質量事故處理和經濟糾紛的調解等方面。隨著學校建設規模的不斷擴大，產生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學校建設發展的歷史軌跡，更是籌劃未來發展規劃的可靠依據。

一、抓住高校基建檔案的特點

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復雜化和社會化，對于高校基建檔案自身的質量、項目的齊全性、數據的準確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進行現代化方向的改進。基建檔案管理現代化，是應用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質量、高效率的檔案信息服務的一個綜合性的系統工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現代化的關鍵所在①。構成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設工程的進展陸續產生的，其特點表現為:

1.基本建設項目檔案材料來源的廣泛性

基本建設項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設計部門的論證設計、施工單位建設、監理單位監理、質檢部門質量評定過程，以及材料、設備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。

2.基本建設項目全過程的完整性

基建檔案在基建項目建設過程中，包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設計、編制設計文件、進行地質勘察、設計招標、簽訂有關合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現出來。

3.基本建設項目檔案數量的龐大性

基本建設項目由于投資規模大，參與單位多，涉及專業廣，以及項目歸檔文件套數多等因素，使得最終形成的基建檔案數量遠比其他專業技術活動形成的檔案多。如我校新校園建設、體育館建設等工程所形成的基建檔案數量就有300余卷。

4.基本建設項目專業內容的復雜性

基建檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多種專業內容，這些專業的有機融合形成了基建檔案專業內容的復雜性。

5.基本建設項目檔案形成相對于工程進度的滯后性

基建檔案是在基建活動中產生的，它真實地反映基建工程內容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設項目在竣工驗收時，多數只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當驗收工作完成后，經過整改，還需按高校檔案管理細則對基建項目的歸檔要求進行進一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。

6.基本建設項目檔案的長久性和不可替代性

一份完整的基本建設工程(項目)檔案，是建設工程(項目)使用、維護、管理、改建、擴建必不可少的依據，因此它可以在很長一段時間內發揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內部構造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題

真實地體現出基建檔案信息化管理的必然性

長期以來，受檔案保管和利用環境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴重影響基建檔案價值的發揮和對現實工作的支撐，而且嚴重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業的可持續發展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:

1.建檔質量不高

有些檔案管理人員對基本建設工程信息的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準確性、系統性，直接影響了檔案的內在質量②。

2.紙質檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復制件提供利用。第三，根據檔案內容編寫參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創新

是基建檔案信息化管理的運作方式

基建檔案信息化其實也是一項系統工程，其實施也將按照工程建設模式來進行，作為一項工程其各項建設內容有著內在的邏輯關系。因此，其運作方式應該分步進行:

1.根據基建檔案信息化總體規劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰略實施進程、檔案管理和發展需求、經費投入保障、技術支持能力、人力資源狀況以及工作環境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業務標準。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數字檔案的管理辦法和標準，確定搭建系統平臺的功能要求和技術規范，制定網絡及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設提供制度保障。例如制定電子案卷質量標準，使分類組卷達到或接近最佳水平;制定數字接收檔案標準，以確保電子歸檔質量;制定計算機網絡整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使檔案信息管理工作統一化、規范化。

3.基建檔案歸檔自動化、館藏數字化。即在自動化網絡辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創建和流轉為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現，對電子文件的歸檔管理必須實現自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統中對學校的收發文進行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數字檔案，以邏輯歸檔形式通過網絡運行實現文檔一體化。

4.隊伍建設和業務培訓。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術應用和檔案信息的知識化、社會化開發，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業管理方面的專業知識，并能熟練操作和應用計算機，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業知識培訓、業務學習、研究專家寫的優秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質，成為一名出色的檔案工作管理員、現代的檔案管理和信息開發者。

5.開放基建檔案共享信息和開發輔助決策支持系統。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎性作用和地位，充分發揮基建檔案信息在工程建設方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統的建立和開發，輔助決策管理系統的開發和應用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權管理，實現基建檔案的真正利用價值。

總之，隨著高校規模的不斷擴大，高校的基本建設將會加速發展，所產生的基建檔案是學校的寶貴財富，是學校基本建設的歷史記錄，也將反映學校基礎設施的整體水平。基建檔案工作是一項管理性極強的工作，它的信息化管理水平高低，與學校現代化程度休戚相關，所以我們應從檔案事業的發展趨勢來對待學校基建檔案管理的現代化問題，進一步做好學校基建檔案的信息化管理工作，適應形勢發展，滿足學校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅.淺談高校基建檔案的現代化管理.山西高等學校社會科學學報，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅.論高校基建檔案的建設與管理.重慶交通學院學報，2006，12，(4):143.

參考文獻

1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應用系統建設.北京:機械工業出版社，2006:31—32.

第6篇：機關檔案工作計劃范文

關鍵詞：基礎工作;檔案;管理;現代化

檔案管理是一項系統的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業的設備，只有對管理方法進行不斷的創新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現代化發展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現代化。

1 檔案管理基礎工作存在的問題

隨著社會的不斷發展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數量比較大，案卷的數量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業性比較差，沒有經過專業的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現象，在檔號設置時存在不規范操作的情況。有的案卷標題不規范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。

2 加強檔案管理基礎水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。

2.2 保證案卷整理的規范性

檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規范化。

2.3 統一分類號

在整個檔案管理工作中，對檔案進行統一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統一的標準。達到相對規范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。

2.4 規范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規范化要求，保證檢索的查準率。

3 推進檔案管理現代化

3.1 分清主次

進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關鍵詞”

“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。

檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。

參考文獻

[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業，2014（4）.

第7篇：機關檔案工作計劃范文

關鍵詞 計生 檔案管理 細化 研究

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

人口計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強人口計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

人口計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于《中外教研期刊》上以《加強人口和計劃生育檔案管理工作面臨的問題與對策研究》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十多個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了人口計生檔案工作在人口和計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了人口計生檔案工作管理系統網絡化，有效地促進了人口計生工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的人口計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。比如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在從事檔案管理工作近幾年來的所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確人口計生檔案管理工作的目的與任務

確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他科室，聯絡其他部門，聯絡上級指導機關和管理部門辦公室，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范人口計生網絡的基本體系；“一保證”即保證人口計生檔案準確無誤、萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。多年來的實踐告訴我們，要保證人口計生檔案的準確無誤，就要首先抓好各級、各部門人口計生統計專干和檔案管理人員等業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，各級的人口計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，人口計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持人口計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

四、提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平

檔案工作者掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質培養工作，努力提高檔案的水平。要重視高素質復合型人才的培養和檔案人員的在職培訓，積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累。

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。為此，檔案人員的素質培養工作應該著重提高檔案人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力，在提高全面素質上下功夫。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發揮。

總而言之，人口計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點、每一步才會達到理想的效果。

（作者單位：湖南省永州市計劃生育干部培訓中心）

參考文獻:

第8篇：機關檔案工作計劃范文

關鍵詞：會計電算化 會計檔案 管理

近年來，我國會計電算化事業發展迅速，越來越多的單位會計工作已經電算化，配套的會計檔案管理工作也發生了很大的變化。筆者根據企、事業單位會計電算化工作的實踐，就如何加強會計電算化之后會計檔案的管理工作，談談個人看法。

一、會計電算化后會計檔案的變化

如今的電算化會計檔案，包括存貯會計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。與傳統的會計檔案相比，會計電算化后會計檔案一般具有如下幾個特點：

1.內涵更廣泛。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2．存貯形式多，存放條件高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。

3．磁性介質或光盤上的會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。

4．磁性介質或光盤上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

5．磁性介質或光盤上的會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多。

二、加強會計電算化后會計檔案管理的措施

由于會計電算化后會計檔案發生上述變化，在會計電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應采取以下措施，加強會計電算化后會計檔案管理：

1．加強對會計檔案中軟件文檔的管理

軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，更重要的是保存完整的軟件文檔，在軟件系統產生一些問題時，它對系統的維護是至關重要的。

2.加強對磁性介質質量和存放環境的管理

在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的磁性介質，存貯介質的質量關系到會計檔案能否被有效地使用。對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所。對存放往年會計檔案的介質應定期復制，每次復制最好復制雙份，存放在不同的地點。對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換。對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

3．加強對磁性介質或光盤上的會計檔案安全性的管理

對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。經常采用的安全保密措施包括用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案；操作日志管理應由系統自動進行操作登記，建立加密的機內操作日志，監督系統操作，留下審計線索；數據存取權限限制，對安全保密程度不等的數據，應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份，分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據帶來問題。

4．加強對會計電算化軟件的管理

磁性介質或光盤會計檔案和軟會計電算化件版本要相匹配。在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號，以利于使用。

第9篇：機關檔案工作計劃范文

【摘要】本文以基層單位檔案工作為研究對象，根據筆者的理解和工作經驗，對如何做到管理精細化作出一番探究，并提出建設性意見供參考。

關鍵詞 基層單位；檔案工作；管理；精細化；問題；措施

基層單位，在過去很長的一段時間內，其運行和管理工作都沒有得到外界的關注和重視，作為記錄基層單位工作和發展的主要文獻資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現實意義和社會價值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項工作內容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時俱進的同時最大程度地做好各項工作，管理精細化或許就是解決這些問題的答案。

一、基層單位檔案工作管理存在的問題

檔案的管理，是一個單位、企業十分重要的一項工作，但是對于絕大多數單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴重不足的基層單位來說，檔案管理工作基本上都是名存實亡。就基層單位檔案工作中存在的問題而言，主要分為以下幾大類：第一，社會、單位到員工對于檔案管理的重視程度不夠，認識不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門”，都不是大家愿意接手進行管理的工作；導致這一問題的原因有許多，上至企業領導下至每一個單位的職工都需要對自身的這種錯誤認識以及信息的傳遞負責。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識不夠強；大家認為檔案管理是可有可無的內容，不到使用的時候基本不會接觸到，同時對檔案管理的相關方法以及措施也很少有所涉及，這些問題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒有具體的管理措施，也沒有日常的檢查和管理工作，對于檔案管理工作相關內容知識的培訓機會也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實力都不夠，在信息更新上嚴重滯后，沒有專業的人才進行具體的工作管理，也沒能做到與時俱進，引入先進的管理方法以及管理設備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴重的不標準、不到位等一系列的問題；專業人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問題之一，而企業檔案工作管理認識不足的同時也導致企業中每個職工對于檔案管理工作一知半解；而沒有統一的管理措施和管理體系機制則使得管理方式落后，年限久一點的檔案資料在保存的過程中發生丟失，給相關工作的展開帶來了巨大的影響。總而言之，基層單位檔案工作管理問題嚴重，發展以及改革勢在必行，任重道遠。

二、基層單位檔案工作精細化管理措施

要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問題，那么對基層單位檔案工作管理做出相應的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細化管理的措施才能夠將基層單位檔案工作做好。首先，無論是基層社會、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實際行動上對單位檔案的管理工作提高重視以及關注度，投入更多的人力、物力和財力對本單位的檔案管理工作進行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內容，而這項深入改革的措施則需要落到實處，如何才能做到讓全體員工和整個社會都對基層單位檔案工作能夠有一個更高的關注度呢。第一，我們需要改變對檔案管理工作的舊思想、過去式的認識，從社會認可度、崗位職稱、工作內容重視度等方面給檔案管理工作一個更為輕松的環境；在保證外部環境相對寬松的同時，我們需要從內在因素著手對基層單位檔案工作管理展開改革，在統一對基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎上，我們還需要在實際行動中有著強力的表現，這需要我們的單位領導發揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個較為重要的位置上，自己帶頭學習檔案管理工作的相關知識和技能，自己帶頭對單位檔案管理工作進行負責，甚至在人數不多的單位中，可以采取輪班的方式對檔案工作進行管理。其次，引入專業的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對單位的員工開設相關的講座以及學習的機會，讓職工對檔案管理工作以及檔案的認識有一個更為系統、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發展的過程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡單，甚至在外人看來就是一個可有可無、沒什么技術含量的工作，但是深入到具體的工作中會發現這是一個龐大的工作體系，包含了許多工作內容，需要我們從點滴做起，從小事做起，構建合理的管理方式和系統才能夠將檔案管理工作行之有效地一直延續下去。因此專業的技術人才對于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個職工了解和認識檔案管理工作的實質和內容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關手續的辦理更為高效。同時，完善檔案管理的體系，結合互聯網、計算機平臺等先進的技術，讓檔案管理能夠做到標準化、系統化，進一步推動檔案信息化建設。

三、基層單位檔案工作管理發展展望

基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發展中遺留下來的問題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發展的角度來看，只要我們能夠從點滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細化、標準化乃至系統化并非癡人說夢。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對基層單位檔案工作管理存在的問題不能視而不見，應該痛下決心進行深層次的改革和完善，在改革的過程中應該克服各個方面的困難和問題，努力將各項改革措施和手段執行下去，推行開來。當改革措施取得一定成效后，需根據具體的實際情況，對管理措施進行適應性的調整，但工作不能夠半途而廢，而應推行到底。只有這樣，發展之路才能走得更為長久；同時，對于檔案管理工作我們需要在全國的基層單位建立一個適用性較為廣泛的管理體系和機制，推行一些管理效率和較為先進的管理措施，讓各個基層單位在檔案工作管理中學習和參考，根據自身單位的自身具體情況，發展出符合自己單位實際情況和發展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。

四、結語

通過上文，從基層單位檔案工作管理存在的問題、基層單位檔案工作精細化管理措施以及基層單位檔案工作管理發展展望等方面展開一番剖析可以看出，我國基層單位檔案管理工作在發展的過程中遺留下來許多的問題，深化改革難度較大，發展之路任重而道遠，基于基層單位檔案有著十分重要的價值，改革的形勢更是刻不容緩，因此，在未來的發展過程中，我們需要從普及社會對檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。

參考文獻：

[1] 齊建華. 淺談新時期檔案和諧管理模式的構建[J]; 湖北檔案，2008 年Z1 期.

[2] 林紅棉. 我國機關檔案管理模式改革研究[D]. 廣西民族大學，2011 年.