企業(yè)檔案文件管理精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)檔案文件管理范文

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

第2篇：企業(yè)檔案文件管理范文

檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。

2規(guī)范管理

建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。

3信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創(chuàng)新和改進，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實現(xiàn)了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學(xué)地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。

5結(jié)束語

第3篇：企業(yè)檔案文件管理范文

（一）企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的歷史記錄和見證

企業(yè)文化是在企業(yè)不斷發(fā)展過程中形成的，伴隨企業(yè)一起成長，是企業(yè)發(fā)展的重要支撐。企業(yè)檔案主要內(nèi)容包括企業(yè)制度編制、企業(yè)員工資料、領(lǐng)導(dǎo)決策等內(nèi)容，在很大程度上可以反映企業(yè)的發(fā)展歷程，而這些內(nèi)容是企業(yè)文化建設(shè)的一部分，隨著社會的進步而不斷完善，可以說企業(yè)檔案是對企業(yè)文化建設(shè)歷史的見證，某些檔案資料可以直接用于企業(yè)文化建設(shè)，具有歷史借鑒參考價值。此外，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的直接反映。如《企業(yè)發(fā)展史》、《企業(yè)制度匯編》、《企業(yè)勞動模范先進事跡》等等。

（二）企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分

從某種程度上來說，企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展成果的記錄，是企業(yè)一批又一批員工的勞動結(jié)晶，是對企業(yè)創(chuàng)新、發(fā)展歷程的真實保存，它不僅是一種資料，更是一種寶貴的企業(yè)精神和企業(yè)文化。所以說企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的一部分，隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立和完善，企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的地位越來越突出，因此要加強檔案管理工作，推進企業(yè)文化建設(shè)。

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，可以為企業(yè)文化建設(shè)提供歷史借鑒作用。兩者相輔相成，密不可分。

二、加強事業(yè)單位檔案管理，推進企業(yè)文化建設(shè)

（一）重視檔案管理，把企業(yè)檔案室作為企業(yè)文化建設(shè)的窗口

事業(yè)單位要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，從思想上重視檔案管理工作，特別是要正確認(rèn)識企業(yè)檔案與企業(yè)文化之間的關(guān)系，把企業(yè)檔案管理融入到企業(yè)文化建設(shè)中來。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要把企業(yè)檔案納入企業(yè)建設(shè)中來，對檔案工作進行科學(xué)、詳細(xì)的計劃和布置，并把檔案工作放到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中去，比如與員工崗位考核掛鉤等。其次，利用好企業(yè)檔案室，使之成為企業(yè)文化建設(shè)的窗口。企業(yè)檔案室是保存檔案的地方，主要有文書、實物、設(shè)備、科研成果、基礎(chǔ)建設(shè)、會計等各種資料文檔，是對企業(yè)發(fā)展過程的全記錄，隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案室應(yīng)該主動走出去，以企業(yè)經(jīng)營活動為中心，對多種形式及內(nèi)容的檔案進行收集、整理和保存，讓其真正成為企業(yè)文化建設(shè)的文庫中心和平臺。最后，企業(yè)要充分利用檔案信息，比如把員工先進事跡進行整理，并在企業(yè)進行宣傳，樹立模范形象，鼓勵員工努力工作和創(chuàng)新，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，同時也提升了企業(yè)在員工心中的地位，增加企業(yè)文化附加值。

（二）采取現(xiàn)代檔案管理模式，加強檔案文化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，建立信息化檔案管理模式已成為時代的潮流和趨勢，因此事業(yè)單位要與時俱進，引進現(xiàn)代檔案管理模式，加強檔案文化建設(shè)。首先，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息系統(tǒng)。事業(yè)單位除了要妥善管理檔案室內(nèi)的文獻資料外，還要對檔案資料進行分類、整理和編號，然后輸入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行保存，不僅可以預(yù)防因紙質(zhì)檔案丟失和受潮等造成資料不全，而且可以減輕工作人員負(fù)擔(dān)，實現(xiàn)資源的共享。其次，制定一套行之有效的現(xiàn)代管理機制，主要內(nèi)容有企業(yè)管理機制、競爭機制、用人機制、考核機制以及監(jiān)督機制等。根據(jù)國家檔案管理相關(guān)政策和事業(yè)單位具體情況建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案管理有章可循。最后，檔案管理工作要以人為本。人是企業(yè)發(fā)展的核心，特別是在現(xiàn)代社會中人已成為企業(yè)增強競爭力的關(guān)鍵，因此在不違背企業(yè)利益的前提下，盡量的滿足員工的要求，認(rèn)真聽取員工的意見，并在檔案管理和文化建設(shè)中實施。

（三）拓展和完善檔案管理內(nèi)容，提升企業(yè)形象和文化品位

首先，拓展企業(yè)檔案室的收集范圍。企業(yè)檔案室的收集范圍要圍繞企業(yè)文化建設(shè)展開，對企業(yè)文化建設(shè)有利的信息進行收集，比如企業(yè)經(jīng)營管理中形成的簡報、制度等，經(jīng)過整理加工成企業(yè)文化集，規(guī)范員工行為，引導(dǎo)員工形成正確的價值觀，同時可以收集實物資料，如企業(yè)榮譽、名人字畫、企業(yè)獲獎獎品。

其次，對檔案信息進行深挖掘、充分整合利用。企業(yè)文化內(nèi)容豐富、形式多樣，要根據(jù)事業(yè)單位文化建設(shè)特點，充分挖掘企業(yè)檔案信息，并從不同角度、不同用途對檔案信息進行參考資料的編寫，為企業(yè)文化建設(shè)提供依據(jù)，同時要加強企業(yè)文化的宣傳，利用企業(yè)檔案開展企業(yè)形象設(shè)計、產(chǎn)品視覺設(shè)計、企業(yè)科技成果展等，為企業(yè)樹立良好的形象，提高企業(yè)文化品位。

最后，公開檔案，增強員工對企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感。事業(yè)單位要改變以往檔案保密的工作模式，對企業(yè)發(fā)展重大決策、涉及員工利益等問題要和員工進行協(xié)商，充分尊重員工的知情權(quán)和參與權(quán)，從而讓員工對企業(yè)產(chǎn)生歸屬感，愿意和企業(yè)一起成長，為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己的力量。

第4篇：企業(yè)檔案文件管理范文

張增堂 哈爾濱物業(yè)供熱集團有限責(zé)任公司

摘要：本研究從供熱企業(yè)檔案管理的實際出發(fā)，提出了加速供熱企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的理念，對供熱企業(yè)檔案管理存在較為典

型的重視程度、保密性、管理制度、經(jīng)費投入和人員素質(zhì)等問題展開了討論，并提供了加強認(rèn)識，規(guī)范檔案制度，完善管理機制，強

化檔案管理責(zé)任，以現(xiàn)代化的供熱企業(yè)檔案管理和高素質(zhì)供熱企業(yè)檔案管理人才作為支撐，形成對供熱企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展性保

障，為供熱企業(yè)檔案管理進一步走向科學(xué)化和正規(guī)化而努力。

關(guān)鍵詞：供熱企業(yè)；檔案管理；檔案制度；管理機制；管理創(chuàng)新；管理人才

1.供熱企業(yè)檔案管理存在的典型問題

1.1 供熱企業(yè)整體上對檔案管理的重視程度不足

供熱企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)工作也是管理工作，對于供熱企業(yè)

其他工作的開展和各項業(yè)務(wù)的進行有著是否重要的支撐作用，是

供熱企業(yè)社會和經(jīng)濟效益取得的保障。但是，以供熱行業(yè)為著眼

點，我們不難發(fā)現(xiàn)無論從供熱企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層還是從檔案管理層上

看，供熱企業(yè)工作存在著重經(jīng)濟效益和生產(chǎn)，忽視基礎(chǔ)工作和檔

案的實際問題，并且由于宣傳和教育出現(xiàn)不到位的情況，導(dǎo)致供

熱企業(yè)的員工對于檔案管理的認(rèn)知也不足，造成檔案管理出現(xiàn)了

重視范圍和程度上的不足，造成供熱企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的問

題，形成供熱企業(yè)檔案管理障礙，影響供熱企業(yè)檔案的利用效率

和效果。

1.2 供熱企業(yè)檔案管理保密制度不嚴(yán)格

供熱企業(yè)檔案管理工作需要具有一定的保密性，是企業(yè)商業(yè)

活動中的核心信息，具有一定的知識產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)，是企業(yè)核心的

機密，對于企業(yè)生存和發(fā)展有著直接地影響，而供熱企業(yè)檔案管

理工作如果不能得到保密制度的保障，那么會很容易造成企業(yè)核

心機密的泄露，出現(xiàn)企業(yè)對市場的不利局面，造成巨大的經(jīng)濟和

社會信譽損失。

1.3 供熱企業(yè)檔案管理制度不完整

供熱企業(yè)檔案管理是一系列具體的管理措施構(gòu)成的，例如：

供熱企業(yè)檔案資料的收集、加工、借閱、存儲和保密都應(yīng)該有嚴(yán)

格的制度作為基礎(chǔ)，但是一些供熱企業(yè)檔案管理工作中存在著制

度不健全、不完整的問題，出現(xiàn)檔案原始資料堆積如山，檔案信

息整理不及時，檔案資料缺失，檔案資料被涂改會銷毀，導(dǎo)致供

熱企業(yè)檔案出現(xiàn)真實性問題，進而產(chǎn)生供熱企業(yè)檔案資料的利用

價值降低。

1.4 供熱企業(yè)檔案管理的經(jīng)費保障不足

當(dāng)前供熱企業(yè)檔案管理正在逐步走向科學(xué)化、系統(tǒng)化和信息

化，特別在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)廣泛運用在各項工作的背景

下，供熱企業(yè)檔案管理具有了形式和內(nèi)容上的巨大改變。供熱企

業(yè)檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化需要大量的經(jīng)費保障和資金

投入，而很多供熱企業(yè)對于檔案管理的硬件投入出現(xiàn)資金量上的

不足，導(dǎo)致現(xiàn)代化供熱企業(yè)檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)得不到保

障，不能根據(jù)現(xiàn)代化要求和標(biāo)準(zhǔn)進行設(shè)計和建設(shè)，出現(xiàn)檔案硬件

陳舊，檔案保管條件惡劣，不能適應(yīng)供熱企業(yè)檔案管理發(fā)展的新

形勢。

1.5 供熱企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高

供熱企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力和理論素質(zhì)決定了供熱企

業(yè)檔案管理的高低，可見管理人才對于供熱企業(yè)檔案管理工作的

價值。當(dāng)前供熱企業(yè)中檔案工作人員和管理人員存在素質(zhì)、水平

上的問題，特別在文化程度和專業(yè)知識上還存在不少欠缺，導(dǎo)致

供熱企業(yè)檔案管理人員的科學(xué)知識水平、現(xiàn)代管理意識、檔案專

業(yè)水準(zhǔn)都存在不小的差距，難于適應(yīng)新形勢下供熱企業(yè)檔案管理

的發(fā)展需要。

2.提高供熱企業(yè)檔案管理的建議

2.1 提高供熱企業(yè)對檔案管理工作的重視程度

供熱企業(yè)要從全面和發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，要形成

對檔案管理的正確認(rèn)知，在增強供熱企業(yè)檔案管理人員職業(yè)責(zé)任

感的基礎(chǔ)上，進一步解放思想，做好意識上的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，達到

對供熱企業(yè)檔案管理工作的重新理解和定義，為供熱企業(yè)檔案管

理的順利進行找到扎實的思想基礎(chǔ)。

2.2 完善供熱企業(yè)檔案管理機制

供熱企業(yè)應(yīng)該強化檔案工作的責(zé)任，形成供熱企業(yè)檔案管理

的體系，建立供熱企業(yè)檔案管理的機制，完成供熱企業(yè)檔案管理

的規(guī)章制度，給供熱企業(yè)檔案管理工作一個可靠、可行的制度環(huán)

境。供熱企業(yè)檔案管理機制的建立必須以明確職能、統(tǒng)一體系為

基礎(chǔ)，將各種供熱企業(yè)檔案工作整合在一起，實現(xiàn)同步管理、同

步發(fā)展。

2.3 推進供熱企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化

一方面要增強供熱企業(yè)的檔案管理意識，要求管理人員既要

有高度的工作責(zé)任感，涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知

識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作。

另一方面，供熱企業(yè)檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化管理技能，要注

重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知

識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。此外，供熱企業(yè)檔案管理

工作中要利用現(xiàn)代化技術(shù)，減少手工操作，提高工作效率，更好

地服務(wù)于社會。

2.4 推進供熱企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

一方面，供熱企業(yè)專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，要一改

守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，

不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，

讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。另一方面，供熱企

業(yè)專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢，敢于向

傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打

破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新。此外，

供熱企業(yè)專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識。作為檔案工作

主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、

新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)

新。

因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要。專職檔案人員要

把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，

努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)

狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案

工作，實現(xiàn)由供熱企業(yè)檔案管理人員單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)

變。

參考文獻：

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技,2011（09）.

第5篇：企業(yè)檔案文件管理范文

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段   

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。   

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。   

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。   

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。   

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段   

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。   

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。   

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。  

三、電子文件階段   

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。   

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。   

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：   

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。   

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。   

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。   

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。   

第6篇：企業(yè)檔案文件管理范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；責(zé)任意識

企業(yè)檔案信息化建設(shè)正面臨著難得的發(fā)展機遇，而且現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展也提供了十分優(yōu)越的客觀條件，因此，必須統(tǒng)籌謀劃，精心實施，在秉承傳統(tǒng)工作的基礎(chǔ)上，做好以下幾項工作。

一、建立健全制度，規(guī)范檔案管理

企業(yè)檔案部門要把握信息化帶來的企業(yè)管理的新思維、新模式，樹立創(chuàng)新意識，運用先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新。建立健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下扎實有序發(fā)展，完善企業(yè)檔案的收集范圍，及時調(diào)整和擴展企業(yè)檔案信息的接收范圍，尤其對那些對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文字材料建立電子文件的歸檔辦法，完善企業(yè)文件材料的歸檔制度 建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數(shù)據(jù)儲存及利用的安全。

二、更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源

對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的檔案信息要格外予以重視，適當(dāng)擴大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關(guān)系密切的各種資料，對枚關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業(yè)檔案的收集要充分利用現(xiàn)代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉(zhuǎn)向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營有直接關(guān)系的文件。要以市場為導(dǎo)向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業(yè)為了定價，就必須知道市場狀況：為了制定促銷策略，就必須了解產(chǎn)品銷售周期性及市場競爭狀況：為了發(fā)掘新產(chǎn)品，就必須全面了解生產(chǎn)廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時提供真實、詳細(xì)的檔案資料（數(shù)據(jù)、文字、圖表等），就會為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級的信息服務(wù)。

三、加強檔案人才隊伍建設(shè)，建設(shè)好檔案管理工作軟環(huán)境

社會的發(fā)展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領(lǐng)域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業(yè)利學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵。為適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道.多形式的崗位培訓(xùn)，讓管理檔案的專業(yè)人員歷經(jīng)時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。要確立檔案信息化建設(shè)所需人才隊伍建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，明確培養(yǎng)目標(biāo)和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養(yǎng)的制度與機制，加快檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)，對不合理的崗位設(shè)置應(yīng)及時予以調(diào)整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵：要挑選一批思想政治覺悟高，業(yè)務(wù)能力強，熱愛檔案事業(yè)，具有一定企業(yè)管理業(yè)務(wù)水平的人員充實到檔案隊伍中來。

四、加強理論知識學(xué)習(xí)，增強責(zé)任感和使命感

檔案工作者自身要不斷提升專業(yè)素質(zhì)，開拓思路，勇于進取，超前介人企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設(shè)，將自身有機融人到信息系統(tǒng)中，使檔案工作與五處業(yè)設(shè)計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業(yè)各種類型文件材料運行的監(jiān)控。檔案工作者還要積極參與國際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動，實現(xiàn)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理，主動配合企業(yè)計算機人員，建立和完善企業(yè)檔案自動化系統(tǒng)。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。

五、積極推進，盡快實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

檔案管理數(shù)字化是一項艱巨而又緊迫的任務(wù)。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規(guī)范的企業(yè)中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準(zhǔn)備：其次，根據(jù)企業(yè)館藏特點，結(jié)合行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，及時編制出索引工具，以實現(xiàn)檔案的自動化檢索功能。檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續(xù)和社會的發(fā)展都在檔案中留下最可靠的印記和漸變。時間越久遠(yuǎn)，檔案的歷史價值就越發(fā)突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統(tǒng)檔案數(shù)字化過程的加速，也是劉這些傳統(tǒng)的有效保留和傳承。

六、加強橫向聯(lián)合，為檔案信息共享做好鋪墊

鼓勵在最大范圍內(nèi)統(tǒng)一檔案的管理方式，統(tǒng)一編號分類原則、統(tǒng)一主題詞表、盡可能統(tǒng)一軟件功能設(shè)置。對于已經(jīng)歸檔的同一類型不同版本的檔案數(shù)據(jù)要做好升級轉(zhuǎn)換工作。要收集和保管好相關(guān)的應(yīng)用程序和歷史數(shù)據(jù)，以便將來能為企業(yè)各有關(guān)部門查閱和利用，檔案部門要與企業(yè)的業(yè)務(wù)、技術(shù)部門搞好協(xié)調(diào)，避免企業(yè)的檔案信息化建設(shè)在低水平上重復(fù)。

第7篇：企業(yè)檔案文件管理范文

保護企業(yè)自主創(chuàng)新成果

企業(yè)是轉(zhuǎn)型升級的主體，加快推進自主創(chuàng)新關(guān)鍵是提高全省各類企業(yè)的自主創(chuàng)新能力。目前，浙江省企業(yè)自主創(chuàng)新還面臨著許多問題和困難，原因是多方面的，除了企業(yè)自主創(chuàng)新的內(nèi)在動能不足，創(chuàng)新意識比較淡薄外，一個重要原因是自主創(chuàng)新的制度環(huán)境欠佳，特別是缺少對自主創(chuàng)新的激勵和保護機制。目前我國法律法規(guī)對知識產(chǎn)權(quán)的保護力度還不夠，導(dǎo)致企業(yè)自主創(chuàng)新成果很容易被竊取、被模仿，再加上自主創(chuàng)新成果信息的快速擴散，其他企業(yè)可以低成本獲取別的企業(yè)自主創(chuàng)新成果，而被侵權(quán)企業(yè)因“違法占先”舉證困難，難以對侵權(quán)企業(yè)進行有效追訴，有些自主創(chuàng)新成果因時效性較強，在追訴過程中已造成重大損失。這種“搭便車”的違法行為，大大降低了企業(yè)自主創(chuàng)新的收益，嚴(yán)重影響了被侵權(quán)企業(yè)以及侵權(quán)企業(yè)的自主創(chuàng)新動力。

在浙江省經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級中，加大對知識產(chǎn)權(quán)的保護力度，構(gòu)筑有利于企業(yè)自主創(chuàng)新的制度環(huán)境，特別是如何提高企業(yè)檔案信息在知識產(chǎn)權(quán)糾紛中的證據(jù)力，維護企業(yè)合法權(quán)益就顯得十分重要。浙江省企業(yè)在國外被訴的案件中，有70％涉及知識產(chǎn)權(quán)、專利、工藝等，主要涉及省具有國際競爭力的輕工和機電行業(yè)等優(yōu)勢產(chǎn)品，而且數(shù)量還在不斷增加。2009年，正泰集團股份有限公司訴施耐德電氣低壓(天津)有限公司等侵犯實用新型專利權(quán)，最終施耐德補償1.57億元與正泰握手言和，正泰集團保存完整、可作鑒證的知識產(chǎn)權(quán)檔案成了此案勝訴的關(guān)鍵。

檔案行政管理部門開展檔案登記備份工作后，各類企業(yè)可以將科研、知識產(chǎn)權(quán)、專利等自主創(chuàng)新成果原始檔案向檔案部門進行登記并在檔案部門形成全息備份，從而對這部分檔案的形成時間及內(nèi)容進行“證據(jù)鎖定”。企業(yè)在發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)、專利、工藝等侵權(quán)糾紛時，可以請檔案部門作為非利益相關(guān)的第三方機構(gòu)，出具檔案登記證明及備份檔案，利用“鎖定證據(jù)”為其提供監(jiān)證服務(wù)，保護企業(yè)自主創(chuàng)新成果。這種成本低廉、運作便利的制度設(shè)計，可以有效降低市場交易成本，維護公平公正的市場經(jīng)濟秩序，引導(dǎo)和激勵各類企業(yè)提高自主創(chuàng)新能力。

為民生檔案裝上安全鎖

檔案安全特別是重要民生領(lǐng)域檔案的安全，與社會穩(wěn)定密切相關(guān)，是構(gòu)建和諧社會的重要基礎(chǔ)。

當(dāng)前，浙江省正處在全面建設(shè)小康社會的關(guān)鍵階段，經(jīng)濟和社會發(fā)展進入了轉(zhuǎn)型發(fā)展時期，省委、省政府高度重視社會建設(shè)，著力改善和保障民生、著力推進社會保障等社會改革，著力推動經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展。在這一過程中，政府部門已經(jīng)并正在產(chǎn)生大量的、與老百姓切身利益密切相關(guān)的各類檔案憑證。這些檔案不僅是政府部門賴以開展正常工作的業(yè)務(wù)檔案信息，更是涉及國家社會利益和民生權(quán)益的法律憑據(jù)，一旦由于技術(shù)、災(zāi)害等客觀原因或者篡改破壞等人為因素而損毀，直接關(guān)系千家萬戶，引發(fā)各種社會矛盾，影響社會和諧穩(wěn)定。

國內(nèi)就曾出現(xiàn)過這類檔案安全事故。南方某省省直統(tǒng)籌單位的養(yǎng)老保險，從2005年1月至2006年4月，由于部分檔案信息不全，造成5900多名當(dāng)期應(yīng)退休人員無法按時核定待遇。該省某市，由于稅務(wù)機關(guān)提供的繳費檔案資料不全，7041萬元社會保險費無法分解記錄到人，涉及5191戶企業(yè)，IOZ?多人次。

浙江省民生建設(shè)領(lǐng)域檔案也存在安全隱患，因檔案損毀、丟失、人為篡改等因素，引起的社會不穩(wěn)定因素也呈上升趨勢。近兩年，省檔案局在檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)，一批涉及重大公共利益和民生權(quán)益的檔案，安全隱患十分突出。部分業(yè)務(wù)部門發(fā)生過電子檔案丟失、異常變動和違法改動的情況；多數(shù)部門沒有對本系統(tǒng)電子檔案進行容災(zāi)備份，已開展備份工作的地區(qū)和單位，在備份的功能定位、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全管理等方面也存在諸多問題，而且普遍采取以保障業(yè)務(wù)工作連續(xù)性為主要目的的覆蓋式備份，沒有保存歷史檔案數(shù)據(jù)，難以對客觀及人為因素造成的檔案安全事故進行追查追究和證據(jù)恢復(fù)。

在信息社會，我們必須為檔案安全特別是社會建設(shè)領(lǐng)域檔案安全安上一把“金鎖”。檔案登記備份制度，就是一種確保檔案安全的制度設(shè)計，重點對各涉民主管機關(guān)、人民團體及其下屬的二、三級單位形成的事關(guān)國計民生、具有重要憑證或現(xiàn)實查考價值的業(yè)務(wù)檔案及電子數(shù)據(jù)進行登記并實現(xiàn)歸檔式容災(zāi)備份。各業(yè)務(wù)部門因突發(fā)事件而導(dǎo)致檔案受損時，檔案部門可利用備份數(shù)據(jù)，為其提供檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)服務(wù)，可以有效地保證檔案的安全，同時還可以對檔案的歷史記錄提供監(jiān)證，用真憑實據(jù)化解矛盾糾紛。

健全完善政府信息管理

加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式，關(guān)鍵是要深化政府改革，實質(zhì)是轉(zhuǎn)變政府職能，從全能型政府轉(zhuǎn)變?yōu)楣卜?wù)型政府，真正履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)督、社會管理和公共服務(wù)職能。建立公共服務(wù)型政府的重要前提就是通過政策、法律、制度等手段，加強自身建設(shè)，夯實治理基礎(chǔ)。

檔案登記備份制度，就是負(fù)責(zé)任的政府在法制環(huán)境下完善自身建設(shè)的制度設(shè)計。

完善檔案文件管理體系。基于證據(jù)的政府治理是現(xiàn)代政府行政的重要特點。檔案文件是政府向人民證明其民主執(zhí)政、依法執(zhí)政、科學(xué)執(zhí)政的重要憑據(jù)。政府治理的合法性必須有完善的檔案文件體系予以記錄和證明。在當(dāng)今社會信息化快速推進的背景下，電子文件逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，成為最主要的信息記錄載體。當(dāng)前政府部門大量生成、使用電子文件，有時卻忽視電子文件管理和使用，致使一些電子文件失去應(yīng)有的可信度和證據(jù)力，從某種程度上損害了政府工作的合法性。

夯實政府執(zhí)政基礎(chǔ)，必須從法律上來確保電子文件的證據(jù)效力，從制度上來有效管理電子文件。實施檔案登記備份制度，通過登記和備份兩種手段，實現(xiàn)對政府部門電子文件和檔案的“證據(jù)鎖定”，確保電子文件的憑證價值，以此逐步建立起符合浙江省特點的完善的檔案文件管理體系，可以有效夯實政府依法行政、科學(xué)行政和民主行政的基礎(chǔ)。

推進政務(wù)信息公開。實施檔案登記備份制度，還可以對散存于政府各部門的公開政府信息進行有效集聚。電子文件和檔案是政府傳遞政務(wù)信息的基本手段，是重要的信息資源。開發(fā)利用電子文件資源，推進政府信息公開工作，讓公眾享受成本低廉、質(zhì)量上乘的信息服務(wù)，是

新時期加強政府服務(wù)能力建設(shè)的重要途徑。據(jù)估計，約80％的信息資源生成和保存于政府部門。通過對政府公開信息的有效集聚，不斷豐富政府信息公開的內(nèi)容，提高工作時效，做到政府信息透明和決策公開，可以積極推進服務(wù)型政府、陽光政府和透明政府建設(shè)。

著力保存社會歷史記憶

檔案文件是人類社會的原始記錄，是歷史文化、社會記憶的主要載體。人類的歷史文化、社會記憶傳承，相當(dāng)程度上依賴于檔案文件的留存。中華文明連綿五千多年從未中斷，得益于中國有著保管文獻、收藏檔案、記錄歷史的優(yōu)良傳統(tǒng)。中華民族強大的向心力、凝聚力，也得益于我國卷帙浩繁的檔案與文獻中珍藏的共同的民族記憶。

保存社會歷史記憶一直是政府及公共機構(gòu)的重要職責(zé)。檔案登記備份制度的一個重要功能就是保存社會記憶、延續(xù)歷史文化。

在信息化加快推進的今天，由于技術(shù)和人為因素，一些電子文件和數(shù)字檔案已經(jīng)并且正在大量流失。我國20世紀(jì)90年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀(jì)80年代開展的一次重要的全國普查活動的99％的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失。國外在電子文件管理上也有沉痛的教訓(xùn)。前東德產(chǎn)生的包括行政文件、農(nóng)業(yè)文件、勞工資料、監(jiān)獄登記冊、人事案卷在內(nèi)的成千上萬份電子文件，在德國統(tǒng)一后，已經(jīng)不能讀取，雖經(jīng)全力搶救也無法挽回，造成這方面歷史的一段空白。美國、法國政府部門也曾發(fā)生過大批電子文件丟失、歷史記憶遭損的事故。同時電子文件、數(shù)字檔案的有效管理問題一直得不到解決，社會歷史記憶的完整性、真實性正在面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。如果不及時采取措施，國家的社會歷史記憶就會出現(xiàn)斷層，人類社會文明、文化的延續(xù)將受到嚴(yán)重威脅。

第8篇：企業(yè)檔案文件管理范文

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)；發(fā)展；變化；問題

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）10-0168-02

一、檔案事業(yè)發(fā)展的六大變化

（一）檔案之變

今日之檔案非昔日之檔案。在信息化的今天，檔案作為一種重要的信息資源，本身也在發(fā)生著顯著的變化，即由政府記錄逐漸社會化、由官檔文化開始平民化、突破傳統(tǒng)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)而數(shù)字化等等。

根據(jù)一項調(diào)查，2007年我國中央和國家基層及其直屬企業(yè)事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量占文件總數(shù)的72.7%；49%的受訪單位生成的電子文件數(shù)量占文件總數(shù)的50%以上，14.3%的受訪單位生成的文件全部為電子文件。48%的受訪單位認(rèn)為未來5年，50%以上的文件將僅以電子文件的形式存在。

(二)管理方法之變

業(yè)務(wù)復(fù)雜化（實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數(shù)據(jù)應(yīng)用），管理精細(xì)化（目標(biāo)：真實性、可靠性、完整性和可用性，要求：管理更加規(guī)范、精細(xì)、周密和標(biāo)準(zhǔn)），運用新理念（資源、風(fēng)險、集成管理）。

（三）工作職能之變

延伸、拓展、融合（文件管理融入業(yè)務(wù)管理中、文件管理嵌入電子政務(wù)中、電子商務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略和電子化業(yè)務(wù)體系）。

（四）管理體制之變

管理手段的多元化（行政指令性向指導(dǎo)性、服務(wù)性、監(jiān)督性過度），組織結(jié)構(gòu)的形式多樣化（檔案館、文件中心、寄存中心、電子文件中心、私人檔案館、聯(lián)合檔案室等）。

（五）檔案機構(gòu)形象之變

服務(wù)形象，館藏檔案貼近公民需求；檔案服務(wù)方式多樣、便利；檔案檢索工具便捷、開放；服務(wù)態(tài)度周到、親切等。館舍設(shè)施形象等都發(fā)生較大變化。

（六）檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略之變

從行政主導(dǎo)的、以手工模式為基礎(chǔ)的、內(nèi)斂式的發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變?yōu)橐婪ㄖ螜n、技術(shù)強檔、開放興檔的發(fā)展戰(zhàn)略，依法治檔（多種檔案關(guān)系需要法律―調(diào)節(jié)知情權(quán)、隱私權(quán)、公布全、權(quán)），技術(shù)強檔（硬技術(shù)：搭建文件管理平臺，檔案保護技術(shù)等、軟技術(shù)：元數(shù)據(jù)管理、格式化管理、版本管理、流程管理、個性化服務(wù)等），開放興檔（資源的開放、檔案館職能的開放）。

二、基層檔案工作現(xiàn)狀

（一）基層單位檔案管理體制不一

隨著機構(gòu)改革的深化，各級基層變化頻繁，經(jīng)歷多次機構(gòu)改革，導(dǎo)致各級基層單位檔案工作管理體制也呈多元化。舉例隸屬關(guān)系多樣：館、處、科、室。

(二)各單位檔案工作發(fā)展不平衡

隨著經(jīng)濟體制、政治體制改革的進一步深化，多數(shù)單位檔案工作得到提升，有少數(shù)單位上級機關(guān)對檔案工作有要求的單位，檔案管理工作扎實，各個環(huán)節(jié)的工作有條有序。也有個別單位對檔案工作產(chǎn)生一些負(fù)面影響，有的單位出現(xiàn)撤并檔案管理機構(gòu)，減少對檔案工作的投資，減少檔案管理人員和人員不穩(wěn)定的現(xiàn)象時有發(fā)生。基層檔案管理的工作人員一般都是兼職，很少有主要的一個人負(fù)責(zé)。換得很勤，資料就容易找不著，或丟失。

（三）并、轉(zhuǎn)單位檔案的歸屬流向問題

并、轉(zhuǎn)單位所有制變更后，檔案的歸屬、流向問題顯現(xiàn)出來，如檔案文件丟失等。

（四）檔案意識淡薄，檔案形成、積累不及時、收集渠道不夠暢通，有一些死角漏洞

不論是領(lǐng)導(dǎo)、教師還是管理人員本身，檔案意識都不強。有的領(lǐng)導(dǎo)，文件到手里之后，就自己收起來，甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動索取，就會造成檔案文件材料的遺漏。統(tǒng)計報表、內(nèi)部制度、出版物、聲像資料、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、電子檔案、業(yè)務(wù)檔案等沒有及時歸檔，綜合管理。

（五）文件材料的成分更加復(fù)雜種類增多，載體不一

隨著技術(shù)的發(fā)展，文件材料的成分更加復(fù)雜，種類增多，載體不一，歸檔門類不全，比較注重紙質(zhì)資料的搜集。現(xiàn)在很多高校只注重公文、財務(wù)、人事、基建等方面的檔案收集，而對于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視，沒有及時歸檔，造成這些寶貴資料的遺失。比如，在校企合作過程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全，平時進行社會調(diào)研以及學(xué)生到企業(yè)頂崗實習(xí)的圖片資料不注意收集，沒有及時歸檔。隨著人員的變動和時間的流逝，這些寶貴的一手資料就遺失了。

電子文件與紙質(zhì)文件的沖突，多媒體資源和關(guān)系數(shù)據(jù)庫等無法表現(xiàn)為紙質(zhì)材料，使檔案的整理、保管難度加大，這就要求檔案人員熟悉電子技術(shù)等方面的知識；還有失、泄密現(xiàn)象在技術(shù)市場和私自交易中時有發(fā)生。

（六）檔案業(yè)務(wù)工作不夠規(guī)范

基層單位檔案人員的監(jiān)督、指導(dǎo)職能發(fā)揮不夠，檔案歸檔有一定的質(zhì)量要求，檔案人員如對新的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范學(xué)習(xí)、掌握不及時，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)工作不夠規(guī)范。

（七）檔案利用方式單一，不夠主動

很多單位延用坐等上門的被動服務(wù)方式。基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要是系部秘書、輔導(dǎo)員等兼任，工作人員的精力分散，檔案收集工作的責(zé)任心不強，日常資料的收集沒有形成制度化。另外，基層檔案管理的工作人員以兼職為主，缺乏必要的檔案管理意識，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

三、提高檔案管理工作水平的對策

（一）要加強檔案工作的宣傳，增加全員檔案意識

各級檔案工作人員要樹立服務(wù)意識，做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如，可以將一些檔案利用后產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的成果做成宣傳圖片，大力宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)、教職工知道檔案的巨大作用。增強檔案工作的服務(wù)意識，有義務(wù)向大家普及檔案知識，建立暢通的溝通渠道，這對檔案收集工作會有很大的促進作用。通過宣傳，使大家認(rèn)識到檔案的形成、積累與每個人有關(guān)，檔案是不可再生資源，無價之寶，檔案必須集中統(tǒng)一，歸國家所有。否則，將會違法，受到制裁。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和規(guī)章制度

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)工作人員。建立本單位的檔案管理規(guī)章制度，統(tǒng)一內(nèi)部的做法及規(guī)范，是科學(xué)管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經(jīng)濟掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務(wù)；產(chǎn)生原始資料的部門應(yīng)負(fù)有收集、整理的責(zé)任，加大對個職能部門的監(jiān)督、指導(dǎo)力度。

（三）選準(zhǔn)切入點，疏通檔案收集渠道，保證文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確

必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，避免分散在業(yè)務(wù)部門或個人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規(guī)律。收集工作要保證按制度接收，有切實可行的控制措施。疏通和確定收集渠道，定向、定內(nèi)容收集，對具體文件應(yīng)落實到人，做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個“結(jié)合”接受歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合；隨時收集和集中收集相結(jié)合；收集工作同計劃管理相結(jié)合；對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合。總的講，加強控制手段，發(fā)揮檔案人員的監(jiān)督職能，保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。各職能部門收集職責(zé)范圍形成的文件。涉外、協(xié)作的大項目應(yīng)各單位負(fù)責(zé)各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據(jù)文件材料的查考、保存價值確定歸檔范圍。根據(jù)責(zé)任主體確定歸檔范圍。《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）10號令《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。文件材料的質(zhì)量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備；需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料書寫、繪制；復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和

影像的清洗劑牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

（四）掌握業(yè)務(wù)規(guī)范，夯實基礎(chǔ)工作

學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)行法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《會計檔案管理辦法》、（財會字[1998]32號）《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片檔案管理辦法》（GB/T11821-2002）《磁性檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-95）《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]19號）《檔號編制規(guī)則》(DA/T13-94)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《電子文件歸檔技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）實施標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)應(yīng)注意件的概念、件號（會議材料、會議記錄）歸檔章（頁數(shù)可填可不填）裝訂（成冊成套的可算一件）歸檔文件目錄（可裝盒）成套性、完整、齊全、準(zhǔn)確、分類宣傳、質(zhì)量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調(diào)研、安裝調(diào)試、維修紀(jì)錄，原始記錄、數(shù)據(jù)計算，照片、底片的編號，實物檔案。檔案室設(shè)施與安全保管也必須重視。配備適合的庫房和設(shè)施，安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現(xiàn)代化與單位管理現(xiàn)代化同步，搭建計算機管理文件平臺、實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數(shù)據(jù)應(yīng)用文件管理融入業(yè)務(wù)管理之中；文件管理嵌入電子政務(wù)、電子商務(wù)系統(tǒng)；電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略和電子化業(yè)務(wù)體系。

（五）牢固樹立服務(wù)意識、改進服務(wù)手段、提供主動服務(wù)

牢固樹立服務(wù)意識為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；為基層管理、政務(wù)公開、民主管理、綜合考核等各項工作提供有效憑證；搭建服務(wù)平臺：檢索工具-案卷級、文件級、機讀目錄、編研資料、局域網(wǎng)、展室；改進服務(wù)方式:上門、發(fā)放目錄、電話調(diào)卷；建立工作渠道：了解情況、跟蹤、超前服務(wù)；拓展服務(wù)功能：政策、法規(guī)公布、門戶網(wǎng)站、愛國主義教育。

（六）引進、培養(yǎng)人才，加強檔案人才隊伍建設(shè)

第9篇：企業(yè)檔案文件管理范文

宏觀鑒定中的“職能”概念作為其中心理論假設(shè)，揭示了什么是有價值的什么沒有價值，什么值得被社會銘記什么不值得，什么應(yīng)成為檔案永久保存什么可以銷毀。今天我將聚焦宏觀鑒定的職能分析，重點闡述怎樣運用它把“公民”放置到公民一國家這對關(guān)系當(dāng)中，在鑒定中確認(rèn)出那些應(yīng)長久保存的檔案。

宏觀鑒定源自處理國家級政府的檔案文件，因此，它涉及這級政府所對應(yīng)的較為廣泛的公民――國家關(guān)系。在今天的演講中我會一直使用“公民――國家”這個術(shù)語，但我的假設(shè)是，宏觀鑒定也同樣適用于其他層級的政府部門(這些部門也確實采用了宏觀鑒定法)，不僅如此，它還適用于鑒定工商企業(yè)、大中小學(xué)、醫(yī)院、工會、教會等任何現(xiàn)代組織的檔案文件，而這對關(guān)系術(shù)語會相應(yīng)變化為：公司與客戶、學(xué)校與學(xué)生、醫(yī)院與病人、工會與會員、教會與教友等，不一而足。國家政府是我今天要舉的例子，但這并非宏觀鑒定限定的基礎(chǔ)或唯一的實施領(lǐng)域。

先做一個簡單的介紹，加拿大語境下的宏觀鑒定有下列10個關(guān)鍵前提：

1　鑒定應(yīng)是對具有檔案價值的文件

(指具有永久價值的檔案――澤者注)進行確認(rèn)的一個主動的、有計劃的過程，而不是對文件管理人員(指機關(guān)檔案管理人員――譯者注)請求準(zhǔn)許銷毀文件的被動答復(fù)。

2　檔案文件的鑒定應(yīng)由檔案工作者根據(jù)若干預(yù)定的“價值”標(biāo)準(zhǔn)來直接確認(rèn)，而不是間接或被動地接收形成者銷毀后剩余下來的文件。堅決抵制詹金遜把鑒定責(zé)任交給文件形成者的做法。

3　檔案工作者在鑒定中最不該做的是考慮研究者潛在的利用可能。謝倫伯格強調(diào)檔案工作者主要根據(jù)現(xiàn)實的或預(yù)見的研究趨勢來判定文件的“信息(情報)價值”，這一做法具有根本性的缺陷，只構(gòu)成宏觀鑒定法中最后的例外步驟。

4　鑒于每天形成的現(xiàn)代文件數(shù)量巨大和形式復(fù)雜，檔案工作者不針對每份文件甚至每個文件系列進行鑒定，而是鑒定它們的各種形成背景和為形成者當(dāng)下所用的狀況：也即文件的虛擬或職能來源。這樣一來，某一特定職能在所有載體所有地點上形成的文件便可以同時被綜合性地加以鑒定。

5　因此，宏觀鑒定要求檔案工作者對組織文化和機構(gòu)職能，對文件管理體系、信息流、記錄載體以及它們在時空轉(zhuǎn)換中的變化進行深入的研究。如果說鑒定乃是判定文件的長期價值，那么宏觀鑒定則是對形成者形成和利用這些文件的職能――組織背景和工作文化進行價值判定，對公民如何與這個背景和文化互動、如何受其影響進行價值判定。

6　鑒定是決定文件是否應(yīng)長期保存以及哪些文件應(yīng)予銷毀的價值判定過程；不應(yīng)把它與收集混為一談，后者是確定已被鑒定為檔案的文件實際能否移交到和保存進檔案館；也不應(yīng)把它與文件采集或文件管理(指機關(guān)文件和檔案管理―澤者注)相提并論，后者是一個有關(guān)聯(lián)但卻不同的智能過程。

7　倘若沒有關(guān)于鑒定“價值”的縝密的理論或概念，任何鑒定策略或方法既得不到連貫的實施，其鑒定結(jié)果也無法經(jīng)得起日益挑剔的公眾的審視或滿足幾百年后人們對我們留下的檔案遺產(chǎn)的理解。

8　鑒定理論與檔案理論沒有直接關(guān)系，而且它們似乎可被視作對立的雙方：鑒定理論研究文件對社會和機構(gòu)記憶的價值，而檔案理論則研究文件作為可靠證據(jù)的特性。當(dāng)然，沒有可靠“價值”的文件幾乎不會被判定具有“鑒定”價值，但這反而產(chǎn)生一個疑問，即無數(shù)確實顯示出具有可靠檔案(證據(jù))價值的文件是否也具有鑒定(記憶)價值。

9　鑒定不可避免地是一個主觀過程，任何“價值”判斷都會隨著時間、地點、政府結(jié)構(gòu)／定位，以及社會和民族文化的變化而變化：現(xiàn)在的檔案工作者正在建構(gòu)未來將要知道的過去。

10　由于鑒定的復(fù)雜性、鑒定的社會重要性以及鑒定的主觀性，檔案工作者及其所在的機構(gòu)應(yīng)該通過對背景研究、鑒定過程、存――毀決定以及最終的檔案文件移交等做出充分和透明的記錄，以保證他們對鑒定決定的負(fù)責(zé)；應(yīng)該制訂能夠規(guī)范和評判鑒定過程的基準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵照執(zhí)行。

鑒定是檔案工作者肩負(fù)的最大的社會責(zé)任。當(dāng)我們進行檔案鑒定時，我們實際上在塑造受我們管轄的文獻遺產(chǎn)的未來。我們在決定什么將被記憶什么將被遺忘，社會上誰將留名于史誰將被忽視，誰將發(fā)出聲音誰將無聲無息。宏觀鑒定是確定哪些文件形成者、職能、工作項目以及活動――因而也是哪些相關(guān)的文件―腎反映在檔案之中的過程，同時也是完全、終極地確定哪些人和事將不被載入檔案。從文字上說，我們檔案工作者在共同創(chuàng)建檔案。我們在形成歷史，我們在行使對記憶的權(quán)力。這遠(yuǎn)非過去所認(rèn)為的檔案工作者是行政管理自然和有機遺存物的中立的、不偏不倚的、客觀的保管者或--守護者這個神話。

讓我們更加具體地剖析T我所指出的這些區(qū)別。鑒定理論從哲學(xué)角度講是探索檔案工作者根據(jù)哪些元素或受什么影響來判定文件的“價值”或“意義”或“重要性”。如果一份文件具有“價值”，那么人們必然會問道：對誰有價值?采用什么樣的標(biāo)準(zhǔn)?為什么?鑒定戰(zhàn)略和方法論則是工具，在實際工作中可以用它來確認(rèn)和實踐理論或哲學(xué)上定義的“價值”。先有理論，再從中獲取戰(zhàn)略和方法，然后付諸實踐。否則的話，鑒定工作就沒有合乎邏輯或自我辯護的核心。

我建立的宏觀鑒定理論借鑒了德國前輩檔案理論家漢斯?布姆斯的見解，提出了應(yīng)該把社會價值列為檔案鑒定的基礎(chǔ)。盡管沒有人能夠直接確切地知道這些社會價值是什么，但檔案工作者可以制定鑒定戰(zhàn)略和鑒定方法，規(guī)定適當(dāng)?shù)幕鶞?zhǔn)流程，從而保證按照這個過程移交到檔案館的文件更有可能準(zhǔn)確地反映這些社會價值。做到這一點是有可能的，方法是，既有意識地記錄政府的職能又有意識地記錄它的各項工作活動；特別要記錄公民與國家職能行為的互動程度：即公民如何接受、拒絕、抗議、申訴、改變、修正以及影響這些職能工作的，他們又是如何受到其影響。當(dāng)然，在“全景檔案”(total archives)框架內(nèi)，對私人領(lǐng)域檔案文件的鑒定是對公共領(lǐng)域檔案文獻的輔助和補充。但由于時間關(guān)系，今天我就不談這個話題了。

讓我們回到構(gòu)成宏觀鑒定概念支撐或理論支撐的社會性焦點，社會學(xué)家發(fā)現(xiàn)在西方社會存在著社會組織、社會功能以及公民(或是個人或是各種社會團

體中的成員)這個三方互動關(guān)系。宏觀鑒定相應(yīng)的試圖說明，檔案工作者如何通過分析特定交互關(guān)系(有時是沖突)的屬性和交點，在實際工作中使這些社會價值得到確定：(1)文件形成者(即組織、機構(gòu)、人)；(2)社會――歷史過程(即職能、項目、活動以及形成者代表公民所進行的事務(wù)處理)；(3)公民、客戶或群體，他們受到職能和組織的影響，反過來也直接或間接、明顯或不明顯地影響到職能和組織。宏觀鑒定由此成為基于來源的鑒定法，在此，形成文件的社會背景和文件的當(dāng)下利用(而非預(yù)測的研究利用)確立了文件的相關(guān)價值。

現(xiàn)在可以談?wù)勚芜@一宏觀鑒定理論的操作背景。機構(gòu)具有民主社會通過議會代表以法律、法規(guī)、政策規(guī)定等形式所賦予和指定給它們的正式的及內(nèi)部建立起來的職能；這樣，這些機構(gòu)就成為社會趨勢、社會活動、社會需要、社會觀念、社會愿望以及社會“珍視”的那些事物和概念的過濾器(和鏡子)。這些價值和愿望借助非常宏觀的若干類大職能得以表達，比如(就國家政府而言)社會職能、文化／遺產(chǎn)職能、經(jīng)濟發(fā)展職能、自然資源開發(fā)職能、國防和外交職能等。這些大的宏觀職能中的一部分通常再由內(nèi)閣或樞密院或某個非常高層的中央機構(gòu)分派給不同的組織，往往首先是大部，然后是通過這些大部向上報告的較小規(guī)模的機構(gòu)(但并非總是如此)。針對這些指派的職能，相關(guān)機構(gòu)要確定各項分職能，然后再把它們分派給機構(gòu)內(nèi)部不同的行政部門或辦公室，授權(quán)一個部門履行或?qū)嵤┮粋€職能或一個職能的一部分或若干職能的若干部分。這些重要的職能部門(在加拿大被稱為Offices of Primary Interest)為了履行他們的職能任務(wù)，進而又制訂和開展各項持續(xù)性或一次性的工作項目和活動，而這些項目和活動又引發(fā)具體的行動和事務(wù)處理，同時為了有效地處理這些事務(wù)，建立了信息系統(tǒng)。公民、客戶、團體、公司、協(xié)會――在宏觀鑒定理論中統(tǒng)稱為“公民”――與這些職能、組織、項目、活動發(fā)生互動，憑借互動所能達到的高度和靈活度，他們反過來又在不同程度上直接對這些工作提出挑戰(zhàn)并加以塑造和修改，從而通過這―直接的互動式職能行為對社會價值再次產(chǎn)生有力的影響。數(shù)字社會媒體的出現(xiàn)，使這種互動在現(xiàn)今遠(yuǎn)比以往任何時候更為普遍得多。在所有這些職能步驟和過程中，文件本身是那些事務(wù)處理信息系統(tǒng)以及公民／社會與國家互動的信息系統(tǒng)中最終的證據(jù)。

以上所做的簡單的職能解構(gòu)意味著形成檔案文件的背景取決于所有這些元素：宏觀職能，職能，分職能，組織(及重要職能部門)，工作項目，活動，行動，事務(wù)處理，特別是客戶互動，以及文件形成過程，文檔管理系統(tǒng)，記錄介質(zhì)和技術(shù)。通過把檔案鑒定研究的焦點放在分析――也就是“鑒別”――數(shù)量上可掌控的這些職能、項目、活動以及公民互動的重要性上，而不是去鑒定數(shù)量龐大難以計數(shù)的文件或成千上萬的系統(tǒng)，那么，檔案工作者就能夠看到整片森林而不是幾棵樹木。知曉整個背景最終意味著那些價值不大的和重疊的文件更容易被辨認(rèn)和剔除，而重要職能部門形成的并且記錄在最佳介質(zhì)上的那些最簡明、最準(zhǔn)確、最重要的文件更容易被迅速鎖定(或鑒別出來)，以作為檔案長久保存。如果說對文件價值的判定傳統(tǒng)上被稱為“鑒定”，那么，對這個職能大宇宙的判定最佳的稱謂就是“宏觀鑒定”。

那么，依據(jù)上面的邏輯可以說，宏觀鑒定方法把鑒定最初和最主要的焦點從文件一以及文件本身所具有的任何研究特征或研究價值――轉(zhuǎn)移到了形成文件的職能背景上，也即文件的概念來源、虛擬來源或職能來源上。通過對機構(gòu)職能進行分析，其中包括對職能與組織的互動、組織文化的動力、文檔管理系統(tǒng)、公民／客戶的參與及其與機構(gòu)或職能的互動等進行分析，并運用從分析中獲得的知識，對檔案工作者而言，主要的鑒定問題就變?yōu)椋旱谝唬纬烧叩哪男┞毮芎突顒討?yīng)該被記錄(而不是哪些文件應(yīng)該被保存)?第二，誰―在制定和執(zhí)行關(guān)鍵職能、項目計劃以及機構(gòu)事務(wù)處理中――會有動機和責(zé)任去形成文件，可能是那種類型的文件，該法人在此文件的形成或使用中與誰發(fā)生了互動?這兩個問題又提出了第三個問題：哪些文件形成者或“職能”(而不是文件本身)最為重要?只有回答了這些問題后檔案工作者才能夠從“宏觀鑒定”的角度按照他們認(rèn)定的詳細(xì)程度(或者按傳統(tǒng)鑒定所采用的諸如年代、廣度、唯一性、時間跨度、完整性、破損度、可靠性等“判定標(biāo)準(zhǔn)”)來切實鎖定那些可能最具有潛在檔案價值的文件或文件系列。只有在這個時候才能夠確定，哪些私人領(lǐng)域的文件形成者可以用來充實或補充政府檔案，從而實現(xiàn)覆蓋社會治理的“全景檔案”綜合體。此外，鑒于這些宏觀層面的問題是在政府一方回答的，這便意味著大量的文件不用做細(xì)致調(diào)查即可被銷毀，從而節(jié)省機構(gòu)和檔案館用在鑒定和文件處置工作上的大量的時間、空間和資金。這便是為什么宏觀鑒定宣稱，檔案工作者在鑒定檔案文件時最不適合做的就是鑒定檔案文件。

必須清楚地了解，我們說宏觀鑒定是基于職能的鑒定方法而不是基于文件的鑒定方法，這是一種比喻的說法，不可從字面上去理解，否則就會謬之千里。首先，宏觀鑒定不僅聚焦職能，它還聚焦職能、組織以及公民的三方互動，這三個方面的結(jié)合反映了政府在公民社會中的職能行為，也就是說政府的治理。其次，用來評判(或鑒定)職能的職能法是評估一個項目計劃對社會的重要性(進而也是其文件的重要性)的手段。鑒定理論的焦點在于社會性，也即要鑒定(或鑒別)那些為政府有力影響社會提供證據(jù)的文件，而不是為政府職能本身提供證據(jù)的文件。最重要的是聚焦社會(公民)治理和公民一政府互動，而不僅僅是記錄政府的職能。