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摘要:隨著教育體制改革不斷深化,高校行政管理工作越來越精細化,任務也更加繁重。行政管理部門作為高校管理系統運作的核心,在新時代背景下表現出新的特征。高校辦公室行政管理工作人員應積極轉變思維方式,運用新技術、新手段、新管理模式和指導思想,為實現高校的可持續發展增添新的活力。要注重創建自動化辦公環境,建立健全行政管理規章制度,打造學習型行政管理環境,構建生態型辦公室行政管理體系,不斷提高管理水平。
關鍵詞:高校辦公室;行政管理;創新意識;立德樹人;人才培養
一、新時代高校辦公室行政管理工作的特征
高校辦公室承擔著一系列的行政管理工作,與高校各方面的事務相關,對于服務教育教學科研,促進高校可持續發展起著重要作用。綜合來看,新時代高校辦公室行政管理工作具有協調性、政策導向性、科學性和服務性。
1.協調性
高校辦公室行政管理工作事務多,種類繁雜,從各層級領導到高校全體師生,均需要辦公室的日常服務與管理。高校辦公室行政管理工作人員在工作過程中遇到各種矛盾,或者是暫時無法解決的問題時,應積極進行協調。高校辦公室行政管理工作人員同時負責組織學生活動、建設校園文化、引導教育教學與學術科研等工作,表現出工作的多層次性、綜合性和全方位的協調性,必須做到統籌兼顧。
2.政策導向性
高校辦公室行政管理工作人員應積極完成上級部門交代的各項工作任務,遵照政策規定、會議精神和規章制度,在行政管理工作中凸顯出政策導向性。這就要求高校辦公室行政管理工作人員應同時具備高效率的執行能力與高覺悟的政治素養。在此基礎上,按照高校教育指導方針與相關政策辦事,切實提升行政管理工作的執行效率。
3.科學性
快速發展的網絡信息化技術,為高校行政管理工作提供了更多便捷化、高效化、科學化的管理模式,至此高校辦公室行政管理工作進入了網絡化時代。這對行政管理人員的綜合能力與素質提出更加嚴格的要求。行政管理人員應積極學習網絡技術,了解并熟練操作常用辦公軟件,與時俱進地提升自己的職業操作技能。
4.服務性
高校辦公室行政管理工作人員要具有服務意識,不斷創新服務理念,改進服務方式,履行服務職能,提高服務質量。要在科學、規范的指導原則下,為高校大學生日常學習生活、學校科研立項、領導制定決策、教師開展教學活動等提供切實的保障。在高校辦公室行政管理服務工作中,管理人員要具備高度的責任心,面對問題能夠積極提出具有可行性的具體解決措施和建議。
二、高校辦公室行政管理工作存在的主要問題
當前,高校辦公室行政管理工作存在一些問題,如管理職能沒有充分體現出來,管理工作有時也較為松散隨意,影響了高校教育事業的發展。
1.管理職能沒有充分體現出來
高校辦公室行政管理工作涉及高校各項工作的有效銜接,但是,部分高校辦公室行政管理工作偏重學生的制度性管理,沒有充分重視辦公室行政管理工作的其他職能。部分工作人員將其視為簡單處理高校瑣碎事情的管理部門,管理工作未能深入圍繞高校管理事項全面開展,在教育教學管理方面存在一定的形式主義現象。
2.管理工作較為松散隨意
高校辦公室行政管理工作具有業務流程與內容的廣泛性、工作執行的可操作性與原則性等特點。在現階段,部分辦公室行政管理工作人員雖然某種程度上認識到其在管理方面發揮的重要作用,但有時工作仍然存在隨意性,沒有有效地開展管理工作。這容易導致行政管理工作效率不高,影響高校教育教學質量的提高。
三、高校辦公室行政管理工作的具體策略
當前,產教融合人才培養模式越來越受到廣大高校的支持,尤其是應用型本科院校和高職院校。隨著高等教育事業的迅速發展和教育體制改革的不斷深入,高校的科研項目與學術交流機會日漸增多,一些教學內容與教學方法得到創新應用,這對高校辦公室行政管理工作提出了新的要求。高校要研究辦公室管理中存在的問題,適時求變,不斷創新。要創新工作方法與管理理念,注重創建自動化辦公環境,建立健全行政管理規章制度,打造學習型行政管理環境,構建生態型辦公室行政管理體系,不斷提高管理水平。
1.創建自動化辦公環境
隨著網絡信息技術的快速發展,高校辦公室行政管理工作人員應該樹立現代化的管理理念,引進先進的自動化辦公硬件設備設施,推動辦公室行政管理工作方式的轉變與升級,從而優化管理職能,提高工作質量。例如,引進計算機、投影儀或自動化會議室等現代化辦公設備設施。當前的辦公環境雖然自動化程度有所提高,但仍然存在一定的創新空間,如可以采用基于網絡的自動化辦公系統,其涉及的自動化設備設施包括終端服務器、個人電腦、校園局域網等,這能為高效的信息傳輸、資料處理和其他事務管理工作打下堅實的基礎。高校辦公室行政管理往往涉及各種資料文檔,工作人員應在建立紙質版管理檔案的同時,逐步建立電子版管理檔案,利用網絡信息存儲功能提高信息傳輸與管理的效率。另外,也可以建立遠程電子通訊系統,采用網絡可視化視頻會議、網絡傳真等形式高效地處理工作任務,避免傳統單一化管理所帶來的時空局限性。不同管理層的工作人員都可以利用網絡終端設備第一時間獲得自己管理范疇的工作內容,這在一定程度上降低了高校辦公室行政管理工作的運營成本。
2.建立健全行政管理規章制度
要想提高行政管理工作效率,高校就要建立健全辦公室行政管理規章制度,努力推進各項管理工作的制度化、規范化、程序化、科學化。各項規章制度要涵蓋辦公室行政管理的各個方面,充分考慮各個方面的利益。在具體工作中,辦公室行政管理工作人員要牢固樹立規則意識,熟悉高校的各項規章制度,明確工作范圍,嚴格遵守工作紀律,善于總結工作經驗,熟悉辦事流程、具體步驟及要求。高校要按照科學規范性、制度流程化的要求建立考核制度,對辦公室行政管理人員的工作進行考核評價,要將具體的責任義務與崗位要求落實到每個辦公室行政管理工作者身上,建立與之相對應的獎懲制度,通過制度的約束提高辦公室行政管理工作人員的責任感和上進心,激發行政管理人員的工作熱情。隨著時代的快速發展,辦公室行政管理工作制度也不是永久不變的,需要在貫徹落實中找到新的改革契機,不斷通過理論聯系實際進一步完善各項規章制度,提高工作效率。
3.打造學習型行政管理環境
現階段,高校辦公室行政管理人員雖有很多的交流與學習機會,但缺少有針對性的學習途徑,這導致有些辦公室行政管理人員缺少增長見識與本領的機會,一定程度上阻礙了高校辦公室行政管理工作的正常開展。因此,高校要統一思想認識,樹立正確的學習導向,處理好學習與工作的關系,合理安排學習時間與學習內容,積極打造學習型行政管理環境。要重視辦公室行政管理團隊的人文建設,提高辦公室行政管理團隊的核心凝聚力。要支持并鼓勵辦公室行政管理人員豐富理論知識,通過有效的方式提高辦公室行政管理人員的學習主觀能動性與參與意識,營造良好的學習氛圍,調動辦公室行政管理人員的學習積極性,使學習成為其工作和生活的一部分。辦公室行政管理工作人員要遵循學以致用的指導思想,定期參加各種形式的管理培訓,學習借鑒先進的行政管理理念和方法,提升自身的業務水平。
4.構建生態型辦公室行政管理體系
生態型高校辦公室行政管理模式的提出,為辦公室行政管理工作提供了新的發展契機。高校是一個復雜的生態系統,各部分進行著多方面的信息交互與交流,而系統保持平衡與和諧,才能實現可持續發展。樹立以人為本的管理思想,由剛性管理轉向柔性管理,尊重個性的多樣性,構建符合生態系統和諧原理的生態型辦公室行政管理體系,有利于提高行政管理工作人員的職業自豪感與歸屬感,最大限度地挖掘人的潛能,優化高校辦公室行政管理成效。構建生態型辦公室行政管理體系時,要注重行政管理理念的創新,培養生態型管理團隊,服務好每一個工作對象;要建設生態型校園文化,傳播正能量,激發人的內在自覺性和工作主動性;要完善生態型評價考核體系,以人性化為出發點,突出科學性、合理性、生態性。要重視部分與整體的辯證關系,盡量使每一個人自覺地參與到高校辦公室行政管理生態型循環系統之中,構建一條和諧的生態鏈。在工作過程中要注重平等溝通,相互尊重,真誠相待,開放包容,營造良好的生態管理環境,這樣才能避免傳統行政管理模式容易出現的缺乏人文關懷、職責不明晰、管理執行力不足、運行機制不暢等問題。
四、結語
總而言之,高校要創建自動化辦公環境,建立健全行政管理規章制度,打造學習型行政管理環境,構建生態型辦公室行政管理體系,全面提升行政管理工作的服務質量。要分析傳統辦公室行政管理工作中存在的問題,有效解決復雜化、官僚化、單一化的管理弊端。在“雙一流”高校建設中,要從根本上保障行政管理工作的效能,為創建高水平的行政管理環境奠定良好的基礎,為實現“立德樹人”的人才戰略目標做出應有的貢獻。
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關鍵詞:高等院校;科技論文;質量管理與控制
中圖分類號:G647 文獻標志碼:A 文章編號:1674-9324(2013)37-0138-02
一、引言
科技論文作為高等院校教學階段中最具創造性、綜合性的核心環節,一直以來都是各高等院校關注的焦點,而科技論文的質量高低也一直都是衡量高等院校人才培養的重要指標。近年來,高等院校科技論文質量在各種內外因素的影響下都有不同程度的下降,在提高學生應用能力及創新能力方面沒有發揮出應有的作用。因此,探討高等院校科技論文現狀及原因,并結合各高等院校自身情況及教育教學特點制定出相應的質量管理與控制策略,對于提高高等院校科技論文質量、強化學生應用能力及創新能力都具有十分重要的現實意義。
二、高等院校科技論文質量現狀分析
在高校擴招的背景下,提高教育教學水平及人才培養質量開始逐漸被各高等院校所重視。科技論文作為高等院校教學階段中的核心環節,重要性日益凸顯。雖然許多高校有一系列的規章制度對科技論文進行規范化、統一化的管理,但各種各樣的問題還是層出不窮,如:學生論文寫作能力差,師資隊伍建設滯后,管理制度的執行不嚴。
1.學生論文寫作能力差。由于學生的實際操作能力被過度強調,高等院校部分專業學生撰寫科技論文的能力在日常教學中未能得到應有的培養和提高。主要表現為學生檢索、搜集文獻的手段單一,分析、處理數據的能力弱以及語言表達和邏輯能力較差。
2.師資隊伍建設滯后。近年來高校不斷擴招,學生人數增加過快,一名指導教師帶多名學生的情況屢見不鮮,某些專業師生比例嚴重失調,指導工作的任務十分繁重。許多高校的教師在承擔了大量繁重的教學任務的基礎上,還要進行教學研究和自我充實,使部分教師用于指導畢業論文的時間相對較少、精力不足。部分教師知識結構老化,科研能力較差,指導水平低也是造成學生科技論文質量滑坡的原因之一。
3.管理制度的執行不嚴。盡管各高等院校對于科技論文從選題到答辯各個階段都有自己的一套相對完善的管理規定,但貫徹落實工作通常受到忽視,缺乏督促教師的認真指導、師生定期交流,使論文撰寫質量日趨下降。由于管理不嚴,使各項規定形同虛設,管理制度的監控作用未能很好實施。
三、高等院校科技論文質量管理與控制的重要性
高等院校科技論文作為實踐教學的核心環節,教育教學計劃的重要組成部分,不僅是培養學生綜合運用所學基礎理論、知識、技能進行科學研究、探索的訓練,同時也對學生創新精神與創新能力的培養起著積極作用。不單只是檢驗一所高校教育教學質量的重要指標,高等院校科技論文質量也是學生由學校向社會過渡的重要準備工作。科技論文的撰寫工作從開始到結束的整個過程都離不開科學的管理與控制,如果管理與控制中存在問題,勢必會對科技論文的質量造成負面的影響。
四、影響高等院校科技論文質量的深層次影響因素
造成高等院校科技論文質量下降的表面原因是社會的大環境變化,但從管理學角度去尋求解答,高校管理部門對科技論文的管理存在著不可推卸的責任。
1.組織松散是影響因素之一。各式各樣的指導組織很多只是形式上的組織關系,實則上下脫節,無法形成合力。如有的學校以系為主,成立論文評審委員會,但真正抓論文指導的是各教研室,評審委員會沒有實質上的作用。指導隊伍也缺乏統一標準及要求。學生按人頭分攤給老師,而不是針對學生本身的特點及實際情況選擇特長、專業對口的指導教師,同時對指導教師的要求在指導質量、指導程序等方面缺乏科學的量化標準。
2.缺乏有效計劃是影響因素之二。很少有高校平日將論文寫作列入教學計劃,對學生的論文寫作技能進行培養。有的學校雖然開設語文類課程,但也很少涉及到論文寫作方面的相關知識。由于長期沒有受到相關訓練,學生的寫作基本功日漸單薄。這也是導致學生論文寫作能力差的主要因素。
3.領導層思想、方法、手段的滯后是影響因素之三。部分領導思想觀念滯后,認為學生的科技論文只是一份作業,領導的不重視必然導致最后過程形式化。思想觀念的滯后必然導致領導方法、手段的滯后。實際情況中,因知識老化,個別老教授對學生選擇的前沿課題感到力不從心,但有的高校卻有明文規定對指導教師的資歷資格進行了限制,使部分對前沿課題頗有心得的教師愛莫能助。
五、高等院校科技論文的質量管理與控制策略
各高等院校應根據自身的辦學定位,結合科技論文設計環節的具體情況,制定較為完善的質量管理體系,貫穿從選題、開題、寫作到答辯的全過程,以保障科技論文質量的提高。
1.保障體系分層管理。通過建立指導教師、教研室、院、校這四層質量管理組織,在不同層面上對論文實施全方位的質量管理與控制。指導教師負責科技論文撰寫過程中的具體指導及論文的學術規范審查工作。教研室負責監督各工作階段的任務完成情況。學院負責確定指導教師及論文程序的細化。學校層面主要負責組織協調、監督考核及完善各項規章制度。
2.完善規章制度體系。一是完善管理制度,如一些關于論文選題、答辯、成績評定等規則以及指導教師在各階段論文指導中應遵守的原則和程序的相關制度。二是規范文檔格式,明確各類型科技論文在各階段的各項文檔書寫規范。
3.建立全方位監督體系。加強科技論文監管是提高論文質量的重要途徑。首先要求指導教師在指導過程中對各項已完善的規章制度進行貫徹落實。同時,在學生科技論文完成過程中的各個階段,指導教師應做到全面的監控,督促學生規范論文的內容、格式、學術規范,及時指出論文存在的問題。最后,由各級質量管理體系對學生的論文形式、格式及學術規范進行審查。
4.重視考核評價體系。建立科學的考核評價體系,對教師指導學生論文的態度、數量及質量進行全方位的考核評價,并將結果與教師的職稱評定、績效工資考核等方面掛鉤,充分調動教師對論文工作的積極性。
六、結語
我國高等院校科技論文寫作環節的淡化,已經引起了不少教育界人士的關注。我們應該充分認識這種情況的危害性,努力改變目前的狀況。改進高校科技論文寫作,首先應該從管理角度著手,把握住各個流程環節的控制,從管理的幾個環節做出科學的安排和改進。我們可以從提高科技論文的質量管理著手,通過一系列切實可行的改進措施,使我們高等院校的科技論文寫作邁上新臺階。
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