出席會議邀請函精選(九篇)

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第1篇：出席會議邀請函范文

供應(yīng)商年會邀請函模板

致：尊敬的各供應(yīng)商

您好!感謝百忙之中閱讀此邀請函。

承蒙貴公司一直以來的鼎力支持，我公司的業(yè)績才能蒸蒸日上。為此，特向貴公司同仁致以真誠的感謝!

新年將臨，為感謝廣大員工的辛勤工作，我司謹(jǐn)定于XXXX年XX月XX日舉行XXXX年新春晚宴暨抽獎活動。為提高活動氣氛，特希望貴公司能慷慨解囊，惠以贊助。

竭誠歡迎貴公司積極參與和贊助!特函奉商，期能共襄盛舉。謹(jǐn)祝商祺，生意興隆!

主辦單位：XX市XXXXXXX有限公司

晚會地點：XX市XX大酒店三樓(XX區(qū)XX路3號)

晚會時間：XXXX年XX月XX日下午17：00入場，17：30開席

如蒙惠賜，請于XXXX年XX月XX日前回復(fù)，承蒙贊助，不勝感激!。

再次致以衷心的感謝!!!

XX市XXXXXX有限公司

20XX年XX月XX日

供應(yīng)商年會邀請函范文

致：尊敬的各供應(yīng)商

教育部高等學(xué)校電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)教學(xué)協(xié)作委員會20XX年會議,定于4月5日-10日在貴陽市美麗的花溪景區(qū)召開,屆時電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)分委員會工作會議也將在貴陽花溪舉行.本次會議由貴州大學(xué)承辦.會議的主題是:圍繞國家的xx計劃和國家的中長期發(fā)展規(guī)劃,以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)高等教育發(fā)展,進一步深化電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)教育教學(xué)改革,為國家建設(shè)輸送合格的高素質(zhì)人才.diyifanwen.com有關(guān)會議詳情請查詢本次會議將是全國電子信息科學(xué)與工程類專業(yè)的一次空前盛會.屆時將有全國100余所高校的領(lǐng)導(dǎo),專家,學(xué)者及實驗室負(fù)責(zé)人約300余人參會.我們特邀請您參加本次會議宣傳您的企業(yè)和產(chǎn)品.

為了加強各學(xué)校與各設(shè)備供應(yīng)商,教學(xué)實驗系統(tǒng)提供商之間的交流,本次會議特設(shè)展臺展位,提供10-15分鐘大會發(fā)言推介產(chǎn)品,可根據(jù)需要設(shè)產(chǎn)品專題講座,為貴方提供一次交流,宣傳展示產(chǎn)品機會.

XXXXXXXX

20XX年XX月XX日

供應(yīng)商年會邀請函

致：尊敬的各供應(yīng)商

我公司定于20XX年11月24日下午至25日在連云港市云臺賓館召開第五屆供應(yīng)商大會，會議為期2天，現(xiàn)將有關(guān)事宜擬定安排如下：

一、會議報到時間：

二、 會議報到地點：

云臺賓館(蒼梧綠園對面)，連云港市蒼梧路27號

三、參會人員及相關(guān)費用

1、被邀請單位委派1-2人出席會議(請不要帶同行或小孩參會);

2、此次會議住宿、交通費用自理，其他費用由我公司承擔(dān);

3、在收到邀請函后，請盡可能提早書面告知參會人員(請回傳回執(zhí))名單，如同一單位需多人參會，請事先與我們溝通聯(lián)系，便于我司安排接待。

四、會議注意事項

參加會議的代表請將回執(zhí)于20XX年 11 月 15 日前回傳到我公司。 公司于報到當(dāng)日( 11 月23日至24日)接待。 五、會議聯(lián)系方式

會務(wù)聯(lián)系人：連云港基地：李晨或各業(yè)務(wù)經(jīng)理 電話：0518-83451922 傳真：0518-82459522

六、參會代表回執(zhí)：

第2篇：出席會議邀請函范文

“好經(jīng)驗要大家分享！”在大家的強烈要求下，曉荷將工作心得和盤托出：“通知會議并不是一項輕松的工作，要河里洗鐵盒―面面俱到。除了會議召開時間、地點以外，還要分配與會人員的角色（召集人、參與者），之后還要了解哪些人能夠到會，為安排會議發(fā)言順序等做準(zhǔn)備，就說說4月底召開的總經(jīng)理辦公會議吧……”

1．會議通知 考慮周到

撰寫和發(fā)送通知是會議組織的第一步。如果電話通知或逐個發(fā)郵件，效率太低，我要讓聰明的Outlook來做這項工作。

打開Outlook 2003，單擊左側(cè)“導(dǎo)航窗格”內(nèi)的“日歷”按鈕，使其上方顯示2006年3月和2006年4月的日歷（單擊“導(dǎo)航窗格”左上和右上角的按鈕可以查看其他月份的日歷），接著單擊日歷中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日歷顯示在窗口中間。假如會議安排在當(dāng)天上午10：00至12：00舉行，就拖動鼠標(biāo),選中日歷中的1000至1100區(qū)域。

時間確定了之后，該通知參會者了。會議有大小，角色有輕重，選中的區(qū)域內(nèi)右擊鼠標(biāo)，選擇快捷菜單中的“新會議要求”（如圖1），單擊“收件人”按鈕，在如圖2所示對話框中按住Ctrl鍵選中與會者的郵件地址。必須參加會議的人員，單擊“必選”，視自身情況決定是否與會的人員就單擊“可選”，將選中的地址放入對應(yīng)的框內(nèi)，會議對每個人是否重要，就標(biāo)明清楚了。

會議在哪兒召開呢？一定要通知清楚。在對話框的“資源”框輸入會議召開地點（例如“公司總部二樓會議室”之類），確定后回到如圖1所示窗口。接下來，在“主題”欄內(nèi)輸入會議名稱，假如沒有輸入會議召開地點，可以打開“地點”下拉列表選擇以前用過的地點。最后，在窗口下方輸入出席會議需要的注意事項，比如“請攜帶分公司季度財務(wù)報表”，重要事項就不會耽誤了。

千萬別錯過了開會時間！還好Outlook 2003提供了“標(biāo)簽”、“提前”和“時間顯示為”三種“提醒”方式。打開“標(biāo)簽”下拉列表，可以選擇一種說明會議重要性的顏色；選中“提醒”，在“提前”下拉列表中選擇出席會議需要提前的時間，屆時Outlook 2003會彈出對話框提醒；如果需要以電腦播放音樂的方式提醒用戶，可以單擊圖1中的“小喇叭”圖標(biāo)，打開對話框選擇要播放的提醒音樂文件。

好了，開始發(fā)送通知！操作上與其他郵件沒有別的區(qū)別，打開“賬戶”下拉列表選擇代表會議召集人的賬戶，單擊工具欄中的“發(fā)送”按鈕，就可以將這個會議通知發(fā)給要參會的員工了。

2．來不來告訴我

“上周三，我之前和客戶約了時間見面，后來又被通知參加季度總結(jié)會和市場部的‘頭腦風(fēng)暴’，都不能缺席，真是分身無術(shù)。我們安排會議怎么避免參會者的時間撞車呢？”

曉荷笑著說：“沖突是可以避免的，Outlook 2003發(fā)送的會議通知可以讓與會者反饋信息。”

小提示

當(dāng)打開如圖1所示窗口的“動作”菜單，選中“請求響應(yīng)”和“允許建議新的時間”以后，接收到的郵件除了“主題”、“發(fā)件人”等信息外，日程郵件上方會有“接受”、“暫定”等按鈕（如圖3）。單擊“接受”按鈕，就意味著用戶決定參加會議，這樣不僅會在他的“日歷”中安排該會議，他還會在召集人更改會議信息后收到更新郵件。他人查看該用戶的“忙/閑”時間，則該時間默認(rèn)顯示為“忙”；如果不能確定是否有時間參加會議，用戶可以單擊圖3所示郵件中的“暫定”。此后會議日程會放入該用戶的“日歷”，對應(yīng)的時間對于其他人顯示為“暫定不可用”。如果確實沒有時間，這個員工會單擊“謝絕”，此時會議日程不會加入該用戶的“日歷”（該段時間空閑），但是他與會議召集人的聯(lián)系并不會中斷。一旦會議日程變更，他仍然會收到通知。只要選擇了其中一個按鈕，就會彈出如圖4所示對話框。不參加的話，給個理由先。選擇“發(fā)送前編輯響應(yīng)”（如圖5），可以說明自己“暫定”或“謝絕”的原因，完成后單擊“發(fā)送”即可將結(jié)果反饋給會議召集人；選擇“現(xiàn)在發(fā)送響應(yīng)”，可以立即把自己的決定發(fā)送給召集人；選擇“不發(fā)送響應(yīng)”就關(guān)閉對話框。

3．看看誰來赴會

大家把時間都反饋過來了，我們來好好查看一下。單擊會議郵件中的“建議新時間”按鈕（如圖6），可以看到其中列出了所有與會者的姓名和郵件地址，它們的右邊就是根據(jù)上面的反饋列出的忙閑狀態(tài)。此時可以單擊“自動選取下一個”按鈕設(shè)置建議時間，也可以手工設(shè)“會議開始時間”和“會議結(jié)束時間”。完成后單擊“建議時間”按鈕，就可以將郵件發(fā)送出去。先征詢了大家的時間，撞車的情況就不會出現(xiàn)了！

最后具體有哪些參會者？雙擊“日歷”中的某個會議，打開如圖7所示窗口的“計劃”選項卡，就能看到被通知參加會議的所有人員列表了。鼠標(biāo)指向某一時間段下面表示與會人員狀態(tài)的彩條，就可以在提示框內(nèi)看到有關(guān)會議時間、地點和名稱的信息，而對應(yīng)某個用戶的彩條顏色和形狀表示他能否參會（其意義顯示在選項卡左下角）。“以前一個個地人工問詢并記錄，現(xiàn)在變得這么自動化，確實神奇！”

4．會議日程大家看

“現(xiàn)在一切都提倡透明化，我近期的會議安排要是能放到一個平臺上，讓大家方便看到就好了。”

“非常簡單”，曉荷說：“收到會議郵件以后，單擊‘日歷’按鈕，就可以把會議的日程放入本地日歷，以后只要打開日歷就可以方便地查看會議日程。”

小提示

Outlook 2003提供的會議安排查看方式非常靈活。假如需要查看某一段時間內(nèi)的會議或其他活動，只需要選中“日歷”導(dǎo)航窗格中的相應(yīng)日期，對應(yīng)的日歷就會顯示在窗口中間。單擊工具欄中的“每天”、“工作周”等按鈕，就可以擴大或縮小工作日程的查看范圍。

領(lǐng)導(dǎo)發(fā)話了，要需要了解會議的詳細內(nèi)容。沒問題，只須選中“視圖閱讀窗格”子菜單下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打開“閱讀窗格”，更詳細地了解其內(nèi)容。如果需要改變“閱讀窗格”的大小，只要把光標(biāo)放到“閱讀窗格”的左側(cè)（“靠右”放置時）或上邊（“底端”放置時），就可以按照光標(biāo)的指示改變其大小了。單擊“視圖閱讀窗格”子菜單下的“關(guān)閉”，便可關(guān)閉。

5．有會提醒我

每天早上，準(zhǔn)時的鬧鐘讓我們別遲到，而在電腦上，我們也需要一個工具來提醒自己別忘了會議。只要Outlook 2003處于運行狀態(tài)，就可以根據(jù)設(shè)置進行會議提醒（如圖8）。單擊對話框中的“打開項目”按鈕，會彈出類似圖1所示的窗口，有關(guān)會議安排的更多信息就盡在眼前了。

小提示

一遍不夠？再來一遍，就像一些人早上需要兩個鬧鐘一樣。單擊圖8所示對話框“暫停”右側(cè)的下拉按鈕，可以從中選擇再次提醒的時間間隔，單擊“暫停”按鈕可將對話框關(guān)閉。如果這個提醒不再需要查看，單擊其中的“消除”按鈕可以將其去掉（它在日歷中的標(biāo)簽仍保留）。

6．會議記錄就地取材

“會議記錄是非常重要的，除了錄音、錄像以及紙張記錄，我們還有什么好方法把會議的中心方便記下嗎？”

“Outlook里的‘日記本’就不錯。”單擊“文件新建日記條目”，打開新的日記條目編輯窗口，輸入主題，選擇“條目類型”為“會議”，“單位”里輸入主辦單位，“開始時間”已自動填好，單擊“起動計時器”按鈕，在多行文本框中輸入會議討論的主要內(nèi)容，完成后單擊“暫停計時器”按鈕，“持續(xù)時間”就是會議所持續(xù)的時間。

我們還可以在“聯(lián)系人”選擇這次會議的參與者，再點擊“類別”按鈕，選擇“會議記錄”。最后，點“保存并關(guān)閉”按鈕，一個會議記錄就編輯好了，非常實用（見圖10）。

“我這里介紹的只是Outlook 2003的一部分應(yīng)用，如果公司局域網(wǎng)用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，會議等工作日程也上了網(wǎng)，Office將有更充分施展才能的空間，發(fā)揮更大作用（見圖11）。”

“幾乎全都自動化了，非常實用！五一放假回來我要一試身手！”

小提示

實用會議模板

大力發(fā)揚“拿來主義”精神，借助標(biāo)準(zhǔn)化模板，會議組織將更順利（見圖9）！

會議申請：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx

會議室使用預(yù)約表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，簡單的表格，有時候作用也不小。

會議議程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，順序清晰，提前讓參會者心中有數(shù)。

會議邀請函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀請貴賓，格式要千萬注意，這是關(guān)系到企業(yè)形象的問題。

會議桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名標(biāo)注，三折就能成為立體標(biāo)牌。

會議簽到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx遲到者是否請到遲到席，就由制度而定了。

會議紀(jì)要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx會議記錄格式的優(yōu)秀范本，要點清晰、布局合理，電子記錄或手工記錄都非常實用。

會議費支出報銷單：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx會議報銷專用，為一堆發(fā)票找到合適的落腳點。

小提示

在工作中要善于運用各種武器，聯(lián)合作戰(zhàn)。

用Excel建立聯(lián)系人和日程簡表，用顏色直觀地輔助時間管理；用Office 2003群發(fā)短信通知重要人員到會，兩重保險；邀請函可以到網(wǎng)上下載包括Word、PPT、Publisher等在內(nèi)的各種美觀模板；在文件批量打印之前，注意用Word自帶的校對功能查看波浪線上面的錯字；對外會議，可以用Visio進行會場設(shè)計；別忘了制作一批公司標(biāo)志，貼于純凈水瓶、筆記本電腦、會議禮品等處，于細微處體現(xiàn)公司的良好形象；用Tablet PC和One Note結(jié)合進行電子簽到，還可以在入口處拍照最后用照片進行現(xiàn)場抽獎；會上準(zhǔn)備一個攝像機通過Windows媒體服務(wù)器實時轉(zhuǎn)播，防止后排與會者看不清主席臺；最后視情況把會議光盤進行刻錄，發(fā)給員工或送給尊貴的嘉賓，也是很有意義的事情……

“曉荷一口氣說了這么多，看來里面的學(xué)問太大了！”