企業文件管理全文(5篇)

摘要：隨著數字化技術的快速發展，集團企業的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業向前發展的關鍵要素。本文針對集團企業電子文件管理所面臨的困境，結合當前國內外專業電子檔案管理的成就，對集團企業加強電子文件管理提出了相關的策略，以供參考借鑒。

關鍵詞：集團企業；電子文件管理；現狀；意義；策略

一、集團企業電子文件管理現狀

集團企業是以母公司為基礎，以產權關系為紐帶，通過合資、合作或股權投資等方式把三個及三個以上的獨立企業法人聯系在一起就形成了集團。企業集團都是由若干相互聯系、相互作用的子公司組成的復雜系統，在這個大系統內各要素間的互動和協同，使系統產生了創新和發展的推動力量，通過集團內部的協同效應，創造1+1>2的效應。電子文件是相對紙質文件而言，在新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。數字化技術的高速發展大大提高了企業的工作效率和管控能力，極大地促進了企業的集團化和規模化發展。但隨著集團企業規模不斷擴大，數字化技術產生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業的各下屬企業之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團企業進一步發展的瓶頸。清華紫光軟件系統有限公司檔案事業部總經理季雪剛認為：“企業電子文件管理面臨巨大的挑戰，電子文件的證據地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風險，信息資源增值服務能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，在管理思想、管理模式、技術標準、軟件的開發與應用等方面已積累了豐富的經驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰略的電子文件管理頂層設計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標準化。而國內也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎上，開展了電子文件管理戰略、電子文件風險管理、電子文件共享機制和標準化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業務方法和技術路線[3]。盡管國內外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發現：（1）以往的研究大部分都集中在專業電子檔案（館）的管理方面，而針對集團企業電子文件管理方面研究卻非常少。專業電子檔案管理更注重專業領域內容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團企業電子檔案管理是針對集團各子企業之間的生產、經營、管理等業務流程進行的綜合性管理，兩者性質的不同，專業電子檔案管理研究成果很難為集團企業所用，導致集團企業電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結合起來研究；（3）雖然國內外開展基于國家戰略的電子文件管理頂層設計，但關于集團企業的頂層設計研究未曾提及；（4）國內在電子檔案的標準化方面制定了一些標準，但在集團企業電子文件標準方面幾乎是空白；（5）以往的企業電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設、文檔管理內部管理方面研究，應用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發設計更是少之又少。

二、研究集團企業電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內集團企業電子文件管理現狀以及社會發展需要，研究集團企業電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團企業電子文件的管理必須和集團企業的業務流程進行緊密結合，才能發揮它的最大功能，因此比專業的檔案管理系統更加復雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關注專業電子檔案管理的研究，而忽視了對集團企業電子文件管理研究，因此數字環境下集團企業電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創性、前沿性，有助于進一步豐富企業電子文件管理的理論。（2）近年來，國內信息技術發展非常迅猛，許多大型集團企業都建立了集團內的管理信息系統。但目前國內企業構建的管理信息系統一般比較強調業務流程的規范、信息的溝通傳遞以及數據的統計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統的應用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團內部的聯系，提高了集團對下屬各企業的管控能力，但卻對每天不斷產生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導致大量信息無法進行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進而嚴重影響集團企業的進一步發展。如何解決集團企業電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數字環境下集團企業電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現實意義。

三、開展集團企業電子文件管理研究的基本思路

摘要：以存儲數字化、傳輸網絡化、服務現代化為主的檔案信息化管理是檔案工作的發展趨勢，檔案工作重點也從以實體檔案為主逐步向以電子文件為主的數字化管理方向轉變。文章旨在探究在電子信息技術的不斷成熟，CAD技術廣泛應用的背景下，如何科學有序地管理數量巨大且增長迅速的CAD文件。研究發現在現在的管理實踐活動中，還存在的問題即件載體分散，格式不統一，難以進行統一管理和數據共享。并且初步探究解決以上問題的對策，以期能對CAD文件管理以及電子文件管理實踐活動提供方法和有益借鑒。

關鍵詞：檔案管理；文件管理；CAD文件

CAD就是計算機輔助設計（ComputerAidedDe－sign），是運用計算機及其圖形設備協助設計人員進行設計工作的繪圖系統，CAD技術是一項綜合性、迅速發展和廣泛應用的高新技術。國家標準《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》中規定了CAD文件是在CAD過程中產生的文件，是指實現產品或項目所必須的全部設計文件和CAD圖等。CAD文件管理是指在CAD過程中，對所形成的CAD文件進行科學、有序地管理。本文主要論述CAD文件管理研究的現狀，對已有的相關研究進行了資料收集和數據分析。研究顯示，近年來，相關主題的研究規模較小，無法形成熱點，但是研究的范圍比較狹小，致力于解決問題，理論研究較少。基于CAD文件管理這一課題的研究內容的變化趨勢是受CAD圖文檔系統的應用所影響的。在CAD圖文檔系統剛起步和小范圍推廣時，學者們研究使用和管理方法；大范圍廣泛應用時，學者們解讀政策；全社會普遍應用時，學者們致力于解決問題。可以看出這一課題是以指導實踐為目的的，非常重視實用性。本文對學術研究中的問題與對策進行探討，以期指導現實檔案工作。

1CAD文件管理的現狀

1.1制度現狀

現行的CAD文件管理標準有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存儲與維護（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理編號原則（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理編制規則（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改規則（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理簽署規則（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理標準化審查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試（GB/T17679—1999）》等，從CAD文件管理的各個方面進行了規范，其中有部分是采用了國際標準，在世界范圍內形成了CAD文件管理標準的統一，但全部為推薦標準，并不要求必須按標準管理CAD文件執行，所以也存在大量管理不規范的情況。另外，大部分標準為1999年修訂，年限較為久遠，尤其是近幾年的電子文件管理方面發展迅速，過于陳舊的標準在某些實踐中已不再適用。

1.2管理現狀

一、產品科研生產質量管理過程中的現狀及問題

1.1產品科研生產過程中的文件在制定過程中存在一定問題

某些企業在制定質量管理過程文件時，沒有對企業生產實際進行詳細了解，而是單方面的采取了引用和借鑒，導致了所編制的文件不能適用企業自身需求，出現編制的文件與企業實際兩層皮的現象，不利于文件管理的推行。因此，這種情況下編制的質量管理文件不利于企業發展。從企業科研和生產實際過程來看，為了保證科研和生產能夠有序進行，需要建立健全的文件管理系統，保證產品科研和生產過程中的文件能夠得到有效管理。但是從目前文件管理系統的運行來看，文件制定缺乏可操作性，制約了產品科研生產質量管理的整體發展。

1.2企業的生產記錄還存在一定的問題

在企業生產過程中，為了保證企業的產品具有一定的可追溯性，需要在產品生產中填寫比較完善的生產記錄，記錄產品的各項性能參數和生產過程。但是從目前企業生產記錄的建立和填寫來看，還存在一定的問題，不但無法實現產品可追溯，還制約了產品生產。所以，出于提高產品生產過程完整性的目的，在產品生產過程的質量管理中需要建立完善的追溯機制，需要建立完整的生產批次記錄制度，保證產品生產過程質量管理取得積極效果。但是從目前產品生產過程來看，批生產記錄不完整的問題比較突出，影響了產品生產質量管理的整體效果。

1.3產品生產工藝不能滿足實際需要

對于產品生產而言，產品工藝是保證產品生產過程正常進行的重要手段，只有建立完整的產品工藝才能滿足生產需要，進而達到提高產品生產質量和生產效率的目的。但是從目前產品生產工藝來看，一些企業對生產工藝不重視，無法制定準確的生產工藝，導致了生產工藝無法滿足企業實際生產需要。從這一角度出發，我們應重點完善產品生產工藝，將產品工藝作為提高產品生產質量的重要措施，采取積極措施，提高產品工藝的科學性和合理性，促進產品生產發展。在產品生產過程中，生產工藝是保證產品整體質量的重要措施。但是從目前產品生產過程來看，產品生產工藝還存在一定的問題。其問題主要表現在產品工藝不符合實際需要，工藝較滯后。另外產品工藝在生產過程中沒有得到有效執行，制約了生產的正常進行。

一、檔案管理現代化建設的內容

檔案管理的現代化主要指管理現代化，管理現代化即管理人才知識現代化和管理方法的現代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內容，還包括與社會發展相匹配的整體規劃。現代化文件管理相比于傳統文件管理具有如下優勢：首先，傳統的文件管理更多地分散在規劃、目標設置和人員配置中。而現代化文件管理加強了各個環節之間的聯系，通過系統協調實現共同目標;其次，檔案現代化代表了數字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數學模型進行定量分析;最后，在現代信息技術的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。

二、現代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統的現代管理應用軟件、數據管理系統、信息安全系統等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規范的建立是一系列制度規范，包括管理規范，業務規范和技術規范[3]，以確保檔案管理的快速有序發展。因此，又降低了由于系統缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現代化進程中存在的問題

1.檔案管理現代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區的歷史發展過程，為區域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現代化的舉措

摘要：數字技術的迅猛迭代發展，深刻推動了信息革命，進一步引發文件管理方式的變革，電子文件管理迫切需要法律法規予以支持。新《檔案法》的頒布實施為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據。本文從新《檔案法》中電子檔案的生效要件分析出發，對比了國外該領域的相關實踐，對我國電子文件管理立法提出了立法建議，并認為只有完成該立法，才能充分發揮電子文件在經濟和社會發展中的作用，提高社會生產和管理效能，促進社會交易成本下降、經濟發展和社會進步。

關鍵詞：《檔案法》；電子文件管理；立法

0引言

當前，我國數字技術、數字經濟迅猛迭代發展，深刻推動了信息記錄的革命，引發文件記錄和管理方式的劇烈變革，深刻影響著文件管理的技術、方法、體制、原則、理念等諸多方面。與紙質文件管理相比，電子文件管理要求更高。電子文件管理失控或不善，會造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服務社會的能力，影響歷史和文明記錄的延續，甚至威脅國家信息安全與利益。[1]新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）的頒布實施，對電子檔案形成和管理的要求進一步明確，為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據。為充分發揮電子文件在經濟和社會發展中的作用，有必要以法律形式保障和鞏固電子文件發展的有利條件，進一步賦予電子文件法律效力，建立科學合理的法制化管理和控制機制，保障電子文件的真實、完整、可用和安全，促進我國電子文件管理工作高質量發展。

1國外電子文件立法實踐綜述

針對美國[2]、加拿大[3]、歐盟[4]等發達國家和聯合國[5]等組織的法案文獻的研究可見，發達國家電子文件管理已普遍納入法制軌道。分析其立法實踐特點和成效，對我國電子文件管理立法有借鑒意義。

1.1國外立法實踐主要特點